Как создать сводную таблицу в excel 2016 пошаговая инструкция

Создание сводной таблицы для анализа данных листа

В этом курсе:

  • Создание сводной таблицы для анализа данных листа
    Статья
  • Упорядочение полей сводной таблицы с помощью списка полей
    Статья
  • Группировка и отмена группировки данных в сводной таблице
    Статья
  • Фильтрация данных в сводной таблице
    Статья
  • Создание сводной диаграммы
    Статья

Создание сводной таблицы для анализа данных листа

Сводная таблица — это эффективный инструмент для вычисления, сведения и анализа данных, который упрощает поиск сравнений, закономерностей и тенденций.

Работа с помощью стеблей немного отличается в зависимости от того, какую платформу вы используете для Excel.

Создание в Excel для Windows

Выделите ячейки, на основе которых вы хотите создать сводную таблицу.

Примечание: Ваши данные не должны содержать пустых строк или столбцов. Они должны иметь только однострочный заголовок.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Сводная таблица.

Сводная таблица

В разделе Выберите данные для анализа установите переключатель Выбрать таблицу или диапазон.

Сводная таблица

В поле Таблица или диапазон проверьте диапазон ячеек.

В разделе Укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы установите переключатель На новый лист, чтобы поместить сводную таблицу на новый лист. Можно также выбрать вариант На существующий лист, а затем указать место для отображения сводной таблицы.

Нажмите кнопку ОК.

Настройка сводной таблицы

Чтобы добавить поле в сводную таблицу, установите флажок рядом с именем поля в области Поля сводной таблицы.

Примечание: Выбранные поля будут добавлены в области по умолчанию: нечисловые поля — в область строк, иерархии значений дат и времени — в область столбцов, а числовые поля — в область значений.

Сводная таблица

Чтобы переместить поле из одной области в другую, перетащите его в целевую область.

Данные должны быть представлены в виде таблицы, в которой нет пустых строк или столбцов. Рекомендуется использовать таблицу Excel, как в примере выше.

Таблицы — это отличный источник данных для сводных таблиц, так как строки, добавляемые в таблицу, автоматически включаются в сводную таблицу при обновлении данных, а все новые столбцы добавляются в список Поля сводной таблицы. В противном случае вам потребуется либо изменить исходные данные для pivotTable,либо использовать формулу динамического именоваемого диапазона.

Все данные в столбце должны иметь один и тот же тип. Например, не следует вводить даты и текст в одном столбце.

Сводные таблицы применяются к моментальному снимку данных, который называется кэшем, а фактические данные не изменяются.

Если у вас недостаточно опыта работы со сводными таблицами или вы не знаете, с чего начать, лучше воспользоваться рекомендуемой сводной таблицей. При этом Excel определяет подходящий макет, сопоставляя данные с наиболее подходящими областями в сводной таблице. Это позволяет получить отправную точку для дальнейших экспериментов. После создания рекомендуемой сводной таблицы вы можете изучить различные ориентации и изменить порядок полей для получения нужных результатов.

Вы также можете скачать интерактивный учебник Создание первой сводной таблицы.

1. Щелкните ячейку в диапазоне исходных данных или таблицы.

2. Перейдите в > рекомендуемой стебли.

Выберите "Рекомендуемые сводные таблицы" для автоматического создания сводной таблицы" />

3. Excel анализируются данные и представлены несколько вариантов, например в этом примере с использованием данных о расходах семьи.

Диалоговое окно

4. Выберите наиболее подбираемую для вас сетовую и нажмите кнопку ОК. Excel создаст сводную таблицу на новом листе и выведет список Поля сводной таблицы.

1. Щелкните ячейку в диапазоне исходных данных или таблицы.

2. Перейдите в > Вставить.

Если вы используете Excel для Mac 2011 или более ранней версии, кнопка "Сводная таблица" находится на вкладке Данные в группе Анализ.

3. Excel отобразит диалоговое окно Создание таблицы с выбранным диапазоном или именем таблицы. В этом случае мы используем таблицу "таблица_СемейныеРасходы".

4. В разделе Выберите, куда следует поместить отчет таблицы выберите новый или существующий. При выборе варианта На существующий лист вам потребуется указать ячейку для вставки сводной таблицы.

5. Нажмите кнопкуОК, Excel создадит пустую и отобразит список полей.

Список полей сводной таблицы

В области Имя поля в верхней части окна выберите любое поле, которое вы хотите добавить в свою pivottable. По умолчанию не числовые поля добавляются в область строк, поля даты и времени — в область Столбец, а числовые — в область значений. Вы также можете вручную перетащить любой доступный элемент в любое поле или, если элемент в ней больше не нужен, просто перетащите его из списка полей или снимите. Возможность переустановить элементы полей — одна из функций, которые упрощают быстрое изменение внешнего вида.

Список полей сводной таблицы

Пример списка полей сводной таблицы

Соответствующие поля в сводной таблице

Пример сводной таблицы, к котором показано, как поля связаны со списком полей.

По умолчанию поля pivotttable, которые находятся в области значений, отображаются как СУММ. Если Excel данные интерпретируются как текст, они отображаются как счёт. Именно поэтому так важно не смешивать типы данных для полей значений. Вы можете изменить вычисление по умолчанию, щелкнув стрелку справа от имени поля, а затем выбрав Параметры полей.

Затем измените функцию в разделе Суммировать по. Обратите внимание на то, что при изменении метода вычисления Excel автоматически добавляет его название в раздел Пользовательское имя (например, "Сумма по полю имя_поля"), но вы можете изменить это имя. Чтобы изменить числовой формат для всего поля, нажмите кнопку Число. .

Совет: Так как при изменении способа вычисления в разделе Суммировать по обновляется имя поля сводной таблицы, не рекомендуется переименовывать поля сводной таблицы до завершения ее настройки. Вместо того чтобы вручную изменять имена, можно выбрать пункт Найти ( в меню "Изменить"), в поле Найти ввести Сумма по полю, а поле Заменить оставить пустым.

Значения также можно выводить в процентах от значения поля. В приведенном ниже примере мы изменили сумму расходов на % от общей суммы.

Пример сводной таблицы со значениями в процентах от общей суммы

Вы можете настроить такие параметры в диалоговом окне Параметры поля на вкладке Дополнительные вычисления.

Отображение значения как результата вычисления и как процента

Просто перетащите элемент в раздел Значения дважды, щелкните значение правой кнопкой мыши и выберите команду Параметры поля, а затем настройте параметры Суммировать по и Дополнительные вычисления для каждой из копий.

При добавлении новых данных в источник необходимо обновить все основанные на нем сводные таблицы. Чтобы обновить одну сводную таблицу, можно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ее диапазона и выбрать команду Обновить. При наличии нескольких сводных таблиц сначала выберите любую ячейку в любой сводной таблице, а затем на ленте откройте вкладку Анализ сводной таблицы, щелкните стрелку под кнопкой Обновить и выберите команду Обновить все.

Если вы создали и решили, что вам больше не нужна, вы можете просто выбрать весь диапазон, а затем нажать кнопку Удалить. Это никак не повлияет на другие данные, сбитые таблицы и диаграммы. Если сводная таблица находится на отдельном листе, где больше нет нужных данных, вы можете просто удалить этот лист. Так проще всего избавиться от сводной таблицы.

Примечание: Мы постоянно работаем над улучшением работы с Excel для Интернета. Новые изменения внося постепенно, поэтому если действия, которые вы в этой статье, возможно, не полностью соответствуют вашему опыту. Все обновления в конечном итоге будут обновлены.

Выберите таблицу или диапазон данных на листе, а затем выберите Вставить >, чтобы открыть область Вставка таблицы.

Вы можете вручную создать собственную pivottable или выбрать созданную вам рекомендуемую. Выполните одно из указанных ниже действий.

Примечание: Рекомендуемые стеблицы доступны только Microsoft 365 подписчикам.

На карточке Создание собственной таблицы выберите Новый лист или Существующий лист, чтобы выбрать место назначения для этой таблицы.

В рекомендуемой pivottable выберите Новый лист или Существующий лист, чтобы выбрать место назначения для этой таблицы.

Создание сводных таблиц в Microsoft Excel

Создание сводных таблиц в Excel

Сводные таблицы Excel предоставляют возможность пользователям в одном месте группировать значительные объемы информации, содержащейся в громоздких таблицах, а также составлять комплексные отчеты. Их значения обновляются автоматически при изменении значения любой связанной с ними таблицы. Давайте выясним, как создать такой объект в Microsoft Excel.

Создание сводной таблицы в Excel

Поскольку в зависимости от результата, который хочет получить пользователь, сводная таблица может быть как простой, так и сложно составленной, мы рассмотрим два способа ее создания: вручную и при помощи встроенного в программу инструмента. Дополнительно расскажем, как настраиваются такие объекты.

Вариант 1: Обычная сводная таблица

Мы будем рассматривать процесс создания на примере Microsoft Excel 2010, однако алгоритм применим и для других современных версий этого приложения.

  1. За основу возьмем таблицу выплат заработной платы работникам предприятия. В ней указаны имена работников, пол, категория, дата и сумма выплаты. То есть каждому эпизоду выплаты отдельному работнику соответствует отдельная строчка. Нам предстоит сгруппировать хаотично расположенные данные в этой таблице в одну сводную таблицу, при этом сведения будут браться только за третий квартал 2016 года. Посмотрим, как это сделать на конкретном примере.
  2. Прежде всего преобразуем исходную таблицу в динамическую. Это нужно для того, чтобы при добавлении строк и других данных они автоматически подтягивались в сводную таблицу. Наводим курсор на любую ячейку, затем в расположенном на ленте блоке «Стили» кликаем по кнопке «Форматировать как таблицу» и выбираем любой понравившийся стиль таблицы.

Форматирование как таблица в Microsoft Excel

Открывается диалоговое окно, которое нам предлагает указать координаты расположения таблицы. Впрочем, по умолчанию координаты, которые предлагает программа, и так охватывают всю таблицу. Так что нам остается только согласиться и нажать на «OK». Но пользователи должны знать, что при желании они тут могут изменить эти параметры.

Указание расположения таблицы в Microsoft Excel

Таблица превращается в динамическую и автоматически растягивающуюся. Она также получает имя, которое при желании пользователь может изменить на любое удобное ему. Просмотреть или изменить имя можно на вкладке «Конструктор».

Имя таблицы в Microsoft Excel

Переход к созданию сводной таблицы в Microsoft Excel

В новом окне нам опять надо выбрать диапазон или название таблицы. Как видим, программа уже сама подтянула имя нашей таблицы, так что тут ничего больше делать не нужно. В нижней части диалогового окна можно выбрать место, где будет создаваться сводная таблица: на новом листе (по умолчанию) или на этом же. Конечно, в большинстве случаев намного удобнее держать ее на отдельном листе.

После этого на новом листе откроется форма создания сводной таблицы.

Форма для создания сводной таблицы в Microsoft Excel

В правой части окна расположен список полей, а ниже четыре области: названия строк, названия столбцов, значения, фильтр отчета. Просто перетаскиваем мышкой необходимые нам поля таблицы в соответствующие потребностям области. Тут не существует какого-либо четкого установленного правила, какие поля следует перемещать, ведь все зависит от таблицы-первоисточника и от конкретных задач, которые могут меняться.

Поля и области сводной таблицы в Microsoft Excel

Перенос полей в области в Microsoft Excel

Получилась вот такая сводная таблица. Над ней отображаются фильтры по полу и дате.

Сводная таблица в программе Microsoft Excel

Вариант 2: Мастер сводных таблиц

Создать сводную таблицу можно, применив инструмент «Мастер сводных таблиц», но для этого сразу нужно вывести его на «Панель быстрого доступа».

    Переходим в пункт меню «Файл» и кликаем на «Параметры».

Переход в параметры Microsoft Excel

Заходим в раздел «Панель быстрого доступа» и выбираем команды из команд на ленте. В списке элементов ищем «Мастер сводных таблиц и диаграмм». Выделяем его, жмем на кнопку «Добавить», а потом «OK».

Добавление мастера сводных таблиц в Microsoft Excel

В результате наших действий на «Панели быстрого доступа» появился новый значок. Кликаем по нему.

Переход в панель быстрого доступа в Microsoft Excel

После этого открывается «Мастер сводных таблиц». Есть четыре варианта источника данных, откуда будет формироваться сводная таблица, из которых указываем подходящий. Внизу следует выбрать, что мы собираемся создавать: сводную таблицу или диаграмму. Осуществляем выбор и идем «Далее».

Выбор источника сводной таблицы в Microsoft Excel

Появляется окно с диапазоном таблицы с данными, который при желании можно изменить. Нам этого делать не надо, поэтому просто переходим «Далее».

Выбор диапазона данных в Microsoft Excel

Затем «Мастер сводных таблиц» предлагает выбрать место, где будет размещаться новый объект: на этом же листе или на новом. Делаем выбор и подтверждаем его кнопкой «Готово».

Выбор места размещения сводной таблицы в Microsoft Excel

Откроется новый лист в точности с такой же формой, которая была при обычном способе создания сводной таблицы.

Форма для создания сводной таблицы в Microsoft Excel

  • Все дальнейшие действия выполняются по тому же алгоритму, который был описан выше (см. Вариант 1).
  • Настройка сводной таблицы

    Как мы помним из условий поставленной задачи, в таблице должны остаться данные только за третий квартал. Пока же отображаются сведения за весь период. Покажем пример, как можно произвести ее настройку.

      Для приведения таблицы к нужному виду кликаем на кнопку около фильтра «Дата». В нем устанавливаем галочку напротив надписи «Выделить несколько элементов». Далее снимаем галочки со всех дат, которые не вписываются в период третьего квартала. В нашем случае это всего лишь одна дата. Подтверждаем действие.

    Изменения диапазона периода в Microsoft Excel

    Таким же образом мы можем воспользоваться фильтром по полу и выбрать для отчета, например, только одних мужчин.

    Фильтр по полу в Microsoft Excel

    Сводная таблица приобрела такой вид.

    Изменение сводной таблицы в Microsoft Excel

    Для демонстрации того, что управлять информацией в таблице можно как угодно, снова открываем форму списка полей. Переходим на вкладку «Параметры», и щелкаем на «Список полей». Перемещаем поле «Дата» из области «Фильтр отчета» в «Название строк», а между полями «Категория персонала» и «Пол» производим обмен областями. Все операции выполняем с помощью простого перетягивания элементов.

    Обмен областями в Microsoft Excel

    Теперь таблица выглядит совсем по-другому. Столбцы делятся по полам, в строках появилась разбивка по месяцам, а фильтрацию теперь можно осуществлять по категории персонала.

    Изменение вида сводной таблицы в Microsoft Excel

    Если же в списке полей название строк переместить и поставить выше дату, чем имя, тогда именно даты выплат будут подразделяться на имена сотрудников.

    Перемещение даты и имени в Microsoft Excel

    Можно также отобразить числовые значения таблицы в виде гистограммы. Для этого выделяем ячейку с числовым значением, заходим на вкладку «Главная», жмем «Условное форматирование», выбираем пункт «Гистограммы» и указываем понравившийся вид.

    Выбор гистограммы в Microsoft Excel

    Гистограмма появляется только в одной ячейке. Чтобы применить правило гистограммы для всех ячеек таблицы, кликаем на кнопку, которая появилась рядом с гистограммой, и в открывшемся окне переводим переключатель в позицию «Ко всем ячейкам».

    Применение гистограммы ко всем ячейкам в Microsoft Excel

    В итоге наша сводная таблица стала выглядеть более презентабельно.

    Сводная таблица в Microsoft Excel готова

    Второй способ создания предоставляет больше дополнительных возможностей, но в большинстве случаев функциональности первого варианта вполне достаточно для выполнения поставленных задач. Сводные таблицы могут формировать данные в отчеты по практически любым критериям, которые укажет пользователь в настройках.

    Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

    Помимо этой статьи, на сайте еще 11905 инструкций.
    Добавьте сайт Lumpics.ru в закладки (CTRL+D) и мы точно еще пригодимся вам.

    Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

    Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

    Ссылка на основную публикацию