Частичный возврат денег по чеку (онлайн-касса)
Частичный возврат денег по чеку (онлайн-касса): как оформить
Покупатель может инициировать возмещение уплаченных им денежных средств в полной сумме или частично, если:
осуществляется возврат товара по причине его несоответствия заявленным характеристикам;
производится возврат продукции надлежащего качества в отведенный для этого двухнедельный срок;
кассир озвучил неверную сумму к оплате и принял завышенный размер платежа.
Частичный возврат денег по чеку предусматривает компенсацию средств не по всем позициям в чеке, а лишь по одной или нескольким, пробитым в одном чеке вместе с другими товарами. То есть, клиент запрашивает возмещение не в полной сумме чека, а в размере стоимости одного или нескольких товаров, указанных в нем. Чтобы эта процедура была корректно оформлена и не вызывала вопросов у фискальных органов, необходимо собрать комплект документов, обосновывающих необходимость осуществления возврата:
письменное заявление покупателя, составленное в произвольной форме и завизированное собственноручной подписью заявителя;
акт возврата товара, в котором раскрываются причины обратной приемки реализованной продукции.
После получения этих документов кассир формирует фискальные документы, отражающие изъятие денег из кассы, например, оформив расходный кассовый ордер или возврат по безналу. Если на момент обращения покупателя средств в кассе для выплаты возмещения недостаточно, дополнительно потребуется гарантийное письмо о возврате денег за товар. Ст. 22 закона от 07.02.1992 г. № 2300-1 «О защите прав потребителей» позволяет продавцу осуществлять обратные выплаты по проданным ранее товарам в течение 10 дней с момента получения заявления от покупателя. На необходимость формирования фискальных документов, отражающих выдачу денег из кассы за возвращаемые товары, указывают и разъяснения Минфина в письме от 04.07.2017 г. № 03-01-15/42315.
Покупатель (ИП) вернул часть приобретенного товара самозанятому лицу (не ИП), применяющему НПД. Как самозанятому осуществить и документально оформить частичный возврат денежных средств? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ бесплатно.
Как можно провести через ККТ частичный возврат денег по чеку? Онлайн-касса позволяет сделать это несколькими способами:
Сформировать чек на принимаемый обратно товар в сумме его стоимости, указав в электронной и бумажной версии признак «возврат прихода».
Если выделить товар из общего чека сложно или была неверно указана сумма сделки, можно пробить аннулирующий чек на общую стоимость (признак «возврат прихода») и сформировать новый приходный документ на разницу между суммой по отмененному фискальному документу и величиной возврата (признак «приход»).
Если возвращаемая продукция приобреталась в кредит и часть платежей по процентам была уплачена покупателем, продавец должен возместить не только стоимость товара, но и расходы потребителя на погашение процентов по займу (обоснование – п. 6 ст. 24 закона № 2300-1). В этом случае отдельно фискализируется возмещение денег в размере стоимости товара (признак «возврат прихода»), во втором чеке показывается компенсация процентных платежей (признак «расход»).
ВНИМАНИЕ! Если товар доставляет сторонняя курьерская фирма, которая в качестве агента пробивает приходные чеки, а деньги за возвращенный покупателем товар выплачивает сам продавец, то возвратный чек формируется на ККТ продавца. Его не должно смущать, что приходный чек на этот товар он не выбивал.
В чеке на возврат должен быть отсыл к исходному кассовому документу, по которому производятся корректировки. Все оформляемые фискальные документы по возвратам надо выдать покупателю. В конце рабочего дня кассир составляет отчет о состоянии счетчиков, закрывает смену.
Деньги могут быть выданы заявителю из кассы, если покупка оплачена наличностью. Если первоначальный расчет произведен в безналичной форме, возврат оформляется на карту потребителя.
Что делать, когда причиной возмещения денег покупателю становится ошибка кассира:
При обнаружении неточности до ухода покупателя, оформляется чек с признаком «возврат прихода» на сумму переплаты.
Если ошибка выявлена после ухода клиента, пробивается чек коррекции и к нему прикладывается объяснительная кассира.
После оформления фискальных документов при завершении рабочего дня смена на онлайн-кассе закрывается. Итоги по операциям с признаками «расход» и «возврат прихода» вносятся в кассовую книгу по РКО, приходные операции заносятся в учетный регистр на основании ПКО. При этом важно выделять информацию по расчетам безналом, они не отражаются в кассовой книге.
Безналичный расчет по онлайн-кассе
С июля 2021 почти не осталось ситуаций, когда можно продавать товары или услуги без применения кассы. При этом в большинстве случаев физлица и контрагенты расплачиваются по безналу: картами, через интернет-банк, через сайт. И не все такие оплаты требуют выдачи чека. Расскажем, в каких случаях нужно проводить продажу через кассу, а в каких нет.
Как определить, нужно ли выдавать чек при продаже
В общем случае кассовые чеки выдают при получении безналичной оплаты / предоплаты за товары, работы или услуги (ст. 1.1 и п. 1 ст. 1.2 54-ФЗ). Но многое зависит от статуса плательщика и формы расчетов.
- Плательщик может быть физлицом, предпринимателем или организацией.
- Платеж может совершаться с помощью средства платежа с его предъявлением: это происходит, когда покупатель расплачивается картой или смартфоном. Некоторые платежи происходят без предъявления средства платежа: через интернет-банк, с электронного кошелька, по платежному поручению.
Если плательщик физлицо — касса нужна в любом случае. Если плательщик ИП или юрлицо, все зависит от формы платежа — проходит он с предъявлением электронного средства платежа или нет. Расскажем подробнее.
Нужна ли касса при расчетах с физлицами
При любой безналичной оплате от граждан продавец должен применять кассу. Форма платежа не важна: клиент может оплатить покупку картой или сделать перевод из мобильного банка, внести полную или частичную оплату — в любом случае, чек нужно выдать. Разница лишь в том, что при оплате картой через кассу и банковский терминал чек обычно выдается сразу, а при оплате через сайт или интернет-банк чек отправляют клиенту по e-mail или sms до конца следующего рабочего дня после дня оплаты (письмо Минфина РФ от 21.06.2018 № 03-01-15/42668).
Исключения: от применения касс при работе с гражданами освобождены предприниматели на некоторых видах деятельности. Например, это услуги сиделок или нянь, изготовление ключей, сдача в аренду квартир, образовательные и спортивные услуги. Подробнее об освобождении от касс читайте в нашей статье.
В какие сроки нужно пробить чек физлицу при безналичной оплате
При оплате картой на кассе чек пробивается сразу. Это может быть бумажный чек или электронный, тогда отправьте его покупателю по e-mail или sms до конца следующего рабочего дня после покупки. Еще один вариант — сформировать и передать клиенту QR-код для считывания чека.
Если клиент платит за товар или услугу удаленно — через сайт или через интернет-банк, вы должны пробить чек до завершения следующего рабочего дня, после того как деньги поступят на ваш счет. Если это полная или частичная предоплата, то есть товар или услугу вы передадите клиенту после получения денег, придется выдать два чека.
- Первый чек отправьте до конца ближайшего рабочего дня после получения перевода, но не позднее чем вы передадите товар или услугу. Отправьте его по e-mail, sms или через QR-код, а если покупатель не указал контакты, выдайте бумажный чек при ближайшей встрече (п. 5.3. ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ). В чеке при полной предоплате проставьте признак «Предоплата 100%», а при частичной — просто «Предоплата». Иногда сразу не понятно, за какой товар платит клиент, тогда проставьте признак «Аванс».
- Второй чек передайте в бумажном или электронном виде вместе с товаром или предоставлением услуги. Признак в этом чеке — «Полный расчет», а способ оплаты — «Зачет аванса».
Как формировать на кассе чеки при предоплате, читайте в нашей статье.
Иногда компании и предприниматели сами покупают товары или услуги у граждан. Для такой ситуации у чиновников нет единого мнения. ФНС считает, что чек следует пробить, если вы покупаете товары у физлиц для перепродажи (письма от 13.04.2020 № АБ-4-20/6201@ и от 14.08.2018 № АС-4-20/15707). Минфин считает, что чеки не нужны, если вы платите гражданам аренду, заработную плату, матпомощь или подобные платежи (письма от 26.12.2019 № 03-01-15/102189 и от 10.10.2019 № 03-01-15/77953).
Так что безопаснее выдавать чек физлицу, если товар или услугу вы покупаете для перепродажи, а в иных случаях касса не нужна.
Как выдавать чеки при оплате от граждан по QR-коду
Если с вами расплатились по QR-коду, то правила требуют в ответ вывести на дисплей смартфона или компьютера QR-код, чтобы покупатель мог считать чек. Такой код равносилен выдаче бумажного или электронного чека (п. 2, 3 и 3.1 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ). Если нет возможности вывести код на экран, просто отправьте покупателю электронный чек, сам код или ссылку для скачивания чека/кода.
Нужна ли касса при расчетах с контрагентами
Есть один вид безналичного платежа от предпринимателей и юрлиц, когда продавец не формирует чек, — это денежный перевод по платежному поручению на реквизиты расчетного счета продавца (п. 9 ст. 2 Закона № 54-ФЗ). Поэтому компании, которые принимают оплаты только от юрлиц и ИП, могут работать вовсе без касс, если договорятся с контрагентами о платежах по реквизитам счета через платежку.
Если же контрагент расплатился корпоративной картой, бесконтактным платежом со смартфона или через электронный кошелек, вы обязаны применить кассу и выдать чек.
При зачете авансов или предоплат между предпринимателями и компаниями кассу применять не нужно, так считает ФНС (информация на сайте от 10.06.2020, письмо ФНС РФ от 21.08.2019 № АС-4-20/16571@). Но УФНС РФ по Москве считает, что при предоставлении за товары, в том числе при взаимозачете между организациями или предпринимателями, кассу применять нужно (письма от 13.08.2019 № 17-15/138092@, от 13.08.2019 № 17-15/147887@).
Санкции за невыдачу чеков при безналичном расчете
Если вы не выдали чек при безналичном расчете, вас могут оштрафовать (ч. 2 ст. 14.5 КоАП):
- штраф для организации — 75-100% от суммы чека, но не менее 30 000 рублей;
- штраф для директора или ИП — 25-50% от суммы чека, но не менее 10 000 рублей.
Если чек вы пробили, но не отправили покупателю, возможен штраф поменьше (ч. 6 ст. 14.5 КоАП):
- штраф для организации — 10 000 рублей;
- штраф для директора или ИП — 2 000 рублей.
Чтобы упростить бухучет при работе с кассой, подключите веб-сервис Контур.Бухгалтерия: система умеет принимать отчеты о закрытии смены с касс. А еще в Бухгалтерии легко вести учет, платить зарплату и налоги, автоматически создавать отчеты и отправлять их через интернет. Тестируйте сервис бесплатно 14 дней.
Электронный чек: как сформировать и отправить клиенту
С развитием цифровизации все документы переводятся в электронный формат и кассовые чеки не стали исключением. Все больше компаний вместо бумажного отправляют своим клиентам электронный вариант чека на электронную почту или по СМС. Разбираемся в том, как отправить чек клиенту в электронной форме и какие правила при этом важно соблюдать.
Что такое электронный чек и как он выглядит
Электронный чек — это тот же кассовый чек, который отправляется клиенту по СМС или на электронную почту. Он является полноценным фискальным документом и может наравне с бумажным чеком использоваться при возврате товара или оформлении налогового вычета. Отправка кассовых чеков клиентам происходит через оператора фискальных данных (ОФД).
Чек в электронном формате практически ничем не отличается от бумажного, и содержит те же реквизиты, которые являются обязательными для всех чеков.
Электронный чек обладает следующими преимуществами:
- можно открыть на телефоне, а значит, он всегда будет под рукой;
- его нельзя потерять, так как файл хранится на сервере ФНС;
- можно вести электронную бухгалтерию;
- компании экономят ресурс принтера и чековую ленту.
Проверить подлинность электронного чека можно точно также, как и бумажного: на сайте ФНС или ОФД. Искать и хранить чеки можно в мобильном приложении Проверка чека, которое можно скачать через Google Play и App Store. Загружать чеки в приложение можно, отсканировав QR-код, или ввести данные вручную и искать по ним.
Электронный кассовый чек содержит те же реквизиты, что и бумажная версия, но к ним добавляются еще следующие:
- номер телефона или адрес электронной почты клиента;
- электронный адрес продавца;
- код маркировки, код GTIN и серийный номер (если в чеке есть маркированные товары).
Электронный чек должен быть отправлен не позднее, чем через 1 рабочий день, но обязательно до момента, когда товар будет получен клиентом. Чек, отправленный покупателю, может быть в виде картинки, PDF-документа или ссылки на страницу с электронной версией документа.
Зачем нужен электронный чек
При расчете на кассе покупателю обязаны выдать бумажный чек. Но по просьбе клиента чек может быть выдан в электронной форме. Это регламентируется пунктом 2 статьи 1.2 ФЗ №54 “О применении ККТ…”.
Также некоторые крупные сети переводят своих покупателей на электронные чеки, которые приходят в мобильное приложение компании. Достаточно поставить галочку в настройках, чтобы согласиться на электронный чек. После чего после каждой покупки чек не будет печататься на кассе, а будет сразу отправлен прямо в мобильное приложение клиента или на e-mail.
Интернет-магазины не могут выдать своим клиентам бумажный чек после совершения покупки, поэтому для них электронный чек является основным.
Отказ предоставить клиенту электронный кассовый чек является административным правонарушением (пункт 6 статьи 14.5 КоАП РФ) и предусматривает штрафы в размере:
- 2000 рублей для сотрудника и ИП;
- 10000 рублей для организаций.
Электронные чеки для интернет-магазинов
Интернет-магазины обязаны предоставить своим клиентам чек в бумажном или электронном виде в зависимости от ситуации. Так, если клиент оплачивает покупку на сайте безналичным способом, по СМС или на электронную почту должен быть отправлен электронный чек. Бумажный чек в данном случае не выдается.
Если оплата происходит не на сайте, а в пункте выдачи, торговой точке или лично курьеру, то покупателю обязательно выдается бумажный чек. Электронный чек может быть выдан по просьбе клиента. В таком случае документ отправляется по СМС, а если позволяет касса, то на электронную почту.
Если расчет производится в удаленной местности, на военных объектах или объектах силовых структур, то выдается только бумажный чек. Список удаленных регионов можно посмотреть на сайте администрации.
Выдавать чек не обязательно:
- если расчеты с клиентов производятся через курьерскую службу (обязанность выдать чек лежит на курьерах, а деньги интернет-магазину переводит курьерская организация. При расчетах между двумя организациями чек не нужен).
- если интернет-магазин проводит расчеты через платежного агента, например, Почту России (выдать чек должны сотрудники платежного агента).
Как отправить электронный чек
Отправить чек можно с помощью СМС по номеру телефона или на электронную почту покупателя. Для этого необходимо при осуществлении расчета указать номер телефона или адрес почты, на которую нужно отправить чек. Обязанность по отправке чека покупателю возложена на ОФД.
Обычно отправка чека на e-mail предоставляется ОФД бесплатно, а для отправки чека по СМС придется приобрести пакет сообщений.
По СМС покупателю отправляется ограниченный чек, который включает в себя только данные, подтверждающие расчет. Это происходит из-за ограничений объемов СМС-сообщений.
Чек, отправленный по СМС, включает:
- регистрационный номер ККТ;
- итоговую сумму расчета;
- дату и время совершения покупки;
- фискальный признак;
- ссылку на полную версию чека.
Если покупатель при расчете указал свою электронную почту, то чек он получит сообщением на указанный e-mail адрес.
Отправить электронный чек можно через сайт ОФД, с которым заключен договор, или прямо на кассе в момент расчетов.
Отправка электронного чека через ОФД
Чтобы отправить чек через оператора фискальных данных, необходимо:
- Зайти в личный кабинет ОФД, с которым заключен договор;
- Найти чек, который необходимо отправить, и выбрать действие Отправить по почте;
- Ввести e-mail адрес клиента и нажать Отправить.
Отправка электронного чека на кассе Эвотор
Касса Эвотор позволяет отправлять электронные чека по СМС на номер клиента или на его электронную почту.Для начала расчета с покупателем необходимо открыть на кассе раздел Продажа и отсканировать необходимые товары.
Когда все товары будут добавлены, необходимо перейти к оплате.
Затем активировать переключатель Электронный чек.
Выбрать способ отправки (по СМС или на электронную почту) и введите контактные данные. Затем нажмите кнопку Отправить.
На экране расчетов рядом с переключателем Электронный чек появится адрес почты или номер клиента.
Далее выберите нужный тип оплаты и завершите расчет. Чек отправится на почту или по СМС на номер телефона, указанный клиентом.
Компания ДЕНВИК занимается продажей и обслуживанием онлайн-касс. Мы следим за изменением законодательства, поэтому все оборудование соответствует требованиям закона о применении кассовой техники. Оставляйте заявку, если вам нужна онлайн-касса или услуги по настройке и обслуживанию уже приобретенного оборудования.
Эвотор: предоплата и аванс
ООО «Интелис-ТО» является партнером и авторизованным сервисным центром (АСЦ) различных производителей онлайн касс, включая Эвотор, Атол и Дримкас.
Предварительная оплата (авансирование) подлежит специализированному оформлению в кассовых чеках. Более того, согласно закону о применении онлайн касс №54-ФЗ при передаче покупателю предварительно оплаченных товаров, кассир обязан формировать кассовый чек, в котором должна быть указана сумма полученного аванса.
В тех случаях, когда продавец является плательщиком налога на добавленную стоимость, нужно проверить наличие в чеке правильной расчетной ставки налога (10/110 или 20/120). Иначе касса рассчитает налог некорректно. Более того, если продавец систематически получает авансы, то рекомендуется указать в номенклатурной базе смарт-терминала две позиции для товара: одну для обычной продажи и ставки НДС и вторую для расчетной ставки.
1 Что нужно для оформления чека на аванс на кассе Эвотор?
▶ Во-вторых, нужно установить на смарт-терминал из Эвотор маркета бесплатное приложение «Комбооплата», которое поможет зачесть предварительную оплату в итоговом кассовом (фискальном) чеке.
▶ Умная касса Эвотор должна иметь прошивку версии 3.9.1 либо выше. Для проверки версии необходимо в главном меню смарт-терминала нажать кнопку «Настройки», а затем в разделе «Обслуживание кассы» нажать кнопку «Версия ОС».
Чтобы ваша касса Эвотор и бизнес работали без остановок, воспользуйтесь приложением «ИНТЕЛИС-Сервис», доступным для скачивания в маркете Эвотор.
Сервисный пакет включает: удаленный доступ, доступ к обновлениям, техническую поддержку и мониторинг состояния ФН и ККТ. Описание работы приложения смотрите на нашем сайте.
▶ Сервис Evotor POS должен иметь версию 6.24.0 либо выше. Для проверки версии сервиса Evotor POS нужно в главном меню смарт-терминала нажать кнопку «Ещё», а затем в разделе «Настройки» нажать кнопку «Приложения» и в открывшемся окне нажать «Evotor POS».
2 Как на кассе Эвотор оформить чек при 100%-й предоплате?
2.1 Как оформить кассовый чек на аванс?
Для оформления кассового чека необходимо пробить кассовый (фискальный) чек сразу же после получения денежных средств в качестве предварительной оплаты. Для этого необходимо в главном меню смарт-терминала нажать «Продажа» и в открывшемся окне нажать кнопку «+ ТОВАР»
Затем нужно нажать кнопку «Предоплата»
Далее нужно выбрать из списка номенклатуру, за которую уплачиваются денежные средства.
В открывшемся окне необходимо нажать кнопку «Полная» для выбора 100%-й предоплаты товаров (работ, услуг) и ввести сумму предоплаты.
Для добавления позиции в чек нажимаем кнопку «ДОБАВИТЬ» в верхнем правом углу экрана смарт-терминала.
Затем нажимаем «К ОПЛАТЕ».
Выбираем порядок получения денежных средств (банковская карта или наличные денежные средства), рассчитываем клиента и печатаем кассовый чек.
i О том, как оформить возврат на кассе Эвотор смотрите информационную статью на нашем сайте.
2.2 Как оформить итоговый кассовый чек?
После передачи товара (выполнения работы, оказания услуги) нужно оформить итоговый кассовый (фискальный) чек. Для этого в главном меню смарт-терминала необходимо нажать «Продажа» и в открывшемся окне нажать «+ ТОВАР».
Затем нужно выбрать номенклатурную позицию.
В открывшемся окне необходимо нажать кнопку «К ОПЛАТЕ».
Далее нажимаем кнопку «По предоплате».
Онлайн касса напечатает чек с информацией о внесенной предоплате.
В Z-отчете умная касса Эвотор учтет все оформленные чеки (и оформленный по предоплате, и итоговый) в поле «Необнуляемая сумма прихода», поэтому может сложиться впечатление о том, что предоплата будет посчитана два раза. Это не ошибка, налоговый орган посчитает налоговую базу с чеков, а не с поля «Необнуляемая сумма прихода».
3 Как на кассе Эвотор оформить чек при частичной предоплате?
3.1 Как оформить кассовый чек на аванс?
После получения денежных средств при частичной предоплате товаров (работ, услуг) необходимо в главном меню смарт-терминала нажать «Продажа» и в открывшемся окне нажать кнопку «+ ТОВАР».
Затем необходимо нажать «Предоплата».
Далее нужно выбрать номенклатурную позицию, за которую оплачиваются денежные средства.
В открывшемся окне необходимо выбрать вид предоплаты, нажав кнопку «Частичная».
После выбора вида предоплаты необходимо нажать кнопку «ДОБАВИТЬ» в правом верхнем углу экрана смарт-терминала.
Затем нажимаем кнопку «К оплате».
Выбираем порядок получения денежных средств (банковская карта или наличные денежные средства), рассчитываем клиента и печатаем кассовый чек, в котором будет информация о полученной от клиента предварительной оплате.
i Об оформлении кассовых чеков коррекции на умной кассе Эвотор смотрите информацию на нашем сайте.
3.2 Как оформить итоговый кассовый чек?
После окончательной оплаты клиентом оставшейся стоимости товара (работы, услуги) необходимо сформировать итоговый кассовый (фискальный) чек. Для этого в главном меню смарт-терминала необходимо нажать «Продажа» и в открывшемся окне нажать «+ ТОВАР».
Затем нужно выбрать номенклатурную позицию.
В открывшемся окне в поле цена необходимо указать полную стоимость проданной номенклатурной единицы (а не размер второго платежа, полученного от клиента), а затем нужно нажать кнопку «В ЧЕК».
В открывшемся окне необходимо нажать кнопку «К ОПЛАТЕ».
Далее нажимаем кнопку «Комбооплата».
Для первого варианта оплаты нужно выбрать предварительную оплату, нажав кнопку «По предоплате». После ввода размера аванса умная касса Эвотор добавит в чек эту предоплату после нажатия кнопки «ОПЛАТИТЬ».
На экране смарт-терминала будут видны:
- стоимость товара (работы, услуги);
- размер предварительной оплаты (аванса);
- размер окончательной оплаты за покупку.
В Z-отчете умная касса Эвотор учтет все оформленные чеки (и оформленный по предоплате, и итоговый) в поле «Необнуляемая сумма прихода», поэтому может сложиться впечатление о том, что предоплата будет посчитана два раза. Это не ошибка, налоговый орган посчитает налоговую базу с чеков, а не с поля «Необнуляемая сумма прихода».
4 Как оформить чек при использовании подарочной карты?
Продажа подарочной карты оформляется аналогично получению аванса от клиента. В главном меню смарт-терминала нажать «Продажа» и в открывшемся окне нажать кнопку «+ ТОВАР».
В открывшемся окне необходимо нажать кнопку «Аванс».
В поле «Сумма аванса» указываем стоимость подарочной карты, затем выбираем ставку НДС и нажимаем кнопку «ДОБАВИТЬ» в правом верхнем углу экрана смарт-терминала.
Далее нажимаем кнопку «К ОПЛАТЕ», выбираем способ получения денежных средств (наличные денежные средства или оплата картой). После проведения расчета за карту выдайте кассовый чек клиенту.
В последствие, когда клиент будет оплачивать покупку подарочной картой, необходимо на кассе сформировать итоговый чек. Итоговый чек при оплате подарочной картой может оформляться по полной предварительной оплате (если подарочная карта полностью оплатила покупку) либо по частичной предварительной оплате (если номинала карты не хватило на оплату покупки и покупателю пришлось доплачивать).