Как избежать автоматического форматирования данных в Excel
Excel – это полезная программа, когда есть стандартные задачи и стандартные данные. Как только вы захотите пойти в Excel нестандартным путем, это повлечет за собой некоторое разочарование. Особенно, когда имеются большие объемы данных. Я наткнулся на один из таких вопросов в форматировании, когда рассматривал задачи наших клиентов в Excel.
Удивительно, но это оказалось вездесущей проблемой, к примеру, когда мы вводим знак тире или косой черты, Excel применяет к ячейке формат даты (или времени). Так что, если вы хотите найти ответ на вопрос: “Можно ли отменить автоматическое форматирование в Excel?“, ответом будет – “Нет!“. Но если данная проблема остро стоит между вами и вашими данными, есть несколько способов борьбы с ней.
Решения, которые работают, когда вы вводите данные: предварительное форматирование ячеек
На самом деле это довольно простое решение, если вы вводите данные в электронную таблицу. Самый быстрый способ заключается в следующем:
- Выделите диапазон, который будет содержать ваши данные. Это может быть столбец или несколько столбцов. Можно выбрать даже весь рабочий лист (нажмите Ctrl+А, чтобы выделить его).
- Щелкните правой кнопкой мыши по диапазону и выберите Format Cells (Формат ячеек) или нажмите Ctrl+1.
- Укажите числовой формат – Text (Текстовый) в списке слева на вкладке Number (Число).
- Нажмите OK.
Вот и все! Теперь все значения, которые вы будете водить в этом столбце (или на этом листе) сохранят свой первоначальный вид: будь то “1/4” или “март 5“. Все они распознаются как текст, выравниваются по левому краю и отображаются в нужном виде.
СОВЕТ: Вы можете автоматизировать эту задачу, как на уровне листа, так и ячейки. На форумах некоторые профи предполагают, что можно создать шаблон листа и в дальнейшем пользоваться им при необходимости:
- Форматируем лист как текст (рассматривалось выше).
- Saveas (Сохранить как) >Шаблон Excel. Теперь каждый раз, когда возникнет необходимость создать лист в текстовом формате, вам достаточно будет выбрать его в списке своих шаблонов.
Если же необходимо задать текстовый формат для определенного диапазона ячеек, выберите иконку Styles (Стили) на вкладке Home (Главная) и создайте свой собственный стиль, которым можно будет воспользоваться в дальнейшем. Для этого выделите нужный диапазон ячеек и примените к нему свой стиль форматирования.
Еще одним способом отображения данных в текстовом формате является использование апострофа (‘). Чтобы введенные данные распознавались как текст, необходимо вначале поставить знак апострофа (‘).
Используйте мастер импорта данных в Excel, чтобы открыть существующие файлы CSV
Решение #1 у меня очень часто не работает, поскольку я использую данные в виде CSV-файлов из интернета и прочих мест. Вы не сможете распознать свои записи, если попытаетесь просто открыть файл CSV в Excel. Так что этот вопрос становится немного болезненным, когда мы начинаем работать с внешними данными.
Тем не менее, есть способ быстро справиться с этой проблемой. В Excel можно воспользоваться Мастером импорта. В Excel 2013 используйте следующие шаги:
- Перейдите на вкладку Data (Данные) и найдите группу команд Get External Data (Получение внешних данных). Она первая на Ленте.
- Нажмите на From Text (Из текста) и выберите файл с вашими данными.
- Используйте клавишу Tab в качестве разделителя. На последнем шаге мастера мы должны выбрать Text (текстовый) в разделе Column data format (Формат данных столбца).
Подведем итог: нет простого ответа, который позволил бы нам забыть об автоматическом форматировании в Excel. Применяйте эти два решения, чтобы сэкономить хотя бы часть своего времени, ведь не так много кликов отделяют вас от заветной цели.
Exceltip
Блог о программе Microsoft Excel: приемы, хитрости, секреты, трюки
14 способов вставки Excel, о которых вы должны знать
Вставка или Ctrl+V, пожалуй, самый эффективный инструмент доступный нам. Но как хорошо вы владеете им? Знаете ли вы, что есть как минимум 14 различных способов вставки данных в листах Ecxel? Удивлены? Тогда читаем этот пост, чтобы стать пэйст-мастером.
Данный пост состоит из 2 частей:
— Основные приемы вставки
— Вставка с помощью обработки данных
1. Вставить значения
Если вы хотите просто вставить значения с ячеек, последовательно нажимайте клавиши Я, М и З, удерживая при этом клавишу Alt, и в конце нажмите клавишу ввода. Это бывает необходимо, когда вам нужно избавиться от форматирования и работать только с данными.
Начиная с Excel 2010, функция вставки значений отображается во всплывающем меню при нажатии правой клавишей мыши
2. Вставить форматы
Нравиться этот чудный формат, который сделал ваш коллега? Но у вас нет времени, чтобы так же оформить свою таблицу. Не беспокойтесь, вы можете вставить форматы (включая условное форматирование) из любой скопированной ячейки. Удерживая клавишу Alt, последовательно нажимайте Я, М, Ф, Ф, Ф и в конце нажмите клавишу Ввода.
Те же самые действия можно произвести с помощью меньшего количества операций, воспользовавшись меню, которое выпадает при нажатии правой кнопки мыши (начиная с Excel 2010).
3. Вставить формулы
Иногда возникает необходимость скопировать несколько формул в новый диапазон. Для этого, удерживая клавишу Alt, последовательно нажимаем Я, М, Ф и в конце нажмите клавишу Ввода. Вы можете достичь того же эффекта, путем перетаскивания ячейки, содержащей формулу, в новый диапазон, если диапазон находится рядом.
4. Вставить проверку данных
Хотите скопировать только проверку значений, без содержимого и форматов ячейки. Для этого копируете ячейку, в котором присутствует проверка условий, щелкаете правой кнопкой мыши на ячейку, куда хотите скопировать данные. Выбираете Специальная вставка -> Условия на значения.
5. Скопировать ширину столбцов с других ячеек
Вашему боссу понравилась, созданная вами, табличка по отслеживанию покупок и он попросил создать еще одну, для отслеживания продаж. В новой таблице вы хотите сохранить ширину столбцов. Для этого вам нет необходимости измерять каждый столбец первой таблицы, а просто скопировать их и с помощью специальной вставки задать «Ширина столбцов».
6. Берем комментарии и вставляем в другом месте
Чтобы сократить количество перепечатываний, комментарии тоже можно вставлять копипейстом. Для этого необходимо воспользоваться специальной вставкой и указать «Вставить примечания»
7. И конечно, вставляем все подряд
В этом нам помогут сочетания клавиш Ctrl+V или Alt+Я+М или клавиша вставки на панели инструментов.
Вставка с помощью обработки данных
8. Вставка с дополнительной математической операцией
К примеру, у вас имеется строка 1 со значениями 1, 2, 3, и строка 2 со значениями 4, 5, 6. И вам необходимо сложить обе строки, чтобы получить 5, 7, 9. Для этого копируем первую строку, жмем правой кнопкой мыши по строке 2, выбираем Специальная вставка, ставим переключатель на «Сложить» и жмем ОК.
Те же самые операции необходимо будет проделать, если вам требуется вычесть, умножить или разделить данные. Отличием будет, установка переключателя на нужной нам операции.
9. Вставка с учетом пустых ячеек
Если у вас имеется диапазон ячеек, в котором присутствуют пустые ячейки и необходимо вставить их другой диапазон, но при этом, чтобы пустые ячейки были проигнорированы.
В диалоговом окне «Специальная вставка» установите галку «Пропускать пустые ячейки»
10. Транспонированная вставка
К примеру, у вас имеется колонка со списком значений, и вам требуется переместить (скопировать) данные в строку (т.е. вставить их поперек). Как бы вы это сделали? Ну конечно, вам следует воспользоваться специальной вставкой и в диалоговом окне установить галку «Транспонировать». Либо воспользоваться сочетанием клавиш Alt+Я, М и А.
Эта операция позволит транспонировать скопированные значения прежде, чем вставит. Таким образом, Excel преобразует строки в столбцы и, наоборот, столбцы в строки.
11. Вставить ссылку на оригинальную ячейку
Если вы хотите создать ссылки на оригинальные ячейки, вместо копипэйстинга значений, этот вариант, то, что вам нужно. Воспользуйтесь специальной вставкой, как примерах выше, и вместо кнопки «ОК» , нажмите «Вставить связь». Либо воспользуйтесь сочетанием клавиш Alt+Я, М и Ь, что создаст автоматическую ссылку на скопированный диапазон ячеек.
12. Вставить текст с разбивкой по столбцам
Эта опция полезна, когда вы вставляете данные извне. Например, если вы хотите вставить несколько строчек этого блога на лист Excel, но при этом каждое слово было в отдельном столбце. Для этого копируем текст (Ctrl+C), переходим на лист Excel и вставляем данные (Ctrl+V). У меня, по умолчанию, программа вставила строку с текстом в одну ячейку. Теперь необходимо проделать небольшой финт ушами. Идем во вкладку «Данные» -> «Текст по столбцам» и настраиваем мастер текстов. На первом шаге указываем формат данных – «с разделителями», жмем «Далее», устанавливаем символ-разделитель — «Пробел» и «Готово». Текст, который, мы вставили в одну ячейку разбился по столбцам. Таким образом мы указали программе, как бы мы хотели воспринимать текстовые данные.
Теперь, во время последующих вставок текста, кликаем правой кнопкой по ячейке, куда вы хотите вставить текст, выбираем «Специальная вставка» -> «Текст» -> «ОК». Excel разбил нашу строку на столбцы, что нам и требовалось.
13. Импорт данных из интернета
Если вы хотите импортировать данные с интернета в реальном времени, вы можете воспользоваться веб-запросами Excel. Это мощный инструмент, который позволяет извлекать данные из сети (или сетевых ресурсов) и отображает их в виде электронной таблицы. Узнать больше об импорте данных вы можете прочитав статью о веб запросах Excel.
14. Какой ваш любимый способ вставки?
Есть еще много других скрытых способов вставки, таких как вставка XML-данных, изображений, объектов, файлов и т.д. Но мне интересно, какими интересными приемами вставки пользуетесь вы. Напишите, какой ваш любимый способ вставки?