Как учитывать расходы самозанятым

Как работать с самозанятыми

Маша Луценко

Сейчас физлица вовсю регистрируются в качестве самозанятых. Они сами платят за себя налог, отчитываются перед налоговой и даже выдают чеки. Поэтому если будете работать с самозанятым, вам не придётся платить за него НДФЛ и взносы. Самозанятый для вас — почти самый обычный контрагент. Но и тут есть исключения.

Что с НДФЛ и страховыми взносами

НДФЛ и взносы за самозанятого платить не нужно, как и не нужно показывать его в отчётах. Всё потому, что самозанятые не являются застрахованными лицами, сами платят налог на профессиональный доход и освобождаются от НДФЛ.

Единственное исключение: самозанятый уже работает у вас по трудовому договору или уволился меньше двух лет назад. Тут придётся отчитываться как за обычное физлицо. В законе прописали такое правило, чтобы работодатели не начали массово переводить своих сотрудников в самозанятых.

Слава работает в кофейне по трудовому договору. Работодатель удерживает с его зарплаты 13% НДФЛ, плюс отчисляет страховые взносы 32%.

Директор кофейни подумал: «Недурно будет Славе стать самозанятым и ничего за него не платить». Слава тоже не против: 6% вместо 13% — это хорошо.

Такая схема не сработает и сэкономить на налогах и взносах у ребят не получится. Всё потому, что в пп. 8 п. 2 ст. 6 ФЗ-422 сказано, что доход от бывшего работодателя не попадает под доходы самозанятого в течение двух лет после увольнения.

А в другой фирме самозанятый может работать спокойно — для вас никаких последствий не будет. Как и в том случае, если самозанятый раньше работал с вами по договору ГПХ. Ограничивают только сотрудников по трудовому договору.

Какой договор заключить

Если думаете заключить с самозанятым договор, то это будет самый обычный договор ГПХ. При этом в договоре стоит отметить, что исполнитель — не просто физлицо, а самозанятый гражданин. Как и то, что он сам отчитается и заплатит за себя налоги.

Например, в разделе «Прочие условия» или «Иные условия» можно прописать:

«Исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход, в связи с чем Заказчик освобождается от обязанности перечислять налоги и страховые взносы за Исполнителя в бюджет РФ на основании п. 8 ст. 2 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ».

Сняться с учёта самозанятому так же легко, как им стать. Поэтому даже если сегодня ваш исполнитель самозанятый, завтра он может им не быть. Для вас это риск: придётся начислять НДФЛ, страховые взносы и показывать его в отчётах, будто вы работали с обычным физлицом. Важно, чтобы самозанятый сохранял свой статус до момента вашего расчёта. Пропишите в условиях договора, что самозанятый должен оповестить вас о смене своего статуса:

«В случае снятия Исполнителя с учета в качестве плательщика налога на профессиональный доход он обязуется сообщить об этом Заказчику письменно в течение 3 дней с даты снятия с такого учета».

Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно.

Как проверить статус самозанятого

Попросите у него справку о постановке на учет физического лица в качестве налогоплательщика налога на профессиональный доход по форме КНД 1122035 или проверьте сами на сайте налоговой . Второй вариант понадёжнее, потому что показывает положение дел на текущий момент. А вот справку можно сделать и через пару дней сняться с учёта. Правда сейчас сайт ещё не работает.

На деле даже чек от самозанятого подтвердит его особый статус: там будет, кроме прочего, ФИО, регистрационный номер продавца и упоминание о том, что он плательщик налога на профессиональный доход.

Как учесть расходы на самозанятого в УСН

Расходы учитываете как при покупке любой другой услуги. Подтвердит расход чек, который самозанятые отправляют по почте, смс или мессенджеру через приложение «Мой налог». Ещё могут показать qr-код с ссылкой на ваш чек.

Одного чека достаточно — акта не нужно. Чек подтвердит факт оплаты и факт оказания услуги. В КУДиР подтверждающим документом будет номер чека.

Так выглядит чек:

Если вы ничего не знаете про самозанятых, читайте наш предыдущий пост .

Статья актуальна на 14.01.2019

Продолжайте читать

Что делать ИП при получении повестки

Льготы для IT 2023

Как предпринимать за рубежом

Рассылка для бизнеса

Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компании СКБ Контур

Как компании возместить расходы самозанятому и избежать налоговых претензий

В настоящее время многие компании заключают договора на выполнение определенных работ или оказание услуг с гражданами, зарегистрированными в качестве плательщиков налога на профессиональный доход. При этом часто в таких договорах предусматривается обязанность заказчика компенсировать расходы, понесенные самозанятым в рамках исполнения договора, либо обязанность обеспечить самозанятого определенными условиями, в рамках которых фирма несет расходы. И вот здесь возникает масса вопросов.

Привлекая гражданина, зарегистрированного в качестве самозанятого, компания, безусловно, имеет ряд преимуществ такого сотрудничества. При этом достаточно распространена ситуация, когда факт приобретения услуг у самозанятого лица сопряжен с осуществлением организацией дополнительных расходов. На практике возможны два варианта. Первый – гражданин несет сам расходы, а компания ему их компенсирует. И второй – компания оплачивает расходы напрямую (например, гостиницу, в которой будет жить привлекаемый в качестве самозанятого юрист, билеты и т.п.).

И в том, и другом случае организация помимо выплаты самого вознаграждения несет дополнительные расходы. Только в первом случае она перечисляет деньги самому гражданину в качестве компенсации, а во втором – напрямую третьим лицам (минуя гражданина).

Компенсация расходов самозанятому

Самозанятые лица обязаны оформлять и передавать заказчику соответствующий чек при получении от него оплаты своих услуг. Этот чек имеет важнейшее значение для заказчика услуг, поскольку при отсутствии такого чека он не сможет отнести стоимость услуг на расходы при расчете налога на прибыль. Об этом прямо говорится в п. 8 ст. 15 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ (далее – Закон № 422-ФЗ). Чек также нужен для того, чтобы подтвердить отсутствие обязанности по исчислению страховых взносов на сумму выплат, произведенных в пользу самозанятого лица, не являющегося ИП (п. 1 ст. 15 Закона № 422-ФЗ).

Соответственно, встает вопрос: чек должен оформляться только на стоимость услуг или на стоимость услуг и сумму возмещаемых расходов? Сразу ответим, что вопрос спорный и до сих пор отсутствуют внятные разъяснения чиновников на этот счет. Равно как и отсутствует судебная практика по этой ситуации. Какой же вариант является наиболее оптимальным для сторон?

В п. 1 ст. 14 Закона № 422-ФЗ сказано, что чек оформляется «при произведении расчетов, связанных с получением доходов от реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав), являющихся объектом налогообложения». Сама по себе компенсация не является доходом от оказания услуг, поэтому вроде бы чек на нее оформлять не нужно. С другой стороны, в данной норме не сказано, что чек составляется непосредственно и только на сумму дохода. Напротив, там сказано, что чек оформляется при произведении расчетов, связанных с получением дохода. Компенсация расходов связана с получением дохода, поэтому с этой позиции чек следует формировать и на сумму такой компенсации.

Но эту ситуацию можно рассмотреть и под другим углом. Например, можно вспомнить о том, что согласно ст. 41 НК РФ признаком дохода является наличие экономической выгоды. В случае с компенсацией расходов говорить о наличии выгоды не приходится. Следовательно, можно сделать вывод, что получение возмещения не является доходом вовсе, а значит, оформлять чек на эту сумму и платить с нее НПД не нужно. Но такая позиция, скорее всего, не найдет отклика у налоговиков. Да и в письмах чиновников, хотя и содержится отсылка к ст. 41 НК РФ, но все равно делается вывод, что возмещаемые суммы являются доходом физлица (письма Минфина от 22.06.2012 № 03-04-09/6-64, от 28.09.2020 № 03-04-06/84695, от 26.07.2021 № 03-04-05/59664).

В-общем, на сегодняшний день ясности в этом вопросе нет. Соответственно, вне зависимости от того, какой вариант будет выбран сторонами, возникают налоговые риски. Например, если чек будет пробит только на сумму вознаграждения, то у организации могут возникнуть сложности с отнесением суммы компенсации на уменьшаемые расходы. Кроме того, налоговые органы могут указать на то, что с суммы компенсации компании следовало удержать НДФЛ в качестве налогового агента.

Учитывая неоднозначность, лучше избежать спорной ситуации, поступив следующим образом: при оформлении договора с самозанятым лицом стоимость его услуг определить как состоящую из двух частей (постоянной части и переменной). Переменная часть будет зависеть от суммы расходов гражданина при исполнении договора. Соответственно, при таком варианте оформления чек будет оформляться на всю сумму, включая сумму компенсируемых таким образом затрат.

В итоге сумму по чеку организация совершенно спокойно отнесет на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, а претензии в части НДФЛ у налоговых органов возникать не будут.

Оплата расходов самозанятого третьим лицам

Теперь рассмотрим вариант, когда организация оплачивает услуги (проживание, проезд и пр.) напрямую третьим лицам, т.е. самозанятое лицо здесь не получает компенсацию. В этом случае не возникает вопросов с чеком, но встают другие вопросы. Например, может ли организация отнести на расходы, учитываемые при налогообложении прибыли, стоимость этих услуг? И не возникает ли здесь у гражданина полученного в натуральной форме дохода, с которого следует удержать НДФЛ?

Начнем со второго вопроса.

Так, в Законе № 422-ФЗ есть норма, согласно которой объектом НПД не являются доходы, полученные гражданином в натуральной форме (подп. 11 п. 2 ст. 6 Закона № 422-ФЗ). Такие доходы подлежат налогообложению в соответствии с гл. 23 НК РФ, о чем дополнительно разъясняется в письме Минфина России от 10.03.2022 № 03-11-11/17314. Можно ли считать оплату компанией расходов в целях исполнения самозанятым лицом своих обязательств по договору доходом в натуральной форме?

Для ответа на этот вопрос обратимся к п. 2 ст. 211 НК РФ, в котором перечисляются доходы, относящиеся к доходам в натуральной форме. К ним относится, в частности, оплата (полностью или частично) за физлицо организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика.

Когда компания оплачивает услуги, которыми воспользуется самозанятый при исполнении своих обязательств по договору, то, по нашему мнению, нельзя утверждать, что эти услуги оплачиваются в интересах гражданина. В данном случае эти услуги оплачиваются, прежде всего, в интересах организации, ведь расходы сопряжены с приобретением у самозанятого соответствующих услуг. Поэтому дохода в натуральной форме не возникает, а, соответственно, не возникает и обязанности уплачивать НДФЛ в качестве налогового агента.

Но нельзя исключать, что у налоговых органов на этот счет будет иная позиция. Более того, имеется ряд разъяснений чиновников, в которых говорится, что даже если расходы непосредственно связаны с оказанием налогоплательщиком услуг по гражданско-правовому договору, оплата организацией данных расходов налогоплательщика осуществляется в его интересах. А значит, подлежит обложению НДФЛ (письма Минфина РФ от 20.03.2012 № 03-04-05/9-329, от 19.12.2018 № 03-04-06/92687, от 26.07.2021 № 03-04-05/59664).

Теперь о том, можно ли эти расходы учитывать в целях налога на прибыль?

Перечень расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, является открытым. Поэтому если расходы обоснованы, документально подтверждены, направлены на получение дохода и не поименованы в ст. 270 НК РФ, то их можно учесть в целях налога на прибыль.

По нашему мнению, расходы на приобретение услуг, которыми воспользуется самозанятое лицо при исполнении своих обязательств по договору, можно считать обоснованными. Но для этого договор должен содержать указание на то, что организация обязана обеспечить самозанятого определенными условиями при выполнении им работ по договору.

Как учесть расходы по договорам, заключенным с самозанятыми гражданами?

Если ваша организация приобретает товары, работы, услуги у самозанятого гражданина, возникает вопрос: как должны быть оформлены операции, чтобы расходы можно было принять при исчислении налога на прибыль? Что следует учесть, чтобы налоговики потом не доначислили и не удержали с организации страховые взносы и НДФЛ?

В какой форме должен быть заключен договор с самозанятым?

Как отмечено в Письме ФНС России от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@, согласно п. 2 ст. 432 ГК РФ договор заключается посредством направления оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной. При этом договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта (п. 1 ст. 433 ГК РФ).

В соответствии с п. 1 ст. 161 ГК РФ сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме (за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения).

Согласно п. 2 ст. 434 ГК РФ договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющим достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. При этом электронным документом, передаваемым по каналам связи, признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Письменная форма договора считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор принято в порядке, предусмотренном п. 3 ст. 438 ГК РФ (п. 3 ст. 434 ГК РФ).

Содержащее все существенные условия договора предложение, из которого усматривается воля лица, делающего предложение, заключить договор на указанных в предложении условиях с любым, кто отзовется, признается на основании п. 2 ст. 437 ГК РФ офертой (публичная оферта). При этом в соответствии с п. 3 ст. 438 ГК РФ совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузки товаров, предоставления услуг, выполнения работ, уплаты соответствующей суммы и т. п.) считается акцептом, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или не закреплено в оферте.

Надо ли менять условия договора с ИП, перешедшим на уплату НПД с другого спецрежима?

ФНС рассматривала этот вопрос в вышеупомянутом Письме № СД-4-3/2899@.

Согласно ч. 9 ст. 2 Закона № 422-ФЗ индивидуальные предприниматели, применяющие спецрежим в виде НПД, не признаются плательщиками НДС (за исключением НДС, подлежащего уплате при ввозе товаров на территорию РФ).

Таким образом, если согласно договору стоимость реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) включала в себя НДС, то рекомендуется оформить дополнительное соглашение для урегулирования цены с указанием на то, что ИП с определенной даты уплачивает НПД.

В иных случаях необходимость перезаключать договор между хозяйствующими субъектами отсутствует, если это не влияет на соблюдение существенных условий договора.

Каков порядок расчетов самозанятых с контрагентами?

При расчетах самозанятого налогоплательщика с покупателем (клиентом) он, используя мобильное приложение (веб-кабинет) «Мой налог», формирует и выдает чек.

Обратите внимание: не путать с чеком ККТ. Добавим, что ККТ при спецрежиме в виде НПД вообще не применяется (п. 2.2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

В нем указывается наименование товара, работы или услуги и вводится ее стоимость. Если осуществляется расчет с юридическим лицом, в чеке отражается ИНН этого лица. При подтверждении операции введенные сведения будут переданы в ФНС и будет сформирован чек.

Чек обязательно передается контрагенту одним из следующих способов:

отправляется на мобильный телефон или электронную почту;

распечатывается и передается лично;

предоставляется для считывания по QR-коду чека с мобильного телефона плательщика НПД с помощью телефона клиента.

Имейте в виду, что в Законе № 422-ФЗ не установлена необходимость использования физическими лицами, применяющими спецрежим, конкретных видов банковских счетов. Как отмечено в Информационном письме ЦБ РФ от 19.12.2019 № ИН-014-12/94, использование такими физическими лицами своих текущих банковских счетов для получения профессионального дохода не противоречит требованиям законодательства РФ.

К сведению: на официальном сайте ЦБ РФ размещено разъяснение по вопросу учета денежных средств физических лиц и ИП, применяющих спецрежим в виде НПД (http://www.cbr.ru/analytics/msfo_23217_41739/ko/579/2019-02-19/).

При безналичных расчетах плательщик НПД также выдает чек контрагенту.

Чек должен быть сформирован налогоплательщиком и передан покупателю (заказчику) в момент расчета наличными денежными средствами и (или) с использованием электронных средств платежа.

При иных формах денежных расчетов в безналичном порядке чек должен быть сформирован и передан покупателю (заказчику) не позднее 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором произведены расчеты (ч. 3 ст. 14 Закона № 422-ФЗ).

Обратите внимание: как следует из положений ч. 8 ст. 15 Закона № 422-ФЗ, организации не вправе учитывать расходы при отсутствии чека, сформированного исполнителем в порядке, предусмотренном ст. 14 данного закона.

Учитываются ли в расходах денежные средства, уплаченные плательщику НПД, на основании акта по итогам месяца, а не на основании чеков? Согласно положениям ч. 8 – 10 ст. 15 Закона № 422-ФЗ для организаций наличие чека, сформированного плательщиком НПД (продавцом, исполнителем), является обязательным для учета расходов при определении налоговой базы. Акт может выступать дополнительным документом, отражающим период или дату оказания услуги, для целей налогового учета расходов покупателя, например, при наличии предоплаты.

Такие разъяснения даны в Письме ФНС России от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@. В нем рассмотрен еще ряд вопросов, связанных с выдачей чеков самозанятыми.

Например, необходимо ли распечатывать чеки? Согласно ч. 4 – 6 ст. 14 Закона № 422-ФЗ чек может быть передан покупателю (заказчику) в электронной форме или на бумажном носителе.

В чеке должен быть указан, в частности, уникальный идентификационный номер чека – номер записи в автоматизированной информационной системе налоговых органов, который присваивается чеку в момент его формирования.

Таким образом, чек может храниться как в электронной форме, так и в распечатанном виде.

А как быть, если плательщик НПД не представил чек на оказание услуг заказчику? Обязанность передачи чека плательщиком НПД заказчику услуг установлена Законом № 422-ФЗ и корреспондирует его обязанности по отражению доходов от реализации таких услуг в налоговой базе. В случае нарушения указанных положений заказчик вправе сообщить об этом в ФНС, в том числе с использованием сервиса «Обратиться в ФНС России», размещенного на официальном сайте ФНС.

Как быть, если плательщик НПД аннулировал чек после его передачи заказчику? Согласно ч. 3 и 4 ст. 8 Закона № 422-ФЗ в случае возврата плательщиком НПД сумм, ранее полученных в счет оплаты (предварительной оплаты) товаров (работ, услуг, имущественных прав), на сумму возврата уменьшаются доходы того налогового периода, в котором получен доход.

Плательщик НПД вправе провести корректировку ранее переданных налоговому органу сведений о сумме расчетов, приводящих к завышению сумм налога, подлежащих уплате, в случае возврата денежных средств, полученных в счет оплаты (предварительной оплаты), или некорректного ввода таких сведений при представлении пояснений с указанием причин корректировки.

Таким образом, юридическое лицо (ИП), получившее (получивший) от плательщика НПД возврат денежных средств за ранее приобретенные им товары (работы, услуги), обязано (обязан) провести корректировку налоговой базы.

Проверка самозанятого

Согласно ч. 2 ст. 4 Закона № 422-ФЗ налогоплательщики, у которых доходы, учитываемые при определении налоговой базы, превысили в текущем календарном году 2,4 млн руб., не вправе применять специальный налоговый режим в виде НПД.

В силу ч. 19 ст. 5 Закона № 422-ФЗ лицо считается утратившим право на применение спецрежима со дня возникновения оснований, препятствующих его применению в соответствии с ч. 2 ст. 4 указанного закона.

Таким образом, при превышении установленного порога доходов, учитываемых в налоговой базе, физическое лицо утрачивает право на применение спецрежима в виде НПД с даты такого превышения. В отношении доходов, учтенных для целей уплаты НПД до даты утраты права, порядок налогообложения не меняется.

Необходимость переоформления ранее заключенного договора между хозяйствующими субъектами отсутствует, если это не влечет изменений существенных условий договора.

Обратите внимание: при этом на юридическое лицо возлагается обязанность по исчислению и уплате НДФЛ и страховых взносов в отношении физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, с даты утраты последним права на применение спецрежима в виде НПД (в том числе с даты превышения дохода 2,4 млн руб.).

Как бухгалтеру проверить, является ли физлицо самозанятым на момент совершения расчетов с организацией, возникает ли необходимость при работе с ним удерживать НДФЛ и начислять на его вознаграждение страховые взносы, а также действительно ли сформированные самозанятым чеки отправляются в налоговую?

Для этого рекомендуем воспользоваться бесплатным сервисом https://npd.nalog.ru/check-status/. Он помогает узнать, зарегистрирован ли человек как плательщик НПД. Надо перейти по ссылке и указать ИНН самозанятого и дату, которая интересует.

Кроме того, в целях подтверждения постановки на учет в качестве плательщика НПД, а также информирования о сумме полученных доходов, облагаемых НПД, в мобильном приложении «Мой налог» и в веб-кабинете «Мой налог», размещенном на сайте www.npd.nalog.ru, для указанных налогоплательщиков реализована возможность сформировать в электронной форме следующие справки:

1) о постановке на учет (снятии с учета) физического лица в качестве плательщика налога на профессиональный доход (КНД 1122035);

2) о состоянии расчетов (доходах) по налогу на профессиональный доход (КНД 1122036).

Достоверность сведений, содержащихся в указанных справках, подтверждается электронной подписью налогового органа, сформированной в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

К сведению: ФНС в Письме от 22.04.2020 № ПА-4-6/6729@ указала на возможность использования кредитными организациями названных справок для целей подтверждения статуса налогоплательщика, а также доходов, полученных в рамках применения спецрежима в виде НПД. Полагаем, что и иные организации могут использовать эти справки (Письмо ФНС России от 07.05.2020 № ПА-19-6/111).

Отметим, что названные справки формирует самозанятый. Сделать это он может на дату осуществления расчетов и представить организации, чтобы бухгалтер мог убедиться в отсутствии необходимости при работе с ним удерживать НДФЛ и начислять на его вознаграждение страховые взносы.

Учет для целей налогообложения расходов по договорам с самозанятыми

В пункте 2 вышеупомянутого Письма № СД-4-3/2899@ рассматривался вопрос о том, какие документы должны быть оформлены при оказании физическим лицом, применяющим спецрежим в виде НПД, услуг юридическому лицу по сделке, исполняемой немедленно при заключении договора, чтобы заказчик имел право учесть в расходах понесенные затраты.

Согласно п. 1 ст. 158 ГК РФ сделки совершаются устно или в письменной форме (простой или нотариальной).

В соответствии с п. 2 ст. 159 ГК РФ, если иное не установлено соглашением сторон, могут совершаться устно все сделки, исполняемые при самом их совершении, за исключением сделок, для которых установлена нотариальная форма, и сделок, несоблюдение простой письменной формы которых влечет их недействительность.

На основании п. 2 ст. 432 ГК РФ договор заключается посредством направления оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной. При этом договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта (п. 1 ст. 433 ГК РФ).

При этом в соответствии с п. 3 ст. 438 ГК РФ совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т. п.) считается акцептом, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или не закреплено в оферте.

К сведению: учитывая изложенное, ФНС пришла к выводу: при оказании услуг по сделке, исполняемой немедленно при заключении договора, заключение договора в письменной форме не требуется. Факт заключения договора подтверждается уплатой заказчику соответствующей суммы за оказанные услуги.

В силу п. 1 ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Частью 8 ст. 15 Закона № 422-ФЗ предусмотрено, что организации – плательщики налога на прибыль при определении налоговой базы не учитывают расходы, связанные с приобретением услуг у физических лиц, являющихся налогоплательщиками, при отсутствии чека, сформированного исполнителем в порядке, предусмотренном ст. 14 Закона № 422-ФЗ.

Согласно пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления прочих расходов в виде расходов на оплату сторонним организациям предоставленных услуг признается дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо последнее число отчетного (налогового) периода.

Таким образом, документом, подтверждающим произведенные организацией-заказчиком затраты на оплату услуг, по сделке, исполняемой немедленно при заключении договора, является чек, выданный исполнителем-физлицом, применяющим спецрежим в виде НПД, с указанием ИНН организации-заказчика и наименования оказанных услуг.

Аналогичный вывод сделан в Письме Минфина России от 26.03.2020 № 03-11-11/24008. В нем говорится, что правила признания расходов в виде затрат на приобретение работ (услуг) различаются и зависят от характера расходов, а также условий осуществления и направлений деятельности.

Иными словами, в зависимости от характера расходов организации на приобретение услуг их стоимость признается для целей налогообложения прибыли организаций в том отчетном (налоговом) периоде, в котором документально подтвержден факт оказания услуг.

При этом в отношении отдельных видов услуг заключение актов на их выполнение в целях документального подтверждения расходов в виде стоимости оказанных услуг не требуется. При этом наличие чека, сформированного плательщиком НПД (продавцом, исполнителем), является обязательным для учета расходов при определении налоговой базы.

«Расходы по самозанятым для юридических лиц»

Самозанятые — индивидуальные предприниматели и физические лица, использующие налог на профессиональный доход или НПД. Спецрежимниками становятся частные специалисты без наемных работников (бухгалтеры, дизайнеры, программисты и другие), которых привлекают для выполнения разовых задач.

ООО и ИП отдают предпочтение самозанятым исполнителям из-за экономии на организации рабочего места, уплате НДФЛ, страховых взносов, больничных и прочих вознаграждений, предусмотренных Трудовым кодексом РФ.

В сегодняшнем материале рассказываем, как составить гражданско-правовой договор о сотрудничестве с самозанятыми, как принять в расходы стоимость услуг таких лиц и нужно ли налогоплательщикам НПД возмещать расходы, связанные с работой.

Как принять в расходы услуги самозанятых

В письме Федеральной налоговой службы от 30 октября 2020 года № АБ-4-20/17902@ , подтвердили, что услуги самозанятых в расходы добавляют при наличии подписанного договора, акта и чека. Получается, что одного чека в спорной ситуации с налоговой не хватит.

Перед началом сотрудничества с самозанятым составляют и подписывают договор (о правилах формирования документа расскажем далее). Акт и чек создают уже после выполнения заказа. Чек пользователь НПД формирует через приложение «Мой налог» и передает заказчику:

в бумажном виде;
в электронном формате на email;
QR-кодом для считывания на телефоне клиента.

Получив чек, ООО или ИП проверяют правильность составления. В чеке должны быть указаны дата и время расчета, ассортимент заказа, полная стоимость и другие сведения, прописанные в пункте 6 статьи 14 Федерального закона от 27 ноября 2018 года № 422-ФЗ (если вас интересует, как учитывать расходы на самозанятых при УСН , придерживайтесь аналогичного порядка).

Если оплата производится наличными или вознаграждение перечисляется на электронный кошелек, самозанятый обязан передать чек в момент расчета. При безналичной оплате (на расчетный счет в банке ) спецрежимник имеет право передать документ до 9 числа следующего месяца ( пункт 3 статьи 14 Федерального закона от 27 ноября 2018 года № 422-ФЗ). За нарушение сроков плательщику НПД выпишут штраф:

20% от суммы расчета за первое нарушение;
100% от суммы расчета за повторные нарушения в течение последующих 6 месяцев ( статья 129.13 НК РФ).

На каком счете учитывать расчеты с самозанятыми? «Дебет 76 Кредит 50, 51, 52» — выплачено вознаграждение самозанятому по гражданско-правовому договору.

Как принять расходы, если гражданин утратил право на применение НПД?

Исполнитель лишается права на применение специального режима при нарушении одного или нескольких правил из пункта 2 статьи 4 Федерального закона от 27 ноября 2018 года № 422-ФЗ. В таких случаях можно действовать по одному из следующих сценариев:

Вариант 1. Представим, что сделка с самозанятым была закрыта в феврале, а в марте он потерял право на применение специального налогового режима. В этой ситуации для вас ничего не меняется — учитывайте понесенные расходы при расчете налога на прибыль или УСН.

Вариант 2. Допустим, компания начала сотрудничество с самозанятым 10 марта, контрагент потерял право на применение НПД 15 марта, расчет осуществили 25 марта. Если исполнитель не зарегистрирован как индивидуальный предприниматель, за него придется уплатить НДФЛ и страховые взносы. При наличии статуса ИП порядок принятия расходов не меняется, налоги за специалиста платить не нужно.

Какие налоговые льготы дает работа с самозанятыми?

Прямые налоговые льготы за сотрудничество с самозанятыми не предусмотрены. Таковыми уже считаются отсутствие обязанности уплачивать за исполнителя НДФЛ и страховые взносы, так как нет факта трудовых отношений.

Кроме этого, заказчики экономят на подготовке отчетности — нанимая специалистов в штат, документы готовят и отправляют в налоговую службу раз в квартал.

Сколько можно сэкономить на самозанятом?

Допустим, компании требуется разработка мобильного приложения для интернет-магазина. Фирма планирует на полгода нанять Android-разработчика с заработной платой 60 000 рублей в месяц. Альтернативный вариант — заключить гражданско-правовой договор с программистом, согласным выполнить заказ в течение 6 месяцев за 360 000 рублей, то есть на таких же условиях, как и у официально трудоустроенного работника.

При выборе второго варианта совокупные затраты составят 360 000 рублей, НДФЛ и страховые взносы за исполнителя платить не нужно. В первом же случае придется докупить оборудование для рабочего места сотрудника, допустим на 90 000 рублей, уплатить за него 13% НДФЛ и страховые взносы (

Подсчитаем дополнительные расходы на штатного сотрудника:

Оборудование = 90 000 рублей.
НДФЛ = 360 000 х 13% = 46 800 рублей.
Страховые взносы = 360 000 х 30% = 108 000 рублей.
Итого = 90 000 + 46 800 + 108 000 = 244 800 рублей.

Если привлечете на проектную работу самозанятого, сэкономите 244 800 рублей и быстрее вернете затраты на разработку приложения.

Важно! Не путайте чек из приложения «Мой налог» с документом контрольно-кассовой техники. Самозанятые не используют ККТ, всю отчетность проводят через сервис «Мой налог» (пункт 2.2 статьи 2 Федерального закона от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ).

Договор ИП с самозанятым лицом — образец 2021

Самозанятый перед сотрудничеством должен заключить договор с ИП или ООО гражданско-правового характера. Без него у заказчика могут возникнуть проблемы при учете понесенных расходов — для подтверждения перед налоговой службой чека не хватит.

Существует три разновидности соглашений:

договор подряда при выполнении работ;
соглашение об оказании услуг;
договор поставки продукции собственного производства.

Для фиксирования сотрудничества разрешено использовать оферту. Самозанятый на своем веб-сайте размещает условия сделки, клиент их принимает и по указанным реквизитам выплачивает вознаграждение. После этого договор считается заключенным и имеет юридическую силу.

Самозанятый может быть индивидуальным предпринимателем (ИП) или физическим лицом. Во втором случае необходимо проверить статус исполнителя перед подписанием соглашения. Для этого можно попросить справку из приложения «Мой налог» или воспользоваться официальным онлайн-реестром . Если потенциальный партнер — не пользователь «Налога на профессиональный доход», после заключения соглашения и выплаты вознаграждения за него придется уплатить НДФЛ и страховые взносы.

Штрафы за подмену трудовых отношений

Если налоговики докажут подмену трудовых отношений гражданско-правовыми, придется заплатить штраф (пункт 4 статьи 5.27 КоАП РФ):

от 5 000 до 10 000 рублей — для индивидуальных предпринимателей;
от 10 000 до 20 000 рублей — для должностных лиц;
от 50 000 до 100 000 рублей — для организаций.

За весь период сотрудничества с самозанятым доначислят НДФЛ и страховые взносы. За просрочку сдачи отчетности и уплаты налогов выпишут штраф в размере 40% от недоимки (пункт 3 статьи 122 НК РФ). Не переводите наемных работников на самозанятость — вы рискуете получить большие штрафы.

Что делать, если контрагент перешел на НПД?

Если ИП-партнер перешел на «Налог на профессиональный доход», новое соглашение при сохранении прежних условий не подписывают (письмо Федеральной налоговой службы от 20 февраля 2019 года № СД-4-3/2899@ ). В противном случае оформляют документ с измененными пунктами.

Спецрежимники не платят налог на добавленную стоимость ( пункт 9 статьи 2 Федерального закона от 27 ноября 2018 года № 422-ФЗ). Если ранее индивидуальный предприниматель работал с НДС, подготовьте дополнительное соглашение. В нем для урегулирования стоимости заказа укажите новые цены без НДС и дату перехода контрагента на специальный режим.

С какими самозанятыми юридическим лицам нельзя заключать договор?

С теми, которые работали на юридическое лицо по трудовому договору и с момента расторжения соглашения прошло менее двух лет ( статья 6 Федерального закона от 27 ноября 2018 года № 422-ФЗ).

Если самозанятый трудоустроен у другого индивидуального предпринимателя или организации, это не мешает юридическому лицу заключить с ним гражданско-правовой договор о сотрудничестве как со спецрежимником.

Совет: Перед подписанием договора ознакомьтесь со статьей 15 ТК РФ и Постановлением Пленума ВС РФ от 29 мая 2018 года №15, чтобы исключить вероятность внеплановой проверки и получения штрафов.

Возмещение расходов самозанятому

Юридические лица возмещают сотрудникам расходы на осуществление профессиональной деятельности в рамках трудового договора. Компенсация расходов самозанятому не предусмотрена, так как сотрудничество фиксируется гражданско-правовым договором, на который положения Трудового кодекса РФ не распространяются.

Возмещение транспортных расходов самозанятому не предусмотрено. Если специалист тратит средства на передвижение по городу для оказания услуги, выполнения работы или производства продукции, это считается его издержками. В командировку отправить спецрежимника нельзя, это возможно только с официально трудоустроенными работниками ( статья 166 ТК РФ).

Если плательщик «Налога на профессиональный доход» заранее знает, что для выполнения условий договора потребуется поездка в другой город, ему стоит изначально учесть эти расходы и включить в итоговую стоимость заказа. Бывает, что необходимость возникает в процессе сотрудничества. Тогда партнеры заключают дополнительное соглашение с обновленной стоимостью заказа.