Как оплатить самозанятому с ип

Как компании платить самозанятому

В 2021 число самозанятых сравнялось с числом ИП: в стране их 3,5 млн. Все больше исполнителей регистрируются как плательщики налога на профессиональный доход, и бизнесу не нужно перечислять за них НДФЛ и сдавать отчеты. Но кое-какие документы все же нужны.

Подписать договор с самозанятым

Если компания или предприниматель оплачивает услуги самозанятого, нужен договор. По закону, сделки между компаниями и гражданами должны совершаться в «простой письменной форме», то есть по договору. Самозанятые — не исключение.

Для работы с самозанятым подойдет самый простой договор: договор-счет-акт, или ДСА. Он занимает одну страницу и не требует согласования с юристами.

Договор-счет-акт описывает условия сотрудничества с самозанятым, показывает, сколько денег платить, а еще заменяет счет и акт. Такой договор вправе заключать компании, предприниматели и самозанятые.

Если у компании есть стандартный договор услуг, можно использовать его. Никаких ограничений нет: в договоре прописывают все то же самое, что и в договоре с ИП или другой компанией.

Перевести деньги или оплатить наличными

Компании и предприниматели оплачивают услуги самозанятых с расчетных счетов или наличными. Наличными можно платить не больше 100 тыс. руб. в месяц.

Чтобы перевести деньги самозанятому с расчетного счета, понадобится три реквизита:

• номер счета самозанятого;
• фамилия, имя, отчество;
• БИК банка.

В назначении платежа компания вписывает номер, дату договора и за что платит. Например, оплата по договору-счету-акту № 1 от 1.01.2021 за редакторские услуги без НДС.

Получить от самозанятого чек

Продолжить работу со специалистом, который стал самозанятым

Итак, компания оплатила, теперь исполнитель формирует чек в приложении «Мой налог». Чек отправляется клиенту по электронной почте или в смс.

Так выглядит чек в приложении «Мой налог»:

Тест: угадайте решение суда

Если компания переводит оплату частями, например, половину авансом, а остальное потом, исполнитель должен отправить по чеку на каждый платеж.

В таком виде чек получает клиент:

Чек нужен, чтобы учесть оплату исполнителю в расходах компании на общей системе налогообложения или на упрощенке «доходы минус расходы».

Налоги самозанятый платит сам. Компании не нужно сдавать отчеты или переводить за него НДФЛ. Если не заплатит вовремя — его проблемы.

Какие риски у компании

Риск есть, если компания заплатила и оказалось, что самозанятый не вправе использовать налог на профессиональный доход. Тогда налоговая может попытаться доначислить компании взносы и НДФЛ. Но судебной практики по таким делам еще нет.

Стоит проверить две вещи:

• подходит ли исполнитель под критерии нового налогового режима;
• зарегистрировался ли он как самозанятый.

У налоговой есть сервис для проверки самозанятых. Сейчас компания может попросить у исполнителя скриншот из приложения или личного кабинета, на котором видно, что он зарегистрировался.

Работайте с самозанятыми без проблем

Проверяем надёжность ваших подрядчиков, формируем чеки и защищаем от штрафов

Как платить самозанятому. Все способы

Расскажем, как компаниям и ИП оплачивать работу исполнителей и не нарушить закон.

Наличный расчет

Если компания и самозанятый контактируют лично, то оплатить работу исполнителя можно наличными из кассы.

Компании и ИП вправе тратить наличную выручку на оплату работ и услуг ( указание ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У ). При этом организации обязаны оформить при выдаче денег расходный кассовый ордер и зафиксировать операцию в кассовой книге .

ИП вправе отказаться от применения кассовых документов. Если ИП воспользовался этим правом, то на выплату вознаграждения самозанятому никаких кассовых документов оформлять не нужно.

Если работа разовая, то можно не заключать с самозанятым договор в письменной форме. Исполнитель сделает работу, а заказчик сразу ее оплатит. Главное, чтобы самозанятый выдал вам чек .

Например: самозанятый собрал шкаф в офисе заказчика, получил оплату за работу и выдал чек на полученную сумму.

Во всех других ситуациях (например, если работы выполняются поэтапно на протяжении определенного периода) лучше заключить письменный договор и принимать работы по актам приема-передачи.

Хотите получить шаблон договора и акта для безопасной работы с самозанятыми? Перейдите по ссылке или оставьте контакты в форме в конце статьи, и мы вышлем вам документы на электронную почту.

Если договором между самозанятым и заказчиком предусмотрена выплата авансов, то на каждую выплату самозанятый должен выдать чек в момент расчета ( п. 3 ст. 14 закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ ).

Важно: если ваш исполнитель не физическое лицо в статусе самозанятого, а ИП, который применяет налоговый режим — налог на профессиональный доход (НПД), вам нужно соблюдать лимит расчетов наличными — не более 100 тысяч рублей по одному договору ( п. 4 Указания ЦБ № 5348-У ).

Расчет с использованием электронного средства платежа

Если ваш исполнитель — ИП, который применяет НПД и имеет POS-терминал (то есть подключил в банке услугу эквайринга), можно рассчитаться с ним корпоративной банковской картой.

Терминал напечатает слип — подтверждение проведения платежа. Однако, в данном случае в силе остается главное условие — ИП обязан выдать вам чек в момент расчета.

Сервис Мои самозанятые — безопасная работа с исполнителями. Подписывайте договоры и акты электронно. Получайте чеки и закрывающие документы сразу после выплаты. Проверим статус самозанятого и лимит доходов.

Безналичный расчет

Компания (ИП) перечисляет деньги следующими способами:

1. На личный банковский счет исполнителя.

Самозанятый указывает в договоре или счете свои платежные реквизиты, а бухгалтерия заказчика производит оплату платежным поручением через свой интернет-банк.

2. С бизнес-карты на карту исполнителя.

Сотрудник — держатель бизнес-карты или сам руководитель (ИП) переводит деньги исполнителю по номеру его банковской карты.

3. Через сервис интернет-эквайринга.

Если у вашего исполнителя есть свой сайт, на котором подключен сервис приема платежей.

Например: самозанятый оказывает консультационные услуги онлайн и принимает безналичную оплату за свои услуги таким способом.

При перечисленных способах расчета самозанятый обязан выдать чек не позднее 9-го числа месяца , следующего за месяцем, в котором была произведена оплата. При этом в чеке должна стоять дата поступления денег, а не дата оформления чека.

О том, как вести бухгалтерский учет при работе с самозанятыми через сервис, мы рассказали здесь .

Расчет через сервис для работы с самозанятыми

Если самозанятых много, то удобнее организовать работу через специальный сервис.

В сервисе Мои самозанятые заказчик может оформлять выплаты вручную или проводить их централизованно — через реестр. Это удобно, если вам приходится часто оплачивать работу десяткам исполнителей сразу. Можно платить на счета и карты любых банков РФ круглосуточно и без выходных.

Сервис сам проконтролирует расчеты и позаботится обо всех закрывающих документах: договорах, актах, чеках. У бухгалтерии будет круглосуточный доступ к нужным документам, и она сможет вовремя заявить расходы.

Как работать с самозанятыми в 1С

Компании и ИП часто сотрудничают с самозанятыми: это удобно и выгодно — их можно нанимать в разовые проекты, для сезонной работы и при нерегулярной нагрузке. А еще за них не нужно удерживать НДФЛ и платить страховые взносы.

Но те, кто ведут бухучет в 1С, не всегда понимают, как правильно оформить такое сотрудничество: вид контрагента «самозанятый» появился в программе в версии 3.0.100 и новее. В более ранних версиях в карточке приходится указывать физлицо, а договор и платежку заполнять так, чтобы не пришлось удерживать НДФЛ и платить страховые взносы.

Мы подготовили пошаговую инструкцию, как корректно учитывать выплаты самозанятым. Она будет полезна тем, кто ведет бухучет в любой версии 1С.

Как сотрудничать с самозанятыми

Самозанятые — это физлица и ИП, которые применяют налог на профессиональный доход. Обычно процесс работы с ними выглядит так:

1. Компания или ИП заключает с самозанятым договор или создает оферту.
2. Самозанятый исполняет свои обязательства: оказывает услуги, поставляет товары собственного производства, выполняет работы.
3. Компания или ИП платит самозанятому способом, который указан в договоре: наличными, перечислением на карту или переводом на счет в банке.
4. Самозанятый формирует чек в сервисе «Мой налог» и отправляет заказчику оговоренным способом — например, через мессенджер или по электронной почте. Он должен прислать чек до девятого числа следующего за оплатой месяца.

Бизнес не платит налоги и взносы за самозанятых, они сами перечисляют их в сервисе «Мой налог». А чеки от самозанятых, как и все первичные документы, нужно хранить в бумажном или электронном виде: ИП — четыре года, а компании — пять лет.

Если бизнес ведет бухучет в 1С, выплаты самозанятым нужно учитывать там же. В зависимости от версии программы можно вносить данные по каждому самозанятому индивидуально — такая возможность есть в любой версии — или оформлять через реестр, если у вас версия 1С 3.0.100 или выше. Разберем оба варианта.

Начнем с учета выплат каждому самозанятому индивидуально. Это можно сделать в пять шагов:

1. Завести карточку контрагента.
2. Создать договор с самозанятым.
3. Отразить в учете услугу, которую получили от самозанятого.
4. Оплатить товары или услуги самозанятого.
5. Зарегистрировать товар или услугу.

Разберемся, что делать на каждом шаге.

Как сократить комиссию в 20 раз

Шаг 1. Завести карточку контрагента

Чтобы завести карточку для самозанятого, нужно перейти в «Справочники», а оттуда — в «Контрагенты».

В карточку нужно внести паспортные данные контрагента и номер счета.

Карточка контрагента: нужно ввести паспортные данные и реквизиты счета

В «Виде контрагента» нужно указать «Физическое лицо», а графы ОГРНИП, номер и дата выдачи свидетельства оставить пустыми.

Если вы пользуетесь версией 1С 3.0.100 или выше, установите вид «Самозанятый», и форма автоматически изменится на упрощенную: останутся только те разделы, которые относятся к этому виду контрагента.

В версии 1С 3.0.100 уже есть вид контрагента «Самозанятый». Чтобы завести карточку исполнителя, нужно вписать только паспортные данные и номер счета

После того как ввели данные самозанятого, нажмите «Записать и закрыть». Вы создали нового контрагента.

Дальше действуйте в зависимости от того, когда учитываете услугу от исполнителя.

Если будете оформлять получение услуги позже, перед оплатой, переходите к шагу 2 и создайте договор, по которому будете работать и рассчитываться с исполнителем.

Если регистрируете услугу сразу после того, как завели карточку контрагента, переходите сразу к шагу 3: завести договор можно будет через документ «Поступление услуг».

Шаг 2. Создать договор

Договор создают один раз в начале сотрудничества с исполнителем. Если не ведете учет по договорам в 1С, переходите сразу к шагу 3.

Перейти к созданию договора можно двумя способами: через раздел «Справочники» и карточку контрагента. Для этого нужно выбрать вкладку «Договоры» в каждом из случаев.

В «Договоры» можно перейти из карточки контрагента или из справочника

В 1С самозанятых нужно проводить как поставщиков: за них тоже не надо платить взносы. В «Виде договора» укажите «С поставщиком».

Если вы зашли в создание договора через справочник, нужно выбрать самозанятого из списка, а если через карточку — поле «Контрагент» заполнится автоматически

Введите номер и дату создания договора. Нужно заполнить графу «Наименование»: если она будет пустой, договор создать не получится. В ней можно еще раз указать номер и дату создания договора или ввести «С поставщиком».

Шаг 3. Отразить в учете услугу, которую получили от самозанятого

Чтобы зафиксировать полученную услугу, перейдите в «Покупки», потом в «Поступление (акты, накладные, УПД)» и создайте документ «Поступление услуг». Укажите имя самозанятого, номер договора, услугу и сумму.

В документе «Поступление услуг» укажите данные самозанятого, номер договора, услугу и ее стоимость

Если оформляете поступление услуг от нового исполнителя, с которым еще нет договора, можете создать договор через эту форму — в выпадающем списке графы «Договор». Часто проще сделать именно так, потому что будут предзаполнены все реквизиты, нужно вписать только дату и номер.

В 1С есть специальный режим для случаев, когда учет по договорам не ведется. Если он включен, выбрать договор в «Поступлении услуг» не получится.

Шаг 4. Оплатить услуги самозанятого

Перед оплатой услуг самозанятого нужно проверить его статус в базе налоговой. Если контрагент потерял право на НПД, придется удерживать с него НДФЛ и платить страховые взносы, а если не заметить это вовремя — пени и штраф за просрочку платежей.

Узнать, есть ли у исполнителя статус самозанятого, можно на сайте налоговой службы. Сервис позволяет проверить одного самозанятого за раз.

Если хотите проверить много самозанятых сразу, можно воспользоваться сервисом для выплат самозанятым от Тинькофф: загрузите реестр исполнителей в формате XLS или создайте список прямо в сервисе, и система автоматически проверит статусы самозанятых перед выплатой. Если контрагент потеряет право на НПД, сервис не даст провести оплату.

Сервис выплат самозанятым Тинькофф может автоматически проверять статус тысяч самозанятых за раз и не дает произвести выплату, если исполнитель не самозанятый

Если у исполнителя есть статус самозанятого на дату выплаты, можно переходить к оплате. Заплатить самозанятому можно двумя способами: переводом с расчетного счета или наличными.

Если оплачивать работу самозанятого наличными, нужно встретиться с ним, чтобы подписать расходный кассовый ордер. А если переводом — подпись не нужна

Через банк. Чтобы оплатить работу самозанятого с расчетного счета, нужно сформировать платежное поручение и выписку:

1. Создайте платежное поручение. Это можно сделать вручную или автоматически.

Чтобы создать платежное поручение вручную, откройте раздел «Банк и касса», перейдите в «Платежное поручение» и действуйте так:

• Выберите вид операции. В программе нет особого вида операций для оплаты товаров и услуг самозанятых, поэтому в графе «Вид операции» нужно указать «Оплата поставщику».
• В статье расходов выберите «Оплата поставщикам (подрядчикам)».
• Выберите получателя и договор из Справочника.
• Проверьте номер счета и сумму платежа.
• Установите ставку «Без НДС»: физлица не платят этот налог.

В «Назначении платежа» можно повторить детали: указать номер договора и сумму, подписать, что она не облагается НДС

Создание платежного поручения вручную

Более простой способ — создать платежное поручение автоматически, из документа «Поступление услуг». Для этого нажмите «Создать на основании» и выберите «Платежное поручение».

Создать платежное поручение можно прямо из документа «Поступление услуг» — оно будет заполнено автоматически

2. Загрузите готовое платежное поручение в личный кабинет или приложение банка — для этого нажмите «Провести и закрыть», а затем «Отправить в банк».

3. Сформируйте выписку, чтобы зафиксировать факт выплаты, — в 1С это документ «Списание с расчетного счета».

Если у вас настроена интеграция 1С: ДиректБанк, достаточно синхронизировать программу с банком. Выписки загрузятся автоматически.

Если интеграции нет, действуйте так: скачайте банковскую выписку из приложения или личного кабинета банка, зайдите в раздел «Банк и касса», затем в «Банковские выписки» и нажмите «Загрузить». Все данные из платежного поручения подгрузятся в выписку. Останется сверить данные и нажать «Провести и закрыть».

Чтобы оформить списание, загрузите выписку, проверьте данные и нажмите «Провести и закрыть»

Наличными. Чтобы выдать деньги из кассы, нужно сформировать расходный кассовый ордер — РКО. Это тоже можно сделать вручную или автоматически.

Чтобы сделать РКО вручную, откройте раздел «Банк и касса», перейдите в «Кассовые документы» и нажмите «Выдача». В виде операции укажите «Оплата поставщику». Введите имя получателя, сумму и номер договора, установите ставку «Без НДС». В «Статье расходов» выберите «Оплата поставщикам (подрядчикам)» и проверьте реквизиты печатной формы.

В «Выдаче наличных» надо указать получателя, сумму и номер договора

Также можно автоматически создать РКО из документа «Получение услуг». Для этого нажмите «Создать на основании» и выберите «Выдача наличных» — данные в расходный ордер загрузятся автоматически.

РКО нужно подписать у самозанятого при передаче денег. Подписанный ордер останется у вас.

Шаг 5. Зарегистрировать услугу

Когда самозанятый получит деньги, он должен будет сформировать и прислать электронный чек. Если компания не предоставит в налоговую корректный чек, инспекция может доначислить НДФЛ, взносы и штраф — 20% от недоимки. А еще чек нужен, чтобы учесть вознаграждение самозанятого в расходах по ОСН, УСН «Доходы минус расходы» или ЕСХН.

Некоторые компании просят самозанятых подписать акт выполненных работ. Он нужен, когда самозанятый получает аванс или если заказчик уменьшает цену работы или услуги. Например, если исполнитель сорвал сроки или испортил арендованное оборудование.

Чтобы зарегистрировать услугу, сформируйте документ «Поступление услуг». В графу «Акт №» нужно вписать номер чека или акта, если вы его запрашивали. Поставьте галочку в чекбоксе, что оригинал получен.

После того как получили чек, поставьте галочку, что оригинал получен

Как учитывать работу с самозанятыми с помощью реестров

Если у вас версия 1С 3.0.100 и выше, оформлять работу с самозанятыми в программе значительно проще — можно воспользоваться реестрами выплат. Этот способ подойдет, если оплачиваете одинаковую работу разным исполнителям — например, раздачу листовок или курьерские услуги.

Если работаете по реестрам, договор в 1С можно не заводить.

Процесс учета выплат самозанятым в 1С такой:

1. Завести карточку контрагента.
2. Оформить реестр выплаты самозанятым.
3. Загрузить выписку из банка после оплаты.
4. Загрузить чеки самозанятых.

Разберем каждый шаг подробнее.

Завести карточку контрагента. Как это сделать, подробно рассказали раньше, в первом шаге. Обратите внимание: в версии 1С 3.0.100 уже есть контрагент «Самозанятый», поэтому полей для заполнения меньше — нужно ввести только паспортные данные и номер счета.

Оформить реестр выплаты самозанятым. Зайдите в раздел «Покупки» и выберите «Выплаты самозанятым». В реестре укажите тип услуги «Единая» и выберите нужную услугу в выпадающем списке. Добавьте самозанятых, которым хотите заплатить, и укажите суммы.

Чтобы отправить реестр в личный кабинет банка, нажмите на кнопку «Выгрузить». На ваш компьютер сохранится файл в формате XLS: его нужно загрузить в личном кабинете. На основании этого реестра система автоматически создаст и оплатит платежки.

В реестре нужно выбрать услугу, добавить всех получателей выплат и проставить сумму. Если тариф или ставка фиксированные — укажите количество услуг, сумма пересчитается автоматически. Если нет — впишите сумму вручную

Загрузить выписку из банка. После проведения оплаты самозанятым по реестру загрузите выписку из банка в 1 загрузке программа автоматически создаст документ «Списание с расчетного счета» и подберет подходящий реестр.

Система автоматически создаст списание с расчетного счета на основе выписки из банка

Загрузить чеки самозанятых. Получите чеки от самозанятых или скачайте их из сервиса выплат, если им пользуетесь.

Например, сервис для выплат самозанятым Тинькофф автоматически создаст чеки за самозанятого, чтобы у вас были правильные закрывающие документы. В версиях 1С 3.0.100 и выше файл с чеками сам подтянется к нужному реестру в 1С — нужно просто загрузить его в систему. Для этого скачайте в сервисе выплат файл по конкретному реестру — система соберет чеки по всем самозанятым, которые в него добавлены. Потом в документе «Списание с расчетного счета» в 1С нажмите «Загрузить из файла» и выберите скачанный файл.

Если собираете чеки самостоятельно, можете создать таблицу в формате XLS и занести туда данные — ФИО исполнителя, сумму выплаты и ссылку на чек.

После загрузки чеки привязываются к реестру выплат самозанятым, по которому вы оплачивали услуги.

Чеки автоматически привяжутся к реестру выплат самозанятым, по которому вы платили исполнителям

Предложение Тинькофф

Как ИП начать сотрудничать с самозанятыми

Чем ИП выгодно сотрудничество с самозанятыми

Есть несколько основных причин, по которым ИП выгодно использовать труд самозанятых.

Во-первых, это отсутствие необходимости оформлять таких сотрудников в штат. И как следствие, экономия на страховых взносах. Экономия составляет как минимум 30,2% от выплаченного дохода. Также ИП может быть невыгодно оформлять в штат дополнительного сотрудника, чтобы не потерять право на применение того или иного налогового режима. Ведь для каждого режима установлен свой лимит численности персонала или вовсе запрет на использование наемного труда.

Во-вторых, в случае работы с самозанятыми ИП свободен от обязанностей налогового агента. То есть ему не нужно исчислять и перечислять налоги с выплат, а также предоставлять многочисленные «зарплатные» отчеты в налоговую и ПФР. А значит, меньше и риск штрафов за не сданный вовремя отчет или за недостоверные сведения.

В-третьих, немаловажным является и возможность для ИП учесть вознаграждение самозанятого в своих расходах. Основанием для этого будет чек, который формирует самозанятый у себя в приложении «Мой налог».

В-четвертых, ИП свободен от обязанности оплачивать самозанятому больничные и т. д., в то время как штатному работнику положены все социальные гарантии.

С чего ИП начать сотрудничество с самозанятыми

Для того чтобы официально начать пользоваться услугами самозанятых, необходимо в первую очередь проверить, действительно ли лицо оформлено в качестве плательщика НПД, а после этого составить договор.

Подтверждением того, что физлицо зарегистрировано в качестве плательщика НПД, является выданная ФНС РФ справка о постановке на учет в качестве самозанятого. В ней содержится следующая информация:

• ИНН физлица;
• паспортные данные физлица;
• дата постановки на учет и наименование ИФНС, которая ставила на учет физлицо.

Проверить подлинность справки можно на портале npd.nalog.ru с помощью ИНН проверяемого лица, а также введя дату, на которую запрашиваются сведения.

После того как ИП убедился, что физлицо официально оформлено самозанятым, можно приступать к подписанию договора.

В качестве шаблона можно использовать договор оказания услуг (п. 1 ст. 779 ГК РФ).

Образец договора возмездного оказания услуг подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Вы можете скачать его бесплатно, оформив пробный доступ к системе.

Как проводить расчеты с самозанятыми

Плательщики НПД не имеют традиционного кассового аппарата. Ту сумму, которую самозанятый получает от заказчика в рамках договора, он оформляет чеком через приложение «Мой налог». ИП перечисляет физлицу оплату за услуги, а самозанятый выдает ему электронный чек.

Отметим, что самозанятые обязаны выдавать чеки, в противном случае им грозит административная ответственность — штраф в размере 20% от суммы выручки. При повторном нарушении сумма штрафа составит 100% от полученной выручки.

Таким образом, выдача чека в интересах как самого самозанятого, так и ИП.

Также с 01.10.2021 у самозанятых появилась возможность принимать оплату через систему быстрых платежей.

Чего следует избегать в работе с самозанятыми

Несмотря на очевидные преимущества для ИП в работе с самозанятыми, следует учесть и некоторые моменты, чтобы не получить претензии от контролирующих органов.

Например, не следует увольнять собственных штатных сотрудников, чтобы затем заключить с ними договор как с самозанятым. Такая экономия на налогах может обернуться неприятностями для ИП. Следует знать, что если самозанятый работник был уволен менее двух лет назад, никаких налоговых льгот по зарплате заказчик не имеет. ИП будет обязан в полном объеме уплачивать за него страховые взносы и НДФЛ (подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ, п. 4 ст. 226 НК РФ).

Не следует надеяться, что ФНС РФ не узнает об этом — все сведения о работниках легко «вычисляются» по базе налоговой службы.

Могут быть проблемы и со стороны Трудовой инспекции. Заключенный договор оказания услуг может быть принудительно переквалифицирован в трудовой договор, со всеми вытекающими последствиями. А ИП получит солидный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ и долги по налогам и соцплатежам.

Хотите узнать, когда отношения с самозанятыми могут признать трудовыми? Тогда получите бесплатно пробный доступ к «КонсультантПлюс» и переходите к разъяснениям экспертов.

Итоги

Чтобы сотрудничество с самозанятыми принесло не только пользу, но и позволило сэкономить на налогах, следует оформлять деятельность официальным договором, а также следить за тем, чтобы работа самозанятого не имела признаков работы штатного сотрудника (четкий график, посещение офиса и т. д.). Расчеты с самозанятыми ведутся через приложение «Мой налог».

Подробнее о режиме НПД узнайте в нашей рубрике «Самозанятые».