Как связать данные в word и excel

Связать данные из разных файлов.

Как связать данные Excel и/или Word для автоматического обновления?

Ежедневно мы работаем не в одном, а во многих файлах Excel и Word. Довольно часто необходимо связать данные в разных файлах таким образом, чтобы при изменении данных в одном месте все связанные данные изменялись автоматически. Если автоматические связи не настроены, то приходится несколько раз выполнять одну и ту же операцию по изменению данных в файлах.

Когда нужна автоматическая связь данных?

Например, при формировании заказа поставщику нужно связать данные из своего расчетного файла со стандартной формой заказа поставщика. Если такие связи не установлены, то возникает ряд проблем: вероятность возникновения ошибки при переносе данных, утомительные ручные операции копирования и вставки данных, необходимость проверки правильности переноса ссылок, если они существуют и так далее.

Другой пример, требующий связать данные. При изменении реквизитов клиента необходимо изменить данные во всех связанных договорах. При этом данные клиента могут находиться как в файле Excel, так и в файле Word. Договоры же обычно делают в Word.

Кроме изменения реквизитов клиента, например, строительным компаниям часто приходится вести расчеты для клиента в Excel. Это может быть: расчет общей стоимости строительства, расчет стоимости фундамента, стоимость транспортных услуг, стоимость внутренних работ и т.д. Методика расчета стоимости каждого этапа отличается от других. Поэтому расчеты ведутся или в разных листах Excel, или даже в разных книгах Excel. А в договор на оказание услуг необходимо вносить данные о стоимости каждого этапа работ.

Некоторые (но не все) задачи по связи данных в Excel решает функция ВПР. Но ВПР пригодна для работы со сплошными прямоугольными массивами данных. Сбор же данных из многих неунифицированных файлов Excel — очень трудоемкая и кропотливая работа. Тем более, если эти данные затем необходимо перенести во множество документов Word. И если не настроена автоматическая связь данных в разных файлах, то работа по переносу данных требует большого напряжения, пристального внимания и долгого вглядывания в монитор.

Решать такие задачи по связи данных в разных файлах эффективно с помощью макросов VBA, написанных под конкретную задачу.

Схематично описанный ниже проект был реализован для московской строительной компании, осуществляющей строительство индивидуальных домов на участках за пределами МКАД.

Обмен данными между Excel и Word

Узнайте, как обмениваться данными Excel с документами Word и другими файлами.

Вставить

Чаще всего вам нужно будет просто вставлять статические данные Excel в документ Word. Для этого:

    Выделите данные в Excel.

Перемещаем данные из Excel в Word

  • Кликните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Копировать (Copy) или нажмите Ctrl+C.
  • Откройте документ Word.
  • На вкладке Главная (Home) нажмите команду Вставка (Paste) >Специальная вставка (Paste Special).
  • Перемещаем данные из Excel в Word

  • Выберите переключатель Вставить (Paste), а затем в списке Как (As) щелкните по строке Формат HTML (HTML Format).
  • Нажмите ОК.
  • Перемещаем данные из Excel в Word

    Примечание: Вместо выполнения шагов 4-6, просто нажмите Ctrl+V.

      Кликните по значку в левом верхнем углу таблицы и добавьте границы.

    Перемещаем данные из Excel в Word

    Примечание: Чтобы удалить таблицу, щелкните правой кнопкой мыши по значку в верхнем левом углу таблицы, а затем нажмите кнопку Удалить таблицу (Delete Table).

    Связать

    Вы можете связать исходные данные Excel с данными, вставленными в Word. Если изменить данные в Excel, данные в Word будут обновляться автоматически.

    1. Повторите шаги с 1 по 4, приведенные ранее.
    2. Щелкните по переключателю Связать (Paste link). Затем выберите строку Формат HTML (HTML Format).
    3. Нажмите ОК.

    Перемещаем данные из Excel в Word
    Кликните по значку в левом верхнем углу таблицы и добавьте границы.

    Перемещаем данные из Excel в Word
    Измените данные в Excel.

    Перемещаем данные из Excel в Word

    Перемещаем данные из Excel в Word

    Примечание: В документе Word на вкладке Файл (File) выберите Сведения (Info). Затем в нижнем правом углу нажмите кнопку Изменить связи с файлами (Edit Links to files), чтобы открыть диалоговое окно Связи (Links). Здесь вы можете разорвать связь, изменить расположение файла Excel и т.д.

    Ссылка на основную публикацию