Как в excel в ячейке сделать выбор

Создание раскрывающегося списка

В этом курсе:

  • Создание книги
    Статья
  • Вставка и удаление листов
    Статья
  • Как перемещать и копировать листы или их данные в Excel
    Статья
  • Печать листа или книги
    Статья
  • Использование Microsoft Excel в качестве калькулятора
    Статья
  • Автоматическое заполнение ячеек листа данными
    Статья
  • Создание раскрывающегося списка
    Статья

Создание раскрывающегося списка

Чтобы упростить работу пользователей с листом, добавьте в ячейки раскрывающиеся списки. Раскрывающиеся списки позволяют пользователям выбирать элементы из созданного вами списка.

На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в таблице Excel. Если это не так, список можно быстро преобразовать в таблицу, выделив любую ячейку диапазона и нажав клавиши CTRL+T.

Таблица Excel, используемая в качестве источника для списка проверки данных

Почему данные следует поместить в таблицу? Потому что в этом случае при добавлении и удалении элементов все раскрывающиеся списки, созданные на основе этой таблицы, будут обновляться автоматически. Дополнительные действия не требуются.

Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.

На ленте откройте вкладку Данные и нажмите кнопку Проверка данных.

Примечание: Если кнопка Проверка данных недоступна, возможно, лист защищен или является общим. Разблокируйте определенные области защищенной книги или отмените общий доступ к листу, а затем повторите шаг 3.

На вкладке Параметры в поле Тип данных выберите пункт Список.

Щелкните поле Источник и выделите диапазон списка. В примере данные находятся на листе "Города" в диапазоне A2:A9. Обратите внимание на то, что строка заголовков отсутствует в диапазоне, так как она не является одним из вариантов, доступных для выбора.

Параметры списка проверки данных

Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустые ячейки.

Установите флажок Список допустимых значений

Откройте вкладку Сообщение для ввода.

Если вы хотите, чтобы при выборе ячейки появлялось всплывающее сообщение, установите флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей и введите заголовок и сообщение в соответствующие поля (до 225 символов). Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

Вкладка

Откройте вкладку Сообщение об ошибке.

Если вы хотите, чтобы при вводе значения, которого нет в списке, появлялось всплывающее сообщение, установите флажок Выводить сообщение об ошибке, выберите параметр в поле Вид и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

Параметры сообщения об ошибке для раскрывающегося списка проверки данных

Не знаете, какой параметр выбрать в поле Вид?

Чтобы отобразить сообщение, не препятствующее вводу данных, которые не содержатся в раскрывающемся списке, выберите вариант Сообщение или "Предупреждение". Если выбрать вариант "Сообщение", сообщение будет отображаться со значком , а если "Предупреждение" — со значком .

Чтобы заблокировать пользователям ввод данных, которые не содержатся в раскрывающемся списке, выберите вариант Остановка.

Примечание: Если вы не добавили заголовок и текст, по умолчанию выводится заголовок "Microsoft Excel" и сообщение "Введенное значение неверно. Набор значений, которые могут быть введены в ячейку, ограничен".

После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает правильно. Например, рекомендуется проверить, изменяется ли ширина столбцов и высота строк при отображении всех ваших записей.

Если список элементов для раскрывающегося списка находится на другом листе и вы хотите запретить пользователям его просмотр и изменение, скройте и защитите этот лист. Подробнее о защите листов см. в статье Блокировка ячеек.

Если вы решили изменить элементы раскрывающегося списка, см. статью Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка.

Чтобы удалить раскрывающийся список, см. статью Удаление раскрывающегося списка.

Предлагаем скачать образец книги с несколькими примерами проверки данных, аналогичными примеру в этой статье. Вы можете воспользоваться ими или создать собственные сценарии проверки данных. Скачать примеры проверки данных Excel.

Ввод данных станет быстрее и точнее, если ограничить значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.

Сначала создайте на листе список допустимых элементов, а затем выполните сортировку или расположите их в нужном порядке. В дальнейшем эти элементы могут служить источником для раскрывающегося списка данных. Если список небольшой, на него можно легко ссылаться и вводить элементы прямо в средстве проверки данных.

Создайте список допустимых элементов для раскрывающегося списка. Для этого введите элементы на листе в одном столбце или строке без пустых ячеек.

Выделите ячейки, для которых нужно ограничить ввод данных.

На вкладке Данные в группе Инструменты нажмите кнопку Проверка данных или Проверить.

Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.

Откройте вкладку Параметры и во всплывающем меню Разрешить выберите пункт Список.

Щелкните поле Источник и выделите на листе список допустимых элементов.

Диалоговое окно свернется, чтобы было видно весь лист.

Нажмите клавишу ВВОД или кнопку Развернуть , чтобы развернуть диалоговое окно, а затем нажмите кнопку ОК.

Значения также можно ввести непосредственно в поле Источник через запятую.

Чтобы изменить список допустимых элементов, просто измените значения в списке-источнике или диапазон в поле Источник.

Можно указать собственное сообщение об ошибке, которое будет отображаться при вводе недопустимых данных. На вкладке Данные нажмите кнопку Проверка данных или Проверить, а затем откройте вкладку Сообщение об ошибке.

См. также

На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в таблице Excel.

Почему данные следует поместить в таблицу? Потому что в этом случае при добавлении и удалении элементов все раскрывающиеся списки, созданные на основе этой таблицы, будут обновляться автоматически. Дополнительные действия не требуются.

Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.

На ленте откройте вкладку Данные и нажмите кнопку Проверка данных.

На вкладке Параметры в поле Разрешить выберите пункт Список.

Если вы уже создали таблицу с элементами раскрывающегося списка, щелкните поле Источник и выделите ячейки, содержащие эти элементы. Однако не включайте в него ячейку заголовка. Добавьте только ячейки, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Список элементов также можно ввести непосредственно в поле Источник через запятую. Например:

Фрукты;Овощи;Зерновые культуры;Молочные продукты;Перекусы

Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустые ячейки.

Установите флажок Список допустимых значений

Откройте вкладку Сообщение для ввода.

Если вы хотите, чтобы при выборе ячейки появлялось всплывающее сообщение, установите флажок Показывать сообщения и введите заголовок и сообщение в соответствующие поля (до 225 символов). Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

Откройте вкладку Сообщение об ошибке.

Если вы хотите, чтобы при вводе значения, которого нет в списке, появлялось всплывающее сообщение, установите флажок Показывать оповещения, выберите параметр в поле Тип и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

Нажмите кнопку ОК.

После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает правильно. Например, рекомендуется проверить, изменяется ли ширина столбцов и высота строк при отображении всех ваших записей. Если вы решили изменить элементы раскрывающегося списка, см. статью Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка. Чтобы удалить раскрывающийся список, см. статью Удаление раскрывающегося списка.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Как сделать выпадающий список в Excel

Выпадающий список в Excel это, пожалуй, один из самых удобных способов работы с данными. Использовать их вы можете как при заполнении форм, так и создавая дашборды и объемные таблицы. Выпадающие списки часто используют в приложениях на смартфонах, веб-сайтах. Они интуитивно понятны рядовому пользователю.

Кликните по кнопке ниже для загрузки файла с примерами выпадающих списков в Excel:

  1. Видеоурок
  2. Как создать выпадающий список в Экселе на основе данных из перечня
  3. Как сделать выпадающий список в Excel используя ручной ввод данных
  4. Как создать раскрывающийся список в Эксель с помощью функции СМЕЩ
  5. Как эта формула работает?
  6. Как сделать выпадающий список в Excel с подстановкой данных (с использованием функции СМЕЩ)
  7. Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных
  8. Как скопировать выпадающий список в Excel
  9. Как выделить все ячейки, содержащие выпадающий список в Экселе
  10. Как сделать зависимые выпадающие списки в Excel

Видеоурок

Как создать выпадающий список в Экселе на основе данных из перечня

Представим, что у нас есть перечень фруктов:

Как сделать выпадающий список в Excel

Для создания выпадающего списка нам потребуется сделать следующие шаги:

  • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
  • Перейти на вкладку “ Данные ” => раздел “ Работа с данными ” на панели инструментов => выбираем пункт “ Проверка данных “.

  • Во всплывающем окне “ Проверка вводимых значений ” на вкладке “ Параметры ” в типе данных выбрать “ Список “:

Проверка вводимых значений в Excel

  • В поле “ Источник ” ввести диапазон названий фруктов =$A$2:$A$6 или просто поставить курсор мыши в поле ввода значений “ Источник ” и затем мышкой выбрать диапазон данных:

Если вы хотите создать выпадающие списки в нескольких ячейках за раз, то выберите все ячейки, в которых вы хотите их создать, а затем выполните указанные выше действия. Важно убедиться, что ссылки на ячейки являются абсолютными (например, $A$2 ), а не относительными (например, A2 или A$2 или $A2 ).

Как сделать выпадающий список в Excel используя ручной ввод данных

На примере выше, мы вводили список данных для выпадающего списка путем выделения диапазона ячеек. Помимо этого способа, вы можете вводить данные для создания выпадающего списка вручную (необязательно их хранить в каких-либо ячейках).

Например, представим что в выпадающем меню мы хотим отразить два слова “Да” и “Нет”. Для этого нам потребуется:

  • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
  • Перейти на вкладку “ Данные ” => раздел “ Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “ Проверка данных “:

  • Во всплывающем окне “ Проверка вводимых значений ” на вкладке “ Параметры ” в типе данных выбрать “ Список “:

Проверка вводимых значений в Excel

  • В поле “ Источник ” ввести значение “Да; Нет”.
  • Нажимаем “ ОК

Да - Нет

После этого система создаст раскрывающийся список в выбранной ячейке. Все элементы, перечисленные в поле “ Источник “, разделенные точкой с запятой будут отражены в разных строчках выпадающего меню.

Если вы хотите одновременно создать выпадающий список в нескольких ячейках – выделите нужные ячейки и следуйте инструкциям выше.

Как создать раскрывающийся список в Эксель с помощью функции СМЕЩ

Наряду со способами описанными выше, вы также можете использовать формулу СМЕЩ для создания выпадающих списков.

Например, у нас есть список с перечнем фруктов:

Как сделать выпадающий список в Excel

Для того чтобы сделать выпадающий список с помощью формулы СМЕЩ необходимо сделать следующее:

  • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
  • Перейти на вкладку “ Данные ” => раздел “ Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “ Проверка данных “:

  • Во всплывающем окне “ Проверка вводимых значений ” на вкладке “ Параметры ” в типе данных выбрать “ Список “:

Проверка вводимых значений в Excel

  • В поле “ Источник ” ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;5)
  • Нажать “ ОК

Система создаст выпадающий список с перечнем фруктов.

Как эта формула работает?

На примере выше мы использовали формулу =СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;[высота];[ширина]).

Эта функция содержит в себе пять аргументов. В аргументе “ссылка” (в примере $A$2) указывается с какой ячейки начинать смещение. В аргументах “смещ_по_строкам” и “смещ_по_столбцам” (в примере указано значение “0”) – на какое количество строк/столбцов нужно смещаться для отображения данных. В аргументе “[высота]” указано значение “5”, которое обозначает высоту диапазона ячеек. Аргумент “[ширина]” мы не указываем, так как в нашем примере диапазон состоит из одной колонки.

Используя эту формулу, система возвращает вам в качестве данных для выпадающего списка диапазон ячеек, начинающийся с ячейки $A$2, состоящий из 5 ячеек.

Как сделать выпадающий список в Excel с подстановкой данных (с использованием функции СМЕЩ)

Если вы используете для создания списка формулу СМЕЩ на примере выше, то вы создаете список данных, зафиксированный в определенном диапазоне ячеек. Если вы захотите добавить какое-либо значение в качестве элемента списка, вам придется корректировать формулу вручную. Ниже вы узнаете, как делать динамический выпадающий список, в который будут автоматически загружаться новые данные для отображения.

Для создания списка потребуется:

  • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
  • Перейти на вкладку “ Данные ” => раздел “ Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “ Проверка данных “;
  • Во всплывающем окне “ Проверка вводимых значений ” на вкладке “ Параметры ” в типе данных выбрать “ Список “;
  • В поле “ Источник ” ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;СЧЕТЕСЛИ($A$2:$A$100;”<>”))
  • Нажать “ ОК

В этой формуле, в аргументе “[высота]” мы указываем в качестве аргумента, обозначающего высоту списка с данными – формулу СЧЕТЕСЛИ , которая рассчитывает в заданном диапазоне A2:A100 количество не пустых ячеек.

Примечание: для корректной работы формулы, важно, чтобы в списке данных для отображения в выпадающем меню не было пустых строк.

Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных

Для того чтобы в созданный вами выпадающий список автоматически подгружались новые данные, нужно проделать следующие действия:

  • Создаем список данных для отображения в выпадающем списке. В нашем случае это список цветов. Выделяем перечень левой кнопкой мыши:

выпадающий список с автоматиеской подстановкой в эксель

  • На панели инструментов нажимаем пункт “ Форматировать как таблицу “:

  • Из раскрывающегося меню выбираем стиль оформления таблицы:

Выпадающий список в Excel

  • Нажав клавишу “ ОК ” во всплывающем окне, подтверждаем выбранный диапазон ячеек:

Автоматическая подстановка данных в Excel

  • Затем, выделим диапазон данных таблицы для выпадающего списка и присвоим ему имя в левом поле над столбцом “А”:

Присвоить имя таблицы в Excel

Таблица с данными готова, теперь можем создавать выпадающий список. Для этого необходимо:

  • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать список;
  • Перейти на вкладку “ Данные ” => раздел “ Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “ Проверка данных “:

  • Во всплывающем окне “ Проверка вводимых значений ” на вкладке “ Параметры ” в типе данных выбрать “ Список “:

Проверка вводимых значений в Excel

  • В поле источник указываем =”название вашей таблицы” . В нашем случае мы ее назвали “ Список “:

Поле источник автоматическая подстановка данных в выпадающий список Эксель

  • Готово! Выпадающий список создан, в нем отображаются все данные из указанной таблицы:

Выпадающий список в Excel

  • Для того чтобы добавить новое значение в выпадающий список – просто добавьте в следующую после таблицы с данными ячейку информацию:

Автоматическая подстановка данных в Excel

  • Таблица автоматически расширит свой диапазон данных. Выпадающий список соответственно пополнится новым значением из таблицы:

Автоматическая подстановка данных в выпадающий список эксель

Как скопировать выпадающий список в Excel

В Excel есть возможность копировать созданные выпадающие списки. Например, в ячейке А1 у нас есть выпадающий список, который мы хотим скопировать в диапазон ячеек А2:А6 .

Выпадающий список в Excel

Для того чтобы скопировать выпадающий список с текущим форматированием:

  • нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, которую вы хотите скопировать;
  • нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C ;
  • выделите ячейки в диапазоне А2:А6 , в которые вы хотите вставить выпадающий список;
  • нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+V .

Так, вы скопируете выпадающий список, сохранив исходный формат списка (цвет, шрифт и.т.д). Если вы хотите скопировать/вставить выпадающий список без сохранения формата, то:

  • нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, который вы хотите скопировать;
  • нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C ;
  • выберите ячейку, в которую вы хотите вставить выпадающий список;
  • нажмите правую кнопку мыши => вызовите выпадающее меню и нажмите “ Специальная вставка “;

выпадающий список в excel

  • В появившемся окне в разделе “ Вставить ” выберите пункт “ условия на значения “:

Выпадающий список в Excel

  • Нажмите “ ОК

После этого, Эксель скопирует только данные выпадающего списка, не сохраняя форматирование исходной ячейки.

Как выделить все ячейки, содержащие выпадающий список в Экселе

Иногда, сложно понять, какое количество ячеек в файле Excel содержат выпадающие списки. Есть простой способ отобразить их. Для этого:

  • Нажмите на вкладку “ Главная ” на Панели инструментов;
  • Нажмите “ Найти и выделить ” и выберите пункт “ Выделить группу ячеек “:

Как найти ячейки с выпадающим списком в Excel

  • В диалоговом окне выберите пункт “ Проверка данных “. В этом поле есть возможность выбрать пункты “ Всех ” и “ Этих же “. “ Всех ” позволит выделить все выпадающие списки на листе. Пункт “ этих же ” покажет выпадающие списки схожие по содержанию данных в выпадающем меню. В нашем случае мы выбираем “ всех “:

Выпадающий список в Excel. Как найти все списки

  • Нажмите “ ОК

Нажав “ ОК “, Excel выделит на листе все ячейки с выпадающим списком. Так вы сможете привести за раз все списки к общему формату, выделить границы и.т.д.

Как сделать зависимые выпадающие списки в Excel

Иногда нам требуется создать несколько выпадающих списков, причем, таким образом, чтобы, выбирая значения из первого списка, Excel определял какие данные отобразить во втором выпадающем списке.

Предположим, что у нас есть списки городов двух стран Россия и США:

Функция Indirect (ДВССЫЛ) в Excel

Для создания зависимого выпадающего списка нам потребуется:

  • Создать два именованных диапазона для ячеек “ A2:A5 ” с именем “Россия” и для ячеек “ B2:B5 ” с названием “США”. Для этого нам нужно выделить весь диапазон данных для выпадающих списков:

зависимый выпадающий список в Excel

  • Перейти на вкладку “ Формулы ” => кликнуть в разделе “ Определенные имена ” на пункт “ Создать из выделенного “:

  • Во всплывающем окне “ Создание имен из выделенного диапазона ” поставьте галочку в пункт “ в строке выше “. Сделав это, Excel создаст два именованных диапазона “Россия” и “США” со списками городов:

зависимый-выпадающий-список-в-excel

  • Нажмите “ ОК
  • В ячейке “ D2 ” создайте выпадающий список для выбора стран “Россия” или “США”. Так, мы создадим первый выпадающий список, в котором пользователь сможет выбрать одну из двух стран.

функция INDIRECT (ДВССЫЛ) в Excel

Теперь, для создания зависимого выпадающего списка:

  • Выделите ячейку E2 (или любую другую ячейку, в которой вы хотите сделать зависимый выпадающий список);
  • Кликните по вкладке “ Данные ” => “ Проверка данных ”;
  • Во всплывающем окне “ Проверка вводимых значений ” на вкладке “ Параметры ” в типе данных выберите “ Список “:

Проверка вводимых значений в Excel

  • В разделе “Источник” укажите ссылку: =INDIRECT(D2) или =ДВССЫЛ(D2);

Как создать зависимый выпадающий список в Excel

  • Нажмите “ ОК

выпадающий-список-в-excel-6

Теперь, если вы выберите в первом выпадающем списке страну “Россия”, то во втором выпадающем списке появятся только те города, которые относятся к этой стране. Также и в случае, когда выбираете “США” из первого выпадающего списка.

Еще больше полезных приемов в работе со списками данных и функциями в Excel вы узнаете в практическом курсе “От новичка до мастера Excel“. Успей зарегистрироваться по ссылке!

Ссылка на основную публикацию