Как сделать сортировку в excel по числам

Корпорация "Центр"

Сортировка данных в Excel

Если данные текстовые, их можно отсортировать по алфавиту («от А до Я» или «от Я до А»). Если данные числовые, их можно отсортировать в порядке возрастания или убывания. Если в диапазоне данных есть строка или столбец, в которых содержатся данные типа время или дата, их можно отсортировать в прямом или обратном хронологическом порядке. Имеется также возможность сортировки предварительно отформатированных данных по элементам этого форматирования.

Сортировать данные можно по одному условию (например, сортировка списка сотрудников по фамилии) или нескольким (например, сортировка списка сотрудников по занимаемой должности, а внутри каждой должности фамилии отсортировать в алфавитном порядке). Данные можно сортировать по столбцу (или нескольким столбцам) или по строке.

Сортировка по одному критерию

  1. В столбце, по которому должна быть выполнена сортировка, нужно выделить любую ячейку (весь столбец выделять не надо).
  2. На вкладке Данные [Data] найти группу команд Сортировка и фильтр [Sort&Filter].

  1. Выбрать нужную кнопку: – сортировка по возрастанию или сортировка по убыванию.

Отметим, что буквы на этой кнопке указывают только на направление сортировки, а вид кнопки остается один и тот же и при текстовых, и при числовых данных.

Существует и другой удобный способ сортировки данных: щелкнув правой кнопкой мыши по ячейке столбца, по которому будет выполняться сортировка, в контекстном меню выбрать пункт Сортировка [Sort], а далее – требуемый вариант сортировки.

Многоуровневая сортировка

  1. Выделить одну ячейку из сортируемого массива данных.

Если диапазоне данных имеются пустые столбцы или строкой, то Excel автоматически воспринимает их как границы сортируемого массива данных. В таком случае следует выделить все данные, подлежащие сортировке.

  1. На вкладке Данные [Data] найти группу команд Сортировка и фильтр [Sort&Filter] и на ней выбрать команду Сортировка [Sort].
  2. Последовательно задать уровни сортировки (определяемые именем столбца).

Нажимая на стрелку возле трех полей (Столбец, Сортировка, Порядок) необходимо выбрать:

  1. Имя столбца для сортировки.
  2. Тип критерия (в зависимости от того, будет ли вестись сортировка по значениям данных в столбце, или по оформлению ячейки, или по значку ячейки).
  3. Порядок сортировки (по убыванию или по возрастанию).

Если выбранный для сортировки столбец содержит названия месяцев или дней недели, то в списке поля Порядок можно выбрать опцию Настраиваемый список и в новом окне отметить один из предлагаемых вариантов сортировки.

Сортировка по форматированию

Часто для анализа данных делается заливка ячеек (или шрифта) цветом. С помощью сортировки можно также упорядочивать данные на основе их форматирования.

Пошаговый порядок действий:

  1. Щелкнуть по любой ячейки из столбца, по которому будет выполняться сортировка.
  2. На вкладке Данные [Data] выбрать группу Сортировка и фильтр [Sort&Filter], а затем выбрать команду Сортировка [Sort].
  3. В поле Столбец [Column] укажите столбец по которому будет проводиться сортировка.
  4. В поле Сортировка [Sort On] из всплывающего меню выбрать критерий сортировки: цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки.
  5. Поле Порядок [Order] содержит два выпадающих списка. В первом нужно выбрать тип критерия, а во втором – размещение ячеек, отсортированных по данному критерию (строку Сверху [On Top] или Снизу [On Bottom]).
  6. При необходимости добавить еще один критерий сортировки, в окне Сортировка нужно выбрать кнопку Добавить уровень.

Сортировка по цвету

Можно также воспользоваться командой «Копировать уровень» [Copy Level], заменив в поле «Порядок» прежнее значение на новое.

Как сделать сортировку по числам excel?

Каждая транзакция проводиться в какое-то время или период, а потом привязывается к конкретной дате. В Excel дата – это преобразованные целые числа. То есть каждая дата имеет свое целое число, например, 01.01.1900 – это число 1, а 02.01.1900 – это число 2 и т.д. Определение годов, месяцев и дней – это ничто иное как соответствующий тип форматирования для очередных числовых значений. По этой причине даже простейшие операции с датами выполняемые в Excel (например, сортировка) оказываются весьма проблематичными.

Сортировка в Excel по дате и месяцу

На примере таблицы изображенной ниже на рисунке мы покажем, в какой способ ее подготовить для комфортной сортировки дат. Наш список транзакций с датами охватывает диапазон ячеек B1:C15.

В первую очередь создадим столбец, в котором пронумеруем все транзакции. Считайте это действие как хороший тон для любого вида сортировки. Ведь в такие случаи при неправильной перетасовки данных мы всегда имеем возможность вернуться в первоначальный вид таблицы. Для этого:

  1. В ячейке A1 введите название столбца «№п/п», а ячейку A2 введите число 1. После чего наведите курсор мышки на маркер курсора клавиатуры расположенный в нижнем правом углу квадратика. В результате курсор изменит свой внешний вид с указательной стрелочки на крестик. Не отводя курсора с маркера нажмите на клавишу CTRL на клавиатуре в результате чего возле указателя-крестика появиться значок плюсик «+».
  2. Теперь одновременно удерживая клавишу CTRL на клавиатуре и левую клавишу мышки протяните маркер вдоль целого столбца таблицы (до ячейки A15).

В результате чего столбец автоматически заполниться последовательностью номеров транзакций от 1 до 14.

Полезный совет! В Excel большинство задач имеют несколько решений. Для автоматического нормирования столбцов в Excel можно воспользоваться правой кнопкой мышки. Для этого достаточно только лишь навести курсор на маркер курсора клавиатуры (в ячейке A2) и удерживая только правую кнопку мышки провести маркер вдоль столбца. После того как отпустить правую клавишу мышки, автоматически появиться контекстное меню из, которого нужно выбрать опцию «Заполнить». И столбец автоматически заполниться последовательностью номеров, аналогично первому способу автозаполнения.

Теперь пришла очередь для создания вспомогательных столбцов, которые существенно помогут качественно сортировать список транзакций. Необходимо выполнить несколько простых действий:

  1. Ячейки D1, E1, F1 заполните названиями заголовков: «Год», «Месяц», «День».
  2. Соответственно каждому столбцу введите под заголовками соответствующие функции и скопируйте их вдоль каждого столбца:
  • D1: =ГОД(B2);
  • E1: =МЕСЯЦ(B2);
  • F1: =ДЕНЬ(B2).

В итоге мы должны получить следующий результат:

Наша таблица готова и предоставляет возможность выполнять многостороннюю сортировку транзакций по датам. Сначала выполним тестовую сортировку, чтобы убедиться в том, как все работает.

Допустим мы хотим выполнить сортировку дат транзакций по месяцам. В данном случае порядок дней и годов – не имеют значения. Для этого просто перейдите на любую ячейку столбца «Месяц» (E) и выберите инструмент: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Сортировка по возрастанию».

Теперь, чтобы сбросить сортировку и привести данные таблицы в изначальный вид перейдите на любую ячейку столбца «№п/п» (A) и вы снова выберите тот же инструмент «Сортировка по возрастанию».

Как сделать сортировку дат по нескольким условиям в Excel

А теперь можно приступать к сложной сортировки дат по нескольким условиям. Задание следующее – транзакции должны быть отсортированы в следующем порядком:

  1. Года по возрастанию.
  2. Месяцы в период определенных лет – по убыванию.
  3. Дни в периоды определенных месяцев – по убыванию.

Способ реализации поставленной задачи:

  1. Перейдите на любую ячейку исходной таблицы и выберите инструмент: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Сортировка».
  2. В появившемся диалоговом окне настраиваемой сортировки убедитесь в том, что галочкой отмечена опция «Мои данные содержат заголовки». После чего во всех выпадающих списках выберите следующие значения: в секции «Столбец» – «Год», в секции «Сортировка» – «Значения», а в секции «Порядок» – «По возрастанию».
  3. На жмите на кнопку добавить уровень. И на втором условии заполните его критериями соответственно: 1 – «Месяц», 2 – «Значение», 3 – «По убыванию».
  4. Нажмите на кнопку «Копировать уровень» для создания третьего условия сортирования транзакций по датам. В третьем уровне изменяем только первый критерий на значение «День». И нажмите на кнопку ОК в данном диалоговом окне.

В результате мы выполнили сложную сортировку дат по нескольким условиям:

Для сортирования значений таблицы в формате «Дата» Excel предоставляет опции в выпадающих списках такие как «От старых к новым» и «От новых к старым». Но на практике при работе с большими объемами данных результат не всегда оправдывает ожидания. Так как для программы Excel даты – это целые числа безопаснее и эффективнее сортировать их описанным методом в данной статье.

Сортировка данных в Excel это очень полезная функция, но пользоваться ней следует с осторожностью. Если большая таблица содержит сложные формулы и функции, то операцию сортировки лучше выполнять на копии этой таблицы.

Во-первых, в формулах и функциях может нарушиться адресность в ссылках и тогда результаты их вычислений будут ошибочны. Во-вторых, после многократных сортировок можно перетасовать данные таблицы так, что уже сложно будет вернуться к изначальному ее виду. В третьих, если таблица содержит объединенные ячейки, то следует их аккуратно разъединить, так как для сортировки такой формат является не приемлемым.

Сортировка данных в Excel

Какими средствами располагает Excel для сортировки данных? Чтобы дать полный ответ на этот вопрос рассмотрим его на конкретных примерах.

Подготовка таблицы для правильной и безопасной сортировки данных:

  1. Выделяем и копируем всю таблицу.
  2. На другом чистом листе (например, Лист2)щелкаем правой кнопкой мышки по ячейке A1. Из контекстного меню выбираем опцию: «Специальная вставка». В параметрах отмечаем «значения» и нажимаем ОК.

Теперь наша таблица не содержит формул, а только результаты их вычисления. Так же разъединены объединенные ячейки. Осталось убрать лишний текст в заголовках и таблица готова для безопасной сортировки.

Корпорация "Центр"

Чтобы отсортировать всю таблицу относительно одного столбца выполните следующее:

  1. Выделите столбцы листа, которые охватывает исходная таблица.
  2. Выберите инструмент на закладке: «Данные»-«Сортировка».
  3. В появившимся окне укажите параметры сортировки. В первую очередь поставьте галочку напротив: «Мои данные содержат заголовки столбцов», а потом указываем следующие параметры: «Столбец» – Чистая прибыль; «Сортировка» – Значения; «Порядок» – По убыванию. И нажмите ОК.

Данные отсортированные по всей таблице относительно столбца «Чистая прибыль».

Как в Excel сделать сортировку в столбце

Теперь отсортируем только один столбец без привязки к другим столбцам и целой таблицы:

  1. Выделите диапазон значений столбца который следует отсортировать, например «Расход» (в данном случаи это диапазон E1:E11).
  2. Щелкните правой кнопкой мышки по выделенному столбцу. В контекстном меню выберите опцию «Сортировка»-«от минимального к максимальному»
  3. Появится диалоговое окно «Обнаруженные данные вне указанного диапазона». По умолчанию там активна опция «автоматически расширять выделенный диапазон». Программа пытается охватить все столбцы и выполнить сортировку как в предыдущем примере. Но в этот раз выберите опцию «сортировать в пределах указанного диапазона». И нажмите ОК.

Столбец отсортирован независимо от других столбцов таблицы.

Сортировка по цвету ячейки в Excel

При копировании таблицы на отдельный лист мы переносим только ее значения с помощью специальной вставки. Но возможности сортировки позволяют нам сортировать не только по значениям, а даже по цветам шрифта или цветам ячеек. Поэтому нам нужно еще переносить и форматы данных. Для этого:

  1. Вернемся к нашей исходной таблице на Лист1 и снова полностью выделим ее, чтобы скопировать.
  2. Правой кнопкой мышки щелкните по ячейке A1 на копии таблицы на третьем листе (Лист3) и выберите опцию «Специальная вставка»-«значения».
  3. Повторно делаем щелчок правой кнопкой мышки по ячейе A1 на листе 3 и повторно выберем «Специальная вставка» только на этот раз указываем «форматы». Так мы получим таблицу без формул но со значениями и форматами
  4. Разъедините все объединенные ячейки (если такие присутствуют).

Теперь копия таблицы содержит значения и форматы. Выполним сортировку по цветам:

  1. Выделите таблицу и выберите инструмент «Данные»-«Сортировка».
  2. В параметрах сортировки снова отмечаем галочкой «Мои данные содержат заголовки столбцов» и указываем: «Столбец» – Чистая прибыль; «Сортировка» – Цвет ячейки; «Порядок» – красный, сверху. И нажмите ОК.

Сверху у нас теперь наихудшие показатели по чистой прибыли, которые имеют наихудшие показатели.

Примечание. Дальше можно выделить в этой таблице диапазон A4:F12 и повторно выполнить второй пункт этого раздела, только указать розовый сверху. Таким образом в первую очередь пойдут ячейки с цветом, а после обычные.

Excel позволяет анализировать данные по разным параметрам. Встроенный элемент анализа – сортировка. Чтобы элемент сработал, информация должна быть представлена в виде списка, оформленного определенным способом.

Данные в таблице распределены по строкам и столбцам. В столбцах – однотипные значения. Числа, даты, текст. Но не вперемешку. Сортировка не будет работать при наличии пустых строк либо столбцов.

Сортировка данных в Excel

В Excel можно упорядочить списки:

  • по возрастанию;
  • по убыванию;
  • по заданным пользователем параметрам (по дням недели, месяцам и т.п.).

Отсортировать по возрастанию значит упорядочить данные:

  • от 0 до 9;
  • от А до Я;
  • от A до Z.

По убыванию – в обратном порядке.

Чтобы вызвать пользовательский порядок сортировки, необходимо выполнить следующую последовательность: «данные» — «сортировка» — «порядок» — «настраиваемый список». Появляется меню такого вида.

Как отсортировать данные в таблице Excel по столбцу?

У нас есть учебная таблица со списком работников и окладом:

Отсортируем оклад по убыванию, от большего к меньшему. Выделяем нужный столбец – правая кнопка мыши – опция сортировка – от максимального значения к минимальному значению – ввод:

Диапазон сортировки расширяется автоматически. Получается так:

Как в Excel отсортировать по возрастанию?

Выделяем столбец – правая кнопка мыши – в этот раз указываем: от минимального значения к максимальному значению.

Как сортировать по алфавиту в Excel?

Выделяем столбец с фамилиями – правая кнопка мыши – выбираем: настраиваемая сортировка.

«Сортировать по» — выбираем имя столбца, значения которого нужно отсортировать по алфавиту. У нас – «ФИО». В сортировке выбираем, на какие параметры будет ориентироваться инструмент. Это может быть цвет ячейки, шрифта, значок ячейки. В нашем примере – «значения» (анализ значений в ячейке). «Порядок» — от А до Я либо от Я до А. Сделаем прямой порядок. Жмем ОК.

Результат сортировки по алфавиту:

Как сделать сортировку по дате в Excel?

Нам нужно отсортировать товар по дате поступления на склад.

Проверить, чтобы в столбце с датами был правильный формат («Дата»). Выделяем столбец и сортируем от старых дат к новым (от новых к старым).

Выбираем от «старых к новым». Значения списка располагают в хронологическом порядке.

Отсортировать данные в диапазоне можно по дням недели, по месяцам. Для этого в меню «Настраиваемая сортировка» выбираем «Настраиваемый список».

Сортируем данные по смыслу

Допустим, информацию в таблице нужно распределить по должностям, воинским званиям, сертификатам, клиентам и товарам в зависимости от их важности для конкретного предприятия и т.д. Для этих целей предназначены пользовательские списки, которые можно составлять самостоятельно.

В меню «Настраиваемый список» выбираем новый список. Формируем иерархию любых объектов. Разделителями могут быть запятые либо клавиша «Ввод».

Когда иерархические объекты внесены, нажимаем «Добавить».

А вот результат сортировки учебной таблицы по должностям:

Сортировка данных по нескольким столбцам

Если нужно отсортировать информацию по разным условиям в разных столбцах, используется меню «Настраиваемый список». Там есть кнопка «Добавить уровень».

Данные в таблице будут отсортированы по нескольким параметрам. В одном столбце, например, по возрастанию. В другом («затем по…») – по алфавиту и т.д. В результате диапазон будет сформирован так, как задано сложной сортировкой.

Уровни можно добавлять, удалять, копировать, менять местами посредством кнопок «Вверх»-«Вниз».

Это самые простые способы сортировки данных в таблицах. Можно для этих целей применять формулы. Для этих целей подходят встроенные инструменты «НАИМЕНЬШИЙ», «СТРОКА», СЧЕТЕСЛИ».

Корпорация "Центр"

Ссылка на основную публикацию