Как сделать мгновенное заполнение в excel

Мгновенное заполнение

В Excel есть довольно много полезных текстовых функций, которые здорово помогают при обработке данных. Например, выделить первое слово, последнее, в середине ячейки, что-то склеить и т.д.

В примере ниже из столбца с названием и номером отдела нужно взять только название отдела. То есть выделить первое слово. В целом этом несложно сделать с помощью комбинации функций ЛЕВСИМВ и ПОИСК. С помощью ПОИСК определяется количество знаков до первого пробела, а с помощью ЛЕВСИМВ берется найденное количество знаков с левой стороны.

Но даже этот простой пример у многих может вызвать затруднение. Есть еще один способ – воспользоваться командой мгновенное заполнение (на вкладке Данные), которая появилась в Excel 2013. С ее помощью данные можно преобразовать не по формуле, а по указанному образцу.

Выглядит примерно так.

То есть вы задаете набор исходных данных и в соседнем столбце указываете образец, во что они должны превратиться. Excel улавливает суть и продлевает преобразование по указанному шаблону до конца диапазона исходных данных.

Огромный плюс заключается в том, что Excel берет на себя не только автоматизацию, но и интеллект, т.к. конкретного алгоритма нет. Есть только образец.

Но есть и пару минусов. Во-первых, если данные не очень однородны или образец не однозначно указывает способ преобразования, то Excel может ошибиться. В этом случае нужно указать еще один или несколько образцов. Второй минус – нет привязки к исходным данным, т.к. нет формулы. Т.е. после изменения данных, результат не меняется, как иногда хотелось бы.

В любом случае функция мгновенного заполнения – значительно расширяет возможности по быстрой обработке данных. Пользуйтесь на здоровье.

Использование функции мгновенного заполнения в Excel

Функция мгновенного заполнения автоматически подставляет данные, когда обнаруживает закономерность. Например, с помощью мгновенного заполнения можно разделять имена и фамилии из одного столбца или объединять их из двух разных столбцов.

Примечание: Функция мгновенного заполнения доступна только в Excel 2013 и более поздних версий.

Предположим, что столбец A содержит имена, столбец B — фамилии, а вы хотите заполнить столбец C сочетаниями имен и фамилий. Если ввести полное имя в столбец C, функция мгновенного заполнения заполнит остальные ячейки соответствующим образом.

Введите полное имя в ячейке C2 и нажмите клавишу ВВОД.

Начните вводить следующее полное имя в ячейке C3. Excel определит закономерность и отобразит предварительное изображение остальной части столбца, заполненной объединенным текстом.

Для подтверждения предварительного просмотра нажмите клавишу ВВОД.

Объединение данных с помощью функции мгновенного заполнения

Если вариант заполнения не выводится, вероятно, эта функция не включена. Вы можете выбрать Данные > Мгновенное заполнение, чтобы применить заполнение вручную или нажать клавиши CTRL+E. Чтобы включить мгновенное заполнение, выберите Сервис > Параметры > Дополнительно > Параметры правки и установите флажок Автоматически выполнять мгновенное заполнение.

Предположим, что столбец A содержит имена, столбец B — фамилии, а вы хотите заполнить столбец C сочетаниями имен и фамилий. Если ввести полное имя в столбец C, функция мгновенного заполнения заполнит остальные ячейки соответствующим образом.

Введите полное имя в ячейке C2 и нажмите клавишу ВВОД.

Выберите Данные > Мгновенное заполнение или нажмите клавиши CTRL+E.

Excel определит закономерность в ячейке C2 и заполнит ячейки ниже.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Ссылка на основную публикацию