Участие в совещании или на совещании как правильно

Слово «совещание» по падежам

Морфологические признаки слова: существительное, единственное число, именительный падеж, неодушевленное, средний род.

Падеж	Вопрос	Единственное число Ед. ч.	Множественное число Мн. ч.
Именительный	Что?	совещание, совещанье	совещания, совещанья
Родительный	Чего?	совещания, совещанья	совещаний
Дательный	Чему?	совещанию, совещанью	совещаниям, совещаньям
Винительный	Что?	совещание, совещанье	совещания, совещанья
Творительный	Чем?	совещанием, совещаньем	совещаниями, совещаньями
Предложный	О чём?	совещанье, совещании, совещаньи	совещаниях, совещаньях

В именительном падеже отвечает на вопрос что? — совещание, совещанье, в родительном падеже отвечает на вопрос чего? — совещания, совещанья, в дательный падеже отвечает на вопрос чему? — совещанию, совещанью, в винительный падеже отвечает на вопрос что? — совещание, совещанье, в творительный падеже отвечает на вопрос чем? — совещанием, совещаньем, в предложный падеже отвечает на вопрос о чём? — совещанье, совещании, совещаньи.

Поиск ответа

Здравствуйте! Подскажите, как правильно: В совещании принялИ (или принял) участие директор завода «Стрела» и представители областной администрации. Влияет ли в данном случае порядок слов (однородные подлежащие после сказуемого) на число сказуемого?

Ответ справочной службы русского языка

Возможны оба варианта, поскольку рекомендации о месте сказуемого до или после однородных подлежащих не носят категорического характера.

Вопрос № 296168

Здравствуйте! Нужна ли запятая перед союзом «и». В совещании примут участие Иванов, директор(,) и Сидоров, начальник

Ответ справочной службы русского языка

Если Иванов является директором, то нужно поставить запятую.

Вопрос № 269020

Ответ справочной службы русского языка

Вот правило: после однородного члена предложения, присоединяемого союзом а также или а то и, запятая не ставится, т. е. он не обособляется. См. справочник Д. Э. Розенталя «Пунктуация» (пункт 7 на этой странице).

Склонение существительного «совещание»

/>Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать Карту слов. Я отлично умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!

Спасибо! Я стал чуточку лучше понимать мир эмоций.

Вопрос: венецианец — это что-то нейтральное, положительное или отрицательное?

Ассоциации к слову «совещание&raquo

Синонимы к слову «совещание&raquo

Предложения со словом «совещание&raquo

• Поспать так и не удалось, Сиром ещё раз провёл совещание офицеров, все знали, что делать.

Цитаты из русской классики со словом «совещание»

• Присяжные заседатели после минутного совещания вынесли Савину оправдательный вердикт, встреченный взрывом рукоплесканий публики, битком набившей зал заседания.

Сочетаемость слова «совещание&raquo

Каким бывает «совещание»

Значение слова «совещание&raquo

СОВЕЩА́НИЕ , -я, ср. 1. Действие по знач. глаг. совещаться; совместное обсуждение чего-л. (Малый академический словарь, МАС)

Отправить комментарий

Дополнительно

Значение слова «совещание&raquo

СОВЕЩА́НИЕ , -я, ср. 1. Действие по знач. глаг. совещаться; совместное обсуждение чего-л.

Предложения со словом «совещание&raquo

Поспать так и не удалось, Сиром ещё раз провёл совещание офицеров, все знали, что делать.

Несмотря на то что в просторном помещении конференц-зала было достаточно воздуха, многим из сидящих за столом участников совещания стало трудно дышать.

Если больше у вас вопросов нет, то предлагаю встретиться в понедельник и обсудить уже всё более конструктивно, – сказал я, и не встретив вопросов, покинул зал совещания.

Участие в совещание или в совещании как писать

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Участие в совещание или в совещании как писать». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Проведение совещаний преследует несколько целей:

1. Во время него происходит обмен и передача информации. Докладчики рассказывают каждый свое, информируя и обучая остальных участников.
2. Во время доклада и прений все ситуации или процессы оцениваются присутствующими на совещании. Корректируются критерии оценивания.
3. Для руководителя совещание может заменить все оценочные процедуры, так как по поведению подчиненного и его реакциям, можно судить о его компетентности и вовлеченности.
4. Грамотная корректировка действий и принятие действенных решений и мер.

Склонение существительного «совещание»

Успешная командная работа подразумевает постоянное взаимодействие всех звеньев с получением обратной связи. Для этого, как правило, в начале рабочего дня проводят оперативные совещания. «Оперативки», «пятиминутки», «планерки», «летучки» — так их называют между собой.

В рабочем совещании примут участие сотрудники, которых назначает непосредственный начальник. Перечень обсуждаемых вопросов стандартный: итоги прошедшего дня, постановка целей на сегодня и так далее. Такие совещания непродолжительны по времени. Проводятся регулярно, о чем все участники оповещены заранее.

«Просим принять участие в совещании по вопросу…», — так обычно начитается текст письма-приглашения. Далее следует указать основную тему, дату, место, время начала и окончания встречи. Затем перечислить вопросы, которые будут задеты в процессе собрания. И отметить ответственных лиц по каждому пункту. Не лишним будет указать регламент выступления по каждому из вопросов. Вопросы располагаются по степени важности решения.

Каждый, кто примет участие в совещании, отвечает за его успешное и эффективное проведение. Перечислим типичные ошибки участия, организации и проведения:

• отсутствие, неадекватность, неточность формулировки цели собрания;
• недостаточная подготовка;
• отсутствие или игнорирование регламента;
• формализация, отсутствие необходимости совещания;
• несвоевременность оповещения, недостаточное время для подготовки.

Снижают эффективность совещаний и обыкновенные опоздания.

Если для сотрудников каждая оперативка — словно снег на голову, толку от таких совещаний будет мало. Работники просто не успеют подготовиться и будут слабо вовлечены в движуху. Поэтому проведение собраний нужно максимально систематизировать.

В идеале такие вещи проводятся по графику, разработанному заранее. Если планерок и оперативок много и все они разные, то и график нужен подробный. Например: каждую среду — совещание у директора, 25 числа каждого месяца — у начальника отдела продаж и так далее. Это в идеале и когда штат большой. Для маленького бизнеса можно собираться с удобной периодичностью. Главное — участники совещания должны знать: каждую неделю их вызывают на оперативку.

Совещания бывают плановыми и внеплановые:

• на плановых совещаниях обсуждаются текущие вопросы работы. Как раз они проводятся по графику, спланированному заранее — отсюда и название. Это могут быть ежедневные пятиминутки для планирования дня, еженедельные и ежемесячные собрания;
• внеплановые совещания собираются для оперативного решения конкретной задачи, возникшей здесь и сейчас. Могут состояться в любое время.

Проводите встречу как можно проще. Избегайте протокольности и чрезмерной официальщины. Если полчаса выбирать секретаря, оглашать повестку и голосовать за нее, вести подробный протокол и все такое — то к середине оперативки услышите дружный храп. Не теряйте время и сразу начинайте. Оставьте формальности собраниям городской думы и съездам профкома.

Ведите себя немного строже, чем обычно. Ставьте небольшой барьер между собой и подчиненными. Если в текущей обстановке про субординацию часто забывают, то на совещании этого делать нельзя. Но не перегибайте палку. Когда начальник общается с подчиненными на “ты”, а на оперативках переходит на “вы” — это, как минимум, смешно.

Если собрание длится более получаса, есть смысл пару раз отвлечься по ходу дела. Вспомните лекции в университете или уроки в школе. Если преподаватель без остановки 45 минут пишет на доске интегралы, такой урок становится скучным и неинтересным. Но стоит ему рассказать историю из жизни или элементарно отпустить пару шуток, и лекция получается увлекательной и захватывающей. На такие занятия ходят охотнее, а даже самый сложный материал усваивается лучше.

С оперативными совещаниями тоже самое. Не бойтесь немного отвлечься и поведать собравшимся что-то на отвлеченные темы. Одна-две минуты времени погоды не сделают, а градус официальности и напряженности снимут на ура.

Поздравляем, совещание вы провели. Пообщались, вопросы порешали, головами покивали. Все классно, все супер. На самом деле не классно и не супер. Теперь самое главное — закрепить результаты. Если все останется на словах — будьте уверены: половину поручений работники попросту забудут. Или сделают вид, что забыли. А потом будут бегать один за другим, чтобы уточнить какие-то вопросы. И что толку от такого совещания?

Итогом собрания должен стать протокол оперативного совещания. Это мегаважный документ, в котором записаны все ходы. Вот что нужно отразить в протоколе:

1. Дату собрания. Глянув на документ, сотрудники должны понимать, когда было совещание и могут сориентироваться в сроках. А лучше пускай заведут папочки и хранят в них все протоколы. Можно в электронном виде.
2. Перечень задач. Самый главный пункт. Все поручения должны быть сформулированы внятно и, самое главное, однозначно. Не забывайте: приказ, который может быть понят неправильно, будет понят неправильно.
3. Список ответственных лиц. Лучше составить протокол в виде таблички, где напротив каждого задания будет указана фамилия или фамилии сотрудников, ответственных за их выполнение.
4. Срок выполнения задания. В этой же таблице напротив фамилии работника укажите дату, когда поручение должно быть выполнено. Никогда не ставьте крайний срок. Если на выполнение работы дается месяц — укажите в протоколе 3 недели. Так вы дисциплинируете работника и оставите себе и ему время для маневра.
5. Подписи участников совещания. Подпись — гарантия того, что человек ознакомлен с документом. Обязательно соберите автографы всех, кто присутствовал и кому были поручены задания.

Склонение существительного «Совещание» по падежам

Чистовой вариант протокола составляет секретарь в течение 2–3 дней с момента проведения совещания (этот срок должен быть утвержден в инструкции по делопроизводству).

Его оформляют на общем бланке организации или на специально утвержденном бланке протокола (этот вариант предпочтительнее) .

Бланк протокол[2](Пример 5) можно разработать и утвердить отдельным приказом или включить его в состав инструкции по делопроизводству.

[2] Состав реквизитов соответствует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ПРИМЕР 5

Бланк протокола

После составления протокола секретарь подписывает его и передает на подпись председателю. Затем протокол необходимо зарегистрировать в журнале (реестре) регистрации и учета протоколов (Пример 6).

Нумерация протоколов сквозная в пределах одного календарного года. С началом каждого нового года нумерация начинается с «1».

Должности в журнале указывать не обязательно. Их всегда можно уточнить, открыв сам протокол.

Порядковый номер учетной записи может не соответствовать номеру протокола (см. Пример 6).

Это происходит из-за того, что в некоторых ситуациях протоколы приходится регистрировать задним числом, тогда к их номерам добавляют:

После регистрации таких протоколов нумерация сдвигается.

ПРИМЕР 6

Фрагмент журнала регистрации и учета протоколов

Копии полностью оформленного и подписанного протокола рассылают под роспись ответственным исполнителям. Одновременно с рассылкой поставленные задачи заносят в журнал учета поручений, который может вестись в MS Excel (Пример 7).

ПРИМЕР 7

Фрагмент журнала учета поручений в MS Excel

• Создание эффективной системы контроля исполнения поручений

• Составляем краткий протокол оперативного совещания

Несмотря на возросшую во время пандемии популярность Skype и Zoom, приложения не заменят общения с глазу на глаз. На совещаниях руководитель может уловить настрой коллектива и понять, как воспринимается информация от него.

Систематические собрания приучают сотрудников к дисциплине и мотивируют к эффективной работе. Сотрудники охотнее выполняют поставленные задачи, зная, что потом придется рассказать о них на совещании.

Совещания помогают сплотить коллектив. На них коллеги обмениваются опытом, делятся впечатлениями и высказывают мнения о результатах работы и проектах.

Для того, чтобы совещания всегда были продуктивными, необходимо понимать причины их низкой эффективности:

1. У совещания нет ведущего.

Большинство вопросов не решают без руководителя. Коллективу непонятно, кому задавать вопросы, кто и что решает, кому выступать, кто прав и не прав. Такие встречи не принесут ничего, кроме суеты, потраченного времени и сил. Необходим человек, который составит план действий и подведет итоги.

1. Совещание без регламента.

Если к началу собрания сотрудники подтягиваются лениво или вовсе не приходят, встречи приходится задерживать либо переносить. Эффективность корпоративных собраний падает, поэтому необходимо четко устанавливать регламент и следить за его исполнением.

1. Никто не готовился к собранию.

Если задачи не прописывали, и выступающих нет, то встреча заканчивается тем, что сотрудникам дают дополнительные задания, чтобы обсудить их позже на планерке. Получается совещание для того, чтобы подготовиться к следующему совещанию.

1. Слабый состав.

Руководители не продумали состав участников: должны ли на заседании присутствовать сотрудники, не владеющие ситуацией, нужно ли приглашать людей, которые не принимают решения, кого позвать — исполнителя или начальника отдела.

1. Собрание без плана и цели.

Без конкретной цели важные вопросы забываются. Сотрудники могут обсуждать то, для чего собрание в принципе не собирали.

1. Непонятный итог.

После совещания никто так и не понял, что же делать. Сотрудники разошлись с большим количеством вопросов — какой дедлайн, кому отчитываться, кто и что делает, а выполнение заданий откладывают до следующего совещания.

Чтобы сотрудники не засыпали и не приходили ради галочки, тщательно подготовьтесь к совещанию.

Составьте план будущего собрания, чтобы не начался хаос. Импровизация сыграет злую шутку, отдаляя от главной темы. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив.

Определите нужный состав и отталкивайтесь от поставленной цели. Не приглашайте сотрудников, не участвующих в том или ином проекте, например, бухгалтера.

Очень сложно быть сосредоточенным на совещании в течение нескольких часов. Не затягивайте, помните, что на встречах, которые длятся больше часа, работники устают и теряют внимание. Можно устраивать маленькие перерывы, если совещание двухчасовое.

Как правильно написать участие в совещании или в совещание

Установите регламент: во сколько начинается и заканчивается совещание. Следуйте ему, даже если коллеги опаздывают. Обозначьте время для выступлений, чтобы сотрудники учились говорить только по делу, не уходить от темы. Не забывайте контролировать поток вопросов, а также останавливать затянувшиеся споры.

Чтобы увеличить продуктивность, руководителю следует соблюдать правила подготовки к совещанию:

1. Предупредите всех участников о совещании заранее. Можно отправить приглашения с темой и целью собрания.
2. Выберете комфортное место для совещания. Проверьте температуру воздуха в помещении и насколько хорошо будет видно всех присутствующих.
3. Составьте вопросы, которые собираетесь обсудить на собрании. Для спорных тем придумайте вопросы, которые направят разговор в нужное русло.
4. Напишите план-структуру планерки и время на каждое выступление:

• вступление;
• цели и задачи;
• общие вопросы;
• общие результаты работы;
• выступления сотрудников;
• анализ результатов и подведение итогов.

1. Подготовьте необходимые материалы и форму протокола.

Разбейте встречу на части, чтобы не запутаться и другим было легче понять обсуждаемые вопросы:

1. Огласите план собрания. Кратко зачитайте список вопросов, подробности начнутся при обсуждении.
2. Вспомните прошлое собрание. Какие задачи ставились, как идет работа, какие возникают трудности.
3. Начните обсуждение с самых простых задач, постепенно переходя к более сложным.

Этот этап может занимать до 90% времени. Его цель — обязательно ответить на все запланированные вопросы. Для команды это так же важно, как и выполнить план дня — для отдельного сотрудника. Если удалось рассмотреть всю повестку и принять решения, команда становится сильнее.

4. Кульминация совещания

Это всего одно предложение, после которого участники понимают: цель совещания достигнута, все собравшиеся — молодцы! Обычно эту фразу произносит председатель или фасилитатор. Хорошо, если после этого у вас останется еще около 10% запланированного времени — на следующий, очень важный этап.

Отведите на это до 10% времени. Цель — закрепить достигнутые договоренности, сфокусировать участников на обязательном их достижении.

Как говорил Сократ, если хочешь, чтобы тебя поняли, сначала расскажи, о чем ты хочешь рассказать, потом собственно расскажи, а потом расскажи, о чем ты только что рассказал.

Именно на этом этапе должен быть согласован и принят протокол совещания.

И в самом конце очень важно дать обратную связь об эффективности совещания. Зачем это нужно? Чтобы участники запланировали хотя бы одно действие, как лучше подготовить и провести встречу в следующий раз. В первые три месяца настройки правил подготовки и проведения совещания это нужно делать на каждом собрании. Когда процесс отлажен, достаточно выдавать обратную связь раз в месяц. Обычно за это отвечает секретарь.

Заявка успешно отправлена.

В ближайшее время с Вами свяжется менеджер.

Чтобы улучшить навыки ведения переговоров, используйте технику «пяти предложений».

Т. Пархоменко, delo.by

Вам предстоит важное совещание. Вы хотите убедительно донести свою точку зрения, но не уверены, что сумеете наилучшим образом изложить ваши аргументы? Ничего страшного! Возьмите на вооружение популярную среди профессиональных ораторов технику пяти предложений. Умение выстроить свою речь, а при необходимости и вести дискуссию, поможет вам быть убедительным.

Неотъемлемая часть деловых будней — совещания и переговоры, где приходится выслушивать мнения коллег, подчиненных и руководителей, а также высказываться самому. Такие встречи необходимы. Если раньше было принято просто спускать принятые «наверху» решения, то сейчас руководство все чаще заинтересовано в том, чтобы сотрудники знали общую стратегию компании и принимали участие в обсуждении насущных тем. К тому же это дает шанс каждому члену команды реализовать собственные идеи в рамках общей задачи. Применив технику «пяти предложений», вы, как координатор встречи, с большей вероятностью достигнете положительного результата или, по крайней мере, сможете прийти к компромиссу.

Убеждайте, используя следующую структурную основу:

1.«Дело выглядит следующим образом…/ вопрос состоит в том, что…»

2. «Моя коллега полагает, что…»

3. «Господин В считает немного иначе. По его мнению….»

4. «Давайте рассмотрим оба варианта. Я долгое время наблюдал/думал. После внимательного/досконального изучения вопроса пришел к выводу, что….»

5. «Единственное логическое решение в том, что мы должны…»

Если прийти к единому мнению все же не удалось, пробуйте «план Б».

Так вы достигнете компромисса:

1. «Господин С уверяет, что…»

2. «Его оппонент (коллега D) убеждена в обратном. Она считает, что…»

3. «Итак, мы имеет два разных мнения. Однако, я вижу в них некоторые сходства/ точки пересечения. А именно…»

4. «В качестве компромисса я предлагаю следующее:…»

5. «Только таким образом мы сможем успешно продолжить работу»

Практические советы

Еще один скрытый резерв времени, который при хорошей организации можно использовать для экономии времени. Рассмотрим два случая. Первый, когда Вы – руководитель и должны подготовить совещание по некоторому вопросу. Второй, когда Вам по долгу службы приходится принимать участие в совещании.

Вы должны подготовить и провести совещание.

Прежде чем заняться подготовкой совещания, подумайте, действительно ли оно так необходимо? Сумеете ли Вы собрать всех заинтересованных сотрудников в определенное время в определенном месте? Иногда лучше обратиться с информационным письмом ко всем потенциальным участникам совещания. Или провести селекторную или телеконференцию.

Итак, Вы поняли, что ни один из предложенным выше способов общения проблемы не решит, и Вы должны непременно провести это совещание. Воспользуйтесь приведенным ниже планом, который поможет Вам быстро и эффективно подготовить и провести совещание, конференцию, круглый стол.

Следующий по опасности времясосущий вампир — господин Совещание. Некоторые люди, кажется, только и делают, что сидят на совещаниях. Когда я уже заканчивал писать эту книгу, один из моих клиентов втянул меня в двадцатиминутное телефонное совещание на четверых, где обсуждалось, на какое время назначить новое, более долгое телефонное совещание, на котором предстоит решить, когда собраться посовещаться вживую. Жесть.

Совещание соблазнительно. Это способ почувствовать собственную важность. И отличный вариант не принимать решений и не отвечать за них. Совещазм — это болезнь, превращающая бизнес в пустой, бесполезный и растянутый треп. (Два самых успешных исполнительных директора, которых я знаю, проводят только стоячие совещания. Никаких стульев.)

По данным Corporate Meetings Magazine, в конце 1990-х, когда я писал эту книгу, люди проводили в среднем от 20 до 40 часов в месяц на совещаниях — больше, чем в прежние годы. Руководители среднего звена в среднем совещались 1,7 часа в день, а высшее руководство просиживало на совещаниях половину рабочего времени. Участники опроса сообщили, что самые продуктивные совещания длились меньше часа, но большинство встреч продолжалось два часа и дольше. По моим наблюдениям, ситуация с каждым годом становится все хуже. Даже несмотря на то, что нам все время предлагают новые устройства, облегчающие общение, и большинство людей их охотно использует, с кем бы я ни захотел связаться, он обязательно оказывается на совещании.

На днях я звонил в одну компанию, где мне срочно нужно было получить некоторые данные, и услышал от замотанной секретарши: «Все на совещаниях. Я ничего не знаю. Позвоните, пожалуйста, в какое-нибудь другое время, когда, может быть, здесь будет кто-то, кто что-то знает».

Остановитесь и спросите себя: а нужно ли мне быть на этом совещании (или проводить его)? Нельзя ли решить вопрос с меньшей затратой времени? Провести телеконференцию? Разослать письмо? Вывесить объявление на доску, черт возьми?

Или в интернете. Разослать электронку. В общем, что угодно, только НЕ совещание.

Если вам все же нужно провести совещание, вот несколько колов, которые вы можете пустить в ход, чтобы остановить бесконечные вампирские «кровавые посиделки». (Хроновампиры любят совещания: еще бы, столько сочной добычи в одном месте — настоящий фуршет.)

1. Назначайте совещание перед обедом или в конце дня, когда вампирам уже не терпится закончить дела, превратиться в нетопырей и вылететь вон.

2. Никакого кофе и чая!

3. Заранее раздайте всем повестку совещания.

4. Сформулируйте и доведите до всех четкую и достижимую цель совещания.

Кстати, насчет кофе и чая — это важный момент. В одной компании нам с Дэйвом Петито, великолепным рекламным продюсером и моим другом, платили за то, чтобы мы посещали их совещания. Эти совещания проходили в роскошном офисе в Беверли-Хиллз, а то и дома у генерального директора. И независимо от места проведения на совещаниях всегда был стол, сплошь уставленный разнообразными закусками.

Булочки, пять сортов сливочного сыра, семга, заграничные сыры, мясные закуски, круассаны, маффины, печенье.

Первоклассный харч. Растягивающий встречу на добрый час и больше — в конце концов, как совещаться с набитым ртом?

Эта фирма давным-давно вылетела из бизнеса. Интересно, почему?

Если вам приходится посещать совещания, тоже нужно иметь под рукой несколько колов для господина Совещания.

1. Заранее узнайте, какая информация от вас требуется, и подготовьте краткое и содержательное выступление.

2. Имейте запасной план отхода: попросите кого-то зайти и вызвать вас в определенное время или позвонить вам на сотовый и т.п. Вы можете выйти и, поговорив, если нужно, вернуться — только вряд ли вернетесь.

Дата добавления: 2014-11-20 ; Просмотров: 777 ; Нарушение авторских прав?

Проведение совещаний преследует несколько целей:

1. Во время него происходит обмен и передача информации. Докладчики рассказывают каждый свое, информируя и обучая остальных участников.
2. Во время доклада и прений все ситуации или процессы оцениваются присутствующими на совещании. Корректируются критерии оценивания.
3. Для руководителя совещание может заменить все оценочные процедуры, так как по поведению подчиненного и его реакциям, можно судить о его компетентности и вовлеченности.
4. Грамотная корректировка действий и принятие действенных решений и мер.

Совещания являются мощным инструментом управления и менеджмента. Среди них различают:

• формальные и неформальные;
• оперативные, итоговые, проблемные;
• производственные, судебное и так далее;
• по уровню: цеховое, руководства, глав государств и тому подобное;
• закрытые и открытые совещания;
• учебные, информационные, разъяснительные;
• по способу коммуникации: непосредственное участие в собрании, селектор, видео-конференции и так далее.

Эффективность проведения зависит от организации собраний. Она должна учитывать структуру предприятия, специфику взаимодействия сотрудников, способы коммуникации, занятость каждого из участников, необходимость решения вопросов и их актуальность.

«Просим принять участие в совещании по вопросу. «, — так обычно начитается текст письма-приглашения. Далее следует указать основную тему, дату, место, время начала и окончания встречи. Затем перечислить вопросы, которые будут задеты в процессе собрания. И отметить ответственных лиц по каждому пункту. Не лишним будет указать регламент выступления по каждому из вопросов. Вопросы располагаются по степени важности решения.

“Просим принять участие в совещании по вопросу…”, – так обычно начитается текст письма-приглашения. Далее следует указать основную тему, дату, место, время начала и окончания встречи.

Затем перечислить вопросы, которые будут задеты в процессе собрания. И отметить ответственных лиц по каждому пункту. Не лишним будет указать регламент выступления по каждому из вопросов.

Вопросы располагаются по степени важности решения.

Каждый, кто примет участие в совещании, отвечает за его успешное и эффективное проведение. Перечислим типичные ошибки участия, организации и проведения:

• отсутствие, неадекватность, неточность формулировки цели собрания;
• недостаточная подготовка;
• отсутствие или игнорирование регламента;
• формализация, отсутствие необходимости совещания;
• несвоевременность оповещения, недостаточное время для подготовки.

Снижают эффективность совещаний и обыкновенные опоздания.

Как пишется слово «совещание»?

Если для сотрудников каждая оперативка – словно снег на голову, толку от таких совещаний будет мало. Работники просто не успеют подготовиться и будут слабо вовлечены в движуху. Поэтому проведение собраний нужно максимально систематизировать.

В идеале такие вещи проводятся по графику, разработанному заранее. Если планерок и оперативок много и все они разные, то и график нужен подробный.

Например: каждую среду – совещание у директора, 25 числа каждого месяца – у начальника отдела продаж и так далее. Это в идеале и когда штат большой. Для маленького бизнеса можно собираться с удобной периодичностью.

Главное – участники совещания должны знать: каждую неделю их вызывают на оперативку.

Согласитесь: рабочие вопросы лучше решать лично, глядя друг другу в глаза. Да, связаться миллионом способов вроде скайпа или по переписке в соцсетях – не проблема. Но это все не то. Руководитель, размахивающий руками и с огнем в глазах всегда более убедителен, чем обезличенный голос по телефону, не говоря уже о сухих строках сообщения.

Совещания бывают плановыми и внеплановые:

• на плановых совещаниях обсуждаются текущие вопросы работы. Как раз они проводятся по графику, спланированному заранее – отсюда и название. Это могут быть ежедневные пятиминутки для планирования дня, еженедельные и ежемесячные собрания;
• внеплановые совещания собираются для оперативного решения конкретной задачи, возникшей здесь и сейчас. Могут состояться в любое время.

Предприятия, в которых систематически организовано проведение совещаний, показывают лучшие результаты и скорость развития. Для внедрения такой практики следует добиться от сотрудников дисциплины, последовательности и посещаемости. Внезапные планерки не принесут результатов, так как не позволят работникам подготовиться к ним, сделать отчеты и снижают вовлеченность в процесс.

Важно: стоит заранее составить и утвердить график проведения собраний. Если в компании применяется больше одного вида, укажите это в предварительном плане.

Систематичность призывает к дисциплинированности, так как сотрудники точно знают, что им нужно поставлять рапорт о проделанной работе и ответственно относятся к ее исполнению.

Как написать грамотное письмо по итогам встречи — памятка

Чтобы не тратить свое и чужое время на бессмысленные формальные собрания, подходите с ответственностью к подготовке.

1. Создайте план проведения совещания. Это поможет избежать путаницы и сумбура.

2. Определите присутствующих. Не всегда должны присутствовать все работники, всё зависит от текущих целей.

3. Регламентируйте время. Не превращайте оперативку в многочасовое заседание, это существенно снизит эффективность.

4. Соберите отчеты по задачам, поставленным на прошлом собрании.

5. Расставьте пункты обсуждения в порядке приоритетности.

6. Заранее напомните коллективу лично или по телефону. Попросите взять блокноты и ручки, чтобы делать пометки.

7. Подготовьте все необходимые материалы.

Если проведение совещания организовано с учетом базовых правил в соответствии с целями руководства, результат такого собрания станет не только корпоративное общение, но и эффективно проведенное время.

• Делайте встречу разносторонней
  От монолога и публичного наказания виновных будет мало пользы. Разбейте собрание на несколько этапов, чтобы охватить максимальное количество рабочих вопросов. Никаких совещаний без повестки дня.
• Оперативка — это не формальность
  Не собирайте работников только потому, что «вроде как надо», избегайте протокольности и избытка формальностей. Не позволяйте отлучки и телефонные разговоры.
• Используйте не только кнут
  Публичная похвала подчиненных за хорошую работу — это отличный инструмент для повышения мотивации. Будьте справедливыми, одинаково отмечайте и ошибки, и достижения. Избегайте предвзятого отношения и выяснения личных проблем.
• Свобода слова
  Дайте возможность каждому желающему высказаться по всем обсуждаемым вопросам, внести свои идеи и предложения, задать вопросы. Проработайте вовлечение коллектива в обсуждение, особенно новичков.
• Рекламная пауза
  Если собрание длится больше получаса, выделите несколько минут разговора на отвлеченные темы. Парочка шуток, личная история или разговор о погоде взбодрит людей, снизит официальность и напряженность.

Процедура проведения совещаний предполагает несколько этапов.

Этап 1. Подготовка

На первом этапе руководитель определяет актуальность, тип, предмет обсуждения. Составляет план и список участников, рассылает приглашения. Ознакомьте всех участников с повесткой, по которой будете рассматривать задачи. Это позволит заранее все обдумать и предложить свежие идеи. Все необходимые материалы, документы и доклады должны подготавливаться заранее.

Этап 2. Организация

После определения количества участников делового совещания, подготовьте место для встречи. Это позволяет сократить время на рассадку и повысить результативность общения. Если вы собираетесь использовать мультимедийные устройства, проверьте и настройте их перед планеркой.

Этап 3. Реализация

Непосредственно процесс проведения совещания в указанное время с обсуждением всех указанных в повестке вопросов. Руководителю важно следить за регламентов и ходом дискуссии, вовремя останавливать неконструктивные диалоги и ссоры. Если есть необходимость принятия решения, это можно сделать путем общего обсуждения или голосования.

Этап 4. Протокол
Фиксируйте основные моменты, имена докладчиков и принятые решения. Это официальный документ, на основании которого вы можете требовать от сотрудников выполнения поставленных задач.

Пример протокола совещания:

• дата проведения;
• список задач и поручений;
• ответственные сотрудники;
• установленный сроки выполнения;
• подписи участников.

Важно: раздайте бумажные копии протокола всем подчиненным, которые несут ответственность за выполнение.

Этап 5. Анализ

Проанализируйте, насколько успешным было собрание и подготовка к нему. Было ли принято решения и эффективно проведено время? Какие недочеты выявились в ходе совещания? Были ли противоречия между участниками. Что вы можете улучшить в следующий раз?

Заранее подготовленный подробный план рабочего собрания гарантирует его успешность и эффективность. Составляйте такой документ для каждой встречи, в соответствии с текущими потребностями и целями.

Примерные пункты плана:

• вступительное слово руководителя, подведение итогов;
• ознакомление с целью и актуальной проблемой;
• командное обсуждение способов ее решения;
• конструктивная оценка всех озвученных вариантов;
• голосование за конкретные варианты;
• определение сроков и ответственных лиц;
• похвала отличившихся работников, мотивационное наставление.

Деловые совещания проводятся для того, чтобы выработать конкретное решение актуальной проблемы или задачи. Помимо этого на совещаниях сотрудники подразделений могут делиться с руководством своими идеями по возможному решению каких-либо вопросов. Такая форма коммуникации позволяет комплексно увидеть ситуацию в компании, ее слабые и сильные стороны, способствует вхождению новых людей в коллектив, их знакомству с корпоративной культурой и нормами, принятыми в организации.

Основными целями и задачами совещаний являются:

• поддержание политики компании, а также ее развитие и доведение до всех сотрудников;
• интеграция действий всех служб и подразделений в соответствии со стратегической целью компании;
• определение новых задач и оценка эффективности уже реализованных кампаний;
• решение возникающих вопросов.

Темы, которые присутствуют на совещаниях, могут быть абсолютно разными.

В российской практике принято не менее одного раза в неделю проводить совещания-планерки. Таким образом, руководители отделов отчитываются о проделанной за неделю работе и ставят планы на следующую (либо получают задания для реализации в рамках предстоящей рабочей недели).

Поводом или темой для внепланового совещания может быть целый ряд вопросов, которые возникают в связи с динамичной и изменчивой внешней средой, в которой приходится работать компаниям.

Деловые совещания могут быть разными по форме проведения, тематике и присутствующим лицам.

Основная их классификация представлена ниже:

• по принадлежности к определенной области: совещания административные (для решения проблемных вопросов), научные (конференции, симпозиумы, семинары, организуемые и проводимые для решения актуальных вопросов в научной сфере), политические (съезды и собрания членов определенных политических движений) и смешанные типы;
• по масштабу и количеству участников: международные (с привлечением зарубежных партнеров, специалистов, экспертов в определенной сфере), национальные, региональные, городские;
• по месту дислокации мероприятия: выездные и местные совещания;
• по регулярности проведения: периодические, постоянно действующие совещания.

Помимо представленной классификации совещания можно разделить на проблемные, оперативные и инструктивные.

Проблемные совещания направлены на поиск оптимального решения задач в сжатые сроки.

Оперативные (или их еще называют диспетчерскими) имеют целью получение данных о текущем положении компании. Вся информация от подчиненных аккумулируется у руководителей подразделений, а затем передается главному руководителю организации. Это данные о том, насколько были выполнены планы, достигнуты цели, решены задачи. Главное отличие таких совещаний от всех остальных – в их регулярности, постоянстве списка участников и возможном отсутствии повестки совещания (то есть его подробного плана).

Инструктивные совещания имеют обратный порядок в отличие от диспетчерских – вся информация в директивном формате спускается от руководителя к непосредственным подчиненным, и далее передается по вертикали власти в организации до конкретных исполнителей тех или иных задач. К такой информации относятся распоряжения руководства, которые могут повлиять на текущий ход работы организации, новые правила, нормы поведения, сроки исполнения конкретных задач.

Для того чтобы совещание было эффективным, необходимо тщательно продумать его основные моменты: цель совещания, основные задачи, этапы мероприятия. Только при таких условиях можно получить выгоду от совещания.

К сожалению, многие из них проводятся только потому, что в бизнес-среде так принято. Регулярные встречи и совещания в начале недели с руководством во многих компаниях стали обыденностью и потеряли смысл.

Однако крупные компании, которые стремятся развиваться и завоевывать большие доли рынка, подходят к данному вопросу с большой скрупулезностью:

• определяется список участников совещания;
• на длительный период разрабатывается его повестка, в которую со временем вносятся коррективы;
• в приоритете остаются стратегические задачи, по которым отчитываются руководители подразделений.

Каждое совещание имеет два основных этапа: подготовка и непосредственное проведение.

На первом этапе определяется актуальность проведения мероприятия, ставятся его цели и задачи, формируется список участников, подготавливаются доклады и презентации в соответствии с повесткой.

На втором – непосредственно согласно имеющейся повестке освещаются вопросы, в которых могут принимать участие все присутствующие. Как правило, руководство компании является председателем совещания и задает ему тон, предоставляет право слова, прекращает дискуссию, если она вышла за рамки конструктивного обсуждения.

Помимо основных этапов в совещании может присутствовать этап принятия решения, если оно предполагает решение какой-либо задачи. Это может происходить путем обсуждения или голосования.