Сотрудник выполняет дополнительную работу как оформить

Как работнику вменить дополнительные обязанности

Работодатели хотят, чтобы работники качественно выполняли свои обязанности. Но потребности предприятия меняются, и приходится корректировать функционал сотрудников. Иногда работники вынуждены брать на себя дополнительную работу, и не всегда в соответствии со специализацией. Нужно ли согласие подчиненного на дополнительные обязанности? Как это оформить документально? Разбираемся в этой статье.

Для чего вменять обязанности сотруднику?

Раз и навсегда определенный круг обязанностей – это, к сожалению, утопия. Жизнь и производство сложны и многогранны, они постоянно ставят новые задачи, которые необходимо решать, в том числе, и изменением обязанностей сотрудников.

Цель одна: повышение эффективности работы предприятия, минимизация затрат и увеличение дохода.

Причины, чаще всего вынуждающие работодателя пересмотреть обязанности своих подчиненных:

государством приняты новые нормативные акты, и необходимо привести штат в соответствие с ними;
в процессе производства произошли изменения (появились новые технологии, процессы, оборудование и т.п.);
меняется организация труда;
необходимо перераспределить обязанности между сотрудниками.

Документы, регламентирующие обязанности

Логика подсказывает, что именно в них нужно будет вносить изменения при вменении дополнительных обязанностей.

Трудовой договор.

К СВЕДЕНИЮ! Никто не может обязать работника выполнять работу, не прописанную в трудовом договоре. Все действия по изменению главного документа производятся исключительно по предварительному согласию работника за 2 месяца до планируемых перемен в ответ на письменное уведомление начальства.

ВАЖНО! Руководители стараются заручиться доброй волей подчиненных при изменении их обязанностей, иначе вряд ли сотрудничество будет эффективным и продлится долго.

Есть 2 варианта оформления перечня обязанностей:

как приложение к трудовому договору – тогда при любых изменениях нужно будет заключать дополнительное соглашение к основному документу;
как локальный нормативный правовой акт – можно издать измененный вариант должностной инструкции и попросить работника ее завизировать: это будет доказательством принятия им новых обязанностей.

Истец обратился в суд с иском к ЗАО «XXX» об отмене приказа от… N… об обязании предоставить работу, предусмотренную трудовым договором и должностной инструкцией, обязании обеспечить необходимым оборудованием и технической документацией для выполнения работы, ссылаясь на то, что приказом от… N… на него возложена обязанность, не предусмотренная трудовым договором и должностной инструкцией.
Как усматривается из материалов дела, в нарушение требований трудового законодательства работодатель возложил на истца выполнение работ, не обусловленных трудовым договором, зная о несогласии истца выполнить это распоряжение, приняло решение о привлечении истца к дисциплинарной ответственности.
Применение дисциплинарного взыскания за неисполнение обязанностей, не предусмотренных трудовым договором, является необоснованным, в связи с чем оспариваемые приказы являются незаконными.
Посмотреть решение суда

Дополнительные обязанности в рамках одной должности

Как составлять должностные инструкции, не говорят никакие нормативные документы, кроме рекомендаций Роструда, поэтому их оформление – добровольно для работодателя, а форма произвольна. Практически все предпочитают все же оформлять их, так как этот документ:

значительно упрощает организацию труда;
снимает возможные разногласия по поводу выполняемой работы;
разграничивает ответственность;
устраняет дублирование схожих функций;
составляется не субъективно «под работника», а «под должность», кто бы ее не занимал.

СПРАВКА! При определении обязанностей той или иной должности за основу берется Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий. Многие его положения устарели, работодателю часто нужны новые, не отраженные в нем должности. В таких случаях местные органы исполнительной власти могут принять нормативные акты по требованиям к той или иной должности.

Руководители могут сами определять содержание должностной инструкции, поэтому в рамках одной и той же должности они могут вносить в нее дополнительные обязанности, если таковые:

вписываются в квалификационную характеристику;
обусловлены технической реорганизацией предприятия;
вызваны изменением условий труда.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если причиной изменений становятся перемены технических и/или организационных условий труда, сотрудник должен узнать об этом за 2 месяца (ч.2. ст.74 ТК). Согласие сотрудника не требуется, но вовремя быть проинформированным – его право.

Во всех остальных случаях необходимо оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору, предусматривающее обязательное согласие работника.

Два способа возложения обязанностей дополнительных должностей

Существуют различные причины, когда работодателю или сотруднику может потребоваться изменение круга обязанностей. Например, сокращается должность, и другой компетентный сотрудник согласен взять на себя новую деятельность за дополнительную оплату. Или же работодатель хочет, чтобы работник выполнял дополнительные функции, на которые у него остается достаточно рабочего времени (например, курьер может, находясь в офисе, принимать звонки).

В ТК РФ изложены 2 варианта, по которым сотруднику могут быть вменены новые обязанности: внутреннее совместительство и совмещение. Выбирая первое или второе, работодатель ориентируется на то, можно ли выделить конкретные часы для дополнительных обязанностей, или они по-разному распределяются в продолжение рабочего времени.

Характеристики и различия этих двух способов приведены в таблице.

СОВМЕЩЕНИЕ	ВНУТРЕННЕЕ СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО
Дополнительные обязанности выполняются параллельно с основной работой.	Дополнительные обязанности подразумевают выполнение сначала основной работы.
Рабочее время не увеличивается.	Рабочее время увеличивается (максимум до половины рабочего дня, но не более 4 часов в день).
Оплата по согласованию с работодателем.	Оплата пропорционально отработанному времени.
Нужно дополнительное соглашение к действующему трудовому договору и изменение должностной инструкции.	Нужно заключить еще один трудовой договор с этим сотрудником – на дополнительную должность на часть ставки.
Дополнительные обязанности можно снять в любой момент приказом руководства.	Для снятия дополнительных обязанностей нужно расторгать соответствующий трудовой договор.

Работодателю решать, какой способ окажется предпочтительнее в конкретной ситуации.

Пошаговый план для вменения дополнительных обязанностей

Уведомить работника письменно за 2 месяца об изменениях условий труда.
Издать распоряжение (приказ) о совмещении, внутреннем совместительстве или приказ о возложении дополнительных обязанностей.
Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору либо заключить дополнительный договор.
Переиздать должностную инструкцию, ознакомить сотрудника с ее новой редакцией под роспись.

Если сотрудник против

Внесение новых обязанностей в должностную инструкцию, если они в рамках квалификации, не предусматривает согласие работника, поэтому часто в этом пункте возможны разногласия, тем более, что заработная плата таких случаях обычно не пересматривается. Что делать работодателю, если в ответ на его извещение о грядущей перемене условий работы сотрудник выражает несогласие работать по новым правилам?

Работодатель письменно должен предложить несогласному другую должность в соответствии с его квалификацией, пусть даже ниже рангом или менее оплачиваемую, если она вакантна. Если таких должностей нет или снова последует несогласие, сотрудника вправе уволить (п.7 ч.1 ст.77 ТК).

Другой вариант, когда самовольно в одностороннем порядке меняются условия трудового договора. Согласно ч.1 ст.72 ТК РФ, это можно приравнять к переходу на новую работу, для чего необходимо письменное согласие сотрудника. Если работодатель настаивает под угрозой увольнения, подчиненный может предпринять следующие меры:

письменно попросить об увеличении оплаты за вменяемые новые обязанности;
если договориться не удалось, обратиться в инспекцию по труду или в профсоюз (нужно приложить копию основных документов и приказа о вменении новых обязанностей);
при незаконном увольнении его права защитит суд.

Итак, для вменения дополнительных обязанностей лучше заручиться согласием работника, вовремя его уведомить и оформить необходимые документы, внеся изменения в трудовой договор или должностную инструкцию, при необходимости заключив дополнительное соглашение.

Оформляем допработу: расширение зон обслуживания и увеличение объема работы

С письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с основной работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы за дополнительную оплату (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ). Виды дополнительной работы см. в Схеме 1 (ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ).

Схема 1. Виды допработ

Понятия «расширение зон обслуживания» и «увеличение объема работы»

Об отличии совместительства от других видов работы читайте в статье «Особенности совместительства: что должен знать каждый кадровик» в № 2′ 2019

Особенности допработы

Добровольность

В данном случае действует принцип добровольности: дополнительную работу, не предусмотренную трудовым договором, можно поручить работнику только с его согласия (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ).

Объем дополнительной работы

Содержание и объем дополнительной работы устанавливаются работодателем с письменного согласия работника (ч. 3 ст. 60.2 ТК РФ).

Срок выполнения допработы

Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, устанавливается работодателем так же с письменного согласия работника (ч. 3 ст. 60.2 ТК РФ). При этом работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель – досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня (ч. 4 ст. 60.2 ТК РФ).

Период выполнения допработы

Дополнительная работа осуществляется.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Как правильно возложить на работника дополнительные обязанности

Дополнительные обязанности могут появиться, когда работник длительно на больничном и некому исполнять его работу. При технологизации производства возникла необходимость в работе с новым программным обеспечением — это тоже расширение обязанностей. Они регламентируются разными статьями ТК и по-разному оформляются.

Станьте специалистом в области режимов работы и учета рабочего времени после нашего курса .

Как оформить дополнительную работу

Каждый работодатель может столкнуться с ситуацией, когда сотрудник в течение длительного срока не имеет возможности ходить на работу, но за ним сохраняется рабочее место и должность. Причиной тому может быть отпуск, длительная нетрудоспособность и другие обстоятельства. Для выполнения работы такого сотрудника можно принять в штат нового человека по срочному трудовому договору, либо оформить временный перевод другого работника, либо распределить обязанности отсутствующего среди членов трудового коллектива. Нередко наиболее удобным для работодателя оказывается третий вариант. Ведь и обучать нового работника не потребуется, кроме того, всегда найдутся сотрудники, которым не помешает дополнительный доход. Реализация такого варианта требует проведения определенных кадровых процедур.

ЗАЧЕМ ДОКУМЕНТАЛЬНО ОФОРМЛЯТЬ ПОРУЧЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ?

Нередко дополнительная работа поручается устно, а сотрудник соглашается ее выполнять, не требуя ни оформления, ни доплаты. Такую безропотность можно объяснить страхом испортить отношения с руководством, а также желанием работника освоить новые навыки, накопить опыт для будущего продвижения в карьере.

В обоих случаях работники не требовали денежной компенсации и официального оформления дополнительной работы, добровольно согласились ее выполнять, поскольку у них в этом деле были личные интересы.

Но так бывает далеко не всегда. Кроме того, в подобных ситуациях работодатель рискует тем, что если сотрудник, выполняя дополнительную работу, допустит ошибку, повлекшую неприятные последствия для организации, его будет невозможно привлечь к ответственности. Ведь поскольку работа не оформлена документально, то ее как будто и нет[1].

Также есть вероятность того, что работник, передумав, обжалует в суде или проверяющих органах требование работодателя выполнять дополнительную работу. Ведь ст. 60 Трудового кодекса РФ прямо запрещает работодателю требовать от подчиненных выполнения работы, не обусловленной трудовым договором. Если сотрудник докажет, что его принуждали к выполнению такой работы, то инспекция труда может привлечь работодателя к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса об административных нарушениях РФ, которая предусматривает наложение штрафа на юридическое лицо от 30 до 50 тыс. руб., на руководителя – от 1 до 5 тыс. руб.

Любой работодатель заинтересован в том, чтобы работа была выполнена качественно при отсутствии правовых рисков. Для этого ему необходимо правильно оформить документы о поручении сотруднику дополнительной работы.

ВАРИАНТЫ ОФОРМЛЕНИЯ ДОПОЛНИТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ

Изменения в должностной инструкции

Если дополнительная работа не меняет трудовую функцию работника или будет осуществляться в той же должности, можно просто дополнить должностные обязанности сотрудника пунктом о выполнении такой работы. На практике должностные обязанности закрепляются в должностной инструкции либо в тексте трудового договора (или в приложении к нему)[2].

Если должностные обязанности закреплены в тексте трудового договора, то любое изменение и дополнение в них, как в неотъемлемую часть трудового договора, вносятся путем подписания дополнительного соглашения (ст. 72 ТК РФ). При несогласии работника на изменение должностных обязанностей, изложенных в трудовом договоре, работодатель может воспользоваться инструментарием, который предоставляет ему ст. 74 ТК РФ. При строгом соблюдении процедуры, установленной в данной статье, работник в случае несогласия на выполнение дополнительных обязанностей может быть уволен по ч. 7 ст. 77 ТК РФ.

Если должностная инструкция оформлена отдельным документом, она является локальным нормативным актом, а способы ее изменения зависят от характера новшеств. Если поправки в должностной инструкции не влекут изменения трудовой функции, а лишь уточняют ее, то письменного согласия работника на данную процедуру не требуется. В таком случае работодателю нужно подготовить новую редакцию должностной инструкции, утвердить ее и ввести в действие. Также можно закрепить изменения в должностной инструкции, перечислив обязанности работника в приказе, без утверждения новой редакции документа.

Поэтому возлагая на работника дополнительные обязанности, необходимо предусмотреть их в трудовом договоре и (или) должностной инструкции.

Для определения квалификации работника и его должностных обязанностей наравне с ЕКС и ЕКТС можно пользоваться профессиональными стандартами (ст. 195.1 ТК РФ, п. 25 Правил разработки и утверждения профессиональных стандартов[3]).

Необходимость нововведения в должностной инструкции может быть обусловлена изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны соблюдаться требования о заблаговременном письменном уведомлении сотрудника. И только после того как работник согласится на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию, что подтверждается в письме Роструда от 31.10.2007 № 4412-6.

Если работник не согласен на нововведения, при наличии организационных или технологических изменений условий труда работодатель вправе применить ст. 74 ТК РФ. В этом случае при отказе работника выполнять новые обязанности работодатель вправе его уволить по п. 7 ч .1 ст. 77 ТК РФ.

Если изменения в должностной инструкции не соотносятся с трудовой функцией работника, то применение ст. 74 ТК РФ не представляется возможным, так как при внесении изменений в условия трудового договора, обусловленных организационными и технологическими причинами, трудовая функция работника должна оставаться прежней. Такой вывод следует из ч. 1 ст. 74 ТК РФ. При изменении трудовой функции работника требуется его письменное согласие на данную процедуру, ведь, по сути, она равносильна переводу сотрудника на другую работу (ст. 72.1 ТК РФ).

Споры о том, является ли изменение должностной инструкции изменением трудовой функции, решает суд (Определение Конституционного Суда РФ от 25.09.2014 № 1853-О).

Совмещение, увеличение объема работ, исполнение обязанностей отсутствующего работника

Способ оформления дополнительной работы зависит от ее содержания (см. табл.). Если трудовая функция не меняется, то есть дополнительная работа будет производиться в той же должности или профессии, целесообразно оформить ее выполнение в соответствии со ст. 60.2 ТК РФ следующим образом:

расширение зон обслуживания;
увеличение объема работ;
исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором.

Если подразумевается выполнение дополнительной работы в другой должности (профессии), для ее оформления используется один из вариантов:

совмещение профессий (должностей);
исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором.

Таблица. Виды дополнительной работы и способы ее оформления

Наименование

Должность (профессия)

Оплата

Оформление

Примеры

Дополнительная оплата в твердой сумме или в процентах к окладу работника

Дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ

Менеджеру по закупкам поручили работу специалиста по логистике

Расширение зоны обслуживания; увеличение объема работ

Уборщица выполняла работу в 5 помещениях, компания арендовала ещё одно – расширилась зона обслуживания сотрудника.

Кадровику в рамках работы по должности поручили ведение воинского учета – увеличился объем работы.

Исполнения обязанностей временно отсутствующего работника

Возможно и в той же должности, и в новой

Специалистам отдела кадров поручили работу заболевшего коллеги;

бухгалтеру поручили работу кадровика на период отпуска последнего.

Процедура оформления всех видов дополнительной работы (совмещение, увеличение объема работы, расширение зон обслуживания, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника) практически одинакова.

[1] Например, Решение Новгородского районного суда от 28.06.2018 по делу № 2-2562/2018.

[2] Например, Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 10.07.2017 по делу № 33-5356/2017.

[3] Утверждены Постановлением Правительства РФ от 22.01.2013 № 23.

Ю. Ю. Жижерина,
директор по персоналу

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 10, 2018.