Как сделать автофильтр в excel 2007

Функция автофильтр в Microsoft Excel: особенности использования

Автофильтр в Microsoft Excel

Среди многообразных функций программы Microsoft Excel особенно следует выделить функцию автофильтр. Она помогает отсеять ненужные данные, и оставить только те, в которых на данный момент нуждается пользователь. Давайте разберемся в особенностях работы и настройки автофильтра в программе Microsoft Excel.

Включение фильтра

Для работы с настройками автофильтра, прежде всего, нужно включить фильтр. Сделать это можно двумя способами. Кликните по любой ячейке таблицы, к которой вы хотите применить фильтр. Затем, находясь во вкладке «Главная», нажмите на кнопку «Сортировка и фильтр», которая размещена в блоке инструментов «Редактирование» на ленте. В открывшемся меню, выберите пункт «Фильтр».

Включение фильтра в Microsoft Excel

Для включения фильтра вторым способом, перейдите во вкладку «Данные». Затем, как и в первом случае, нужно кликнуть по одной из ячеек таблицы. На завершающем этапе, нужно нажать на кнопку «Фильтр», размещенную в блоке инструментов «Сортировка и фильтр» на ленте.

Включение автофильтра в Microsoft Excel

При использовании любого из данных способов, функция фильтрации будет включена. Об этом будет свидетельствовать появление значков в каждой ячейке шапки таблицы, в виде квадратов с вписанными в них стрелками, направленными остриём вниз.

Значок фильтра в Microsoft Excel

Использование фильтра

Для того, чтобы использовать фильтр, достаточно кликнуть по такому значку в столбце, значение которого нужно отфильтровать. После этого, открывается меню, где можно снять галочки с тех значений, которые нам нужно спрятать.

Настройки фильтра в Microsoft Excel

После того, как это сделано, жмем на кнопку «OK».

Применение фильтра в Microsoft Excel

Как видим, в таблице исчезают все строки со значениями, с которых мы сняли галочки.

Фильтр применен в Microsoft Excel

Настройка автофильтра

Для того, чтобы настроить автофильтр, находясь всё в том же меню, переходим по пункту «Текстовые фильтры» «Числовые фильтры», или «Фильтры по дате» (в зависимости от формата ячеек столбца), а дальше по надписи «Настраиваемый фильтр…».

Переход в настраиваемый фильтр в Microsoft Excel

После этого, открывается пользовательский автофильтр.

Пользовательский автофильтр в Microsoft Excel

Как видим, в пользовательском автофильтре можно отфильтровать данные в столбце сразу по двум значениям. Но, если в обычном фильтре отбор значений в столбце можно производить только исключая ненужные значения, то тут можно воспользоваться целым арсеналом дополнительных параметров. С помощью пользовательского автофильтра, можно выбрать любые два значения в столбце в соответствующих полях, и к ним применить следующие параметры:

  • Равно;
  • Не равно;
  • Больше;
  • Меньше
  • Больше или равно;
  • Меньше или равно;
  • Начинается с;
  • Не начинается с;
  • Заканчивается на;
  • Не заканчивается на;
  • Содержит;
  • Не содержит.

Параметры автофильтра в Microsoft Excel

При этом, мы можем на выбор обязательно применять сразу два значения данных в ячейках столбца одновременно, или только один из них. Выбор режима можно установить, воспользовавшись переключателем «и/или».

Режимы автофильтра в Microsoft Excel

Например, в колонке о заработной плате зададим пользовательский автофильтр по первому значению «больше 10000», а по второму «больше или равно 12821», включив при этом режим «и».

Применение автофильтра в режиме и в Microsoft Excel

После того, как нажмем на кнопку «OK», в таблице останутся только те строки, которые в ячейках в столбцах «Сумма заработной платы», имеют значение больше или равно 12821, так как нужно соблюдение обоих критериев.

Результат автофильтра в режиме и в Microsoft Excel

Поставим переключатель в режим «или», и жмем на кнопку «OK».

Применение автофильтра в режиме или в Microsoft Excel

Как видим, в этом случае, в видимые результаты попадают строки соответствующие даже одному из установленных критериев. В данную таблицу попадут все строки, значение суммы в которых больше 10000.

Результат автофильтра в режиме или в Microsoft Excel

На примере мы выяснили, что автофильтр является удобным инструментом отбора данных от ненужной информации. С помощью настраиваемого пользовательского автофильтра, фильтрацию можно производить по гораздо большему количеству параметров, чем в стандартном режиме.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Помимо этой статьи, на сайте еще 11905 инструкций.
Добавьте сайт Lumpics.ru в закладки (CTRL+D) и мы точно еще пригодимся вам.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Настройка автофильтра в программе MS Excel

Программа Excel разрабатывалась изначально для работы с таблицами, в том числе с таблицами, где представлено очень много разных данных. Чтобы было удобно работать с большими данными, требуется удобный фильтр для разбивки их на категории и сокрытия ненужных элементов или их выделения. Для этого разработчики программы предусмотрели функцию «Автофильтр», которая помогает отсеивать ненужные данные, оставляя только те, в которых пользователь нуждается на текущем этапе работы с документом.

В этой статье мы постараемся подробнее рассмотреть работу с «Автофильтром».

  1. Что такое «Автофильтр» в Excel
  2. Как включить «Автофильтр» в Excel
  3. Как пользоваться «Автофильтром» в Excel
  4. Настраиваемые фильтры

Что такое «Автофильтр» в Excel

«Автофильтр» — это один из инструментов фильтрации Excel. Его рекомендуется использовать в тех таблицах, где существуют заголовки у столбцов. Можно использовать и в таблицах иного вида, но корректность работы инструмента в таком случае не гарантирована.

Мы уже частично рассматривали эту функцию в статье, посвящённой распределению и группировке данных в программе Excel. Правда, там она была рассмотрена именно в контексте обычного фильтра.

Теперь пройдёмся по порядку по поводу работы именно с «Автофильтром».

Как включить «Автофильтр» в Excel

Чтобы начать с ним работать, вам его придётся для начала подключить. Делается это следующим образом:

  1. Для начала вам нужно открыть соответствующую таблицу в табличном редакторе MS Excel. Просто нажмите два раза левой кнопкой мыши по нужному файлу или перетащите его в рабочую область программы.
  2. Затем кликните по любой ячейке таблицы, чтобы программа её выбрала.
  3. После нажмите на кнопку «Сортировка и фильтр». Должно появится контекстное меню, откуда вы выбираете «Фильтр».

Примечание. В новых версиях Excel может не быть кнопки «Сортировка и фильтр» в полноэкранном режиме. Вместо неё должен находится блок с соответствующим названием. Здесь и будут расположены все необходимые кнопки.

  • Аналогичным образом можно включить «Фильтр», если переместиться в раздел «Данные», который расположен в верхней части табличного редактора. Там нужно нажать по соответствующей кнопке.
  • Когда фильтр будут включён у заголовков столбцов таблицы должны будут появиться специальные обозначения в виде стрелок в квадратах. Однако если в таблице нет чёткого обозначения заголовков у столбцов, то могут быть проблемы с корректностью отображения.
  • Как пользоваться «Автофильтром» в Excel

    Вы смогли подключить фильтр к своей таблице и теперь можете распределять информацию как вам нужно. С помощью фильтра можно выстраивать порядок отображения элементов в ячейках столбца. Его использование происходит по следующей схеме:

    1. Нажмите в нужном столбце для фильтрации иконку в виде стрелочки в квадрате.
    2. Здесь откроется сам фильтр для ячейки. В нём доступны следующие настройки:
      • Настройка сортировки – по алфавиту (для текста), от большего к меньшему (для чисел), от старого к новому (для дат);
      • Сортировка по цветам. Применима только в тех случаях, если в тексте и/или заливке встречается цветовое обозначение;
      • Фильтрация по тексту;
      • Выборка отдельных элементов столбца, например, дат, имён и т.д.
      • Указав нужные настройки не забудьте нажать «Ок», чтобы они окончательно применились. Для примера мы снимем галочки с некоторых фамилий, чтобы они не мешались в отчёте, оставив только одну, дабы посмотреть данные по этому человеку.

      Настраиваемые фильтры

      У фильтров существуют и более продвинутые настройки, которые выше были рассмотрены очень поверхностно. За более корректные настройки отвечают параметры «Текстовый фильтр», «Числовой фильтр» и «Фильтр по дате». Название будет меняться в зависимости от того, какой тип данных расположен в ячейках конкретного столбца. Если там присутствует смешанный тип данных, например, числа и текст, то более точные настройки могут быть недоступными.

      Давайте рассмотрим для примера, как пользоваться данным фильтром:

      1. У нужного столбца нажмите по иконке в виде стрелки, чтобы перейти к настройкам его фильтра.
      2. В контекстном меню выберите пункт «Числовые фильтры», «Текстовые фильтры» или «Фильтры по дате» в зависимости от типов данных, расположенных в таблице.
      3. Появится ещё одно контекстное подменю. Здесь можно выбрать уже заданные по умолчанию настройки или поставить свои, воспользовавшись кнопкой «Настраиваемый фильтр».
      4. Откроется окошко пользовательского автофильтра. Тут пользователь может отфильтровать данные сразу по двум значениям. При этом доступно использование логических операторов – «и» и «или». Выберите соответствующий параметр для фильтрации.
      5. Здесь можно задать условия для фильтрации данных в двух строках. Всего доступны следующие параметры фильтрации:
        • Равно;
        • Не равно;
        • Больше;
        • Меньше;
        • Больше или равно;
        • Меньше или равно;
        • Начинается с;
        • Не начинается с;
        • Заканчивается на;
        • Не заканчивается на;
        • Содержит;
        • Не содержит.
        • Задайте по одному из данных условий в двух блоках. Укажите применяемый логический оператор («и» или «или»).
        • В строках напротив условий нужно указать сравниваемые данные. Здесь числа либо вписываются вручную, либо выбираются из существующих.
        • Прописав нужные параметры нажмите кнопку «Ок», чтобы применить их.
        • После применения заданных условий в таблице должны будут остаться только данные, которые соответствуют ранее указанным условиям.

        Дополнительное пояснение по поводу логических операторов:

        • «И» — это значит, что должны выполняться оба условия. Например, при установленных значениях «Больше» и «Больше или равно» таблица покажет только результаты, соответствующе обоим;
        • «Или». В этом случае может быть выполнено только одно из заданных условий или все условия, если это допускается заданными данными.

        «Автофильтр» — это очень удобный инструмент, особенно, когда нужно сортировать большой объём данных по сложным условиям с использованием различных логических операций. Чем-то он похож на стандартный фильтр, правда, если зайти в его настройки, то можно увидеть определённое преимущество перед таковым.

        Ссылка на основную публикацию