Как сделать иерархический список в excel

Создание иерархии

Если вы хотите проиллюстрировать иерархические отношения по вертикали или по горизонтали, вы можете создать графический элемент SmartArt, в котором используется макет иерархии, например иерархия с подписями. Иерархическая структура, представляющая собой последовательность упорядоченных групп людей или элементов в системе. С помощью графического элемента SmartArt в Excel, Outlook, PowerPoint или Word вы можете создать иерархию и включить ее на лист, сообщение электронной почты, презентацию или документ.

Важно: Если вы хотите создать организационную диаграмму, создайте графический элемент SmartArt, используя макет организационной диаграммы.

Примечание: Снимки экрана, описанные в этой статье, были сделаны в Office 2007. Если у вас есть другая версия, представление может слегка отличаться, но если не указано иное, функция не будет иметь такой же вид.

На вкладке Вставка в группе Иллюстрации нажмите кнопку SmartArt.

В коллекции Выбор графического элемента SmartArt выберите элемент Иерархия, а затем дважды щелкните Макет иерархии (например, Горизонтальная иерархия).

Для ввода текста выполните одно из следующих действий.

В области текста щелкните элемент [Текст] и введите содержимое.

Скопируйте текст из другого места или программы, в области текста щелкните элемент [Текст], а затем вставьте скопированное содержимое.

Примечание: Если область текста не отображается, щелкните элемент управления.

Щелкните поле в графическом элементе SmartArt и введите свой текст.

Примечание: (ПРИМЕЧАНИЕ.) Для достижения наилучших результатов используйте этот вариант после добавления всех необходимых полей.

Щелкните графический элемент SmartArt, в который нужно добавить поле.

Щелкните существующее поле, ближайшее к месту вставки нового поля.

В разделе Работа с рисунками SmartArt на вкладке Конструктор в группе Создать рисунок щелкните стрелку под командой Добавить фигуру.

Если вкладка Работа с рисунками SmartArt или Конструктор не отображается, выделите графический элемент SmartArt.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Чтобы вставить поле на том же уровне, что и выбранное поле, но после него, выберите команду Добавить фигуру после.

Чтобы вставить поле на том же уровне, что и выбранное поле, но перед ним, выберите команду Добавить фигуру перед.

Чтобы вставить поле на один уровень выше выбранного поля, выберите команду Добавить фигуру над.
Новая ячейка принимает место в выбранном поле, а выбранное поле и все поля прямо под ним помещаются на один уровень вниз.

Чтобы вставить поле на один уровень ниже выбранного поля, выберите команду Добавить фигуру под.

Новое поле будет добавлено после другого поля на том же уровне.

Чтобы удалить поле, щелкните его границу и нажмите клавишу DELETE.

Если вам нужно добавить поле в иерархию, экспериментируйте с добавлением поля до, после, сверху или ниже выделенного поля, чтобы получить нужное место для нового поля.

Несмотря на то, что вы не можете автоматически соединить два поля верхнего уровня с линией в макетах иерархии, например в горизонтальной иерархии, вы можете имитировать этот вид, добавив поле к графическому элементу SmartArt, а затем нарисовав линию , чтобы соединить поля.

Чтобы добавить поле из области текста, выполните указанные ниже действия.

Поместите курсор в начало текста, куда вы хотите добавить фигуру.

Введите нужный текст в новой фигуре и нажмите клавишу ВВОД. Чтобы добавить отступ для фигуры, нажмите клавишу TAB, а чтобы сместить ее влево — клавиши SHIFT+TAB.

Перемещение поля в иерархии

Чтобы переместить рамку, щелкните ее, а затем перетащите поле в новое место.

Чтобы фигура перемещалась с очень маленьким шагом, удерживайте нажатой клавишу CTRL и нажимайте клавиши со стрелками.

Переход на другой макет иерархии

Щелкните правой кнопкой мыши иерархию, которую вы хотите изменить, и выберите команду изменить макет.

Нажмите кнопку Иерархия, а затем выполните одно из указанных ниже действий.

Для отображения иерархических отношений сверху вниз и группировки по иерархии щелкните элемент Иерархия с подписями.

Для отображения групп данных сверху вниз и иерархий в каждой группе щелкните элемент Иерархия таблиц.

Чтобы показать, как иерархические отношения продвигается между группами, нажмите кнопку список иерархий.

Чтобы отобразить иерархические отношения горизонтально, щелкните Горизонтальная иерархия.

Чтобы отобразить иерархические отношения горизонтально и иерархически, щелкните Горизонтальная иерархия с подписями.

Примечание: Чтобы изменить макет SmartArt, можно также выбрать нужный параметр в разделе Работа с рисунками SmartArt на вкладке Конструктор в группе Макеты. При выборе варианта макета можно предварительно просмотреть, как будет выглядеть графический элемент SmartArt.

Чтобы быстро добавить внешний вид и оформление в графический элемент SmartArt, вы можете изменить цвета или применить к иерархии стиль SmartArt . Вы также можете добавить эффекты, такие как свечение, сглаживание или объемные эффекты.

К полям в графических элементах SmartArt можно применять цветовые вариации из Цвета темы.

Щелкните графический элемент SmartArt, цвет которого нужно изменить.

В разделе Работа с рисунками SmartArt на вкладке Конструктор в группе Стили SmartArt нажмите кнопку Изменить цвета.

Если вкладки Работа с рисунками SmartArt или Конструктор не отображаются, проверьте, выбран ли графический элемент SmartArt.

Выберите нужную комбинацию цветов.

Совет: (ПРИМЕЧАНИЕ.) При наведении указателя мыши на эскиз можно просмотреть, как изменяются цвета в графическом элементе SmartArt.

В графическом элементе SmartArt щелкните правой кнопкой мыши строку или рамку, которую вы хотите изменить, и выберите команду Формат фигуры.

Чтобы изменить цвет границы поля, нажмите кнопку Цвет линии, нажмите кнопку Цвет и выберите нужный цвет.

Чтобы изменить тип границы фигуры, щелкните Тип линии и задайте нужные параметры.

Щелкните правой кнопкой мыши границу фигуры и выберите команду Формат фигуры.

Щелкните область Заливка и выберите вариант Сплошная заливка.

Нажмите кнопку Цвет и выберите нужный цвет.

Чтобы указать степень прозрачности фонового цвета, переместите ползунок Прозрачность или введите число в поле рядом с ним. Значение прозрачности можно изменять от 0 (полная непрозрачность, значение по умолчанию) до 100 % (полная прозрачность).

Стиль SmartArt — это сочетание различных эффектов, например стилей линий, рамок или трехмерных эффектов, которые можно применить к полям графического элемента SmartArt для придания им профессионального, неповторимого вида.

Щелкните графический элемент SmartArt, стиль SmartArt которого нужно изменить.

В разделе Работа с рисунками SmartArt на вкладке Конструктор в группе Стили SmartArt выберите стиль.

Чтобы отобразить другие стили SmartArt, нажмите кнопку Дополнительно .

Если вкладка Работа с рисунками SmartArt или Конструктор не отображается, выделите графический элемент SmartArt.

(ПРИМЕЧАНИЕ.) При наведении указателя мыши на эскиз становится видно, как изменяется стиль SmartArt в рисунке SmartArt.

Вы также можете настроить графический элемент SmartArt, перемещая поля, изменяя размер полей, добавляя заливку и эффекти добавляя рисунки.

Если вы используете PowerPoint, вы можете анимировать иерархию, чтобы выделить каждое поле, каждую ветвь или каждый уровень иерархии.

Щелкните графический элемент SmartArt, который вы хотите анимировать.

На вкладке анимация в группе анимация нажмите кнопку анимация, а затем выберите один из переключателей по ветке.

Примечание: При копировании иерархии, к которой применена анимация, на другой слайд также копируется анимация.

Группировка данных в Excel – придаем таблицам стройности

Здравствуйте, друзья. Думаю, каждому, кто работал в Эксель, попадались таблицы со структурой данных. Группировка в Эксель, чаще всего, применяется, когда есть организация со структурой, и мы оцениваем некоторые показатели согласно этой структуры. Например, продажи по Компании в целом, по региональным представительствам, по менеджерам. Посмотрите на картинке, как это может быть без группировки:

Таблица без структуры

На рисунке детальный пример отчета о продажах по структурным подразделениям подневно. А что если нужно предоставить руководителям отчет в разрезе только лишь департаментов и помесячно, без детализации? Чтобы было вот так:

Минимизированная таблица

Согласитесь, такой вид таблицы более нагляден и показателен для анализа работы Компании в целом. Но как получить такую таблицу достаточно быстро, не скрывая и не удаляя ячейки? Очень просто, задайте структуру документа.

Таблица со структурой

На рисунке выше я привел уже структурированный документ, с маркерами группы. В таблице сгруппированы менеджеры по регионам и регионы в компании, а так же, дни недели в месяцы. Чтобы скрыть какую-то отдельную группу, кликните на значке «минус» в итоговой строке этой группы». Чтобы раскрыть – на значке «плюс». Чтобы отобразить какой-то определенный уровень – нажмите на его номер в верхнем левом углу листа.

Обратите внимание, данные сгруппированы в несколько уровней. Каждый последующий вложен в предыдущий. Всего Эксель позволяет создать до восьми уровней в строках и восьми – в столбцах.

Как сгруппировать данные в Excel

Есть два способа создать структуру листа: автоматический и ручной.

Автоматическое создание структуры в Excel

Программа может попытаться создать структуру автоматически. Для этого нажмите на ленте: Структура – Группировать – Создать структуру .

Если у Вас правильно и логично записаны формулы суммирования, структура будет создана правильно. У меня эта функция часто срабатывает правильно, поэтому сначала я пробую именно автоматическое создание. Структура из примера отлично создалась автоматически.

Ручное создание структуры

Создание структуры вручную позволяет держать весь процесс под контролем и гарантированно получить правильный результат. Чтобы структурировать лист вручную, выполните такие действия:

  1. Оформите и наполните таблицу, создайте итоговые строки и столбцы
  2. Кликните на маленькой пиктограмме со стрелкой в нижнем правом углу ленточной группы Данные – Структура . В открывшемся окне настройте расположение строк и столбцов итогов

Настройка группировки

  1. Выделите строки или столбцы, которые нужно группировать (не выделяйте итоговые). Делайте это с каждой группой по очереди, начиная с самых «глубоких». В моем примере это фамилии менеджеров.

  1. Нажмите на ленте Структура – Группировать (ли нажмите Alt+Shift+стрелка вправо ). Будет создана группировка

Создана первая группа

  1. Повторяйте п.3-4 до полного структурирования данных. Повторюсь, начинайте с подчиненных групп, потом переходите на уровень выше. Т.е. в таблице из примера мы поочередно сгруппируем менеджеров в филиалы, потом филиалы в компанию.

Когда Вы вставляете новые строки и столбцы в структурированную таблицу – будьте осторожны. Если, например, добавляется новый менеджер в группу, вставляйте строку где-то между сгруппированными строками, не первым элементом группы и не последним. В противном случае, новая строка не впишется в структуру.

При копировании диапазона ячеек, скрытые строки и столбцы не копируются. Но когда они скрыты группировкой – все равно копируются. Чтобы выделить только данные, отображенные на экране, выделите нужный диапазон и нажмите F5 . В открывшемся окне выберите Выделить – Только видимые ячейки . Теперь ячейки, скрытые группировкой, не будут скопированы.

Если Вам больше не нужна структура – удалите ее. Для этого выполните на ленте Данные – Структура – Разгруппировать – Удалить структуру .

Группированные данные, структурированное рабочее пространство – не только добавляют практичности Вашим таблицам, это правило хорошего тона, когда одну и ту же таблицу можно легко посмотреть как в развернутом виде, так и в детальном.

Вот и все, тренируйтесь и применяйте на практике структурирование данных в Экселе. Приглашаю Вас комментировать изложенный материал, задавайте Ваши вопросы и делитесь опытом!

Следующая статья будет посвящена подключению внешних данных и их консолидации. Это неотъемлемая часть работы большинства пользователей Excel. Присоединяйтесь к чтению!

Добавить комментарий Отменить ответ

12 комментариев

Кир :

Добрый день!
Как в книге создать 2 группировки друг за другом, чтобы когда они свернуты не отображались страницы.
Например, в таблице 15 строк. 3 всегда отображаются. Затем 4 строки в группировке и следующие 4 строки в группировке. Надо чтобы,когда обе группировки собраны из них ничего не отображалось.

Александр Томм :

Здравствуйте, Кир.
Для каждой группировки нужно определять итоговый столбец, который располагается либо над группируемым участком, либо под ним. Поскольку у Вас две группы строк примыкают друг к другу, нужно для верхнего участка установить итоги над данными, для нижнего — под данными. Как это делается — описано вначале пункта «Ручное создание структуры».

Дмитрий :

Добрый день!
Как сделать чтобы группировки были разного цвета( например 1 группа где знак (+) красного. 2 группа где знак (+) зеленого итд)

Александр Томм :

Дмитрий, здравствуйте. Если Вы хотите, чтобы именно строка итогов отличалась по цвету — лучше всего воспользоваться Условным форматированием

Елена :

Здравствуйте! Почему при создании структуры с первого столбца в документе не отображается плюсик? Только точки над структурируемыми столбцами и цифры уровня структуры… Что делать, если структура нужна именно с 1го столбца? Excel 2016. Спасибо.

Александр Томм :

Здравствуйте, Елена. Не отображается плюсик, потому что он проставляется над столбцом промежуточных итогов. Например, в столбцах у Вас данные по месяцам, и они сворачиваются в итоговые цифры года. Плюсик будет над столбцом соответствующего года.
Итоговый столбец может быть слева или справа от группируемого массива. У Вас в настройках выставлено «слева», однако столбца слева не существует, Вы группируете начиная с первого. Потому, плюсика и нет. Вы можете пойти двумя путями:
1. Скрывать и раскрывать группировку кнопками уровней в верхнем левом углу окна
2. Выбрать расположение столбца итогов справа от группируемого массива. Тогда плюсик будет отображаться в следующем столбце после группируемых. Как это сделать — я рассказал в пункте «Ручное создание структуры»

Sergey :

Спасибо.
Научился группировать столбцы за 15 секунд.

Ссылка на основную публикацию