Кто является ответственным

Ответственность в делопроизводстве: кто за что отвечает и как это закрепить документально?

В рабочей среде постоянно разделяют обязанности и ответственность. Требования к работе секретарей в целом сформированы давно, но они имеют свои особенности, которые связаны с тесным взаимодействием с подразделениями. Исполнители пишут письма, выполняют поручения и обеспечивают текущее хранение документов. А кто виноват, если письмо написано плохо, поручение просрочено, а оригинал документа утерян? Расскажем, на какие из этих вопросов есть ответы в действующих нормативных и методических документах по делопроизводству, а о каких аспектах придется подумать самостоятельно.

Почему важно распределить ответственность?

Когда в офисе речь заходит об ответственности? Как правило, когда что-то идет не так, как должно, и нужно найти виновных. Распространено мнение, что ответственности как таковой в делопроизводстве нет, ведь серьезные задачи связаны с выполнением производственных планов, охраной труда и деньгами, а «перекладывание» бумаг в этот ряд поставить сложно. Мы не будем доказывать обратное, потому что наша аудитория – секретари и делопроизводители – знают цену ошибке. Многие секретари задаются вопросом разграничения ответственности в следующих ситуациях:

1. Произошла «локальная» неприятность: у руководителя возникает неудовлетворенность различными аспектами работы с документами, которая ограничивается внутренними разбирательствами.

2. Произошла «глобальная» проблема: ошибка при работе с документами влечет нежелательные последствия для организации и ее первого лица (репутационные, финансовые и так далее).

Об ответственности лучше задумываться не после нарушений, а «на перспективу» – то есть чтобы этих нарушений избежать. Для этого необходимо тщательно изучить нормативную базу и проработать локальные нормативные акты (далее – ЛНА), ведь когда нужно разобрать какое-то происшествие, прежде всего обращаются к этим документам.

Часто сотрудники подразделений пытаются оправдать собственные недоработки и переложить ответственность за те или иные нарушения на плечи секретаря (Схема 1).

Интересно, что зачастую результат таких «поединков» зависит от упорства и личных взглядов его участников. Так, в одних организациях на исполнителей возлагают много ответственности, а где-то, наоборот, виновным во всем признают секретаря. Принятие всей вины на свой счет чаще всего происходит из-за того, что секретарь:

• не знает, как должен быть организован тот или иной процесс и за что он должен отвечать;
• выполняет слишком много обязанностей, чтобы повысить свою ценность.

Для собственной безопасности и спокойствия секретарю важно «подстелить соломку» – выявить и регламентировать наиболее проблемные участки работы. Есть в этом вопросе и более масштабный аспект: распределение ответственности важно не только для спокойной работы, когда каждый сотрудник понимает свои задачи, но и для организации эффективного документооборота.

Стандарты для управления документами

Результаты работы организации зависят от системы управления, а создание документов и управление ими – неотъемлемая часть любого делового процесса организации. Персонал, работающий с документами, должен быть квалифицированным, знать свои обязанности и понимать ответственность за их недобросовестное выполнение. Об этом написано в международных стандартах, содержащих требования к системам менеджмента (например, в часто внедряемом на российских предприятиях ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования»). Не секрет, что в нашей стране принятие принципов, зафиксированных в этих стандартах, дается непросто – многие воспринимают их как изложенную непростым языком теорию, не имеющую ничего общего с действительностью. Но положения этих документов на самом деле очень полезны.

Вопросу управления документами посвящены следующие стандарты:

1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (далее – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019);

2. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования» (далее – ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011).

В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 распределению ответственности между работниками уделено особое внимание. Так, установлено, что ответственность должна быть определена для:

• всех участников процесса создания документов;
• лиц, участвующих в управлении документами;
• всех пользователей документных систем.

Согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 ответственность распространяется на всех сотрудников, которые создают и используют документы, и должна быть определена, установлена и доведена до их сведения (Таблица 1).

В соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 в организации необходимо закрепить ответственность в ряде документов (Схема 2).

Для эффективного управления документами следует распределить ответственность между работниками. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 регламентирует реализацию системы управления документами (далее – СУД), которая связывает управление документами с успешной деятельностью организации и подотчетностью путем создания структуры, включающей политику, цели и руководства для документов. Положения этого стандарта используют те организации, которые приняли решение о разработке и внедрении СУД.

Нормативные и методические документы по делопроизводству об ответственности

Основным нормативным актом организации, регламентирующим вопросы работы с документами, является инструкция по делопроизводству. При ее составлении мы традиционно рекомендуем организациям всех форм собственности ориентироваться на положения трех документов:

1. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления[1] (далее – Правила делопроизводства).

2. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[2] (далее – МР по разработке ИД).

3. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[3] (далее – Примерная инструкция по делопроизводству).

В указанных нормативных актах между должностными лицами распределена ответственность за организацию документооборота (Таблица 2). В п. 3.1 МР по разработке ИД сказано, что аналогичные положения необходимо предусмотреть в разделе «Общие положения» локальной инструкции по делопроизводству.

Права, обязанности и ответственность должностных лиц следует зафиксировать в их должностных инструкциях. Чтобы нормативные и организационно-правовые документы организации были «рабочими» (иными словами – исполнялись всеми сотрудниками), необходимо обеспечить согласованность их положений. Так, в нашем случае в должностных инструкциях должны быть зафиксированы обязанности по работе с документами, предусмотренные инструкцией по делопроизводству для разных категорий должностей. Они должны быть зафиксированы в должностной инструкции руководителя структурного подразделения хотя бы кратко (Пример).

Чтобы задача по обеспечению согласованности положений организационных и нормативных документов была успешно реализована, целесообразно разработать и закрепить единые формулировки для их включения в проекты должностных инструкций. Сделать это можно в нормативном документе, устанавливающем требования к структуре и тексту должностных инструкций в организации (если он есть), или же разместить информацию в общем доступе на корпоративном портале. Контроль за включением тех или иных обязательных положений в должностную инструкцию осуществляется в ходе согласования ее проекта. Делать это может как специалист по управлению документацией (начальник службы делопроизводства), так и работник, координирующий деятельность по разработке должностных инструкций в организации (например, начальник отдела кадров).

Ответственных за делопроизводство в подразделениях, как правило, назначают персонально (пофамильно) приказом руководителя, при этом их должностные инструкции (с соблюдением норм трудового права) включают обязанность по ведению делопроизводства в структурных подразделениях. Обычно детализация этой задачи в должностной инструкции не предусматривается. Перечень операций, вменяемых ответственному за делопроизводство в подразделении, удобно оформить отдельным пунктом приказа.

Распределение ответственности за работу на разных этапах жизненного цикла документа

В организации, которая провела глобальное распределение ответственности, служба делопроизводства (или секретарь) обеспечивает методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами. А пишут письма и выполняют поручения исполнители – сотрудники структурных подразделений. И кто же виноват, если документ содержит ошибки, а поручение не исполнено вовремя?

На практике вопрос разграничения обязанностей и ответственности приобретает особую остроту именно тогда, когда речь заходит о конкретных действиях тех или иных сотрудников на разных этапах работы с документами. Разберем два направления работы, по которым чаще всего возникают споры между секретарем и исполнителями: создание документов (документирование) и исполнение документов (поручений).

Создание документов (документирование)

Критериями для оценки эффективности процесса работы над проектом документа (документирования) можно считать:

• качество документа – документ прошел оценку (согласование) всеми заинтересованными сторонами; текст и композиция соответствуют нормам официально-делового стиля и требованиям к конкретному виду документа;
• своевременность выполнения операций – соблюдены сроки, установленные для каждого этапа работы: создания, согласования, подписания, регистрации, рассылки документа.

Различные упущения в ходе работы над проектом документа могут повлечь за собой неприятности. Например:

• документ оформлен с нарушениями и не принят к регистрации организацией-адресатом, в результате чего руководителю придется подписать его повторно;
• в документе обнаружены ошибки (от грамматических до фактических), что нанесло ущерб репутации компании и ее первого лица;
• между подписанием документа и его регистрацией или отправкой прошло длительное время (руководитель думал, что письмо отправлено, но выяснилось, что нет, и началось внутреннее разбирательство) и т.д.

Действующие нормативные акты по делопроизводству возлагают максимальную ответственность за качество документа на исполнителя (Таблица 3).

В зависимости от специфики организации, особенностей и формы организации делопроизводства в локальной инструкции по делопроизводству предусматривают дополнительные положения по разграничению обязанностей и ответственности. Так, документ может содержать требования, связанные с особенностями взаимодействия между секретарем и исполнителями на этапах регистрации документа и подготовки к отправке (например, требование заполнять поля регистрационной карточки документа в системе электронного документооборота на разных этапах работы). Учтите следующие советы:

1. В п. 4.4 Примерной инструкции по делопроизводству определен перечень подразделений и лиц, с которыми необходимо согласовывать проекты документов. В их числе – служба делопроизводства. И если, например, для юридической службы очерчен круг рассматриваемых документов (проекты ЛНА, проекты приказов), то согласно этому нормативному документу служба делопроизводства должна согласовывать все документы организации. По крайней мере те, требования к которым регламентированы в третьем разделе Примерной инструкции по делопроизводству. Одновременно с этим лишь для одной группы документов (а именно для распорядительных документов) оговорен обязательный контроль за правильностью оформления со стороны службы делопроизводства (см. п. 3.17 Примерной инструкции по делопроизводству). Рекомендуем в локальной инструкции по делопроизводству однозначно определить, какие виды документов согласовывает служба делопроизводства (секретарь) и что является предметом согласования.

2. Действующие нормативные акты по делопроизводству содержат требования к срокам выполнения тех или иных процедур. Так, например, согласно п. 5.36 Примерной инструкции по делопроизводству регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания или, в некоторых случаях, на следующий рабочий день. За регистрацию документов, как известно, отвечает служба делопроизводства или секретарь. Одновременно с этим в п. 7.11 Примерной инструкции по делопроизводству указано, что после подписания документа исполнитель передает его на регистрацию в порядке, установленном в локальной инструкции по делопроизводству. Кто будет виноват в срыве сроков и как обосновать это, если исполнитель забудет о подписанном документе на несколько дней? Рекомендуем обращать особое внимание на нюансы при разработке локальной инструкции по делопроизводству, продумать и описать единый порядок работы на тех этапах, которые в Примерной инструкции по делопроизводству не освящены и зависят от специфики организации. Как организован процесс передачи документов на подпись руководителю? Что происходит с документами после подписания? Как организовано взаимодействие исполнителя и службы делопроизводства (секретаря) на этом этапе? Ответы на эти вопросы желательно закрепить документально.

3. В соответствии со своими трудовыми обязанностями секретарь руководителя обеспечивает организацию работы с документами в приемной руководителя. Это, как правило, установлено в его должностной инструкции. А вот в действующих нормативных актах, устанавливающих требования к инструкциям по делопроизводству, о работе приемной как таковой не сказано. Рекомендуем подумать о регламентации работы приемной при регламентации делопроизводства вашей организации.

Исполнение документов (поручений)

В рамках организации исполнения документов нормативными актами по делопроизводству обязанности и ответственность распределены между разными категориями должностных лиц (Таблица 4). Если говорить обобщенно, то основная задача подразделений – исполнять документы в срок или своевременно уведомлять руководителя о необходимости эти сроки скорректировать. Довольно большой объем задач, объединенных понятием «контроль сроков исполнения», делегирован службе делопроизводства. «Досталось» и руководителю – вполне логично, что именно он осуществляет контроль «по существу».

Рекомендуем в локальной инструкции по делопроизводству в разделе, посвященном организации контроля исполнения, предусмотреть следующие нюансы:

1. В соответствии с п. 6.8 Примерной инструкции по делопроизводству служба делопроизводства осуществляет проверку своевременности доведения документов, подлежащих исполнению, до работников. Однако практика показывает, что неправильно концентрировать всю ответственность в одном месте. В ЛНА целесообразно установить обязанность работников по регулярной проверке новых задач в СЭД, электронной почты, забору документов на бумажном носителе из ячеек структурных подразделений.

2. С учетом специфики компании и ее документооборота (традиционный или электронный) следует тщательно описать работу службы делопроизводства (или секретаря) по предварительной проверке и регулированию хода исполнения документов (поручений), чтобы все действующие лица понимали допустимую степень вмешательства контролера, а ответственность за неисполнение не перекладывалась на его плечи из-за отсутствия конкретики во внутренних нормативных актах. Это касается и взаимодействия службы делопроизводства (или секретаря) с руководителем: подумайте о том, какая информация и в какие сроки необходима руководителю для осуществления контроля по существу рассматриваемых вопросов и своевременного вмешательства.

Резюме

1. Эффективность документооборота напрямую зависит от нормативного регулирования. Для качественной и бесконфликтной работы все сотрудники должны понимать свои обязанности и ответственность. Распределение ответственности – одно из основных правил, устанавливаемых международными стандартами по управлению документами. Глобально ответственность распределена и в действующих в Российской Федерации нормативных и методических документах по делопроизводству – их положения необходимо перенести в локальную инструкцию по делопроизводству (раздел «Общие положения»).

2. Ответственность за работу с документами устанавливают в ЛНА, должностных инструкциях работников и приказах. Положения этих документов должны быть актуальными и согласованными между собой. Так, обязанности ответственных за делопроизводство в подразделениях, «разбросанные» по тексту инструкции по делопроизводству, должны совпадать с теми обязанностями, которые перечислены в приказе о назначении ответственных за делопроизводство, а в должностных инструкциях указанных в нем лиц должна быть зафиксирована соответствующая формулировка, хотя бы краткая.

3. Процессы работы с документами следует тщательно проработать и описать в инструкции по делопроизводству, определив для каждой операции ответственных лиц и сроки выполнения поручений. При этом рекомендуем ориентироваться на действующие в Российской Федерации нормативные и методические документы по делопроизводству – в них содержатся ответы на многие вопросы и на них удобно ссылаться. Однако помните, что некоторые этапы работы в них не детализированы: определите и опишите их с учетом специфики вашей организации.

Ответственный по охране труда

В соответствии с требованием статьи 217 Трудового кодекса РФ в организации любой сферы деятельности в обязательном порядке должен быть работник, ответственный за охрану труда.

Обязательно ли назначать ответственного за охрану труда?

В организациях с численностью работников до 50 человек, как правило, ответственным за охрану труда назначается работодатель, либо другой уполномоченный руководителем организации работник.

Ответственный за охрану труда в организации выполняет назначенный приказом работник. Для выполнения своих обязанностей данному работнику не нужно иметь специальное образование по охране труда (высшее образование или профессиональную переподготовку). Но ответственный в обязательном порядке должен пройти обучение по охране труда в Учебном центре по 40-часовой программе. По итогам пройденного обучения ответственному выдается удостоверение сроком на 3 года. Через 3 года работнику нужно будет пройти повторное обучение по охране труда.

Следует различать ответственного за охрану труда в целом по организации и ответственного за охрану труда на рабочих местах и безопасное производство работ.

Очень часто руководители организаций путают эти понятия.

Специалист по охране труда контролирует и поддерживает состояние условий охраны труда на требуемом законодательством уровне в целом по организации.

Ответственный за охрану труда на рабочих местах и безопасное производство работ – это, как правило, непосредственный руководитель работ на предприятии или в его подразделениях. Данный работник несет ответственность за состояние и условия охраны труда конкретно на рабочих местах и при выполнении определенных работ (работы на высоте, погрузочно-разгрузочные работы, пожароопасные работы и т.д.).

Если численность работников в организации превышает 50 человек, работодатель обязан принять в штат организации специалиста по охране труда.

В данном случае отсутствие в штате организации специалиста по охране труда будет приравнено государственной инспекцией по труду к нарушению п. 1 статьи 5.27.1. КоАП РФ.

ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО! Статья 5.27.1. КоАП РФ
Пункт 1. Нарушение государственных нормативных требований охраны труда, содержащихся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах Российской Федерации, влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от двух тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от пятидесяти тысяч до восьмидесяти тысяч рублей.

Необязательно устраивать специалиста по охране труда на полную ставку, если численность организации небольшая — 50-70 человек.

В этом случае достаточно будет нанять специалиста например на 0,5 ставки . Но при этом следует учитывать специфику деятельности организации и наличие работ повышенной опасности. Работодатель сам определяет структуру службы охраны труда, кол-во специалистов и их «загруженность» (Письмо Минтруда от 26.10.19г. № 15-2/В-2363 «О создании службы охраны труда»). Также следует помнить, что законодательство допускает использование услуг специалистов от организаций, предоставляющих услуги в области охраны труда. Отношения сторон в этом случае регулируются гражданско-правовым договором.

Специалист по охране труда – это работник, который осуществляет контроль за соблюдением норм и правил охраны труда в организации и обеспечивает полноценное функционирование системы управления охраной труда.

Требования к квалификации специалиста по охране труда

В ст. 217 Трудового кодекса РФ указано, что специалист по охране труда должен иметь соответствующую подготовку (т.е. соответствующее образование) или опыт работы в этой области.

С 01.09.2021 до 01.09.2027 г. действует новый профстандарт специалиста по охране труда, утвержденный Приказом Минтруда России от 22.04.2021 № 274н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист в области охраны труда».

В данном профессиональном стандарте четко указаны требования к образованию специалиста по охране труда. Специалистом по охране труда может быть работник, имеющий высшее образование по направлению подготовки «Техносферная безопасность», либо имеющий любое другое высшее образование и прошедший профессиональную переподготовку в области охраны труда, или имеющий среднее образование и прошедший профессиональную переподготовку в области охраны труда.

Регламентирующие документы

После принятия в штат организации специалиста по охране труда должен быть издан приказ о назначении ответственного лица за организацию работ по охране труда.

Следующим важным документом в работе специалиста по охране труда является должностная инструкция. Должностную инструкцию для данной профессии следует разрабатывать с учетом требований Профессионального стандарта «Специалист в области охраны труда».

Данные документы являются основополагающими, и в случае проверки или несчастного случая инспектор может запросить эти документы для определения ответственности специалиста и вмененных ему функций и обязанностей.

Сделаны по изменениям от 01.03.2022 и 01.09.2022

Должностные обязанности ответственного по охране труда

К должностным обязанностям специалиста по охране труда относят:

• контроль соблюдения требований охраны труда в организации;
• оказание методической помощи руководителю организации и руководителям подразделений по вопросам связанным с охраной труда;
• информирование работников о состоянии условий охраны труда на рабочих местах;
• выявление потребности работников в обучении по охране труда;
• организацию обучения по охране труда;
• организацию проведения специальной оценки условий труда в организации;
• проведение анализа причин производственного травматизма и профессиональных заболеваний;
• составление и предоставление отчетов по охране труда по установленной форме.

Специалист по охране труда контролирует:

Специалист по охране труда осуществляет регулярный контроль соблюдения вышеуказанных требований в ходе плановых и внеплановых проверок. По результатам проведенной проверки специалист составляет предписание.

В предписании специалиста по охране труда указываются все выявленные в ходе проверки нарушения, сроки устранения нарушений и ответственные лица.

Также специалист по охране труда может принимать участие в работе следующих комиссий:

Подробнее про другие комиссии читайте в нашей статье .

Совместно с руководителями подразделений специалист по охране труда участвует в разработке планов и программ по улучшению условий труда и минимизации профессиональных рисков.

Таким образом, деятельность специалиста по охране труда направлена на:

• предупреждение несчастных случаев и травматизма в организации;
• контроль за соблюдением правовых требований охраны труда;
• своевременное выявление опасных условий труда;
• профилактику развития профессиональных заболеваний у работников;

В своей работе специалист по охране труда руководствуется технологической документацией, государственными нормативными правовыми актами по охране труда, национальными и межгосударственными стандартами в сфере охраны труда, отраслевыми и межотраслевыми стандартами.

Если в организации нет специалиста по охране труда, на кого и как возложить обязанности

Если в организации нет специалиста по охране труда, то можно попасть на штраф 80 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ). Найдите другой способ, как обеспечить безопасные условия и охрану труда сотрудников.

Кто отвечает за охрану труда, если в организации меньше 50 сотрудников

Если в штате организации меньше 50 сотрудников, решение о создании службы охраны труда или введении должности специалиста по охране труда принимает руководитель организации (ч. 2, 3 ст. 217 ТК РФ).

Функции по охране труда может выполнять:

• руководитель организации лично;
• уполномоченный работник, например кадровик или бухгалтер;
• организация или специалист, которые оказывают услуги в области охраны труда.

В таком случае их привлекают к работе по гражданско-правовому договору.

1. Как поручить функции по охране труда ответственному сотруднику

• Если в штатном расписании организации нет должности специалиста по охране труда, поручить работу по охране труда сотруднику можно только в порядкесовмещения должностей. Несмотря на то что такая форма дополнительной работы подразумевает наличие вакантной должности, этот случай является исключением (ч. 3 ст. 217 ТК РФ).

Функции по охране труда может выполнять любой сотрудник организации, в том числе и кадровик, если у него есть соответствующая подготовка или опыт работы в этой области (ст. 217 ТК РФ).

Уровень подготовки такого сотрудника должен соответствовать требованиям профстандарта «Специалист в области охраны труда», утв. Приказом Минтруда от 04.08.2014 № 524н:

• высшее образование по направлению «Техносферная безопасность», то есть профильное по охране труда. Подойдет любое непрофильное высшее — гуманитарное или техническое, без разницы, и профпереподготовка по охране труда;
• любое среднее профессиональное образование, профпереподготовка по охране труда и стаж работы три года.

Пройти дополнительно подготовку и аттестацию в области промышленной безопасности сотруднику, ответственному за охрану труда, придется в одном случае — если в организации есть опасные производственные объекты.

Если у кадровика или иного сотрудника, которого назначают ответственным за охрану труда, нет необходимого профессионального образования, ему нужно пройти:

в этой области; в аккредитованном Минтрудом России учебном центре, имеющем лицензию на образовательную деятельность. Это требование п. 2.3.2. Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утв. Постановлением от 13.01.2003 Минтруда № 1, Минобразования № 29.

Если решите не принимать штатного специалиста по охране труда, его функции можете поручить кадровику или иному сотруднику, который соответствует необходимым требованиям, в порядке совмещения или совместительства.

Рассмотрим два способа:

• Способ 1. Оформляйте совмещение, если хотите, чтобы сотрудник выполнял функции по охране труда наряду со своей основной работой (ст. 60.2 ТК РФ). Если понимаете, что один сотрудник не справится, работу по охране труда можете распределить между несколькими сотрудниками, у которых есть необходимый уровень подготовки.

Если сотрудник согласен на дополнительную работу, заключите с ним дополнительное соглашение к трудовому договору. Укажите в нем объем поручаемой работы, срок, в течение которого он будет ее выполнять, и размер доплаты. Ни минимальный, ни максимальный размер доплаты закон не определяет. Поэтому устанавливайте его по соглашению с сотрудником и с учетом содержания, характера и объема дополнительной работы (ч. 2 ст. 151 ТК РФ).

На основании дополнительного соглашения к трудовому договору издайте приказ о совмещении должностей. Ознакомьте с ним сотрудника под подпись. В табеле отдельный учет дополнительной работы не ведите.

Сотрудник может в любой момент досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а организация — досрочно отменить поручение о ее выполнении. Срок предупреждения в письменной форме — три рабочих дня (ч. 4 ст. 60.2 ТК РФ).

В конце статьи скачайте приказ о совмещении должностей. В методических пособиях к курсу «Управление персоналом. Кадровое делопроизводство и охрана труда» вы получите дополнительное соглашение к трудовому договору о совмещении должностей, трудовой договор о работе по совместительству, приказ о приеме на работу по совместительству и другие образцы документов.

• Способ 2. Оформляйте совместительство, если хотите, чтобы сотрудник выполнял функции по охране труда в свободное от основной работы время.

Если сотрудник согласится, заключите с ним трудовой договор о работе по внутреннему совместительству. По соглашению с сотрудником можете установить срок трудового договора (абз. 11 ч. 2 ст. 59 ТК РФ). Однако в этом случае потеряете возможность расторгнуть договор по ст. 288 Трудового кодекса, если позже решите принять на это место основного сотрудника.

Пропишите в трудовом договоре должностные обязанности либо сделайте отсылку на должностную инструкцию специалиста по охране труда. Укажите зарплату совместителя. Обычно ее размер не превышает 50% оклада без учета стимулирующих и компенсационных выплат, так как работать в таком режиме можно не более четырех часов в день (ч. 1 ст. 284 ТК РФ).

На основании трудового договора издайте приказ о приеме на работу по совместительству и ознакомьте с ним сотрудника. Заведите личную карточку Т-2 и внесите запись в трудовую книжку, если попросит сотрудник (п. 20 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

В табеле ведите учет отдельно по основной работе и по совместительству.

2. Как привлечь стороннего специалиста или организацию, которые оказывают услуги в области охраны труда

Если в штатном расписании должности специалиста по охране труда нет, можете привлечь по гражданско-правовому договору стороннего специалиста или организацию, которая оказывает услуги в области охраны труда.

Такая организация должна быть аккредитована на оказание соответствующих услуг согласно Правилам аккредитации организаций, оказывающих услуги в области охраны труда, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 01.04.2010 № 205н. Это служит гарантией надлежащего ведения охраны труда в организации.

Сведения об организациях, оказывающих услуги по охране труда, содержатся в реестре аккредитованных организаций. Реестр размещен на официальном сайте Минтруда России.

Кто отвечает за охрану труда, если в организации больше 50 сотрудников

• Если в штате больше 50 сотрудников и организация ведет производственную деятельность, в штатном расписании должна быть должность специалиста по охране труда либо выделена служба охраны труда (ч. 1 ст. 217 ТК РФ). Эти требования распространяются на все организации независимо от сферы деятельности и того, производит ли организация материальные блага или оказывает услуги
  (ч. 3 ст. 11, ч. 9 ст. 209 ТК РФ и Письмо Минтруда от 10.06.2016 № 15-2/ООГ-2136).

Под производственной деятельностью понимают совокупность действий работников с применением средств труда, необходимых для превращения ресурсов в готовую продукцию, включающих в себя производство и переработку различных видов сырья, строительство, оказание различных видов услуг (ч. 9 ст. 209 ТК РФ). Из этого следует, что производственная деятельность — деятельность по производству не только материальных благ, но и нематериальных, включая оказание различных услуг во всех сферах. Такой вывод подтверждает Письмо Минтруда России от 10.06.2016 № 15-2/ООГ-2136.

Порядок создания службы охраны труда в организации определен в Рекомендациях по организации работы Службы охраны труда в организации, утв. Постановлением Минтруда России от 08.02.2000 № 14. Этот документ не является нормативно-правовым актом, так как не зарегистрирован Минюстом России. Он носит рекомендательный характер.

Службу охраны труда организуют в форме самостоятельного структурного подразделения организации, состоящего из штата специалистов по охране труда во главе с руководителем службы. Унифицированной формы приказа о создании службы охраны труда нет. Такой приказ составляют в свободной форме.

Структуру службы охраны труда в организации и численность работников определяет работодатель. Структура, а также численность службы охраны труда будут зависеть от количества работников, характера условий труда и других факторов.

Чтобы рассчитать численность работников службы охраны труда, необходимо учесть:

• численность работников организации;
• численность работников, которые заняты во вредных или опасных условиях труда;
• количество самостоятельных производственных структурных подразделений в организации (отделы, цехи, бюро, службы и другие самостоятельные подразделения);
• среднемесячную численность вновь принимаемых работников;
• количество несчастных случаев за год;
• процент планируемых невыходов работников службы охраны труда в год (по болезни или другим причинам);
• расстояние между производственными подразделениями.

Когда отдельные производственные подразделения удалены друг от друга на расстояние
от 0,5 км до 1,5 км, к рассчитанной по нормативам численности следует устанавливать коэффициент 1,2, а на расстоянии от 1,5 км и более — коэффициент 1,4.

В обособленных производственных структурах численностью от 400 человек и свыше численность работников службы охраны труда рассчитывается отдельно для каждой единицы.

Как рассчитать численность работников службы охраны труда в организации

Комментирует Марина Шобохонова, специалист по техносферной безопасности, эксперт по независимой оценке квалификации в области охраны труда:

«Чтобы рассчитать численность работников организации, воспользуйтесь алгоритмом:

Шаг 1. Определите нормативную численность работников службы охраны труда (Чн).

Нормативная численность работников службы охраны труда (Чн) в организациях определяется суммированием численности по таблицам (приведенным в Рекомендациях) в зависимости от факторов, установленных по данным статистической и оперативной отчетности.

Шаг 2. Определите списочную численность работников (Чсп).

Списочная численность работников службы охраны труда (Чсп) устанавливается по формуле:

Чсп = Чн x Кн, где:

Кн — коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников во время отпуска, болезни и т.п., определяется по формуле:

% планируемых невыходов определяется по данным бухгалтерского учета.

Пример расчета

• среднесписочная численность работников организации — 1002 человека;
• численность работников, занятых во вредных условиях труда, — 145 человек;
• количество самостоятельных структурных подразделений — 38 человек;
• среднемесячная численность вновь принимаемых работников — 20 человек;
• количество несчастных случаев за год — не более 5 человек.

Нормативная численность (Чн) = 3,27 чел. (при расчете использованы таблицы, приведенные в Рекомендациях).

Чсп = 3,27 x 1,1 = 3,597

= 3,6 чел., где 1,1 — коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников во время отпуска, болезни и т.п. (принят условно).

Штатная численность работников службы охраны труда в организации (Чип) соответствует списочной численности».

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Образцы. Приказ и Дополнительное соглашение к трудовому договору о совмещении должностей 458.9 КБ

Кто является ответственным

V. Организационные мероприятия по обеспечению безопасного

проведения работ в электроустановках

5.1. Организационными мероприятиями, обеспечивающими безопасность работ в электроустановках, являются:

оформление работ нарядом-допуском, распоряжением или перечнем работ, выполняемых в порядке текущей эксплуатации;

выдача разрешения на подготовку рабочего места и на допуск к работе с учетом требований пункта 5.14 Правил;

допуск к работе; надзор во время работы;

оформление перерыва в работе, перевода на другое место, окончания работы.

5.2. Работниками, ответственными за безопасное ведение работ в электроустановках, являются:

выдающий наряд-допуск, отдающий распоряжение, утверждающий перечень работ, выполняемых в порядке текущей эксплуатации;

выдающий разрешение на подготовку рабочего места и на допуск с учетом требований пункта 5.14 Правил;

ответственный руководитель работ;

5.3. Работник, выдающий наряд-допуск, отдающий распоряжение, определяет необходимость и возможность безопасного выполнения работы. Он является ответственным за достаточность и правильность указанных в наряде-допуске (распоряжении) мер безопасности; за качественный и количественный состав бригады и назначение ответственных за безопасное выполнение работ; за соответствие групп по электробезопасности работников, указанных в наряде-допуске, выполняемой работе; за проведение целевого инструктажа ответственному руководителю работ (производителю работ, наблюдающему).

5.4. Право выдачи нарядов-допусков и распоряжений предоставляется работникам из числа административно-технического персонала, имеющим группу V по электробезопасности (при эксплуатации электроустановок напряжением выше 1000 В), группу по электробезопасности не ниже IV (при эксплуатации электроустановок напряжением до 1000 В).

В случае отсутствия работников, имеющих право выдачи нарядов-допусков и распоряжений, при работах по предотвращению аварий или ликвидации их последствий допускается выдача нарядов-допусков и распоряжений работниками из числа оперативного персонала, имеющими группу IV по электробезопасности, находящимися непосредственно на территории объекта электроэнергетики или энергопринимающей установки потребителя электроэнергии. Предоставление оперативному персоналу права выдачи нарядов-допусков и распоряжений должно быть оформлено ОРД организации (обособленного подразделения).

5.5. Работник, выдающий разрешение на подготовку рабочих мест и на допуск, является ответственным за:

за выдачу команд по отключению и заземлению линий электропередачи (далее — ЛЭП) и оборудования, находящихся в его технологическом управлении, и получение подтверждения их выполнения, а также за самостоятельные действия по отключению и заземлению ЛЭП и оборудования, находящихся в его технологическом управлении;

за соответствие и достаточность предусмотренных нарядом-допуском (распоряжением) мер по отключению и заземлению оборудования с учетом фактической схемы электроустановок;

за координацию времени и места работ допущенных бригад, в том числе за учет бригад; за получение информации от допускающих о полном окончании работ всех допущенных к работам в электроустановке бригад и возможности включения электроустановки в работу.

(в ред. Приказа Минтруда России от 29.04.2022 N 279н)

(см. текст в предыдущей редакции)

В случае, когда работник, выдающий разрешение на подготовку рабочих мест и на допуск, не является лицом, в технологическом управлении которого находится ЛЭП и оборудование, указанный работник отвечает за получение подтверждения о выполненных технических мероприятиях по отключению и заземлению ЛЭП и оборудования от диспетчерского персонала или оперативного персонала, в чьем соответственно диспетчерском или технологическом управлении находится ЛЭП и оборудование.

(в ред. Приказа Минтруда России от 29.04.2022 N 279н)

(см. текст в предыдущей редакции)

5.6. Право выдачи разрешений на подготовку рабочих мест и на допуск предоставляется оперативному персоналу, имеющему группу по электробезопасности не ниже IV, уполномоченным на это ОРД организации (обособленного подразделения).

Допускается право выдачи разрешений на подготовку рабочих мест и допуск предоставлять работникам из числа административно-технического персонала, имеющим группу по электробезопасности не ниже IV, уполномоченным на это ОРД организации (обособленного подразделения).

5.7. Ответственный руководитель работ является ответственным за выполнение указанных в наряде-допуске мероприятий по подготовке рабочего места и их достаточность, за принимаемые им дополнительные меры безопасности, необходимые по условиям выполнения работ, за полноту и качество целевого инструктажа бригады, в том числе проводимого допускающим и производителем работ, а также за организацию безопасного ведения работ.

Ответственными руководителями работ в электроустановках напряжением выше 1000 В назначаются работники из числа административно-технического персонала, имеющие группу V и группу IV по электробезопасности — в электроустановках напряжением до 1000 В. В тех случаях, когда отдельные работы (этапы работы) необходимо выполнять под надзором и управлением ответственного руководителя работ, работник, выдающий наряд-допуск, должен сделать запись об этом в строке «Отдельные указания» наряда-допуска, рекомендуемый образец которого предусмотрен приложением N 7 к Правилам.

Выдающий наряд-допуск имеет право не назначать ответственного руководителя работ при выполнении работ в РУ напряжением выше 1000 В с одиночной секционированной или несекционированной системой шин, не имеющей обходной системы шин, а также на ВЛ, КВЛ и КЛ, всех электроустановках напряжением до 1000 В (далее — электроустановки с простой и наглядной схемой).

Ответственный руководитель работ должен назначаться при выполнении работ:

с использованием механизмов и подъемных сооружений;

в ОРУ/ЗРУ с отключением электрооборудования, за исключением работ в электроустановках, где напряжение снято со всех токоведущих частей (пункт 6.8 Правил);

на КЛ и кабельных линиях связи (далее — КЛС) в зонах расположения коммуникаций и интенсивного движения транспорта;

по установке и демонтажу опор всех типов, замене элементов опор ВЛ;

в местах пересечения ВЛ с другими ВЛ и транспортными магистралями, в пролетах пересечения проводов в ОРУ;

по подключению вновь сооруженной ВЛ;

по изменению схем присоединений проводов и тросов ВЛ;

на отключенной цепи многоцепной ВЛ, когда одна или все остальные цепи остаются под напряжением;

при одновременной работе двух и более бригад в электроустановке;

по пофазному ремонту ВЛ;

под наведенным напряжением;

без снятия напряжения на токоведущих частях с изоляцией человека от земли;

без снятия напряжения с временной изоляцией токоведущих частей на время проведения работ без изоляции человека от земли и использовании специального инструмента и приспособлений для работы под напряжением, за исключением работ во вторичных системах, приборах учета электроэнергии, средствах диспетчерского и технологического управления, автоматизированных системах диспетчерского управления и на ВЛИ 0,38 кВ;

(в ред. Приказа Минтруда России от 29.04.2022 N 279н)

(см. текст в предыдущей редакции)

на оборудовании и установках средств связи, средств диспетчерского и технологического управления (далее — СДТУ), по устройству мачтовых переходов, испытанию КЛС, при работах с аппаратурой необслуживаемых усилительных пунктов (далее — НУП) или необслуживаемых регенерационных пунктов (далее — НРП), на фильтрах присоединений без включения заземляющего ножа конденсатора связи.

Необходимость назначения ответственного руководителя работ определяет работник, выдающий наряд-допуск, которому разрешается назначать ответственного руководителя работ, и при других работах в электроустановках, помимо выше перечисленных.

5.8. Работник из числа электротехнического персонала, производящий подготовку рабочих мест и (или) оценку достаточности принятых мер по их подготовке, инструктирующий членов бригады и осуществляющий допуск к работе (далее — допускающий), является ответственным за правильность и достаточность принятых им мер безопасности по подготовке рабочих мест и соответствие их мероприятиям, указанным в наряде-допуске или распоряжении, характеру и месту работы, за правильный допуск к работе, а также за полноту и качество проводимого им целевого инструктажа.

Допускающие должны назначаться из числа оперативного персонала, за исключением допуска на ВЛ, КЛ, КВЛ при соблюдении условий, перечисленных в пункте 5.13 Правил. В электроустановках напряжением выше 1000 В допускающий должен иметь группу IV по электробезопасности, а в электроустановках напряжением до 1000 В — группу III по электробезопасности.

(в ред. Приказа Минтруда России от 29.04.2022 N 279н)

(см. текст в предыдущей редакции)

5.9. Производитель работ назначается из числа электротехнического персонала и отвечает:

(в ред. Приказа Минтруда России от 29.04.2022 N 279н)

(см. текст в предыдущей редакции)

за соответствие подготовленного рабочего места мероприятиям, необходимым при подготовке рабочих мест и отдельным указаниям наряда-допуска;

за четкость и полноту целевого инструктажа членов бригады;

за наличие, исправность и правильное применение необходимых средств защиты, инструмента, инвентаря и приспособлений;

за сохранность на рабочем месте ограждений, плакатов (знаков безопасности), предназначенных для предупреждения человека о возможной опасности, запрещении или предписании определенных действий, а также для информации о расположении объектов, использование которых связано с исключением или снижением последствий воздействия опасных и (или) вредных производственных факторов (далее — плакаты, знаки безопасности), заземлений, запирающих устройств;

за безопасное проведение работы и соблюдение Правил им самим и членами бригады;

за осуществление постоянного контроля за членами бригады.

Производитель работ, выполняемых по наряду-допуску в электроустановках напряжением выше 1000 В, должен иметь группу IV по электробезопасности, а в электроустановках напряжением до 1000 В — группу III по электробезопасности. При выполнении работ в подземных сооружениях, где возможно появление вредных газов, работ под напряжением, работ по перетяжке и замене проводов на ВЛ напряжением до 1000 В, подвешенных на опорах ВЛ напряжением выше 1000 В, производитель работ должен иметь группу IV по электробезопасности.

Производитель работ, выполняемых по распоряжению, должен иметь группу III по электробезопасности при работе во всех электроустановках, кроме случаев, указанных в пунктах 7.7, 25.5, 39.21 Правил.

5.10. Работник из числа электротехнического персонала, осуществляющий надзор за бригадами, не имеющими права самостоятельного производства работ в электроустановках (далее — наблюдающий), отвечает:

за соответствие подготовленного рабочего места мероприятиям, указанным в наряде-допуске;

(в ред. Приказа Минтруда России от 29.04.2022 N 279н)

(см. текст в предыдущей редакции)

за четкость и полноту целевого инструктажа членов бригады;

за наличие и сохранность установленных на рабочем месте заземлений, ограждений, плакатов и знаков безопасности, запирающих устройств приводов;

за безопасность членов бригады в отношении поражения электрическим током электроустановки.

Наблюдающим назначается работник, имеющий группу не ниже III по электробезопасности (в случае, указанном в пункте 7.7 Правил, — IV группу по электробезопасности).

(в ред. Приказа Минтруда России от 29.04.2022 N 279н)

(см. текст в предыдущей редакции)

Ответственным за безопасность, связанную с технологией работы, является работник, возглавляющий бригаду, который входит в ее состав и должен постоянно находиться на рабочем месте. Его фамилия указывается в строке «Отдельные указания» наряда-допуска.

5.11. Член бригады является ответственным за соблюдение требований настоящих Правил, инструкций по охране труда и инструктивных указаний, полученных при допуске к работе и во время работы.

5.12. ОРД организации (обособленного подразделения) должно быть оформлено предоставление прав работникам, выдающим наряд-допуск, распоряжение, выдающим разрешение на подготовку рабочего места и допуск (с учетом требований пункта 5.14 Правил) допускающему, ответственному руководителю работ, производителю работ, наблюдающему, а также права проведения единоличного осмотра электроустановок.

(в ред. Приказа Минтруда России от 29.04.2022 N 279н)

(см. текст в предыдущей редакции)

5.13. Работникам, ответственным за безопасное ведение работ, разрешается выполнять одну из дополнительных обязанностей в соответствии с таблицей N 2.

Правомерно выполнение работником обязанностей допускающего и выдающего разрешение на подготовку рабочего места и допуск, при наличии у допускающего прав оперативного управления оборудованием, которое необходимо отключать и заземлять в соответствии с мерами безопасности для производства работ, и прав ведения оперативных переговоров с работниками, выполняющими необходимые отключения и заземления оборудования на объектах, не находящихся в оперативном управлении допускающего.

Допускающий из числа оперативного персонала имеет право выполнять обязанности члена бригады.

На ВЛ (линейном участке КВЛ) всех уровней напряжения правомерно ответственному руководителю или производителю работ из числа ремонтного персонала выполнять обязанности допускающего в тех случаях, когда для подготовки рабочего места требуется проверить отсутствие напряжения и установить переносные заземления на месте работ без оперирования коммутационными аппаратами.

На КЛ (кабельных участках КВЛ) всех уровней напряжения правомерно ответственному руководителю или производителю работ из числа ремонтного персонала выполнять обязанности допускающего в тех случаях, когда для подготовки рабочего места требуется оградить рабочее место, вывесить предупреждающие и предписывающие плакаты, а операции по отключению и заземлению оборудования, вывешиванию запрещающих и указательных плакатов выполнены оперативным персоналом обслуживающим РУ к которым присоединена КЛ (кабельный участок КВЛ).

При выполнении работ под напряжением подготовку рабочего места и допуск бригады выполняет ответственный руководитель работ или производитель работ допущенный к выполнению работ под напряжением.