Как в excel сделать график работы

Как в excel сделать график работы

Я уже делился с уважаемыми читателями своими наработками по поводу табеля рабочего времени. А сегодня я предлагаю вашему вниманию график планирования посменной работы отдела. Он будет полезен для структур, которые работают в режиме 24 x 7 или около того, и вынуждены работать сменами. Это всяческие службы поддержки, кол-центры и т.п.

Ко мне обратилась моя бывшая коллега с просьбой помочь усовершенствовать тот график планирования посменной работы, который достался ей в наследство. Он не предусматривал никакой автоматизации, всё считалось чуть ли не пальцем по экрану, а процесс планирования занимал массу времени. Я согласился помочь, а поскольку шаблон вышел вроде бы удачным, то решил его выложить на всеобщее обозрение.

Шаблон сделан на основе уже упоминаемого табеля рабочего времени, унаследовав все его положительные свойства. Он является хорошей иллюстрацией к более-менее зрелому использованию условного форматирования, и, хотя я не собираюсь подробно описывать, что и как там устроено, но готов ответить на все ваши вопросы по его устройству, если таковые появятся.

Файл для скачивания

Версия 1.01 (описываемая в статье)
Версия 1.03 (незначительно усовершенствованная)

Функционал

Встроенный универсальный календарь.

Вам не придётся думать сколько дней в феврале 2016 года, уточнять с какого дня недели начинается месяц и тому подобное. Всё, что вы должны сделать, чтобы получить правильную заготовку нужного вам месяца, это указать год и месяц. Субботы и воскресенья выделяются серым, что позволяет вам легко ориентироваться в днях недели.

Выделение праздников.

Шаблон отметит красным фоном все праздники, которые вы перечислите на листе Настройки.

Выбор смены из справочника.

Вид смены выбирается строго из списка, что избавляет вас от ошибок ввода.

Смены описаны в Настройках в специальной таблице. Можно удалить лишние и добавить свои.

Смены автоматически выделяются цветом.

Поскольку всё форматирование реализовано через условное форматирование, то есть оно не хранится непосредственно в ячейках, то это очень удобно, так как ячейки можно копировать и удалять, на заботясь, что остатнутся следы от предыдущей смены.

Подсчёт смен и часов по человеку.

Автоматически подсчитывается по каждому человеку отработанное количество смен и количество рабочих часов.

Учёт рабочего времени за день.

За каждый день подсчитывается количество отработанных смен, часов, количество больных сотрудников, сотрудников в отпусках и сотрудников, находящихся во внеочередных выходных (если сотрудник работает 2 дня по 11 часов, то вы ему обязаны дать 2 выходных дня непосредственно после этих рабочих смен).

Подсчёт количества сотрудников по часам суток.

Тем, кто обеспечивает работу в режиме 24 х 7 важно знать сколько сотрудников будет работать в каждый конкретный час, чтобы балансировать нагрузку на отдел и уровень сервиса. Известно, например, что максимальное количество звонков поступит с 10 утра до 17 вечера и надо, например, иметь 5 специалистов, чтобы справиться с этой нагрузкой, а с 19:00 до 7:00 утра хватит одного дежурного специалиста. Для этого предназначена панель подсчёта сверху шаблона. Она отображает ситуацию того дня, в столбце которого вы стоите. Кстати, нулевые значения выделяются, чтобы бросались в глаза.

Два внеочередных выходных.

Как мы уже упоминали, если сотрудник отработал 2 смены подряд по 11 часов, то вы по закону должны предоставить ему 2 выходных подряд сразу после этих двух смен. В шаблон встроен автоматический механизм контроля этой ситуации. Если вы не предоставили сотруднику 2 выходных после таких смен, то фамилия сотрудника подсвечивается красным. Единственная проблема возникает на границе месяца, но я с ней ничего не могу поделать.

Автоформатирование поля календаря и скрытие/показ строк.

При внесении новой фамилии шаблон автоматически расширяется на одну строку (строка станровится видимой). При удалении фамилии сотрудника через клавишу Delete (рекомендуемый способ) автоматически очищается имя и смены, поэтому будьте осторожны!

Как создать график работы в Excel: пошаговая инструкция

График работы в Excel это простой и легкий способ составить таблицу рабочих смен, а сделать это можно при помощи инструкции ниже.

  • Инструкция;
  • Автозакрашивание.

Составление графика работы в Excel

Для этого в первую очередь потребуется создать каркас для будущей таблицы с осями:

  • X – дни;
  • Y – сотрудники.

После заполняем смены для каждого сотрудника.

Готово, далее требуется визуально заполнить его.

Автозакрашивание ячеек

На этом этапе потребуется перейти в «Главная»-«Условное форматирование»-«Создать правило».

Создание условного форматирования в Эксель

Выбираем «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек» и вписываем нужную форму, где ячейка будет равно 0 и переходим в форматирование.

Использование формулы для закрашивания в Excel

Указываем нужный цвет заливки и сохраняем.

Использование формулы для закрашивания в красный в Excel

Все готово, теперь необходимо провести ту же операцию для рабочих смен.

Для этого создаем правило, где ячейка будет равно 1.

Заливка дней со сменой в графике работ в Excel

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс.Дзен

Подписывайтесь на наши социальные сети

Вам также будет интересно

Карточка организации в Яндекс.Директ: как настроить и использовать

Функция пустая ячейка (ЕПУСТО) в Excel: пошаговая инструкция

Экспорт товаров в Woocommerce: пошаговая инструкция

Статистика обхода в Яндекс.Вебмастер: что это и как использовать?

Добавить комментарий Отменить ответ

Наши социальные сети

Социальные сети

  • CRM-системы (8)
  • Excel (73)
  • Google Ads (48)
  • Google Data Studio (25)
  • Google Optimize (2)
  • Google Search Console (18)
  • Google Аналитика (45)
  • Google Менеджер Тегов (4)
  • Google Мой бизнес (3)
  • Opencart (31)
  • SEO (77)
  • SMM (24)
  • WordPress (19)
  • Yandex DataLens (3)
  • Веб-аналитика (140)
  • Визуализация данных (13)
  • Домены (15)
  • Кейсы (6)
  • Контекстная реклама (100)
  • Локальное SEO (7)
  • Полезное (64)
  • Сайтостроение (84)
  • Таргетинг (31)
  • Формулы (16)
  • Яндекс.Вебмастер (49)
  • Яндекс.Директ (60)
  • Яндекс.Маркет (15)
  • Яндекс.Метрика (39)
  • Яндекс.Справочник (6)

Кейс продвижения интернет-магазина продуктов питания

Как возвести число в степень в Excel: пошаговая инструкция

Подсчет сочетаний количества товаров в заказах: пошаговая инструкция

© 2021
Сео Пульс — блог об интернет-маркетинге

Ссылка на основную публикацию