Как создать базу клиентов в программе Excel
Доброго здоровья, уважаемый читатель журнала «Web4job.ru”! В этой статье мы поговорим о том, как создать базу клиентов в программе Excel, рассмотрим способы ведения базы данных и как работать с таблицами.
Как создать базу данных клиентов в программе Excel
Отработав во фрилансе определенный период времени, накапливается большое количество заказчиков, тех, с кем вы работали ранее или продолжаете работать до сих пор.
В числе клиентов имеются те, кто обращался к вам за оказанием услуг по одному или по два раза. Хочется, чтобы они остались в числе постоянных.
Для анализа своей работы можно вести базу данных клиентов посредством разных программ, но, чтобы за них не платить, можно разработать ее самостоятельно
в программе Excel.
Вести можно простым способом и сложным, т.е. с большим количеством граф, строк и функций.
Простой способ ведения базы данных
Можно разработать таблицу в форме, которая будет удобна вам.
В лист «Услуги» включать все услуги, предоставляемые вами клиенту, объединять их примерно по 10 видов и переносить в таблицу.
В лист «Мои клиенты» включить всех клиентов, с которыми вы работали. Он включает данные, указанные в таблице.
По количеству первой графы No п/п вы будете видеть, сколько у вас было клиентов.
Во вторую графу можно включать ФИО клиента или наименование организации.
В графе «вид услуги» указывается основной вид заказа, в случае, если их несколько, оставшиеся расписать в графе «Примечание».
В этой графе описываются пожелания или предложения клиента.
Графа «Дата первого заказа» показывает, с какого времени вы с ним сотрудничаете.
Графа «Дата последнего заказа» дает возможность проследить, когда был последний заказ.
Перечень можно отсортировать по любому значению. Например, отсортировав по виду услуги, можно определить, какие виды более востребованы.
И заказчикам, покупающим уникальные статьи по копирайтингу, сделать предложение о написании таких статей.
В таблицу можно дополнять и другие графы, если это потребуется.
Как работать с простой базой
- В базу данных включать только реальных покупателей, которые сделали заказ и оплатили его;
- Хотя бы раза два в год анализировать данные для выявления заказчиков, давно не делавших заказы, и писать им письма;
- Если количество заказов уменьшается, стоит попробовать предложить клиентам скидку и написать им об этом.
Расширенный способ ведения базы данных
При этом способе ведения базы данных для каждого заказчика имеется возможность выделить дополнительные сведения.
В случае, если клиент не проявлял себя более полугода, ему нужно позвонить.
Получив от него новый заказ, надо указать новую дату, если заказов нет, перевести его в статус «не активный».
Посмотрим видео Как создать базу клиентов в программе Excel
Как сделать и вести базу клиентов в Excel
Создание и работа с клиентской базой
Создание таблицы базы данных
Заключение
В этой статье мы рассмотрели тему Как создать базу клиентов в программе Excel, способы ее ведения и как работать с таблицами.
Надеюсь, статья оказалась полезной. Если возникли вопросы, можете задать их через форму комментариев под этой статьей.
Также буду признательна, если поделитесь статьей со своими друзьями в социальных сетях.
База данных в Excel
Хотя в MS Office для создания обширных сложно связанных баз данных и последующей работы с ними предназначена программа Access, миллионы пользователей по всему миру предпочитают создавать простые (и не очень) базы данных в Excel. Причин этому несколько, и самая.
. главная из них – широчайшая распространенность, доступность и известность программы Excel, имеющей огромную аудиторию пользователей в отличие от программы Access, в которой работают в основном профессиональные программисты!
Если вы задумали вести дневник затрат на автомобиль, составить фильмотеку и управлять ей, вести учет выпускаемой продукции на работе, грамотно вести учет закупок и продаж в бизнесе, то вам неизбежно придется создавать базы данных и использовать при обработке данных разнообразные фильтры и генераторы всевозможных отчетов.
Этот пост открывает небольшой, но важный цикл коротких простых статей об азах грамотного хранения информации и способах обеспечения быстрого и удобного доступа к этим данным.
Адресован этот цикл статей в основном начинающим, но, возможно, он будет полезен и более опытным пользователям для систематизации и повторения ранее полученных знаний.
Чуть-чуть теории.
Обычная двухмерная таблица Excel, созданная с соблюдением некоторых определенных правил является таблицей базы данных.
Столбцы таблицы Excel – это поля базы данных, а строки – это записи базы данных.
Поле (столбец) содержит информацию об одном признаке для всех записей базы данных.
Запись (строка) состоит из нескольких (по числу полей) разнообразных информационных сообщений (признаков), характеризующих один объект базы данных.
Расширяемая база данных – это таблица, в которую постоянно добавляются новые записи (строки) информации. При этом названия и количество полей (столбцов) остаются неизменными.
Все вышесказанное очень важно понимать, знать, и помнить!
Создавая таблицу базы данных в Excel, необходимо выполнять несколько важных правил, которые облегчат в будущем вашу жизнь при извлечении информации! Их нетрудно запомнить!
Основные правила создания базы данных в Excel.
1. Первая строка базы данных должна содержать заголовки столбцов!
2. Каждая последующая строка базы данных должна содержать хотя бы одну заполненную данными ячейку.
3. Не следует применять объединенные ячейки в пространстве таблицы базы данных!
4. Каждый столбец должен содержать только один тип данных – или текст, или числа, или даты!
5. Вокруг базы данных ячейки должны быть пустыми, либо это должен быть край рабочего пространства листа.
6. Необходимо присвоить диапазону базы данных имя.
7. Следует объявить диапазон базы данных списком.
Пример.
В качестве примера создадим небольшую учебную базу данных в Excel, представляющую записи информации о работе участка завода, выпускающего строительные металлоконструкции.
Начальник участка ведет базу данных в Excel. Он ежедневно вводит информацию о выпущенной продукции. Для чего он это делает и ответы, на какие вопросы может получить в будущем, мы узнаем в последующих статьях. А пока займемся созданием информационного пространства для хранения важных данных о производстве.
Загружаем программу MS Excel и приступаем к работе.
1. Заголовок базы данных «Выпуск металлоконструкций участком №2» располагаем в объединенных ячейках A6…F6, оставляя сверху рабочего листа несколько строк пустыми. Эти строки могут понадобиться в будущем при анализе данных.
Написанный заголовок не будет находиться в области базы данных! Строка №6 не имеет отношения к таблице базы данных, обратите на это внимание.
2. В ячейки A7…F7 записываем заголовки столбцов – полей базы данных.
3. Далее построчно в ячейки A8…E17 заносим записи о выпуске металлоконструкций.
4. В ячейку F8 вписываем формулу: =D8*E8 и копируем ее в ячейки F9. F17 .
5. Присваиваем диапазону базы данных имя.
Для этого выделяем область базы данных вместе с заголовками столбцов A7…F17; в главном меню выбираем «Вставка» — «Имя» — «Присвоить…». В выпавшем окне «Присвоение имени» пишем имя, например — БД2 и нажимаем на кнопку «ОК» – диапазону присвоено имя!
6. Объявляем диапазон базы данных списком.
Для этого вновь выделяем область базы данных вместе с заголовками столбцов; в главном меню выбираем «Данные» — «Список» — «Создать список». В выпавшем окне «Создание списка» проверяем правильность указанной области расположения данных и наличие галочки у надписи «Список с заголовками». Нажимаем на кнопку «ОК» – список создан!
База данных в Excel готова!
Итоги.
Если активировать любую из ячеек внутри списка («встать мышью»), то мы увидим:
1. Объявленный список окаймлен синей жирной граничной линией.
2. На заголовки списка наложен автофильтр, кнопки которого появились в ячейках с заголовками столбцов.
3. В самом низу списка появилась пустая строка со звездочкой в начале, приглашающая добавить очередную запись в базу данных.
Итак, созданный список является автоматически расширяющейся базой данных в Excel с именем БД2. Можно продолжать наполнять ее информацией. По мере готовности к отгрузке изделий (в производстве металлоконструкций они называются отгрузочными марками или просто — марками) начальник участка должен делать очередные построчные записи .
Для чего мы уделили столько внимания созданию элементарной таблицы?! Это всем станет понятно, когда будем фильтровать, сортировать данные и формировать различные отчеты по запросам, но об этом читайте в последующих статьях. Эти азы работы с информацией в Excel я постараюсь изложить максимально кратко, интересно и просто. Правильная и продуманная предварительная подготовка «скелета» для хранения информации — это залог того, что в будущем вы легко найдете необходимые данные!
Для получения информации о выходе новых статей и для скачивания файлов – примеров прошу Вас подписаться на анонсы в окне, расположенном в конце статьи или в окне вверху страницы.
Прошу уважающих труд автора скачивать файл после подписки на анонсы статей!
Ссылка на скачивание файла с примером: database (xls 31,0 KB).