Что такое приказ в документообороте

Приказы по основной деятельности — это какие приказы?

Приказы по основной деятельности — что это за документы?

Приказы по основной деятельности входят в одну из укрупненных документальных групп приказов, оформляемых внутри компании в процессе ее хозяйственной деятельности.

Общая группировка приказов такова:

• ПОД (приказы по основной деятельности);
• ПЛС (приказы по личному составу);
• ПАД (приказы по административно-хозяйственной деятельности).

Такая градация общепринята в делопроизводстве, однако тем, кто с ней не знаком, сложно разграничить те сферы деятельности компании, для которых используется та или иная группа приказов.

Для внесения ясности ниже приведем краткую характеристику каждой группы, чтобы вычленить сферу деятельности компании, для организации которой оформляются приказы:

• ПЛС — группа приказов, непосредственно связанная с личным составом компании. В нее входят приказы по приему, увольнению, перемещению сотрудников, «отпускные» и «стимулирующие» приказы, распоряжения о дисциплинарных наказаниях, отправке работников в командировки и др.;
• ПАД — совокупность распоряжений администрации компании, связанных с решением вопросов по эксплуатации имущества, транспортному обеспечению, внутренней связи и охране;
• ПОД — остальные приказы, не вошедшие в первые 2 группы.

О нюансах оформления приказов рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Знакомьтесь с группой ПЛС с помощью материалов нашего сайта:

;;.

Подробно расшифруем группу ПОД в следующем разделе.

Перечень приказов по основной деятельности предприятия

Из содержания предыдущего раздела понятно, что группа ПОД — самая объемная и непредсказуемая по разнообразию, затрагивающая все стороны финансово-хозяйственной деятельности компании. Выделим основные подгруппы приказов:

• структурные;
• нормативные;
• организационные;
• надзорные;
• отчетные;
• финансовые;
• обеспечительные;
• информационные.

Подгруппа «Структурные ПОД» сопровождает компанию с момента ее создания. Из их содержания становится понятным, как руководство видит структуру компании и какие меры принимает для ее разумного формирования. Эта же группа приказов используется и при структурных преобразованиях (расширении, слиянии и др.).

Если компания небольшая по масштабу деятельности и численности персонала, а ее структура стабильна, данная подгруппа приказов будет минимальна по объему и однообразна по форме.

Эта совокупность распоряжений руководства направлена на упорядочение всей деятельности компании. С их помощью утверждаются все внутрифирменные локальные акты (трудовой распорядок, положения о командировках, премировании, оплате труда, введении суммированного учета рабочего времени и др.), а также разнообразные методические разработки, инструкции и т. д.

Изучайте внутрифирменные локальные акты по материалам нашего сайта:

;.

Данная подгруппа может включать следующие виды приказов:

• об утверждении штатного расписания;
• о создании структурных подразделений;
• о создании комиссии по расследованию несчастного случая на производстве;
• другие аналогичные приказы.

В эту группу входят приказы, содержание которых связано с контрольно-надзорными функциями в компании, например:

• о проведении инвентаризации имущества и обязательств перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• о проведении контрольных мероприятий по охране труда;
• о проведении аттестации сотрудников и др.

Приказы отчетного характера обычно издаются в крупных холдингах, когда помимо бухгалтерской отчетности в недрах компании формируется множество иной отчетной документации: управленческой, финансовой, аналитической, статистической. Данными распоряжениями устанавливается периодичность отчетов, уточняются ответственные лица и исполнители, конкретизируются отчетные данные и пр.

Приказы данной группы могут перекликаться с ПОД из предыдущей подгруппы (надзорной). К примеру, приказ «О назначении внеплановой проверки промежуточной управленческой отчетности» можно отнести к обеим группам.

Данная подгруппа сопровождает финансовую деятельность компании — из содержания таких приказов можно понять о финансовой стратегии компании, решениях руководства в отношении основных финансовых потоков, о формах и видах инвестиций и т. д.

С помощью ПОД обеспечительного характера администрация решает вопросы материально-технического обеспечения компании, организует снабженческую деятельность, регулирует иные подобные вопросы.

Приказы этой подгруппы затрагивают широкий спектр вопросов и управленческих решений. К примеру, сюда можно отнести следующие приказы: «Об организации работы архива компании», «О введении в действие графика производственно-технического документооборота» и др.

Как долго хранить приказы по основной деятельности, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Приказы по основной деятельности: образцы-2022

Общий вид ПОД имеет стандартную форму и обычно включает 3 компонента:

• заглавную часть (наименование компании, название приказа, дату и номер);
• содержательный раздел (описание ситуации и распоряжение руководства);
• завершающую часть (подписи руководителя и иных лиц — ознакомительного и согласовательного характера).

Пример

Публичное акционерное общество «Триатлон»

О введении в действие управленческого документооборота

В целях совершенствования управленческой отчетности компании и упорядочения системы документооборота

1. Утвердить положение «Об управленческом документообороте» и ввести его в действие с 01.01.20ХХ.
2. Всем начальникам подразделений проработать положение с подконтрольным персоналом.
3. Контроль исполнения приказа возложить на заместителя генерального директора компании по общим вопросам Самольенко М. Н.

Генеральный директор /подпись/ Демьянов З. С.

С приказом ознакомлены:

Зам. директора по общим вопросам /подпись/ Самольенко М. Н. 29.12.20ХХ

Начальники отделов /по перечню/

Подобным образом строятся и иные ПОД. Все без исключения приказы данного вида по структуре будут аналогичны указанному выше образцу, за исключением названия приказа и содержания 2-го раздела.

Пример

Публичное акционерное общество «Триатлон»

О создании комиссии по сомнительным долгам

В целях организации своевременного выявления сомнительных и безнадежных долгов, обоснованного формирования резерва по сомнительным долгам, а также получения достоверной информации о дебиторской задолженности

1. Сформировать комиссию по сомнительным долгам в составе:

финансового директора Касимовой Г. Л.;

главного экономиста Светлова П. Н.;

специалиста 1-й категории отдела по работе с контрагентами Цветова А. А.;

бухгалтера по учету расчетов с контрагентами Гуляевой Н. Н.

1. Комиссии в указанном составе проводить ежеквартально оценку имеющейся дебиторской задолженности, своевременно (не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом) предоставлять в отдел налоговой и бухгалтерской отчетности информацию о сомнительных и безнадежных долгах.
2. Отбор сомнительных и безнадежных долгов производить с учетом сложившейся практики работы с каждым в отдельности контрагентом и с учетом критериев отбора, указанных в инструкции от 20.12.2019 № 167.
3. Результаты работы оформлять протоколом.
4. Контроль исполнения приказа возложить на главного бухгалтера Завьялову Н. Г.

Генеральный директор /подпись/ Демьянов З. С.

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер /подпись/ Завьялова Н. Г.

Финансовый директор /подпись/ Касимова Г. Л.

Главный экономист /подпись/ Светлов П. Н.

Специалист 1-й категории отдела по работе с контрагентами /подпись/ Цветова А. А.

Бухгалтер по учету расчетов с контрагентами /подпись/ Гуляева Н. Н.

Нумерация приказов по основной деятельности

Процедура присвоения номера приказу по основной деятельности законодательно не регламентирована. Общепринято нумеровать ПОД отдельно от ПЛС и ПАД, начиная отсчет с каждого нового календарного года.

Нумерация позволяет не только организовать упорядоченную систему регистрации ПОД, но и дает возможность быстрого нахождения приказа по его номеру в огромном море управленческой документации компании.

Крупные холдинги со значительным и многообразным по форме и содержанию документооборотом разрабатывают самостоятельно нумерологическую систему, закрепляя ее в отдельном локальном акте. Таким образом организуется единая для всего предприятия система нумерации приказов (в том числе ПОД).

Для таких компаний характерно присвоение сложносоставных номеров с индексами после разделительной черты или дефиса, например, № 238/о или № 698-у. Значение каждого индекса расшифровывается в отдельной инструкции или локальном акте.

Итоги

Ответ на вопрос: «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?» — не имеет короткого однозначного ответа. Огромное количество приказов относятся к данной группе — разнообразие их видов зависит от масштаба, структуры и специфики деятельности компании.

Приказ об утверждении графика документооборота: бланк и образец 2022 года

Функционирование любого предприятия сопровождается обработкой распорядительной и организационной документации, поскольку все факты хозяйственной деятельности должны быть подтверждены документально. Грамотно отлаженная система учета необходима, чтобы не допустить претензий со стороны надзорно-контролирующих органов, а также для более эффективной работы между различными структурными подразделениями компании. Для того чтобы регламентировать порядок работы с документами, руководство утверждает приказ о документообороте в организации. В связи с чем рассмотрим подробнее особенность оформления и издания этого распорядительного акта.

Что такое приказ о документообороте?

Экономическая деятельность предприятия всегда сопровождается циркуляцией различных рабочих документов: от момента оформления, до их архивации. Отсутствие правильно организованного документооборота создает хаос и негативно сказывается на реализуемых задачах компании.

Весь персонал, так или иначе, вынужден взаимодействовать с документами. А именно, составлять, получать, отправлять, выполнять, передавать на хранение кадровую, бухгалтерскую и прочую документацию, которая в свою очередь подразделяется на несколько видов:

1. Входящая — представляет собой прибывающую в компанию корреспонденцию, например, жалобы, претензии от клиентов, инструкции, рекомендации и распоряжения от органов власти, информационные предложения, соглашения, письма от бизнес-партнеров.
2. Исходящая — это корреспонденция, направляемая из организации, таковой являются письменные ответы на претензии и жалобы клиентов предприятия, рекламные материалы, прайс-листы, поздравления, приглашения, презентации, бизнес-предложения и прочее.
3. Внутренняя — это вид документации, движение которой осуществляется в рамках одной организации, например, когда руководство издает приказы, постановления, инструкции и прочие подобные документы для того или иного структурного подразделения или конкретного работника. При этом для руководителя такая корреспонденция будет считаться исходящей, а для ее получателя — входящей.

Пример схемы исходящего документооборота может выглядеть следующим образом:

готовит ответ на претензию, поступившую от потребителя, и передает непосредственному начальнику для согласования;
• руководитель подразделения, в свою очередь, направляет согласованный ответ гендиректору организации;
• гендиректор, завизированный документ, передает секретарю, который регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции и отдает экспедиционной службе для доставки адресату.

Создание собственного процесса движения локальных актов и корреспонденции, в соответствии с потребностями компании, позволяет свести к минимуму возможность потери ключевых документов: счетов, квитанций, договоров, сертификатов, отчетов. А также в значительной степени экономит время на их поиск, обеспечивает принятие управленческих решений.

Поскольку работа должна исполняться вовремя, в приказе, сообразно наименованию, оговаривается график движения тех или иных бумаг, например, сроки сдачи заявлений и табеля рабочего времени в бухгалтерию для начисления заработной платы. Данный документ позволяет осуществлять обработку большого количества деловых бумаг, сопровождающих коммерческую деятельность предприятия.

Как составить график?

График документооборота в организации, скачать образец которого можно с нашего сайта, обычно составляется в виде таблицы, в которой каждая строка включает в себя сведения об одном документе. Реже график документооборота представляет собой схему.

Сам документ должен отражать движение первичных документов организации, начиная от создания до передачи в архив.

Нередко в средних и крупных предприятиях составляются графики документооборота по каждому структурному подразделению, например, бухгалтерии, кадровой службе и так далее. Это объясняется тем, что таблица, охватывающая весь перечень документации, является громоздкой, а соответственно, и неудобной для использования персоналом. В связи с чем она больше всего подходит для небольших коммерческих предприятий.

Таким образом, должностное лицо, ответственное за составление графика, обязано:

• определить перечень документов, которые используются в процессе деятельности предприятия. В зависимости от структурного подразделения, это могут быть: инвентаризационная опись, кассовые ордеры, приказы на увольнение, отпуск, переводы и тому подобное;
• назначить лиц, ответственных за работу с документами. В частности, указывается Ф.И.О конкретного работника и (или) его должность, отвечающего за правильное оформление документа, его исполнение и передачу в архив. Если не утвердить ответственного сотрудника, то в случае утери документа или же нарушения сроков, отведенных для его представления, спросить будет не с кого;

Вам также будет интересно:

• установить срок, в рамках которого подчиненный должен создать, обработать или передать документ в архив. В графике можно прописать конкретное число месяца. Что касается передачи, исполнения документа, то в качестве срока можно указать количество дней с момента его составления;
• форма, которую надлежит использовать при подготовке конкретного документа, например, Т-1 при составлении приказа о приеме на работу или собственный бланк предприятия при составлении трудового договора;

• количество экземпляров того или иного документа. Так, при трудоустройстве требуется наличие двух трудовых договоров и одна личная карточка на сотрудника;
• сроки хранения документации, например, три года для графиков отпусков и приказа о дисциплинарном взыскании;
• прочие сведения.

В виде таблицы график документооборота отдела кадров и первичных документов может выглядеть следующим образом:

Важно, чтобы в графике информация была представлена в удобном виде для сотрудника, ответственного за движение тех или иных документов.

После составления графика, необходимо ознакомить с его содержанием всех работников, в нем упомянутых. С этой целью к графику можно приложить отдельный лист, где работники поставят свои ознакомительные подписи. Вместо этого можно сделать выписки из графика и выдать каждому ответственному сотруднику под расписку.

Правила оформления приказа

Для того чтобы утвердить составленный график движения документов, руководитель должен издать соответствующий распорядительный документ.

Приказ о графике документооборота в организации, образец которого можно скачать с нашего сайта, составляется в произвольном виде. Организации самостоятельно разрабатывают подходящий бланк. Обязательное использование унифицированных формуляров, утвержденных Постановлением № 1 Госкомстата России, было отменено с января 2013 года.

В содержание документа обычно включаются следующие сведения:

• наименование организации — если используется фирменный бланк, то на нем, как правило, присутствуют все необходимые реквизиты компании;
• название документа, например, «Приказ № 12 об утверждении графика документооборота»;
• место составления и дата;
• дата, с которой график начинает действовать;
• цель утверждения графика — организация правильного документооборота в компании;
• порядок исполнения документов;
• приказ об утверждении графика, в соответствии с разработанным приложением;
• должностное лицо, ответственное за исполнение графика, например, главбух;
• лицо, ответственное за выполнение настоящего приказа, обычно эту функцию руководитель организации оставляет за собой;
• подпись руководителя;
• подписи ответственных лиц, упомянутых в содержании приказа.

Таким образом, приказ о документообороте организации, представляет собой документ, утверждающий график движения организационной и распорядительной документации. Подобный график, выполненный в виде схемы или таблицы, может устанавливаться как для всего предприятия целиком, так и для структурных подразделений.

Поскольку унифицированная форма приказа о документообороте отсутствует, каждое российское предприятие вправе разработать и использовать собственный шаблон распорядительного акта. После издания графика, с содержанием должен быть ознакомлен каждый сотрудник, ответственный за движение документов, которые в нем упомянутых.

Приказы по личному составу 2021: виды, образец заполнения

Приказы и распоряжения по личному составу – это документы, которые регулируют трудовые отношения и отражают действия и события, связанные с сотрудниками компании.

Поговорим о том, когда нужны такие приказы, как их заполняют и хранят. А также расскажем про правила оформления приказов и дадим пример заполнения.

Какие приказы относятся к личному составу?

Это приказы, которые касаются режима и условий работы сотрудников, оплаты труда и т.д.

• о приеме на работу;
• об увольнении;
• о предоставлении очередного или другого вида отпуска;
• о переводе на другую должность или в другое подразделение;
• о замещении отсутствующего сотрудника;
• о выплате вознаграждений;
• о привлечении к работе сверхурочно;
• о дисциплинарном взыскании;
• о направлении в командировку.

Каждый такой приказ – официальное основание для действия в отношении работника: внесения записи в трудовую книжку, выплаты отпускных или командировочных, лишения премии и т.д.

Порядок составления и оформления приказов по личному составу

Для любого приказа по личному составу должно быть основание.

Например, если сотрудник уходит в отпуск, основанием будет его заявление. Если нужно наказать за опоздание или прогул – докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте, объяснительная записка сотрудника.

Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, т.к. это удобно.

В то же время, никто не запрещает работодателям разрабатывать свои формы приказов. Главное, чтобы в них были обязательные элементы:

• наименование документа;
• номер;
• дата;
• название организации;
• смысловая часть;
• Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;
• основание;
• отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
• подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.

При этом нужно помнить, что многие приказы по личному составу относятся к первичным документам, т.к. служат основанием для оплаты. Поэтому, они должны содержать обязательные для «первички» реквизиты: наименование, дату составления, название компании, суть хозяйственной операции и др.

Можно оформить сводный приказ на группу сотрудников, перечислив Ф.И.О. каждого.

Важно!

Если компания использует не унифицированные приказы, а самостоятельно разработанные бланки или видоизмененные унифицированные, нужно утвердить их руководителем и закрепить в ЛНА компании. Например, в инструкции по кадровому делопроизводству. Документы, которые служат основанием для выплат и являются «первичкой», должны быть закреплены в учетной политике.

Образец приказа по личному составу:

Следите, чтобы формулировки совпадали с формулировками ТК РФ. Так, некоторые работодатели по привычке продолжают применять такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса есть только замечание и выговор. За неверную формулировку можно получить штраф при проверке трудинспекции. К тому же такой приказ не может быть основанием для увольнения.

Вот почему важно, чтобы кадровыми документами занимались специалисты, подкованные в вопросах трудового законодательства, а не случайные работники в качестве дополнительной нагрузки (бухгалтеры, секретари, и т.д.).

Учет приказов по личному составу

Кадровые приказы нужно регистрировать в отдельном журнале. Строго установленной формы журнала нет Образец записи в едином журнале регистрации без классификации по видам – см. ниже).

В зависимости от размеров компании и количества приказов можно вести как один перечень приказов по личному составу, так и отдельные – по ситуациям:

• приему на работу;
• увольнениям;
• отпускам;
• командировкам и т.д.

Журнал регистрации приказов по личному составу выглядит так:

Форму журнала нужно закрепить в локальном нормативном акте.

Хранение приказов по личному составу

Сколько хранить все эти документы – написано в специальном перечне Минкультуры (утв. приказом от 25.08.2010 № 558).

Согласно документу, приказы по личному составу хранят:

• приказы о приеме на работу, переводам, увольнениям, изменения оплаты труда и различных выплат, отпусков и командировок работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, длительных командировок и др. – 75 лет (для документов, созданных до 1 января 2003 года);
• те же документы, но оформленные после 1 января 2003 года – 50 лет;
• приказы по наказаниям, отпускам, коротким командировкам – 5 лет.

Журналы учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников хранят 75 (или 50) лет, а журналы учета отпусков – 3 года (статья 695 того же Перечня).

Если в организации не все кадровые процедуры оформлялись приказами, их нужно оформить хотя бы задним числом во избежание штрафов от трудовой инспекции и споров с сотрудниками. То же самое касается ЛНА по кадровым вопросам.

Чтобы убедиться, все ли у вас в порядке с кадровым учетом, и готовы ли вы к проверке, закажите кадровый аудит в 1С-WiseAdvice. Мы проверим соответствие кадрового делопроизводства федеральным стандартам и требованиям ТК РФ, выявим слабые места и дадим рекомендации по восстановлению кадрового учета.

Мы всегда работаем командой: кадровик, юрист по трудовому праву, бухгалтер по расчету зарплаты, налоговый консультант, поэтому выявляем проблемы и по смежным направлениям (зарплата и налоги).

Навсегда избавиться от проблем, связанных с кадровой документацией, вам поможет аутсорсинг кадрового делопроизводства от 1С-WiseAdvice. Мы гарантируем компенсацию всех штрафов, если нарушения допущены по нашей вине.

Приказ об электронном документообороте

У представителей организаций, которые пока не перешли на электронный документооборот, могут возникать вопросы, как максимально быстро перевести компанию на ЭДО, регламентировать этот процесс и какими правовыми актами обеспечить.

Переход на ЭДО проходит в несколько этапов.

1. Оценка текущей ситуации. Сначала понадобится определить, что изменить в привычном процессе работы с документами, чтобы перейти на ЭДО.
2. Подготовка к переходу на ЭДО. В компании создают план по внедрению, расписывают ожидания и требования к системе.
3. Создание регламента работы с ЭДО. Здесь понадобится оформить внутренние документы для перехода: приказ о внедрении электронного документооборота и соответствующее положение.
4. Инструктаж. Персонал компании необходимо подготовить к новому формату обмена документами. Можно разработать инструкции и сценарии работы, а также провести обучение сотрудников, вовлеченных в документооборот.
5. Внедрение ЭДО. После того как документы оформлены, процессы настроены и сотрудники обучены, можно приступать к переходу на цифровой формат работы.

Разберем подробнее, какие внутренние документы следует подготовить:

• приказ о внедрении системы электронного документооборота;
• положение о переходе на электронный документооборот;
• базу знаний с инструкциями и сценариями работы для обучения.

Все перечисленное нужно, чтобы система ЭДО начала функционировать в организации на законных основаниях.

Начните работать с электронными документами в Контур.Диадоке

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы организация начала использовать ЭДО официально, понадобится выпустить приказ о переходе на электронный документооборот. Его оформляют от непосредственного руководителя и доводят до сведения всех подчиненных.

Четкого образца приказа о переходе на электронный документооборот нет, документ составляют произвольно, но он должен содержать следующую информацию:

• дата перехода компании на ЭДО;
• нормативные документы, помогающие сотрудникам ориентироваться в новых процессах: регламенты работы, инструкции и т.д.;
• список людей, которые будут использовать систему электронного документооборота и отвечать за нее;
• способ и длительность обучения представителей организации.

Пример приказа о внедрении ЭДО можно найти в интернете и адаптировать его под свою компанию.

Положение о переходе на электронный документооборот

Положение о переходе на ЭДО потребуется, чтобы собрать вместе акты, регламентирующие переход организации на новый формат работы.

Документ создается на непосредственного руководителя организации. В него должна входить следующая информация:

• дата начала действия положения;
• информация об операторе и функциональных возможностях системы ЭДО, на которую переходит организация;
• регламент ввода документов, правила работы, ответственные лица, конфиденциальность;
• ссылки на нормативные акты: № 63-ФЗ, № 149-ФЗ, № 402-ФЗ и т.д.

Устоявшейся формы документа нет, образцы и примеры можно найти в интернете.

Работа с первичными документами

Отдельно регламентируются первичные учетные документы. Для перевода их в электронный вид понадобится вписать это в учетную политику организации:

• указать возможность работы с электронными документами;
• зафиксировать правила работы с системой ЭДО, в том числе способы хранения и обмена;
• установить перечень электронных документов;
• указать ответственных за подписание документов коллег.

Переходите на ЭДО, настраивайте ваши бизнес-процессы в Контур.Диадоке

Вопрос-ответ

Нужно ли выпускать отдельный приказ для кадрового электронного документооборота

После перехода на кадровый ЭДО работа с документами ускоряется: сотрудники получают их в электронном виде и подписывают своей электронной подписью в системе ЭДО. Не придется приходить в отдел кадров или отправлять туда распечатанные документы.

Внедрение кадрового ЭДО также регламентируется рядом документов: приказ и положение об электронном документообороте, регламент использования электронной подписи, изменения в локальные нормативные акты, соглашение с сотрудниками. Оформить данные документы можно по аналогии с приказом и положением, выпущенным при переходе на ЭДО с контрагентами.

Что еще нужно оформить для обмена документами по ЭДО между организациями

Чтобы обмениваться документами с контрагентами, организации подписывают соглашение об обмене электронными документами между юрлицами. Там указывают все особенности взаимодействия.

Установленного образца документа нет. Обычно указывают реквизиты, предмет соглашения, условия взаимодействия, формат документов, порядок работы с файлами, обязательства сторон.