Код асв нси что это

Коды классификаторов нормативно-справочной информации

К классификаторам нормативно-справочной информации относятся классификаторы управленческой документации, стран мира, административного деления, единиц измерения и др.

ОКАТО Общероссийский классификатор объектов административно- территориального деления. Эго 11-разрядный цифровой код, например:

• 45000000000 — код г. Москвы;
• 45263000000 — районы г. Москвы;
• 45283000000 — Северо-Западный район г. Москвы;
• 45293550000 Юго-Западный район г. Москвы;
• 45286000000 — Центральный район г. Москвы.

ОКСМ — Общероссийский классификатор стран мира. Поддерживается Госстандартом и ВНИИКИ. Используется во внешнеторговой практике для заполнения таможенных деклараций.

ОКВ — Общероссийский классификатор валют. В соответствии с этим классификатором российской национальной валюте присвоен код 810, американской национальной валюте доллару — код 840 и т.д.

ОКУД — Общероссийский классификатор управленческой документации. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утвержденные министерствами (ведомствами) РФ — разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

Код унифицированной формы документа в соответствии с ОКУД — это 8-разрядный числовой код, состоящий из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ). Например, код 07100001 присвоен в бухгалтерском балансе форме № 1, а товарная накладная № ТОРГ-12 имеет код 0330212.

Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок. Является элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем. Он проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов. В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями. Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

• блока идентификации;
• блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию.

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) — принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) — общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки — регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак — КЧ.

Кроме рассмотренных классификаторов используются также общероссийские классификаторы:

• ОКЕИ — единиц измерения;
• ОКОФ — основных фондов;
• ОКОГУ — органов государственной власти и управления;
• ОКЭР — экономических регионов;
• ОКУН — услуг населению;
• ОКС — стандартов;
• ОКПлО — общероссийский классификатор платежного оборота. Поддерживается ЦБ РФ;
• ОКГУУМ — общероссийский классификатор грузов, упаковки и упаковочных материалов. Поддерживается ПКТБ, АСУЖТ, ВПИИКТ и др.

Кроме того, в 1990 г. разработан ГОСТ 28803—90 "Обмен данными". Структура идентификации организаций, а в 1991 г. — ГОСТ 28906—91 "Взаимосвязь открытых систем. Базовая эталонная модель".

«Сибур Холдинг» внедряет систему управления НСИ на базе IBM InfoSphere MDM Server for PIM

В «Сибур Холдинге» завершен первый этап проекта по внедрению системы управления нормативно-справочной информацией (АСВ НСИ) на основе продукта IBM InfoSphere MDM Server for PIM. Работы по проектированию и внедрению системы ведутся компанией CompuTel. Генподрядчиком проекта — выступает ИТСК, дочерняя компания «Сибур Холдинга».

Система успешно прошла стадию опытно-промышленной эксплуатации, длившуюся с мая этого года. Первый этап охватил корпоративный центр и четыре ведущих предприятия холдинга: «Сибур Химпром» (г. Пермь), «Тобольскнефтехим» (г. Тобольск), «Воронежсинтезкаучук» (г. Воронеж) и «Сибур-Нефтехим» (г. Нижний-Новгород).

По словам Кирилла Соколова, руководителя проекта от «Сибур Холдинг», решение о создании АСВ НСИ было продиктовано общей стратегией развития холдинга. В рамках этой стратегии в «Сибур Холдинге» стартовало внедрение нескольких общекорпоративных программ: программы централизации бухгалтерского учета предприятий в единый центр обслуживания, автоматизации и централизации закупочной деятельности; программы по внедрению передовых методов поддержания основных фондов на базе системы ТОиР, управления цепочками поставок. В связи с этим возросли требования бизнеса к качеству данных и возникла необходимость создания единой системы ведения НСИ. Ведущие специалисты общекорпоративных программ холдинга стали главными инициаторами внедрения новой автоматизированной системы ведения нормативно-справочной информации (АСВ НСИ) и активными участниками проекта. По общему убеждению всех членов проектной группы, единые стандарты в кодировании и наименованиях материально-технических ресурсов (МТР) в общекорпоративных и в локальных информационных системах предприятий являются обязательным условием интеграции данных в рамках холдинга и обеспечения высокого качества транзакционных данных.

К моменту начала внедрения АСВ НСИ в «Сибур Холдинге» уже функционировала система ведения единого справочника и корпоративного классификатора, применявшаяся только для обеспечения закупочной деятельности в корпоративном центре. С помощью новой системы предполагалось объединить все системы и предприятия холдинга. В проект вошли два крупных блока нормативно-справочной информации: НСИ по материально-техническим ресурсам и НСИ для управления цепочками поставок. Для развертывания системы была выбрана платформа IBM InfoSphere MDM Server for PIM. Подрядчиком по проекту АСВ НСИ стала компания CompuTel, уже обладающая опытом создания системы НСИ на платформе IBM InfoSphere MDM Server for PIM в корпорации ТВЭЛ. По мнению Аллы Токаревой, директора направления по системам управления НСИ CompuTel, решение IBM InfoSphere MDM Server for PIM является высокотехнологичной платформой, позволяющей оптимальным образом выполнять настройки требуемого состава и структуры объектов НСИ, их связей, workflow для взаимодействия пользователей и экспертов НСИ, интеграцию данных.

Учитывая масштабность проекта, внедрение было разбито на этапы. На первом этапе для корпоративного центра и четырех предприятий пилотной зоны была выполнена нормализация и гармонизация их номенклатурных справочников со справочником корпоративного центра и организовано централизованное ведение системы НСИ для поддержания единства справочников. Работы по нормализации и классификации данных выполняли специалисты CompuTel и Центра стандартизации НСИ.

Предприятия, не вошедшие в пилотную зону, также являются пользователями АСВ НСИ, однако нормализация их данных и обеспечение автоматической синхронизации справочников будет выполнена на втором этапе — этапе тиражирования АСВ НСИ. Его начало запланировано на август 2011 г.

«Мы довольны первыми результатами внедрения, — сообщил Максим Лобанов, начальник управления бизнес-систем департамента по управлению ИТ «Сибур Холдинг». — В холдинге есть планы по развитию АСВ НСИ. Помимо уже намеченного подключения остальных предприятий к единому номенклатурному справочнику, анализируется возможность подключения баз ГОСТов, ТУ, внедрение единых справочников контрагентов и персонала».

Что такое НСИ и зачем это нужно вашему бизнесу

Развиваясь, такие компании сталкиваются не только с суровыми реалиями рынка, конкуренции и юридическими тонкостями, но и этапами автоматизации.

Вначале все кажется совсем простым — на этапе ИП бухгалтера может легко заменить банковское приложение, отдел финансов — электронная касса, а офисное помещение ближайший коворкинг. На следующем этапе к этому списку добавятся системы учета, затем системы анализа, а потом настанет время заменить простые приложения специалистами, и уже им подключить более сложные системы. Каждый этап будет только добавлять программное обеспечение, а количество данных будет расти в геометрической прогрессии до тех пор, пока увидеть происходящее целиком, а значит и эффективно управлять бизнесом, станет просто невозможно — наименования в каждой из систем будут присваиваться различными способами, понятными только сотрудникам каждого из отдельно взятых направлений, что в конечном итоге приведет к противоречивости и некорректности данных.

Решить эту проблему можно создав систему управления нормативно-справочной информацией(НСИ). Иными словами, создать и поддерживать централизованную систему справочников, которые обеспечат ввод данных в информационном пространстве конкретно взятой компании. Такая система позволит перемещать данные организованно, в рамках единой базы. Благодаря единым стандартам информация в системе будет полной и достоверной для любого пользователя, что в свою очередь повысит совместимость учетных и отчетных документов, а значит и эффективность в принятии управленческих решений. Кроме того, это повлечет за собой оптимизацию материальных затрат, а значит позволит развиваться бизнесу дальше и открывать новые горизонты.

Подчеркнем, что внедрение НСИ является обязательным этапом в развитии предприятия, необходимым для среднего и крупного бизнеса.

Для чего это нужно именно вам:

· Рациональная работа корпоративной информационной системы в целом;

· Повышение достоверности и полноты первичной учетной и консолидированной отчетной информации;

· Обеспечение совместимости учетных и отчетных документов;

· Централизация ответственности за качество нормативно-справочной информации;

· Использование качественной (актуальной, полной, непротиворечивой, достоверной, унифицированной) нормативно-справочной информации всеми пользователями информационных и учетных систем предприятия;

· Рост эффективности принимаемых управленческих решений и оперативного контроля ключевых производственно-экономических показателей в результате консолидации стандартизованных данных.

В следующей статье мы подробно разберем механизм работы НСИ от 1С, остановимся на важных элементах системы и расскажем о легкости интеграции продуктов компании друг с другом.

Как работать с НСИ в 1С, чтобы сэкономить сотни часов сотрудников

Расскажу о том, к каким проблемам приводит отсутствие системности в нормативно-справочной информации, как их избежать или же как их исправить.

Иллюстрация Милена Пшеничная, Клерк.

Хозяйственная деятельностью любого предприятия, порядок выполнения и отражения операций в системе учета определяются нормативно-справочной информацией (далее НСИ) созданной в этой самой системе.

По опыту внедрения 1С могу сказать, что компании редко уделяют внимание вопросу организации НСИ, обычно «оно как-то само живет». Особенно, вопрос становится актуальным при переходе на новую систему учета, так как это отличная возможность решить все накопившиеся проблемы справочников и не переносить в новую систему «мусор», скопившийся в старой.

Отсутствие системности в ведении НСИ может привести к разнообразным проблемам.

Истории из проектной жизни:

В справочнике «Статьи расходов» создали свыше 500 разных статей (5 уровней вложенности), для того чтобы получить максимальную детализацию по расходам. Такая детализация существенно затормозила ввод первичной документации, так как сотрудники бухгалтерии постоянно обращались к финансовому отделу за пояснениями, какую статью в каком случае выбирать. К слову, такую отчетность анализировать тоже оказалось неудобно.

Еще одна история про справочник «Статьи расходов»:

Есть ряд статей с одинаковым наименованием, но с разными настройками отражения (одна для отражения общехозяйственных расходов, вторая для формирования стоимости строительства). В документах эти статьи были перепутаны. В итоге из-за неверно сформированной стоимости строительства и суммы общехозяйственных расходов получилась неверная сумма налогооблагаемой базы для налога на прибыль, для налога на имущество и, конечно, финансовый результат не соответствовал деятельности компании.

На предприятии отгрузка продукции осуществляется по наименованию для покупателей (например, карандаш серый; карандаш красивый и карандаш чернографитный), а производят эту самую продукцию в собственных наименованиях (например, карандаш). Итог: справочник «Номенклатуры» раздут как минимум в 3 раза. Из-за того, что карандаш нужно превратить в карандаш серый создаются документы фиктивного производства. Анализ эффективности продаж сильно затруднен, все отчеты собираются вручную.

Крайне важно правильно спроектировать структуру НСИ перед запуском новой системы и не оставлять принятие решений о ее настройках на совести команды внедрения.

Что делать, чтобы избежать ошибок при ведении справочников НСИ?

В данной статье рассмотрим организацию НСИ на примере справочника «Номенклатура», так как практически все сферы деятельности предприятия активно используют номенклатуру и сопутствующие ей справочники. Планирование производства, планирование продаж, планирование закупок в большинстве случаев ведется с точностью до номенклатуры, настройка правил отражения номенклатуры в учете, настройка аналитик учета определяется также для этого справочника.

Для начала определим перечень задач, которые необходимо решить:

1. Определить эксперта на стороне бизнеса, который будет принимать решения по реорганизации справочника «Номенклатура», замотивировать и заинтересовать его на работу;

2. Выявить потребности, желания бизнеса в организации структуры справочника;

3. Продемонстрировать эксперту все возможности внедряемой системы в части настройки номенклатуры;

4. Определить и согласовать перечень настроек (шаблоны наименования характеристик, серий, используемые классификации), которые будут использоваться в новой учетной системе;

5. Проанализировать текущий справочник на предмет дублирующих друг друга элементов (как по смыслу, так и по наименованию), неиспользуемых элементов и т.д., для того чтобы определить перечень номенклатуры для переноса в новую систему;

6. Определить правила переноса остатков с учетом схолпнутых дублей, измененных наименований, то есть как сопоставлять «старую» и «новую» номенклатуру» для сверки остатков.

Когда начинать решать эти вопросы?

Конечно же, лучше в новой системе сделать сразу красиво. Поэтому рекомендую приступать к решению вопросов сразу же, как только начались работы по проекту. В этом случае больше вероятность, что все вопросы будут проработаны, ведь обычно есть достаточно времени между началом работ и стартом проекта. За это время промоделировать различные варианты структуры справочников, выбрать оптимальный вариант настройки классификаций.

Но не всегда этот вариант применим.

Если сроки проекта очень сжаты, то может быть принято решение «перенести как есть» и уже после старта заниматься организацией структуры номенклатуры, избавлением от дублей.

Важно понимать, что вычищение базы от мусора пост-факт потребует значительно больше трудозатрат, так как помимо справочников потребуется приводить в порядок и остатки, править первичные документы\ проводить пересорты\ инвентаризацию.

На что обратить внимание при планировании структуры справочника?

1.Для начала изучить возможность новой системы, что и как в ней можно настроить, на что это влияет, как с этим работать.

Например, 1С:ERP предлагает широкий набор различных классификаций для целей бизнеса:

Виды номенклатуры – классификатор, предназначенный для объединения номенклатуры по общим признакам учета. Номенклатура одного вида описывается одним и тем же набором свойств.
Единица хранения – единица измерения, в которой ведется учет складских остатков по данной номенклатурной позиции.
Качество – градация качества номенклатурной позиции (Новый, Ограничено годен, Не годен).
Ценовые группы – объединение номенклатуры в группы, для которых применяются одинаковые правила расчета цены и скидок;
Сегменты номенклатуры – классификация для ограничения области действия соглашения с клиентами, применения скидок;
Сезонная группа – группа, по которым можно указать коэффициенты сезонности, используемые при планировании продаж и закупок;
Товарная категория — управление ассортиментом, используется для ассортиментного планирования (укрупненного планирование продаж в разрезе товарных категорий в разрезе форматов магазинов);
Группы складского учета – классификация с точки зрения физических параметров и принципов размещения и хранения на адресном складе;
Группы финансового учета – классификация для описания правил отражения операций в регламентированном учете, т.е. позволяет объединить номенклатуру в разрезе бухгалтерских счетов. В рамках группы финансового учета порядок отражения можно настраивать отдельно по организациям и складам;
Группы аналитического учета номенклатуры – экономическая классификация по однородным группам в целях учета производственных затрат и формирования отчетности, является одной из аналитик для анализа себестоимости продукции;
Группы доступа номенклатуры – классификация для ограничения доступа на добавление и изменение номенклатуры.

2. После изучения возможностей системы надо определить набор аналитик\классификаций, которые соответствуют запросам бизнеса. Важно не переборщить и не вести избыточные аналитики, позже это может затруднить анализ продаж и расчет себестоимости.

3.Разработать удобную иерархию в справочнике, что поможет избежать дублей номенклатуры, долгого поиска нужной и правильной номенклатуры. Пример плохой иерархии, когда создаются папки для целей подразделений: Склад, Производство, Офис. Есть номенклатура, которая используется во всех подразделениях и высок риск создать много дублей.

4.Запланировать сроки выполнения работы. Большая часть должна быть выполнена бизнес-экспертом и важно распределить работы так, чтобы у него оставалось время на выполнение своих прямых обязанностей.

Истории ошибок из проектной жизни для устрашения:

На предприятии ведется серийный учет сырья и готовой продукции. При настройке политики серий был выбран тип политики «учет себестоимости по сериям», но для объемов производства – такая детализация себестоимости оказалась излишней. Сам расчет занял продолжительное время. Анализировать такие данные также оказалось неудобно.

Не включили настройки проверки уникальности дополнительных реквизитов для характеристики номенклатуры. В системе создавались дублирующие значения, что привело к пересорту, путанице в документах, искажению оперативных остатков.

До конечных пользователей не донесена информация о новой структуре, новых наименованиях номенклатуры, характеристик и серий. В результате: путаница в наименованиях, увеличение времени по созданию документов, увеличение уровня стресса, что негативно сказывается на старте системы.

Какие управленческие решения принять, чтобы организовать процесс?

Имея за плечами опыт большого количества внедрений, рекомендую правильно организовать процесс управления номенклатурой:

1. Предприятие выделяет специалиста\подразделение (назовем «МДМ-подразделение»), ответственное за управление номенклатурой (НСИ). Специалист\подразделение обучены работе 1С в части тонкостей настроек номенклатуры (НСИ).

2. Предприятие разрабатывает регламент заведения нового элемента справочников. Определяет круг лиц, который согласует необходимость заведения элемента. Устанавливает сроки согласования и сроки заведения. Например, за создание нового подразделения отвечает финансовая служба, а согласование нового элемента номенклатуры может быть разделено на разных экспертов в зависимости от назначения самой номенклатуры и ее использования (хозяйственные нужды; тара; материалы, используемые в производстве).

3. Предприятие внедряет и использует отдельную МДМ-систему (о ней можно прочитать ниже по тексту), в которой ведется вся НСИ.

4. Сотрудники предприятия знают о существующем регламенте и следуют ему.

5. Права доступа на добавление\изменение НСИ ограничены у всех, кроме ответственного сотрудника\подразделения.

Плюсы такого подхода очевидны:

Существует отлаженный процесс управления номенклатурой на предприятии;
Бизнес-эксперты заинтересованы в качественной и проработанной структуре номенклатуры в новой системе;
Понимание потребностей бизнеса в организации структуры справочника;
Отсутствие или минимальное количество «мусора» в исторической системе;
Гибкость для изменений как со стороны бизнеса, так и со стороны функционала 1С.

Минусов такой подход практически не имеет, отметила бы:

Нежелание ответственных за номенклатуру сотрудников изучать новую систему и\или непонимание архитектуры решения типового функционала 1С:ERP;
Временной лаг между возникновением потребности в создании нового элемента и его созданием в системе, порой весьма значительный;
Для небольших предприятий скорее всего не актуален.

Альтернативой вышеописанному варианту может являться следующая, более простая с точки зрения управленческих решений, организация:

Настроить проверки уникальности при создании новой номенклатуры, характеристик и т.д.;
Ограничить права доступа на создание\изменение элементов справочника;
Выделить владельца(-ев) справочника. Например, бухгалтера, начальника склада и начальника производства, которые будут заводить самостоятельно нужную им номенклатуру.

При выборе варианта организации процесса управления номенклатурой рекомендую учитывать:

Количество различных учетных систем на предприятии и их особенности (настроенные обмены\ независимые базы\ сбор консолидированной отчетности из всех баз). Для небольших предприятий вариант с выделением МДС-подразделения будет неактуален.
Временной лаг между возникновение потребности в создании нового элемента и его создание в системе, порой весьма значительный.
Размеры самого справочника «Номенклатура», если в нем немного позиций, то выделение МДМ-подразделения будет не актуально.
Размеры предприятия (количество юридических лиц и их особенности), для штата в 10 человек выделение МДМ-подразделения не актуально.

Примеры организации учета НСИ

Делюсь своими рекомендациями на примерах из практики.

Пример 1.

Дано: несколько исторических систем, также планируется несколько новых учетных систем (переход на них может быть одновременный, может поэтапный).

Решение:

Одну из новых\исторических учетных систем принять за центральную для ввода номенклатуры;
В остальных системах справочник «Номенклатура» заблокировать для ручного ввода новых элементов\изменению старых;
Новые элементы вводить только в центральной системе, в остальные транслировать при помощи обмена.

Плюсы решения:

Сопоставимость отчетности между системами;
Отсутствие дублирующих элементов во всех системах;
Единая номенклатура для всех систем;
Сокращение времени на исправление допущенных ошибок (человеческий фактор не исключаем).

Что порекомендуем?

Обратить внимание на следующие нюансы использования такого решения, которые могут затруднить работу:

Дополнительные трудозатраты для разработки правил обмена центральной системы с остальными;
Не гибкий подход — при любых изменениях потребуется доработка обмена;
Отсутствие ручного управления, что происходит при обмене – «черный ящик» для пользователя;
При возникновении ошибок обмена, пользователь в 99% случаях не сможет самостоятельно решить проблему, потребуется помощь службы поддержки.

Пример 2.

Дано: крупный международный холдинг, заводы в различных странах, учет ведется в различных системах. Надо организовать процесс управления номенклатурой, для сбора консолидированной отчетности по закупкам и продажам.

Решение: Использовать отдельную МДМ-систему.

Что такое МДМ-система? Это специализированное программное решение, которое помогает унифицировать нормативно-справочную информацию во всех информационных системах предприятия и организовать эффективное управление НСИ. Систем МДМ существует множество, у каждой есть свои преимущества и недостатки, поэтому при выборе продукта необходимо проанализировать возможности каждой МДМ-системы.

Плюсы использования МДМ-системы:

1.Гибкий подход в ведении номенклатуры. Система МДМ позволяет выбрать различные варианты точек ввода НСИ:

1.1. централизованный (ввод в МДМ и транслирование в другие базы);

1.2. децентрализованный (ввод НСИ в системах учета, трансляция в систему МДМ, в которой элементы разных баз будут сопоставлены между собой и по заданным параметрам соотнесены как различные вариации одного элемента);

1.3. гибридный (соединение централизованного и децентрализованного ввода).

2.В системах МДМ может быть уже преднастроенный обмен с другими учетными системами, что значительно облегчит ее внедрение и уменьшит трудозатраты на доработки;

3.Настройка различных группировок, классификаций внутри системы МДМ (без доработок учетных систем) для дальнейшего использования в отчетности;

4.Построение консолидированной отчетности на основе данных НСИ из МДМ-системы, например, BI-отчетности;

5.Использование МДМ-системы подразумевает выделение ответственного сотрудника\подразделение, которое будет отвечать за процессы, регламенты, стандартизацию НСИ, а значит единый подход;

6.Сокращение времени на исправление допущенных ошибок.