Как упорядочить данные по алфавиту в excel

Сортировка по алфавиту в Microsoft Excel

Как сортировать по алфавиту в Excel

Способ 1: Кнопки быстрой сортировки

В Excel есть кнопки, отвечающие за быструю сортировку выделенного массива данных. Их использование станет оптимальным в тех ситуациях, когда нужно обработать ячейки всего один раз, предварительно выделив необходимые.

    Зажмите левую кнопку мыши и выделите все значения, которые далее будут подвергаться сортировке.

Выделение диапазона ячеек для быстрой сортировки по алфавиту в Excel

На вкладке «Главная» откройте выпадающее меню «Редактирование».

Открытие меню с инструментами для быстрой сортировки по алфавиту в Excel

Выбор инструмента быстрой сортировки выделенных значений по алфавиту в Excel

Если появляется оповещение об обнаружении данных вне диапазона, потребуется выбрать, расширять его или сортировать только в пределах указанного выделения. Рассмотрим сначала первый вариант.

Выбор режима сортировки при наличии незатронутого диапазона в Excel

При его использовании соседние ячейки, зависящие от общей таблицы, подстраиваются под порядок расположения текста, то есть если напротив ячейки «Август» находится значение «27», оно и остается напротив этого же слова.

Пример сортировки по алфавиту с расширением диапазона в Excel

Выбор второго режима сортировки по алфавиту без расширения диапазона в Excel

Так перемещается только указанный текст, а ячейки напротив него остаются нетронутыми. Это означает, что произойдет смещение данных, если раньше между ними была какая-то связь.

Результат сортировки по алфавиту без расширения диапазона в Excel

Если вы еще не решили, хотите сортировать только указанный диапазон или нужно захватывать соседние ячейки, проверьте каждый вариант, отменяя его нажатием горячей клавиши Ctrl + Z. Так проще определиться с изменениями, происходящими в таблице.

Способ 2: Настраиваемая сортировка

Настраиваемая сортировка позволяет более гибко выстроить расположение элементов в таблице, учитывая несколько уровней и разных диапазонов данных. Для ее создания используется специальное меню, которое и возьмем во внимание далее.

  1. Рекомендуем сразу выделить всю таблицу, если помимо сортировки по алфавиту вы желаете добавить еще несколько уровней.

Выделение всей таблицы для создания настраиваемой сортировки в Excel

Затем в том же разделе «Редактирование» выбирайте пункт «Настраиваемая сортировка».

Переход к настройке сортировки по алфавиту через отдельное меню в Excel

В выпадающем меню «Сортировать по» укажите столбец, который затрагивает сортировка.

Создание первого уровня сортировки по алфавиту в Excel

В качестве режима сортировки выбирается тип «Значения ячеек».

Выбор ячеек в уровне для сортировки по алфавиту в Excel

Осталось указать только порядок «От А до Я» или «От Я до А».

Выбор принципа сортировки при настройке уровня в Excel

Если надо сортировать и другие столбцы, добавьте их в качестве уровней и выполните такую же настройку.

Добавление второго уровня для настраиваемой сортировки в Excel

Вернитесь к таблице и убедитесь в том, что все действия выполнены правильно.

Результат использования настраиваемой сортировки по алфавиту в Excel

Способ 3: Формула сортировки

Недостатки предыдущих методов состоят в том, что они сортируют только единоразово, а динамически при внесении изменений таблица не меняется. Если вас не устраивает такой вариант, понадобится вручную создать формулу сортировки, которая при добавлении или удалении элементов автоматически пересчитает их и поставит в нужном порядке. Формул будет несколько, поскольку пока разработчики не добавили специальную функцию, которая позволяла бы обойтись без применения вспомогательных подсчетов. Весь дальнейший процесс состоит из нескольких этапов для правильного понимания принципа сортировки по алфавиту.

Шаг 1: Создание вспомогательной формулы

Основная задача – создать вспомогательную формулу, которая анализирует слова в ячейках и определяет их порядковый номер в будущем отсортированном по алфавиту списке. Это происходит при сравнении встроенными алгоритмами Excel, работающими по принципу анализа кодировки. Детально разбирать работу этой формулы не будем, только покажем ее создание.

    Для работы с будущими вычислениями понадобится создать из ячеек группу, для чего их необходимо выделить и в специально отведенном поле сверху задать новое название.

Выделение ячеек для создания группы из диапазона в Excel перед сортировкой по алфавиту

Теперь диапазон выделенных ячеек имеет собственное имя, отвечающее за его содержимое, — в нашем случае это фрукты. Если вводите несколько слов в названии, не ставьте пробел, а используйте вместо него нижнее подчеркивание: «(пример_текста)».

Успешное переименование диапазона ячеек в именной перед сортировкой по алфавиту в Excel

В новой клетке создадим формулу СЧЁТЕСЛИ , которая считает ячейки, удовлетворяющие условие. В качестве диапазона указывайте созданную только что группу, затем первую ячейку для сравнения. В итоге первоначальный вид формулы таков: =СЧЁТЕСЛИ(Фрукты;A1) .

Создание вспомогательной формулы для сортировки по алфавиту в Excel

Сейчас результатом этой формулы будет «1», поскольку ее запись не совсем верна для будущих расчетов, поэтому добавьте выражение " перед номером первой ячейки.

Завершающий штрих создания вспомогательной формулы для сортировки по алфавиту в Excel

Растяните формулу, зажав край ячейки, до конца будущего списка для сортировки.

Растягивание вспомогательной формулы для сортировки по алфавиту в Excel

Переименуйте диапазон с числами в группу — это понадобится при составлении следующей формулы.

Переименование диапазона вспомгательной формулы для сортировки по алфавиту в Excel

Шаг 2: Создание формулы сортировки

Вспомогательная формула готова и работает правильно, поэтому можно приступить к созданию основной функции, которая и будет заниматься сортировкой благодаря уже существующему автоматическому определителю позиций.

    В новой ячейке начните вводить =ПОИСКПОЗ(СТРОКА(A1) . Эта формула отвечает за поиск позиции строки, из-за чего и следует указать аргумент "A1".

Переход к созданию формулы для сортировки по алфавиту в Excel

Далее для простоты добавления именных диапазонов перейдите в "Формулы", разверните меню "Определенные имена" и выберите "Использовать в формуле".

Использование функции добавления конкретных имен при создании формулы сортировки по алфавиту в Excel

Добавьте диапазон со вспомогательной формулой и укажите для него тип сопоставления "Точное совпадение" в выпадающем списке, который появится после добавления ";".

Настройка точного совпадения при создании формулы сортировки по алфавиту в Excel

Завершите создание формулы, обернув ее в функцию ИНДЕКС , которая будет работать с массивом названий.

Заключение формулы в функцию ИНДЕКС для будущей сортировки по алфавиту в Excel

Проверьте результат и затем растяните формулу так, как это уже было показано выше.

Успешное создание формулы для сортировки по алфавиту в Excel

Теперь вы получите корректно работающий динамический список, отсортированный по алфавиту.

Растягивание формулы для сортировки по алфавиту в Excel

Для упрощения понимания отдельно предоставляем полную формулу:

=(ИНДЕКС(Фрукты;ПОИСКПОЗ(СТРОКА(A1);номер_слова;0))) , вам же останется только отредактировать ее под свои цели и растянуть на необходимый диапазон ячеек.

Шаг 3: Модернизации формулы для повторных названий

Единственный недостаток созданной только что формулы – некорректная ее работа при наличии повторных названий, что вы можете заметить на представленном далее скриншоте. Это связано с тем, что вспомогательная функция не в состоянии правильно обработать повторяющиеся слова, поэтому ее придется немного усовершенствовать, если вы хотите использовать в списке повторы.

Пример ошибки при наличии одинаковых слов во время сортировки по алфавиту в Excel

    Откройте вспомогательную формулу и уберите знак " СЧЁТЕСЛИ работал только при условии равенства.

Переход к редактированию вспомогательной формулы для исправления ошибки при наличии повторяющихся слов в Excel

Добавьте вторую часть — +СЧЁТЕСЛИ($A$1:A1;A1) , позволяющую нормально записывать одинаковые слова в последовательном порядке.

Добавление второй части вспомогательной формулы сортировки по алфавиту в Excel

Снова растяните формулу, чтобы она изменилась на всех ячейках.

Растягивание вспомогательной формулы сортировки по алфавиту после редактирования в Excel

Добавьте в список повторяющиеся названия, чтобы проверить их нормальное отображение.

Успешное редактирование вспомогательной формулы для сортировки по алфавиту в Excel

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Помимо этой статьи, на сайте еще 11905 инструкций.
Добавьте сайт Lumpics.ru в закладки (CTRL+D) и мы точно еще пригодимся вам.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Как в «Экселе» отсортировать по алфавиту данные?

Для сортировки данных в программе Microsoft Excel предусмотрено несколько гибких инструментов. Ниже мы рассмотрим, как в «Экселе» отсортировать по алфавиту, по возрастанию, убыванию. А также несколько вариантов динамической сортировки.

В программе Excel есть несколько вариантов сортировки:

  1. Сортировка столбца.
  2. Сортировка строки.
  3. Сортировка области.
  4. Сортировка отдельно от связанной с ячейками информацией.
  5. Сортировка вместе со связанной с ячейками информацией.

Ексель внешний вид

Как в «Экселе» отсортировать по алфавиту?

Если необходимо просто упорядочить информацию в ячейках столбца по алфавиту, то алгоритм следующий:

  1. Выделить диапазон.
  2. Найти опцию «Сортировка и фильтр» на главной вкладке с правой стороны, выбрать ее.
  3. Во всплывающем диалоговом окне выбрать «Сортировать в пределах указанного выделения».

Фильтры в "Экселе" автоматически подбираются под критерии выделения.

Сортировка в эксель

Сортировка информации в строке

Алгоритм абсолютно такой же, необходимо выделить лишь строку. Далее повторить все пункты из предыдущей части.

Сортировка вместе со связанной информацией

Для того чтобы отсортировать строки или столбцы вместе со связанной с ними информацией, необходимо:

  1. Выделить диапазон.
  2. Найти команду «Сортировка и фильтр» на главной вкладке с правой стороны.
  3. Во всплывающем диалоговом окне выбрать «Автоматически расширить выделенный диапазон».

Можно вызвать разные критерии сортировки: по убыванию, по возрастанию, от А до Я, от Я до А. Среда автоматически предложит нужный вариант.

Сортировка по нескольким полям

Также есть возможность отсортировать данные по нескольким полям документа.

  1. Выделить сортируемую область.
  2. Выбрать опцию «Сортировка и фильтр».
  3. Во всплывающем окне выбрать «Добавить уровень» необходимое количество раз.
  4. Выбрать уровни, требующие сортировки.
  5. Выбрать критерии сортировки.
  6. Выбрать порядок сортировки.
  7. Применить изменения.

Как в "Экселе" отсортировать по алфавиту по нескольким полям? Точно так же, в критериях сортировки будет предложены варианты от А до Я и от Я до А.

динамическая сортировка

Сортировка по цвету

Также предусмотрен вариант сортировки данных в ячейках по цвету:

  1. Выделить диапазон разноцветных ячеек.
  2. Кликнуть правой кнопкой мыши, выбрать «Сначала ячейки с выделенным цветом».
  3. Подтвердить «Автоматически расширить диапазон».

Также возможно гибко настроить порядок сортировки:

  • В опции «Сортировка и фильтр» выбрать «Настраиваемая сортировка».
  • Во всплывающем окне автоматически откроются гибкие параметры сортировки. Необходимо лишь добавить необходимое количество уровней, условие сортировки, указать порядок сортировки цветов, применить изменения.

Динамическая сортировка чисел

Вышеперечисленные способы сортировки в «Эксель» называются «статической сортировкой», ведь сортировка сработает один раз и больше не будет работать при изменении данных в таблице. Если есть необходимость автоматической сортировки данных при дальнейшей работе над таблицей, то здесь на помощь придут формулы.

Допустим, необходимо отсортировать столбец простых чисел. Необходимо:

  1. Поставить курсор в соседнюю ячейку, в столбце которой планируется выводиться отсортированные данные.
  2. Ввести в нее формулу:

Теперь все данные отсортированы по возрастанию. При изменении данных в исходном столбце, данные в выводе будут автоматически меняться. Для сортировки по убыванию необходимо применить следующую формулу:

Как в «Экселе» отсортировать по алфавиту строки динамически?

Алгоритм динамической сортировки строк похож на предыдущий:

  1. Выделить сортируемый столбец.
  2. В поле имени, рядом со строкой формул, необходимо дать имя диапазону. Например, если необходимо отсортировать названия машин, ввести «машины»
  3. В соседней ячейке ввести следующую формулу:

Данные будут динамически отсортированы по алфавиту. Чего вы и добивались.

Имя поля в ексель

Это основные способы отсортировать данные. Если остались какие-то вопросы, как сортировать ячейки по алфавиту в Excel по возрастанию, убыванию — то рекомендуется воспользоваться официальной документацией по MS Office на сайте Microsoft.

Также для сложных вычислений рекомендуется ознакомиться с макросами. Макросы — это скрипты, позволяющие гибко решать нестандартные задачи. Для использования всех возможностей макросов и языка программирования Visual Basic, на котором они пишутся, необходимо иметь базовые навыки программирования. Макросы поначалу могу показаться сложнее, чем обычные формулы и фильтры в «Эксель», но дают гораздо больше возможностей.

Ссылка на основную публикацию