Как создать телефонный справочник в excel

Справочник в EXCEL

history 19 апреля 2013 г.
    Группы статей

  • Выпадающий список
  • Имена
  • Приложения
  • Проверка данных
  • Таблицы в формате EXCEL 2007
  • Условное форматирование

Справочник состоит из двух таблиц: справочной таблицы, в строках которой содержатся подробные записи о некоторых объектах (сотрудниках, товарах, банковских реквизитах и пр.) и таблицы, в которую заносятся данные связанные с этими объектами. Указав в ячейке лишь ключевое слово, например, фамилию сотрудника или код товара, можно вывести в смежных ячейках дополнительную информацию из справочной таблицы. Другими словами, структура Справочник снижает количество ручного ввода и уменьшает количество опечаток.

Создадим Справочник на примере заполнения накладной.

В накладной будем выбирать наименование товара, а цена, единица измерения и НДС, будут подставляться в нужные ячейки автоматически из справочной таблицы Товары , содержащей перечень товаров с указанием, соответственно, цены, единицы измерения, НДС.

Таблица Товары

Эту таблицу создадим на листе Товары с помощью меню Вставка/ Таблицы/ Таблица , т.е. в формате EXCEL 2007 (см. файл примера ). По умолчанию новой таблице EXCEL присвоит стандартное имя Таблица1 . Измените его на имя Товары , например, через Диспетчер имен ( Формулы/ Определенные имена/ Диспетчер имен )

К таблице Товары , как к справочной таблице, предъявляется одно жесткое требование: наличие поля с неповторяющимися значениями. Это поле называется ключевым . В нашем случае, ключевым будет поле, содержащее наименования Товара. Именно по этому полю будут выбираться остальные значения из справочной таблицы для подстановки в накладную.

Для гарантированного обеспечения уникальности наименований товаров используем Проверку данных ( Данные/ Работа с данными/ Проверка данных ):

  • выделим диапазон А2:А9 на листе Товары ;
  • вызовем Проверку данных ;
  • в поле Тип данных выберем Другой и введем формулу, проверяющую вводимое значение на уникальность:

При создании новых записей о товарах (например, в ячейке А10 ), EXCEL автоматически скопирует правило Проверки данных из ячейки А9 – в этом проявляется одно преимуществ таблиц, созданных в формате Excel 2007 , по сравнению с обычными диапазонами ячеек. Проверка данных срабатывает, если после ввода значения в ячейку нажата клавиша ENTER . Если значение скопировано из Буфера обмена или скопировано через Маркер заполнения , то Проверка данных не срабатывает, а лишь помечает ячейку маленьким зеленым треугольником в левом верхнем углу ячейке.

Через меню Данные/ Работа с данными/ Проверка данных/ Обвести неверные данные можно получить информацию о наличии данных, которые были введены с нарушением требований Проверки данных .

Для контроля уникальности также можно использовать Условное форматирование (см. статью Выделение повторяющихся значений ).

Теперь, создадим Именованный диапазон Список_Товаров, содержащий все наименования товаров :

  • выделите диапазон А2:А9 ;
  • вызовите меню Формулы/ Определенные имена/ Присвоить имя
  • в поле Имя введите Список_Товаров ;
  • убедитесь, что в поле Диапазон введена формула =Товары[Наименование]
  • нажмите ОК.

Таблица Накладная

К таблице Накладная , также, предъявляется одно жесткое требование: все значения в столбце (поле) Товар должны содержаться в ключевом поле таблицы Товары . Другими словами, в накладную можно вводить только те товары, которые имеются в справочной таблице Товаров , иначе, смысл создания Справочника пропадает. Для формирования Выпадающего (раскрывающегося) списка для ввода названий товаров используем Проверку данных :

  • выделите диапазон C4:C14 ;
  • вызовите Проверку данных ;
  • в поле Тип данных выберите Список;
  • в качестве формулы введите ссылку на ранее созданный Именованный диапазон Список_товаров , т.е. =Список_Товаров .

Теперь товары в накладной можно будет вводить только из таблицы Товары .

Теперь заполним формулами столбцы накладной Ед.изм., Цена и НДС . Для этого используем функцию ВПР() :

или аналогичную ей формулу

Преимущество этой формулы перед функцией ВПР() состоит в том, что ключевой столбец Наименование в таблице Товары не обязан быть самым левым в таблице, как в случае использования ВПР() .

В столбцах Цена и НДС введите соответственно формулы: =ЕСЛИОШИБКА(ВПР(C4;Товары;3;ЛОЖЬ);"") =ЕСЛИОШИБКА(ВПР(C4;Товары;4;ЛОЖЬ);"")

Теперь в накладной при выборе наименования товара автоматически будут подставляться его единица измерения, цена и НДС.

Шаблон Excel "Список контактов"

Бесплатный настраиваемый Шаблон «Список контактов» поможет составить организованный список. Подходит для клубов, организаций, семей или личных потребностей. Шаблон позволяет легко сортировать и фильтровать по любому заголовку, и он уж подготовлен для печати.

Этот шаблон можно легко настроить, превратив его в список адресов электронной почты, список фактических адресов или простой список телефонов. Просто выберите один из предустановленных заголовков или создайте собственный. Не стесняйтесь добавлять столько столбцов, сколько вы хотите или удалить несколько для упрощения.

Описание шаблона "Список контактов"

Шаблон «Список контактов» легко настраивается и простой в использовании. Теперь вы можете организованно хранить все ваши контакты.

Вы можете добавить столько столбцов, сколько вы хотите, использовать этот список для отслеживания дней рождения, юбилеев, и даже списка тех, кого необходимо поздравить новогодней открыткой.

Использование списка контактов

  • Добавить дополнительные столбцы для списка адресов с помощью копирования столбца и изменения его названия;
  • Добавить категорию или группу столбцов, для лучшей организации ваших контактов. Это позволит вам легко фильтровать список, по тем категориям, которые Вы определили;
  • Использовать этот шаблон для функции слияния Microsoft Word для печати писем и конвертов. Подходит для этикеток, свадебных приглашений и тд.
  • Сохранить файл список контактов, как файл CSV, чтобы затем провести импорт контактов в другие программы, такие как Outlook, и Gmail Контакты.
Ссылка на основную публикацию