Приказ о размещении информации на сайте
Практически у всех современных учреждений, компаний и ЮЛ есть собственный сайт. Он служит для публикации контактов, актуальной информации (новости, расписание), ассортимента продукции и услуг.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Функции приказа о размещении сведений на сайте
Как правило, разработку сайта поручают сторонней фирме, занимающейся определенной деятельностью. Но ресурс нужно регулярно пополнять новыми сведениями. Обычно этим занимаются представители компании. Делают это они на основании распоряжения руководителя. В законе нет указаний на то, что приказ в данной ситуации должен составляться в обязательном порядке. Однако распоряжение составить рекомендуется. Документ выполняет эти функции:
- Установление сроков для наполнения сайта нужной информацией.
- Поручение работы определенным сотрудникам.
- Конкретизация того, что требуется разместить на сайте.
- Распределение нагрузки между работниками.
Приказ является фиксацией поручений работодателя. Если сотрудник что-либо не выполнит, можно будет сослаться на распорядительный акт. Как правило, приказ обязательно составляется, если речь идет об образовательном или другом бюджетном учреждении.
Образец приказа
14 июля 2018 года
Приказ №566
о размещении сведений на сайте ООО «Слово»
В целях обеспечения открытости сведений, информирования клиентов организации
1. Обновить до 1 сентября 2018 года информацию, ранее размещенную на сайте ООО «Слово».
2. Назначить в качестве ответственного за работу над версткой сайта для слабовидящих Сидорова Р.О.
3. Назначить ответственных за предоставление сведений, которые будут использоваться для наполнения сайта в дальнейшем:
- Дата создания общества, сведения об учредителях – Моряков Д.Л.
- Расписание на конец лета – Пироманов Ж.Д.
- Обновленные сведения о перечне актуальных услуг – Зайцев Р.Э.
- Обновленные данные о специалистах ООО «Слово» – Ракитин Ч.С.
4. Контроль за выполнением распоряжения беру на себя.
Гендиректор (подпись) Головин Р.З.
С распоряжением ознакомлены:
Сидоров Р.О. (подпись)
Моряков Д.Л. (подпись)
Пироманов Ж.Д. (подпись)
Зайцев Р.Э. (подпись)
Ракитин Ч.С. (подпись)
Как оформить приказ сми
ГЕНЕРАЛЬНАЯ ПРОКУРАТУРА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
от 17 мая 2018 г. N 296
ОРГАНОВ ПРОКУРАТУРЫ СО СРЕДСТВАМИ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ
Для обеспечения объективного и оперативного освещения деятельности органов прокуратуры, совершенствования взаимодействия со средствами массовой информации и общественностью, руководствуясь статьей 17 Федерального закона «О прокуратуре Российской Федерации», приказываю:
1. Заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, начальникам главных управлений, управлений и отделов Генеральной прокуратуры Российской Федерации, прокурорам субъектов Российской Федерации, городов, районов, приравненным к ним территориальным, военным и иным специализированным прокурорам:
1.1. Рассматривать взаимодействие со средствами массовой информации и общественностью как одно из важнейших направлений работы и осуществлять его, исходя из анализа состояния законности и прокурорской деятельности.
1.2. Неуклонно соблюдать требования пункта 2 статьи 4 Федерального закона «О прокуратуре Российской Федерации», согласно которому органы прокуратуры действуют гласно в той мере, в какой это не противоречит требованиям законодательства Российской Федерации об охране прав и свобод граждан, о средствах массовой информации, а также о государственной и иной охраняемой законом тайне.
1.3. Систематически информировать население через официальные интернет-представительства органов прокуратуры, информационные агентства, печать, радио и телевидение о состоянии законности и правопорядка. Оперативно сообщать в средства массовой информации о направлении в суд уголовных дел, вызвавших повышенный общественный резонанс, и вынесении по ним судебных решений, а также о прокурорских проверках, в процессе которых вскрыты многочисленные нарушения законов. Предоставлять сведения о наиболее актуальных результатах рассмотрения обращений граждан, прежде всего социально уязвимых категорий, в том числе ветеранов и инвалидов Великой Отечественной войны, бывших несовершеннолетних узников концлагерей, гетто, других мест принудительного содержания, созданных фашистами и их союзниками в период Второй мировой войны. При этом распространяемые прокуратурой сообщения должны быть выверенными, объективными и не содержать информации ограниченного доступа, в том числе конфиденциального характера.
1.4. При подготовке материалов для освещения в средствах массовой информации руководствоваться требованиями части 1 статьи 23 Конституции Российской Федерации, гарантирующей право каждому на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту чести и доброго имени, а также иными требованиями федерального законодательства и международными актами, запрещающими предавать гласности любую информацию, которая может привести к указанию на личность несовершеннолетнего правонарушителя или потерпевшего без его согласия и согласия его законного представителя. Не допускать размещения в средствах массовой информации критических материалов, основанных на результатах прокурорских проверок, связанных с деятельностью предприятий и организаций в сфере оборонно-промышленного комплекса и затрагивающих вопросы обеспечения обороны и безопасности страны, создающих негативное восприятие у общественности и подрывающих престиж указанных предприятий, организаций и государства в целом.
1.5. Обеспечивать тщательную проверку данных, готовящихся для освещения в средствах массовой информации.
1.6. Постоянно совершенствовать формы и методы работы со средствами массовой информации и общественностью.
2. Начальникам главных управлений и управлений Генеральной прокуратуры Российской Федерации:
2.1. Не реже одного раза в месяц по согласованию с курирующим заместителем Генерального прокурора Российской Федерации представлять в управление взаимодействия со средствами массовой информации наиболее актуальные материалы о практике прокурорского надзора для размещения на официальном интернет-представительстве Генеральной прокуратуры Российской Федерации, а также освещения в средствах массовой информации. Материалы, которые имеют или могут иметь широкий общественный резонанс, направлять в предельно сжатые сроки.
2.2. Не реже одного раза в полугодие направлять в управление взаимодействия со средствами массовой информации предложения об организации выступлений в средствах массовой информации с указанием тематики и формата (интервью, брифинг, авторский материал).
2.3. Проекты сообщений о встречах, семинарах, круглых столах, проводимых с участием руководителей Генеральной прокуратуры Российской Федерации, представлять в управление взаимодействия со средствами массовой информации заблаговременно до проведения мероприятия.
2.4. Информацию о предстоящем направлении в суд уголовных дел, имеющих повышенный общественный резонанс, представлять в управление взаимодействия со средствами массовой информации в день утверждения обвинительного заключения, о дате начала слушания дел — за день до судебного заседания, информацию о судебных решениях по данной категории дел — в день их вынесения.
2.5. В случае участия сотрудников структурных подразделений Генеральной прокуратуры Российской Федерации в форумах, конференциях, заседаниях, совещаниях, круглых столах или иных мероприятиях, актуальных для представителей средств массовой информации и проводимых федеральными органами государственной власти, российскими общественными объединениями или организациями, а также компетентными органами иностранных государств и международными организациями, сообщать об этом в управление взаимодействия со средствами массовой информации за 3 рабочих дня до проведения мероприятия. В случае принятия решения об участии представителя структурного подразделения Генеральной прокуратуры Российской Федерации менее чем за 3 рабочих дня до мероприятия информировать управление взаимодействия со средствами массовой информации в возможно короткий срок.
2.6. Представлять в управление взаимодействия со средствами массовой информации сведения о проверках, в процессе которых могут быть вскрыты многочисленные нарушения законов, допустимые для придания гласности. При этом материалы, которые предположительно могут получить широкий общественный резонанс, направлять в предельно сжатые сроки.
2.7. По согласованию с курирующим заместителем Генерального прокурора Российской Федерации принимать участие в организованных управлением взаимодействия со средствами массовой информации круглых столах, совещаниях и иных мероприятиях по взаимодействию с общественностью.
3. Главной военной прокуратуре:
3.1. Ежедневно осуществлять мониторинг средств массовой информации, а также сети «Интернет». При этом обращать особое внимание на информацию о работе органов военной прокуратуры, нарушениях прав и свобод военнослужащих, членов их семей, лиц, уволенных с военной службы, а также других граждан, коррупционных проявлениях, иных нарушениях законов в Вооруженных Силах Российской Федерации, других войсках, воинских формированиях и органах, а также при расследовании уголовных дел.
3.2. Еженедельно направлять в управление взаимодействия со средствами массовой информации наиболее актуальные материалы о практике прокурорской деятельности в пределах компетенции Главной военной прокуратуры для их размещения на официальном интернет-представительстве Генеральной прокуратуры Российской Федерации.
3.3. При подготовке официальных комментариев по наиболее резонансным темам для средств массовой информации предварительно согласовывать указанные материалы с управлением взаимодействия со средствами массовой информации.
3.4. Регулярно обновлять раздел «Новости» интернет-представительства Главной военной прокуратуры путем размещения в нем информации, предварительно согласованной с управлением взаимодействия со средствами массовой информации.
3.5. Информировать управление взаимодействия со средствами массовой информации о поступлении в Главную военную прокуратуру запросов средств массовой информации.
3.6. Не реже одного раза в квартал организовывать выступления прокурорских работников Главной военной прокуратуры в средствах массовой информации. При подготовке выступлений предварительно согласовывать материалы с управлением взаимодействия со средствами массовой информации.
3.7. Предварительно согласовывать с управлением взаимодействия со средствами массовой информации наиболее значимую информацию, подготовленную по материалам к заседаниям коллегии Главной военной прокуратуры, координационным и межведомственным совещаниям, к встречам с общественностью.
3.8. При принятии решения об участии сотрудников Главной военной прокуратуры в форумах, конференциях, заседаниях, совещаниях, круглых столах или иных мероприятиях, проводимых федеральными органами государственной власти, российскими общественными объединениями или организациями, в которых ожидается участие средств массовой информации, предварительно сообщать об этом в управление взаимодействия со средствами массовой информации не позднее чем за 3 дня до проведения мероприятия или в иной возможно короткий срок.
3.9. Информацию о предстоящем направлении в суд уголовных дел, имеющих повышенный общественный резонанс, представлять в управление взаимодействия со средствами массовой информации в день утверждения обвинительного заключения, о дате начала слушания дел — за день до судебного заседания, информацию о судебных решениях по данной категории дел — в день их вынесения.
4. Прокурорам субъектов Российской Федерации и приравненным к ним прокурорам специализированных прокуратур:
4.1. Ежедневно осуществлять мониторинг ведущих региональных средств массовой информации в целях анализа состояния законности и возможного принятия мер прокурорского реагирования. О принятых мерах прокурорского реагирования оперативно информировать управление взаимодействия со средствами массовой информации.
4.2. Ежедневно обновлять новостные ленты интернет-представительств прокуратур.
4.3. Еженедельно направлять в управление взаимодействия со средствами массовой информации наиболее актуальные материалы о деятельности органов прокуратуры для их размещения на официальном интернет-представительстве Генеральной прокуратуры Российской Федерации, а также освещения в средствах массовой информации.
4.4. Не реже одного раза в квартал организовывать выступления прокурорских работников в средствах массовой информации.
4.5. Ежегодно проводить личные встречи руководителей органов прокуратуры с представителями ведущих периодических изданий, электронных средств массовой информации, информационных агентств, журналистами, организовывать пресс-конференции по наиболее актуальным вопросам прокурорской деятельности.
4.6. Ежегодно проводить обучающий семинар с прокурорами городов, районов, другими приравненными к ним территориальными и специализированными прокурорами по вопросам взаимодействия со средствами массовой информации и общественностью.
4.7. Предварительно согласовывать с управлением взаимодействия со средствами массовой информации предание гласности материалов, имеющих повышенный общественный резонанс.
4.8. Информировать управление взаимодействия со средствами массовой информации о проверках, в процессе которых могут быть вскрыты многочисленные нарушения законов, с целью их освещения в средствах массовой информации, в том числе путем приглашения журналистов для присутствия при проведении проверочных мероприятий. При этом материалы, которые предположительно могут получить широкий общественный резонанс, направлять в предельно сжатые сроки.
4.9. Представлять в управление взаимодействия со средствами массовой информации за день до судебного заседания сведения о дате начала слушания дел, имеющих повышенный общественный резонанс, информацию о судебных решениях по данной категории дел — в день их вынесения.
4.10. Активно взаимодействовать с общественными объединениями, в том числе путем привлечения их представителей к мероприятиям органов прокуратуры с участием средств массовой информации.
4.11. Сообщать в управление взаимодействия со средствами массовой информации обо всех запросах из центральных офисов федеральных российских средств массовой информации и зарубежных средств массовой информации до направления ответа журналистам.
5. Управлению взаимодействия со средствами массовой информации Генеральной прокуратуры Российской Федерации:
5.1. Оперативно рассматривать материалы, поступающие из подразделений Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Главной военной прокуратуры, прокуратур субъектов Российской Федерации и приравненных к ним специализированных прокуратур. Решения о возможности размещения материалов на официальном интернет-представительстве Генеральной прокуратуры Российской Федерации, а также освещения в средствах массовой информации принимать своевременно с учетом соответствующих ограничений, установленных федеральным законодательством.
5.2. Ежедневно осуществлять мониторинг ведущих федеральных средств массовой информации, а также сети «Интернет» в целях оперативного информирования руководства Генеральной прокуратуры Российской Федерации о нарушениях законов, чрезвычайных происшествиях и иных наиболее значимых событиях. При этом обращать особое внимание на информацию о нарушениях прав и свобод граждан, нарушениях, допущенных при расследовании уголовных дел. Незамедлительно передавать такие материалы в соответствующие структурные подразделения Генеральной прокуратуры Российской Федерации для организации проверки изложенных сведений. После получения из структурных подразделений информации о результатах проверки в случае признания ее актуальной предавать гласности.
5.3. Обеспечивать взаимодействие Генеральной прокуратуры Российской Федерации с общественными организациями и объединениями федерального уровня, готовить предложения для руководства Генеральной прокуратуры Российской Федерации о встречах с представителями общественных объединений и иных институтов гражданского общества с перечнем вопросов для обсуждения, совместно с Университетом прокуратуры Российской Федерации участвовать в разработке программ, методических пособий и иных материалов по вопросам взаимодействия с общественными объединениями и иными институтами гражданского общества, осуществлять координацию работы органов прокуратуры по взаимодействию с общественностью.
5.4. Не реже одного раза в полугодие организовывать с привлечением работников структурных подразделений Генеральной прокуратуры Российской Федерации мероприятия с представителями общественности. Особое внимание обращать при этом на вопросы защиты прав граждан и предпринимателей.
6. Официальные сообщения от имени Генеральной прокуратуры Российской Федерации направлять исключительно через управление взаимодействия со средствами массовой информации.
Ответственность за достоверность и полноту содержащихся в этих материалах сведений возложить на лиц, представивших их в управление взаимодействия со средствами массовой информации.
7. Университету прокуратуры Российской Федерации предусмотреть проведение систематических исследований по вопросам повышения эффективности взаимодействия органов прокуратуры со средствами массовой информации и общественностью, а также разработку научно-практических рекомендаций по совершенствованию форм и методов этой деятельности, принципов анализа и учета общественного мнения.
8. Утратил силу. — Приказ Генпрокуратуры России от 22.04.2022 N 238.
9. Считать утратившим силу приказ Генерального прокурора Российской Федерации от 23.10.2009 N 341 «О взаимодействии органов прокуратуры со средствами массовой информации».
10. Заместителю Генерального прокурора Российской Федерации — Главному военному прокурору внести соответствующие изменения в организационно-распорядительные документы, определяющие порядок взаимодействия со средствами массовой информации и общественностью.
11. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителей Генерального прокурора Российской Федерации по направлениям деятельности.
Приказ направить заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, начальникам главных управлений, управлений и отделов Генеральной прокуратуры Российской Федерации, ректору Университета прокуратуры Российской Федерации, прокурорам субъектов Российской Федерации, приравненным к ним военным прокурорам и иным специализированным прокурорам, прокурорам городов и районов, которым довести его содержание до сведения подчиненных работников.
Делопроизводство: оформляем приказ по правилам
Приказы издаются во всех организациях. Как правило, это небольшие по объему документы. Однако правил делопроизводства, которым должен соответствовать каждый реквизит приказа, достаточно много. Давайте разберемся во всех нюансах делопроизводства, которые нужно учесть при оформлении приказа.
Единые правила для всех реквизитов приказа
При оформлении приказов необходимо следовать установленным правилам делопроизводства. Одни из них едины для всего текста приказа, другие уникальны для того или иного реквизита. В этом разделе рассмотрим несколько важных правил, которые являются общими. Они обязательны для всего текста приказа, то есть для всех его реквизитов.
Правило 1. Соблюдаем поля.
В программе для набора текста следует установить следующие значения для полей <*> :
— правое — не менее 8 мм;
— верхнее и нижнее — не менее 20 мм.
Правило 2. Используем правильный шрифт.
Допустимо использовать только шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером не менее 13 пт <*> .
Правило 3. Соблюдаем интервал между реквизитами.
Все реквизиты приказа следует отделять друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта <*> . На компьютере это производится нажатием клавиши Enter.
Внимание!
Не следует путать интервал между реквизитами приказа и интервал между строками самих реквизитов, если они имеют 2 и более строки. Для многострочных реквизитов (кроме реквизита «Текст») интервал устанавливается точно 14 пт <*> .
Правило 4. Не делаем то, что прямо запрещено.
Итак, в приказе нельзя <*> :
— выделять текст подчеркиванием, полужирным шрифтом или курсивом. Использовать полужирный шрифт или курсив допустимо только в справочно-информационных документах (актах, справках, сводках и пр.);
— печатать вразрядку, т.е. с пробелами между буквами (в виде «П Р И К А З»);
— переносить слова (в виде «пере-вести»).
Внимание!
Если приказ содержит таблицу, то при необходимости в ней можно <*> :
— переносить слова;
— уменьшать левое поле до 20 мм;
— уменьшать размер шрифта и межстрочный интервал до 11 пт.
Далее условно разобьем приказ на 3 части и подробно рассмотрим правила оформления реквизитов, которые они содержат.
Шапка приказа
Каждый приказ без исключения должен содержать реквизиты, составляющие так называемую шапку приказа (рисунок 1).
Все реквизиты шапки приказа печатаются <*> :
— без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения);
— без точки в конце;
— с максимальной длиной строки — 73 мм.
Реквизит «Наименование организации». Здесь указывается полное наименование организации в соответствии с ее уставом <*> . Максимальная длина строки реквизита — не более 73 мм. Интервал между строк данного реквизита — точно 14 пт <*> .
Реквизит «Название вида документа». В приказах данный реквизит оформляется прописными буквами в виде слова «ПРИКАЗ» <*> .
Реквизит «Дата документа». Это дата подписания приказа. Ее проставляет непосредственно руководитель организации, подписавший документ. Дата оформляется арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ <*> .
Реквизит «Регистрационный индекс». Здесь указывается порядковый регистрационный номер, присваиваемый приказу в пределах делопроизводственного года. Для некоторых приказов порядковый номер дополняется литерой или иным обозначением <*> .
Напомним, что все приказы исходя из их содержания делятся на 3 вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам. Каждый вид приказа регистрируется отдельно. Более того, отдельно регистрируются приказы по личному составу в зависимости от срока их хранения (3 года или 75 лет) <*> .
К порядковому номеру приказа по личному составу добавляется литера <*> :
«к» — для приказов со сроком хранения 75 лет;
«л» — для приказов со сроком хранения 3 года.
Также отдельно можно регистрировать приказы при их значительном объеме (например, приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании и др.). В данном случае порядковый номер дополняется идентифицирующим разновидность приказа буквенным или иным условным обозначением <*> .
Реквизит «Место составления или издания». Он содержит наименование населенного пункта (город, поселок и т.д.), а не полный адрес организации. Например, г. Минск, г. Лепель, д. Слобода.
Реквизит «Заголовок к тексту». При его оформлении следует учитывать, что заголовок к тексту <*> :
— должен четко передавать смысл текста, быть кратким и емким;
— нельзя заключать в кавычки и подчеркивать;
— нужно грамматически согласовать с названием документа. Например, приказ (о чем?) о приеме на работу;
— может содержать сокращения слов и словосочетаний, используемых в госстандартах, общегосударственных классификаторах, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения (например, ООО «Полоса», СТБ 6.38-2016 и т.п.).
Максимальная длина строки заголовка — не более 73 мм. Если заголовок необходимо напечатать в несколько строк, то интервал между ними устанавливается точно 14 пт. Если заголовок превысит 5 строк, то длину его строк можно увеличить до 120 мм <*> .
Основная часть приказа
Рассмотрим правила оформления реквизита «Текст». Он излагается от первого лица единственного числа и, как правило, состоит из следующих частей <*> :
— распорядительной (рисунок 2).
Констатирующая часть. Может отсутствовать, если приказ не нуждается в обосновании. Здесь излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании (во исполнение) НПА, то в констатирующей части должна быть ссылка на него с указанием наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка <*> .
Начало абзаца печатается с отступом 12,5 мм от границы левого поля, текст выравнивается по ширине листа. В конце констатирующей части точка не ставится <*> .
Распорядительная часть. Начинается с распорядительного слова, которое печатается без абзацного отступа, прописными буквами, без кавычек и пробелов между буквами. Как правило, распорядительным словом является слово «ПРИКАЗЫВАЮ». В приказах по личному составу используется распорядительное слово, точно обозначающее предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). В приказах по личному составу, сложных по структуре (с 2 и более пунктами), может использоваться слово «ПРИКАЗЫВАЮ» <*> .
После распорядительного слова излагается суть самого распоряжения. Если распоряжений несколько, текст приказа делится на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. В конце каждого пункта ставится точка. Текст распорядительной части выравнивается по ширине листа <*> .
Если в приказе используется перечисление, выделенное абзацами, то перед ними дефис или иной знак не ставится. После каждого перечисления ставится точка с запятой, а после последнего из них — точка <*> .
Все пункты и абзацы распорядительной части печатаются с абзацным отступом — 12,5 мм от границы левого поля <*> .
В приказах не оформляется реквизит «Отметка о наличии приложения». В иных документах он располагается после основного текста. В приказах указание о наличии приложения дается непосредственно в тексте. Например, словами «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «…представить перечень документов по прилагаемой форме» и др. <*> .
Нельзя включать в приказ пункт «Приказ довести до сведения…» и прописывать далее конкретных работников. Если с приказом нужно ознакомить всех работников организации, то обязательно включается пункт «Приказ довести до сведения всех работников» <*> .
В конце распорядительной части указывается должностное лицо, ответственное за контроль исполнения всего приказа или его отдельных пунктов. Отсутствие такого указания означает, что контроль за исполнением приказа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. При этом нельзя включать в приказ пункт «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» <*> .
В конце распорядительной части ставится точка <*> .
Распорядительная часть приказа по личному составу имеет свои дополнительные правила оформления <*> :
— фамилии работников указываются прописными буквами (например, ИВАНОВА);
— если приказ состоит из нескольких пунктов, то они располагаются в логической последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.;
— в конце каждого пункта указывается основание издания приказа. Если основание для нескольких пунктов является единым, оно указывается в конце текста. Слово «Основание» печатается от границы левого поля (без абзацного отступа) и оставляется открытым. Относящаяся к нему информация печатается столбцом через межстрочный интервал точно 14 пт. После каждого пункта основания следует поставить точку <*> .
| Основание: | 1. | Заявление от 07.05.2020. |
| 2. | Дополнительное соглашение от 07.05.2020 N 2 к трудовому договору от 14.11.2019. |
Основание: докладная записка начальника службы доставки от 08.05.2020 N 3.
Заключительная часть приказа
Теперь рассмотрим правила оформления реквизитов, располагаемых в конце, после основного текста приказа (рисунок 3).
Некоторые из представленных выше реквизитов оформляются в обязательном порядке, а некоторые — при необходимости. Все они печатаются <*> :
— без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения);
— без точки в конце.
Реквизит «Подпись». В приказах он располагается сразу после основного текста. Напомним, что реквизит «Отметка о наличии приложения» в приказах не оформляется. Подпись состоит <*> :
— из наименования должности лица, подписавшего документ. Например, «директор», «генеральный директор». К наименованию должности, как правило, добавляется видовое наименование организации (к примеру, «директор общества»). Перед наименованием должности нельзя ставить предлог «за» или косую черту.
Внимание!
Инструкция по делопроизводству допускает использование сокращения и. о. (исполняющий обязанности) в реквизите «Подпись» <*> . Вместе с тем это противоречит ч. 3 п. 57 Инструкции по делопроизводству, согласно которой при подписании документа необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ. Ни в ОКРБ 014-2017, ни в выпусках ЕКСД не предусмотрена должность «исполняющий обязанности». Таким образом, поскольку в подписи необходимо указывать наименование должности лица, подписавшего документ, не следует использовать сокращение «и. о.», которое не является наименованием должности;
— расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.
Реквизит «Гриф согласования». Оформляется только в случае, когда приказ нужно согласовать, причем согласование должно быть внешним (при внутреннем согласовании оформляется реквизит «Виза», который мы рассмотрим далее). Например, такая необходимость возникает, когда текст приказа согласовывается с профсоюзом (в частности, в некоторых случаях увольнения).
Гриф согласования располагается сразу за подписью и должен иметь максимальную длину строки 73 мм. Интервал между строками самого реквизита — точно 14 пт. Гриф согласования начинается словом «СОГЛАСОВАНО». Оно оформляется прописными буквами, без кавычек и пробелов. Далее оформление будет зависеть от того, единолично или коллегиально производилось согласование <*> .
Итак, при единоличном согласовании в рассматриваемом реквизите указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручная подпись, ее расшифровка и дата.
Пример
СОГЛАСОВАНО
Директор общества с ограниченной
ответственностью «Полоса»
Подпись П.П.Петров
ДД.ММ.ГГГГ
Если согласование документа производится коллегиально, то гриф согласования включает в себя название вида документа в именительном падеже, видовое или полное наименование организации (органа), дату документа и его регистрационный индекс <*> .
Пример
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профсоюзного комитета
ДД.ММ.ГГГГ N 20
Реквизит «Виза». Приказы обязательно нужно согласовать как минимум с юрслужбой организации <*> . Поэтому данный реквизит является обязательным для всех приказов.
Виза располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа приказа слева. Допускается оформлять визу на оборотной стороне приказа. Если нужно оформить несколько виз, то они располагаются одна под другой в порядке визирования <*> . Максимально допустимая длина строки визы — 73 мм, а интервал между строками — точно 14 пт <*> .
Реквизит «Виза» включает в себя <*> :
— наименование должности лица, визирующего проект приказа;
— его собственноручную подпись;
Если у визирующего есть какие-либо замечания и дополнения, то он их излагает ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте приказа указывается: «Замечания прилагаются».
Пример
Начальник юридического отдела
Подпись Л.Л.Лосев
ДД.ММ.ГГГГ
С проектом не согласен.
Замечания прилагаются
Отметка об ознакомлении. Она оформляется ниже реквизита «Подпись» <*> :
— на лицевой стороне последнего листа приказа либо
— на оборотной стороне приказа.
Также ознакомление может оформляться на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к приказу. Как правило, такой способ применяется при большом количестве человек, которых следует ознакомить с приказом.
Читайте этот материал в ilex >>
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
Оформляем приказ по обновленным правилам
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», где представлены правила оформления и бланка приказа. Они практически не изменились.
Локальными актами организации может быть предусмотрено выделение полужирным шрифтом:
- реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись»,
- а также отдельных фрагментов текста.
В новом стандарте уточняется, что приказы по основной деятельности и по личному составу изготавливаются на бланках формата А4 и должны иметь поля:
- 20 мм – левое (30 мм, если срок хранения документа свыше 10 лет или «Постоянно»);
- 10 мм – правое;
- 20 мм – верхнее;
- 20 мм – нижнее.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливать на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
Пример 1. Бланк приказа организации
В Примере 1 показан бланк приказа организации. Но распорядительный документ может быть оформлен и на бланке должностного лица, см. например, рисунок В.7 в ГОСТ Р 7.0.97-2016:
Рисунок В.7 «Образец бланка конкретного вида документа должностного лица» в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
- заменив вид документа «РАСПОРЯЖЕНИЕ» на «ПРИКАЗ» и
- подставив наименование своей организации и ее местоположение (населенный пункт).
Если в компании до этого такой бланк не использовался, то необходимо сначала его утвердить распорядительным документом или внести соответствующие дополнения в инструкцию по делопроизводству.
Состав реквизитов приказа
- Герб Российской Федерации, или Герб субъекта Российской Федерации, или эмблему либо товарный знак (знак обслуживания);
- наименование организации – автора документа;
- вид документа (ПРИКАЗ);
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- место составления или издания документа;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись.
При этом факультативными реквизитами приказа являются:
- визы / грифы согласования;
- отметка об исполнителе;
- отметка о контроле;
- отметка о направлении в дело.
Отметка об ознакомлении хотя и может оформляться на приказе, реквизитом не считается.
Обратите внимание, по общему правилу печать на приказе не проставляется. Это связано с тем, что он является внутренним распорядительным документом. Однако банки иногда требуют подлинники приказов, а не заверенные копии. В этом случае появление оттиска печати, заверяющего подпись на приказе, автоматически снимает множество потенциальных вопросов.
Как внести изменения в приказ и его приложения? Предлагаем разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объяснили, как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа. Все это в статье «Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним» журнала № 7′ 2017
Реквизиты бланка приказа
Герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации, а также эмблема (товарный знак, знак обслуживания) организации оформляются на верхнем поле документа независимо от того, какое расположение бланка распорядительного документа используется в компании: продольное или угловое. В новом ГОСТ герб / эмблема всегда центрируется по отношению к наименованию организации-автора. См. Примеры 1-3.
Наименование организации – автора документа на бланке приказа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах и, соответственно, в ЕГРЮЛ. Под официальным полным наименованием организации в скобках указывается ее сокращенное наименование, если оно предусмотрено учредительными документами. См. Пример 1 и Рисунок В.7 в ГОСТ 7.0.97-2016.
Пример 2. Расположение эмблемы на угловом бланке приказа
Пример 3. Расположение эмблемы на продольном бланке приказа
Если у автора документа есть вышестоящая организация, то она должна указываться над ним. Новый ГОСТ ввел в виде самостоятельных реквизитов такие, как наименование структурного подразделения – автора документа и должностного лица – автора. Они и раньше могли располагаться на бланках документов, но не считались реквизитами.
Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем. Оно располагается под наименованием организации. Обратите внимание, что как ранее (согласно ГОСТ Р 6.30-2003), так и сейчас (по ГОСТ 7.0.97-2016) вид документа указывается прописными буквами (например, ПРИКАЗ).
Дата документа соответствует дате его подписания, а не дате регистрации. Но по правилам делопроизводства приказ должен быть зарегистрирован в день подписания, поэтому у него эти даты всегда совпадают.
См. новость «Стандарт представления дат и времени» журнала № 8′ 2018
- арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016, или
- словесно-цифровым способом: 5 июня 2016 г. (обратите внимание, что при таком способе в дате до 10 цифра «0» теперь не проставляется).
Часто в бланке приказа проставляют дату словесно-цифровым способом и перед цифрой дня указывают предлог «от» или берут эту цифру в кавычки: «2» сентября 2018 г. В новом ГОСТ таких вариантов написания нет, но и делать это не запрещается. См. Пример 6.
Регистрационный номер документа – это идентификатор документа, состоящий:
- из порядкового номера документа,
- который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (например: индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).
В «Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации) сказано, что приказы регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года, начиная с 1 января и заканчивая 31 декабря. Этот принцип регистрации приказов используют все организации.
Только каждый массив разновидностей приказов регистрируется отдельно, следовательно, имеет собственную валовую нумерацию в течение календарного года. Чтобы отделить один массив разновидностей приказов от другого, им и присваивают разные индексы. Во-первых, приказы подразделяют на следующие виды:
- по основной деятельности,
- административно-хозяйственным вопросам и
- личному составу.
Во-вторых, дополнительно их можно классифицировать в пределах каждой разновидности на еще более мелкие группы, чтобы группировать по правилам архивного хранения в разные дела с учетом сроков хранения. Например, приказы по личному составу удобно разделить на имеющие длительный срок хранения 50 лет (до 2003 года – 75 лет) и те, что должны храниться 5 лет (первым можно присваивать индекс «л/с», вторым – «л»; часто еще в качестве индекса используют номер дела по номенклатуре дел, в которое подшивается документ). К индексу (группы) всегда добавляют порядковый номер документа (внутри этой группы).
Указание места составления (издания) в приказе обязательно. Только фактически им становится населенный пункт из официального адреса организации, указанного при регистрации в ЕГРЮЛ. Он пишется в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Указывается на строчку ниже даты и номера документа.
Данный реквизит может не оформляться в приказе только в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения (например: Московский городской педагогический университет).
Текст с заголовком
Заголовок к тексту приказа выражается словосочетанием, в котором опорным словом является имя существительное в предложном падеже («о чем?»). Как правило, опорное слово является отглагольным существительным, т.е. указывает на конкретное действие (назначение, создание), например: «О назначении сотрудника, ответственного за работу с обращениями граждан». Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа.
При правильном выборе существительного, определяющего тему приказа, оно будет являться стержневым идентификатором при поиске документа.
Пример 4. Заголовок к тексту приказа (по общим правилам и согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016)
Правильно:
О разработке Правил организации делопроизводства
Неправильно:
О делопроизводственных делах и документах
- занимать не более 5 строк общей длиною до 150 знаков,
- печататься без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться,
- начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки.
В Методических рекомендациях заголовок к тексту предлагается центрировать и выделять полужирным шрифтом при оформлении приказа на продольном бланке (Пример 5). Видимо, для устранения конфликта между новым ГОСТ и Методическими рекомендациями в ГОСТ Р 7.0.97-2016 и было включено пояснение для федеральных органов власти: «В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки».
Пример 5. Заголовок текста приказа органа власти на продольном бланке
О повышении доступности бесплатной медицинской
помощи гражданам Российской Федерации
Можно оформлять заголовок к тексту и прописными буквами (Пример 6), поскольку все указания по оформлению распорядительных документов носят рекомендательный характер. Однако использование того или иного способа оформления, применения шрифтов должно быть отражено в локальном нормативном акте организации (ЛНА), определяющем правила оформления и составления документов (это может быть инструкция, правила, порядок или регламент).
Пример 6. «Шапка» приказа федерального агентства
МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И ТОРГОВЛИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ
от 31 января 2014 г. № 14-СТ
О ПРИНЯТИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ОБЩЕРОССИЙСКОГО КЛАССИФИКАТОРА ВИДОВ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ (ОКВЭД2) ОК 029-2014 (КДЕС РЕД 2) И ОБЩЕРОССИЙСКОГО КЛАССИФИКАТОРА ПРОДУКЦИИ ПО ВИДАМ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ (ОКПД2) ОК 034-2014 (КПЕС 2008)
«Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк» – это формулировка из п. 5.17 нового ГОСТ. В таком случае текст документа можно полностью перенести в СЭД в поле «Заголовок к тексту», по которому обычно работает поиск. В утратившем силу ГОСТ Р 6.30-2003 условие отсутствия заголовка было сформулировано иначе: «К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать».
Нужно ли ставить точку после написания цифр при нумерации разделов, подразделов, пунктов, подпунктов по новому ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ответ в журнале № 7′ 2018
См. статью «Отметка о приложении на документе: обновление правил оформления и сложные случаи» журнала № 8′ 2018
Текст приказа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Приведем здесь те фрагменты п. 5.18 нового ГОСТ, которые имеют отношение к оформлению текста именно приказа:
Пункт 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
5.18. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.
В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
- наименование документа, наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;
- наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»)… В совместных документах… от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»)…
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии…
Пронумерованные пункты распорядительной части текста приказа могут форматироваться как обычные абзацы (см. фрагмент Методических рекомендаций далее) или как нумерованный список, в котором номера пунктов располагаются друг под другом левее текста (как в Примере 7). Здесь вы также можете увидеть разницу в написании ключевого слова: «ПРИКАЗЫВАЮ:» с новой строки или «п р и к а з ы в а ю:» в конце последнего абзаца констатирующей части текста.
См. статью «Как составить текст приказа» журнала № 3′ 2018
Распорядительные документы могут иметь приложения. Они оформляются не под текстом отдельным реквизитом «отметка о приложении» (как, например, в письмах), а в виде ссылок в тексте. При первом упоминании прилагаемого документа в тексте приказа следом в скобках пишут слово «(приложение)». А если таких документов несколько, то их нумеруют с использованием знака «№ » или без него: «(приложение 1)» и «(приложение 2)» либо «(приложение № 1)» и «(приложение № 2)» – см. Пример 7.
Если приложение утверждается приказом, то в тексте перед его наименованием может указываться и прилагательное «прилагаемый» без скобок – этот вариант приводится в Методических рекомендациях (см. «!» во фрагменте Методических рекомендаций ниже).
Пример 7. Указание наличия приложения в тексте приказа (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)
1. Начальнику отдела кадров Иванову В.А. подготовить график отпусков с учетом перечня льготных должностей (приложение 1). Срок – 31.10.2018.
2. Начальнику отдела информатизации Кокову А.А. модернизировать сайт компании в соответствии с требованиями Ростехнадзора (приложение 2). Срок – 31.10.2018.
Образец приказа из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)
- слово «Приложение» и
- гриф утверждения с указанием данных распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Причем указываем, что утверждение произведено не приказом генерального директора, а именно приказом организации, если генеральный директор единственный имеет право издавать приказы (это самая распространенная схема работы и в примерах в ГОСТ Р 6.30-2003 и в ГОСТ Р 7.0.97-2016 представлен именно такой вариант).
Если же документ лишь прилагается к приказу, но не утверждается им, то на приложении оформляем иную отметку – как в Примере 9.
Пример 8. Отметка о приложении на утвержденном нормативном документе
Пример 9. Отметка на неутверждаемом приложении
Приказ подшивается в дело вместе со своими приложениями. А вот основания к приказам по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам (докладные и служебные записки, рапорты и пр.) формируются отдельно.
Согласование и подписание
Перед подписанием документа он может быть отправлен на согласование. Не путайте процедуру согласования приказа с процедурой ознакомления, которая происходит уже после подписания приказа.
Если в организации установлен порядок визирования (внутреннего согласования) проекта приказа заинтересованными лицами, определен их состав для каждого вида приказа, то наличие визы на документе обязательно.
Виза свидетельствует о рассмотрении проекта документа согласующим лицом (и не всегда о согласии с ним). Она включает (см. Примеры 10-12):
- должность лица, визирующего документ;
- его подпись с расшифровкой (инициалами и фамилией);
- дату визирования;
- если к проекту документа есть замечания, то они излагаются здесь же либо прилагаются отдельно (о чем делается пометка).
Если подлинник документа остается в организации, рекомендуется проставлять визы в нижней части оборотной стороны его последнего листа или на отдельном листе согласования. Визирование документа может осуществляться и в автоматизированной системе. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных актов, приложений для защиты от возможной замены листов.
Вариант расположения виз на документе выбирает сама организация и закрепляет в инструкции по делопроизводству или ином ЛНА.
Если в процессе визирования в проект текста документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию. Оно не требуется, если при доработке в проект документа внесены лишь уточнения, не меняющие его сути.
Пример 10. Виза внутреннего согласования на проекте документа (без замечаний)
Пример 11. Виза внутреннего согласования на проекте документа (с замечаниями)
Пример 12. Виза внутреннего согласования на проекте документа (с замечаниями)
Если проект приказа должен быть согласован с должностными лицами, которые не являются сотрудниками организации, то это считается внешним согласованием и оформляется грифом согласования. В нем присутствуют те же элементы, что и в визе, только добавлено слово «СОГЛАСОВАНО» (все буквы прописные, без кавычек, в конце двоеточие не ставится):
Пример 13. Гриф внешнего согласования на проекте документа (без замечаний)
Грифы согласования могут оформляться на отдельном листе согласования или на лицевой стороне подлинника документа ниже реквизита «подпись» слева.
Единых правил оформления листа согласования не существует, поэтому приведем наиболее распространенный вариант (Пример 14). Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем делопроизводственной службы или ответственным исполнителем. Лист согласования прилагается к проекту документа.
В соответствии с приложением к п. 3.3.2 Методических рекомендаций, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. Но при этом на основном документе (в тексте приказа) в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования (под реквизитом «подпись» слева) делается отметка «Лист согласования прилагается».
Пример 14. Лист согласования с грифами внешнего согласования (в образце не были использованы реальные должности и Ф.И.О. чиновников)
При внутреннем согласовании визы тоже часто располагают на листе согласования (напомним, что в визе не будет слова «СОГЛАСОВАНО» и в должности будет отсутствовать наименование организации).
Согласование – это выражение согласия или несогласия, частичного согласия с проектом текста документа, т.е. возможна его корректировка до идеального состояния. При наличии замечаний к документу визу / гриф согласования оформляют:
- прямо с текстом этого короткого замечания (см. Примеры 12 и 17) либо
- пишут, что замечания прилагаются, чтобы подробно изложить их на отдельном листе (Пример 11). Но как их тогда оформить? Единых правил не существует, поэтому предлагаем вам возможные варианты в Примерах 15 и 16.
Пример 15. Замечания к проекту документа (в образце не использовалось реальное Ф.И.О. чиновника)
Пример 16. Замечания к проекту документа
При несогласии с текстом проекта документа согласующее лицо не может отказаться от его визирования, т.к. это является его обязанностью, закрепленной либо в должностной инструкции, либо в регламенте прохождения документа, либо в инструкции по делопроизводству, но он может объяснить свое несогласие:
Пример 17. Ситуация и пример визы согласования
Допустим, в приказе есть пункт об утверждении состава рабочей группы по проверке документации. При визировании документа начальник юридического отдела высказал свое несогласие на проекте приказа собственной визой, мотивируя это так:
Коммерческая организация может воспользоваться правилом, которое применяется при согласовании проектов нормативных правовых актов федеральными органами исполнительной власти:
Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утв. постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009)
3…При наличии возражений проект нормативного правового акта визируется с замечаниями, которые оформляются на бланке федерального органа исполнительной власти, подписываются соответствующим руководителем (его заместителем) и прилагаются к указанному проекту (его копии) либо создаются в форме электронного документа и подписываются руководителем (его заместителем) с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
Если согласование происходит внутри СЭД, то его результаты можно распечатать, как и любой другой отчет (см. Пример 18).
Если визирование или внешнее согласование оформлялось на листе согласования, то он является неотъемлемой частью того документа, к которому относится, и храниться должен вместе с ним в течение того же срока, что и основной документ.
Если согласование происходит в электронной форме, а приказ подписывается на бумаге традиционным рукописным способом, то лист согласования необходимо распечатать и приложить к документу (Пример 18).
Если приказ подписывается электронной подписью и визируется также в электронной форме, то приказ и лист согласования формируются в электронное дело. Данный вопрос нормативно не урегулирован, потому единого мнения по нему нет. Но принимая во внимание, что лист согласования является неотъемлемой частью документа, хранить части документа в разных системах автору статьи представляется нелогичным.
Пример 18. Лист согласования, сформированный в СЭД
Тут стоит прояснить еще один нюанс. ГОСТ Р 7.0.97-2016 ввел новый реквизит «отметка об электронной подписи», при этом в п. 5.23 говорит, что она «используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью… место размещения отметки… должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи на аналогичном документе на бумажном носителе». Данная отметка может быть использована только в реквизите «подпись». Кстати, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 приводится единственный пример оформления такой отметки (см. ниже), который подразумевает отображение номера сертификата, выданного удостоверяющим центром, но он есть только у усиленных квалифицированных подписей, его получение стоит денег.
Поэтому «для внутреннего потребления», в т.ч. при согласовании документа внутри организации, обычно используют простую электронную подпись, поддерживаемую СЭД совершенно бесплатно. Вход в систему при помощи пароля и логина уже может использоваться СЭД для идентификации пользователя. Если согласование будет проходить в электронной форме именно таким способом, это необходимо закрепить в ЛНА компании.
В Примере 18 показано, что в распечатке из СЭД может просто содержаться информация о факте прохождения согласования в СЭД (отмечено «1»), а вот подпись будет стоять того лица, кто уполномочен подтверждать эти сведения («2» там же).
Пример отметки об электронной подписи из п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»