Как отформатировать даты и числа в слиянии почты Microsoft Word?
Видео: Подсветка дат и сроков в Excel (Сентябрь 2022)
Числа и даты могут быть проблематичными в Microsoft Word Mail Merge, особенно когда источником данных является книга Excel. Некоторые проблемы решаются легче, чем другие. Числа без десятичных значений, такие как пятизначный почтовый индекс или целое число, можно преобразовать в текстовые значения в Excel. Однако, чтобы избежать проблем с датами и числами в десятичных числах, необходимо вставить коды форматирования в эти поля слияния для правильного форматирования этих значений в создаваемых документах.
Слияние целых чисел
Форматирование целых чисел лучше всего выполнить перед импортом исходных данных в Word. В этом разделе обсуждается использование Excel.
кредит: Рон Прайс
Откройте книгу источника данных Excel и, если имеется несколько листов, щелкните вкладку листа, содержащего исходные данные для слияния.
кредит: Рон Прайс
Выберите столбец, содержащий целочисленные значения. Щелкните правой кнопкой мыши выбранные ячейки и выберите Формат ячеек из всплывающего меню для отображения Формат ячеек диалоговое окно. Нажмите на Текст выбор в категория список. Нажмите Хорошо применить изменение формата. Данные в выбранных ячейках теперь в текстовом формате.
Слияние чисел с десятичными значениями
Для десятичных чисел вы можете легко отформатировать число непосредственно в Word.
кредит: Рон Прайс
Чтобы отформатировать количество десятичных разрядов в числовом поле, например, в валюте, процентах или любом числе с десятичными значениями, добавьте коды форматирования в поле слияния. Откройте документ Mail Merge (письмо, электронная почта и т. Д.), Чтобы отобразить его поля слияния, которые отображаются как < > такой как <>, например.
кредит: Рон Прайс
Поле слияния <> объединяет сумму в валюте из источника данных. Щелкните правой кнопкой мыши на <>объединить поле и выбрать Переключить коды полей из всплывающего меню, чтобы отобразить его форматирование, если таковые имеются.
кредит: Рон Прайс
В поле слияния <> теперь должно отображаться
- # — Указывает, что форматирование следует.
- $ — Обозначает символ, который будет отображаться в передней части поля.
- , (запятая) — указывает, что запятые должны быть вставлены, если применимо, в числовое значение.
- # (знак номера) — указывает количество отображаемых фиксированных цифр.
- .00 — Указывает, что должно отображаться десятичное значение двух знаков (в данном случае). Число без десятичных знаков отображается с нулями после десятичного числа.
Процент слияния
Как и любое число, рассчитанное по формуле в Excel, необработанные значения не могут быть ограничены только двумя фиксированными десятичными знаками, независимо от того, что отображается в ячейке. Как показано на предыдущем шаге, длина числа, особенно любых десятичных знаков, может быть установлена на фиксированное количество позиций.
Действия в кодах форматирования
кредит: Рон Прайс
В некоторых случаях необходимо объединить поле данных, прежде чем оно может быть обработано. Поле «Pct» в данном примере является показательным примером. Чтобы эти данные отображались в объединенном документе в виде двухзначного процента с хотя бы одной значащей цифрой и знаком процента, требуется два действия.
Замените существующий оператор MERGEFIELD самым внутренним действием нового оператора MERGEFIELD "Pct", Это предложение оператора извлекает данные из источника данных и делает их доступными для оставшейся части кода форматирования. После ввода самого внутреннего предложения, используйте CTRL-F9 ключи, чтобы заключить заявление в фигурные скобки.
Введите знак равенства ("=") перед оператором, введенным на шаге 1. Это сообщает функции слияния, что оператор включает оператор. Далее введите остаток кода форматирования, 100 # ‘#0.00%’, непосредственно за самой правой скобкой внутреннего утверждения. В этом пункте значение слияния умножается на 100 (для сдвига десятичного разряда), форматируется значение в виде двух десятичных процентов и отображается знак процента. На этом этапе поле слияния должно быть =
Даты слияния
Чтобы объединить дату из Excel в формате M / d / y, например 15.06.2015, вам не нужно специальное форматирование. Этот формат даты сливается как просто отлично. Однако, если вы хотите отобразить дату в любом другом формате, например, 15 июня 2015 г., вам понадобятся некоторые коды форматирования.
Чтобы объединить поле даты и отобразить его как день, месяц, год, используйте код форматирования "@" ММММ d, гггг ", где" @ "обозначает формат даты, а" ММММ д гггг "указывает месяц в тексте, день без начального нуля и года в виде четырехзначного числа
кредит: Рон Прайс
Как отформатировать даты в порядке убывания в Microsoft Excel
Установка даты в правильном порядке обычно занимает один клик. Если Excel сортирует неправильно, вам понадобится функция DATEVALUE.
Как отформатировать числа в таблице слов
В Microsoft Word 2013 вы можете использовать команду «Формула» для применения специального форматирования чисел — подобно программам для работы с электронными таблицами — к ячейкам в вашей таблице. Вы также можете использовать самые .
ГКК при слиянии T-Mobile, Google снижает топор и Windows Kinect
Председатель FCC препятствует слиянию AT & T / T-Mobile, Google опускает топор, а Microsoft выводит Kinect на Windows. Разглагольствования
Слияние Excel и Word
Есть документ Excel, где есть столбец «Дата», из которой вычленено посредством формулы значение «День» в соседний столбец. При выставлении этого нового столбца в формате «Дата» все значения меняются на 01/соответствующий день/1900. Если же менять формат на «Общий», то даты отображаются как следует, но в виде однозначного числа (то есть без 0). Мне же надо, напротив, чтобы 0 обязательно отображался.
Вручную был выставлен формат ДД для столбца «День», после чего отображение стало корректным.
После этого мне надо осуществить слияние данного листа Excel с Word. При заполнение в Word поля, которое связано со столбцом «День», вместо отображения двузначного числа (то есть как в Excel) отображается 01/соответствующий день/1900.
Подскажите, пожалуйста, как можно это исправить.
3 способа исправить ошибки числового форматирования при использовании Mail Merge в Microsoft Word
Video 3 способа исправить ошибки числового форматирования при использовании Mail Merge в Microsoft Word
Одной из давних неприятностей Mail Merge является невозможность правильно форматировать числа в Excel. К счастью, у нас всегда есть выход. Вот 3 способа исправить ошибки форматирования чисел в Mail Merge.
Почтовое слияние Microsoft Word — одна из самых популярных функций. Он очень эффективно создает ярлыки, шаблоны писем, электронные письма или отчеты. Когда вы знаете, как его использовать, вы можете сэкономить часы работы. К сожалению, освоение всех способов использования Mail Merge может быть головной болью.
Одна из проблем с функцией слияния состоит в том, что она не может правильно отформатировать числа в таблицах Excel. Например, результат продаж в Excel теперь равен 100, но в Word он неожиданно превращается в 99,999999999996!
К счастью, исправить эту ошибку не сложно. На самом деле, у нас есть 3 способа обработки ошибок формата чисел при использовании Mail Merge . Вы можете редактировать электронные таблицы, документы Mail-Merge или изменять способ соединения двух файлов. Хотя это решение мало известно, оно может быть лучшим вариантом, за исключением того, что оно больше не поддерживает Word 2016.
Примечание. Несмотря на то, что в Office 2016 выполняются следующие шаги , он по-прежнему работает в других версиях Word и Excel.
Как исправить ошибку числового формата при использовании Mail Merge
1. Используйте «Числовой переключатель» в Word
Первым способом корректного форматирования чисел из Excel с помощью Mail Merge является редактирование документа Word. В частности, вы примените требуемый код числового формата к полям слияния — поле слияния в файле Word. (По сути, поля слияния уведомляют документ Word, в каком столбце электронной таблицы Excel содержатся данные для обработки.) Чтобы применить форматирование к полю, необходимо включить числовой переключатель (ранее известный как переключатель изображений). ) в поле кода.
Первое, что вам нужно сделать, это знать фактический код поля. Откройте документ « Слияние» и щелкните вкладку « Почтовые рассылки » в верхней части окна. Убедитесь, что кнопка « Просмотр результатов» отключена, чтобы вы могли видеть поля слияния. Затем щелкните правой кнопкой мыши в окне слияния (например, « Пожертвование» ) и выберите « Переключить код поля» . Вы увидите код этого поля, обозначенный фигурными скобками, например: . Теперь отредактируйте код для этого поля, просто вставив числовой переключатель в конце кода следующим образом:
Программное обеспечение предоставляет много кодов изображений. Вот 4 примера, которые соответствуют результату:
1500,00 |
Как видите, код числового коммутатора идентичен коду формата Excel, за исключением того, что перед номером стоит «\ #», а дата — «\ @». (Обратите внимание, используйте кавычки в коде даты, но не в числовом коде.) Чтобы увидеть больше кода, перейдите к таблице ниже или посетите интерактивную справку по «числовому переключателю» в Microsoft Word.
Вот несколько примеров того, как числовые коды полей обрабатывают данные в столбце «Продажи» в электронных таблицах Excel.
Числовой переключатель для полей слияния Mail-Merge
На самом деле Word и Excel используют один и тот же код формата, так почему бы не использовать одну и ту же функцию форматирования ? Например, почему бы не использовать функцию MergeField следующим образом:
Это действительно проблема многих людей, и, возможно, только Microsoft знает ответ.
Примечание. Помните, что при добавлении или изменении числового переключателя результаты отображаются не сразу. Вы должны обновить поле (щелкните его правой кнопкой мыши и выберите « Обновить поле» ) или нажмите кнопку « Почтовые рассылки»> «Предварительный просмотр результатов» . Иногда вам нужно повторить эту операцию 2-3 раза. Если вы используете мастер слияния, вам может потребоваться сделать шаг назад и отменить, чтобы увидеть влияние внесенных вами изменений.
Числовые переключатели хорошо работают в области микширования, но их использование немного сложно запомнить и допускать ошибки. Если вы чувствуете то же самое, попробуйте один из следующих двух способов.
2. Редактировать таблицы Excel
Это способ избежать ошибок форматирования при использовании Mail Merge. В электронной таблице Excel вставьте столбец, содержащий формулу, которая преобразует числа или даты в Excel в текстовый формат, который вы хотите отобразить в документе Mail Merge.
Для этого вам нужно использовать функцию TEXT в Excel. Это позволяет пользователям конвертировать числа или даты в эквивалентный текстовый формат точно так, как хочет пользователь. Недостатком этого решения является то, что вам нужно знать код форматирования. Хотя эти коды идентичны кодам, используемым в функции формата пользовательских номеров , немногие пользователи Excel знают об их существовании.
Например, формулы TEXT (B3, "$ #, ## 0,00") и TEXT (C5, "M / dd / yy") преобразуют числовые данные и данные даты в текстовые данные (в этом примере они составляют «12 345,67 долл. США» и «12/12/10»).
Совет: Вы должны отформатировать ячейки, содержащие эти формулы, в разных стилях, таких как курсив или какой-то другой странный цвет, чтобы напомнить, что числа — это просто текст. В более старых версиях Excel эти «числа» нельзя использовать в расчетах. В Excel 2016 вы можете использовать их во всех формулах, кроме функций сумм, таких как SUM и AVERAGE.
Преимущество числовых форматов и форматов даты, таких как текст, состоит в том, что текст преобразуется из Excel в документ, использующий слияние без искажений. Параметры формата, такие как шрифт, размер, цвет неизменны.
Код формата для функции TEXT в Excel
Ниже приведен список наиболее часто используемых кодов справа. Следует помнить, что и «0», и «#» являются заполнителями для чисел, но «0» заставит число 0 появиться в первой или последней позиции. «#» Будет заменено на число, если оно не является начальным или конечным нулем. Поэтому код «00000» гарантирует, что начальный ноль не будет обрезан из почтовых индексов Нью-Джерси.
Эти коды для чисел, дат и времени можно использовать в функции TEXT или в пользовательском формате чисел Excel (Custom). Кроме того, они также могут быть использованы в «Числовые коммутаторы» в поле Word Mail-Merge.
Обратите внимание, что существуют небольшие различия между тем, как код работает в Excel и Word в Microsoft 2013. В Excel вы можете использовать «M» или «m» для месяцев и минут. В большинстве случаев Excel достаточно умен, чтобы знать, на какую единицу вы ссылаетесь. Но Word не такой «умный». Вы должны использовать заглавные буквы, чтобы указать месяц. Кроме того, в Excel также имеется дополнительный код «MMMMM», который возвращает только одну аббревиатуру за месяц (например: J, F, M, A, . ).
Добавление нескольких таблиц, содержащих функцию TEXT, в электронную таблицу — простое решение для исправления ошибок форматирования чисел при использовании Mail Merge. Вам просто нужно помнить, что эти ячейки могут выглядеть как числа, но не могут применять к ним функции SUM и AVERAGE. Если вам нужно снова преобразовать их в числа, вам нужно только использовать функцию VALUE.
Будьте осторожны при работе с функцией ROUND
Вместо функции TEXT () некоторые люди предпочитают использовать функцию ROUND (), чтобы уменьшить количество десятичных знаков. Как следует из названия, функция Excel ROUND () по умолчанию округляет десятичное число вверх или вниз в выбранной пользователем позиции. Преимущество этого подхода состоит в том, что округленные числа не являются текстовыми и могут все еще использоваться для вычислений. Во многих случаях, хотя функция ROUND () хорошо работает с Mail Merge, вы можете избежать ее по следующим причинам:
- Функция ROUND не содержит знак доллара или запятую, разделяющую тысячи и более.
- КРУГЛЫЙ будет обрезать нули в конце.
- Функция ROUND иногда заставляет Mail Merge отображать десятичные ошибки. Например, документ Mail Merge отображает 4 десятичных знака, а ROUND выбрал 2 или 3.
В некоторых редких случаях функция ROUND заставляет Mail Merge немного отклоняться. Например, вместо 1.0014, Mail Merge теперь показывает 1.0013.
3. Используйте DDE Link
Вышеупомянутые два относительно просты, но если есть много полей, которые требуют форматирования, они могут расстраивать рано, потому что вам нужно запомнить код формата и, хотя код один и тот же, их можно использовать по-разному.
Легкое и простое решение — связать Word с книгой Excel через DDE (динамический обмен данными), что лучше, чем обычный процесс фиксированного связывания. Звучит сложно, но если вы освоили Mail Merge, DDE — это просто «мелочь». Это простой двухэтапный процесс. В качестве первого шага вам просто нужно включить Word, чтобы открыть файл через DDE. Этот процесс нужно сделать только один раз.
Office 2016 поддерживает DDE? Динамический обмен данными — это старая технология. Иногда это работает нормально, но иногда это не работает в Office 2016. Вы должны открыть источник данных Excel, прежде чем обращаться к нему из Word. Обычно с источниками данных Excel вы должны начать импортировать данные из первой строки рабочего листа. Если вы достаточно терпеливы, вы можете использовать DDE в Office 2016).
Чтобы настроить Word 2013 для ссылок DDE, выполните следующие действия.
- Нажмите Файл> Параметры .
- Перейдите на вкладку « Дополнительно » слева и прокрутите вниз до раздела « Общие » .
- Установите флажок Подтвердить преобразование формата файла при открытии .
Отныне вам никогда не придется делать вышеуказанное. Теперь вы можете открыть копию Word в различных форматах и путях, включая IDE. Единственный эффект — каждый раз, когда вы открываете файл, отличный от Word, программа предоставит вам выбор.
Второй и последний шаг — выбор источника данных для процесса слияния (на шаге 3 мастера слияния в Word или после нажатия кнопки « Выбрать получателей» на ленте « Почтовые рассылки» ). Теперь вам нужно всего лишь выполнить еще 3 клика.
- После выбора данных, которые вы хотите использовать, появится новое диалоговое окно « Подтверждение источника данных ».
- Тип ссылки по умолчанию — OLE, но не тот, который вам нужен.
- В диалоговом окне « Подтверждение источника данных » щелкните « Показать все» .
- В расширенном списке типов файлов выберите MS Excel Worksheets через DDE (* .xls). (Используйте эту опцию даже при использовании более нового формата файла Excel: * .xlsx.)
- Если требуется, подтвердите, что вы выбираете всю электронную таблицу .
Если вы выбрали электронную таблицу для документа Word, возможно, вам придется выбрать ее снова, но на этот раз по ссылке DDE. Вот и все! Отныне ваш формат Excel будет корректно применяться к документам Word Mail Merge, и вам нужно только помнить, чтобы поместить данные, которые вы хотите объединить, в первую рабочую книгу Excel.
Выше описано, как исправить ошибку с числовым форматом в Mail Merge . Надеюсь, они вам пригодятся. Если есть какой-либо другой способ, не стесняйтесь поделиться с нами.
Слияние данных MS Word и MS Excel
Нередко возникают ситуации, когда информацию, приведенную в электронной таблице, нужно использовать для создания договоров, отчетов и других важных документов. Этот нелегкий процесс можно автоматизировать с помощью слияния данных из MS Excel и Word.
Что такое слияние Excel и Word?
Под слиянием подразумевается перенос данных из электронной таблицы в Word.
Как осуществить слияние данных Ворд и Эксель?
Слияние данных осуществляется в несколько шагов. Сначала осуществляется подготовка данных таблицы на уровне Эксель, после чего осуществляется перенос информации в Word.
Есть несколько требований к исходной таблице, которые должны быть соблюдены:
- Обязательно, чтобы каждый столбец таблицы, которая переносится в вордовский файл, был озаглавлен. При этом названия должны быть разными, не допускаются повторы.
- Кроме этого, в таблице не должно содержаться ячеек, которые были перед этим соединены. В ином случае при переносе строки могут смещаться, что вызовет много дополнительных сложностей.
Простыми словами, уже на этапе создания таблицы Эксель она должна быть в таком же формате, как таблица в Ворд.
Шаг 1. Подготовка данных таблицы Excel (источника данных)
Итак, давайте немного разберемся с тем, как подготовить таблицу. Желательно переконвертировать диапазон в формат умной таблицы с помощью комбинации клавиш Ctrl + T. После этого нужно непосредственно осуществить настройку и подготовку данных.
Настройка источника данных
После создания умной таблицы ее нужно настроить. Это можно сделать стандартными средствами Эксель. В конечном итоге, она должна иметь такой вид.
1
Главное правило подготовки источника данных – проверка соблюдения описанных выше требований и адаптацию таблицы под них. Это делается вручную, путем разъединения ячеек и добавления заголовков к колонкам.
Шаг 2. Подготовка шаблона документа Word
В рамках этого шага нужно создать вордовский документ, в который будут заноситься данные из экселевской таблицы. Предположим, нам нужно сделать рассылку, в которую вставлять подходящие данные. Соответственно, на этапе подготовки шаблона документа Word нужно написать письмо, в котором есть общие строки для всех данных.
Допустим, нам нужно отправить письмо тем клиентам, у которых клубная карта прекращает свое действие в течение ближайшего месяца. В этом случае текст будет аналогичным за тем лишь исключением, что номер клубной карты, срок окончания ее действия будут отличаться. В этом случае можно воспользоваться слиянием, и данные будут импортироваться в соответствующие места из документа Excel.
На скриншоте ниже эта информация отображается сними цветом.
2
Настоятельно рекомендуется, чтобы работа была более удобной, установить параметр «Затенение полей» на значение «Всегда». Так будет значительно проще различать, какие данные были вставлены автоматически, а какие уже были в шаблоне. Просто соответствующие места будут выделены серым цветом. Естественно, это выделение не сохраняется при печати, данные выглядят так, как будто письмо набиралось вручную.
Работа с Мастером слияния Word
Наиболее удобно использовать мастер влияния, чтобы перенести часть данных из Эксель в Ворд. Для этого открываем наш шаблон в Word, после чего нажимаем кнопку «Начать слияние», которая находится на вкладке «Рассылки» (все это касается версий Office, начиная с 2007).
Далее нужно выбрать пункт «Пошаговый мастер слияния».
3
Если же используется старая версия Microsoft Office, то эта функция все равно есть, но чтобы получить к ней доступ, нужно воспользоваться такими пунктами меню: Сервис – Письма и рассылки – Слияние. Также можно вывести соответствующую кнопку на панель инструментов, чтобы сделать работу более комфортной.
Важно особенно акцентировать внимание на то, что в шаблоне, который был создан на предыдущем этапе, должен содержаться общий текст. То есть, даже слово «Уважаемый» нужно написать без окончания – «Уважаем». Далее оно будет вставлено автоматически.
А теперь опишем на практике, как мастер слияния используется:
- Сначала выбирается тип документа. Это могут быть как электронные, так и обычные письма. Также возможен выбор ряда других типов документов.
4
- Далее надо выбрать тот документ, который будет использоваться для рассылки писем (или того, что вы выбрали на предыдущем этапе). Это может быть как текущий документ, так и находящийся в другом файле. Также можно выбрать пункт «Шаблон». В двух последних случаях будет предложено выбрать файл, в который будут автоматически вставляться данные из Эксель таблицы. В нашем примере мы выберем пункт «Существующий документ».
5
- Выбор получателей. В случае с нами в качестве получателей будет использоваться список контактов из Эксель таблицы. Соответственно, нас интересует пункт «Использование списка». А непосредственно выбрать тот список, который будет использоваться в качестве источника данных, можно с помощью кнопки «Обзор», которая располагается немного ниже.
6
- Далее нужно выбрать файл с источником данных. После того, как он будет выбран, появится диалог, в котором будет та же таблица, которая у нас есть в экселевском документе. Далее нужно выбрать те записи, которые нас интересуют в конкретный момент времени. Если все, то достаточно просто нажать клавишу ОК. Если появляется такая необходимость, можно осуществить сортировку перечня, фильтрование соответствующих данных или же воспользоваться соответствующими командами, чтобы их найти. Конечно, в Excel встроенный фильтр значительно функциональнее, но в целом, можно отсеять ряд данных, основываясь на текстовых или числовых значениях. Также, с помощью галочек можно выбирать те записи, которые будут использоваться при ручной рассылке.
В нашем случае в качестве поля, по которому осуществляется фильтрация, выступает поле «Рассылка». В качестве критерия используется значение «да» (в нашей таблице это значение появляется, если в текущем месяце срок действия клубной карты подходит к концу).7
- Теперь нужно приступить к этапу вставки соответствующих полей в подходящие места. Но перед этим не стоит забывать ставить курсор туда, куда нужно. Если же вы забыли, мастер закрывать не придется все равно. В таком случае можно просто перенести поле в то место, которое нужно, уже после вставки поля. В нашем случае курсор был поставлен возле восклицательного знака после части слова «Уважаем». Поскольку нам нужны отдельные поля, то необходимо выбрать пункт «Другие элементы».
8
- После того, как нами было выбрано подходящее поле (в нашем случае это имя), нужно подтвердить свои действия путем нажатия кнопки «Вставить». Аналогичную операцию нужно провернуть и со всеми другими полями. То есть, если нам нужно вставить отчество, то нужно нажать по соответствующему полю в списке и нажать ту же кнопку, чтобы его вставить в документ.
9
А вот пример заполнения полей, который был в нашем случае.
12
На следующем этапе нужно получившиеся в результате слияния документы пересмотреть. Для этого в окне есть кнопки навигации, нажимая которые можно проверить, все ли правильно сделано. Также с помощью специальных флажков можно отобразить лишь некоторых получаете.
После осуществления этих действий оказывается, что некоторые данные перенеслись неправильно.
13
14
Были убраны нули в начале номера. Вместо того, чтобы отобразить номер 001768 в результате получилось просто 1768. Та же история и с датами, где месяц число были поменяны местами. Аналогичные проблемы могут случиться с любыми другими форматами: десятичными числами, деньгами и так далее. Просто форматирование, которое было в таблице Эксель, не сохраняется при слиянии. Но решение этой проблемы есть.
Для начала надо понять, что каждая дата, время и так далее имеет свой код, который можно просмотреть и откорректировать. ЧТобы это сделать, нужно кликнуть по соответствующему полю правой кнопкой мыши, после чего нажать на «Коды/Значения полей».
В случае с номером клубной карты результат будет такой.
(MERGEFIELD «M__клубной_карты» >
Мы не будем вносить никаких коррективов в код, обойдемся только добавлением формата.
Если вы хоть чуть-чуть пробовали разные форматы в Эксель, то у вас не должно возникнуть никаких проблем с его добавлением. ЧТобы число сделать шестизначным, то нужно в формате поставить шесть нулей. Получится следующий код.
После этого делаем правый клик мышью по соответствующему полю и нажимаем «Обновить поле». После этого проблема должна решиться автоматически.
Код даты вводится так:
Теперь все правильно.
На финальном этапе осталось только вручную отредактировать некоторые письма, если там возникают ошибки, которые невозможно исправить автоматически. После этого их можно сохранить на компьютере или сразу распечатать.
Объединение таблицы Ворд и Эксель
Давайте представим ситуацию, что нам нужно сделать в вордовском документе таблицу, чтобы часть данных была из Excel. При этом важно сделать так, чтобы после вычислений в Экселе данные в Ворде автоматически обновлялись.
Чтобы это сделать, нужно сначала сделать таблицу в Эксель, после чего этот диапазон выделить и скопировать.
После этого нужно воспользоваться функцией «Специальная вставка» Word, которую можно найти в меню «Вставка» и там выбирается опция с листом Майкрософт Эксель.
Чтобы связать таблицы, нужно воспользоваться одноименной функцией.
Слияние текстов Ворда и Эксель
Представим такую задачу: у нас есть Эксель таблица, в которой перечислены люди (их фамилии, имена, отчества), а также их контактные телефоны. Также есть документ Ворд, в котором нужно заполнить пробелы соответствующими именами и номерами телефонов.
Чтобы это сделать, нужно открыть меню «Сервис – Слияние», потом выбрать источник данных и выбрать пункт «Добавить поле слияния». После этого соответствующие поля вставляются в подходящих местах. После нажатия кнопки «Объединить» действие можно считать выполненным.
Выводы
Таким образом, слияние данных Ворда и Эксель позволяет сделать работу более удобной. Это значительно упрощает жизнь в ситуациях, когда есть большое количество данных (например, анкетных), и на их основе нужно создать большое количество документов по шаблону.
Как видим, профессиональное владение офисным пакетом включает не только умение создавать электронные таблицы или текстовые документы, но и осуществлять обмен информацией между двумя приложениями.