Кто несет ответственность за сохранность

Кто заплатит, если работник повредит имущество работодателя

Работники могут испортить имущество компании: продавец — разбить витрину в магазине, программист — пролить кофе на клавиатуру. А договор о материальной ответственности не гарантирует, что сотрудник компенсирует ущерб.

В этой статье расскажем, как работодателю получить деньги за испорченное имущество.

Из этой статьи вы узнаете:

Что такое материальная ответственность работника

Материальная ответственность — обязанность работника возместить ущерб, если он повредил, сломал или потерял имущество работодателя. Например, грузчик разбил телевизор, токарь испортил заготовки, продавец взял деньги из кассы, бухгалтер не отчитался за расходы.

Такие ситуации регулирует Трудовой кодекс РФ. Закон предусматривает два вида ответственности для работника:

Полная — обязанность возместить ущерб в полном размере (статья 242 ТК РФ). Прямой ущерб — это то, насколько уменьшилось или повредилось имущество работодателя и расходы на восстановление или покупку нового. Например, работник сломал монитор компьютера — он обязан купить новый или оплатить ремонт.
Если сотрудник нанес ущерб имуществу других людей, за которое отвечает работодатель, то это тоже прямой ущерб. Например, курьер сломал дорогую гитару при пересылке. Работодатель компенсирует ущерб клиенту, а затем может потребовать компенсацию от виновника.
Ограниченная — возмещение ущерба в пределах среднего заработка за месяц (ст. 241 ТК РФ). Например, работник испортил имущество на 200 тыс. рублей. Его зарплата составляет 50 тыс. рублей, поэтому он заплатит именно эту сумму.

Материальная ответственность бывает индивидуальная и коллективная. В первом случае работник отвечает своим имуществом. Во втором — ответственность распределяется между членами коллектива.

Договор о коллективной материальной ответственности заключают только в том случае, если несколько сотрудников выполняют работу вместе. Например, продавцы в магазине, грузчики или монтажники. Но есть нюанс.

Если один из сотрудников увольняется, уходит в отпуск или берет длительный больничный, например ложится на операцию, необходимо провести инвентаризацию. Это поможет зафиксировать сохранность имущества в тот момент, когда один из работников покидает рабочее место.

Когда работника переводят на другую должность, необходимо перезаключить договор о коллективной материальной ответственности с новым сотрудником. Перед заключением договора также нужно предварительно провести инвентаризацию.

Когда можно, а когда нельзя взыскать компенсацию с работника, испортившего имущество

Этот момент регулирует ст. 233 ТК РФ. Взыскать компенсацию получится, если:

установлен ущерб;
вина работника доказана;
есть связь между действиями сотрудника и причинением ущерба;
работник нарушил правила, например действовал не по трудовой инструкции или внутреннему уставу компании.

В ст. 239 ТК РФ прописаны случаи, когда работник не должен платить:

Действия непреодолимой силы: из-за наводнения или урагана испортился стройматериал на складе.
Нормальный хозяйственный риск: истек срок годности продукции.
Самозащита: в магазин ворвались вооруженные грабители, кассир отдал им деньги.
Работодатель не обеспечил условия хранения: на ювелирном производстве случился пожар из-за неисправной проводки. Но ювелир не обязан следить за инженерными коммуникациями.

Сколько работник заплатит за причиненный ущерб

Размер ущерба рассчитывается с учетом того, сколько стоило имущество в день происшествия.

Например, работник повредил оборудование на 100 тыс. рублей. Компания купила новое спустя 2 месяца, и оно стоило уже 120 тыс. рублей. Размер ущерба в этом случае будет 100 тыс. рублей.

Согласно ст. 246 ТК РФ, размер ущерба не может быть меньше стоимости имущества по бухгалтерскому отчету с учетом естественного износа.

Например, компания закупила ламинат по отчету за 50 тыс. рублей. Через 5 лет с учетом износа он стал стоить 10 тыс. рублей. Размер материального ущерба — 10 тыс. рублей.

Ущерб рассчитывается по рыночным ценам в конкретном регионе. То есть, если ущерб причинен в Воронеже, то он рассчитывается по воронежским ценам. Хотя в других городах товар может стоить дороже или дешевле.

Согласно ст. 238 ТК РФ, упущенную выгоду взыскать нельзя.

Например, токарь повредил станок за 50 тыс. рублей. Владелец мастерской уверен, что ущерб — 200 тыс. рублей за 3 дня простоя. Но по закону токарь заплатит только за ремонт или покупку нового станка.

Даже если работодатель докажет вину работника и даст обоснование убыткам, нет гарантии, что удастся получить 100% компенсации. Суд может снизить сумму, ссылаясь на ст. 250 ТК РФ. Исключение — ущерб от преступления, совершенного в корыстных целях. Например, если грузчик украл товар со склада.

В каждом случае суд сам решает, можно ли снизить компенсацию. Причины могут быть такими:

виновник содержит пожилых родителей;
у виновника сложное материальное положение;
у виновника многодетная семья.

Как составить договор о материальной ответственности, чтобы он считался действительным и помог компенсировать ущерб

Ограниченная материальная ответственность есть у всех работников. Составлять отдельное соглашение не обязательно. Можно упомянуть об этом в трудовом договоре. Заключать договор о полной материальной ответственности закон не обязывает, но при его отсутствии взыскать что-либо с работника будет сложнее.

заключен договор о полной материальной ответственности;
выявлена недостача ценностей, вверенных на основании специального письменного соглашения или полученных работником по разовому документу;
сотрудник действовал умышленно;
сотрудник причинил вред в состоянии алкогольного или наркотического опьянения;
сотрудник совершил преступление и признан виновным в суде;
сотрудник совершил административное правонарушение;
сотрудник разгласил государственную тайну;
сотрудник нанес ущерб не при исполнении трудовых обязанностей.

Утвержденная форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности работника с сайта Роструда. Составляется письменно в двух экземплярах: работодателю и работнику. Обычно стороны подписывают его во время передачи материальных ценностей

Особенность № 1. Должность работника должна быть указана в перечне. Перечень должностей и работ, которые позволяют работодателю заключать договор о полной материальной ответственности, утвержден Постановлением Минтруда РФ № 85. Если заключить договор с сотрудником, который занимается работой не из этого перечня, то суд признает договор недействительным.

Особенность № 2. Нельзя менять название должности. При заключении договора о полной материальной ответственности нельзя менять название должности. Например, в перечне есть лаборант. Если в договоре написать не «лаборант», а «ответственный за опыты в лаборатории», такой документ не будет иметь юридической силы.

Особенность № 3. Подробно описывать обязанности в должностной инструкции. Ответственность за имущество нужно фиксировать в документах. Надо четко прописать обязанности работников, чтобы понять, кто виноват в причинении ущерба.

Например, уборщица протирала витрину в магазине и случайно разбила вазу. Важно понять: знала ли уборщица, как правильно протирать вазу, и может ли сотрудница вообще трогать товары. Если в должностной инструкции указано, что уборщица обязана протирать товары, то она виновата. А если продавцы должны убирать товары в коробки, то вины нет.

Пример из судебной практики: Шпаковский районный суд, дело № 2-376/2019 от 26 февраля 2020 года.

Водитель-экспедитор наехал на водосточную решетку и повредил служебный автомобиль. В суде работодатель требовал компенсировать ремонт в 270 тыс. рублей. Он ссылался на трудовой контракт и договор о полной материальной ответственности.

Работник с требованиями не согласился. Он утверждал, что исполнял обязанности по двум разным профессиям: водителя и экспедитора, у которых разная ответственность. Водитель не входит в перечень должностей, с которыми работодатель может заключать договор о полной материальной ответственности. Поэтому работник отвечал за товар, а не за автомобиль.

Суд встал на сторону работника и отказал в удовлетворении иска.

Как доказать вину работника и взыскать ущерб

Чтобы взыскать материальный ущерб с работника, нужно провести служебное расследование и собрать доказательства вины.

Первый этап: составить акт о происшествии. Описать, что случилось и почему. Акт составляется в произвольной форме. Документ подтверждает, что ущерб был причинен.

Второй этап: издать приказ о проведении служебного расследования. Для проверки нужно собрать комиссию. В нее обычно входят руководитель, заместитель, секретарь, юрист и бухгалтер. Каждый член комиссии должен подписать приказ.

Типовая форма приказа о проведении расследования с сайта Роструда

Третий этап: получить письменное объяснение сотрудника. Устное объяснение не подойдет. Нужно направить на адрес проживания работника заказное письмо с требованием дать объяснение. Если он откажется или не ответит вовремя — составить акт об отказе. Его работник может не подписывать.

Типовая форма акта об отказе работника предоставить объяснительное письмо с сайта Роструда

Четвертый этап: составить заключение (акт) комиссии о результатах служебного расследования. В суде важно показать, что комиссия разбиралась в деле, а не просто обвинила работника. Можно опросить свидетелей, предоставить записи с камер видеонаблюдения, заказать независимую экспертизу ущерба, провести инвентаризацию.

Например, если водитель попал в ДТП, доказательством его вины будет протокол ГИБДД, а при пропаже денег из кассы — запись с камеры видеонаблюдения.

Если работник откажется подписать заключение, нужно составить акт об отказе.

В заключении о результатах расследования должно быть разделы:

факт причинения ущерба, его характер;
размер и причины ущерба;
вина работника;
противоправность совершенных действий;
причинно-следственная связь между действиями работника и ущербом.

Типовая форма акта о результатах расследования с сайта Роструда

Пятый этап: издать приказ о привлечении работника к материальной ответственности. Это нужно сделать в течение месяца после установления размера ущерба. Работник должен подписать приказ. Если он отказывается или исчез — составить акт об отказе.

У работника есть право обжаловать результаты расследования в суде.

Типовая форма приказа о привлечении сотрудника к материальной ответственности с сайта Роструда

Работодатель издает приказ, и ущерб вычитают из зарплаты сотрудника. Это возможно, когда сумма компенсации не превышает размер месячного оклада. Отчислять каждый месяц можно не более 20% от зарплаты.
Сотрудник заключает с работодателем отдельный договор о сроке и порядке компенсации ущерба. Стороны могут договориться о чем угодно: работник может выплатить всю сумму сразу наличными, а может несколько лет отдавать по частям, например каждый месяц по 7 тыс. рублей в течение 5 лет.
Размер ущерба больше зарплаты, сотрудник отказывается платить — взыскивать компенсацию придется через суд.

Пример из судебной практики: Челябинский районный суд, дело № 2-297/2020 от 25 февраля 2020 года.

Во время инвентаризации магазина обуви выявили недостачу на 246 тыс. рублей. Владелец требовал взыскать эту сумму с четырех продавцов. С ними заключали договоры о полной коллективной материальной ответственности.

Суд отказал в удовлетворении иска. При проведении служебного расследования нашли нарушения. Кроме того, истец не предоставил накладные на товар, чтобы обосновать размер ущерба.

Шестой этап: обратиться в суд. Работодатель может подать иск в течение года после того, как обнаружит ущерб. Такие дела рассматривает районный суд, а не мировой.

Подать иск можно против уволенного сотрудника. Увольнение не освобождает от ответственности.

К исковому заявлению нужно приложить:

трудовой контракт;
должностную инструкцию;
договор о полной материальной ответственности;
акт о передаче материальных ценностей работнику;
акт о происшествии;
приказ о создании комиссии;
объяснительное письмо работника;
заключение о результатах служебного расследования;
приказ о привлечении к ответственности;
доказательства вины;
акты об отказе, если есть.

Пример из судебной практики: Обнинский городской суд, дело № 2-40/2020 от 25 февраля 2020 года.

Строительная компания подала в суд на бухгалтера, обвинив его в неосновательном обогащении. Якобы тот потратил миллион рублей на закупку материалов и не отчитался.

Суд отказал в иске. Одним из аргументов было нарушение сроков исковой давности.

Выводы: как сохранить имущество компании и что делать, если не получилось

Если вы хотите сохранить имущество компании:

Заключайте с работником договор о полной материальной ответственности. Должность сотрудника нужно указать, как в перечне должностей и работ. Менять формулировку нельзя, иначе документ не будет иметь юридической силы.
Составляйте акт приема-передачи материальных ценностей (товаров, автомобилей, инструментов) работнику в двух экземплярах. Пропишите, что это за ценности, кто и кому их передает и в каком количестве. Добавьте пункт о том, что, подписывая акт, сотрудник подтверждает целостность имущества.
Добавьте раздел о материальной ответственности в трудовой договор. Это не гарантирует полную компенсацию ущерба, но простимулирует сотрудника бережно относиться к вашему имуществу.

Если сотрудник повредил, испортил, украл имущество, то для взыскания материального ущерба:

Составьте акт о происшествии и проведите служебное расследование. Соберите доказательства вины работника. Получите от него письменное объяснение. Если он не дает объяснение, составляйте акт об отказе.
Докажите размер ущерба. Предоставьте накладные на товар, заключение независимого оценщика, данные бухгалтерского учета и другие сведения.
Если размер ущерба меньше месячного заработка работника, то компенсация вычитается из его зарплаты. Если виновник отказывается платить, соберите документы для обращения в суд.

© 1995–2022, ПАО БАНК «СИАБ». Базовая лицензия №3245 от 10.12.2019.
196 084, г. Санкт-Петербург, Черниговская ул.,
д.8, лит. А, пом. 1-Н

Что такое ответственное хранение. Объясняем простыми словами

Ответственное хранение (ответхранение) — обеспечение сохранности товара в ситуации, когда покупатель отказывается его принять и хочет вернуть продавцу.

То есть товар привезли и выгрузили, но возникли проблемы — например, заказчика не устраивает качество, ассортимент или количество товара; был доставлен не тот груз, который заказывали; доставку не согласовали.

До того времени пока решается вопрос с возвратом, товар нужно где-то хранить — складирование силами заказчика и называется ответственным хранением.

Это юридический термин, закреплённый в Гражданском кодексе России. Закон устанавливает, что если покупатель отказался принимать переданный ему товар, «он обязан обеспечить сохранность этого товара (ответственное хранение) и незамедлительно уведомить поставщика».

Поставщик должен в разумный срок вывезти свой груз или иначе распорядиться им. Если товар никто не забирает, покупатель вправе продать его, а с поставщика удержать расходы на ответственное хранение. Также покупатель может доставить груз поставщику и потребовать с него плату за ответхранение и доставку.

Поставщик может не согласиться с доводами заказчика о том, что поставка не соответствует договору, и потребовать полной оплаты поставленного товара.

А в Уголовно-процессуальном кодексе под «ответственным хранением» понимается хранение вещественных доказательств, а именно крупных партий товаров, их владельцем.

Примеры употребления на «Секрете»

«Если правоохранители изъяли готовую продукцию, в некоторых случаях могут её уже не вернуть. Большие партии товара подлежат описи, осмотру и передаче на ответственное хранение в соответствующие организации. При этом выбирают их сами сотрудники МВД».

(Старший партнёр адвокатского бюро «Юрлов и партнёры» Тимофей Ермак о том, что делать, если у компании изымают имущество.)

«Чаще всего кошек и собак арестовывают, но при этом оставляют их хозяевам "на ответственное хранение". Арестованных животных нельзя дарить — только продавать с целью последующей выплаты долга».

Отправитель vs перевозчик: кто ответит за порчу груза

Перевозчик из Ульяновска вёз груз заказчика. В пункте назначения выяснилось, что груз по дороге повредился. Завязался спор, кто платит за повреждение: перевозчик, который небрежно ехал, или отправитель, который плохо упаковал товар. Ответы нашлись в законе о грузоперевозках.

Автор: Елена Мехоношина
Редактор: Ирина Ситникова

Поехали и приехали

Транспортная компания «Логистика» нанимает перевозчика Краснова для доставки груза своего клиента. Ему нужно доставить партию автомобильных крыш из Московской области на склад в Ульяновске. В назначенное время Краснов подгоняет машину к клиенту «Логистики» на погрузку. Отправитель упаковывает крыши в полиэтилен и грузит в машину, Краснов пломбирует кузов и благополучно доставляет груз в пункт назначения.

Транспортные компании берут заказы на организацию перевозок. Иногда доставляют грузы своим транспортом, а иногда нанимают стороннего перевозчика на конкретный маршрут. Во втором случае перевозчик отвечает перед транспортной компаний, а транспортная компания отвечает перед клиентом.

На складе при разгрузке выясняется, что в пути полиэтилен местами порвался, и часть крыш помялась. Выгрузку снимают на видео. Целые крыши получатель принимает, а на испорченные составляет коммерческий акт и акт о расхождениях. Каждая крыша стоит 8600 ₽, пять штук приехали с повреждениями — это 43 000 ₽. «Логистика» организует обратную перевозку брака и тратит на это 3000 ₽.

«Логистика» наняла Краснова как профессионального перевозчика, поэтому теперь хочет возместить потери. Она считает, что крыши повредились от тряски в пути и требует с Краснова оплатить ущерб и обратную перевозку — всего 46 000 ₽. Краснов считает, что крыши помялись от хилого полиэтилена, и отказывается платить. Тогда транспортная компания подаёт на перевозчика в суд.

С заботой о грузе

Представитель «Логистики» показывает в суде договор с Красновым на перевозку. Там чёрным по белому написано, что перевозчик несёт полную материальную ответственность за потерю, кражу и повреждение груза в пути. А ещё он обязан проверить упаковку и закрепить груз в машине.

Краснов в суд не приходит, но в письменном отзыве настаивает, что это отправитель плохо упаковал крыши, поэтому они и помялись.

Суд разруливает так. Перевозчик — профессионал в своём деле. Его задача — довести груз целым. Для этого он должен сделать всё от него зависящее. Ясно, что груз может повредиться от тряски в транспорте. Защитить его от тряски должен перевозчик. Краснов с этим справился плохо. Перевозчик не несёт ответственности, только если спасти груз было не в его власти. Но это не случай Краснова.

Краснова обязывают заплатить 43 000 ₽ за помятые крыши, 3000 ₽ за их обратную перевозку и 2000 ₽ госпошлины за обращение транспортной компании в суд.

Перевозчик несёт ответственность за сохранность груза с момента погрузки до момента выдачи получателю. Но есть исключение: перевозчик не отвечает за потерю, кражу и поломки, если докажет, что никак не мог это предотвратить ( ч. 1 ст. 796 ГК РФ и ч. 5 ст. 34 Устава автомобильного транспорта № 259-ФЗ ).

Краснова не устраивает решение, и он подаёт апелляционную жалобу.

Упаковка наше всё

Апелляционный суд заново смотрит дело. В заседание уже приходят представители не только от «Логистики», но и от Краснова.

Представитель Краснова подробно проговаривает, что обязанность упаковать груз лежала на клиенте «Логистики», а не на перевозчике. На видео со склада видно, что крыши помяты не только в местах дыр на полиэтилене, но и под ним. Упаковка просто оказалась не под груз. Отправитель не сообщил Краснову особенности груза, а плёнка на первый взгляд была вполне надёжной.

Грузоотправитель обязан упаковать груз так, чтобы обеспечить его сохранность в пути и не повредить транспорт перевозчика ( п. 2 ст. 10 Устава автомобильного транспорта № 259-ФЗ ).

Грузоперевозчик отвечает за повреждение плохо упакованного груза только если:

— принял на себя обязанность самостоятельно упаковать груз;

— при погрузке было видно, что упаковка повреждена или явно не подходит данному типу груза ( п. 22 Постановления Пленума ВС № 26 )

Представитель «Логистики» повторяет про всепоглощающую ответственность перевозчика. Но апелляционный суд не соглашается ни с ним, ни с коллегами из первой инстанции.

Краснов не обязался сам упаковать груз. За надёжность упаковки отвечал отправитель. Перевозчик сделал всё как надо: был на погрузке, опломбировал кузов и бережно довез груз в пункт назначения. При разгрузке пломба была целой и машина тоже. А вот полиэтиленовая плёнка не выдержала. Крыши повредились из-за плохой упаковки. Перевозчик Краснов не виноват и не должен платить за повреждённый груз. Судьи отменяют решение суда первой инстанции.

Транспортная компания пишет жалобу в кассацию, но проигрывает. Как последний шанс — жалуется в Верховный Суд, но там даже не принимают жалобу.

Ответственность руководителя организации и сотрудников службы ДОУ за бухгалтерские документы

Прошу уточнить, почему все-таки надо ставить в известность руководителя организации, если бухгалтерия по-прежнему не хочет сдавать бухгалтерские документы в архив? И руководитель тоже ничего не хочет знать об этом.

когда подразделения обязаны передавать документы в архив своей организации, где это установлено и каковы санкции за нарушения;
что делать с «отказниками» – как их переубедить;
а если переубедить не получилось, то как легализовать такую практику.

См. статью «Если бухгалтерия отказывается передавать свои документы в архив организации» в № 3’ 2021

Новый вопрос читателя, видимо, созрел в результате прочтения предыдущей статьи. И теперь он касается взаимоотношений с руководителем организации в подобной ситуации. Вы правы, тут важно дать дополнительные пояснения.

Руководитель организации, действительно, обычно не очень хочет знать (и практически не знает), что он отвечает за организацию работы с документами и состояние делопроизводства (см., например, п. 1.10 новых Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71). Не знает также, что общие принципы работы с документами и порядок подготовки документов к передаче на архивное хранение применяются к бухгалтерской, кадровой и другим специальным системам документации (п. 1.4 тех же Правил делопроизводства). Получается, что профессиональная служба делопроизводства и архив контролируют управленческие риски первого руководителя. Рекомендуем с позиций управления рисками говорить с юристами, бухгалтерией и заместителем руководителя, который назначен председателем экспертной комиссии (ЭК) организации. На заседании ЭК можно ситуацию обсудить публично и включить в протокол принятое решение о месте архивного хранения бухгалтерских документов: в бухгалтерии, на чем она настаивает, или все-таки в архиве.

Вопросы хранения документов бухгалтерского учета регламентируются более строго, и об этом всегда хорошо знает главный бухгалтер. В Федеральном законе от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» 1 подчеркивается, что:

хранение бухгалтерских документов осуществляется «в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года» (ч. 1 ст. 29);
«экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений» (ч. 3. ст. 29);
при этом «ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта 2 » (ч. 1 ст. 7), т. е. единоличным исполнительным органом – генеральным директором, председателем правления, директором и т. п.

В случае грубого нарушения требований к бухгалтерскому учету ответственность по КоАП РФ может нести как руководитель организации (который отвечает за организацию ведения бухгалтерского учета и хранения документов бухгалтерского учета), так и главный бухгалтер, (на которого возложена функция ведения бухгалтерского учета). В случае спора о том, кто подлежит привлечению к административной ответственности, суд будет определять степень виновности каждого, исходя из их должностных обязанностей.

Обратите внимание на ст. 15.11 КоАП РФ, примечание к которой относит к грубым нарушениям «. отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения. в течение установленных сроков хранения таких документов». А в самой статье 15.11 устанавливаются виды ответственности должностных лиц организации:

Статья 15.11 «Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности» КоАП РФ

Конечно, суммы штрафов не испугают руководителей, но вот риск дисквалификации и потеря репутации, которую очень трудно восстановить, должны напоминать руководителю, что служба делопроизводства и архив, соблюдая правила работы с архивными документами, фактически контролируют риски руководства.

Не советуем сосредотачиваться на санкциях и нарушениях, переводите все ситуации на служебно-товарищеский и технологический уровень. Начните все-таки со служебной записки руководителю организации и председателю ЭК, которые должны принять решение о передаче бухгалтерских и налоговых документов на архивное хранение в установленном порядке (или сознательно отказаться от этого, понимая риски).

См. статью «Перечень 2019 года о сроках хранения бухгалтерских и налоговых документов» в № 7’ 2020.

Выявили категории наиболее распространенных документов бухгалтерии, сроки хранения которых в Перечне 2019 г. изменились по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Рассмотрели сроки хранения документов о взаимодействии с налоговыми органами, отчетности, учетной политики, доверенностей, гарантийных писем, первичных учетных документов и др. Дали рекомендации по формированию некоторых дел

Юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы управления, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительным документом (п. 1 ст. 53 ГК РФ). Руководитель организации, как правило, выступает в качестве единоличного исполнительного органа (см., например, п. 3 ст. 65.3 ГК РФ). Таким образом, по смыслу приведенных норм именно на руководителе юридического лица лежит ответственность за приобретение прав и исполнение юридическим лицом гражданских обязанностей (которое, по нашему мнению, подразумевает в широком смысле и организацию ведения бухгалтерского учета и хранения бухгалтерской документации в течение установленного срока).

Теперь давайте обратимся к профильному Закону о бухучете и посмотрим, что там сказано о сроках хранения: первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29). Сроки хранения таких документов более развернуто представлены в Перечне типовых управленческих архивных документов 3 , например, в нем сказано, что:

годовая бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним) должна храниться постоянно,
а промежуточная – в течение 5 лет.

Если руководитель не исполняет требования к обеспечению сохранности бухгалтерских документов, то для него могут наступить негативные последствия. Выделим 2 наиболее распространенных:

привлечение к административной ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ за отсутствие документов бухотчетности в течение установленного срока хранения:
- на первый раз штраф составит от 5 000 до 10 000 рублей;
- за повторное нарушение штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 года до 2 лет.
Судебная практика. Постановление Четвертого кассационного суда общей юрисдикции от 07.09.2020 № 16-3968/2020

При налоговой проверке организация не смогла предоставить первичные учетные документы, за что директора оштрафовали на 5 500 руб. по ст. 15.11 КоАП РФ.

Судебная практика. Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 26.07.2019 № Ф02-2724/2019 по делу № А33-20099/2014, определением Верховного Суда РФ от 26.11.2019 № 302-ЭС18-17912(2) отказано в передаче дела для пересмотра

Суд удовлетворил требование конкурсного управляющего и привлек к субсидиарной ответственности в размере более 198 млн руб. солидарно бывших руководителей Д. и К., которые контролировали обанкротившееся ООО. В соответствии с Законом о бухучете они обязаны были обеспечить хранение бухгалтерских документов, но вопреки этому не передали их все конкурсному управляющему (и это существенно затруднило проведение процедур, применяемых в деле о банкротстве, в т.ч. формирование и реализацию конкурсной массы). При этом Д. был привлечен к субсидиарной ответственности не как участник ООО, а именно как единоличный исполнительный орган, ответственный за ведение бухучета и сохранность документов.

См. новость «С бывшего руководителя организации пытались взыскать 9,52 млн руб. из-за утраты части ее документов» в № 10’ 2015

См. новость «Из-за каких ошибок гендиректору придется оплатить из личного кармана долги обанкротившейся фирмы в несколько миллионов» в № 6’ 2019

Обратите внимание на важный для сотрудников службы ДОУ момент. Пленум Верховного Суда РФ постановлением от 21.12.2017 № 53 дал разъяснения судам о том, как надо применять положения Закона о банкротстве. В нем сказано, что лица, не признанные контролирующими должника, но на которых возложена обязанность по ведению и хранению соответствующей документации, несут солидарно с бывшим руководителем субсидиарную ответственность за доведение организации до банкротства как соучастники, если будет доказано, что они по указанию бывшего руководителя или совместно с ним совершили действия, приведшие к уничтожению документации, ее сокрытию или к искажению содержащихся в ней сведений. Таким образом, даже рядовые сотрудники службы делопроизводства, архива, ИТ, бухгалтерии могут поплатиться своим имуществом. Поэтому они тоже кровно заинтересованы в сохранности бухгалтерских документов в течение надлежащего для них срока хранения.

Наличие документов и фактов, свидетельствующих о том, что данные специалисты своевременно выполняли все работы с бухгалтерскими документами, направленные на их сохранность, важно и для этой «аудитории». Ведь никто заранее не знает, когда какая организация прекратит свою деятельность и по какой причине. А банкротств в последнее время становится все больше.

Подробнее об этом см. новость «Верховный Суд РФ высказался об имущественной ответственности лиц, составлявших и хранивших документы организации-банкрота» в № 2’ 2018

Статья 61.11 «Субсидиарная ответственность за невозможность полного погашения требований кредиторов» Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)»

1. Если полное погашение требований кредиторов невозможно вследствие действий и (или) бездействия контролирующего должника лица, такое лицо несет субсидиарную ответственность по обязательствам должника.

2. Пока не доказано иное, предполагается, что полное погашение требований кредиторов невозможно вследствие действий и (или) бездействия контролирующего должника лица при наличии хотя бы одного из следующих обстоятельств:

. 2) документы бухгалтерского учета и (или) отчетности, обязанность по ведению (составлению) и хранению которых установлена законодательством РФ. отсутствуют или не содержат информацию об объектах, предусмотренных законодательством РФ. либо указанная информация искажена, в результате чего существенно затруднено проведение процедур, применяемых в деле о банкротстве. ;

. 4) документы, хранение которых являлось обязательным в соответствии с законодательством РФ об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах, об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами. отсутствуют либо искажены;

. 6. Положения подпункта 4 пункта 2 настоящей статьи применяются в отношении единоличного исполнительного органа юридического лица, а также иных лиц, на которых возложены обязанности по составлению и хранению документов, предусмотренных законодательством РФ об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах, об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами.

В этой статье мы подробно рассмотрели ответственность, которая может грозить сотрудникам организации в случае проблем с ее бухгалтерской документацией. Но не будем забывать, что в КоАП РФ есть еще 2 статьи, по которым ответственность полагается за проблемы с архивными и «обычными» документами (не только с бухгалтерскими) и даже с базами данных!

В чем разница между статьями 13.20 и 13.25 КоАП РФ, которые карают за необеспечение сохранности документов? Штраф по ст. 13.20 за проблемы с архивными документами сначала был от 300 до 500 рублей и только в 2020 году его «дотянули» до 10 000 руб. А по ст. 13.25 он сейчас доходит до 300 000 руб. – эта статья распространяется на документы, предусмотренные законодательством об АО, ООО, унитарных предприятиях и ряда других «специализаций».

Но обратите внимание: 300 000 руб. – это не предел. Например, в 2015 году Банк России оштрафовал АО за отсутствие запрошенных документов по страховому случаю:
- не на 300 000 руб. по ч. 3 ст. 13.25,
- а на 500 000 руб. по ч. 9 ст. 19.5 КоАП РФ «за невыполнение в установленный срок законного предписания Банка России» (дело № А41-91012/2015 в декабре 2015 г. рассматривал Арбитражный суд Московской области, следующая апелляционная инстанция тоже подтвердила правомерность выписанного ЦБ РФ штрафа).
Кстати, штраф по ч. 9 ст. 19.5 КоАП РФ для юрлиц с 500 000 только начинается и может доходить до 700 000 руб. Но это все-таки редкий случай. А вот ст. 13.20 и 13.25 КоАП РФ стоит иметь в виду.

Статья 13.20 «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов» КоАП РФ

Нарушение «правил» хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, –

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи до трех тысяч рублей; на должностных лиц – от трех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.

Статья 13.25 «Нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах» КоАП РФ

1. Неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных «порядка» и сроков хранения таких документов –

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.

2. Неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов –

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.

3. Неисполнение страховщиком обязанности по хранению документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых предусмотрены страховым законодательством, а также непринятие страховщиком мер по обеспечению хранения информации, содержащейся в информационных системах, ведение и обеспечение сохранности которых предусмотрены страховым законодательством, –

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей; на юридических лиц – от ста тысяч до двухсот тысяч рублей.

4. Неисполнение кредитным кооперативом обязанности по хранению документов, хранение которых является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации о кредитной кооперации и законодательством о сельскохозяйственной кооперации, а также нарушение установленных порядка и (или) сроков хранения таких документов –

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц – от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
Похожие публикации: