Сведения о застрахованных лицах: какие данные и когда нужно подавать в ФСС в 2022 году
С января 2021 года во всех без исключения регионах начал действовать новый порядок выплаты пособий. ФСС выплачивает пособия по болезни (кроме первых трех дней) и по беременности и родам напрямую работникам, минуя работодателя. Страхователь должен собирать данные о сотрудниках и направлять в фонд. С 2022 года вступил в силу постоянный порядок подачи сведений. Мы разобрались, какую информацию следует предоставить в ФСС, и в какой момент это нужно сделать.
Какие сведения работодатель должен передавать в ФСС
С января 2022 года начала действовать новая редакция Федерального закона от 29.12.06 № 255-ФЗ (далее — Закон № 255-ФЗ; см. « Как ФСС будет выплачивать больничные и декретные с 2022 года и как действовать работодателям »). Она предусматривает, что работодатели (страхователи) по-прежнему обязаны передавать в ФСС сведения, необходимые для начисления и выплаты пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам.
Рассчитывайте зарплату с учетом повышения МРОТ с 1 июня Рассчитать бесплатно
Сведения можно условно разделить на две категории: информация для заполнения больничного листа и анкетные данные сотрудников.
Данные для заполнения листка нетрудоспособности
Речь идет об информации, необходимой для заполнения полей больничного листа.
Напомним, что с января 2022 года бумажных больничных листов не осталось. Врачи выписывают только электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН), причем согласие пациента для этого не требуется (см. «С 2022 года электронные больничные будут формировать без согласия пациента»).
Начиная с января 2022 года передавать сведения для формирования ЭЛН нужно по правилам, которые утверждены постановлением правительства РФ от 23.11.21 № 2010. В числе прочего, следует указать: страховой стаж; сумму выплат, облагаемых взносами на страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством; районный коэффициент (при наличии) и др.
Работодатель размещает указанные данные в системе «Соцстрах», заверяют усиленной квалифицированной электронной подписью. После этого информация автоматически уходит в фонд (см. « Электронный больничный лист в 2021 году »).
Срок передачи сведений для формирования ЭЛН — не позднее трех рабочих дней с даты поступления информации о закрытом бюллетене (ч. 8 ст. 13 Закона № 255-ФЗ; здесь и далее приводятся ссылки на редакцию закона, которая вступит в силу с 2022 года).
Анкетные данные работников
Это информация личного свойства о каждом из сотрудников (застрахованных лиц). Сначала страхователь должен получить ее от самих работников, а затем направить в ФСС.
Кадровики (или бухгалтеры) собирают данные по форме, утвержденной приказом ФСС от 08.04.22 № 119. Она содержит анкетные данные: адрес работника, СНИЛС, ИНН, реквизиты банковского счета и проч.
Сотрудники обязаны сообщать работодателю указанные сведения:
- При трудоустройстве или «в период осуществления трудовой, служебной, иной деятельности» (ч. 13 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). Для наглядности назовем это первичным сбором анкетных данных.
- В случае изменения предоставленных ранее анкетных данных. Сообщить работодателю новые сведения нужно «своевременно» (ч. 14 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).
Полученные от работника анкетные сведения нужно передать в ФСС не позднее трех рабочих дней с даты их поступления (ч. 15 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). Это относится и к первичному сбору данных и к последующим изменениям.
Когда провести первичный сбор анкетных данных и передать их в ФСС
Все зависит от того, в каком году человек устроился на работу. Рассмотрим два варианта.
Первый вариант: сотрудник принят на работу в 2021 году или позднее
В отношении сотрудников, которые устроятся на работу в 2022 году и позднее, не должно возникнуть вопросов. Застрахованное лицо обязано заполнить сведения о себе в момент трудоустройства. Это прямо следует из части 13 статьи 13 Закона № 255-ФЗ. Затем, не позднее трех рабочих дней, компания или ИП должна направить данные в ФСС.
Аналогичные нормы установлены для тех, кто устроился на работу в 2021 году. Единственная разница — на подачу данных в фонд работодателю отведено пять рабочих дней (п. 2 и 3 Положения, утв. постановлением правительства РФ от 30.12.20 № 2375; далее — Положение № 2375).
Второй вариант: сотрудник принят на работу до 2021 года
В 2020 году и ранее у страхователей не было обязанности направлять в ФСС анкетные данные о работниках, а у сотрудников — сообщать подобные сведения в отдел кадров или бухгалтерию. Поэтому в момент трудоустройства первичный сбор информации (в целях передачи в фонд) не проводился.
Но в 2021 году появилась необходимость собирать и передавать в ФСС сведения в том числе на давно трудоустроенных работников. В какой момент это делать? На основании пункта 2 Положения № 2375 — «в период осуществления трудовой, служебной, иной деятельности». Но такая формулировка допускает различные толкования.
Чиновники из ФСС давали неофициальные комментарии, в которых настаивали на следующем: страхователи должны были провести первичный сбор сведений обо всех застрахованных лицах до конца 2021 года. Это позволило бы фонду заполнить свою базу данных и подготовиться к повсеместному переходу на электронные бюллетени.
Однако это не более чем рекомендации. В законодательстве не установлены конкретные сроки для передачи анкетных сведений в ФСС (кроме момента трудоустройства). На наш взгляд, информацию на давно работающих сотрудников допустимо предоставить при наступлении страхового случая: болезни или декретного отпуска. А пока бюллетень не понадобился, данные можно не направлять.
Нужно ли информировать ФСС о том, что работник уволился? Многие специалисты, включая чиновников фонда, дают положительный ответ. Тем не менее, Закон № 255-ФЗ не содержит такого требования. Мы полагаем, что расторжение трудового договора — не повод для подачи сведений в ФСС.
В какой форме подавать сведения в ФСС
В 2021 году действовало правило: если среднесписочная численность физлиц, получивших выплаты в предшествующем расчетном периоде, превысила 25 человек, сведения в ФСС направляются в электронном виде. Если среднесписочная численность составила 25 человек и менее — можно сдать на бумаге или в электронном виде (п. 4 и 5 положения № 2375).
Начиная с 2022 года, положение № 2375 утратило силу. Вместе с ним перестало действовать и приведенное выше правило. При этом в Законе № 255-ФЗ о способах сдачи сведений сказано следующее: «сведения о застрахованном лице оформляются на бумажном носителе либо формируются в форме электронного документа».
Из этой формулировки можно сделать вывод, что работодатель вправе сам выбрать способ подачи данных. ФСС пока не давал разъяснений на этот счет. Возможно, в Закон № 255-ФЗ внесут поправки, и работодателей с большой численностью персонала обяжут обмениваться данными с фондом в электронном виде.
За что ФСС сможет наказать страхователей
Размеры санкций за нарушения, допущенные при передаче в ФСС сведений, необходимых для выплаты декретных и пособий по болезни, приведены в статье 15.2 Закона № 255-ФЗ (см. таблицу). Эти штрафы применяются с 2022 года.
Штрафы за нарушения при подаче в ФСС сведений для выплаты пособий
Нарушение
Сумма штрафа
Отказ направить документы в ходе проверки полноты и достоверности сведений, переданных страхователем в фонд дня назначения пособия
200 руб. за каждый несданный документ
Передача недостоверных сведений и документов (либо их сокрытие), повлекшее излишнюю выплату пособия
20% излишне понесенных фондом расходов, (максимум 5 000 руб., минимум 1 000 руб.)
Нарушение срока подачи сведений, необходимых для назначения и выплаты пособия
Отчет ПОВЭД в ФСС онлайн
Напоминаем, что в 2020 году официальный срок окончания приёма документов на подтверждение основного вида экономической деятельности страхователя по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний — 15 апреля 2020 года.
Заявление и подтверждение основного вида экономической деятельности – необязательные документы, но необходимые для установления минимального тарифа страховых взносов. То есть, в случае, если страхователь нарушил сроки подачи документов или вообще не обратился в отделение Фонда, то территориальный орган Фонда относит страхователя к имеющему наиболее высокий класс профессионального риска виду экономической деятельности в соответствии с кодами по ОКВЭД, указанными в отношении такого страхователя в ЕГРЮЛ.
Это значит, что если заявление и справку не передать в ФСС до 15 апреля 2020 года в электронном виде, (т. к. сейчас в связи с общей ситуацией личный прием страхователей сведен до минимума), ответственности никакой не будет, но при этом ваша компания будет платить страховые взносы по максимальному тарифу.
Чтобы не допустить этого, напоминаем, что отправить отчет ПОВЭД в ФСС в электронном виде можно с помощью нескольких кликов через программу «Почтовый агент». Мы подготовили подробную пошаговую инструкцию:
Отчет в ФСС с 2022 года: закон есть, а механизма его применения нет
С 01.01.2022 года страхователи обязаны предоставлять в Фонд социального страхования «Сведения о застрахованном лице» в течение 3 рабочих дней «…со дня их получения…» от застрахованных лиц. Данная норма установлена Федеральным законом от 30.04.2021 №126-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам обязательного социального страхования», который дополнил пунктами 13-15 статью 13 Федерального закона от 29.12.2006 №255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».
День получения «Сведения о застрахованном лице» определен в пунктах 13-14 статьи 13 №255-ФЗ, а именно: день трудоустройства, день в периоде осуществления деятельности застрахованного лица, день изменения ранее предоставленных сведений. То есть, первый срок установлен для застрахованных лиц, принятых на работу с 01.01.2022 года, второй для работающих на 01.01.2022 года, а третий для всех при появлении соответствующих изменений. Так же вышеназванная обязанность страхователя распространяется в отношении застрахованных лиц, прекративших застрахованную работу или деятельность, в случае наступления у них нетрудоспособности в течение 30 календарных дней с даты расторжения договора.
Оформляются «Сведения о застрахованном лице» между страхователем и застрахованным лицом на бумажном или электронном носителе по пункту 13 статьи 13 №255-ФЗ, но могут быть переданы страховщику ФСС только в электронной форме посредством 1С или операторов ЭДО (СБИС, Контур и т.д.), направляющих их в СЭДО ФСС. Однако по состоянию на 22.01.22 года отсутствует техническая возможность передачи и приема данного документа посредством операторов ЭДО и исполнить норму пункта 13 статьи 13 №255-ФЗ невозможно. СБИС предлагает направить отчет в бумажной форме, а ФСС его в бумажной форме не принимает. Ожидаемая дата внедрения механизма обеспечения реализации закона по передаче и приему отчета между СБИС и ФСС, не являющаяся окончательной – 08.02.22 года.
Для страхователя невыполнение данной невыполнимой обязанности влечет за собой наступление ответственности в виде штрафа в размере 5000 рублей по пункту 3 статьи 15.2 №255-ФЗ.
Для застрахованного лица отсутствие «Сведения о застрахованном лице» в ФСС влечет за собой невозможность получения социального пособия по пунктам 5-7 Постановления Правительства РФ №2010, по пункту 8 статьи 13 №255-ФЗ.
Новый отчет в ФСС «Сведения о застрахованных лицах» с 01.01.2022 г. в программах 1С
Как много вопросов и так мало ответов! Это всё точно характеризует новый отчет, который нужно сдавать в ФСС с 01.01.2022 г. Ну и стандартная процедура при вводе новшеств: закон придумали, форму отчета разработали, штрафы за несдачу нехилые ввели, а большинство отделений ФСС в нашей стране либо технически не готовы к его приему, либо просто не знают о нем! Что же это за секретный отчет, где он в 1С и почему многие организации не могут его сдать расскажем в этой публикации!
В октябре 2021 г. состоялся Единый онлайн-семинар 1С, в ходе которого представитель ФСС рассказал о вступлении в силу с 1 января 2022 года Федерального закона от 30.04.2021 № 126-ФЗ.
Этот федеральный закон содержит лишь общую информацию.
Конкретные правила урегулирования вопросов между ФСС, работодателями и медучреждениями прописаны в Постановлении Правительства от 23.11.2021 г. № 2010.
Согласно п. 7 этого постановления работодатель при приеме сотрудника на работу должен представить в ФСС сведения, необходимые для перечисления ему социальных пособий, в течение 3 рабочих дней с момента, как эти сведения сам работник предоставит работодателю.
В состав этих сведений входит:
— фамилия, имя и отчество (при наличии);
— ИНН (при наличии);
— способ перечисления и реквизиты.
Указанные сведения работодатель также должен направить в ФСС при изменении каких-либо сведений о работнике, например, реквизитов его счета.
Штраф за несдачу отчета – 5000 рублей на организацию и еще 300-500 рублей на должностное лицо.
Этот отчет в программах 1С называется «Сведения о застрахованных лицах (ФСС)».
И находится он не в привычных регламентированных отчетах, а:
— в 1С: ЗУП ред. 3.1 в разделе «Кадры», начиная с релиза 3.1.20.96 от 23.12.2021 г.
— в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 в разделе «Зарплата и кадры», начиная с релиза 3.0.106.60 от 28.12.2021 г.
— в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 2.0 реализация этих нововведений запланирована в релизе 2.0.67.20 от 31.01.2022 г., но сразу предупредим, что будьте готовы к сдвигу сроков на февраль.
Сейчас наблюдается очень много ошибок в новом отчете:
Приведем самые актуальные:
1) В печатной форме сведений о застрахованном лице для ФСС в поле «Дата подачи сведений» всегда выводится дата с 2020 годом. Эта ошибка проявляется только в макете печатной формы. В XML-файле, который предназначен для отправки через сервис 1С-Отчетность, такого поля нет.
2) Сведения о застрахованном лице при отправке в ФСС отмечаются как не принятые с ошибкой «Неизвестный статус: «PROCESSED».
Чтобы устранить эту ошибку необходимо установить патч EF_70000984.
3) Если в базе есть уволенные сотрудники, а потом обратно принятые на работу, то в отчет подтягивается уволенный сотрудник, а не текущий.
Естественно, что исправление таких ошибок планируется в будущих версиях программ 1С.
Также нам известно, что некоторые региональные ФСС до сих пор не подключили у себя СЭДО, например, по состоянию на 12.01.2022 г. это подтвердил ФСС Тверской области.
Более того, на данный момент этот отчет отправляется в ФСС только у тех пользователей, кто сдает отчетность через сервис «1С-Отчетность».
Другие провайдеры отчетности совместно с разработчиками 1С решают вопрос реализации данного нововведения у себя в программах: Контур точно реализовал у себя этот отчет с 15.01.2022 г., СБИС обещал на днях тоже выпустить функционал.
Обращаем ваше внимание, что выгрузки отчета из 1С в программу стороннего провайдера на данный момент времени (20.01.2022 г.) нет. Кнопка выгрузки будет реализована позже.
Так что пока что это практически замкнутый круг. И из 1С уходят отчеты с ошибками, и многие отделения ФСС оказались технически не готовы к приему новой отчетности.
А так как за несдачу этого отчета полагаются штрафы, то на данный момент мы рекомендуем не только продолжать попытки электронной отправки сведений, но и подстраховать себя и отправить почтой России распечатанный бланк сведений заказным письмом с описью вложения и обратным уведомлением.
Теперь еще один факт о взаимодействии с ФСС.
С 01.01.2022 г. практически все больничные листы будут в электронном виде, кроме некоторых случаев, прописанных в ч. 28 ст. 13 Закона № 255-ФЗ в ред. от 01.01.2022 г.
Как же теперь будет осуществляться электронный документооборот с ФСС?
1.ЭЛН сотруднику открывает медицинское учреждение и тут же сообщает об этом в ФСС.
2. ФСС в свою очередь отправляет организации-работодателю уведомление об открытии ЭЛН по сотруднику. Данное уведомление носит ознакомительный характер, отвечать на него не нужно.
3. Далее при закрытии больничного листа ФСС может прислать вам извещение о предоставлении недостающих сведений и документов.
Предполагается, что данное извещение должно прийти в случае, если работодатель предоставил сведения не в полном объеме. В течение 5 рабочих дней с даты получения извещения работодатель обязан предоставить всю требуемую информацию (ч. 20 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, п. 10 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010).
Однако помним, что представители ФСС очень ясно выразили свое желание получить данные не только по вновь принятым с 01.01.2022 г. сотрудникам, но и по всем остальным. Поэтому не удивляемся таким извещениями на старых сотрудников и да, находим себе на замену сотрудника, кто в случае вашего отпуска или больничного сможет принимать запросы от ФСС.
4. ФСС также присылает работодателю информацию о закрытии ЭЛН, чтобы тот смог осуществить расчет пособия по временной нетрудоспособности за первые три дня болезни.
5. Итоговый шаг — ФСС выплачивает пособие работнику.
На данный момент времени всё это продолжает реализовываться в 1С, поэтому статьи с пошаговой инструкцией в программах 1С мы опубликуем немного позже.