Какие печати должны быть на справке
7. Использование оттиска печати при оформлении документов
Печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.
В ГОСТ Р 6.30-2003 изменилось название реквизита по сравнению с ГОСТ Р 6.30-97, новое название — «оттиск печати», которое более соответствует существу реквизита.
Оттиск печати в соответствии с ГОСТ заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.
Каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц имеет круглую печать с собственным наименованием. Ряд организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» использует для заверения подлинности подписей должностных лиц печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербовую печать. Требования к гербовой печати установлены ГОСТ Р 51511-2001 (с изменениями N 1 к ГОСТ Р 51511-2001).
Кроме того, в организации могут использоваться печати структурных подразделений и иные круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.п.). Печати, кроме наименования организации, могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов, а также иные реквизиты, установленные нормативными правовыми актами.
Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа.
Инструкция может иметь следующие разделы:
— перечень печатей, используемых в организации;
— места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;
— порядок пользования печатями.
Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), печатью без воспроизведения герба или иной символики, печатью структурного подразделения. Подготовка инструкции должна увязываться с разработкой табеля унифицированных форм документов организации, в котором имеется графа «печать».
В инструкции определяется место хранения печатей и лица, уполномоченные вести организацию хранения, использования печати и осуществляющие контроль за ее правильным применением.
Перечень печатей включает:
— название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати <*>;
<*> Разрешенное количество экземпляров каждой печати в нормативных актах не оговаривается. В ГОСТ Р 51511-2001 (с изм. N 1 2002 г.) «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» в пункте 3.5 предполагается изготовление гербовой печати для данного юридического лица «не в единственном экземпляре».
— должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.
Порядок пользования печатями устанавливается организацией в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики документирования своей деятельности.
Правила пользования устанавливаются для оттиска каждой разрешенной печати по следующей примерной схеме:
Печать
До 2015 года компании должны были заверять все документы печатью — округлой формы, с юридическим адресом и полным названием компании. Компании, основанные после 2015 года, могут обходиться без печати или оформить ее на свой вкус. От ИП печать не требовали и не требуют — все по желанию.
В статье расскажем, какие бывают печати и какие материалы и оснастку лучше выбрать.
Где ставят печать
По закону компаниям больше не нужно заверять печатью все документы. Вот примеры бумаг, на которых она больше не нужна:
- акт о несчастном случае на производстве;
- документы для налоговой;
- доверенность;
- журнал учета проверок;
- решения об эмиссии ценных бумаг;
- копии учредительных документов, аудиторского заключения;
- выписки по счету;
- печать при увольнении работника в трудовой книжке;
- первичная документация;
- заявка на участие в тендере по госзаказу;
- платежные документы.
В остальных случаях компании ставят печать, чтобы подчеркнуть индивидуальность и обозначить свой товарный знак. А еще с ней солиднее: некоторые контрагенты могут подумать, что ООО без печати — ненадежный партнер.
Печать ставят в нижней части листа рядом с подписью руководителя или уполномоченного лица. Обычно оттиск проставляют в конце всего документа, но можно и на каждом листе.
Печать ставят рядом с подписью
Печать могут использовать только уполномоченные лица. Другие сотрудники могут получить ее на время под расписку.
Чем печать отличается от штампа
Штамп содержит минимум информации, его можно ставить в любом месте документа. Им подтверждают:
- степень подготовки документа («получено», «оплачено», «аннулировано»);
- справочные сведения компании (название, адрес, номер телефона, банковские реквизиты, ИНН);
- дату подготовки документации.
Штамп не влияет на юридическую силу документов, в отличие от печати. Его используют для экономии времени сотрудников бухгалтерии и делопроизводства.
Разновидности печатей
Печати различают по виду бизнеса, который ее использует.
Для ИП и организаций. Печать на документах ИП и компании — дань традиции. Она показывает надежность владельца бизнеса и подлинность бумаг. Вот что на них указывают:
| Печать ИП | Печать ООО |
|---|---|
| «ИП» | «Общество с ограниченной ответственностью» или «Акционерное общество» |
| Ф. И. О. предпринимателя | Название компании |
| Регион постановки на учет | Регион постановки на учет |
| ИНН | ИНН |
| ОГРНИП | ОГРН |
Можно добавить свой логотип или товарный знак. Использовать занятые товарные знаки и государственные элементы символики, например герб России, нельзя.
Для медицинских учреждений. У медорганизаций обычно два вида печатей:
- Врачебная — личная печать врача. На оттиске должно быть слово «врач», Ф. И. О. и специализация доктора. Такой печатью заверяют справки, медзаключения и другие врачебные документы.
- Печать клиники — с названием организации и регистрационным номером. Ей заверяют больничные листы и внутренние документы медучреждения.
Для государственных и муниципальных учреждений. На таких печатях изображен государственный герб, наименование организации, местонахождение, номер регистрации и городского реестра печатей.
Из чего делают печати
Есть четыре вида печатей по материалу и способу нанесения оттиска:
- резиновые;
- полимерные;
- металлические, их еще называют сургучными;
- красконаполненная, или флэш-печать.
Резина. Чтобы сделать такую печать, на лист резины наносят рисунок лазерной гравировкой. Это дорого, но такой способ позволяет изготавливать детальные рисунки.
Фотополимер. Это состав, который становится твердым под ультрафиолетом. Оттиск распечатывают на 3D-принтере и ждут, пока затвердеет состав. Полимерная печать недорогая и износостойкая — подойдет, если нужно часто заверять документы.
Металл. Металлические печати изготавливают из латуни или алюминия, рисунок наносят лазером. Такими оттисками опечатывают двери или украшают пригласительные. Чтобы поставить печать, нужно растопить сургуч, налить его на поверхность, прижать печатью и подождать, пока сплав остынет. Этот процесс занимает много времени и потому не подходит, когда нужно работать оперативно.
Пористая резина. Флэш-печать — водостойкая печать без подушки для чернил. Ее изготавливают из пористой резины, которая постепенно впитывает чернила внутри корпуса. Рисунок оттиска может состоять из шести цветов, можно даже использовать ультрафиолетовые краски. Информацию на печати видно только под определенным светом. Такая печать дорого стоит и долго изготавливается.
Какая бывает оснастка печати
Оснастка — это корпус печати. От нее зависит долговечность и удобство использования. Оснастка бывает двух видов:
- Ручная — деревянная или пластиковая ручка. В комплекте с ней обычно идет подушка для чернил. Это традиционный недорогой вариант.
- Автоматическая — пластиковая коробочка. Штемпельная подушка находится в корпусе печати. Благодаря одинаковой силе нажатия на корпус отметка всегда будет нанесена на бумагу равномерно. Этот вариант стоит дороже.
Клише печати с ручной оснасткой нужно постоянно промакивать в подушке. Это неудобно, если необходимо заверить много документов. Для частой работы с бумагами подойдет автоматическая оснастка.
Как компании отказаться от печати
Если в уставе было прописано, что ставить печать обязательно, — нужно внести в него изменения. Порядок такой же, как при смене названия и других изменениях.
Если в уставе слов про печать нет, достаточно отправить контрагентам уведомление о том, что вы больше ее не используете.
Печать нельзя выбрасывать, иначе мошенники могут ее обнаружить и использовать для налоговых преступлений, фиктивных сделок и договоров. Если организация решила перестать пользоваться печатью, она должна собрать специальную комиссию, которая приведет клише в нерабочее состояние и составит акт утилизации. В нем фиксируется место и причина уничтожения, а также способ ликвидации.
Нужна ли печать на справках из поликлиник? Что нужно знать
Большинство россиян интересует вопрос, а нужна ли печать на медицинской справки? Если нужно, то как ее поставить и к кому обратиться, ведь вопрос является серьезным и для признания справки юридическом документом последняя должна иметь определенные атрибуты. Вопросов на практике бывает много, например, чтобы оформить единовременного пособие по рождению ребенка, чтобы получить оплату по больничному листу, медицинская справка должна быть оформлена надлежащим образом и на практике часто встречаются такие ситуации, когда работодатель либо органы социальной службы отказывают в соответствующих выплатах по причине отсутствия печати на справке, выданной врачом.
Должна ли стоять печать на справке?
В первую очередь стоит прибегнуть к помощи п. 10 приказа Минздравсоцразвития России «Об утверждении Порядка выдачи медицинскими организациями справок и медицинских заключений» от 02.05.2012 г. № 441 н: «Справки оформляются в произвольной форме (за исключением случаев, предусмотренных пунктом 19 настоящего Порядка) с проставлением штампа медицинской организации или на бланке медицинской организации (при наличии), подписываются врачом (фельдшером, акушеркой), заверяются личной печатью врача и печатью медицинской организации, в оттиске которой должно быть идентифицировано полное наименование медицинской организации, соответствующее наименованию, указанному в уставе медицинской организации».
Пункт 11 вышеуказанного приказа также упоминает о следующем: «при оформлении справок в медицинских организациях, оказывающих психиатрическую, наркологическую помощь, медицинскую помощь ВИЧ-инфицированным гражданам, могут быть использованы специальные печати или штампы без указания профиля медицинской помощи, оказываемой медицинской организацией, за исключением случаев, когда законодательством Российской Федерации установлены требования о выдаче справки медицинской организацией определенного вида».
Что делать, если вам отказывают в проставлении печати на справке?
Следует обратиться к главному врачу либо к его заместителям, которым напомнить о существовании п. 10–11 приказа Минздравсоцразвития России «Об утверждении Порядка выдачи медицинскими организациями справок и медицинских заключений» от 02.05.2012 г. № 441 н. В беседе возможно также упомянуть и необходимости соблюдения лечебным учреждением действующего законодательства.
Ремарка
Помните, что в случае возникновения судебного спора, справка, в которой будет отсутствовать печать, может сыграть не в вашу пользу, поэтому рекомендуется помимо подписи врача требовать и проставления печати на выданной вам справке.
Вам с печатью или без?
Я не поклонник сигиллографии, и судьба цилиндрических печатей месопотамских цивилизаций меня не вдохновляет. Но мини-исследование о круглых печатях российских ООО мне уже давно хотелось провести. И вот что я собрал для вас, уважаемые коллеги.
Что такое печать
Печать — средство заверения подписи лица и подтверждения полноты и достоверности сведений. Это не строгое определение, а компиляция различных позиций судов и Формулировок ГОСТа ( 1,2).
Требования к печати
Каких либо специальных требований к печати нет. Есть табу на двуглавого орла, то есть частным лицам запрещено использовать символику государственного герба (3). Есть ограничения на использование геральдических символов публично-правовых образований, например, таких, как субъекты РФ, что определено их собственными нормативными актами.
В то же время, печать должна содержать хотя бы один элемент, позволяющий идентифицировать общество (наименование, ИНН, ОГРН, логотип, закрепленный в уставе, и т. п.). Наличие печати предусматривается уставом общества (4) , а значит, должна быть связь между печатью и самим ООО.
Сколько штук печатей может быть
«Ты у меня одна, словно в ночи Луна». Четких норм о количестве печатей нет. Есть судебная практика подтверждающая, что у ООО может быть несколько печатей ( 5 ).
Но все же, при буквальном прочтении п. 5 ст. 2 ФЗ об ООО можно сделать вывод, что печать у общества все-таки одна, так как данный термин используется законодателем исключительно в единственном числе, в отличие от терминов «штамп» и «бланк». Штампов может быть много, пусть даже внешним видом и напоминающих печать. Но при такой полигамии в семействе печатей-штампов лучше уж установить локальным актом регламент их использования.
Может ли быть дубликат печати
Опять же, законодательных ограничений на возможность создания дубликата основной печати общества нет. Однако здесь имеется загвоздка. Технически невозможно сделать 100% дубликат основной печати и данное различие может быть установлено экспертизой. Если такое несоответствие будет выявлено, то статус этого «кружка» будет непонятен. Такой дубликат не является печатью, одновременно он и не является и штампом, так как штамп, в отличие от универсальной печати, имеет конкретное функциональное назначение. А крайний негатив, до которого теоретически можно дойти, это подделка печати, по ответственности стартующая со ст. 19.23 КоАП. В общем, от использования дубликатов печати лучше вообще отойти.
Место печати
Новым ГОСТом ( 2 ) определено, что печать заверяет подпись, но на подпись ее ставить не нужно. Печать не должна захватывать подпись, против привычки делать совсем наоборот. Как кружевной занавесочкой, печатью подпись на листе прикрывать не надо.
Когда печать для ООО становится обязательной
Если в уставе указано наличие печати у общества, то ее использование в установленных законом случаях обязательно (например, ст. 913 ГК РФ). Не прописали в уставе печати — ее у вас и не должно быть. А если вы ее все же сделали, то это будет что-то такое эдакое, например, штамп, но не печать в ее юридическом смысле.
Можно ли прожить без печати
Прожить без печати можно. Нормативные акты вычищаются, и обязательность печати заменяется формулировкой «при ее наличии» ( 6 ).
В налоговых правоотношениях, документы, представляемые в налоговые органы, принимаются вне зависимости от наличия (отсутствия) печати в них ( 7 ).
Но еще остались отдельные отголоски прошлого, например, императивные нормы пунктов 6-7 ст. 57 КАС РФ, в которых говорится об обязанности заверить доверенность от организации и даже ИП печатью. Но уже принят Федеральный закон от 28.11.2018 N 451-ФЗ (пока не вступил в силу), который вводит поправку «при наличии». Кроме того, сейчас судебная практика подтверждает, что печать по ст. 57 КАС РФ проставляется лишь при ее наличии ( 8 ).
Наш любимый оплот трудовых книжек еще держится. В п. 35 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» указано, что при увольнении работника трудовые книжки заверяются печатью работодателя. Но в разъяснениях ( 9 ) это требование уже трактуется «при наличии».
Ну что же, прожить без печати можно, а вот нужно ли? Все же без этой печати бумажные документы какие-то по-непривычному голые выходят. Наверное, покуда будет жив бумажный документооборот, то будет жива и печать, и всем нам привычный чернильный кружок не уйдет в прошлое.