Чем личный листок по учету кадров отличается от анкеты?
Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела. Он выполняет ту же функцию, что и анкета (отражает основные персональные и биографические сведения о сотруднике и составляется, как правило, уже после того, как сотрудник принят на работу).
Анкета же заполняется соискателем до приема на работу и включается в личное дело, только если данный соискатель становится сотрудником фирмы.
В личное дело могут включаться и анкета, и личный листок или один из этих двух документов.
В личный листок вклеивается фотография сотрудника размером 4х6. Заполняется листок без сокращений самим сотрудником, который после заполнения формы ставит личную подпись и дату, подтверждал достоверность указанных сведений.
Чтобы отразить изменения в учетных данных сотрудника, которые произошли после заполнения личного листка, нужно составить ДОПОЛНЕНИЕ к личному листку по учету кадров.
В личном листке по учету кадров должна содержаться актуальная информация о сотруднике. Чтобы сотрудник не забывал сообщать в отдел капрон сведения об изменениях в своих личных данных, включите в бланк листка такую фразу: «Обязуюсь своевременно извещать службу кадров обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров».
Листок по учету кадров, резюме, анкета
Общее понятие личного листка учета кадров, структура и назначение. Документы, используемые при заполнении личного листка учета кадров, дополнение к нему. Отличие анкеты от личного листка учета кадров, правовые аспекты их составления. Содержание резюме.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | контрольная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 08.02.2011 |
| Размер файла | 13,7 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Размещено на http://www.allbest.ru/
Тема: «Листок по учету кадров, резюме, анкета»
Введение
В последнее время появляется все больше материалов о технике проведения собеседований. Но, почему-то, не слишком часто встречается информация о дополнительных приемах, позволяющих провести собеседования (а, соответственно, и оценить профессиональные и личные качества соискателя) с наибольшей эффективностью.
Соискатель составляет резюме (краткая информация о себе как специалисте), заполняет анкету и личный листок учета кадров. Эти документы являются первичными учетными документами и составляют основу личного дела работника. Личные дела ведутся, как правило, на руководящих и специалистов организации. Первичные документы содержат сведения необходимые работодателю при решении вопроса о заключении трудового договора с работником.
1. Личный листок учета кадров
1.1 Общее понятие листка учета кадров
Личный листок учета кадров представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, об образовании, о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, о правительственных наградах, воинской обязанности, семейном положении, о месте проживания, паспортные данные и др.
Личный листок учета кадров заполняется от руки самим работником при поступлении на работу, на все вопросы (Рис. 1.) даются полные ответы, не допуская пропусков, исправлений и помарок.
Ответы на вопросы в личном листке учета кадров даются в полном соответствии с теми записями, которые содержатся в личных документах работника. Отрицательные ответы в графах личного листка даются без повторений вопроса (например, ученая степень — не имею).
В личный листок вклеивается фотография сотрудника размером 4х6. Заполняется листок без сокращений самим сотрудником, который после заполнения формы ставит личную подпись и дату, подтверждая достоверность указанных сведений. В личном листке по учету кадров должна содержаться актуальная информация о сотруднике. Чтобы сотрудник не забывал сообщать в отдел кадров сведения об изменениях в своих личных данных, включают в бланк листка такую фразу: «Обязуюсь своевременно извещать службу кадров обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров».
1.2 Документы, используемые при заполнении личного листка учета кадров
При заполнении личного листка учета кадров используются следующие личные документы:
— документы об образовании
— документы о наградах
— документы об изобретениях
— документы ВАК о присуждении ученых степеней и пр. льгот
1.3 Дополнение к личному листку учета кадров
Сведения об изменениях, касающихся работника, происшедших после заполнения личного листка учета кадров, отражаются в Дополнении к личному листку учета кадров.
Дополнения к личному листку учета кадров включают: фамилию, имя и отчество работника и два раздела, имеющих табличную форму.
В первом разделе указываются перемещения по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности, с указанием решения об утверждении и освобождении работника.
Во втором разделе указывают изменения других учетных признаков (о награждениях, о наложениях взысканий и пр.).
Все изменения указанные в Дополнении к личному листку учета кадров должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.
Обязательным реквизитом Дополнения к личному листку учета кадров отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел. Отметки состоят из надписи «Личное дело проверено», даты и подписи.
2. Анкета
2.1 Отличие анкеты от личного листка учета кадров
Наряду с личным листком учета кадров применяется аналогичная учетная форма — анкета. Она имеет расширенные вопросы по некоторым пунктам (вопросы об изменении фамилии и пр.). Кроме того, анкета подписывается после проверки данных, указанных в анкете, работником кадровой службы.
Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела. Он выполняет ту же функцию, что и анкета приема на работу (отражает основные персональные и биографические сведения о сотруднике), но составляется, как правило, уже после того, как сотрудник принят на работу. Анкета же заполняется соискателем до приема на работу и включается в личное дело, только если данный соискатель становится сотрудником фирмы. В личное дело могут включаться и анкета, и личный листок или один из этих двух документов.
2.2 Информация, предоставляемая в анкете
Анкета — это один из документов, посредством которого осуществляется сбор важных для работодателя сведений о претендентах на ту или иную должность. В дальнейшем на основании информации, представленной соискателем в анкете, кадровой службой организации будет формироваться личное дело работника.
Какой-либо нормативно-закрепленной формы анкеты в настоящее время нет. Невозможно разработать полностью информативную анкету. В каждом конкретном случае, для каждого предприятия она своя, в зависимости от информации, которую работодатель хотел бы получить от работника. Наиболее социально значимые вопросы, такие как место жительства, гражданство, право на работу, судимости, биографические и профессиональные данные должны быть в ней отражены (главное не переборщить с объемом анкеты). Как правило, работник заполняет анкету на этапе собеседования при приеме на работу.
Прежде всего, правильно заполненная анкета позволяет работодателю оценить претендента с точки зрения соответствия личностной спецификации, то есть понять, какими качествами обладает человек для успешного выполнения порученной ему работы.
2.3 Заполнение анкеты при приеме на работу
Анкетирование претендентов во многом зависит от внутрифирменных правил и чаще всего распространенно в крупных организациях. Как правило, соискателям не сообщается о предстоящем анкетировании, поэтому отправляясь на собеседование желательно прихватить с собой копии или оригиналы других документов, которые так или иначе могут способствовать успешному трудоустройству.
Обычно работодатели требуют заполнять анкету от руки, поэтому опрашиваемому необходимо подойти к этому процессу со всей ответственностью и постараться не допускать ошибок и исправлений. Для этого, лучше всего перед началом заполнения ознакомиться со всеми вопросами, представленными в анкете (Рис. 2), и набросать в уме предварительный план ответов.
Крайне не желательно оставлять в анкете незаполненные пункты. Так, например, если запрашиваемая информация не имеет никакого отношения к соискателю, в качестве ответа можно указать «не имеется». Это даст понять людям, которые будут читать анкету, что претендент не пропустил (сознательно или нет) какой-то вопрос.
2.4 Правовые аспекты составления анкет
Впервые, после принятия Конституции Российской Федерации в 1993 году, наше государство вспомнило о задекларированной в Основном законе своей обязанности охранять основные права и свободы человека, включая информацию о частной жизни своих граждан.
Таким образом, на этапе составления (разработки) формы анкеты не стоит забывать о статье 86 Трудового кодекса, которая запрещает работодателю собирать (получать) и обрабатывать персональные данные работника, затрагивающие его политические, религиозные и иные убеждения, а данные о частной жизни только с письменного согласия самого работника.
В исключительных случаях, прямо предусмотренных федеральным законом, работодатель вправе собирать указанные данные, если они непосредственно относятся к вопросам трудоустройства (например, при допуске к сведениям, содержащим государственную тайну).
Работодатели не вправе при приеме на работу (да и не только) собирать и обрабатывать персональные данные работника, относящиеся к его членству в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом».
Невредно напомнить, что на любом этапе работы с кадрами организация обязана соблюдать конфиденциальность, да и просто нормы приличия.
В случае не соблюдения режима конфиденциальности информации, минимально провинившийся работник получит выговор, и более, может быть уволен по пункту В статьи 81 Трудового кодекса или даже обвинен по статье 137 Уголовного кодекса РФ «Нарушение неприкосновенности частной жизни», максимальное наказание по которой — арест на срок от четырех до шести месяцев, что согласитесь тоже неприятно.
3. Резюме
3.1 Цель резюме
Резюме — это краткая информация о себе как специалисте, с указанием образования, специальности (квалификации), профессиональных достоинств, трудовой биографии, своих целей в поиске работы.
Резюме — это одно из самых эффективных средств саморекламы. Главная цель резюме — привлечь к себе внимание работодателя, создать у него благоприятное впечатление о себе и получить приглашение на личную встречу. Три основных правила составления резюме:
— краткость (не более 2 страниц машинописного текста)
— аккуратность (без ошибок и исправлений, четко, на хорошей бумаге)
— правдивость (не включайте ложную информацию, но правильно расставляйте акценты)
листок учет анкета резюме
3.2 Содержание резюме
— Заголовок: фамилия, имя, отчество (не употребляйте слово «резюме» в заголовке)
— Цель в поиске работы: какую работу вы можете и хотите делать.
— Основные личные данные: точный адрес с почтовым индексом, номер телефона, семейное положение.
— Опыт работы: в хронологическом порядке (как правило, обратном, начиная с последнего места работы) перечислить места работы с указанием дат и занимаемых должностей. (Для выпускников — краткие сведения о практике на предприятии с описанием знаний и навыков, которые приобретены в процессе стажировки, подчеркнуть свои достижения)
— Образование: укажите названия учебных заведений полностью, а не аббревиатуру, время учебы.
— Дополнительная информация: сведения, подчеркивающие ваши сильные стороны профессиональные и личностные: знание иностранных языков, компьютерная грамотность, наличие водительских прав, аккуратность, тщательность и внимательность при работе с документами и т.п.
Для составления резюме строгих правил не существует. Работодатели должны увидеть разнообразие талантов человека, сильные стороны его. Нужно быть предельно точными и ясными. Лучше уместить информацию на одной странице. В резюме необходимо указывать все так, чтобы работодатель увидел какой ценный вклад вы могли бы внести в работу организации. Свои уникальные способности можно внести в резюме, но в последнюю очередь.
Заключение
Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов документов. Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеет юридическую силу.
Такие документы, как — анкета, личный листок учета кадров, резюме, помогают работодателю быстрее определиться с выбором: подходит тот или иной работник их фирме, предприятию и др. или нет.
Для соискателя же очень важно правильно и грамотно составить для начала — резюме (зачастую информации предоставленной в резюме работодателю вполне достаточно), затем, если это требуется анкету. В личном листке учета кадров информация, заполненная работником должна быть правдивой и обдуманной. Таким образом, личный листок учета кадров, анкета являются достоверными документами, несущими информацию о работнике и формирующими первичную базу данных о персонале организации.
Список литературы
1. К.Е. Чуркин — Документационное обеспечение управления (делопроизводство): Учебное пособие. — Москва — Архангельск: МИУ, 2002. — 360 с.
2. Н. Макарова, Г. Николайчук, Ю. Титова — Компьютерное делопроизводство: учебный курс. — СПб.: Питер, 2003. — 140 с.
3. Стенюков М.В. — Документы. Делопроизводство. — М.: «Издательство ПРИОР», (издание 7-е, переработанное и дополненное), 2001.144 с.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Личный листок по учету кадров (анкета). Дополнение к личному листку по учету кадров. Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника. Выписка из протокола совещания. Приказ о наложении дисциплинарного взыскания. Трудовая книжка.
реферат [21,4 K], добавлен 14.12.2006
Понятие менеджера и требования, предъявляемые к нему. Проблема безопасности при отборе кадров. Анализ дефицита квалифицированных руководителей и тенденций в области их оплаты труда. Особенности и правила оценки резюме специалистами по подбору персонала.
курсовая работа [72,3 K], добавлен 28.02.2010
Методика написания характеристики, резюме, трудового договора, приказа и их содержание. Унифицированные формы по труду и его оплате, их применение на практике. Описание трудовой книжки и внесение в нее записей. Состав и документы личного дела работника.
контрольная работа [33,3 K], добавлен 07.06.2009
Трудовые ресурсы как объект управления на уровне государства, региона, отрасли, предприятия. Возможные источники формирования кадров. Оценка формирования кадров на ЗАО «Гуляйпольский сырзавод» и эффективность их использования, пути оптимизации кадров.
курсовая работа [222,1 K], добавлен 10.09.2009
Состав работников на предприятии. Структура кадров. Показатели движения трудовых ресурсов. Анализ кадров кафе «Гора»: исходные данные; расчет коэффициентов выбытия, прибытия кадров на предприятие; анализ значений коэффициентов выбытия и прибытия кадров.
курсовая работа [54,6 K], добавлен 12.07.2008
Основные факторы и мотивы текучести. Управление текучестью кадров. Специфика текучести кадров на современных промышленных предприятиях. Анализ текучести кадров на ОАО «Тверской «Вагоностроительный завод» (ОАО «ТВЗ»). Пути снижения текучести кадров.
курсовая работа [460,4 K], добавлен 13.04.2014
Определение назначения, характеристика стилей составления и изучение основных правил оформления резюме. Описание образца составления резюме и изучение основных правил составления сопроводительного письма к нему. Грамматические рекомендации к резюме.
Кадровое делопроизводство: учетная кадровая документация
Группа учетной документации выполняет функцию по учету кадров и является накопителем персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующей обработке необходимых сведений по составу и движению кадров.
С точки зрения последовательности регистрации и накопления учетных данных о работниках в составе учетной документации можно выделить две подгруппы:
1) первичные учетные документы;
2) производные (вторичные) учетные документы.
Первичные учетные документы содержат исходную информацию и заполняются на основе персональных документов предоставляемых работниками при приеме на работу.
Они включают в себя: личное дело, личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров.
Личное дело.
Личное дело — совокупность документов, содержащих персональные данные работника и иные сведения, связанные с его трудовой деятельностью.
Личное дело не является обязательным в составе кадровой документации.
Как правило, личные дела ведутся в различных государственных органах, а в секторе частного бизнеса — на руководящий состав работников, специалистов, материально-ответственных лиц. Работодатель в условиях современного кадрового делопроизводства вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости заведения личных дел. При этом независимо от выбора работодателя все необходимые персональные данные на каждого работника отражаются в личной карточке (унифицированная форма №Т-2).
Порядок работы с личными делами не регламентирован законодателем, в связи, с чем работодатели самостоятельно решают вопросы их формирования и ведения.
Исключение составляют личные дела государственных служащих.
Ведение личных дел федеральных государственных служащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 года №640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы».
Ведение личных дел государственных гражданских служащих Российской Федерации регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года №609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».
Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процедуру приема на работу, а впоследствии — все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника у данного работодателя.
На основе анализа нормативных актов по кадровому делопроизводству и, прежде всего, пункт 337 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года можно сделать вывод, что в состав личного дела входят следующие документы:
Ø внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
Ø анкета или личный листок по учету кадров;
Ø автобиография или резюме;
Ø копии документов об образовании;
Ø копии документов об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);
Ø характеристики или рекомендательные письма;
Ø заявление о приеме на работу;
Ø дополнение к личному листку по учету кадров;
Ø копии приказов о приеме на работу, переводе, увольнении (или выписки из них);
Ø справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.
Согласно пункту 6.2.10. Приказа Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» документы в личных делах должны располагаться в хронологическом порядке по мере их поступления.
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле должна содержать сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.
Внутренняя опись документов личного дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Личный листок по учету кадров включает в себя биографические сведения о работнике, его образовании, предыдущих местах работы с начала трудовой деятельности, семейном положении и другое.
Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы:
Ø документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
Ø документы об имеющихся изобретениях.
«Анкета» — документ аналогичный «Личному листку по учету кадров», который иногда применяется при оформлении приема на работу. В отличие от личного листка, анкета подписывается не только самим лицом, принимаемым на работу, но и специалистом кадровой службы.
Иногда работника, принимаемого на работу, просят предоставить «Автобиографию» или «Резюме».
При формировании личного дела в него помещают копии документов, подтверждающие социально значимые факты (документы об образовании — аттестат, диплом, сертификат, свидетельство о рождении ребенка, свидетельство о расторжении брака и другое). Необходимо помнить, что помимо копии документов необходимо удостовериться в наличии оригиналов соответствующих документов.
Копии документов об утверждении в должности помещаются в личные дела руководителей (копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы, копия протокола общего собрания акционеров).
Если при приеме на работу представлялись характеристики или рекомендательные письма, работником составлялось заявление о приеме на работу, то они также подшиваются в личное дело работника.
Трудовые договоры, заключенные с работником, могут входить в состав документов личного дела или формироваться в отдельные дела.
В личное дело могут быть включены такие документы, как списки изобретений, научных трудов и другое.
Дополнение к личному листку по учету кадров — это документ вторичный по отношению к личному листку по учету кадров, он фиксирует только изменения произошедшие в трудовой деятельности и личной жизни работника. В этом документе содержаться: ФИО работника и разделы, предназначенные для внесения изменений и дополнений. Как правило, такой документ составляется в виде таблицы.
В первом разделе фиксируются сведения о работе, о переводах, изменениях в названии должности, структурного подразделения и так далее со ссылкой на дату и номер приказа по личному составу.
Во второй раздел вносятся данные об изменениях в профессиональной и личной жизни работника (например, изменение семейного положения, места постоянной регистрации), в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и тому подобное.
Изменения и дополнения в персональные данные вносятся на основании приказов по личному составу и документов, предоставляемых работниками (свидетельства о заключении брака, диплома и так далее). Устное заявление работника не является основанием для внесения указанных изменений. Новые документы с внесенными изменениями и дополнениями помещаются в личное дело вместе с ранее подшитыми.
В практике работы кадровых служб организаций принято включать в состав личного дела копии приказов (или выписки из них) о переводах на другую работу, освобождении от должности, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, изменении фамилий и другие. Однако вся эта информация содержится в «Дополнении к личному листку по учету кадров». В связи с этим можно рекомендовать не включать названные документы в личное дело.
Справки о состоянии здоровья, с места жительства, обходные листы и тому подобное могут не включаться в личные дела, поскольку информация из них переносится в «Дополнение к личному листку по учету кадров». При необходимости они формируются в самостоятельные дела и хранятся в течение трех лет.
Необходимо иметь в виду, что в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) запрещается при приеме на работу требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.
Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку. Листы дела нумеруются в процессе формирования дела. При помещении в личное дело нового документа данные о нем первоначально вносятся в опись дела, затем листы документа нумеруются и только после этого документ подшивается.
Обложка личного дела, как и обложки дел постоянного хранения, составляется и оформляется по форме установленной ГОСТом 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411).
На обложке личного дела указываются полностью: наименование организации, заголовок дела, фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, проставляется индекс дела, порядковый номер дела (как правило — табельный номер).
Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.
Личные дела хранятся в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек. Ответственность за их хранение возлагается на лиц, ведущих кадровую документацию.
При работе с документами, входящими в состав личных дел, необходимо учитывать, что они относятся к персональным данным работника, охраняемым в соответствии с действующим законодательством.
В целях ограничения несанкционированного доступа к персональным данным работников все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел должны выполняться одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и доступ к делам других работников. Документы для формирования и ведения личных дел сдаются ему под роспись в передаточном журнале работником, отвечающим за процесс документирования трудовых правоотношений с работником.
Приказом работодателя должен быть установлен порядок выдачи, ознакомления с личными делами сотрудников и круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, также можно это сделать в Положении о персональных данных работников. В случае изъятия из личного дела документа в описи дела производится запись с указанием основания для подобного действия (приказ, разрешение руководителя) и нового местонахождения документа. Согласно пункту 3.2.3. Приказа Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», с документа, подлежащего изъятию, снимается копия, которая подшивается на место изъятого документа. Отметка в описи и копия заверяются росписью работника отдела кадров.
Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены. Работник имеет право знакомиться только со своим личным делом в помещении кадровой службы. Факт ознакомления с личным делом также фиксируется в описи дела.
При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.
При возврате дела тщательно проверяется сохранность документов, отсутствие повреждений, включения в дело других документов или подмены документов.
В помещении кадровой службы хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела могут располагаться по порядку номеров или по алфавиту фамилий сотрудников.
После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение. Личные дела уволенных работников в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года хранятся 75 лет. Личные дела руководителей хранятся постоянно. Для хранения используются запирающиеся металлические сейфы, шкафы, обеспечивающих полную сохранность документов.
Личная карточка работника.
Личная карточка (форма №Т-2) заполняется на работников всех категорий, включая временных и сезонных работников, основных и совместителей. Личная карточка является основным документом по учету личного состава.
Она ведется на протяжении всего периода трудовой деятельности работника у данного работодателя, начиная с приема на работу, и закрывается только при увольнении. На работников, принятых на работу по гражданско-правовым договорам, личные карточки не ведутся.
Личная карточка №Т-2 относится к группе обязательных кадровых документов. Форма личной карточки унифицирована и относится к системе первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
В связи со спецификой отдельных сфер трудовой деятельности Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утвердило еще две учетные формы: №Т-2ГС (МС) и №Т-4.
Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма №Т-2ГС (МС)) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы. Ведется вместо формы №Т-2, имеет аналогичное содержание.
Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма №Т-4) заполняется параллельно с формой №Т-2 в научных, научно-исследовательских, научно-производственных организациях, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии для учета научных работников. Заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочее), а также сведений сообщенных о себе работником.
Значимость личной карточки заключается в том, что при утрате трудовой книжки она является единственным документом, прямо подтверждающим трудовой стаж работника.
Не следует путать личную карточку №Т-2 с такими документами, как, например, личный листок по учету кадров или анкета, которые входят в состав личного дела. Эти документы заполняются самим работником, составляются в произвольной форме и могут отсутствовать, если у данного работодателя не утвержден порядок оформления личных дел.
Личная карточка заполняется только специалистом кадровой службы на всех лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма №Т-1 или №Т-1а). Личные карточки хранятся в сейфе, образуя отдельную картотеку по алфавиту фамилий работников.
При заполнении личной карточки используются сведения из следующих документов, предъявляемых работником при приеме на работу (в соответствии со статьей 65 ТК РФ):
— документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
— трудовой книжки (для совместителей – копии трудовой книжки);
— страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
— свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
— документов воинского учета (для военнообязанных).
При заполнении личной карточки также используется дополнительная информация, которую сообщает о себе работник.
Обратите внимание!
В отдельных случаях с учетом специфики работы работодатель может потребовать (при согласии работника) предъявления дополнительных документов при заключении трудового договора. При этом перечень дополнительных документов устанавливается не самостоятельно работодателем, а необходимость их предоставления должна быть прямо установлена нормативным актом: ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и Постановлениями Правительства Российской Федерации.
Во всех иных случаях, запрещается требовать от лица, поступающего на работу, какие-либо дополнительные документы, помимо предусмотренных законом.
К таким дополнительным документам, как правило, относят: свидетельство о рождении ребенка, свидетельство о заключении брака, справка о беременности женщины, документы об инвалидности, нахождении в зоне воздействия радиации в связи с аварией на Чернобыльской АЭС и другие.
Но требовать от лица, поступающего на работу предоставления указанных документов в обязательном порядке, работодатель не имеет права. Вместе с тем, предоставление указанных документов в интересах самого работника, поскольку в противном случае, работодатель не сможет предоставить работнику положенные законом льготы и гарантии.
Унифицированная форма личной карточки №Т-2 состоит из четырех листов и содержит следующие разделы:
I. «Общие сведения»;
II. «Сведения о воинском учете»;
III. «Прием на работу и переводы на другую работу»;
V. «Повышение квалификации»;
VII. «Награды (поощрения), почетные звания»;
IX. «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством»;
X. «Дополнительные сведения»;
XI. «Основание прекращения трудового договора (увольнения)».
В разделе I «Общие сведения» указывая сведения о работнике, следует руководствоваться следующими правилами:
1. Фамилия, имя, отчество указываются на основании паспорта и записываются полностью и разборчиво.
При этом обязательно заполняются и зоны кодирования информации в соответствии с общероссийскими классификаторами: ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР.
ОКАТО – «Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления» ОК 019-95 утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 31 июля 1995 года №413;
ОКИН – «Общероссийский классификатор информации о населении. ОК 018-95» утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 31 июля 1995 года №412;
ОКСО – «Общероссийский классификатор специальностей по образованию. ОК 009-2003» утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 сентября 2003 года №276-ст;
ОКПДТР – Постановление Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года №367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94».
2. Дата и место рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью, например: «12 декабря 1964 года». Соответственно код указывается следующим образом: 12.12.1964.
3. Гражданство записывается без сокращения. Запись гражданства и ее кодирование производится в соответствии с ОКИН, они могут быть следующими:
· гражданин Российской Федерации — 1;
· гражданин Российской Федерации и иностранного государства — 2 (в случае двойного гражданства указывается, какого именно государства гражданство);
· иностранный гражданин (указывается какого государства) — 3;
· лицо без гражданства — 4.
4. Степень знания языка при заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» раздела I формы №Т-2 указывается следующим образом: «владею свободно» (код по ОКИН — 3), «читаю и могу объясниться» (код по ОКИН — 2), «читаю и перевожу со словарем» (код по ОКИН — 1).
5. Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании документа об образовании.
Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и ОКСО.
Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:
· начальное (общее) образование — 02;
· основное общее образование — 03;
· среднее (полное) общее образование — 07;
· начальное профессиональное образование — 10;
· среднее профессиональное образование — 11;
· неполное высшее образование — 15;
· высшее образование — 18;
· послевузовское образование — 19.
Окончившие три курса высшего учебного заведения относятся к лицам с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием.
Два блока граф для заполнения сведений об образовании предназначены в форме №Т-2 для указания сведений об окончании второго образовательного учреждения.
6. Профессия (основная) указывается полностью на основании штатного расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Другая профессия — на основе документов, подтверждающих приобретение второго образования, специальности. Кодируются в соответствии с общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94», утвержденным Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года №367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94» (далее — ОКПДТР).
7. Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные у данного работодателя) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке работника и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов, указывается в днях, месяцах, годах.
8. Состояние в браке записывается и кодируется в соответствии со следующими возможными значениями в соответствии с ОКИН:
· никогда не состоял (не состояла) в браке — 1;
· состоит в зарегистрированном браке – 2;
· состоит в незарегистрированном браке — 3;
· вдовец (вдова) — 4;
· разведен (разведена) — 5;
· разошелся (разошлась) — 6.
9. В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства.
Действующее законодательство не содержит общего понятия «семья», однако на основе анализа норм статьи 2 Семейного кодекса Российской Федерации и статьи 1142 Гражданского кодекса Российской Федерации к кругу членов семьи можно отнести: супругов, родителей и детей (включая усыновителей и усыновленных).
10. Паспортные данные указываются в точном соответствии с паспортом.
11. Место жительство (по паспорту) указывается на основании паспорта, фактическое – со слов работника. Код места жительства определяется по ОКАТО.
Документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:
· военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;
· удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.
Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты на граждан, пребывающих в запасе:
пункт 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;
пункт 3 «Состав (профиль)» — заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и тому подобное);
пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» — записывается полное обозначение (шесть цифр, например, «021101» или шесть цифр и буквенный знак, например, «113194А»);
пункт 5 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»:
в пункте 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом):
строка а) — в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
строка б) — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу:
пункты: пункт 1 «Категория запаса», пункт 3 «Состав (профиль)», пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и пункт 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;
пункт 2 «Воинское звание» — делается запись «подлежит призыву»;
пункт 5 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, производится на основании информации из перечисленных документов.
В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».
После заполнения раздела II «Сведения о воинском учете», внизу второй страницы формы №Т-2 работник кадровой службы обязательно заверяет указанные данные своей личной подписью, с указанием на должность и расшифровку подписи. Работник также подписывает вторую страницу формы №Т-2 и проставляет дату её заполнения. Строчка, содержащая личную подпись работника — это образец подписи, на основании которого ему будут выплачивать заработную плату.
Обратите внимание!
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие личные данные (например, изменение семейного положения, места жительства, в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и тому подобное), которые заверяются подписью работника кадровой службы. Изменения и дополнения вносятся на основании приказов по личному составу и документов, предоставляемых работниками (свидетельства о браке, диплома и так далее). Устное заявление работника не является основанием для внесения указанных изменений, за исключением малозначительных данных (например, касающихся номера телефона).
Наиболее важными являются сведения раздела III «Прием на работу и переводы на другую работу» и XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)».
Записи в этих разделах производятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы №Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма №Т-5) и приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (формы №Т-8, Т-8а).
Эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника.
В раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» вносит сведения по мере работы работника в организации и должны соответствовать записям в трудовой книжке, повторяя дату, номер приказа о приеме, переводе работника, название должности, структурного подразделения. Кроме того, в конце каждой записи в III разделе личной карточке проставляется подпись работника о том, что он ознакомлен с записью, сделанной в его трудовой книжке.
Последний раздел личной карточки XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» заполняется работником кадровой службы при прекращении трудовых отношений с работником. Основанием прекращения трудового договора (увольнения) является формулировка причины увольнения на основании соответствующей статьи ТК РФ, полностью повторяющая запись в трудовой книжке работника. Датой увольнения является последний день работы работника. Реквизиты приказа (дата и номер), который является основанием заполнения данного раздела, также указываются в точном соответствии с записью в трудовой книжке. Записи об увольнении заверяются подписью работника кадровой службы и работника.
Данные о повышении квалификации и профессиональной переподготовке записываются на основании документов (свидетельство, удостоверение), представляемых работником либо поступающих из отдела подготовки кадров.
При заполнении раздела VII «Награды (поощрения), почетные звания» необходимо указать виды поощрений (в соответствии со статьей 191 ТК РФ и локальными нормативными актами), применявшихся к работнику, а также следует перечислить государственные награды, присвоенные почетные звания.
В разделе VIII. «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы у данного работодателя. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.
В разделе IX указываются социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством.
В разделе «Дополнительные сведения» свободные строки могут заполняться данными по усмотрению работодателя. Например, записываются данные об обучающихся на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (указываются наименование образовательного учреждения, даты поступления в образовательное учреждение и его окончание) или о работающем инвалиде (на основании справки Медико-социальной экспертной комиссии (далее – МСЭК), группа инвалидности, степень утраты трудоспособности и дата ее установления, заключение МСЭК об условиях и характере труда).
Личные карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту. Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть оформлены, в соответствии с требованиями Росархива и храниться в архиве 75 лет.
Вторичные учетные документы производны, базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основные цели создания этой подгруппы документов:
— обеспечение полноты, достоверности и динамичности информации в работе с кадрами;
— обеспечение оперативного хранения кадровых документов;
— обеспечение эффективного поиска кадровых документов.
Вторичные учетные документы включают в себя: личную карточку работника (унифицированные формы №Т-2, №Т-2ГС (МС), №Т-4), документацию по учету рабочего времени и расчетов с персоналом и разнообразные регистрационные формы учетных сведений.
Далее подробно рассмотрим формы регистрации учетных сведений по составу и движению кадров.
Регистрационные формы ведутся для учета кадровой документации.
Выделяют следующие виды регистрационных форм:
— регистрационно-контрольные карточки (РКК);
— регистрационные журналы (книги);
— экранные формы (при использовании компьютерных технологий).
Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Но большинство форм разрабатываются по своему усмотрению работодателем.
В «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» утвержденный Росархивом от 6 октября 2000 года определил следующие основные учетные формы и сроки их хранения:
Личный листок vs. Личная карточка
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
ПОСТАНОВЛЕНИЕ КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
26 марта 2004 г. N 2
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ,
ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ
11. Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме согласно приложению 2.
Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.
При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования:
на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер "да", "нет";
не допускается прочеркивание граф; в случае отрицательного ответа указывается: "не имею", "не участвовал" и т.п.;
фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже. Например: Сидорский Олег Николаевич;
в графе "Дата рождения" арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения. Например: 15.08.1962;
место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Например: БССР, дер. Леньки Слуцкого р-на Минской обл.;
в графе "Гражданство" указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.);
в графе "Образование" указывается: "общее среднее", "профессионально-техническое", "среднее специальное", "высшее";
если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;
наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью;
в графе "Какие имеете труды и изобретения" перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: "Список научных трудов (изобретений) прилагается";
в графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности;
в графе "Семейное положение" указываются данные на момент заполнения личного листка: "холост (не замужем)", "женат (замужем)", "разведен (разведена)", "вдовец (вдова)", после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи).
Например:
женат:
жена — Трофимова Елена Константиновна, 1964 г.р.,
сын — Сидорский Кирилл Олегович, 1988 г.р.,
дочь — Сидорская Анастасия Олеговна, 1992 г.р.,
мать — Гуревич Нина Павловна, 1937 г.р.;
в графе "Место жительства" указываются адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон.
На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.
Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.
Приложение 2
к Инструкции
о порядке формирования,
ведения и хранения
личных дел работников
1.4. Личный листок по учету кадров
Поступающий на работу заполняет личный листок по учету кадров (приложение 2 к Инструкции N 2) в одном экземпляре. Не допускается делать исправления и помарки. Данные вносятся на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Так, к обязанностям работников кадровой службы (специалиста по кадрам) относится в том числе обязательная сверка на соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.
При заполнении личного листка по учету кадров может возникнуть ряд вопросов. Остановимся на некоторых из них.
1. Какие языки следует указывать при заполнении п. 7: иностранные или в том числе русский и белорусский?
В Республике Беларусь два государственных языка: белорусский и русский (ст. 17 Конституции Республики Беларусь). Кроме того, руководители, другие работники государственных органов, органов местного управления и самоуправления, предприятий, учреждений, организаций и общественных объединений должны владеть белорусским и русским языками в объеме, необходимом для исполнения ими своих служебных обязанностей (ст. 4 Закона Республики Беларусь от 26.01.1990 N 3094-XI "О языках в Республике Беларусь"). Таким образом, владение государственными языками является предписанным условием для трудоустройства в Республике Беларусь и, по нашему мнению, указывать государственные языки в личном листке по учету кадров нецелесообразно. Предполагается, что в п. 7 личного листка по учету кадров необходимо указывать иностранные языки, которыми владеет работник.
2. При заполнении таблицы в п. 10 графы "Местонахождение учреждения, организации, предприятия" достаточно ли указать наименование населенного пункта?
Очень часто работник до момента трудоустройства на предприятии имеет обширную трудовую биографию и по причине того, что в трудовой книжке полный адрес предприятия не указывается (Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утв. Постановлением Минтруда от 09.03.1998 N 30), полагаем, что достаточно будет указать населенные пункты предыдущих мест работы.
3. В п. 17 необходимо указывать место фактического проживания или адрес регистрации, если они отличаются?
Если фактический адрес проживания и адрес регистрации отличаются, нужно указывать оба адреса (п. 11 Инструкции N 2).
4. Следует ли в номере контактного телефона указывать код города, оператора?
Из-за большого количества сотовых операторов, а также в целях конкретизации сведений полагаем целесообразным указывать помимо номера телефона еще и код города или оператора (для мобильных телефонов).