Как сделать классификацию в excel

Foodband

Создание или удаление настраиваемого списка для сортировки и подстановки данных

Для сортировки или заполнения значений в пользовательском порядке можно применять настраиваемые списки. В Excel есть встроенные списки дней недели и месяцев года, но вы можете создавать и свои настраиваемые списки.

Чтобы понять, что представляют собой настраиваемые списки, полезно ознакомиться с принципами их работы и хранения на компьютере.

Сравнение встроенных и настраиваемых списков

В Excel есть указанные ниже встроенные списки дней недели и месяцев года.

Пн, Вт, Ср, Чт, Пт, Сб, Вс

Понедельник, Вторник, Среда, Четверг, Пятница, Суббота, Воскресенье

янв, фев, мар, апр, май, июн, июл, авг, сен, окт, ноя, дек

Январь, Февраль, Март, Апрель, Май, Июнь, Июль, Август, Сентябрь, Октябрь, Ноябрь, Декабрь

Примечание: Изменить или удалить встроенный список невозможно.

Вы также можете создать свой настраиваемый список и использовать его для сортировки или заполнения. Например, чтобы отсортировать или заполнить значения по приведенным ниже спискам, нужен настраиваемый список, так как соответствующего естественного порядка значений не существует.

Высокое, Среднее, Низкое

Большое, Среднее, Малое

Север, Юг, Восток, Запад

Старший менеджер по продажам, Региональный менеджер по продажам, Руководитель отдела продаж, Торговый представитель

Настраиваемый список может соответствовать диапазону ячеек, или его можно ввести в диалоговом окне Списки.

Примечание: Настраиваемый список может содержать только текст или текст с числами. Чтобы создать настраиваемый список, содержащий только числа, например от 0 до 100, нужно сначала создать список чисел в текстовом формате.

Создать настраиваемый список можно двумя способами. Если список короткий, можно ввести его значения прямо во всплывающем окне. Если список длинный, можно импортировать значения из диапазона ячеек.

Введение значений напрямую

Чтобы создать настраиваемый список этим способом, выполните указанные ниже действия.

В Excel 2010 и более поздних версиях выберите пункты Файл > Параметры > Дополнительно > Общие > Изменить списки.

В Excel 2007 нажмите кнопку Microsoft Office и выберите пункты Параметры Excel > Популярные > Основные параметры работы с Excel > Изменить списки.

Выберите в поле Списки пункт НОВЫЙ СПИСОК и введите данные в поле Элементы списка, начиная с первого элемента.

После ввода каждого элемента нажимайте клавишу ВВОД.

Завершив создание списка, нажмите кнопку Добавить.

Чтобы вручную добавить элементы настраиваемого списка, введите их в диалоговом окне

На панели Списки появятся введенные вами элементы.

Нажмите два раза кнопку ОК.

Создание настраиваемого списка на основе диапазона ячеек

Выполните указанные ниже действия.

В диапазоне ячеек введите сверху вниз значения, по которым нужно выполнить сортировку или заполнение. Выделите этот диапазон и, следуя инструкциям выше, откройте всплывающее окно "Списки".

Убедитесь, что ссылка на выделенные значения отображается в окне Списки в поле Импорт списка из ячеек, и нажмите кнопку Импорт.

На панели Списки появятся выбранные вами элементы.

Диалоговое окно "Параметры" > "Дополнительно" > "Общие" > "Изменить списки". Если вы используете Excel 2007, нажмите кнопку Office и выберите "Параметры Excel" > "Популярные" > "Изменить списки"." />

Два раза нажмите кнопку ОК.

Примечание: Настраиваемый список можно создать только на основе значений, таких как текст, числа, даты и время. На основе формата, например значков, цвета ячейки или цвета шрифта, создать настраиваемый список нельзя.

Выполните указанные ниже действия.

Foodband

По приведенным выше инструкциям откройте диалоговое окно "Списки".

Выделите список, который нужно удалить, в поле Списки и нажмите кнопку Удалить.

Настраиваемые списки добавляются в реестр компьютера, чтобы их можно было использовать в других книгах. Если вы используете настраиваемый список при сортировке данных, он также сохраняется вместе с книгой, поэтому его можно использовать на других компьютерах, в том числе на серверах с Службы Excel, для которых может быть опубликована ваша книга.

Однако при открытии книги на другом компьютере или сервере такой список, сохраненный в файле книги, не отображается во всплывающем окне Списки в параметрах Excel: его можно выбрать только в столбце Порядок диалогового окна Сортировка. Настраиваемый список, сохраненный в файле книги, также недоступен непосредственно для команды Заполнить.

При необходимости можно добавить такой список в реестр компьютера или сервера, чтобы он был доступен в Параметрах Excel во всплывающем окне Списки. Для этого выберите во всплывающем окне Сортировка в столбце Порядок пункт Настраиваемый список, чтобы отобразить всплывающее окно Списки, а затем выделите настраиваемый список и нажмите кнопку Добавить.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Компьютер плюс

Список ExcelСоздание списков инструментами Excel дает возможность не только сделать этот процесс максимально быстрым, но и унифицировать написание тех или иных слов и терминов. Последнее непосредственно касается создания так называемых выпадающих списков.

Списки для сортировки и заполнения

Списки для сортировки и заполнения, это те списки, элементы которых располагаются в строгой последовательности, кроме того, они циклически повторяются. Примерами таких списков являются дни недели, месяца года и т.п.

Приложение Excel позволяет не вписывать в ячейки каждый раз следующий день недели. Достаточно один раз вписать в ячейку, например, понедельник и выполнить автоматическое заполнение данными последующих строк или столбцов при помощи мыши. Для этого цепляем мышью уголок ячейки и протягиваем его куда нам нужно.

дни недели

Изменять параметры такого списка можно в меню списки, которое открывается в основных параметрах Excel. Находим кнопку «Изменить списки» и нажимаем ее. В появившемся окне видны имеющиеся списки, также можно задавать новые. Для этого в окне «Элементы списка» нужно последовательно указать его части и «добавить» в списки. Также можно импортировать списки прямо с листа Excel, предварительно выделив необходимый диапазон.

Редактирование списка

Создание выпадающих списков

Выпадающие списки дают возможность не только вставлять в ячейку только заранее определенные значения, но и не дают возможности допустить ошибки при написании элементов этого списка. Чтобы в выпадающем окошке появлялся список нужно его предварительно создать. Это можно сделать как на открытом, так и на другом листе книги Excel.

Создание выпадающего списка с источником на этом же листе

Чтобы пользоваться выпадающим списком нужно сначала этот список создать. Создаем список на этом же (открытом) листе и проверяем правильность написания его составляющих. Затем выделяем ячейку или несколько ячеек, куда будем вставлять эти данные, открываем окошко «Проверка вводимых значений», которое открывается по прохождении следующего пути: данные/работа с данными/проверка данных.

создание выпадающего списка

В этом окне выбираем тип данных – список, в строке источник указываем диапазон ранее созданного списка-источника. Можно ввести этот диапазон с клавиатуры, но легче это сделать, просто выделив его мышью. После нажатия кнопки ОК увидим, возле нашей ячейки показывается стрелочка, при нажатии на которую выпадает наш перечень.

Создание выпадающего списка с источником на другом листе

Использование списка-источника, расположенного на том же активном листе, не совсем удобно, поскольку можно «нечаянно» изменить его содержимое. Поэтому предпочтительнее этот список «спрятать» на другом листе, а доступ к нему заблокировать.

В этом случае, описанным выше способом не обойтись, так как при открытом окне «Проверки…» мы не сможем попасть на другой лист, чтобы выделить или определить диапазон ячеек исходного списка. В этом случае пользуются назначением имени первоначальному списку.

Выполняем это так: создаем список данных на одном листе, затем выделяем его и присваиваем ему имя, кликаем последовательно вкладка формулы/присвоить имя (в разделе определенные имена), в открывшемся окне задаем имя списка. Если, предварительно мы не выделили список, то задаем диапазон его ячеек.

присвоение списку имени

Переходим к выпадающему перечню на другом листе. Выделяем ячейки рабочего поля редактор, в которые будем вставлять элементы списка, открываем окно проверки… . В типе данных указываем список, в источнике ставим знак равенства и имя требуемого списка.

источник по имени

Как скрыть лист с источником списка

Лист с источниками выпадающих списков желательно открывать как можно реже, дабы случайно не внести в него ненужные изменения. Для этого лист можно защитить паролем и скрыть его отображение. Для того, чтобы спрятать лист нужно кликнуть по его ярлычку правой клавишей мыши и в открывшемся перечне команд нажать скрыть.

скрыть лист

Таким образом Excel представляет большие возможности по созданию списков, даже по сравнению с текстовым процессором Word Office.

6 мыслей о “Создание списка в Excel”

Константин :

Excel использую часто, но с выпадающими списками пока не приходилось работать – в основном сводные таблицы с многоэтажными формулами, значения которых подтягиваются из разных листов и книг. Эта программа требует внимательного изучения, тогда в ней множество возможностей открывается, это удобный инструмент для работы с данными.

Александра Куриен :

Я с Excel работаю не часто, хотя понимаю, сколько возможностей дает эта программа.
Обязательно познакомлюсь с функцией “списки” поближе.
Тем более, что в последнее время начала использовать списки абсолютно везде: начиная от похода в магазин до глобальных планов на годы вперед.

admin :

На самом деле и я пользуюсь редко этой программой, только когда нужны большие таблицы и расчеты по ним. Ежедневно же общаюсь с документами Word.

Василий (iklife.ru) :

Отлично все написано. Было бы интересно я думаю проводить аналогии с Гугл таблицами работает все также как в windows , или есть отличия. Спасибо.

admin :

Да, надо посмотреть. Спасибо за совет!

Елена :

Отличная статья, помогла разобраться с созданием выпадающего списка, спасибо!

Foodband

Ссылка на основную публикацию