Как списать бланки строгой отчетности

Акт списания бланков строгой отчетности

Акт списания бланков строгой отчетности, образец и бланк которого доступны для скачивания чуть ниже, является важным для многих организаций документом. Он подтверждает факт уничтожения БСО.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Бланк строгой отчетности – это бумага, которая подтверждает факт получения денежных средств от граждан. Оплата поступает юридическому лицу или ИП за предоставленные услуги. Оформлять операции между юридическими лицами БСО категорически запрещается.

Законодательная база

Списание бланков строгой отчетности в законе регулируется Постановлением Правительства №359 от 6 мая 2008 года. Именно в нем описаны все нюансы процедуры. Также рекомендации по работе с БСО описывается в Приказе Минфина №52Н от 30 марта 2015 года. Это два основных документа, и ими следует руководствоваться при возникновении вопросов по теме.

Правила предписывают хранить акты подобного рода 5 лет (а точнее, их корешки). Даже если при заполнении БСО была допущена ошибка, его нельзя сразу же уничтожать. Как только документ был заполнен, он автоматически должен храниться до момента списания.

Обязательна ли именно такая форма

Муниципальные и государственные учреждения для этих целей с успехом используют форму 0504816 по ОКУД. Для них она утверждена законодательно и зафиксирована в качестве единственно возможной. С коммерческими же организациями процедура может быть мягче. Компания вправе сама разработать и закрепить за собой право использовать тот или иной бланк для заполнения акта списания бланков строгой отчетности. Но для этого нужно вносить его в учетную политику, разрабатывать приказ.

Таким образом, перспективу самостоятельного формирования рассматривают редко. Чаще всего скачивается обычный и принимаемый «на ура» проверяющими органами бланк формы 0504816. Он закрепился в деловых кругах. Кроме того, он удобен и имеет графы для размещения всех необходимых данных.

Важные условия

В приводимой документации помарки и исправления недопустимы.

Еще один значительный нюанс: для заполнения акта нужно отдельным приказом созывать комиссию.

Последняя выбирает из своих членов председателя. Именно эти люди будут нести ответственность в случае, если ситуация с бланками строгой отчетности выйдет из-под контроля. Они расписываются в документе в знак подтверждения факта окончательного списания БСО.

Элементы документа

Акт списания бланков строгой отчетности устроен достаточно просто. В начале его располагается:

• Ссылка на законодательный акт, который предписывает его использование. Она содержится только в тех формах, которые не формируются организациями самостоятельно. Малейшее расхождение с типовой формой – и организация не имеет права публиковать ссылку на закон правом верхнем углу.
• Виза руководителя учреждения. Она включает в себя: подпись, расшифровку подписи, должность начальника, печать организации (при наличии таковой).
• Наименование документа с присвоенным ему номером. Именно этот номер вместе с датой подписания акта являются его опознавательным знаком при занесении в последующие регистрационные документы.
• Мини-таблица с кодами. Там расположены: код по ОКУД (он уже проставлен в прилагаемом бланке), дата подписания акта, код по ОКПО.
• Название организации. При необходимости – наименование структурного подразделения. Этот пункт особенно актуален при списании бланков строгой отчетности при проведении инвентаризации в рамках одного их подразделении компании.
• ФИО материально ответственного лица, его должность.
• Бухгалтерская информация: кредит и дебет счета, по которому проводится акт. Эта информация заполняется уже после поступления акта списания бланков строгой отчетности в бухгалтерию.
• Перечисление состава комиссии. Оно включает ФИО председателя (отдельно) и членов комиссии с указанием должностей.

Продолжается документ ссылкой на приказ, сформировавший перечисленную комиссию по уничтожению БСО. Ниже обязательно должен быть обозначен период, в который произойдет списание документов.

Основная часть акта списания бланков строгой отчетности – это таблица с перечислением пригодных к уничтожению документов. Удобство таблицы в обилии данных, которые в нее могут быть помещены. Хотя приведенная в бланке таблица предполагает указание в каждой из строк:

• Номера и серии бланка, подлежащего списанию.
• Причины списания.
• Даты уничтожения документа.

Продолжительность таблицы определяется только конкретными условиями, в частности, количеством БСО, трудностью принятия решения об их списании и пр.

Заключительная часть документа, которая может располагаться как на той же странице, так и на значительном расстоянии от начала (смотря по объему прикрепляемой таблицы), – это подписи комиссии во главе с председателем. Каждая подпись требует расшифровки. Также здесь указываются должности всех, кто ставит свои «автографы».

При каких условиях БСО подлежат уничтожению

Организация имеет право уничтожить любой из бланков строгой отчетности, только если у него истек пятилетний срок хранения. В дополнение к этому в организации не должна проводиться инвентаризация.

Согласно существующему законодательству, списание бланков строгой отчетности возможно только в случае, если инвентаризация проводилась более месяца назад. Однако именно факт проведения инвентаризации на практике служит отправной точкой для списания корешков бланков строгой отчетности, срок которых вышел.

Если бланк испорчен

Испорченный бланк вопреки распространенному убеждению не подлежит уничтожению сразу же. По закону он хранится так же, как и корешки действующих БСО, 5 лет. Он тоже регистрируется в книгах учета организации. Это нужно для соблюдения хронологического порядка, создания и поддержания системы в документообороте бланков строгой отчетности.

Таким образом, это действие закреплено законодательством не просто так. Любой произвольно взятый бланк строгой отчетности из регистрационных документов не старше 5 лет должен быть доступен для изучения.

За заполнение акта списания бланков строгой отчетности отвечает руководитель организации. Однако в большинстве случаев он перепоручает эти обязанности своим работникам. Это может быть кадровик, бухгалтер или любой другой сотрудник. Главное, чтобы этот функционал значился в трудовом договоре сотрудника.

Причины и порядок списания бланков строгой отчетности – как правильно списать утерянные и испорченные БСО?

Списание бланков строгой отчетности (БСО) является важным направлением их применения и учета у хозяйствующего субъекта. Для БСО на бумажных носителях данная процедура регламентируется правительственным постановлением, зарегистрированным 06.05.2008 под номером 359.

Этим нормативным актом устанавливается конкретный порядок, в соответствии с которым унифицированные бланки, относящиеся к документам строгой отчетности, официально снимаются с учета и впоследствии ликвидируются (уничтожаются).

Сведения о БСО, использование, списание и уничтожение которых осуществляются на конкретном предприятии, отражаются хозяйствующим субъектом в специальном учетном журнале.

Кроме того, с 30.03.2015 особым Приказом Минфина РФ, зарегистрированным под номером 52Н, вводится нормативное требование о применении так называемого Акта на списание документов строгой отчетности, обязательная форма которого утверждается для бюджетных организаций.

Важные особенности выполнения и оформления процедуры снятия с учета следует рассмотреть более подробно.

Причины

Списание БСО, осуществляемое хозяйствующим субъектом, регламентируется общеобязательными нормами действующего законодательства. Данное обстоятельство вызвано необходимостью строгого учета расчетных документов, отнесенных к категории БСО.

Так, например, чтобы снять данные документы с учета, руководству предприятия или индивидуальному предпринимателю нужны веские основания.

Списание бланков расчетных документов, подлежащих у хозяйствующего субъекта строгому учету, может осуществляться по следующим основным причинам:

• завершение регламентированного срока хранения, официально установленного для использованных бланков и расчетных документов, испорченных при заполнении — правила и образец заполнения БСО;
• прочие основания, возникновение и констатация которых обуславливают необходимость списания документальных бланков с учета (потеря, порча, хищение).

Использованные БСО – их корешки или копии документов, выданных клиентам, – подлежат хранению у хозяйствующего субъекта на протяжении пятилетнего периода, отсчитываемого с момента окончания того года, в котором соответствующий бланк заполнялся.

К примеру, если расчетный документ, подлежащий строгому учету, выписывался продавцом 05 января 2015 года, его ликвидация допускается только после 31 декабря 2020 года.

Ликвидационная процедура в этом случае подразумевает проведение специальной ревизии БСО, через месяц после которой списанные бланки могут уничтожаться — процесс уничтожения.

Формы расчетных документов, испорченные при заполнении, списываются и ликвидируются аналогичным образом.

Прочие основания (потеря, порча, хищение) относятся к происшествиям чрезвычайного характера.

Выявление и официальная констатация таких обстоятельств осуществляются обычно посредством плановой/внеплановой инвентаризации БСО.

Комиссия, которая создается руководством хозяйствующего субъекта и проводит подобную ревизию, должна предпринять следующие действия:

• установить и подтвердить факт утраты бланков;
• определить вероятную причину обнаруженной недостачи – отсутствия бланков, числящихся по данным учета;
• оценить степень вины субъекта, отвечающего за сохранность и целостность проверяемых документальных форм на предприятии;
• зафиксировать итоги проведенной ревизии в необходимой документации (инвентаризационная опись, сличительная ведомость, акт инвентаризации).

Документальные основания

Списать бланки строгой отчетности по тем или иным причинам у хозяйствующего субъекта можно на основании определенной документации, подлежащей оформлению.

По какому документу списывать бланки строгой отчетности:

• Документация, связанная с проведением обязательной ревизии БСО, по итогам которой осуществляется списание бланков:
  • приказ руководства о проведении проверки, в котором указываются причины ревизии, сроки её выполнения, а также состав инвентаризационной комиссии;
  • инвентаризационная опись, в которую вносятся фактические сведения о наличии бланков строгой отчетности, сопоставляемые с учетными данными;
  • сличительная (сверочная) ведомость, составляемая при выявлении несоответствий между фактическими сведения и учетными данными (излишков, недостач);
  • акт ревизии, оформлением которого подводятся итоги проверки.
  • распорядительный акт руководства хозяйствующего субъекта о назначении и полномочиях особой комиссии по списанию (приказ на списание);
  • акт списания БСО, составляемый по форме, содержащей нужные сведения (акт на списание).

  Как списать утерянные БСО?

  Сотрудник хозяйствующего субъекта, отвечающий за сохранность и целостность БСО, является материально ответственным лицом (МОЛ). Соответствующий договор заключается между руководством организации и МОЛ.

  Как правило, этим соглашением предусматриваются регламент учета утраченных (утерянных) бланков, а также ответственность сотрудника (МОЛ) за потерю документов, подлежащих строгому учету.

  Хозяйствующими субъектами применяется следующий порядок, в соответствии с которым можно списать утерянные бланки, относящиеся к документам строгой отчетности:

  • Сотрудник (МОЛ) составляет специальный отчет о наличии или утрате вверенных ему бланков.
  • Составляется инвентаризационный акт об инвентаризации бланков строгой отчетности, который передается непосредственно в бухгалтерский отдел. В этом документе отражаются сведения о выявленной недостаче, что является основанием для надлежащего списания стоимости утраченных (потерянных) бланков по регистрам бухучета.
  • Руководство оформляет особый приказ, предписывающий и регламентирующий возмещение сотрудником (МОЛ) ущерба, причиненного потерей БСО.
  • Проведенное списание должно основываться на документах, подтверждающих действия руководства, направленные на выяснение обстоятельств и причин допущенной утраты. К примеру, следует документально подтвердить, что проводились внутренние расследования.

  Порядок действий для испорченных БСО

  Испорченные бланки расчетных документов, подлежащие строгому учету, списываются хозяйствующим субъектом в следующем порядке:

  

  • Проводится ревизия испорченных бланков на основании особого приказа, утвержденного руководством хозяйствующего субъекта. Итоги проведенной проверки оформляются стандартным набором необходимых бумаг (инвентаризационная опись, сличительная ведомость о количественных несоответствиях, акт ревизии).
  • Если выявляются излишки или недостачи, сотрудник (МОЛ), несущий ответственность за БСО, дает письменные пояснения по факту обнаруженных несоответствий. Может проводиться внутреннее расследование, налагаться соответствующее взыскание на виновников.
  • Специальная комиссия, назначаемая руководством, осуществляет списание испорченных бланков. Оформляется акт списания бланков строгой отчетности.

  Как оформить приказ?

  Приказ на списание, утверждаемый руководством хозяйствующего субъекта, является одним из документов, регламентирующих процедуру снятия с учета бланков строгой отчетности.

  Этот распорядительный акт должен содержать следующие сведения:

  • Решение руководства о создании особой комиссии. Назначается состав комиссии, определяются её задачи и полномочия, устанавливаются сроки деятельности.
  • Перечень документальных оснований для проведения процедуры. Как вариант, может указываться инвентаризационная документация, составленная по факту ревизии документов строгой отчетности.
  • Определение контрольных полномочий. Они могут возлагаться на главбуха или руководителя хозяйствующего субъекта.

  Образец акта

  Акт на списание – официальный документ, оформление которого является необходимым при снятии БСО с учета. Бюджетные учреждения, как известно, используют для этого унифицированный образец, регламентированный действующими нормами.

  Хозяйствующие субъекты, не относящиеся к бюджетным учреждениям, вправе пользоваться рекомендованным шаблоном или, как вариант, разрабатывать собственные формы такого акта.

  Акт должен в обязательном порядке содержать такие сведения:

  • название хозяйствующего субъекта и его основные реквизиты;
  • информация о МОЛ (указываются его должность, ФИО);
  • сведения о комиссии (приводится её состав и регламентирующий приказ);
  • список конкретных документов, подлежащих списанию и дальнейшему уничтожению;
  • дата оформления составленного акта.

  Акт подписывается всеми субъектами, принимающими участие в процедуре списания. В таблице акта приводятся данные о сериях/номерах бланков, а также причины проводимого списания. Определяется срок уничтожения документальных форм.

  Так выглядит образец:

  

  

  Выводы

  Списание БСО осуществляется хозяйствующим субъектом в строгом соответствии с утвержденными регламентами. Снятие таких бланков с учета может производиться по разным причинам.

  Основанием для списания может являться как завершение срока обязательного хранения, так и обстоятельства чрезвычайного характера.

  Важная роль в этом случае отводится правильному оформлению всех необходимых документов, а также неукоснительному соблюдению предусмотренного порядка.

  Руководство хозяйствующего субъекта отвечает за корректность и законность проведения всех необходимых процедур.

  Как правильно списать устаревшие формы БСО?

  О.Я. Решетова,
  автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению в бюджетных организациях

  ВОПРОС

  В организации имеются некоторые БСО: экскурсионные путевки, билеты входные для продажи посетителям музея (1,5 года продажа осуществляется через кассовый аппарат). Много лет назад приобретали квитанции формы №10, которые не используются. На каком основании можно списать БСО (квитанции формы №10)?

  ОТВЕТ

  Для неиспользованных бланков время хранения не установлено.

  Излишки или устаревшие формы БСО (например, с неактуальными данными) уничтожаются после инвентаризации с составлением акта о списании (уничтожении).

  ОБОСНОВАНИЕ

  Списывайте все бланки, которые выдаете по назначению или передаете организациям, а также испорченные (устаревшие) бланки.

  Используйте акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816).

  Кроме акта (ф. 0504816) в правилах внутреннего документооборота можете установить, что для списания БСО нужно оформить приказ.

  Такие правила учета БСО установлены пунктами 337–338 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, Методическими указаниями, утв. приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н, и разъясняются в системном письме Минфина от 26.04.2019 № 02-07-07/31230.

  Важно: ранее Минфин выпускал частные разъяснения по учету БСО (например, письмо от 14.03.2019 № 02-06-10/16864). После публикации системного письма другие не применяйте.

  О.Я. Решетова,
  автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению в бюджетных организациях

  Присоединяйтесь к нам в социальных сетях

  Поможем не забыть сделать главное

  Посмотрите актуальные чек-листы для бухгалтера, специалиста по кадрам и юриста.

  Списываем накладные старого образца, действительные для использования

  Как отразить в учете организации списание бланков накладных старого образца, действительных для использования?

  Руководителем организации принято решение об аннулировании и уничтожении бланков накладных старого образца, действительных для использования, в связи с возникающими трудностями в их заполнении в соответствии с действующим законодательством.

  Учетная стоимость старых бланков накладных, числящихся по данным учета организации на счете 10 «Материалы» и забалансовом счете 006 «Бланки документов с определенной степенью защиты», — 5 руб.

  Общие положения

  Бланки ТН и ТТН относятся к бланкам документов с определенной степенью защиты, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции <*> .

  Использование, бухгалтерский учет, хранение и уничтожение данных бланков накладных осуществляются в порядке, установленном законодательством в отношении бланков строгой отчетности (далее — БСО) <*> .

  Формы действующих бланков ТН и ТТН утверждены постановлением N 58 и введены в действие с 02.09.2016.

  В то же время ранее действующие формы накладных, утвержденные постановлением N 53 (утратило силу 01.05.2009) и постановлением N 192 (утратило силу 01.09.2016), являются действительными, их разрешено использовать <*> .

  При заполнении бланков накладных старого образца необходимо учитывать, что, поскольку постановление N 53 и постановление N 192 утратили силу, бланки ТН и ТТН, утвержденные данными постановлениями, следует заполнять в порядке, предусмотренном постановлением N 58.

  Так как вышеуказанные нормативные акты не обязывают организации применять старые бланки накладных до их полного использования, то руководитель организации вправе принять решение о списании бланков накладных старого образца в связи с возникающими трудностями в их заполнении в соответствии с действующим законодательством.

  Испорченные и (или) аннулированные БСО вместе с реестром БСО, подлежащих уничтожению, должны храниться в организации в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства <*> .

  По истечении данного срока комиссией, назначенной руководителем организации, производится подготовка испорченных и (или) аннулированных бланков к уничтожению и их непосредственное уничтожение <*> .

  Бухгалтерский учет

  Бухгалтерский учет БСО ведется в стоимостном и количественном выражении на счете 10 «Материалы» и на забалансовом счете 006 «Бланки документов с определенной степенью защиты» по каждому виду бланков и местам их хранения (МОЛ) <*> .

  Для учета БСО организация вправе открыть отдельный субсчет к счету 10 «Материалы» <*> .

  Списание бланков накладных старого образца в бухгалтерском учете организации отражается проводкой по дебету субсчета 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности» и кредиту счета 10 «Материалы» с одновременным списанием бланков конкретных серий и номеров по кредиту забалансового счета 006 «Бланки документов с определенной степенью защиты» <*> .

  Налог на прибыль

  По мнению автора, стоимость бланков накладных старого образца, действительных для использования, списанных по решению руководителя в связи с возникающими трудностями в их заполнении в соответствии с действующим законодательством, может учитываться при налогообложении прибыли в составе внереализационных расходов на дату их списания <*> .

  НДС

  Списание бланков старого образца объектом обложения НДС не признается <*> .

  По разъяснениям налоговых органов на испорченные БСО восстанавливать НДС не требуется <*> .

  Отметим, что в 2019 году в этой части НК существенных изменений не произошло. По мнению автора, при списании бланков накладных старого образца организация вправе воспользоваться этими разъяснениями, так как законодательством установлен единый порядок списания как испорченных, так и аннулированных БСО <*> .