Как сделать плоскую таблицу в excel

Foodband

Как сделать плоскую таблицу в excel

Плоская таблица — это двумерный массив данных, состоящий из столбцов и строк.

Множество столбцов образуют собой информационные атрибуты таблицы. Множество строк образуют тело таблицы. Каждая строка — это отдельная запись, состоящая из множества атрибутов (по числу столбцов).

Типичным примером плоской таблицы является адресно-телефонный справочник, или, например, такая вот таблица:

Здесь атрибутами являются Код заказчика, Предприятие, Представитель, Страна и Город. Названия атрибутов помещаются в заголовке. Первая по счету запись указывает, что представителем предприятия ООО Андрей и К является некий Стасов, и что местоположением предприятия является город Киев, Украина.

В данном примере мы видим 12 записей, но их может быть и гораздо больше — наример, 100, 1000 или 100 000. В принципе, в плоской таблице может быть любое количество записей. Говорят, что количество записей в плоской таблице определяет ее размерность.

ПЛОСКАЯ ТАБЛИЦА КАК МОДЕЛЬ БАЗЫ ДАННЫХ

Считается, что плоская таблица — это самая простая форма (или модель) базы данных. Помимо плоской таблицы, существуют другие, более сложные формы организации и хранения данных. Например, это может быть иерархическая модель базы данных (например, в формате XML) или сложноорганизованная реляционная база данных. Есть и другие формы, но наиболее популярными считаются именно эти две формы — формат XML и реляционные таблицы.

ПРЕИМУЩЕСТВА ПЛОСКОЙ ТАБЛИЦЫ

Выбор модели базы данных — дело непростое. Он определяется множеством самых разных факторов. Мы не будем перечислять их здесь все, но в то же время подчеркнем преимущества плоской таблицы перед прочими форматами баз данных:

1) Простота и наглядность. Человеку, как правило, удобнее всего работать именно с плоской таблицей — в силу ее простоты и наглядности. Все-таки недаром телефонные справочники до сих пор издаются в формате плоской таблицы — так удобнее. В то же время, для машинной обработки плоская таблица не очень подходит — тут более удобным представляются формат XML или реляционные таблицы.

2) Удобно хранить неструктурированные данные. В ряде случаев пользователю может быть неизвестно заранее, существует ли между атрибутами какая-либо иерархическая связь. Если так, то данные лучше всего хранить именно в плоской таблице. Например, именно в такой форме ученые начинают накапливать свои знания об окружающем нас мире. В дальнейшем, когда между атрибутами удается выявить взаимосвязи типа "один ко одному", "один ко многим" и "многие ко многим", можно будет преобразовать данные в иерархическую или реляционную базу данных.

3) Компактность. Несмотря на отсутствие структуры, плоская таблица представляет собой довольно компактную форму хранения данных. Каждая запись (или строка массива) состоит из строго определенного количества информационных атрибутов, что само по себе упорядочивает записи и делает их более сопоставимыми в заданных информационных разрезах.

Foodband

4) Возможность использования электронных таблиц. Электронные таблицы (такие как Excel, OpenOffice Calc или Lotus 1-2-3) — это очень удобная среда как для хранения плоских таблиц, так и для их анализа, а также для манипуляций с данными. Электронные плоские таблицы дают возможность огромному количеству пользователей создавать свои собственные базы данных и извлекать оттуда массу полезной информации.

ЭЛЕКТРОННЫЕ ПЛОСКИЕ ТАБЛИЦЫ

В действительности электронные таблицы и были созданы изначально для того, чтобы можно было эффективно работать именно с плоскими таблицами. Но для того, чтобы такая работа была эффективной, надо соблюдать определенные правила. Наример, на следующем рисунке показан пример плоской таблицы на рабочем листе Excel:

В данном случае заголовок таблицы занимает первую по счету строку, а записи расположены с 2 по 13 строки. Соответственно, столбцы занимают колонки с А до Е. Таким образом, таблица расположена в левом верхнем углу рабочего листа. Такое расположение плоской таблицы позволяет наилучшим способом применить к анализу плоской таблицы такие инструменты, как автофильтр и сводная таблица. На этом сайте под электронной плоской таблицей как правило понимается именно такое ее расположение.

Редизайнер таблиц

Не секрет, что большинство пользователей Excel, создавая таблицы на листах, думают в первую очередь о собственном комфорте и удобстве. Так рождаются на свет красивые, со сложными "шапками", пестрые и громоздкие таблицы, которые при этом совершенно нельзя ни отфильтровать, ни отсортировать, а про автоматический отчет сводной таблицей лучше и не думать вообще.

Рано или поздно пользователь такой таблицы приходит к мысли, что "пусть будет не так красиво, зато можно работать" и начинает упрощать дизайн своей таблицы, приводя его в соответствие с классическими рекомендациями:

  • простая однострочная шапка, где у каждого столбца будет свое уникальное название (имя поля)
  • одна строка — одна законченная операция (сделка, продажа, проводка, проект и т.д.)
  • без объединенных ячеек
  • без разрывов в виде пустых строк и столбцов

Но если сделать однострочную шапку из многоэтажной или разбить один столбец на несколько достаточно просто, то реконструирование таблицы может занять много времени (особенно при больших размерах ). Имеется ввиду следующая ситуация:

Из redesigner4.png сделать redesigner5.png

В терминах баз данных правую таблицу обычно называют плоской (flat) — именно по таким таблицам лучше всего строить отчеты сводных таблиц (pivot tables) и проводить аналитику.

Преобразовать двумерную таблицу в плоскую можно при помощи простого макроса. Откройте редактор Visual Basic через вкладку Разработчик — Visual Basic (Developer — Visual Basic Editor) или сочетанием клавиш Alt + F11 . Вставьте новый модуль (Insert — Module) и скопируйте туда текст этого макроса:

После этого можно закрыть редактор VBA и вернуться в Excel. Теперь можно выделить исходную таблицу (полностью, с шапкой и первым столбцом с месяцами) и запустить наш макрос через Разработчик — Макросы (Developer — Macros) или нажав сочетание Alt + F8 .

Макрос вставит в книгу новый лист и создаст на нем новый, реконструированный вариант выделенной таблицы. С такой таблицей можно работать "по полной программе", применяя весь арсенал средств Excel для обработки и анализа больших списков.

Foodband

Ссылка на основную публикацию