Оптимизация бизнес‑процессов бухгалтерского учета
Бухгалтерия — особая структура компании, поддерживающая ее работу. Этот отдел не генерирует доход, но как затратный центр нуждается в оптимизации бизнес-процессов. Расскажем, как снизить расходы на бухгалтерию и повысить ее эффективность.
В чем состоит задача бухгалтерии
Отдел бухгалтерии выполняет такие задачи внутри компании:
- подготовка и сдача бухгалтерской отчетности;
- сдача статистических отчетов;
- сдача налоговых деклараций и расчет налогов;
- взаимодействие с контролирующими органами;
- начисление и расчет зарплаты, отпускных и больничных;
- отправка платежей;
- проведение инвентаризации — сличение остатков на складах с данными бухучета;
- учет ТМЦ — бухгалтер фиксирует входящие и убывающие запасы, товары, основные средства и так далее;
- контроль задолженности;
- ведение управленческого учета — подсчет прибыли, рентабельности и так далее.
Когда нужна оптимизация бизнес-процессов в бухгалтерии
Понять, что в бухгалтерии нужно что-то менять, несложно. Явный сигнал — рост затрат по бухгалтерскому направлению:
- начисление пеней и штрафов со стороны органов из-за несвоевременной уплаты налогов;
- начисление штрафов и пеней по договорам с поставщиками из-за просрочки оплаты;
- заметное расширение бухгалтерского штата.
Кроме затрат обратите внимание на просрочки, которые допускает бухгалтерия. Например, несвоевременное начисление зарплаты или опоздание с предоставлением отчета руководству.
Такие ситуации говорят о низкой эффективности работы бухгалтерии. Чтобы исправить это, оцените ситуацию и выявите направления оптимизации.
Распространенная проблема — большой объем первички
Очень часто задержки связаны с большим объемом первичных документов, а это самая рутинная бухгалтерская задача. В крупных компаниях бухгалтеры большую часть дня заняты занесением накладных в учетную базу. Это легко проверить: посмотрите, сколько первичных документов провели бухгалтеры за последний месяц и сравните их число с объемом первички в предыдущие месяцы.
Если объем и вправду вырос, вероятно, сотрудники перегружены и не успевают выполнять другие задачи. Теперь нужны варианты решения проблемы, их несколько:
- расширить бухгалтерский штат;
- снять с сотрудников бухгалтерии несвойственные им задачи;
- упростить работу бухгалтеров.
Расширение штата — самый простой вариант, ведь найти еще одного бухгалтера легко. Но посчитайте затраты: новому человеку нужно ежемесячно выдавать зарплату, выделить рабочее место и дать доступ к бухгалтерской базе.
Проблема несвойственных задач актуальны для малых фирм, где небольшой штат сотрудников, и один человек должен выполнять разные типы работы. Например, бухгалтеры могут готовить накладные на отгрузку, хотя в крупных компаниях это задача отдела продаж. Но чтобы снять задачу с бухгалтера, нужно переложить ее на другого сотрудника — а у него тоже может не хватать времени.
Выгоднее упростить работу без расширения штата, и сделать это можно через автоматизацию бизнес-процесса. Почти всю рутинную работу можно автоматизировать, и ввод первички — не исключение.
Автоматизация ввода первичных документов
Есть немало сервисов, которые ускоряют процесс ввода первички в учетную базу. Например, модули, которые встроены в сервисы электронного документооборота (ЭДО), сразу переносят данные из документа в базу. Но не все контрагенты согласны работать с ЭДО, многие предпочитают обмен первичкой на бумаге.
Другое решение проблемы первички — система автоматического распознавания сканов первичных документов. Вот принцип ее работы:
- в сервис загружается скан первичного документа — акта, накладной, счета-фактуры или УПД и др.;
- система проводит распознавание, если что-то определить не удается, она предупреждает об этом бухгалтера, подсвечивая соответствующее поле в документе;
- программа показывает, какую информацию она намерена загрузить в базу, а бухгалтер ее проверяет;
- первичный документ проводится в учетной программе.
Скорость обработки документов возрастает в несколько раз, а количество ошибок уменьшается. В бухгалтерии перестают копиться пачки накладных, которые затем экстренно вводят в систему в начале нового квартала.
Какие еще бизнес-процессы можно оптимизировать
Оптимизировать можно не только процесс обработки первички. В бухгалтерии есть много задач, которые до сих пор решают «вручную», хотя можно автоматизировать и их. Например:
- использовать приложения для работы с авансовыми отчетами — актуально для компаний, где сотрудники часто и много ездят в командировки;
- внедрить новую учетную систему с расширенным функционалом — это может помочь для более верного расчета налога или быстрого составления управленческих отчетов;
- передать часть задач на аутсорсинг — это разгрузит сотрудников и обойдется дешевле, чем найм нового человека; к тому же заниматься оптимизацией можно совместно с аутсорсинговой компанией, если у нее есть опыт в этой сфере;
- интегрировать учетную систему с CRM и так далее.
Рекомендуем для работы веб-сервис Контур.Бухгалтерия: в нем есть встроенный электронный документооборот и система для распознавания первички. А еще — простой учет, авторасчет налогов и зарплаты, автоформирование отчетов на основе учета, управленческие отчеты и другие полезные инструменты. Тестируйте Бухгалтерию бесплатно в течение 14 дней.
Как ускорить работу бухгалтера: три шага к максимальной эффективности
Как правило, бухгалтер уделяет работе с документами гораздо больше времени, чем среднестатистический офисный сотрудник. От того, насколько эффективно она выстроена, зависит многое: от скорости составления отчётности до производительности бизнес-процессов компании в целом. К тому же, без оптимизации это направление может формировать повышенные расходы.
По данным IDC, большинство организаций тратят на обработку и печать документов свыше 10% выручки.
Поэтому так важно использовать все доступные способы ликвидации узких мест в бумажном и электронном документообороте. Особенно сейчас, когда во многих компаниях бухгалтеры перешли на «удалёнку».
Лучше всего начать с рациональной организации рабочего места. Где бы оно ни находилось: дома или в офисе, каждый его элемент должен помогать вам решать задачи качественнее, быстрее и удобнее. Добиться этого помогут три важных шага: перераспределение времени, внедрение новых технологий и улучшение эргономики.
Шаг 1. Перераспределение времени
Начните с анализа рабочих процессов. Занесите в таблицу всё, на что вы тратите время в течение дня. Ничего не пропускайте — даже если кажется, что речь идёт о мелочах. Чем выше точность и детализация, тем большего вы сможете добиться от оптимизации в конечном итоге.
Используя заполненную таким образом таблицу, посчитайте, сколько времени у вас отнимают разные задачи, и выделите «рекордсменов». Особое внимание уделите потерям, которые напрямую не связаны с работой. Например, на ожидание, пока включается техника, и на устранение проблем, таких как перезагрузка зависающего компьютера, перепечатка зажёванных в принтере или испорченных документов.
Когда вы найдёте источники утечек времени, подумайте, что могло бы их устранить. Возникают ли проблемы с доступом к файлам и обмену данными из-за неудобного программного обеспечения? Насколько удачно необходимые функции распределены по разным устройствам? Например, пользоваться сканером и принтером по отдельности может быть менее удобно, чем многофункциональным устройством (МФУ), которое сразу и печатает, и сканирует, и копирует документы.
Возможно, такая проверка покажет, что пришло время поставить новое, более удобное, функциональное и производительное оборудование. Это потребует дополнительных вложений, но будьте уверены, что оптимизация окупит расходы.
Шаг 2. Внедрение новых технологий
Используйте технические решения, которые экономят время и ресурсы. Например, обратите внимание на облачные инструменты. С ними вы будете меньше зависеть от офисной инфраструктуры и сможете быстро решать любые задачи даже из дома.
Большую помощь бухгалтеру могут оказать и современные СЭД и CRM-системы с возможностью дистанционного подключения. Особенно, если они поддерживают нотификацию пользователей о появлении задач, добавлении документов и других событиях. Так вы не пропустите важные обновления в информационной системе компании.
Значительную долю в работе любого бухгалтера составляют повторяющиеся процессы. По возможности старайтесь их автоматизировать. В частности, это помогают сделать приложения для МФУ (обратите внимание, что их поддерживают далеко не все модели).
Например, с помощью специализированного приложения для печатных устройств на платформе Xerox ConnectKey можно автоматизировать выгрузку и печать расчётных листов, полностью снимая эту задачу с бухгалтера. Каждый сотрудник сможет самостоятельно выбрать на экране устройства расчётный период и получить лист со сведениями о своей заработной плате.
Если вам приходится оцифровывать пакеты товаросопроводительной или другой разнородной документации, приложение Scan&Split поможет не тратить время на распределение файлов в разные папки с сортировкой по контрагентам или другим признакам. Это решение автоматически разделяет пакеты документов на основе машинного распознавания штрихкодов.
Также можно «научить» МФУ распознавать данные в документах и сохранять их в структурированном виде. Например, с этим может помочь приложение ID OCR, которое избавит бухгалтера от ручного ввода информации из паспортов и удостоверений. В результате удастся не только сэкономить время, но и снизить риск ошибок.
При однотипных операциях сканирования, сохранения и пересылки документов увеличить скорость работы способна технология Visioneer OneTouch, встроенная в сканер.
Например, с ней можно одним нажатием кнопки отсканировать документы, сохранить их в необходимом формате, загрузить в облако и отправить по электронной почте.
Шаг 3. Улучшение эргономики
Чтобы поддерживать производительность труда на максимально высоком уровне, важно устранить источники раздражения и неудобства на рабочем месте. Предметы и устройства, которые вы регулярно используете, всегда должны быть под рукой, иначе поиск степлера или записной книжки может надолго отвлечь вас от действительно важных задач. К тому же лишние минуты, которые вы тратите на то, чтобы достать вещь, лежащую в неудачном месте, постепенно сложатся в потерянные часы рабочего времени.
Позаботьтесь о том, чтобы вас не отвлекал шум, поддерживайте комфортную температуру и сохраняйте удобное положение тела за столом. Не забывайте и о хорошем освещении, которое должно сочетаться с приятными для глаз настройками монитора. Тогда вы будете меньше уставать на работе и добиваться более высоких результатов.
Для повышения собственной эффективности бухгалтеру, да и любому другому сотруднику не обязательно проходить дорогостоящие тренинги. Внимательно изучите ваши рабочие процессы, распределите время и ресурсы более рационально, не бойтесь внедрять технологические новшества и создайте комфортную, хорошо продуманную среду, в которой ничто не будет отвлекать вас от главного. Тогда вы сможете успевать больше за меньшее время — как в офисе, так и на «удалёнке».
Как сэкономить время главного бухгалтера
Перегруженный главбух в вечном аврале, который задерживается по вечерам, работает по выходным и не может уйти в отпуск – стандартная картина для многих компаний. У кого-то это даже вызывает уважение, ведь если главбух «зашивается», значит, молодец – старается.
Однако если авральный режим главбуха стал нормой, это еще не значит, что пора расширять штат, нанимать главбуху помощников или повышать ему заработную плату. Сначала узнайте, куда уходит время.
Повышенная зарплата не прибавит часов в сутках и не поможет главбуху успевать больше. Постоянные перегрузки в конце концов приведут к тому, что человек потеряет интерес к работе и в итоге либо будет работать «на отвали», либо вовсе уволится.
Другая проблема перегруженного бухгалтера – увязание в текучке. Он только и делает, что занимается повседневными задачами, которые сыплются на него как из рога изобилия, и «тушит пожары». На стратегические задачи, такие как налоговая оптимизация, автоматизация процессов, поиск путей экономии, повышение квалификации у него не остается ни времени, ни сил.
В этой статье расскажем об «убийцах» рабочего времени главбуха, и что с этим можно сделать.
Мы не будем говорить о том, что главбуху нужно планировать рабочий день, организовывать рабочее место, нельзя зависать в соцсетях и т.д. Это статья для руководителей, чтобы они со стороны могли оценить, на что действительно уходит время главного бухгалтера, и подумали, как его можно разгрузить.
«О, хотя бы еще одно заседание относительно искоренения всех заседаний!»
Главных бухгалтеров любят приглашать на всевозможные совещания, вот только не всегда они там нужны.
Бывает, что обсуждаются технические вопросы, маркетинговые, организационные и любые другие, кроме финансовых. Бухгалтера на такие совещания зовут на всякий случай или для уточнения одного-двух моментов.
Проанализируйте, так ли нужен главбух на всех совещаниях, летучках, планерках? Минус одно совещание – это уже плюс один-два часа рабочего времени главбуха.
«Марьванна, а как авансовый отчет оформить?»
Сотрудники других подразделений часто обращаются к главбуху с разными вопросами, и он вынужден тратить время на объяснения.
Чтобы бухгалтер каждый раз не инструктировал сотрудников по одним и тем же ситуациям, нужно повышать грамотность работников и опережать эти вопросы.
Имеет смысл составить список часто задаваемых вопросов и подготовить инструкции с заполненными образцами документов. Только не надо делать инструкции ради инструкций, которые написаны сложным канцелярским языком, иначе поток обращений не снизится. Это должны быть понятные разъяснения на человеческом языке, проще говоря для «чайников».
Инструкции с образцами документов рассылаются по отделам или помещаются на сервере в папке, к которой имеют доступ те, для кого они составлялись. Если сотрудник обращается с вопросом, пусть главбух отсылает его к этой папке, а отвечает только по нестандартным ситуациям. Постепенно сотрудники привыкнут и перестанут беспокоить.
«Проще сделать самому, чем переделывать за другими»
Если главбух тратит время на то, что должны делать его сотрудники или постоянно исправляет за ними ошибки, это еще не значит, что он герой труда, а сотрудники бестолковые. Это неумение делегировать, плохо организованная работа отдела или неумение (а может, нежелание) объяснять. И получается, что вы покупаете низкоквалифицированную работу по стоимости времени главбуха, да еще и рядовым сотрудникам платите.
Задача главбуха – построить работу бухгалтерии так, чтобы каждый хорошо делал свое дело. Для этого нужно грамотно подбирать кадры, обучать, объяснять, а где-то требовать. Парадокс в том, что и для этого главбуху нужно время, а его из-за постоянных авралов нет. Получается замкнутый круг: главбух делает работу сам, потому что нет времени объяснять, сотрудник не может научиться, потому что ему не доверяют и не объясняют.
Пропишите KPI (ключевые показатели эффективности) бухгалтеров, где их премия зависит от количества допущенных ошибок в учете и первичных документах, и выполнения дополнительной работы. Тогда бухгалтеры будут заинтересованы в том, чтобы не делать ошибок и учиться новому.
За сторонними специалистами не придется ничего переделывать – все свои ошибки компания-аутсорсер оплачивает из своего кармана.
«Где документы, мне месяц закрывать надо?!»
Бухгалтерия больше всех остальных служб зависит от документов. На каждую операцию нужен подтверждающий документ. Но главбухам часто приходится буквально «выцарапывать» нужные бумажки из других служб.
Если главбух вовремя не получит накладную, акт, счет-фактуру или другие документы, он неправильно посчитает налог и сделает неправильную отчетность. Поэтому приходится либо одолевать отделы и службы компании звонками и требовать нужные документы, либо переделывать готовые отчеты, либо пересчитывать налоги и сдавать уточненные декларации. Нужно ли говорить, сколько времени это отнимает?
Выстройте документооборот организации «под бухгалтерию», чтобы у главбуха вовремя были все документы, которые нужны для отчетов и расчета налогов, и ему не приходилось напоминать и переделывать отчеты. Составьте график документооборота, где четко прописано, кто, когда, куда и какой документ должен сдать. Своевременную сдачу документов в бухгалтерию пропишите в KPI сотрудников ответственных подразделений, чтобы они были материально заинтересованы вовремя оформить документ или «вытрясти» его с контрагентов.
«Налоговая все время что-то требует»
С такой проблемой особенно часто сталкиваются компании на общей системе налогообложения, которые платят НДС. Налоговики любят заваливать их требованиями, в ответ на которые бухгалтерии приходится собирать кипы документов.
Сократить потери времени в этой ситуации поможет полный порядок в документах и электронный архив документов, чтобы можно было быстро найти и собрать все бумаги.
1C-WiseAdvice использует уникальную запатентованную технологию обработки первичных документов («Процессинг»). Это позволяет обеспечить оперативный контроль за состоянием «первички» и в максимально сжатые сроки подготовить документы, которые требует ИФНС в рамках камеральной или выездной налоговой проверки.
Как выяснить, на что именно уходит время главного бухгалтера?
С этим поможет фотография рабочего дня.
Это документ, где в течение дня фиксируются все действия, которые выполняет сотрудник, и их продолжительность.
Фотографию может сделать:
- Сам главбух
Это проще, но не всегда показательно, т.к. нет гарантии, что он напишет все как есть. Один наш клиент рассказал, что хотел проанализировать рабочее время сотрудников и поручил всем заполнить фотографии. Впоследствии он узнал, что главный бухгалтер отнесся к этому как к ненужной формальности. В конце рабочего дня просто вызвал сотрудницу и продиктовал ей, что вписать в таблицу. - Другой сотрудник или приглашенный специалист
Если вы действительно хотите узнать, на что уходит время главбуха и как это время можно сэкономить, привлеките другого человека для заполнения фотографии. Может случиться так, что именно в дни, когда делают фотографию рабочего дня, главбух успевает больше, чем обычно. Значит в другие дни без наблюдателей он делал что-то не по работе. Например, «шабашил», ведя бухгалтерию других фирм. Форма фотографии может быть любой, за основу можно взять эту:
Имея на руках такую фотографию, а может и не одну, вы сможете выявить «пожирателей» времени главного бухгалтера и узнать, кто в этом виноват. И уже потом сделать вывод, что нужно для решения проблемы: оптимизировать процессы, расширять штат или что-то другое.
«Пожирателей» времени ликвидировали, но главбух все равно не успевает
Вам поможет аутсорсинг.
Вовсе не обязательно передавать на аутсорсинг всю бухгалтерию, вы можете отдать на аутсорсинг отдельные участки , чтобы сэкономить время и деньги на зарплате рядовых бухгалтеров для рутинных операций.
На аутсорсинг в 1С-WiseAdvice, кроме рутинных операций, вы можете передать:
- Обработку сложных документов и операций: ГТД, факторинг и пр.
- Специфические, трудоемкие формы налоговой отчетности: отчеты о контролируемых сделках, подтверждение экспорта, подтверждение импорта из Белоруссии и Казахстана и пр.
- Подготовку отчетности по кредитам и гарантиям по форме банка.
- Учет и расчеты по второстепенным, вспомогательным бизнес-процессам: столовая, арендодатели, вспомогательное производство и пр.
- Бухгалтерию сопутствующих/непрофильных юр.лиц и т.д.
Вывод
Освободите драгоценное время главного бухгалтера, дайте сосредоточиться на важном – и он принесет вашему бизнесу больше пользы.
Как сэкономить время бухгалтера и увеличить прибыль компании?
Многим работодателям знакома ситуация — бухгалтер вечно перегружен работой, остается делать ее после окончания трудового времени, разгребает авралы, не находит времени на отпуск. Некоторые руководители поощряют таких сотрудников, считая, что он полностью выкладывается и работает на благо компании.
Однако такое мнение в корне неверно, поскольку в этом случае бухгалтер работает на износ, его концентрация внимания и трудоспособность снижаются. Как следствие — появление ошибок в работе, которые приводят не только к неправильному учету, но и к штрафным санкциям.
Кроме того, в таком состоянии бухгалтер решает только текущие задачи. Он не занимается вопросами перспективного планирования, налоговой оптимизацией, повышением квалификации, автоматизацией бухгалтерских процессов. Нет развития бухгалтерского учета в компании в соответствии с реалиями и требованиями современной ситуации.
В связи с такой ситуацией руководителям нужно детально разбираться, куда же уходит рабочее время бухгалтера?
На что бухгалтер тратит свое время?
Даже если рабочее время бухгалтера уходит только на трудовую деятельность, это вовсе не означает, что свободного времени совсем нет. Просто оно направлено на решение мелких вопросов, которые можно было бы исключить — автоматизировать процесс, делегировать другим сотрудникам или вовсе убрать.
Время может напрасно тратиться в таких ситуациях:
- выполнение рутинных операций;
Рутинная работа может быть разной — например, ввод первичных документов, ручная подготовка отчетов, проверка ошибок и т.д. Эти задачи являются важными и обязательными для выполнения, однако, их решение может потребовать меньше усилий, если подойти к процессу грамотно.
Рутинные процессы требуют больших трудозатрат, если они выполняются вручную. На эту работу тратится большой объем рабочего времени бухгалтера, в то время как затраты можно автоматизировать, тем самым повысив производительность труда. Лучше один раз потратить ресурсы и автоматизировать процесс, чем тратить время бухгалтера и деньги на его оплату.
- необязательное присутствие на совещаниях;
Во многих компаниях присутствие бухгалтера на всех совещаниях без исключения является обязательным, даже если он не принимает участие в обсуждениях и не решает вопросы. Гораздо выгоднее, если сотрудник будет присутствовать только на тех совещаниях, где он действительно необходим, и без него невозможно решить какие-то задачи. Если вдруг возникнет ситуация, что все же нужно узнать мнение бухгалтера, ему всегда можно просто позвонить или пригласить на беседу.
- выбивание документов у сотрудников;
Бухгалтерский учет строится на документации, а потому бухгалтеру нужно обязательно их собрать. Но иногда сотрудники, не понимая это, задерживают и не представляют документы, например, договоры, акты, авансовые отчеты, счета, табели и т.д. Зачастую время тратится просто на то, чтобы несколько раз позвонить сотруднику и напомнить о необходимости сдачи документов в бухгалтерию.
- поиск и исправление ошибок;
Если документы составляют другие сотрудники, то бухгалтер перепроверяет за ними работу для исключения в последующем ошибок в учете. Когда в документации обнаруживаются ошибки, бухгалтеру нужно либо самостоятельно их исправить, либо заставить сотрудника сделать это.
- обучение сотрудников составлению документов;
Зачастую бухгалтерам приходится отвечать на множество вопросов о том, как составить тот или иной документ, причем они могут повторяться из раза в раз. Конечно, другие сотрудники не обязаны разбираться в бухгалтерском учете, но проще один раз обучить их составлять конкретные формы документов и не тратить каждый месяц на это время.
- решение проблем с 1С.
1С — это программа, а потому у бухгалтера иногда могут возникать с ней проблемы если он не очень хорошо в ней разбирается. Могут возникать ошибки, сотрудник не знает, как правильно провести ту или иную операцию, программное обеспечение периодически требует обновление. Для решения подобных вопросов бухгалтер может тратить значительный объем своего рабочего времени.
Сокращение затрат — автоматизация бухгалтерских процессов
Некоторые руководители предполагают, что автоматизация бухгалтерских процессов — это очень дорого, сложно и долго. Однако, существует несколько простых решений, использование которых позволит бухгалтеру повысить свою производительность и эффективность.
Например, автоматизацию можно настроить по таким процессам:
- формирование электронной отчетности
Формирование отчетности не обязательно делать вручную — для этого можно использовать сервис 1С:Отчетность. С его помощью документация заполняется автоматически, а, кроме того, есть возможность проверить ее на ошибки с помощью компьютерной программы и сразу же отправить в контролирующие органы без дополнительной выгрузки;
- обмен документацией с контрагентами
Настроив автоматический обмен документами с контрагентами и банками, компания сократит не только время выполнения операций, но и количество ошибок в них. Для этого можно использовать сервисы 1С:Сверка (для организации сверки с контрагентами) и 1С:ДиректБанк (для отправки документов в банк сразу из 1С);
- проверка контрагентов
Перед тем, как оформить взаимоотношения с новым контрагентом, компания тщательно его проверяет, чтобы потом не отвечать перед налоговой инспекцией за "недостаточную осмотрительность". Проверка может затянуться на несколько дней, а чтобы не терять времени, лучше воспользоваться сервисом 1С: Контрагент;
- проверка документов и поиск ошибок
Ручная проверка документов и поиск ошибок — это настоящая рутинная работа, требующая большого объема времени, серьезных усилий и концентрации внимания. В этой связи отличным решением может стать автоматизация проверки, например, через сервис RPA. В нем имеется множество встроенных помощников, которые "не устают" и прекрасно справляются с поставленными задачами.
Совет! Это только несколько способов внедрения автоматизации бухгалтерских процессов. Получите весь комплекс сервисов для поддержки программ 1С по фиксированной цене от крупнейшего центра 1С в России. Нам доверяют более 44 000 компаний!
Неочевидные способы поиска свободного времени бухгалтера
Найти свободное время бухгалтера можно не только при помощи автоматизации бухгалтерского учета. К примеру, действенными способами является изменение правил работы не только бухгалтеров, но и других сотрудников:
- принятие различных организационных решений
Принять несколько новых решений по вопросам организации работы, к примеру, снять с бухгалтера обязанность присутствовать на каждом совещании, разработать инструкции для сотрудников по заполнению первичной бухгалтерской документации и отчетных форм, ввести показатели эффективности и премирования за успешное выполнение работы;
- организация работы с документами
Организовать работу с бумажными документами таким образом, чтобы исключить обязанность бухгалтера каждый раз требовать их с других сотрудников, например, завести журнал сдачи первичной документации, назначить ответственных лиц и сроки сдачи документов в бухгалтерию, ввести штрафные санкции за нарушение порядка работы с первичкой, по максимуму охватить все участки электронным документооборотом;
- внедрение современных программ и сервисов учета
Некоторые руководители приняли решение использовать облачную 1С, поскольку она позволяет бухгалтеру работать в программе, даже не находясь на рабочем месте, например, при ожидании приема в ПФР или налоговой инспекции. Кроме того, облачная 1С позволяет разграничить права доступа к документам. Другие сотрудники, имея доступ к определенному участку учета, не смогут зайти в документы, не предназначенные для них. Техподдержка облачной 1С и консультанты оперативно и профессионально разбираются с любыми вопросами, возникающими в ходе работы программы, а потому бухгалтеру не нужно самостоятельно искать решение технических вопросов;
- принудительная отправка бухгалтера в отпуск
Когда человек привержен какому-то делу и уделяет ему много времени — это, конечно, хорошо, но максимальная концентрация в большой промежуток времени может негативно сказаться на его работоспособности. Руководителям нужно побеспокоиться о том, чтобы у бухгалтеров были не только перерывы в работе, но также и отпуска с определенной периодичностью. Тогда сотрудник не будет "сгорать" на работе, а его эффективность и производительность существенно повысится.
Важно! Ответственность по организации работы бухгалтера лежит не только на самом сотруднике, но и на его работодателе. Если есть признаки, что у бухгалтера совсем нет свободного времени, нужно проанализировать, на что оно расходуется, и принимать меры по изменению ситуации.
Остались вопросы или нужна помощь в автоматизации бизнес-процессов? Закажите консультацию наших специалистов!