Как сохранить листы рабочей книги Excel отдельными файлами?
В этой заметке поговорим о том, как переместить или скопировать лист рабочей книги Excel в другую книгу, а также о том как сохранить все листы книги отдельными файлами . Для чего это нужно? Да мало ли для чего! Кто-то отправляет файлы почтой и не хочет отсылать лишнюю информацию, содержащуюся на других листах своей рабочей книги. Кто-то собирает информацию у нескольких пользователей и для этого разделяет книгу на листы, раздает шаблоны для заполнения, а затем собирает все листы обратно в книгу, можно долго фантазировать, давайте перейдем к делу.
Традиционно предложу два способа позволяющих перемещать листы в отдельные файлы Excel.
Как сохранить лист отдельным файлом стандартными средствами Excel?
Первый — стандартными средставми приложения Excel. Кликаем правой кнопкой мышки в области наименований листов и выбираем пункт меню "Переместить/скопировать. "
В поле "Переместить выбранные листы в книгу" выбираем либо "(новая книга)", либо выбираем название файла, в который собираемся перемещать лист (этот файл должен быть предварительно открыт). Жмем "Ок" — лист перемещается. Да, если отметить галочкой опцию "Создать копию", то вместо перемещения листа произойдет его копирование, а также можно будет указать место для вставки листа.
Как сохранить листы отдельными файлами при помощи надстройки?
Второй способ перемещения листов в отдельные книги — прибегнуть к помощи макроса (надстройки). Если специфика Вашей деятельности связана с тем, что Вам приходится часто расшивать рабочие книги на отдельные листы, то есть выделять листы из книги и создавать из этих листов отдельные файлы, то полезным было бы иметь такую надстройку в арсенале своих инструментов. Макрос начинает работать после нажатия кнопки, расположенной на панели инструментов и вызывает диалоговое окно, в котором пользователь имеет возможность задать папку, в которую будут сохранены раскрепленные листы, а также выбрать ряд других опций.
Использование надстройки позволяет:
1. Вызывать диалоговое окно надстройки одним кликом мыши прямо из вкладки на ленте;
2. выбирать папку, в которую будут сохраняться рабочие книги;
3. при делении рабочей книги на отдельные файлы назвать новые файлы именами листов;
4. при сохранении листов отдельными файлами назвать их составными именами, состоящими из имени исходной рабочей книги и имени листа;
5. создавать уникальные имена файлов, добавляя текущую дату и время к именам файлов;
6. выбирать наиболее подходящее расширение (тип) для новых рабочих книг.
Разделенные листы можно снова объединить в одну общую рабочую книгу при помощи надстройки для объединения листов . При необходимости, можно ознакомиться с пошаговой инструкцией по установке надстроек в приложении Excel различных версий.
Сохранение листов книги в файл Excel
Разберем код макроса, который позволяет скопировать все листы книги и сохранить их в отдельные файлы в Excel.
Задача разделения книги на отдельные листы часто встает перед нами, когда, например, необходимо разослать в подразделения компании в регионах файлы, содержащие информацию только по конкретному региону, чтобы пользователи не увидели лишней и ненужной информации, и множество подобных примеров.
Другими словами, изначально у нас имеется книга с множеством листов, которую мы хотим разделить на множество файлов, состоящих из листов исходной книги.
Как сохранить лист Excel в отдельный файл?
Для сохранения листа в отдельную книгу можно воспользоваться стандартными средствами Excel.
Нажимаем правой кнопкой мыши по имени листа в нижней панели и выбираем Переместить/скопировать:
Далее перемещаем лист в новую книгу, сохраняем её и даем название файлу.
Однако в случае большого количества листов, которые нужно сохранить, эта процедура может занять достаточно большое количество времени.
Если предположить, что на сохранение каждого листа тратится по 30 секунд, то для книги из 20 листов мы уже потратим 10 минут.
Поэтому, чтобы иметь возможность быстро сохранить листы в отдельные файлы воспользуемся возможностями VBA и напишем макрос для сохранения листов, который позволит производить эти действия за несколько секунд.
Макрос сохранения листа Excel в файл
Переходим в редактор Visual Basic, для этого в панели вкладок выбираем Разработчик -> Visual Basic (или воспользуемся сочетанием клавиш Alt + F11).
Создаем новый модуль и записываем в него макрос (как обычно, напротив каждой строчки дается пояснение к коду):