Как в форму access вставить лист excel
Перейти к содержимому

Как в форму access вставить лист excel

Вставка рабочего листа Excel в форму или отчет

С помощью таких элементов управления, как Свободная рамка объекта и Присоединенная рамки объекта, в формах и отчетах Access можно отображать не только различные графические объекты, но и листы Microsoft Excel.

Так же как и рисунок, лист Microsoft Excel можно внедрить в форму или отчет или связать его с ними. При этом вставленный лист автоматически сохраняется в файле базы данных и всегда является доступным. Если обновить такой объект в форме или отчете, он будет изменен только в базе данных. Если лист Microsoft Excel связан, его можно просматривать и вносить изменения в форме или отчете. При этом изменения cохраняются в исходном файле объекта, а не в файле базы данных. Файл объекта можно обновлять независимо от базы данных. Последние изменения будут выведены на экран при следующем открытии формы или отчета. Связывание объектов удобно при работе с очень большими файлами, которые нежелательно включать в файл базы данных, а также с файлами, используемыми в нескольких формах и отчетах. Если связанный файл объекта перемешен, необходимо повторно установить с ним связь.

Рассмотрим возможность вставки листа Microsoft Excel в форму и отчет Microsoft Access с помощью свободной рамки объекта. Чтобы вставить новый лист Microsoft Excel в форму Microsoft Access, необходимо:

  1. Открыть форму или отчет в режиме Конструктора.
  2. Добавить в нее элемент управления Свободная рамка объекта (Unbound Object Frame). При этом в окне Microsoft Access выбрать переключатель Создать новый (Create New), а в списке Тип объекта (Object Type) выбрать Лист Microsoft Excel (Microsoft Excel Worksheet) (рис. 15.10). Если файл XLS уже создан, выберите переключатель Создать из файла (Create From File) и введите путь и имя нужного файла.

Рис. 15.10. Окно Microsoft Access при вставке нового листа Microsoft Excel в форму Microsoft Access с помощью свободной рамки объекта

  1. Когда в форме появится элемент управления, в котором отображается пустая таблица Excel, введите в нее данные (это можно сделать прямо в режиме Конструктора) (рис. 15.11). Если вы вставляли готовый файл, то сразу будет отображена таблица Excel (рис. 15.12).

Рис. 15.11. Ввод данных на лист Microsoft Excel в режиме Конструктора форм Microsoft Access

Рис. 15.12. Использование свободной рамки объекта для вставки существующего листа Microsoft Excel в форму Microsoft Access

  1. Чтобы сделать доступным изменение данных на листе в режиме Формы, установите значение свойства Доступ (Enabled) для вставленного элемента управления равным Да (Yes), а свойство Блокировка (Locked) — Нет (No).

Увидеть данные, расположенные на листе Microsoft Excel, можно, открыв форму в режиме Формы. Чтобы иметь возможность изменять или добавлять данные на лист, нужно дважды щелкнуть кнопкой мыши на листе Microsoft Excel в форме (рис. 15.13).

Рис. 15.13. Ввод данных на лист Microsoft Excel в режиме Формы

При работе с отчетами Microsoft Access следует выполнять аналогичную пошаговую процедуру. Увидеть данные, расположенные на листе Microsoft Excel, можно, открыв отчет в режиме просмотра.

Microsoft Access" width="524" height="496" />

Рис. 15.14. Использование присоединенной рамки объекта для вставки листа Microsoft Excel в форму Microsoft Access

Рассмотрим теперь возможность вставки листов Microsoft Excel с помощью присоединенной рамки объекта. В этом случае листы Excel будут храниться в записях таблицы Access (более разумным представляется хранить не сами таблицы, а ссылки на них, т. е. не внедрять листы Excel, а связывать их с таблицей Access). Сначала в таблице должно быть создано поле типа Объект OLE (OLE Object), которое будет содержать листы Excel. Затем в форме, отображающей записи этой таблицы, должен быть создан элемент Присоединенная рамка объекта (Bound Object Frame), связанный с этим полем. Вставка листа Microsoft Excel в поле таблицы или формы может быть выполнена с помощью команды меню Вставка, Объект (Insert, Object), как это уже описывалось ранее. На рис. 15.14 и 15.15 представлены примеры вставки листа Microsoft Excel в форму и отчет Access.

Рис. 15.15. Использование присоединенной рамки объекта для вставки листов Microsoft Excel в отчет Microsoft Access

Импорт из Excel в Access

Перенос таблиц Excel в СУБД Access осуществляется при помощи интерфейса последней в несколько простых шагов:

1. Откройте либо создайте новую базу данных.

2. На вкладке «Внешние данные» в группе «Импорт и связи» нажмите на иконку «Excel»

импорт из Excel

3. Перед Вами появиться окно, где необходимо выбрать сам файл источника и способ его импортирования:

  • Перенос данных из источника в новую таблицу базы данных;
  • Если в базе уже имеются таблицы, то можно добавить импортируемые данные к уже существующим;
  • Импорт с сохранением связи с источником. Этот способ позволяем моментально обновлять таблицы в БД при их изменении в файле источника, но не наоборот.

Выбор файла исходных данных

Для примера используем первый вариант.

4. Далее следует указать диапазон, в котором находится требуемая информация. Это может быть лист либо именованный диапазон. Начиная с данного этапа, если Вас все устраивает, процесс можно закончить, подтвердив нажатием на кнопку «Готово».

Диапазон импортируемых данных

5. Следующие 2 шага определяют заголовки будущей таблицы:

  • Указывается содержание в исходном файле заголовков.
    Наличие заголовков таблицы
  • Обозначаются имена заголовка, тип данных и индекс для каждого поля. Также любой столбец можно пропустить, установив галочку на элементе формы «не импортировать (пропустить) поле».
    Настройка полей

6. На завершающих шагах Вам будет предложено определить уникальный идентификатор (ключ) для каждой записи и дать таблице имя. Рекомендуем всегда создавать ключ, если таблица не содержит полей, которые его могли бы заменить (паспортные данные, регистрационный номер и т.п.).

Импорт таблицы из Excel в Access завершен.
Если планируется частый перенос одних и тех же таблиц, то система предлагаем возможность сохранить весь процесс для повтора.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *