Как составить аналитическую таблицу в excel

Создание сводной таблицы для анализа данных листа

В этом курсе:

  • Создание сводной таблицы для анализа данных листа
    Статья
  • Упорядочение полей сводной таблицы с помощью списка полей
    Статья
  • Группировка и отмена группировки данных в сводной таблице
    Статья
  • Фильтрация данных в сводной таблице
    Статья
  • Создание сводной диаграммы
    Статья

Создание сводной таблицы для анализа данных листа

Сводная таблица — это эффективный инструмент для вычисления, сведения и анализа данных, который упрощает поиск сравнений, закономерностей и тенденций.

Работа с помощью стеблей немного отличается в зависимости от того, какую платформу вы используете для Excel.

Создание в Excel для Windows

Выделите ячейки, на основе которых вы хотите создать сводную таблицу.

Примечание: Ваши данные не должны содержать пустых строк или столбцов. Они должны иметь только однострочный заголовок.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Сводная таблица.

Сводная таблица

В разделе Выберите данные для анализа установите переключатель Выбрать таблицу или диапазон.

Сводная таблица

В поле Таблица или диапазон проверьте диапазон ячеек.

В разделе Укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы установите переключатель На новый лист, чтобы поместить сводную таблицу на новый лист. Можно также выбрать вариант На существующий лист, а затем указать место для отображения сводной таблицы.

Нажмите кнопку ОК.

Настройка сводной таблицы

Чтобы добавить поле в сводную таблицу, установите флажок рядом с именем поля в области Поля сводной таблицы.

Примечание: Выбранные поля будут добавлены в области по умолчанию: нечисловые поля — в область строк, иерархии значений дат и времени — в область столбцов, а числовые поля — в область значений.

Сводная таблица

Чтобы переместить поле из одной области в другую, перетащите его в целевую область.

Данные должны быть представлены в виде таблицы, в которой нет пустых строк или столбцов. Рекомендуется использовать таблицу Excel, как в примере выше.

Таблицы — это отличный источник данных для сводных таблиц, так как строки, добавляемые в таблицу, автоматически включаются в сводную таблицу при обновлении данных, а все новые столбцы добавляются в список Поля сводной таблицы. В противном случае вам потребуется либо изменить исходные данные для pivotTable,либо использовать формулу динамического именоваемого диапазона.

Все данные в столбце должны иметь один и тот же тип. Например, не следует вводить даты и текст в одном столбце.

Сводные таблицы применяются к моментальному снимку данных, который называется кэшем, а фактические данные не изменяются.

Если у вас недостаточно опыта работы со сводными таблицами или вы не знаете, с чего начать, лучше воспользоваться рекомендуемой сводной таблицей. При этом Excel определяет подходящий макет, сопоставляя данные с наиболее подходящими областями в сводной таблице. Это позволяет получить отправную точку для дальнейших экспериментов. После создания рекомендуемой сводной таблицы вы можете изучить различные ориентации и изменить порядок полей для получения нужных результатов.

Вы также можете скачать интерактивный учебник Создание первой сводной таблицы.

1. Щелкните ячейку в диапазоне исходных данных или таблицы.

2. Перейдите в > рекомендуемой стебли.

Выберите "Рекомендуемые сводные таблицы" для автоматического создания сводной таблицы" />

3. Excel анализируются данные и представлены несколько вариантов, например в этом примере с использованием данных о расходах семьи.

Диалоговое окно

4. Выберите наиболее подбираемую для вас сетовую и нажмите кнопку ОК. Excel создаст сводную таблицу на новом листе и выведет список Поля сводной таблицы.

1. Щелкните ячейку в диапазоне исходных данных или таблицы.

2. Перейдите в > Вставить.

Если вы используете Excel для Mac 2011 или более ранней версии, кнопка "Сводная таблица" находится на вкладке Данные в группе Анализ.

3. Excel отобразит диалоговое окно Создание таблицы с выбранным диапазоном или именем таблицы. В этом случае мы используем таблицу "таблица_СемейныеРасходы".

4. В разделе Выберите, куда следует поместить отчет таблицы выберите новый или существующий. При выборе варианта На существующий лист вам потребуется указать ячейку для вставки сводной таблицы.

5. Нажмите кнопкуОК, Excel создадит пустую и отобразит список полей.

Список полей сводной таблицы

В области Имя поля в верхней части окна выберите любое поле, которое вы хотите добавить в свою pivottable. По умолчанию не числовые поля добавляются в область строк, поля даты и времени — в область Столбец, а числовые — в область значений. Вы также можете вручную перетащить любой доступный элемент в любое поле или, если элемент в ней больше не нужен, просто перетащите его из списка полей или снимите. Возможность переустановить элементы полей — одна из функций, которые упрощают быстрое изменение внешнего вида.

Список полей сводной таблицы

Пример списка полей сводной таблицы

Соответствующие поля в сводной таблице

Пример сводной таблицы, к котором показано, как поля связаны со списком полей.

По умолчанию поля pivotttable, которые находятся в области значений, отображаются как СУММ. Если Excel данные интерпретируются как текст, они отображаются как счёт. Именно поэтому так важно не смешивать типы данных для полей значений. Вы можете изменить вычисление по умолчанию, щелкнув стрелку справа от имени поля, а затем выбрав Параметры полей.

Затем измените функцию в разделе Суммировать по. Обратите внимание на то, что при изменении метода вычисления Excel автоматически добавляет его название в раздел Пользовательское имя (например, "Сумма по полю имя_поля"), но вы можете изменить это имя. Чтобы изменить числовой формат для всего поля, нажмите кнопку Число. .

Совет: Так как при изменении способа вычисления в разделе Суммировать по обновляется имя поля сводной таблицы, не рекомендуется переименовывать поля сводной таблицы до завершения ее настройки. Вместо того чтобы вручную изменять имена, можно выбрать пункт Найти ( в меню "Изменить"), в поле Найти ввести Сумма по полю, а поле Заменить оставить пустым.

Значения также можно выводить в процентах от значения поля. В приведенном ниже примере мы изменили сумму расходов на % от общей суммы.

Пример сводной таблицы со значениями в процентах от общей суммы

Вы можете настроить такие параметры в диалоговом окне Параметры поля на вкладке Дополнительные вычисления.

Отображение значения как результата вычисления и как процента

Просто перетащите элемент в раздел Значения дважды, щелкните значение правой кнопкой мыши и выберите команду Параметры поля, а затем настройте параметры Суммировать по и Дополнительные вычисления для каждой из копий.

При добавлении новых данных в источник необходимо обновить все основанные на нем сводные таблицы. Чтобы обновить одну сводную таблицу, можно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ее диапазона и выбрать команду Обновить. При наличии нескольких сводных таблиц сначала выберите любую ячейку в любой сводной таблице, а затем на ленте откройте вкладку Анализ сводной таблицы, щелкните стрелку под кнопкой Обновить и выберите команду Обновить все.

Если вы создали и решили, что вам больше не нужна, вы можете просто выбрать весь диапазон, а затем нажать кнопку Удалить. Это никак не повлияет на другие данные, сбитые таблицы и диаграммы. Если сводная таблица находится на отдельном листе, где больше нет нужных данных, вы можете просто удалить этот лист. Так проще всего избавиться от сводной таблицы.

Примечание: Мы постоянно работаем над улучшением работы с Excel для Интернета. Новые изменения внося постепенно, поэтому если действия, которые вы в этой статье, возможно, не полностью соответствуют вашему опыту. Все обновления в конечном итоге будут обновлены.

Выберите таблицу или диапазон данных на листе, а затем выберите Вставить >, чтобы открыть область Вставка таблицы.

Вы можете вручную создать собственную pivottable или выбрать созданную вам рекомендуемую. Выполните одно из указанных ниже действий.

Примечание: Рекомендуемые стеблицы доступны только Microsoft 365 подписчикам.

На карточке Создание собственной таблицы выберите Новый лист или Существующий лист, чтобы выбрать место назначения для этой таблицы.

В рекомендуемой pivottable выберите Новый лист или Существующий лист, чтобы выбрать место назначения для этой таблицы.

Excel для аналитика. 4 техники анализа данных в Excel

Excel – одна из лучших программ для аналитика данных. А почти каждому человеку на том или ином этапе жизни приходилось иметь дело с цифрами и текстовыми данными и обрабатывать их в условиях жестких дедлайнов. Если вам и сейчас нужно это делать, то мы опишем техники, которые помогут существенно улучшить вам жизнь. А чтобы было более наглядно, покажем, как их воплощать, с помощью анимаций.

Анализ данных через сводные таблицы Excel

Сводные таблицы – один из самых простых способов автоматизировать обработку информации. Он позволяет свести в кучу огромный массив данных, которые абсолютно не структурированы. Если его использовать, можно почти навсегда забыть о том, что такое фильтр и ручная сортировка. А чтобы их создать, достаточно нажать буквально пару кнопок и внести несколько несложных параметров в зависимости от того, какой способ представления результатов нужен конкретно вам в определенной ситуации.

Существует множество способов автоматизации анализа данных в Excel. Это как встроенные инструменты, так и дополнения, которые можно скачать на просторах интернета. Также есть дополнение «Пакет анализа», которое было разработано компанией Майкрософт. Она имеет все необходимые возможности, чтобы вы могли получать все необходимые результаты в одном файле Excel.

Пакет анализа данных, разработанный Майкрософт, можно использовать исключительно на едином листе в одну единицу времени. Если он будет обрабатывать информацию, расположенную на нескольких, то итоговая информация будет отображаться исключительно на одном. В других же будут показываться диапазоны без какой-либо значений, в которых есть исключительно форматы. Чтобы осуществить проанализировать информацию на нескольких листах, нужно использовать этот инструмент по отдельности. Это очень большой модуль, который поддерживает огромное количество возможностей, в частности, позволяет выполнять следующие типы обработки:

  1. Дисперсионный анализ.
  2. Корреляционный анализ.
  3. Ковариация.
  4. Вычисление скользящего среднего. Очень популярный метод в статистике и в трейдинге.
  5. Получать случайные числа.
  6. Выполнять операции с выборкой.

Эта надстройка не активирована по умолчанию, но входит в стандартный пакет. Чтобы ею воспользоваться, необходимо ее включить. Для этого сделайте следующие шаги:

  1. Перейдите в меню «Файл», и там найдите кнопку «Параметры». После этого перейдите в «Надстройки». Если же вы установили 2007 версию Эксель, то нужно нажать на кнопку «Параметры Excel», которая находится в меню Office.
  2. Далее появляется всплывающее меню, озаглавленное словом «Управление». Там находим пункт «Надстройки Excel», нажимаем на него, а потом – на кнопку «Перейти». Если же вы используете компьютер Apple, то достаточно открыть вкладку «Средства» в меню, а потом в раскрывающемся перечне найти пункт «Надстройки для Excel».
  3. В том диалоге, который появился после этого, нужно поставить галочку возле пункта «Пакет анализа», после чего подтвердить свои действия, нажав кнопку «ОК».

В некоторых ситуациях может оказаться так, что этого дополнения найти не удалось. В этом случае его не будет в перечне аддонов. Для этого надо нажать на кнопку «Обзор». Может также появиться информация о том, что пакет полностью отсутствует на этом компьютере. В этом случае необходимо его установить. Для этого нужно нажать на кнопку «Да».

Перед тем, как включить пакет анализа, необходимо сначала активировать VBA. Для этого его нужно загрузить таким же способом, как и саму надстройку.

Как работать со сводными таблицами

Первоначальная информация может быть какой-угодно. Это могут быть сведения о продажах, доставке, отгрузках продукции и так далее. Независимо от этого, последовательность шагов будет всегда одинаковой:

  1. Откройте файл, в котором содержится таблица.
  2. Выделите диапазон ячеек, которые мы будем анализировать с помощью сводной таблицы.
  3. Откройте вкладку «Вставка, и там надо найти группу «Таблицы», где есть кнопка «Сводная таблица». Если же используется компьютер под операционной системой Mac OS, то нужно открыть вкладку «Данные», и эта кнопка будет находиться во вкладке «Анализ».
  4. После этого откроется диалог с заголовком «Создание сводной таблицы».
  5. Затем выставите такое отображение данных, которое соответствует выделенному диапазону.

Мы открыли таблицу, информация в которой никоим образом не структурирована. Чтобы это сделать, можно воспользоваться настройками полей сводной таблицы в правой стороне экрана. Например, отправим в поле «Значения» «Сумму заказов», а информацию про продавцов и дату продажи – в строки таблицы. Исходя из данных, которые содержатся в этой таблице, автоматически определились суммы. Если есть необходимость, можно открыть информацию по каждому году, кварталу или месяцу. Это позволит получить детальную информацию, которая надо в конкретный момент.

От того, сколько колонок есть, будет отличаться и набор имеющихся параметров. Например, общее число столбцов – 5. И нам надо просто разместить и выбрать их верным образом, а показать сумму. В таком случае выполняем действия, показанные на этой анимации.

Можно сводную таблицу конкретизировать, указав, например, страну. Для этого мы включаем пункт «Страна».

Можно также посмотреть информацию про продавцов. Для этого мы заменяем колонку «Страна» на «Продавец». Результат получится следующий.

Анализ данных с помощью 3D-карт

Данный метод визуального представления с географической привязкой дает возможность искать закономерности, привязанные к регионам, а также анализировать информацию этого типа.

Преимущество этого способа в том, что нет необходимости отдельно прописывать координаты. Необходимо просто правильно написать географическое положение в таблице.

Как работать с 3D-картами в Excel

Последовательность действий, которую вам необходимо выполнить, чтобы работать с 3Д-картами, следующая:

  1. Откройте файл, в котором есть интересующий диапазон данных. Например, таблица, где есть колонка «Страна» или «Город».
  2. Информацию, которая будет показываться на карте, нужно сначала отформатировать, как таблицу. Для этого надо найти соответствующий пункт на вкладке «Главная».
  3. Выделите те ячейки, которые будут анализироваться.
  4. После этого переходим на вкладку «Вставка», и там находим кнопку «3Д-карта».

Затем показывается наша карта, где города в таблице представлены в виде точек. Но нам не особо нужно просто наличие информации о населенных пунктах на карте. Нам гораздо важнее видеть ту информацию, которая привязана к ним. Например, те суммы, которые можно показать, как высоту столбика. После того, как мы выполним действия, указанные на этой анимации, при наведении курсора на соответствующий столбик будут отображаться привязанные к нему данные.

Также можно воспользоваться круговой диаграммой, которая является намного более информативной в некоторых случаях. От того, какая общая сумма по величине, зависит размер круга.

Лист прогноза в Excel

Нередко бизнес-процессы зависят от сезонных особенностей. И такие факторы надо обязательно принимать в учет на этапе планирования. Для этого существует специальный инструмент Excel, который понравится вам своей высокой точностью. Он значительно более функциональный, чем все описанные выше методы, какими бы отличными они ни были. Точно так же, очень широкой является сфера его использования – коммерческие, финансовые, маркетинговые и даже государственные структуры.

Важно: чтобы рассчитать прогноз, необходимо получить информацию за предыдущее время. От того, насколько долгосрочные данные, зависит качество прогнозирования. Рекомендуется иметь данные, которые разбиты по одинаковым интервалам (например, поквартально или помесячно).

Как работать с листом прогноза

Чтобы работать с листом прогноза, необходимо выполнять следующие действия:

  1. Откройте файл, в котором содержится большой объем информации по тем показателям, которые нам надо проанализировать. Например, в течение прошлого года (хотя чем больше, тем лучше).
  2. Выделите две строки с информацией.
  3. Перейдите в меню «Данные», и там кликните по кнопке «Лист прогноза».
  4. После этого откроется диалог, в котором можно выбрать тип визуального представления прогноза: график или гистограмма. Выберите тот, который подходит под вашу ситуацию.
  5. Установите дату, когда прогноз должен закончиться.

В приводимом нами ниже примере даются сведения за три года – 2011-2013. При этом рекомендуется указывать временные промежутки, а не конкретные числа. То есть, лучше писать март 2013, а не конкретное число типа 7 марта 2013 года. Чтобы исходя из этих данных получить прогноз на 2014 год необходимо получить данных, расположенные в рядах с датой и показателями, которые были на этот момент. Выделяем эти строки.

Затем переходим на вкладку «Данные» и ищем группу «Прогноз». После этого переходим в меню «Лист прогноза». После этого появится окно, в котором снова выбираем способ представления прогноза, а затем устанавливаем дату, к которой прогноз должен быть закончен. После этого нажимаем на «Создать», после чего получаем три варианта прогноза (показываются оранжевой линией).

Быстрый анализ в Excel

Предыдущий способ действительно хорош, потому что позволяет составлять реальные прогнозы, основываясь на статистических показателях. Но этот метод позволяет фактически проводить полноценную бизнес-аналитику. Очень классно, что эта возможность создана максимально эргономичной, поскольку для достижения желаемого результата необходимо совершить буквально несколько действий. Никаких ручных подсчетов, записи каких-либо формул. Достаточно просто выбрать диапазон, который будет анализироваться и задать конечную цель.

Есть возможность прямо в ячейке создавать самые разные диаграммы и микрографики.

Как работать

Итак, чтобы работать, нам надо надо открыть файл, в котором содержится тот набор данных, который надо анализировать и выделить соответствующий диапазон. После того, как мы его выделим, у нас автоматически появится кнопка, дающая возможность составить итоги или же выполнить набор других действий. Называется она быстрым анализом. Также мы можем определить суммы, которые автоматически будут проставлены внизу. Более наглядно посмотреть, как это работает, можете на этой анимации.

Функция быстрого анализа позволяет также по-разному форматировать получившиеся данные. А определить, какие значения больше или меньше, можно непосредственно в ячейках гистограммы, которая появляется после того, как мы настроим этот инструмент.

Также пользователь может поставить самые разные маркеры, которые обозначают большие и меньшие значения относительно тех, которые есть в выборке. Так, зеленым цветом будут показываться самые большие значения, а красным – наиболее маленькие.

Очень хочется верить, что эти приемы позволят вам значительно повысить эффективность вашей работы с электронными таблицами и максимально быстро добиться всего, что вы желаете. Как видим, эта программа для работы с электронными таблицами дает очень широкие возможности даже в стандартном функционале. А что уже говорить про дополнения, которых очень много на просторах интернета. Важно только обратить внимание, что все аддоны должны быть тщательно проверены на вирусы, потому что модули, написанные другими людьми, могут содержать вредоносный код. Если же надстройки разработаны компанией Майкрософт, то ее можно использовать смело.

Пакет анализа от Майкрософт – очень функциональная надстройка, которая делает пользователя настоящим профессионалом. Она позволяет выполнить почти любую обработку количественных данных, но она довольно сложная для начинающего пользователя. На официальном сайте справки Майкрософт есть детальная инструкция по тому, как использовать разные виды анализа с помощью этого пакета.

Ссылка на основную публикацию