Как сделать таблицу в excel для прихода денег в родительский комитет

Электронная отчетность родительского комитета

В статье рассмотрен практический вопрос — как создать электронную отчетность родительского комитета класса в школе (или группы в детском саду) и опубликовать её для всех родителей.

Для этого создаём «облачный» табличный документ, содержащий строки, колонки и арифметические формулы (например, в Яндекс документах, в Гугл документах или ещё где-то) и даём доступ к этому документу либо всему интернету на чтение («доступ по ссылке»), либо строго по списку родителей (мало осуществимо, но очень эффективно — особенно в случае одновременной совместной работы нескольких родителей над документом). Доступ по списку малоосуществим потому, что большинство родителей не захотят или не смогут зайти в «облачный» документ под конкретной учётной записью, которую потребует сам электронный документ (если к нему не будет публичного доступа).

В «облачном» табличном документе будет 2-3 листа. Первый (самый главный) лист содержит «шапку» и 2 таблицы :

Таблица поступлений денег в разрезе ФИО.
Таблица расходов денег по датам и по статьям затрат.

«Шапка» содержит поля «Нужно сдать» (количество собираемых денег в год на одного ученика) и «Количество учеников» (в классе), а также другие поля.

Колонки таблицы поступлений денег :

  1. ФИО ученика (и/или родителя),
  2. Остаток денег на начало года (необязательная колонка — только для случая, когда какие-то деньги остались с предыдущего года),
  3. Сдано денег,
  4. Долг (формула, рассчитывается как «Нужно сдать» минус «Сдано денег»).

Колонки таблицы расходов денег по датам и по статьям затрат :

  1. Дата расхода
  2. Сумма расхода
  3. Предмет расхода (на что ушли деньги)
  4. Комментарий (свободное толкование того, на что ушли деньги)
  5. Расход на 1 человека (необязательная колонка, рассчитывается по формуле как «Сумма расхода» поделить на «Количество учеников»)
  6. Не общие расходы (денежная колонка — только для случая, когда различаются расходы по детям). В эту колонку из колонки «Суммы расхода» дублируются суммы расходов, признанные не общими.

Также на первом листе содержатся расчётные значения (итоговые, отражающие результаты деятельности родительского комитета по сбору и расходу денег) :

«Сдано» (рассчитывается как итог колонок «Сдано денег» и «Остаток денег на начало года»), «Сдано на 1 человека» (справочная колонка — рассчитывается как «Сдано» поделить на «Количество учеников»).

«Расходы» (рассчитывается как итог колонок «Сумма расхода»), «Расходы на 1 человека» (справочная колонка — рассчитывается как «Расходы» поделить на «Количество учеников»).

«Остаток» (рассчитывается как разность «Сдано» и «Расходы»), «Остаток на 1 человека»(справочная колонка — рассчитывается как «Остаток» поделить на «Количество учеников»).

«Не общие расходы» (рассчитывается как сумма всех «не общих расходов», формула имеет вид « SUM ( L9:L ) «, где «L» — колонка «не общих расходов» таблицы расходов денег по датам и по статьям затрат, а «9» — номер первого не-общего расхода в этой таблице). Этот расчётный показатель не обязателен и нужен только для случая, когда различаются расходы по детям.

Поскольку обе таблицы первого листа содержат фиксированное количество колонок, их можно расположить слева направо (сначала идут колонки первой таблицы, потом пустая колонка, потом колонки второй таблицы).

Заголовки первой таблицы могут располагаться в первой строке листа, заголовки второй таблицы могут располагаться в пятой строке листа, так как выше удобно расположить итоговые расчётные показатели («Сдано», «Расходы», «Остаток») и шапку первого листа : поля «Нужно сдать» (количество собираемых денег в год на одного ученика) и «Количество учеников» (в классе).

Второй лист «Остатки по ученику» (только для случая, когда различаются расходы по детям) содержит только одну таблицу «Остатки по ученику в случае необщих расходов».

Зачем этот лист вообще нужен? Дело в том, что некоторые дети не участвуют в определённых мероприятиях (например, экскурсиях или чаепитиях), а среди родителей всегда находятся те, кто не хочет платить (даже «копейки») за чужого ребёнка. Поэтому на детей таких «щепетильных» родителей не распределяются какие-то конкретные суммы расходов.

Колонки таблицы «Остатков по ученику в случае необщих расходов» (первые 4 колонки совпадают с таблицей поступления денег первого листа) :

  1. ФИО ученика (и/или родителя),
  2. остаток денег на начало года (необязательная колонка),
  3. Сдано денег,
  4. Долг (формула, рассчитывается как «Нужно сдать» минус «Сдано денег»).
  5. Расчётная колонка «Остаток» (формулу напишу ниже).
  6. Общие расходы (вычисляется как итог «всех расходов» минус «необщие расходы» — оба показателя берутся с первого листа).
  7. Не общие расходы (рассчитываемая колонка : формула в 4-й строке имеет вид «= SUM ( H4:4 )», где «H» — первая колонка собственно необщих расходов ).

Фактически количество колонок в таблице «Остатки по ученику» зависит от количества мероприятий необщих расходов, за которые платит родительский комитет.

Формула колонки «Остаток» (колонка номер 5) в этой таблице : сумма «Остаток денег» и «Сдано» минус «Общие расходы» минус «Не общие расходы».

Третий лист «Движения по безналу» (если нужно выделить движения по безналичным расчётам, например, по банковской карте, отдельно от наличных расчётов).

Примерный состав колонок таблицы «Движения по безналу» в этом листе :

  1. Дата
  2. Кто
  3. Что
  4. Сколько

Электронный документ готов и с ним можно работать весь год. Ссылку на него можно публиковать в родительских чатах мессенджеров и по электронной почте. Но запомнить ссылку на этот документ будет невозможно. Поэтому лучше изобрести «титул» для этого электронного документа : создать простенькую страничку в интернете с легко запоминающимся именем (содержащем номер и букву класса). Например, можно создать бесплатный блог на сайте блогспот.ру и сделать там всего одну запись, которая также будет содержать номер класса и HTML-ссылку на электронный табличный документ отчетности.

Таблица расходов и доходов семейного бюджета в Excel

Зачем контролировать семейный бюджет?

Бюджет семьи в Excel

Проблема нехватки денег актуальна для большинства современных семей. Многие буквально мечтают о том, чтобы расплатиться с долгами и начать новую финансовую жизнь. В условиях кризиса бремя маленькой зарплаты, кредитов и долгов, затрагивает почти все семьи без исключения. Именно поэтому люди стремятся контролировать свои расходы. Суть экономии расходов не в том, что люди жадные, а в том, чтобы обрести финансовую стабильность и взглянуть на свой бюджет трезво и беспристрастно.

Польза контроля финансового потока очевидна – это снижение расходов. Чем больше вы сэкономили, тем больше уверенности в завтрашнем дне. Сэкономленные деньги можно пустить на формирование финансовой подушки, которая позволит вам некоторое время чувствовать себя комфортно, например, если вы остались без работы.

Главный враг на пути финансового контроля – это лень. Люди сначала загораются идеей контролировать семейный бюджет, а потом быстро остывают и теряют интерес к своим финансам. Чтобы избежать подобного эффекта, требуется обзавестись новой привычной – контролировать свои расходы постоянно. Самый трудный период – это первый месяц. Потом контроль входит в привычку, и вы продолжаете действовать автоматически. К тому же плоды своих «трудов» вы увидите сразу – ваши расходы удивительным образом сократятся. Вы лично убедиться в том, что некоторые траты были лишними и от них без вреда для семьи можно отказаться.

Опрос: Таблицы Excel достаточно для контроля семейного бюджета?

Учет расходов и доходов семьи в таблице Excel

Если вы новичок в деле составления семейного бюджета, то прежде чем использовать мощные и платные инструменты для ведения домашней бухгалтерии, попробуйте вести бюджет семьи в простой таблице Excel. Польза такого решения очевидна – вы не тратите деньги на программы, и пробуете свои силы в деле контроля финансов. С другой стороны, если вы купили программу, то это будет вас стимулировать – раз потратили деньги, значит нужно вести учет.

Начинать составления семейного бюджета лучше в простой таблице, в которой вам все понятно. Со временем можно усложнять и дополнять ее.

Программы для домашней бухгалтерии – скачать бесплатно
В настоящем обзоре мы приводим результаты тестирования пяти программ для ведения домашней бухгалтерии. Все эти программы работают на базе ОС Windows. Программы для домашней бухгалтерии можно скачать бесплатно .

Главный принцип составления финансового плана заключается в том, чтобы разбить расходы и доходы на разные категории и вести учет по каждый из этих категорий. Как показывает опыт, начинать нужно с небольшого числа категорий (10-15 будет достаточно). Вот примерный список категорий расходов для составления семейного бюджета:

  • Автомобиль
  • Бытовые нужды
  • Вредные привычки
  • Гигиена и здоровье
  • Дети
  • Квартплата
  • Кредит/долги
  • Одежда и косметика
  • Поездки (транспорт, такси)
  • Продукты питания
  • Развлечения и подарки
  • Связь (телефон, интернет)

Рассмотрим расходы и доходы семейного бюджета на примере этой таблицы.

Таблица расходов семейного бюджета (1)

Здесь мы видим три раздела: доходы, расходы и отчет. В разделе «расходы» мы ввели вышеуказанные категории. Около каждой категории находится ячейка, содержащая суммарный расход за месяц (сумма всех дней справа). В области «дни месяца» вводятся ежедневные траты. Фактически это полный отчет за месяц по расходам вашего семейного бюджета. Данная таблица дает следующую информацию: расходы за каждый день, за каждую неделю, за месяц, а также итоговые расходы по каждой категории.

Что касается формул, которые использованы в этой таблице, то они очень простые. Например, суммарный расход по категории «автомобиль» вычисляется по формуле =СУММ(F14:AJ14). То есть это сумма за все дни по строке номер 14. Сумма расходов за день рассчитывается так: =СУММ(F14:F25) – суммируются все цифры в столбце F c 14-й по 25-ю строку.

Аналогичным образом устроен раздел «доходы». В этой таблице есть категории доходов бюджета и сумма, которая ей соответствует. В ячейке «итог» сумма всех категорий (=СУММ(E5:E8)) в столбце Е с 5-й по 8-ю строку. Раздел «отчет» устроен еще проще. Здесь дублируется информация из ячеек E9 и F28. Сальдо (доход минус расход) – это разница между этими ячейками.

Таблица расходов семейного бюджета (2)

Теперь давайте усложним нашу таблицу расходов. Введем новые столбцы «план расхода» и «отклонение» (скачать таблицу расходов и доходов). Это нужно для более точного планирования бюджета семьи. Например, вы знаете, что затраты на автомобиль обычно составляют 5000 руб/мес, а квартплата равна 3000 руб/мес. Если нам заранее известны расходы, то мы можем составить бюджет на месяц или даже на год.

Зная свои ежемесячные расходы и доходы, можно планировать крупные покупки. Например, доходы семьи 70 000 руб/мес, а расходы 50 000 руб/мес. Значит, каждый месяц вы можете откладывать 20 000 руб. А через год вы будете обладателем крупной суммы – 240 000 рублей.

Таким образом, столбцы «план расхода» и «отклонение» нужны для долговременного планирования бюджета. Если значение в столбце «отклонение» отрицательное (подсвечено красным), то вы отклонились от плана. Отклонение рассчитывается по формуле =F14-E14 (то есть разница между планом и фактическими расходами по категории).

Как быть, если в какой-то месяц вы отклонились от плана? Если отклонение незначительное, то в следующем месяце нужно постараться сэкономить на данной категории. Например, в нашей таблице в категории «одежда и косметика» есть отклонение на -3950 руб. Значит, в следующем месяце желательно потратить на эту группу товаров 2050 рублей (6000 минус 3950). Тогда в среднем за два месяца у вас не будет отклонения от плана: (2050 + 9950) / 2 = 12000 / 2 = 6000.

Используя наши данные из таблицы расходов, построим отчет по затратам в виде диаграммы.

Диаграмма расходов

Аналогично строим отчет по доходам семейного бюджета.

Диаграмма доходов

Польза этих отчетов очевидна. Во-первых, мы получаем визуальное представление о бюджете, а во-вторых, можно проследить долю каждой категории в процентах. В нашем случае самые затратные статьи – «одежда и косметика» (19%), «продукты питания» (15%) и «кредит» (15%).

В программе Excel есть готовые шаблоны, которые позволяют в два клика создать нужные таблицы. Если зайти в меню «Файл» и выбрать пункт «Создать», то программа предложит вам создать готовый проект на базе имеющихся шаблонов. К нашей теме относятся следующие шаблоны: «Типовой семейный бюджет», «Семейный бюджет (месячный)», «Простой бюджет расходов», «Личный бюджет», «Полумесячный домашний бюджет», «Бюджет студента на месяц», «Калькулятор личных расходов».

Подборка бесплатных шаблонов Excel для составления бюджета

Бесплатно скачать готовые таблицы Excel можно по этим ссылкам:

Первые две таблицы рассмотрены в данной статье. Третья таблица подробно описана в статье про домашнюю бухгалтерию. Четвертая подборка – это архив, содержащий стандартные шаблоны из табличного процессора Excel.

Попробуйте загрузить и поработать с каждой таблицей. Рассмотрев все шаблоны, вы наверняка найдете таблицу, которая подходит именно для вашего семейного бюджета.

Таблицы Excel против программы «Домашняя бухгалтерия»: что выбрать?

У каждого способа ведения домашней бухгалтерии есть свои достоинства и недостатки. Если вы никогда не вели домашнюю бухгалтерию и слабо владеете компьютером, то лучше начинать учет финансов при помощи обычной тетради. Заносите в нее в произвольной форме все расходы и доходы, а в конце месяца берете калькулятор и сводите дебет с кредитом.

Если уровень ваших знаний позволяет пользоваться табличным процессором Excel или аналогичной программой, то смело скачивайте шаблоны таблиц домашнего бюджета и начинайте учет в электронном виде.

Когда функционал таблиц вас уже не устраивает, можно использовать специализированные программы. Начните с самого простого софта для ведения личной бухгалтерии, а уже потом, когда получите реальный опыт, можно приобрести полноценную программу для ПК или для смартфона. Более детальную информацию о программах учета финансов можно посмотреть в следующих статьях:

Плюсы использования таблиц Excel очевидны. Это простое, понятное и бесплатное решение. Также есть возможность получить дополнительные навыки работы с табличным процессором. К минусам можно отнести низкую производительность, слабую наглядность, а также ограниченный функционал.

У специализированных программ ведения семейного бюджета есть только один минус – почти весь нормальный софт является платным. Тут актуален лишь один вопрос – какая программа самая качественная и дешевая? Плюсы у программ такие: высокое быстродействие, наглядное представление данных, множество отчетов, техническая поддержка со стороны разработчика, бесплатное обновление.

Если вы хотите попробовать свои силы в сфере планирования семейного бюджета, но при этом не готовы платить деньги, то скачивайте бесплатно шаблоны таблиц и приступайте к делу. Если у вас уже есть опыт в области домашней бухгалтерии, и вы хотите использовать более совершенные инструменты, то рекомендуем установить простую и недорогую программу под названием Экономка. Рассмотрим основы ведение личной бухгалтерии при помощи «Экономки».

Ведение домашней бухгалтерии в программе «Экономка»

Подробное описание программы можно посмотреть на этой странице. Функционал «Экономки» устроен просто: есть два главных раздела: доходы и расходы.

Таблица расходов в Экономке

Чтобы добавить расход, нужно нажать кнопку «Добавить» (расположена вверху слева). Затем следует выбрать пользователя, категорию расхода и ввести сумму. Например, в нашем случае расходную операцию совершил пользователь Олег, категория расхода: «Семья и дети», подкатегория: «Игрушки», а сумма равна 1500 руб. Средства будут списаны со счета «Наличные».

Категории расходов в Экономке

Аналогичным образом устроен раздел «Доходы». Счета пользователей настраиваются в разделе «Пользователи». Вы можете добавить любое количество счетов в разной валюте. Например, один счет может быть рублевым, второй долларовым, третий в Евро и т.п. Принцип работы программы прост – когда вы добавляете расходную операцию, то деньги списываются с выбранного счета, а когда доходную, то деньги наоборот зачисляются на счет.

Чтобы построить отчет, нужно в разделе «Отчеты» выбрать тип отчета, указать временной интервал (если нужно) и нажать кнопку «Построить».

Отчет в программе Экономка

Как видите, все просто! Программа самостоятельно построит отчеты и укажет вам на самые затратные статьи расходов. Используя отчеты и таблицу расходов, вы сможете более эффективно управлять своим семейным бюджетом.

Видео на тему семейного бюджета в Excel

На просторах интернета есть немало видеороликов, посвященных вопросам семейного бюджета. Главное, чтобы вы не только смотрели, читали и слушали, но и на практике применяли полученные знания. Контролируя свой бюджет, вы сокращаете лишние расходы и увеличиваете накопления.

Ссылка на основную публикацию