Отчет в excel как сделать

Foodband

Как в офисе.

Приветствую вас, посетители блога!

При аналитике различных рекламных инструментов необходима простота и наглядность отчетов. Смотреть на сухие цифры не очень-то и хочется, да и глаза разбегаются от их большого количества. Сегодня вы узнаете, как создать сводную таблицу в Excel. Это поможет вам составить наглядные отчеты по эффективности рекламных кампаний в Яндекс.Директ или Google Adwords.

Ну так как блог о интернет-маркетинге, то и составлять мы будем сводную таблицу из отчета о расходах рекламных кампаний, объявлений и ключевых фраз.

Еще кое-что: статья написана не только для тех, кто занимается интернет-маркетингом, но и для людей, занимающимся другими сферами деятельности. Поэтому этот урок я разделю на две части:

  1. Выгрузка отчета из Метрики;
  2. Создание сводной таблицы;

Тем, кто не интересуется интернет-маркетингом первую часть можно не читать!

Выгрузка отчета из Метрики

Итак. Давайте выгрузим отчет о расходах рекламных кампаний Директ из Яндекс.Метрики в XLSX-файл. Для этого перейдите в отчет «Директ-расходы»:

direct-rashody

Затем нажмите на небольшую кнопку «Экспорт» в правом верхнем углу отчета и выберите «XLSX» из графы «Данные из таблицы»:

dannye-tablicy

Отлично! Отчет выгружен, теперь можно переходить к созданию сводной таблицы.

Создание сводной таблицы

Прежде, чем мы начнем создавать сводную таблицу, необходимо подготовить исходную таблицу. Что под этим подразумевается:

  • Убираем все объединенные ячейки;
  • Убираем пустые ячейки;

После всех подготовок исходная таблица примет вид:

Еще раз перепроверьте табличку. Наличие пустых и объединенных ячеек неприемлемо для сводной таблицы.

Ну-с начнем создавать:

    Перейдите во вкладку «Вставка»:

mestopolozhenie-tablicy

И вот перед вами конструктор сводной таблицы. Наша задача — перетащите все необходимые данные таблицы в определенные поля сводной таблицы. Делается это в области с права:

oblasti

Как видите здесь четыре области:

  • Фильтр отчета. Предназначается для фильтрации данных;
  • Названия строк. Сюда переносятся анализируемые поля. Например, рекламная кампания, объявление и ключевая фраза;
  • Названия столбцов. Здесь указываются значения. Подставлять ничего не нужно, данные из поля значения перенесутся автоматически;
  • Значения. Сюда переносятся данные, с помощью которых анализируются поля, перенесенные в область «Названия строк»;

Кажется доходчиво объяснил.

Итак, вот пример моей сводной таблицы, где я просматриваю расходы, переходы по каждой кампании, по каждому объявлению, по каждой фразе:

primer-svodnoj-tablicy

В области «Названия строк» сохранена изначальная иерархия, то есть сперва кампании, потом объявления, затем ключевые фразы. Благодаря этому сводная таблица принимает следующий вид:

Как видите, все данные вложены по порядку. А вся таблица выглядит так:

svodnaya-tablica

Как создать сводную таблицу в Excel вы теперь знаете, осталось только сделать ее восприятие проще.

Упрощаем восприятие данных таблицы

Отчет имеет не очень-то и красивое оформление и приходиться много крутить глазами, чтобы четко разобрать цифры. Для более лучшего восприятия оформим таблицу так:

otformatirovannaya-tablica

Сделаем это следующим образом:

  1. Во вкладке «Конструктор» выберите любой, понравившийся вам, стиль оформления таблицы:
  2. Затем переименуйте столбцы. Дважды щелкните по столбцу и дайте название;
  3. Присвойте денежный формат столбцу с расходами. Нажмите правой кнопкой мыши на ячейке с данными о расходах и выберите «Числовой формат», затем в списке с лева найдите пункт «Денежный формат»:

denezhnyj-format

gistogramma

otformatirovannaya-tablica

Теперь вы наглядно видите на какую кампанию больше всего тратите средств. В данном примере на кампанию «Котлы — Поиск» больше всего тратится денежных средств. Это может означать только одно — необходимо оптимизировать цену клика посредством увеличения CTR. Этот процесс называется ведение рекламных кампаний.

Ну а на этом все! Думаю, что на вопрос «Как создать сводную таблицу в Excel?» я ответил.

Отчеты в EXCEL

history 21 января 2013 г.
    Группы статей

  • Анализ таблиц и Сводные таблицы
  • Имена
  • Расширенный фильтр
  • Таблицы в формате EXCEL 2007

Для анализа больших и сложных таблиц обычно используют Сводные таблицы . С помощью формул также можно осуществить группировку и анализ имеющихся данных. Создадим несложные отчеты с помощью формул.

В качестве исходной будем использовать таблицу в формате EXCEL 2007 ( Вставка/ Таблицы/ Таблица ), содержащую информацию о продажах партий продуктов. В строках таблицы приведены данные о поставке партии продукта и его сбыте. Аналогичная таблица использовалась в статье Сводные таблицы .

В таблице имеются столбцы:

  • Товар – наименование партии товара, например, « Апельсины »;
  • Группа – группа товара, например, « Апельсины » входят в группу « Фрукты »;
  • Дата поставки – Дата поставки Товара Поставщиком;
  • Регион продажи – Регион, в котором была реализована партия Товара;
  • Продажи – Стоимость, по которой удалось реализовать партию Товара;
  • Сбыт – срок фактической реализации Товара в Регионе (в днях);
  • Прибыль – отметка о том, была ли получена прибыль от реализованной партии Товара.

Через Диспетчер имен откорректируем имя таблицы на « Исходная_таблица » (см. файл примера ).

С помощью формул создадим 5 несложных отчетов, которые разместим на отдельных листах.

Отчет №1 Суммарные продажи Товаров

Найдем суммарные продажи каждого Товара. Задача решается достаточно просто с помощью функции СУММЕСЛИ() , однако само построение отчета требует определенных навыков работы с некоторыми средствами EXCEL.

Итак, приступим. Для начала нам необходимо сформировать перечень названий Товаров. Т.к. в столбце Товар исходной таблицы названия повторяются, то нам нужно из него выбрать только уникальные значения. Это можно сделать несколькими способами: формулами (см. статью Отбор уникальных значений ), через меню Данные/ Работа с данными/ Удалить дубликаты или с помощью Расширенного фильтра . Если воспользоваться первым способом, то при добавлении новых Товаров в исходную таблицу, новые названия будут включаться в список автоматически. Но, здесь для простоты воспользуемся вторым способом. Для этого:

  • Перейдите на лист с исходной таблицей;
  • Вызовите Расширенный фильтр ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Дополнительно );
  • Заполните поля как показано на рисунке ниже: переключатель установите в позицию Скопировать результат в другое место ; в поле Исходный диапазон введите $A$4:$A$530; Поставьте флажок Только уникальные записи .

Foodband

  • Скопируйте полученный список на лист, в котором будет размещен отчет;
  • Отсортируйте перечень товаров ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Сортировка от А до Я ).

Должен получиться следующий список.

В ячейке B6 введем нижеследующую формулу, затем скопируем ее Маркером заполнения вниз до конца списка:

Для того, чтобы понять сруктурированные ссылки на поля в таблицах в формате EXCEL 2007 можно почитать Справку EXCEL (клавиша F1 ) в разделе Основные сведения о листах и таблицах Excel > Использование таблиц Excel .

Также можно легко подсчитать количество партий каждого Товара:

Отчет №2 Продажи Товаров по Регионам

Найдем суммарные продажи каждого Товара в Регионах. Воспользуемся перечнем Товаров, созданного для Отчета №1. Аналогичным образом получим перечень названий Регионов (в поле Исходный диапазон Расширенного фильтра введите $D$4:$D$530). Скопируйте полученный вертикальный диапазон в Буфер обмена и транспонируйте его в горизонтальный. Полученный диапазон, содержащий названия Регионов, разместите в заголовке отчета.

В ячейке B 8 введем нижеследующую формулу:

=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица[Продажи]; Исходная_Таблица[Товар];$A8; Исходная_Таблица[Регион продажи];B$7)

Формула вернет суммарные продажи Товара, название которого размещено в ячейке А8 , в Регионе из ячейки В7 . Обратите внимание на использование смешанной адресации (ссылки $A8 и B$7), она понадобится при копировании формулы для остальных незаполненных ячеек таблицы.

Скопировать вышеуказанную формулу в ячейки справа с помощью Маркера заполнения не получится (это было сделано для Отчета №1), т.к. в этом случае в ячейке С8 формула будет выглядеть так:

=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица[Сбыт, дней]; Исходная_Таблица[Группа];$A8; Исходная_Таблица[Продажи];C$7)

Ссылки, согласно правил относительной адресации , теперь стали указывать на другие столбцы исходной таблицы (на те, что правее), что, естественно, не правильно. Обойти это можно, скопировав формулу из ячейки B8 , в Буфер обмена , затем вставить ее в диапазон С8: G 8 , нажав CTRL + V . В ячейки ниже формулу можно скопировать Маркером заполнения .

Отчет №3 Фильтрация Товаров по прибыльности

Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара либо принесла прибыль, либо не принесла (см. столбец Прибыль в исходной таблице). Подсчитаем продажи по Группам Товаров в зависимости от прибыльности. Для этого будем фильтровать с помощью формул записи исходной таблицы по полю Прибыль.

Создадим Выпадающий (раскрывающийся) список на основе Проверки данных со следующими значениями: (Все); Да; Нет . Если будет выбрано значение фильтра (Все) , то при расчете продаж будут учтены все записи исходной таблицы. Если будет выбрано значение фильтра « Да» , то будут учтены только прибыльные партии Товаров, если будет выбрано « Нет» , то только убыточные.

Суммарные продажи подсчитаем следующей формулой массива : =СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Группа]=A8)* ЕСЛИ($B$5="(Все)";1;(Исходная_Таблица[Прибыль]=$B$5))* Исходная_Таблица[Продажи])

После ввода формулы не забудьте вместо простого нажатия клавиши ENTER нажать CTRL + SHIFT + ENTER .

Количество партий по каждой группе Товара, в зависимости от прибыльности, можно подсчитать аналогичной формулой.

Так будет выглядеть отчет о продажах по Группам Товаров, принесших прибыль.

Выбрав в фильтре значение Нет (в ячейке B 5 ), сразу же получим отчет о продажах по Группам Товаров, принесших убытки.

Отчет №4 Статистика сроков сбыта Товаров

Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара сбывалась определенное количество дней (см. столбец Сбыт в исходной таблице). Необходимо подготовить отчет о количестве партий, которые удалось сбыть за за период от 1 до 10 дней, 11-20 дней; 21-30 и т.д.

Вышеуказанные диапазоны сформируем нехитрыми формулами в столбце B .

Количество партий, сбытые за определенный период времени, будем подсчитывать с помощью формулы ЧАСТОТА() , которую нужно ввести как формулу массива :

Для ввода формулы выделите диапазон С6:С12 , затем в Строке формул введите вышеуказанную формулу и нажмите CTRL + SHIFT + ENTER .

Этот же результат можно получить с помощью обычной функции СУММПРОИЗВ() : =СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Сбыт, дней]>A6)* (Исходная_Таблица[Сбыт, дней]

Отчет №5 Статистика поставок Товаров

Теперь подготовим отчет о поставках Товаров за месяц. Сначала создадим перечень месяцев по годам. В исходной таблице самая ранняя дата поставки 11.07.2009. Вычислить ее можно с помощью формулы: =МИН(Исходная_Таблица[Дата поставки])

Создадим перечень дат — первых дней месяцев , начиная с самой ранней даты поставки. Для этого воспользуемся формулой: =КОНМЕСЯЦА($C$5;-1)+1

В результате получим перечень дат — первых дней месяцев:

Применив соответствующий формат ячеек, изменим отображение дат:

Формула для подсчета количества поставленных партий Товаров за месяц:

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Дата поставки]>=B9)* (Исходная_Таблица[Дата поставки] ГОД() .

Теперь для вывода промежуточных итогов по годам создадим структуру через пункт меню Данные/ Структура/ Промежуточные итоги :

  • Выделите любую ячейку модифицированной таблицы;
  • Вызовите окно Промежуточные итоги через пункт меню Данные/ Структура/ Промежуточные итоги ;
  • Заполните поля как показано на рисунке:

После нажатия ОК, таблица будет изменена следующим образом:

Будут созданы промежуточные итоги по годам. Нажатием маленьких кнопочек в левом верхнем углу листа можно управлять отображением данных в таблице.

Резюме :

Отчеты, аналогичные созданным, можно сделать, естественно, с помощью Сводных таблиц или с применением Фильтра к исходной таблице или с помощью других функций БДСУММ() , БИЗВЛЕЧЬ() , БСЧЁТ() и др. Выбор подхода зависит конкретной ситуации.

Foodband

Ссылка на основную публикацию