Как сделать таблицу по алфавиту в excel

Сортировака в Excel по алфавиту

Как в Экселе сортировать по алфавитуВ прошлой заметке было подробно разобрано что такое сортировка и какими средствами располагает Excel для сортировки данных.

Сейчас же давайте начнём разбираться с конкретными способами сортировки и в первую очередь рассмотрим как в Экселе сортировать по алфавиту.

Для сортировки по алфавиту необходимо сделать следующее — выделите любую ячейку (1, см. рис. ниже) того столбца, данные которого вы хотите отсортировать, затем на вкладке Главная щелкните по инструменту Сортировка и фильтр (2). Откроется меню, из которого нужно выбрать направление сортировки (3).

Сортировка по алфавиту

Если необходимо отсортировать данные от А до Я, то выбираем соответствующий инструмент — Сортировка от А до Я. Если же нужен обратный порядок сортировки, то — Сортировка от Я до А.

При этом обратите внимание на то, что сортировка данных осуществляется по всему диапазону, то есть и данные из соседних столбцов участвуют в упорядочивании. По сути при сортировке мы определяем столбец, который будет отвечать за порядок отображения всех данных электронной таблицы, затем все строки электронной таблицы будут упорядочены в соответствии с порядком значений сортируемого столбца. Особенно хорошо это видно, если заранее придать разное цветное форматирование каждой из строк электронной таблицы.

Как отсортировать по алфавиту столбец

Если же нужно отсортировать данные по алфавиту в отдельном столбце без привязки к информации из смежных столбцов, или же необходимо отсортировать данные из определенного диапазона, то достаточно выделить данный диапазон или отдельные ячейки и вызвать на выделении контекстное меню щелчком правой кнопки мыши. Затем из меню нужно выбрать Сортировка, а далее указать направление сортировки.

Сортировка данных в отдельном столбце

Будет изменен порядок значений только в выделенном диапазоне:

Сортировка в выделенном диапазоне ячеек

Как отсортировать таблицу по алфавиту

Если диапазон значений был превращен в таблицу, то сортировку данных можно производить еще проще. Достаточно щелкнуть по кнопке фильтра (кнопка со стрелкой вниз) в заголовке того столбца, данные которого необходимо отсортировать по алфавиту и выбрать из меню нужное направление сортировки.

Сортировка данных в умной таблице

Ну а в следующей заметке рассмотрим, казалось бы, простой вопрос — как убрать сортировку.

Сортировка по алфавиту в Microsoft Excel

Как сортировать по алфавиту в Excel

Способ 1: Кнопки быстрой сортировки

В Excel есть кнопки, отвечающие за быструю сортировку выделенного массива данных. Их использование станет оптимальным в тех ситуациях, когда нужно обработать ячейки всего один раз, предварительно выделив необходимые.

    Зажмите левую кнопку мыши и выделите все значения, которые далее будут подвергаться сортировке.

Выделение диапазона ячеек для быстрой сортировки по алфавиту в Excel

На вкладке «Главная» откройте выпадающее меню «Редактирование».

Открытие меню с инструментами для быстрой сортировки по алфавиту в Excel

Выбор инструмента быстрой сортировки выделенных значений по алфавиту в Excel

Если появляется оповещение об обнаружении данных вне диапазона, потребуется выбрать, расширять его или сортировать только в пределах указанного выделения. Рассмотрим сначала первый вариант.

Выбор режима сортировки при наличии незатронутого диапазона в Excel

При его использовании соседние ячейки, зависящие от общей таблицы, подстраиваются под порядок расположения текста, то есть если напротив ячейки «Август» находится значение «27», оно и остается напротив этого же слова.

Пример сортировки по алфавиту с расширением диапазона в Excel

Выбор второго режима сортировки по алфавиту без расширения диапазона в Excel

Так перемещается только указанный текст, а ячейки напротив него остаются нетронутыми. Это означает, что произойдет смещение данных, если раньше между ними была какая-то связь.

Результат сортировки по алфавиту без расширения диапазона в Excel

Если вы еще не решили, хотите сортировать только указанный диапазон или нужно захватывать соседние ячейки, проверьте каждый вариант, отменяя его нажатием горячей клавиши Ctrl + Z. Так проще определиться с изменениями, происходящими в таблице.

Способ 2: Настраиваемая сортировка

Настраиваемая сортировка позволяет более гибко выстроить расположение элементов в таблице, учитывая несколько уровней и разных диапазонов данных. Для ее создания используется специальное меню, которое и возьмем во внимание далее.

  1. Рекомендуем сразу выделить всю таблицу, если помимо сортировки по алфавиту вы желаете добавить еще несколько уровней.

Выделение всей таблицы для создания настраиваемой сортировки в Excel

Затем в том же разделе «Редактирование» выбирайте пункт «Настраиваемая сортировка».

Переход к настройке сортировки по алфавиту через отдельное меню в Excel

В выпадающем меню «Сортировать по» укажите столбец, который затрагивает сортировка.

Создание первого уровня сортировки по алфавиту в Excel

В качестве режима сортировки выбирается тип «Значения ячеек».

Выбор ячеек в уровне для сортировки по алфавиту в Excel

Осталось указать только порядок «От А до Я» или «От Я до А».

Выбор принципа сортировки при настройке уровня в Excel

Если надо сортировать и другие столбцы, добавьте их в качестве уровней и выполните такую же настройку.

Добавление второго уровня для настраиваемой сортировки в Excel

Вернитесь к таблице и убедитесь в том, что все действия выполнены правильно.

Результат использования настраиваемой сортировки по алфавиту в Excel

Способ 3: Формула сортировки

Недостатки предыдущих методов состоят в том, что они сортируют только единоразово, а динамически при внесении изменений таблица не меняется. Если вас не устраивает такой вариант, понадобится вручную создать формулу сортировки, которая при добавлении или удалении элементов автоматически пересчитает их и поставит в нужном порядке. Формул будет несколько, поскольку пока разработчики не добавили специальную функцию, которая позволяла бы обойтись без применения вспомогательных подсчетов. Весь дальнейший процесс состоит из нескольких этапов для правильного понимания принципа сортировки по алфавиту.

Шаг 1: Создание вспомогательной формулы

Основная задача – создать вспомогательную формулу, которая анализирует слова в ячейках и определяет их порядковый номер в будущем отсортированном по алфавиту списке. Это происходит при сравнении встроенными алгоритмами Excel, работающими по принципу анализа кодировки. Детально разбирать работу этой формулы не будем, только покажем ее создание.

    Для работы с будущими вычислениями понадобится создать из ячеек группу, для чего их необходимо выделить и в специально отведенном поле сверху задать новое название.

Выделение ячеек для создания группы из диапазона в Excel перед сортировкой по алфавиту

Теперь диапазон выделенных ячеек имеет собственное имя, отвечающее за его содержимое, — в нашем случае это фрукты. Если вводите несколько слов в названии, не ставьте пробел, а используйте вместо него нижнее подчеркивание: «(пример_текста)».

Успешное переименование диапазона ячеек в именной перед сортировкой по алфавиту в Excel

В новой клетке создадим формулу СЧЁТЕСЛИ , которая считает ячейки, удовлетворяющие условие. В качестве диапазона указывайте созданную только что группу, затем первую ячейку для сравнения. В итоге первоначальный вид формулы таков: =СЧЁТЕСЛИ(Фрукты;A1) .

Создание вспомогательной формулы для сортировки по алфавиту в Excel

Сейчас результатом этой формулы будет «1», поскольку ее запись не совсем верна для будущих расчетов, поэтому добавьте выражение " перед номером первой ячейки.

Завершающий штрих создания вспомогательной формулы для сортировки по алфавиту в Excel

Растяните формулу, зажав край ячейки, до конца будущего списка для сортировки.

Растягивание вспомогательной формулы для сортировки по алфавиту в Excel

Переименуйте диапазон с числами в группу — это понадобится при составлении следующей формулы.

Переименование диапазона вспомгательной формулы для сортировки по алфавиту в Excel

Шаг 2: Создание формулы сортировки

Вспомогательная формула готова и работает правильно, поэтому можно приступить к созданию основной функции, которая и будет заниматься сортировкой благодаря уже существующему автоматическому определителю позиций.

    В новой ячейке начните вводить =ПОИСКПОЗ(СТРОКА(A1) . Эта формула отвечает за поиск позиции строки, из-за чего и следует указать аргумент "A1".

Переход к созданию формулы для сортировки по алфавиту в Excel

Далее для простоты добавления именных диапазонов перейдите в "Формулы", разверните меню "Определенные имена" и выберите "Использовать в формуле".

Использование функции добавления конкретных имен при создании формулы сортировки по алфавиту в Excel

Добавьте диапазон со вспомогательной формулой и укажите для него тип сопоставления "Точное совпадение" в выпадающем списке, который появится после добавления ";".

Настройка точного совпадения при создании формулы сортировки по алфавиту в Excel

Завершите создание формулы, обернув ее в функцию ИНДЕКС , которая будет работать с массивом названий.

Заключение формулы в функцию ИНДЕКС для будущей сортировки по алфавиту в Excel

Проверьте результат и затем растяните формулу так, как это уже было показано выше.

Успешное создание формулы для сортировки по алфавиту в Excel

Теперь вы получите корректно работающий динамический список, отсортированный по алфавиту.

Растягивание формулы для сортировки по алфавиту в Excel

Для упрощения понимания отдельно предоставляем полную формулу:

=(ИНДЕКС(Фрукты;ПОИСКПОЗ(СТРОКА(A1);номер_слова;0))) , вам же останется только отредактировать ее под свои цели и растянуть на необходимый диапазон ячеек.

Шаг 3: Модернизации формулы для повторных названий

Единственный недостаток созданной только что формулы – некорректная ее работа при наличии повторных названий, что вы можете заметить на представленном далее скриншоте. Это связано с тем, что вспомогательная функция не в состоянии правильно обработать повторяющиеся слова, поэтому ее придется немного усовершенствовать, если вы хотите использовать в списке повторы.

Пример ошибки при наличии одинаковых слов во время сортировки по алфавиту в Excel

    Откройте вспомогательную формулу и уберите знак " СЧЁТЕСЛИ работал только при условии равенства.

Переход к редактированию вспомогательной формулы для исправления ошибки при наличии повторяющихся слов в Excel

Добавьте вторую часть — +СЧЁТЕСЛИ($A$1:A1;A1) , позволяющую нормально записывать одинаковые слова в последовательном порядке.

Добавление второй части вспомогательной формулы сортировки по алфавиту в Excel

Снова растяните формулу, чтобы она изменилась на всех ячейках.

Растягивание вспомогательной формулы сортировки по алфавиту после редактирования в Excel

Добавьте в список повторяющиеся названия, чтобы проверить их нормальное отображение.

Успешное редактирование вспомогательной формулы для сортировки по алфавиту в Excel

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Помимо этой статьи, на сайте еще 11905 инструкций.
Добавьте сайт Lumpics.ru в закладки (CTRL+D) и мы точно еще пригодимся вам.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Ссылка на основную публикацию