Для организации электронного документооборота применяется программа какая

Инструменты для автоматизации документооборота
Лучшие СЭД-системы 2022 года

СЭД (Системы Электронного Документооборота) позволяют организовать работу с электронными документами, включая их создание, изменение, поиск. Также СЭД-системы упрощают взаимодействие между сотрудниками в рамках работы с документами благодаря автоматизации передачи документов, выдачи заданий, отправки уведомлений и т.п.

Зачастую СЭД-системы называют ECM (Enterprise Content Management) — системами управления корпоративными информационными ресурсами. Стоит понимать, что термин ECM существенно шире, чем СЭД. Под ECM-системой понимают СЭД, способную работать не только с документами и включающую в себя расширенный набор технологий и инструментов, для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации различного типа всем потребителям внутри организации. В экспертной среде считается приемлемым использование термина — “СЭД/ECM-системы”.

Одним из основных трендов 2022 является сращивание функционала СЭД/ECM и BPM-систем в рамках Low-code платформ для цифровой трансформации бизнеса. Платформы такого типа позволяют уйти от работы со структурированными данными, как это характерно для СЭД, и создавать самые разнообразные приложения, объединяющие работу с контентом, данными, бизнес-процессами и аналитикой в едином контуре автоматизации.

Мы предлагаем вам ознакомиться с лучшими СЭД/ECM-системами 2022 года и Low-code BPM платформами, которые предоставляют бизнесу более широкий спектр возможностей, чем узконаправленные СЭД-решения, и рассматриваются как следующий этап эволюции систем данного класса. Обзор новейших технологий позволит выбрать наиболее эффективный вариант, максимально подходящий для вашего бизнеса.

Ниже перечислены самые популярные СЭД-решения, которые предложены российскими и зарубежными вендорами, и информация о которых размещена в открытом доступе. Представленные системы имеют запатентованные наименования и торговые марки, которые являются собственностью их владельцев.

Comindware Business Application Platform

Low-code платформа для управления бизнес-процессами и цифровой трансформации предприятия. В основе Comindware Business Application Platform — управление бизнес-процессами (BPMS), кейсами (ACM), работа с данными и документами, социальное взаимодействие.

Платформа, которая позволяет строить корпоративные приложения под разные потребности бизнеса. Она предоставляет функционал системы управления бизнес-процессами предприятия (BPMS), включая таск менеджер и работу с поручениями, а также возможность управления проектами и кейсами.

Особенностью Low-code платформы, отличающей ее от решений на базе ERP, классических BPM-систем и прочих платформ для ИТ-разработчиков, является возможность создавать отраслевые решения и в дальнейшем изменять их бизнес-логику за минимальное время, преимущественно силами бизнес-аналитиков с минимальным привлечением ИТ-специалистов. Для внесения изменений достаточно внести правку в визуальную модель “мышкой”.

Системы документооборота: Сравнение решений

Comindware	Directum	1C:Документооборот	DocVision	ELMA	Дело	Тезис	NauDoc	Евфрат	MS SharePoint НЕ РАБОТАЕТ С РФ
Настройка процессов бизнес-пользователями, без программирования
Установка на свой сервер
Web-клиент
Графовая база данных
API
Создание документа по шаблону
Регистрация из электронной почты
Работа со словарями и справочниками
Возможность назначения ответственного исполнителя по документу
Обеспечение свободной маршрутизации документов
Делегирование полномочий
Рассылка уведомлений по электронной почте
Атрибутивный поиск документов
Поиск задач и поручений
Средства мониторинга процессов в системе
Соответствие требованиям импортозамещения РФ

Данные о продукции получены с сайтов, демоверсий, маркетинговых материалов, обзорах на других ресурсах. В таблице сравнения представлены следующие отметки:

• «✓» — система предлагает определенную функцию;
• «-» — решение не имеет специальных опций или информация о них не указывается в открытом доступе, о нем потребуется удостовериться дополнительно.

Comindware Business Application Platform

Low-code платформа для управления бизнес-процессами и цифровой трансформации предприятия. В основе Comindware Business Application Platform — управление бизнес-процессами (BPMS), кейсами (ACM), работа с данными и документами, социальное взаимодействие.

Платформа, которая позволяет строить корпоративные приложения под разные потребности бизнеса. Она предоставляет функционал системы управления бизнес-процессами предприятия (BPMS), включая таск менеджер и работу с поручениями, а также возможность управления проектами и кейсами.

Особенностью Low-code платформы, отличающей ее от решений на базе ERP, классических BPM-систем и прочих платформ для ИТ-разработчиков, является возможность создавать отраслевые решения и в дальнейшем изменять их бизнес-логику за минимальное время, преимущественно силами бизнес-аналитиков с минимальным привлечением ИТ-специалистов. Для внесения изменений достаточно внести правку в визуальную модель “мышкой”.

Directum

Directum — российская ИТ-компания. Мы разрабатываем программные продукты и сервисы для управления цифровыми процессами и документами. Оказываем полный спектр услуг по выстраиванию цифрового взаимодействия: анализируем бизнес-процессы, создаем, внедряем и сопровождаем ИТ-решения для организаций различных масштабов и отраслей.

Основа компании Directum — компетентные сотрудники и корпоративные знания. Мы создаем условия для постоянного профессионального роста, развиваем систему наставничества, организуем участие в профильных конференциях, семинарах, тренингах. Сотрудники имеют статусы сертифицированных специалистов в области управления проектами, технологий Microsoft и других стратегических партнеров.

1C:Документооборот

1С:Документооборот — программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе «1С:Предприятие 8», предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота.

Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени. Учёт документов реализован в соответствии с положениями действующей нормативной документации (ГОСТов, требований, инструкций и т. д.) и традиций делопроизводства. Программа обеспечивает многопользовательскую работу как в локальной сети, так и через интернет[2] (в том числе через веб-браузеры). Система отличается большой гибкостью, высокой степенью детализации сведений о хранящихся данных и широким спектром возможностей. Позволяет повысить эффективность управления рабочим временем, стандартизировать процессы, обеспечить полный контроль и сохранность документации и любой иной необходимой информации. функциональность системы постоянно расширяется.

На данный момент существует несколько вариантов поставки продукта — «1С:Документооборот ПРОФ» и «1С:Документооборот КОРП», различающиеся функциональностью (версия «КОРП» имеет большую функциональность), а также есть версия для государственных учреждений — «1С:Документооборот государственного учреждения».

DocVision

«ДоксВижн» – создатель и разработчик одноимённой платформы Docsvision, предназначенной для управления документооборотом и бизнес-процессами. Главный офис «ДоксВижн» расположен в Санкт-Петербурге, в 2014 году был открыт филиал в Орле.

Наши эксперты участвуют в отраслевых мероприятиях, аналитических обзорах российского рынка СЭД/ECM, взаимодействуют с профессиональными сообществами и государственными организациями

Docsvision — полнофункциональная СЭД/ECM-платформа российской разработки. Позволяет автоматизировать широкий круг бизнес-процессов и задач по обработке документов. Входит в ТОП-3 российских СЭД/ECM (по данным обзора аналитического портала TAdviser, декабрь 2019 г.).

Система управления бизнес-процессами ELMA BPM позволяет построить эффективное взаимодействие сотрудников и контролировать их деятельность с целью повышения качества работы всей компании.

Решение для повышения качества взаимодействия внутри компании. Система предлагает решения для организации документооборота и одновременно дает возможность реализовать Ваши уникальные бизнес-процессы. Содержит стандартные процессы документооборота и помогает наладить движение документов и операционную деятельность компании.

Приложение реализует концепцию BPM (Business Process Management), что позволяет строить гибкие адаптивные информационные системы; решения, способные оперативно меняться вместе с изменением бизнес-процессов компании. Для моделирования бизнес-процессов приложение использует международный стандарт BPMN.

СЭД «ДЕЛО»

Система электронного документооборота «ДЕЛО» — комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Система «ДЕЛО» была выпущена в 1996 году. В 1996 году получила сертификат качества Госстандарта России, а в 2006 году — свидетельство об официальной регистрации в реестре программ для ЭВМ. Система постоянно обновляется в соответствии с принятыми стандартами и пожеланиями пользователей.

Система электронного документооборота «ДЕЛО» функционально относится к классу систем управления корпоративным контентом (ECM) . Она обеспечивает как автоматизацию процедур общего документооборота компании, так и автоматизацию контроля исполнения поручений, а также произвольных регламентированных бизнес-процессов.

Компания ЭОС является признанным лидером на рынке систем автоматизации документооборота и управления корпоративным контентом. ЭОС — ведущий разработчик систем управления документооборотом, электронными и бумажными архивами, бизнес-процессами и корпоративным контентом, лидер рынка СЭД/ECM-систем России и стран СНГ

СЭД ТЕЗИС

СЭД ТЕЗИС — система электронного документооборота с широкой функциональностью, которая применяется для автоматизации управления бизнес-процессами, документооборота, делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины в организациях.

Система документооборота ТЕЗИС разработана российской компанией Хоулмонт (Haulmont). Центр разработки компании находится в Самаре.

Компания специализируется на создании сложных отказоустойчивых решений для автоматизации бизнеса. Опыт компании является базой для успешного решения задач по внедрению электронного документооборота в России.

Технологическое преимущество компании — платформа собственной разработки CUBA, лежащая в основе всех проектов, в том числе и системы ТЕЗИС. Благодаря использованию платформы, созданной российскими разработчиками, ТЕЗИС является полноценной российской системой документооборота, независимой от импортных компонентов.

ООО «НауДок»

ООО «НауДок» — российская компания, разработчик программного обеспечения для бизнеса и органов государственной власти. Основным продуктом компании является система электронного документооборота NauDoc. ООО «НауДок» входит в группу компаний NAUMEN, входящей в ТОП-50 российских ИТ-компаний. Предприятие образовано в 2008 году, выделившись в обособленное подразделение компании NAUMEN. Офис расположен в Екатеринбурге.

Компания NAUMEN — ведущий российский разработчик программных решений для бизнеса и органов власти. Компания оказывает услуги по разработке, внедрению и сопровождению программных проектов на основе собственных решений.

СЭД «Е1 Евфрат»

Компания Cognitive Technologies («Когнитивные технологии») — разработчик новейшего программного обеспечения. Свое начало компания ведет с 1968 года. За все это время Cognitive Technologies не раз показала себя как надежный и ответственный партнер.

В сферу нашей детальности входит автоматизация различных бизнес-процессов, разработка комплексных информационных системы для предприятий, решений для создания беспилотного оборудования, средств распознавания текста и речи, программ для автоматизации документооборота, технологий искусственного зрения и т. д. Об особенностях нашей работы можно узнать в разделе «Услуги» на официальном сайте Cognitive Technologies.

Е1 спроектирован и реализован таким образом, чтобы полностью исключить процесс программирования при внедрении системы, её настройке и последующей эксплуатации. От штатного администратора компании любого размера и структуры не требуется никаких специальных знаний или высокой квалификации для запуска и обслуживания Е1.

НЕ РАБОТАЕТ С РФ

Microsoft SharePoint

Cистема электронного документооборота (СЭД) на базе Microsoft SharePoint. Решение позволяет полностью автоматизировать документооборот и структурировать документацию в компании, обеспечить оптимальную совместную работу над документами, сократить временные издержки на коммуникации сотрудников, наладить оперативный контроль исполнения, создать единое хранилище документов.

EOS for SharePoint – готовое решение для автоматизации документооборота, делопроизводства и управления рабочими процессам.

EOS for SharePoint – продукт, созданный на базе платформы Microsoft SharePoint. Система включена в Реестр отечественного ПО ( Приказ Минкомсвязи России от 09.03.2017 №103). Полная поддержка бесплатной версии Microsoft SharePoint Foundation.

Представленный список топ-продукции поможет определиться с выбором и приобрести эффективную систему для улучшения бизнеса. Надеемся, что обзор современных систем документооборота, будет для вас полезен.

Как мы выбирали сервис для электронного документооборота с заказчиками

Хабровчане, делюсь исследованием. В марте искали лучшего оператора электронного документооборота. Ну, как лучшего. Выбирали того, чей сервис больше подходит именно нашей компании. За неделю пришлось изучить 7 наиболее известных – сравнили их по параметрам: от возможностей интеграции с 1С до качества техподдержки. Но обо всём по порядку…

С чего всё началось

Чтобы не было проблем с законом, решили пользоваться сервисом для юридически значимого электронного документооборота. При первом погружении в тему выяснили, что выбирать придется из 30+ вариантов. Во всяком случае столько нашлось в интернете. Разбираться детально со всеми не хотелось, да и времени было мало. Поэтому узнали у контрагентов, чем пользуются они. Это помогло сузить количество претендентов до 7 самых популярных.

Итак, рассмотрели сервисы:

Если нужна история компаний-разработчиков, поройтесь на сайтах (ссылки в источниках). Спойлер: она у всех похожа – начинали как сервисы для сдачи налоговой отчетности, потом стали оказывать услуги по обмену электронными документами между контрагентами. Исключения: Сфера Курьер и E-COM – изначально работали как EDI-провайдеры, Synerdocs – вырос из системы внутреннего документооборота. И наконец, есть важное отличие продуктов от «Такском» и «Калуга.Астрал» – они встроены в решение от 1C.

Сравнивали по следующим параметрам:

1. Минимальные тарифы

Собирать данные о сервисах начали со стоимости услуг. И тут у меня для вас две новости. Хорошая – абсолютно весь входящий трафик у всех операторов бесплатен, с вас потребуют деньги только за исходящие документы. Плохая – разобраться с ценами, которые указаны на сайтах, очень сложно. А все потому, что тарификация и принцип оплаты у всех сервисов выстроены по-разному.

Отмечу сразу, что рассматривали только минимальные тарифы. Контрагентов у нас не очень много, объем документооборота не очень большой, да и не хотелось на старте тратить много денег.

Контур.Диадок

Минимальный тариф за 900 руб. включает в себя 100 документов. Позволяет обмениваться документами только с контрагентами, оператором электронного документооборота которых является «СКБ Контур». При этом клиент может приобретать тарифный план «Минимальный» не чаще одного раза в год.

Taxcom/1С: ЭДО

Есть два варианта работы, от которых зависит оплата за услуги оператора. Если вы используете решение 1С-ЭДО, то цену устанавливает франчайзи 1С в вашем городе. Дозвониться за неделю у нас не получилось. Второй вариант работы – напрямую, без привязки к 1С. В этом случае, как мы поняли, минимальный пакет на год будет стоить 1800 руб. и включать 150 исходящих сообщений (в каждом – пакет документов, включающий 1 счет-фактуру).

Минимальный пакет – 500 руб. в год, ограничение – 50 пакетов в квартал. В пакет могут входить любые виды документов и в любом количестве, но в каждом должно быть не более 1 счета-фактуры. Берут оплату за подключение к сервису – 500 рублей.

Synerdocs

Тарифы стартуют с 2050 руб. за 300 документов. Рассчитываются на год.

Калуга.Онлайн/1С: ЭДО

Минимальный тариф составит 1200 руб. за 300 исходящих сообщений в год. Всё, что свыше, – 10 руб. за шт. В одно сообщение (пакет, комплект) может входить 1 счет-фактура и 2 сопутствующих документа.

Сфера Курьер

За подключение к сервису, если вы не из ритейла, придется заплатить отдельно – от 300 рублей (250+НДС). По минимальному тарифу за 300 руб. (250 + НДС) вы получите 50 исходящих. Документы сверх тарифа оплачиваются выше – по 7 руб. за шт. Тарифы действуют месяц.

Минимальный тариф – 4000 рублей. Он включает в себя 500 исходящих документов в месяц.

В пересчете на 1 документ в минимальном тарифе получили:

2. Наличие демо-доступа

Посмотреть, как выглядит работа в сервисе изнутри, можно не во всех случаях. На каких-то сайтах услуга прописана явно (Контур.Диадок, Synerdocs, СБИС), а где-то пришлось постараться: Сфера.Курьер – запрашивали через онлайн-чат, в Е-COM логин/пароль от тестовой версии предоставили после разговора по телефону. Не удалось потестировать Калугу.Онлайн/1С: ЭДО и Taxcom/1С: ЭДО.

3. Техподдержка

Режим работы, заявленный на сайте:

Ради интереса позвонили по указанным номерам поддержки в 19.00 по МСК. В Контур.Диадок дозвонились, хоть не очень быстро. В Калуга.Онлайн /1С: ЭДО, Synerdocs – без проблем, в E-COM – тишина, а вот со СБИСом случилось интересное – попали на регионального партнера компании (трубку в это время никто не взял). А еще набрали в ночь с субботы на воскресенье тех, кто заявляет режим 24/7. Результат: дозвонились только до Taxcom/1С: ЭДО.

Что ещё удалось выяснить о техподдержке:

Контур.Диадок

Диагностика и настройка рабочего места осуществляется с помощью Контур.Плагина. Прочие настройки с подключением специалиста оплачиваются отдельно – от 2600 руб. в час.

Taxcom/1С: ЭДО

Есть онлайн-помощник на сайте. Можно выбрать время звонка (в зависимости от загрузки инженеров поддержки).

Есть ПО для удаленного подключения специалиста СБИС.

Synerdocs

Используется утилита для настройки рабочего места (Helper). Первичная настройка производится бесплатно.

Калуга.Онлайн/1С: ЭДО

Рабочее место настраивает партнер. Выезд или удаленное подключение оплачиваются отдельно.

Сфера Курьер

Есть единый установщик ПО, который позволяет произвести установку и настройку утилиты, необходимой для работы с электронной подписью, сервисами «Курьер», «Отчетность». Действуют 3 тарифа на техподдержку. Один бесплатный, остальные – за дополнительные деньги. Хотя по ним срок решения вопросов заявлен меньше.

Из плюшек: за компанией бесплатно закрепляется отдельный менеджер (дают его мобильный).

4. Интеграция

В первую очередь для нас было важно, есть ли интеграция с 1С. Выяснилось, что она есть у всех. Вот только почти во всех случаях платная.

Минимальная стоимость интеграции с 1С в год:

Контур.Диадок

Стоимость интеграции с 1С – 11 800 рублей в год. Настройка с типовыми конфигурациями – плюс 2300, с нетиповыми конфигурациями – от 10 000. Всё, что выходит за рамки базового интеграционного решения, оплачивается дополнительно.

Taxcom/1С: ЭДО

Интегрирован в модуль 1С-ЭДО. Обмениваться документами с контрагентами можно, если есть подписка на 1С: ИТС. Цену устанавливает 1С – от 17 000 до 55 000 руб. в год.

Для работы должен быть подключен тариф от 6000 руб. в год. Любые доработки оплачиваются отдельно.

Synerdocs

Предоставляется бесплатно с тарифными пакетами от 1000 документов.

Калуга.Онлайн/1С: ЭДО

Всё, как в Taxcom.

Сфера Курьер

Платная – от 6 000 руб. в год.

Платная – от 12 500 в год.

И еще немного об интеграции:

5. Мобильное решение

Похоже, не самая популярная фича среди сервисов для обмена электронными документами. Выяснили только, что есть приложение на iOS и Android в Контур.Диадок. Плюс Synerdocs предлагает мобильные решения Viber и SMS для подписания документов, а СБИС – для уведомления о новых документах. По остальным сервисам информации нет.

6. Обмен в роуминге

Напоследок расскажу о самом интересном. Как и в мобильной связи, в электронном документообороте есть сложности с взаимодействием абонентов в роуминге. Только речь не про услуги вне зоны обслуживания. В случае с документооборотом роуминг предполагает возможность обмена документами между клиентами разных операторов.

Повторюсь, сервисов в России больше 30. И далеко не у всех настроено роуминговое соединение друг с другом. Посмотреть, с кем у оператора ЭДО уже оно есть, можно здесь.

С одной стороны, почти все операторы подключены к роуминговым центрам – платформам, обеспечивающим защищенный обмен счетами-фактурами между клиентами разных сервисов. С другой – готовность самих операторов к настройке роуминга у всех разная. Судя по опыту наших партнеров, процесс затягивается в случае с Контур.Диадок и Taxcom/1С: ЭДО, быстрее – СБИС и Synerdocs. По остальным операторам отзывов нет.

И немного от себя

Абзац для тех, кто дочитал до конца. Какой сервис мы выбрали в итоге, рассказывать не буду. Скажу только, что исследование не пригодилось – крупный контрагент вынудил нас подключиться к своему сервису обмена. Такого финала этой истории никто в компании не ожидал.

10 лучших программ для электронного документооборота

Чтобы упростить ведение документооборота, компании и индивидуальные предприниматели автоматизируют этот процесс с помощью специальных программ.

Рассказываем, какими они бывают и как выбрать лучшую.

Что такое СЭД

Современные системы электронного документооборота или СЭД – программы для создания, хранения файлов, разграничения прав доступа к ним и контроля над выполняемой работой. Такая система помогает ускорить и упростить многие внутренние процессы, а также обмен документами между компаниями или подачу отчетности в государственные органы.

Некоторые путают СЭД и ECM (электронную систему мониторинга) из-за схожести в функциях. В ECM предусмотрено больше возможностей, например, работа с изображениями, видео и веб-страницами. Она рассчитана не только на работу с документами, но и на управление корпоративным контентом в целом. При этом СЭД проще настроить, у нее меньше требований к внедрению и ниже стоимость.

Виды систем электронного документооборота

СЭД различаются между собой алгоритмами обработки информации. Например, одна система предполагает четкую структуру хранения данных, а другая позволяет работать более гибко. Некоторые элементы бывают похожими, но в целом каждая СЭД служит для определенной цели. Выделяют 5 самых распространенных видов:

• Электронный архив. В этой системе недостаточно функций для полноценного документооборота, но она отлично подойдет для хранения большого количества данных и быстрого поиска файлов.
• Workflow-системы. Здесь есть функционал для обмена документами, с присвоением им статусов, созданием рассылок и другими опциями. Обычно такие СЭД используют для автоматизации наиболее повторяемых задач.
• Гибридные. Совмещают в себе преимущества нескольких видов систем. Алгоритм работы определяет сама организация.
• Коллаборативные. В таких СЭД основное внимание направлено на поддержку разных форматов, что позволяет гибко настраивать рабочий процесс.
• С функциями CRM. Помимо документов здесь могут храниться данные о взаимодействии с клиентами.

Выбор СЭД зависит от особенностей бизнеса, так как широкий набор функций требуется далеко не всегда. Лучше уделить больше внимания надежности, удобству использования, возможности решения конкретных задач и безопасности. В любом случае переход на электронный документооборот поможет использовать рабочее время более эффективно.

Возможности и функционал

Сотрудники с помощью СЭД легко обмениваются документами и редактируют их. Руководители создают отчеты, разграничивают права доступа и контролируют работу персонала.

Оцените эффективность скриптов и улучшите работу колл-центра с помощью речевой аналитики Calltouch Предикт. Упростите анализ общения операторов с клиентами и определите причины, по которым звонки не заканчиваются продажами.

• Автотегирование звонков
• Текстовая расшифровка записей разговоров

Дополнительные возможности электронного документооборота:

• стандартизация документов;
• создание единой структуры;
• быстрое согласование;
• исключение потерь за счет архивации.

Функционал СЭД должен учитывать будущее расширение компании. В этом случае не придется переживать о комфорте управления даже через несколько лет.

Преимущества и недостатки

Среди преимуществ – ускорение и упрощение работы внутри компании, а также с контрагентами и государственными органами. Когда нужно согласовать документ, не приходится идти в соседнее здание или ехать в другой город. Выполнение многих рутинных действий становится автоматизированным, а искать файлы получается быстрее.

Можно выделить и другие плюсы:

• отслеживание работы с документами на любом этапе;
• возможность создания разных версий документов;
• установление дедлайнов по отправке;
• удаленный доступ 24/7;
• отсутствие расходов на бумагу, канцелярию, комплектующих к принтерам.

Недостатков у СЭД немного и большинство из них – довольно условные. Например, придется потратить время на ее внедрение (как в случае и с любым другим ПО), настройку и обучение сотрудников. Чтобы система работала исправно, понадобится специалист, который будет выполнять техническое сопровождение. Это могут быть штатный сотрудник или специалист компании, у которой вы заказали саму систему.

Обзор лучших систем и программ

Есть много компаний, которые предлагают свои услуги по электронному документообороту. Их называют операторами. Выбор в первую очередь зависит от потребностей организации.

Список всех операторов вы найдете на сайте ФНС. Выделим 10 наиболее популярных и надежных систем:

. Сравнительно недорогая СЭД. Пользоваться программой очень просто, но купить ее можно только у разработчиков. Минимальная цена составляет 18 000 рублей. . Основные преимущества – система выдерживает даже сильные нагрузки, при этом можно использовать мобильное приложение. Присутствует архив, но нет информации о состоянии документов. Цена на тарифы начинается от 14 000 рублей. . Внедрить эту систему просто, используют ее обычно для работы с контрагентами и государственными учреждениями. Доступ возможен не только с компьютера, но и с мобильных устройств. Купить СЭД можно за 35 000 рублей. . Несмотря на то, что программа достаточно простая в использовании, с ее помощью разрабатывают сложные схемы движения документов, но настроить маршрут согласования нельзя. Цена – 4900 рублей, если сотрудников в компании больше 200. . Очень мощная система с большим количеством функций. A2B подходит для любых сфер бизнеса, хотя некоторым покажется сложной из-за множества настроек. За каждого пользователя придется заплатить от 100 рублей и выше. «Коробочная» версия стоит минимум 15 000 рублей. . Эта СЭД подойдет для внутренних нужд компании и для работы с контрагентами. Но осваивать систему достаточно сложно. Лицензия стоит от 6000 рублей. . Здесь очень широкий функционал, поэтому программа сильно отличается от остальных. Можно применять индивидуальные настройки. Легко следить за сотрудниками и искать документы через архив. Главный недостаток – сложный интерфейс. Цена – 7 200 рублей. . Система позиционирует себя как высокоскоростная. Это основное преимущество, но стоит отметить также привлекательный дизайн и дружелюбный интерфейс. Используют программу на разных устройствах, но произвести первоначальные настройки сложно. Цена – от 5 500 рублей. . Программу легко установить, у нее много полезных функций, а для работы можно использовать и мобильные устройства. Среди российских систем электронного документооборота здесь лучше всего организована работа с карточками документов. Пользователи отмечают, что программа гибкая в настройке, но иногда зависает. Стоить будет минимум 7 700 рублей. . Главные преимущества системы – безопасность и конфиденциальность. С помощью такой программы легко оптимизировать работу с документами, но настроек очень мало. Базовый функционал стоит 28 000 рублей.

Универсальной системы не существует. Все программы имеют отличительные особенности. Например, в 1С разобраться проще, но у A2B больше возможностей. Для работы с государственными органами хорошо подходит система «ДЕЛО», а внутри компании и для контрагентов лучше выбрать «Ландокс».

Бизнес

Как Calltouch увеличивает эффективность рекламных площадок

Как Calltouch увеличивает эффективность рекламных площадок

На что обратить внимание при выборе

Любая система должна быть надежной и удобной, но не менее важна совместимость с существующими техникой и ПО. Желательно предусмотреть возможность изменения настроек, пусть и с привлечением аутсорсеров.

Выбор конкретной СЭД зависит от требуемого функционала, возможности масштабирования, количества документов и пользователей. Следует заранее убедиться, что СЭД не будет конфликтовать с другим программным обеспечением, которое вы используете. Только после этого переходите к анализу интересующей вас системы:

• изучите функции;
• поищите примеры использования, почитайте отзывы, ознакомьтесь с информацией на тематических форумах;
• просмотрите скриншоты, прикиньте, насколько удобным будет интерфейс;
• протестируйте демо-версию.

Чтобы ожидания оправдались, руководители должны точно понимать, для каких целей они внедряют СЭД. Например, это могут быть сокращение расходов или разгрузка отделов.

Важно, есть ли в штате компании специалисты, которые могут в будущем самостоятельно дорабатывать продукт на основании предложений пользователей по его улучшению. Если таких сотрудников нет, обратите внимание на услугу технической поддержки от операторов.

Предусмотрите возможность регулярного резервного копирования – даже самая совершенная система может дать сбой, и удаленные/поврежденные данные, которые не сохранялись дополнительно на другом носителе, исчезнут навсегда.

Возможен ли документооборот между разными программами

Контрагенты используют разные СЭД, но компаниям не нужно внедрять их все. Когда системы отличаются, применяют роуминг. В контексте СЭД у этого термина понятие такое же, как и в случае с мобильными операторами. Причем роуминг должен присутствовать и у компании, и у контрагента. Это позволяет создать единую сеть по работе с документами.

У каждого оператора свои особенности подключения, но все они приблизительно похожи. Такую услугу оказывают в автоматическом режиме или по требованию. Компания самостоятельно отправляет контрагенту приглашение, а он направляет согласие. После установки автоматического соединения обмен документами происходит практически мгновенно.

Как внедрить СЭД

Сначала установите программное обеспечение. Затем создайте пользовательские аккаунты и определите права доступа. Если нужно объединить СЭД с другими программами – интегрируйте их. Останется только обучить сотрудников.

При внедрении могут возникнуть проблемы, если:

• персонал с трудом осваивает новые технологии (большую часть сотрудников составляют люди предпенсионного возраста или специалисты, которым ранее не приходилось вносить данные в компьютер);
• руководство выдало инструкции по работе с СЭД, но не спешит их внедрять;
• плохо организована работа с документами в компании – существующий хаос тормозит перенос данных в цифровой формат.

Стоит ли совмещать с бумажным

В большинстве случаев совмещение бумажного и электронного документооборота – необходимость. Ведь некоторые приказы или договоры останутся на бумажных носителях до конца срока их действия. К тому же далеко не все контрагенты тоже окажутся пользователями СЭД или захотят на нее переходить.

Электронный документооборот становится все более популярным, и в будущем многие компании так или иначе на него перейдут. Чем раньше руководство увидит преимущества СЭД, тем быстрее оптимизирует работу с документами. Это напрямую повлияет на эффективность компании, так как у сотрудников появится больше времени для выполнения прямых обязанностей, а также удастся сократить некоторые расходы.

Подключите сквозную аналитику Calltouch, чтобы объективно оценить эффективность выработанной бизнес-стратегии. Сервис объединит данные о работе рекламных площадок, CRM и других маркетинговых инструментов на одном дашборде. Контролируйте воронку продаж и определяйте источники целевого трафика без рутины и лишних затрат.

• Анализируйте воронку продаж от показов до денег в кассе
• Автоматический сбор данных, удобные отчеты и бесплатные интеграции

Коротко о главном

• Существуют десятки СЭД с разным функционалом. Универсального варианта нет.
• При выборе системы в первую очередь учитывайте масштабы документооборота и специфику бизнеса.
• Чтобы пересылать документы между разными СЭД, придется подключить роуминг.
• У любой системы есть демо-версия, с помощью которой можно протестировать функционал.

Бизнес

Обзор сервисов электронного документооборота

Автоматизация бизнес-процессов и упрощение уже существующих процедур сегодня являются ключевыми факторами успешного развития современного бизнеса. Чем меньше рутины, волокиты и бюрократии, тем больше времени остаётся на развитие.

Именно поэтому крупными IT-компаниями создано множество программных продуктов и онлайн-сервисов, направленных на упрощение типовых процессов.

Одним из ключевых направлений оптимизации бизнеса является документооборот, осуществляемый как внутри фирмы, так и вне нее (другими контрагентами и государственными органами). Согласитесь, что бегать с «бумажками» и хранить информацию в громадных бумажных архивах – отголоски прошлого. Стремительное развитие информационных технологий позволяет снгодня осуществлять обмен документами в электронном виде.

Электронный документооборот выгоден для предприятия не только из-за сокращения расходов на бумагу и заправку принтеров, он нужен для увеличения скорости обмена информацией, придания большей прозрачности, повышения уровня защищенности и конфиденциальности. Унификация и внедрение собственных шаблонов позволяет упростить делопроизводство на предприятии, оптимально сократить количество сотрудников, участвующих в данном процессе.

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет модернизировать фактически все направления, связанные с ведением бизнеса:

• управление кадрами;
• архивирование;
• бухгалтерия;
• сдача отчётности в государственные органы («ФНС», «ПФР», «ФСС», «Росстат» и прочие);
• экономика и финансы;
• склады;
• управление;
• взаимодействие с контрагентами;
• участие в государственных закупках и тендерах и т. д.

От того, какое направление бизнеса необходимо упростить и улучшить, зависит выбор соответствующего программного обеспечения и сервиса ЭДО.

При выборе той или иной системы электронного документооборота необходимо обращать внимание на следующие критерии:

• текущие тарифы и стоимость;
• наличие пробной версии или демонстрационного продукта для наглядного ознакомления со всеми возможностями;
• возможность интеграции с другими программами и сервисами (в частности, с «1С»);
• наличие мобильного редактора (приложение, позволяющее производить операции по работе с электронным оборотом документов в режиме реального времени при помощи смартфона с подключенным интернетом);
• учет российской специфики (многие иностранные продукты непригодны для работы на территории России);
• информационная безопасность, контроль доступа, криптозащита.

Итак, давайте рассмотрим лучшие системы электронного документооборота (ЭДО).

Популярный в РФ сервис ЭДО, позволяющий вести обмен документами внутри компании, с партнерами, клиентами и государственными органами. Доступны следующие возможности:

• проверка контрагентов;
• подготовка, контроль и отправка отчетов в «ФНС», «ПФР», «ФСС», «Росстат»;
• поиск тендеров, сбор информации со всех площадок, расширенная аналитика закупок;
• дистанционный сбор фискальных отчётов и сведений с онлайн-касс;
• ведение бухгалтерского, складского и кадрового учётов;
• внутренняя корпоративная социальная сеть, позволяющая не только вести переписку и обмениваться информацией, но и осуществлять видеосвязь;
• управление бизнес-процессами;
• CRM-система для отдела активных продаж.

Кроме того, «СБИС» предоставляет готовые программные решения для электронного документооборота ресторанов и кафе, салонов красоты, супермаркетов, ЖКХ, интернет-магазинов и аптек.

Имеется бесплатная версия, предоставляющая доступ к приему документов от контрагентов, работе с первичными бухгалтерскими документами, созданию отчетов в государственные органы. Для удобства работы предусмотрена возможность установки мобильного приложения для смартфона, работающего на операционной системе «iOS» и «Android».

В бесплатной версии «СБИС» нельзя осуществлять отправку электронных документов адресантам (в том числе в государственные органы и контрагентам). Для этого потребуется подключить минимальный пакет, стоимость которого составляет 500 рублей в год. За эти деньги Вы получаете одну электронно-цифровую подпись (ЭЦП), возможность отправки нулевой отчётности, 200 исходящих «пакетов»/год (по 50 за квартал), доступ к внутреннему мессенджеру и использование видеосвязи. Один «пакет» соответствует 1 отправке комплекта документов. Если Вам этого мало, есть возможность докупать данную опцию. Цена 7 рублей/пакет. За отдельную плату можно подключить уведомления по СМС или «Viber».

Если у Вас ненулевая отчётность и вы не хотите тратить время на поездки в государственные органы для её сдачи, потребуется дополнительно подключить тариф «Легкий» из раздела «Отчетность и бухгалтерия». Стоимость составляет 1700 рублей/год для «ИП», 2600 руб./год для «ООО» на упрощенной системе налогообложения (УСН) или «вменёнке» (ЕНВД). Данная опция позволит осуществлять отправку отчётов в «ПФР», «ФСС» и «ФНС», а также откроет доступ к оформлению больничных в электронном виде.

Для организаций, находящихся на основной системе налогообложения (ОСН), стоимость «Легкого» тарифа составит 3600 рублей/год, что обусловлено увеличением количества сдаваемых документов. За дополнительную плату можно подключить опцию по отправке отчетов в «Росприроднадзор», «Росалкоголерегулирование», «МВД», «ЦБ РФ».

В целом, сервис электронного документооборота «СБИС» предоставляет большую гибкость в настройках. Можно легко настроить систему под текущие потребности бизнеса. Более подробно о стоимости ведения управленческого учёта, анализа тендерных площадок, использовании CRM-системы, интеграции с онлайн-кассами и другими решениями «SBIS» Вы можете прочитать на их официальном сайте.

«Контур.Диадок»

Ещё один популярный в России сервис электронного документооборота. Позволяет:

• формировать и отправлять бухгалтерскую документацию (накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ);
• автоматически контролировать и проверять документы перед отправкой;
• распределять входящую документальную корреспонденцию по подразделениям и конкретным сотрудникам;
• хранить документы в единой базе данных;
• отправлять отчёты в государственные органы;
• сверять взаиморасчёты с контрагентами;
• вести международный ЭДО;
• интегрировать документооборот с системой «1С».

Так же, как и у «СБИС», имеется бесплатная версия, позволяющая получать входящие документы. А вот для их подписания придётся приобрести ЭЦП, стоимостью от 1 до 3 тысяч рублей.

Все тарифы привязаны к количеству исходящих документов. Для малого бизнеса предусмотрен пакет «Минимальный», рассчитанный на 100 исходящих документов. Стоимость 900 рублей в год. Каждый «пакет» свыше установленного лимита обойдется в 9 рублей.

Наибольший интерес для пользователей продукта «Контур.Диадок» представляет интеграция с «1С». Если у вас типовая конфигурация и версия 7.7, 8.1, 8.2, 8.3, то права на использование модуля будет стоить 11800 рублей/год. Отдельно может понадобиться услуга по установке, настройке и обучению сотрудников работе с модульным программным решением для «1С», что обойдётся в 2300 рублей.

Интеграция «Контур.Диадок» и «1C» позволяет:

• отправлять и принимать документы в электронном виде непосредственно в системе учета;
• вести автоматизированную сверку взаиморасчётов с контрагентами.

Таким образом, после установки и настройки модуля практически всю работу по ЭДО можно будет производить в «1С».

Для владельцев нестандартной версии учётной системы (не только продукта «1С», но и «Oracle», «SAP», «Docsvision», «DIRECTUM», «MS Sharepoint») интеграция будет стоить значительно дороже, а конечная стоимость рассчитывается индивидуально для конкретного случая. Аналогичное можно сказать и про взаимодействие с информационными системами ERP-уровня, позволяющие полностью автоматизировать управление всеми ресурсами на предприятии.

У ЭДО «Контур.Диадок» имеется мобильное приложение для смартфонов на «iOS» и «Android», позволяющее просматривать и подписывать документы.

«Synerdocs»

Ещё один продукт, постепенно набирающий популярность в России. В целом, возможности идентичны ЭДО от «Контур.Диадок»:

• создание, редактирование и отправка электронных документов контрагентам и государственным надзорным органам;
• интеграция с учетными системами «1С», «DIRECTUM», «SAP»;
• ведение сверки по взаиморасчетам с контрагентами.

Стоимость ЭЦП – 1600 рублей. Минимальный тариф — 2050 рублей/год из расчёта 300 отправок документов в течение всего периода. Явно проглядывается стремление компании уйти из ниши микробизнеса в сторону малого, среднего и крупного.

Если Вы хотите произвести интеграцию с системой «1С», то самый легкий способ — выбрать тарифы, начинающиеся от 1000 исходящих документов, что обойдется вам в сумму от 6300 руб./год и далее. При этом, интеграция с данной учётной системой будет осуществляться бесплатно.

Электронные документы свыше тарифного лимита оплачиваются из расчёта 7 рублей/пакет.

«Контур.Экстерн»

Ещё один программный продукт от «Контура». В отличие от «Диадока», сервис акцентирован только на отправку бухгалтерской и налоговой отчётности в «ФНС», «ФСС», «ПФР», «Росстат», «Росприроднадзор», «Росалкоголерегулирование».

Если вашему бизнесу не нужен полноценный электронный документооборот и достаточно будет отправлять только вышеуказанные отчёты, данный продукт — именно то, что вам нужно. Сервис оснащен интерактивным календарем, напоминающим о сроках подачи документов, модулями проверки отчетности на наличие ошибок и передачи в «ФСС» больничных листов в электронном виде.

Можно производить сверку счетов-фактур с контрагентами по НДС. Дополнительной опцией служит возможность интеграции с системой учёта «1С».

Минимальный тариф обойдется в 1200 руб./год и включает в себя только отправку отчетности в «ФНС» и «ПФР». Если хотите задействовать ещё и «Росстат» с «ФСС», то придётся обратиться к другому тарифному плану, цена которого значительно выше: 7680 рублей/год. Помимо отчётов добавятся «приятные» опции по проверке контрагентов, сверкам, финансовому анализу, получению/отправке запросов и выпискам. Кроме того, откроется доступ к видеоурокам для бухгалтеров и материалов по правовой базе.

Отчётность в «Росприроднадзор» + 3000 рублей/год, «Росалкоголерегулирование» +2500 рублей/год.

Базовым модулем интеграции с «1С», позволяющим работать с небольшим количеством отчётов, можно пользоваться бесплатно. Имеется наглядная инструкция, демонстрирующая, какие действия необходимо совершить для подключения и последующей настройки. «Расширенная версия» позволяет осуществлять многопоточную многопользовательскую работу с массовыми документооборотом. Но опция будет стоить от 2000 руб./год.

«DocSpace».

Платформа для ведения электронного документооборота. Программа работает на базе «MicrosoftSharePoint» и позволяет:

• организовать управленческий документооборот с чётко выстроенной иерархией и уровнями доступа;
• формировать внутренние распорядительные документы, приказы, служебные и объяснительные записки;
• вести автоматизированную регистрацию всей входящей и исходящей документальной корреспонденции;
• просматривать сквозную документальную бизнес-аналитику;
• устанавливать шаблоны документов;
• упрощать юридическое сопровождение договоров;
• выстраивать маршруты движения документальной корреспонденции;
• выполнять потоковое сканирование, ускоряющее процесс перевода бумажных документов в электронный формат.

Несложно заметить, что программа заточена под управленческий ЭДО. Что касается тарифов, то их сложно сравнивать с предыдущими продуктами ввиду специфики. В «DocSpace» имеется возможность интеграции с учетной системой «1С», а также СЭД «Контур.Диадок». Отдельно можно установить модуль для просмотра «CAD-файлов» непосредственно в системе.

Продукт распространяется не по принципу регулярной годовой оплаты, а лицензии на одно рабочее место. Сама сервер-система с «DocSpace» на 50 клиентских доступов будет стоить 450000 рублей. Отдельно можно докупать права из расчёта 1200 руб./рабочее место. Далее можно доставлять модули, исходя из потребностей и степени развития бизнеса:

• многопоточное сканирование (180000 р.);
• CRM-система (75000 р.);
• просмотрщик CAD-файлов (75000 р.);
• интеграция с «1С» (70000 р.) и «Диадок» (75000 р.);
• корпоративный портал (150000 р.);
• Project-сервера (установка и синхронизация с «DocSpace» для совместной работы команды над трудоемкими проектами).

Целевая аудитория продукта – это крупный серьезный бизнес уровня крупных застройщиков, машиностроения, энергетических компаний и логистических комплексов.

Сравнение сервисов электронного документооборота

Для более наглядной демонстрации систематизируем всю информацию в виде таблицы:

Критерий/Продукт	«СБИС»	«Контур.Диадок»	«Synerdocs»	«Контур.Экстерн»
Минимальный тариф, руб./год	500	900	2050	1200
Кол-во документов в тарифе	200	100	300	Неограниченно, но только гос. органы
Возможность дистанционной сдачи отчётности в «ФНС», «ПФР», «ФСС», «Росстат»	Есть, но не при минимальном тарифе (+1700 р.)	Есть	Есть	Есть
Демо-режим	Есть	Есть	Есть	Есть
Интеграция с «1С» и стоимость, руб./год	Есть, бесплатно при тарифе от 6000	Есть, 11800 модуль + 2300 настройка	Есть, бесплатно при тарифе от 6300	Есть, бесплатно, но только включает работу с отчетностью
Мобильное приложение	Есть	Есть	Есть	Есть
Готовые решения для конкретных видов деятельности	Есть	Нет	Нет	Нет

Программный продукт «DocSpace» не был рассмотрен в данной таблице, т.к. относится к бизнесу с высоким уровнем развития и характеризуется наибольшей степенью автоматизации, необходимостью более детальной персонализированной настройки. Стоимость внедрения может достигать миллионов рублей, что делает решение недоступным для малых предприятий.

С точки зрения доступного функционала и дальнейшего развития бизнеса в будущем, то наибольший интерес из сервисов вызывает «СБИС». Если необходима минимизация затрат, выбирайте «Контур.Диадок» или «Synerdocs». Хотите ограничиться отправкой отчетности? Тогда есть смысл более детально изучить «Контур.Экстерн»