Как делать умные таблицы в excel

Умная таблица в Excel

Узнаем все особенности умных таблиц в Excel, чем же они так хороши и какие преимущества они дают при работе с данными.

Приветствую всех, дорогие читатели блога TutorExcel.Ru!

Практически уверен, что большинство из вас в принципе слышали о таком понятии как умные таблицы в Excel, но уверен, что не все знакомы с полным набором преимуществ, которое дает применение таких таблиц.

Чтобы восполнить этот пробел и хочется подробно рассмотреть все возможности умных таблиц. И вообще понять почему эти таблицы так называются, чем же они все-таки умные и как ее сделать?

Как сделать умную таблицу в Excel?

Давайте рассмотрим стандартную таблицу (не умную) и на ее основе поймем какие преимущества мы получим при создании умной таблицы:

Имеем на вид вполне стандартную таблицу и первым шагом для превращения таблицы в умную будет ее преобразование.

Для этого встаем в любую ячейку нашей таблицы и в панели вкладок идем в Главная -> Стили -> Форматировать как таблицу и выбираем подходящий стиль оформления (или можно просто воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl + T):

Перед нами появляется диалоговое окно, где нужно задать диапазон для таблицы (при этом обратите внимание, что Excel автоматически определяет размеры таблицы если начальная ячейка находится внутри исходной таблицы). Параметр Таблица с заголовками означает, что заголовки нашей таблицы (в данном случае это данные из строки 1) будут использованы как заголовки для умной таблицы. Нажимаем ОК и получаем умную таблицу:

Какие преимущества появляются при выборе умной таблицы:

• В заголовках таблицы автоматически добавляет фильтр;
• Таблица получает имя, которое можно использовать для ссылки на таблицу;
• Таблица изменяет размер при добавлении новых строк или столбцов;
• При добавлении нового столбца формула копируется на весь столбец;
• При добавлении новой строки копируются все формулы;
• При прокрутке таблицы заголовки встают вместо названия столбцов (т.е. аналог закрепления верхней строчки);
• Отдельные элементы таблицы также получают имена.

Свойств достаточно много, теперь давайте о каждом немного поподробнее.

Добавление фильтра

Очень часто в таблицах требуется выбрать определенный перечень данных, для это как раз хорошо подходит использование фильтра, в умной таблице в заголовки фильтр добавляется автоматически:

При этом изначально фильтра в таблице не было — он автоматически появился в строке с заголовками после создания умной таблицы.

Имя умной таблицы

Использование имени таблицы очень удобно, к примеру, при создании сводных таблиц в качестве источника данных нужно указать диапазон и как раз для этого отлично подходит имя таблицы (по умолчанию название имеет вид типа Таблица1, в данном же случае указал название Продажи так как в таблице именно данные по продажам):

Тем не менее есть определенные ограничения при создании имени таблицы, о которых нужно помнить:

• Начинается с буквы или символа подчеркивания («_»);
• Не содержит пробел или другие недопустимые знаки;
• Не совпадает с уже существующими именами в книге.

Автоматическое изменение размера

Если мы захотим добавить новую строку или столбец, то таблица автоматически расширится на новый диапазон. Например, добавим в нашу таблицу новый столбец с суммой продажи:

Как мы видим новый столбец также визуально добавился к таблице.

Внизу таблицы есть маркер (в виде уголка) в ее правом нижнем углу, который показывает границы таблицы. Его можно вручную перемещать тем самым изменяя размер таблицы, но на практике это достаточно редко используется, так как Excel сам автоматически подстраивается под размеры:

Копирование формул для всего столбца

После добавления столбца в таблицу нужно прописать формулу для вычисления значения. В данном случае сумма продажи получается как произведение цены на количество продаж.

Обычно после ввода формулы в ячейку нужно еще дополнительно протянуть ее на весь диапазон, в случае умной таблицы этого делать не нужно — она все сделает сама:

Добавление формул для новой строки

Аналогичная история происходит и при добавлении новой строчки в таблицу. Если в строках таблицы есть какие-либо формулы, то при добавлении строки они в нее будут скопированы:

Закрепление заголовков при прокрутке

Если таблица большая, то вполне естественно желание посмотреть какую-либо из ее частей и для этого мы привычно прокручиваем лист до нужного места. В этом случае обычно шапка таблицы теряется из вида, если она предварительно не была зафиксирована с помощью закрепления областей.

Для умных таблиц все делается автоматически, при прокрутке заголовки таблицы встают вместо названия столбцов:

Однако обратите внимание, что это свойство работает только если мы находимся внутри умной таблицы. Если переместить активную ячейку за пределы таблицы, то заголовки пропадут и названия столбцов вернутся на свое место:

Отдельные элементы таблицы

Помимо имени самой умной таблицы имя получают также и ее отдельные элементы. Когда мы прописывали формулы в предыдущих примерах как раз видели, что ссылки на ячейки таблицы выглядят не совсем обычно, а вместо них записи вида [@Заголовок]:

В общем и целом это ссылки для упрощения работы с таблицей:

• Название_таблицы[#Все] — ссылка на всю таблицу;
• Название_таблицы[#Данные] — ссылка на данные (вся таблица без заголовков);
• Название_таблицы[#Заголовки] — ссылка на заголовки;
• Название_таблицы[@] — ссылка на текущую строку из таблицы;
• Название_таблицы[@Название_заголовка] — ссылка на ячейку из текущей строки в столбце Название_заголовка;
• и т.д.

В принципе можно не запоминать как именно пишутся ссылки — Excel автоматически изменит вид записи ссылки или предложит варианты ссылок, когда будете ссылаться на элементы таблицы.

С основными свойствами умных таблиц мы познакомились, теперь немного поговорим о внешнем виде таблицы и дополнительных настройках.

Дополнительные настройки

При работе с таблицей в панели вкладок активируется дополнительная вкладка Конструктор с несколькими блоками команд внутри:

Давайте поподробнее остановимся на каждом из блоков, что в них есть интересного и как они могут нам пригодиться:

• Свойства;
  Можно задать Имя таблицы и ее размер.
• Инструменты;
  Позволяет построить сводную таблицу на основе умной, добавить срезы в таблицу (аналог фильтров) и сделать из умной таблицы обычную.
• Данные из внешней таблицы;
  Настройка параметров для подключения к внешним данным.
• Параметры стилей таблиц;
  Возможность добавления строки итогов для таблицы и выделение определенных частей таблицы (первый столбец, последний столбец, чередование строк и т.д.).
  Обычно применяется для оформления внешнего вида таблицы и улучшения читаемости данных из нее.
• Стили таблиц.
  Настройка внешнего вида таблицы с точки зрения цветового оформления.

Как преобразовать умную таблицу в обычную?

Бывают ситуации когда умная таблица перестает быть нужна, поэтому чтобы отменить умную таблицу и сделать из нее обычную, то нужно во вкладке Конструктор и блоке Инструменты выбрать команду Преобразовать в диапазон, которая вернет таблице первоначальный вид.

Недостатки умных таблиц

Несмотря на все преимущества при использовании умных таблиц у них также есть и недостатки.

Из значимых отмечу невозможность совместного использования файла, запрет на объединение ячеек и невозможность использовать формулы массива.

Но в целом тот большой набор преимуществ существенно перевешивает небольшое количество недостатков, поэтому смело пользуйтесь данным инструментом, он может облегчить вам работу с определенными задачами.

Спасибо за внимание!
Если у вас есть какие-либо вопросы или мысли по умным таблицам — спрашивайте и пишите в комментариях.

Использование «умных» таблиц в Microsoft Excel

Практически каждый пользователь Excel встречался с ситуацией, когда при добавлении новой строки или столбца в табличный массив, приходится пересчитывать формулы и форматировать данный элемент под общий стиль. Указанных проблем не было бы, если вместо обычного варианта применять, так называемую, «умную» таблицу. Это позволит автоматически «подтянуть» к ней все элементы, которые пользователь располагает у её границ. После этого Эксель начинает воспринимать их, как часть табличного диапазона. Это далеко не полный перечень того, чем полезна «умная» таблица. Давайте узнаем, как её создать, и какие возможности она предоставляет.

Применение «умной» таблицы

«Умная» таблица представляет собой специальный вид форматирования, после применения которого к указанному диапазону данных, массив ячеек приобретает определенные свойства. Прежде всего, после этого программа начинает рассматривать его не как диапазон ячеек, а как цельный элемент. Данная возможность появилась в программе, начиная с версии Excel 2007. Если сделать запись в любой из ячеек строки или столбца, которые находятся непосредственно у границ, то эта строчка или столбец автоматически включаются в данный табличный диапазон.

Применение этой технологии позволяет не пересчитывать формулы после добавления строк, если данные из неё подтягиваются в другой диапазон определенной функцией, например ВПР. Кроме того, среди преимуществ следует выделить закрепление шапки вверху листа, а также наличие кнопок фильтрации в заголовках.

Но, к сожалению, у этой технологии имеются и некоторые ограничения. Например, нежелательно применение объединения ячеек. Особенно это касается шапки. Для неё объединение элементов вообще недопустимо. Кроме того, даже если вы не желаете, чтобы какое-то значение, находящееся у границ табличного массива, было в него включено (например, примечание), оно все равно будет расцениваться Excel, как его неотъемлемая часть. Поэтому все лишние надписи нужно размещать хотя бы через один пустой диапазон от табличного массива. Также в нём не будут работать формулы массивов и книгу невозможно будет применять для совместного использования. Все наименования столбцов должны быть уникальными, то есть, не повторяться.

Создание «умной» таблицы

Но прежде, чем перейти к описанию возможностей «умной» таблицы, давайте узнаем, как её создать.

Выделяем диапазон ячеек или любой элемент массива, для которого хотим применить табличное форматирование. Дело в том, что даже, если выделить один элемент массива, то программа во время процедуры форматирования захватит все сопредельные элементы. Поэтому и нет большой разницы в том, выделите вы весь целевой диапазон или только его часть.

После этого перемещаемся во вкладку «Главная», если вы в данный момент находитесь в другой вкладке Excel. Далее кликаем по кнопке «Форматировать как таблицу», которая размещена на ленте в блоке инструментов «Стили». После этого открывается список с выбором различных стилей оформления табличного массива. Но выбранный стиль на функциональность никак влиять не будет, поэтому щелкаем по тому варианту, который визуально больше вам нравится.

Существует также ещё один вариант форматирования. Точно также выделяем полностью или часть диапазона, который собираемся преобразовать в табличный массив. Далее перемещаемся во вкладку «Вставка» и на ленте в блоке инструментов «Таблицы» щелкаем по большому значку «Таблица». Только в этом случае выбор стиля не предоставляется, и он будет установлен по умолчанию.

Но самый быстрый вариант — это после выделения ячейки или массива использовать нажатие горячих клавиш Ctrl+T.
При любом из указанных выше вариантов действий открывается небольшое окошко. В нем располагается адрес диапазона, который будет подвергнут преобразованию. В подавляющем большинстве случаев программа определяет диапазон правильно, независимо от того выделили вы его весь или только одну ячейку. Но все-таки на всякий случай требуется проверить адрес массива в поле и, если он не соответствует тем координатам, которые вам нужны, то изменить его.

Кроме того, обратите внимание на то, чтобы стояла галочка около параметра «Таблица с заголовками», так как в большинстве случаев заголовки у исходного набора данных уже имеются. После того, как вы удостоверились, что все параметры правильно введены, жмите на кнопку «OK».

Наименование

После того, как «умная» таблица сформирована, ей автоматически будет присвоено имя. По умолчанию это наименование типа «Таблица1», «Таблица2» и т.д.

Чтобы посмотреть, какое имя имеет наш табличный массив, выделяем любой его элемент и перемещаемся во вкладку «Конструктор» блока вкладок «Работа с таблицами». На ленте в группе инструментов «Свойства» будет располагаться поле «Имя таблицы». В нем как раз и заключено её наименование. В нашем случае это «Таблица3».

При желании имя можно изменить, просто перебив с клавиатуры название в указанном выше поле.

Теперь при работе с формулами для того, чтобы указать конкретной функции, что нужно обработать весь табличный диапазон, вместо обычных координат в качестве адреса достаточно будет ввести её имя. К тому же, это не только удобно, но и практично. Если применять стандартный адрес в виде координат, то при добавлении строки внизу табличного массива, даже после того, как она будет включена в его состав, функция не захватит для обработки эту строку и аргументы придется перебивать заново. Если же вы укажите, как аргумент функции, адрес в виде наименования табличного диапазона, то все строчки, в будущем добавленные к нему, автоматически будут обрабатываться функцией.

Растягивающийся диапазон

Теперь остановим внимание на том, каким образом в табличный диапазон добавляются новые строки и столбцы.

Выделяем любую ячейку в первой же строчке ниже табличного массива. Делаем в ней произвольную запись.

Затем жмем на клавишу Enter на клавиатуре. Как видим, после этого действия вся строчка, в которой находится только что добавленная запись, была автоматически включена в табличный массив.

Более того, к ней было автоматически применено то же форматирование, что и у остального табличного диапазона, а также были подтянуты все формулы, расположенные в соответствующих столбцах.

Аналогичное добавление произойдет, если мы произведем запись в столбце, который находится у границ табличного массива. Он тоже будет включен в её состав. Кроме того, ему автоматически будет присвоено наименование. По умолчанию название будет «Столбец1», следующая добавленная колонка – «Столбец2» и т. д. Но при желании их всегда можно переименовать стандартным способом.

Ещё одним полезным свойством «умной» таблицы является то, что как бы много записей в ней не было, даже если вы опуститесь в самый низ, наименования столбцов всегда будут перед глазами. В отличие от обычного закрепления шапок, в данном случае названия колонок при переходе вниз будут размещаться прямо в том месте, где располагается горизонтальная панель координат.

Автозаполнение формулами

Ранее мы видели, что при добавлении новой строчки, в её ячейку того столбца табличного массива, в котором уже имеются формулы, производится автоматическое копирование этой формулы. Но изучаемый нами режим работы с данными умеет больше. Достаточно заполнить одну ячейку пустого столбца формулой, чтобы она была автоматически скопирована во все остальные элементы данной колонки.

Выделяем первую ячейку пустого столбца. Вписываем туда любую формулу. Делаем это обычным способом: устанавливаем в ячейку знак «=», после чего щелкаем по тем ячейкам, арифметическое действие между которыми собираемся выполнить. Между адресами ячеек с клавиатуры проставляем знак математического действия («+», «-», «*», «/» и т.д.). Как видим, даже адрес ячеек отображается не так, как в обычном случае. Вместо координат, отображающихся на горизонтальной и вертикальной панели в виде цифр и латинских букв, в данном случае в виде адреса отображаются наименования колонок на том языке, на котором они внесены. Значок «@» означает, что ячейка находится в той же строке, в которой размещается формула. В итоге вместо формулы в обычном случае

мы получаем выражение для «умной» таблицы:

Теперь, чтобы вывести результат на лист, жмем на клавишу Enter. Но, как видим, значение вычисления отображается не только в первой ячейке, но и во всех остальных элементах столбца. То есть, формула была автоматически скопирована в другие ячейки, и для этого даже не пришлось применять маркер заполнения или другие стандартные средства копирования.

Данная закономерность касается не только обычных формул, но и функций.

Кроме того, нужно заметить, что, если пользователь будет вводить в целевую ячейку в виде формулы адреса элементов из других столбцов, то они будут отображаться в обычном режиме, как и для любого другого диапазона.

Строка итогов

Ещё одной приятной возможностью, которую предоставляет описываемый режим работы в Excel, является выведение итогов по столбцам в отдельной строке. Для этого не придется специально вручную добавлять строку и вбивать в неё формулы суммирования, так как инструментарий «умных» таблиц уже имеет в своем арсенале заготовки необходимых алгоритмов.

Для того, чтобы активировать суммирование, выделяем любой табличный элемент. После этого перемещаемся во вкладку «Конструктор» группы вкладок «Работа с таблицами». В блоке инструментов «Параметры стилей таблиц» устанавливаем галочку около значения «Строка итогов».

Для активации строки итогов вместо вышеописанных действий можно также применить сочетание горячих клавиш Ctrl+Shift+T.
После этого в самом низу табличного массива появится дополнительная строка, которая так и будет называться – «Итог». Как видим, сумма последнего столбца уже автоматически подсчитана с помощью встроенной функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ.

Но мы можем подсчитать суммарные значения и для других столбцов, причем использовать при этом совершенно разные виды итогов. Выделяем щелчком левой кнопки мыши любую ячейку строки «Итог». Как видим, справа от этого элемента появляется пиктограмма в виде треугольника. Щелкаем по ней. Перед нами открывается список различных вариантов подведения итогов:

Среднее;

Количество;

Максимум;

Минимум;

Сумма;

Смещенное отклонение;

Смещенная дисперсия.

Выбираем тот вариант подбития итогов, который считаем нужным.

Если мы, например, выберем вариант «Количество чисел», то в строке итогов отобразится количество ячеек в столбце, которые заполнены числами. Данное значение будет выводиться все той же функцией ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ.

Если вам недостаточно тех стандартных возможностей, которые предоставляет список инструментов подведения итогов, описанный нами выше, то жмем на пункт «Другие функции…» в его самом низу.

При этом запускается окошко Мастера функций, где пользователь может выбрать любую функцию Excel, которую посчитает для себя полезной. Результат её обработки будут вставлен в соответствующую ячейку строки «Итог».

Сортировка и фильтрация

В «умной» таблице по умолчанию при её создании автоматически подключаются полезные инструменты, которые обеспечивают выполнение сортировки и фильтрации данных.

Как видим, в шапке около наименований столбцов в каждой ячейке уже имеются пиктограммы в виде треугольников. Именно через них мы получаем доступ к функции фильтрации. Жмем на значок около наименования того столбца, над которым мы собираемся производить манипуляцию. После этого открывается список возможных действий.

Если в столбце расположены текстовые значения, то можно применить сортировку согласно алфавиту или в обратном порядке. Для этого нужно выбрать соответственно пункт «Сортировка от А до Я» или «Сортировка от Я до А».

После этого строки будут выстроены в выбранном порядке.

Если вы попытаетесь отсортировать значения в колонке, которая содержит в себе данные в формате даты, то вам будет предложено на выбор два варианта сортировки «Сортировка от старых к новым» и «Сортировка от новых к старым».

Для числового формата тоже будет предложено два варианта: «Сортировка от минимального к максимальному» и «Сортировка от максимального к минимальному».

Для того, чтобы применить фильтр, точно таким же образом вызываем меню сортировки и фильтрации, щелкнув по значку в том столбце, относительно к данным которого вы собираетесь задействовать операцию. После этого в списке снимаем галочки с тех значений, строки которых мы хотим скрыть. После выполнения вышеуказанных действий не забываем нажать на кнопку «OK» внизу всплывающего меню.

После этого останутся видны только строки, около которых в настройках фильтрации вы оставили галочки. Остальные будут спрятаны. Что характерно, значения в строке «Итог» тоже изменятся. Данные отфильтрованных строк не будут учитываться при суммировании и подведении других итогов.

Это особенно важно, учитывая то, что при применении стандартной функции суммирования (СУММ), а не оператора ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ, в подсчете участвовали бы даже скрытые значения.

Преобразование таблицы в обычный диапазон

Конечно, довольно редко, но иногда все же существует необходимость преобразовать «умную» таблицу в диапазон данных. Например, это может произойти в том случае, если нужно применить формулу массива или другую технологию, которую не поддерживает изучаемый нами режим работы Excel.

Выделяем любой элемент табличного массива. На ленте перемещаемся во вкладку «Конструктор». Щелкаем по иконке «Преобразовать в диапазон», которая расположена в блоке инструментов «Сервис».

После этого действия появится диалоговое окно, в котором будет спрашиваться, действительно ли мы хотим преобразовать табличный формат в обычный диапазон данных? Если пользователь уверен в своих действиях, то следует нажать на кнопку «Да».

После этого единый табличный массив будет преобразован в обычный диапазон, для которого будут актуальными общие свойства и правила Excel.

Как видим, «умная» таблица намного более функциональная, чем обычная. С её помощью можно ускорить и упростить решение многих задач по обработке данных. К преимуществам её использования можно отнести автоматическое расширение диапазона при добавлении строк и столбцов, автофильтр, автозаполнение ячеек формулами, строку итогов и другие полезные функции.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Помимо этой статьи, на сайте еще 11905 инструкций.
Добавьте сайт Lumpics.ru в закладки (CTRL+D) и мы точно еще пригодимся вам.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.