Функции документа
Любой документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие — это информационная, социальная, коммуникативная, культурная. Специальные — управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.
Рис 1. Функции документа
Общекультурная мемориальная (памятниковая)
Главная, наиболее обобщающая функция документа — это хранение и передача (распространение) информации во времени и/или пространстве. Документ создается для обеспечения потребностей общества с помощью размноженной документной информации.
Информационная функция — это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Существует правило: больше информации в возможно меньшем объеме документа (отчет о НИР — статья — монография — учебник — энциклопедия: документы расположены по степени увеличения информационной емкости). Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и др.
Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.
Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.); 2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).
Культурная функция — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).
Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.
Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время. В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.) Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.
Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая — документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая — документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь, когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.
Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета — статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.
Мемориальная (памятниковая) функция — «способность документа служить внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы).
Гедоническая функция — способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, открытки, кинофильмы, диафильмы, видеофильмы, компакт-диски, грампластинки, магнитные фонограммы и т.п.).
К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.
Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли одной его функции (например, учебник — учебная, указ — правовая, афиша — рекламная).
Знание функций документа позволяет уяснить целевое (для чего, с какой целью создан конкретный документ) и читательское (для кого создан документ — для детей, взрослых, специалистов, студентов и т.д.) назначение документа, с тем чтобы наиболее эффективно использовать его потенциальные возможности. От целевого и читательского назначения документа зависит характер информации, содержащейся в нем, тип и вид документа.
Знание функций документа позволяет:
Ё определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания;
Ё правильно понять роль документной информации (в отличие от устной, недокументной) в удовлетворении разнообразных читательских потребностей общества;
Ё осуществить научную классификацию и типологию документа (распределение документов по разным признакам на виды и типы);
Ё определить наиболее оптимальные пути и средства его изготовления, переработки, распространения, хранения и использования в библиотеках, органах НТИ, архивах, книжных магазинах и т.п.;
Функции управления
Слово «функция» в переводе с латинского языка означает «совершение», «исполнение».
Деятельность менеджеров можно представить как непрерывный процесс выполнения управленческих функций.
Функции управления — специализированные виды управленческой деятельности; обособленные направления управленческой деятельности, позволяющие осуществлять управляющее воздействие.
Любая функция управления включает в себя сбор информации, ее преобразование, выработку решения, придание ему формы и доведение до исполнителей.
По виду и направленности деятельности различают общие и конкретные функции управления.
Функции управления
Общие функции управления
Общие (основные) функции управления:
- осуществляются в каждой производственной системе и на каждом уровне управления;
- присущи управлению любой организацией;
- разделяют содержание управленческой деятельности на виды работ по признаку последовательности их выполнения во времени;
- относительно самостоятельны и в то же время тесно взаимодействуют.
Функция планирования состоит в определении целей организации и выработке мер по их достижению. Это действия, с помощью которых руководство придает единое направление усилиям всех членов организации.
Функция организации деятельности состоит в создании структуры управления предприятием, определении заданий подразделениям, установлении порядка их взаимодействия, подборе людей для конкретной работы, наделении их полномочиями и ответственностью. Это единственная функция, обеспечивающая взаимосвязь и повышающая эффективность всех других функций управления.
Функция координирования направлена на достижение согласованности и гармоничности в совместной деятельности всех элементов (направлений деятельности, подразделений, служб, отделов, подсистем) предприятия. Функцию координирования совместной деятельности можно назвать «настройкой системы».
Функция регулирования обеспечивает выполнение текущих мероприятий, связанных с устранением отклонений от заданного режима работы организационной системы. Применяется в процессе оперативного управления совместной деятельностью людей путем диспетчеризации на основе контроля и анализа этой деятельности.
Функция мотивации состоит в побуждении персонала к эффективной добросовестной деятельности для достижения целей организации. Направлена на определение потребностей персонала, разработку систем вознаграждения за выполненную работу, использование различных систем оплаты труда.
Функция контроля состоит в наблюдении за происходящими процессами в управляемом объекте, сопоставлении реально достигаемых результатов с запланированными, выявлении отклонений. Наиболее тесно связана с функцией планирования, поскольку контролирует движение организации к поставленным целям.
Функция учета деятельности реализуется для получения всесторонней информации о состоянии деятельности (производственной, коммерческой, финансовой и др.). Состоит в измерении, регистрации и группировке данных, характеризующих объект управления. Различают учет бухгалтерский, оперативный и статистический.
Функция анализа деятельности состоит в комплексном изучении деятельности предприятия с помощью аналитических и экономико-математических методов в целях объективной ее оценки, определения узких мест в развитии организации и возможных путей улучшения сложившегося положения. Важная задача анализа — установить степень выживаемости фирмы, ее способности противостоять внешним и внутренним дестабилизирующим факторам.
Функция принятия решений. Решение — это выбор, который должен сделать руководитель для выполнения должностных обязанностей. С помощью управленческих решений реализуются все перечисленные функции управления.
Конкретные функции управления
Под конкретными (специфическими) функциями управления понимают результат разделения управленческого труда. Такие функции включают в себя различные виды деятельности, отличающиеся назначением и способом реализации. Конкретные функции воздействуют не на все производство, а на его определенные стороны или части.
Именно на основе анализа конкретных функций формируют структуру управления, осуществляют подбор и расстановку кадров, разрабатывают системы информации, организации делопроизводства. Конкретные функции управления позволят четко определить, что, кому и когда делать. Выполнение конкретных функций в комплексе составляет процесс управления организацией (предприятием).
Каждая конкретная функция управления в организации является комплексной по содержанию и включает в себя общие функции: планирование, организацию, регулирование, мотивацию, контроль, анализ и т.д.
Тесты по «Основам менеджмента» с ответами
5. Постоянная проверка того, как организация осуществляет свои цели и корректирует свои действия.
4. Для сокращения потребности в контроле целесообразно:
1. + Создавать организационные и социально-психологические условия для персонала;
2. Создавать соответствующие социальные условия для персонала;
3. Создавать соответствующие организационные условия для персонала;
4. Постоянно совершенствовать систему стимулирования труда персонала;
5. Постоянно повышать квалификацию персонала.
5. Контроль должен быть:
1. Объективным и гласным;
2. Гласным и действенным;
3. + Объективным, деловым, эффективным, систематическим и гласным.
6. Что есть основой мотивации труда в японских корпорациях?
1. Получение высоких материальных вознаграждений;
2. + Гармонизация между трудом и капиталом;
3. Признание заслуг;
4. Постоянное повышение квалификации персонала;
5. Достижение конкурентного преимущества.
7. Какие основные группы потребностей выделил украинский ученый Туган-Барановский?
1. Физиологические и альтруистические;
2. Половые и физиологические;
3. + Физиологические, половые, симптоматические инстинкты и потребности, альтруистические;
4. Физиологические и симптоматические;
5. Физиологические, потребности в безопасности, в отношениях принадлежности, в самовыражении, в самоактуализации.
8. Когда исторически возник вопрос мотивации труда?
1. Со времен появления денег;
2. Со времен возникновения организаций;
3. Со времен появления руководителя организации;
4. + Со времен зарождения организованного производства;
5. Во время буржуазных революций в Европе.
Тест — 9. Как следует понимать мотивы престижа?
1. Попытки работника занять высшую должность в организации;
2. + Попытки работника реализовать свою социальную роль взять участие в общественно важной работе;
3. Попытки работника получать высокую зарплату;
4. Попытки работника взять участие в общественной работе;
5. Попытки работника иметь влияние на других людей.
10. Какие основные группы мотивов к труду выделил украинский ученый В. Подмарков?
1. Обеспечение и признание;
2. Признание и престиж;
3. + Обеспечение, признание, престиж;
4. Обеспечение и престиж;
5. Имидж, престиж.
11. Оперативные планы разрабатываются сроком на:
1. + Полгода, месяц, декаду, неделю;
2. По рабочим дням;
12. Под планированием понимают:
1. Вид деятельности;
2. + Отделённый вид управленческой деятельности, который определяет перспективу и будущее состояние организации;
3. Перспективу развития;
4. Состояние организации;
5. Интеграцию видов деятельности.
13. Организационное планирование осуществляется:
1. Только на высшем уровне управления;
2. На высшем и среднем уровнях управления;
3. На среднем уровне управления;
4. + На всех уровнях управления;
5. Определение потребностей подчиненных.
14. Если Вам придется объяснять, что представляет собой функция планирования, то Вы скажете что это:
1. + Установление целей и задач развития объектов управления, определение путей и средств их достижения;
2. Установление целей организации;
3. Определение путей и средств выполнения заданий;
4. Определение способов достижения целей организации;
5. Моделирование действий организации.
15. Одна из форм монополии, объединение многих промышленных, финансовых и торговых предприятий, которые формально сохраняют самостоятельность, а фактически подчинены финансовому контролю и руководству главенствующей в объединении группе предприятий:
16. Вид хозяйственной деятельности, при которой часть участников отвечает по долгам всем своим имуществом, а часть только в пределах своих взносов в уставной фонд
1. Дочернее товарищество;
2. Товарищество с ограниченной ответственностью;
3. Полное товарищество;
4. + Коммандитное товарищество;
5. Акционерное общество.
17. Вид хозяйственной деятельности, при которой ее участники отвечают по долгам предприятия своими взносами в уставной фонд, а при недостаче этих сумм — дополнительное имущество, которое им принадлежит:
1. Полное товарищество;
2. Товарищество с ограниченной ответственностью;
3. Коммандитное товарищество;
4. + Товарищество с дополнительной ответственностью;
5. Производственный кооператив.
18. Вид хозяйственной деятельности, когда все ее участники занимаются совместной предпринимательской деятельностью и несут солидарную ответственность по обязательствам общества всем своим имуществом это -:
1. Товарищество с дополнительной ответственностью;
2. Товарищество с ограниченной ответственностью;
3. + Полное товарищество;
4. Коммандитное товарищество;
5. Акционерное общество.
19. Организация, которая имеет однозначные внутренние взаимосвязи жесткую регламентацию всех сторон деятельности это:
1. Первичная организация;
2. Органическая организация;
3. Вторичная организация;
5. На корпоративном уровне.
20. К средствам мотивации труда не относятся:
2. Проведение производственных совещаний;
3. Повышение квалификации персонала;
4. + Обеспечение условий для самовыражения;
5. Объявление благодарности.
21. На уверенности в том, что за определенную выполненную работу человек получит вознаграждение основывается следующая теория мотивации:
22. В соответствии с концепцией Мескона основные (общие) функции управления реализуются в следующем порядке:
1. + Планирование, организация, мотивация, контроль;
2. Организация, планирование, контроль, мотивация;
3. Планирование, организация, контроль, мотивация;
4. Мотивация, контроль, планирование, организация;
5. Стратегия, планирование, организация, контроль.
23. Когда осуществляется заключительный контроль в организации?
1. До фактического начала выполнения работ;
2. + После, выполнения запланированных работ;
3. В ходе проведения определенных работ;
4. Тогда, когда удобно руководителю;
5. После достижения поставленных целей.
24. Когда осуществляется текущий контроль в организации?
1. После выполнения определенных работ;
2. До фактического начала выполнения определенных работ;
3. + В ходе проведения определенных работ;
4. Тогда, когда удобно руководителю;
5. Тогда, когда удобно коллективу.
25. Что обеспечивает управленческая функция «мотивация»?
1. Достижение личных целей;
2. + Побуждение работников к эффективному выполнению поставленных задач;
3. Исполнение принятых управленческих решений;
4. Обеспечение бесспорного влияния на подчиненного;
5. Побуждение работников к деятельности.
26. Если вам придется объяснять, что представляет собой функция мотивации, то Вы скажете, что это:
1. Процесс достижения поставленных перед администрацией целей;
2. Побуждение себя к эффективной деятельности;
3. +Процесс побуждения себя и других к эффективной деятельности достижения поставленных перед организацией целей;
4. Способ влияния на персонал с целью достижения целей;
4. + Механистическая организация;
5. Динамичная организация.
27. Определяются следующие фазы жизненного цикла организации:
1. Создание, становление, развитие, возрождение;
2. Рождение, зрелость;
3. + Рождение, детство, юность, зрелость, старение, возрождение;
4. Рождение, зрелость, возрождение;
5. Создание, развитие, зрелость, старение.
28. К основным составляющим элементам внутренней среды организации не относятся:
1. Потребители, конкуренты, законы;
3. Персонал, технологии;
4. Структура управления;
29. Что следует понимать под миссией организации?
1. Основные задания организации;
2. Основные функции организации;
3. Основное направление деятельности;
4. + Четко выраженные причины существования;
5. Основные принципы организации.
30. Если Вам придется объяснять что следует понимать под организацией, Вы скажете, что это:
1. Объединение людей для выполнения определенных работ;
2. + Сознательное объединение людей, которое действует на основании определенных процедур и правил и совместно реализует определенную программу или цели;
3. Группа людей, которые совместно реализуют определенные программы; .
4. Группа людей, которые объединяются на основе симпатии друг к другу для реализации личных целей;
5. Объединение людей по интересам.
31. К внутренней среде относятся:
1. Поставщики, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, потребители, конкуренты;
2. Состояние экономики, изменения в политике, социальная культура, НТП, технологии, групповые интересы, международная среда;
3. + Цели, кадры, задачи, структура, технология, организационная культура;
4. Планы, прогнозы, организационная структура, мотивация, контроль ;
5. Партнеры, персонал, социально-психологические условия.
32. Тест по менеджменту. К внешней среде организации непрямого действия относятся:
1. Поставщики, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, потребители, конкуренты;
2. + Состояние экономики, изменения в политике, социальная культура, НТП, технологии, групповые интересы, международная среда;
3. Цели, кадры, задачи, структура, технология, организационная культура;
4. Планы, прогнозы, организационная структура, мотивация, контроль;
5. Партнеры, персонал, социально-психологические условия.
33. Какие принципы менеджмента обосновал в своей книге «Никомаховая этика» древнегреческий философ Аристотель?
1. + Этические и эстетические принципы;
4. Моральные принципы;
5. Специфические принципы.
34. Как можно объяснить сущность принципа «подчиненность личного интереса общему»?
1. В организации всегда должен учитываться только личный интерес руководителей организации;
2. Интерес одного работника должен преобладать над интересами организации в целом;
3. Интерес отдельных менеджеров должен преобладать над интересами отдельных групп работников;
4. + В организации интересы одного работника или группы не должен преобладать над интересами организации в целом;
5. Интерес организации не должен преобладать над интересами коллектива.
35. Что предусматривает дисциплина как принцип менеджмента?
1. Выполнение всеми работниками поставленных заданий;
2. + Четкое придерживание администрацией предприятия и его персоналом заключенного коллективного договора и контракта;
3. Выполнение менеджерами поставленных заданий;
4. Выполнение работниками аппарата управления поставленных заданий;
5. Полное подчинение работников руководящему аппарату.
36. Что должны отражать современные принципы менеджмента?
1. Основные закономерности управления;
2. Основные связи, которые складываются в системе;
3. Основные отношение, которые складываются в системе;
4. + Основные свойства, связи и отношения управления, которые складываются в системе;
5. Обязательное наличие цели при управлении.
37. Что является основой управления какой либо системы?
1. + Принципы, которые отражают рыночные условия хозяйствования;
2. Методы менеджмента;
3. Функции менеджмента;
4. Финансовые ресурсы;
5. Объект менеджмента.
38. Где по мнению отечественных и зарубежных специалистов менеджмента формировалась практика управления организацией?
1. В Шумерии, Македонии, Риме, Киевской Руси;
2. В Киевской Руси;
3. + В Риме и Шумерии;
4. В Шумерии и Македонии;
5. В Русской империи.
Тест. 39. Подход, который требует принятия оптимального решения, которое зависит от соотношения взаимодействующих факторов — это:
1. + Ситуационный подход;
2. Системный подход;
3. Процессный подход;
4. Поведенческий подход;
5. Текущий подход. ;
40. Если управление рассматривает все процессы и явления в виде целостной системы, которая имеет новые качества и функции, которые отсутствуют у элементов, которые их составляют, то мы имеем дело с:
1. Поведенческим подходом.
2. Процессным подходом;
3. Ситуационным подходом;
4. + Системным подходом;
5. Текущим подходом.
41. Что является составляющим элементом управления?
3. Экономические процессы;
4. Социально-экономические процессы;
42. Каким методам управления, организациями принадлежит ведущая роль в современных условиях?
43. К первичным потребностям относятся:
44. Потребности бывают:
1. Первичные и внутренние;
2. Внутренние и вторичные;
3. + Первичные, вторичные, внутренние и внешние;
4. Внутренние и внешние;
5. Первичные и внешние.
45. Мотивация базируется на:
1. Потребностях и самовыражении;
2. + Потребностях и вознаграждениях;
3. Вознаграждениях и удовлетворении отдельных людей;
4. Удовлетворении всех людей;
5. Самовыражении и вознаграждениях.
46. Основной формой материального стимулирования персонала организации является:
2. Премии и ценные подарки;
3. Ценные подарки и зарплата;
5. Премии и зарплата.
47. Что создает структуру управления организацией?
1. Совокупность линейных органов управления;
2. Совокупность функциональных служб;
3. Совокупность линейных и функциональных служб (органов);
4. + Совокупность органов управления;
5. Совокупность программно-целевых служб.
48. Анализ конкурентов организации проводится с целью:
1. Определения их стратегии и сильных сторон;
2. Определения их целей и сильных сторон;
3. + Определения их целей, стратегий, сильных и слабых сторон;
4. Определения стратегии;
5. Определения их целей и слабых сторон.
49. Цели организации должны удовлетворить такие основные требования:
1. + Достижимость, конкретность, ориентация во времени;
2. Достижимость и ориентация во времени;
3. Ориентация во времени и конкретность;
5. Ориентация во времени.
50. Когда получил широкое распространение в экономической литературе термин «организация»?
1. В 20-е годы XX столетия;
2. В 30-е годы XX столетия;
3. + В 60-е годы XX столетия;
4. В 70-е годы XX столетия;
5. В 80-е годы XX столетия.
51. Организация как объект менеджмента:
+ а. Выступает в качестве основной единицы рыночной экономики, в рамках которой принимаются управленческие решения
б. Служит связующим звеном между государством и потребителями произведенных благ и услуг
в. Помогает государству в сборе и аккумулировании различных видов налогов
52. Какие из перечисленных функций менеджмента базируются на потребностях и интересах работников?
53. Практика управления возникла:
а. В ходе бурной индустриализации промышленного производства
б. Одновременно с возникновением системного подхода к управлению
+ в. Одновременно с объединением людей в организованные группы
54. Конечной целью менеджмента является:
а. Рационализация организации производства
+ б. Обеспечение прибыльности предприятия
в. Повышение мотивации работников
55. Какова важнейшая функция управления?
+ а. Создание благоприятных условий для дальнейшего развития и функционирования предприятия
б. Повышение производительности труда работников
в. Постоянное внедрение достижений НТП в производство
56. Является ли управление производительным трудом?
а. Нет. Менеджеры и управленцы не принимают прямого участия в производственном процессе.
б. В зависимости от формы собственности и специализации организации
+ в. Да. Потому что управление — это неотъемлемая часть производственного процесса
57. Что не является продуктом труда менеджера?
+ а. Товары и услуги
б. Решение по выбору рынков сбыта
в. Подготовка бизнес плана
58. Размер организации в менеджменте определяется:
— Количеством отделов и структурных подразделений
+ Количеством работающих в ней людей
— Количеством постоянных клиентов и/или заказчиков
59. Цель стабилизационного менеджмента заключается в:
— Разработке мероприятий, способных повлиять на стабилизацию финансового состояния фирмы
— Вклинивании фирмы в отраслевые и межотраслевые структуры для стабилизации своего финансового состояния
+ Постоянном внедрении и проведении мероприятий, направленных на стабилизацию финансовой, кадровой, технико-технологической, внутренней и внешней структуры организации
60. Что характеризует норма управляемости?
+ Общее число человек, которые подчинены одному руководителю
— Закрепленное в должностной инструкции число обязанностей для каждого отдельного сотрудника
— Время, за которое сотрудник выполнил задание руководителя
61. Менеджмент – это наука, изучающая:
— Взаимодействие работников внутри коллектива
+ Процессы управления материальными, сырьевыми, трудовыми и т.д. ресурсами фирмы
62. Методы исследования в менеджменте:
— Представляют собой конкретные способы реализации управленческих решений, которые ведут к достижению поставленных целей и задач
+ Это специфические способы познания, приемы, подходы и принципы, которые делают воздействие на объект управления эффективным
— Свод правил, норм и научных приемов, которые используются для изучения мотивационных признаков сотрудников
63. Менеджмент как наука – это:
+ Комплекс междисциплинарных исследований, направленных на изучение принципов принятия эффективных управленческих решений
— Специфическое экономическое знание, изучающее все виды ресурсов и управление ими
— Область знаний о том, как эффективно воздействовать на имеющиеся в организации ресурсы
64 — тест. Методы менеджмента — это:
— Подходы к подбору и выбраковыванию ресурсов
— Способы повысить эффективность используемых ресурсов
+ Приемы и способы воздействия на коллектив, а также отдельно взятых работников для достижения целей и миссии организации
65. Планирование как функция менеджмента заключается в:
+ Формулировании целей развития организации, а также определении способов их достижения
— Разработке тактических и стратегических планов хозяйственной деятельности организации
— Составлении производственных планов для каждого работника
66. Процесс принятия решений в менеджменте – это:
67. Критерием эффективности менеджмента является:
— Срок, в течение которого организация функционирует на рынке
+ Совокупность показателей, которые характеризуют, насколько эффективна работа управляемых в организации систем и подсистем
— Непрерывный рост прибыли
Тест. 68. Задачами менеджмента являются:
— Разработка и научное обоснование управленческих решений
— Создание необходимых условий для принятия рациональных и эффективных управленческих решений
+ Разработка, проверка на практике и внедрение научных методов, подходов и принципов, которые обеспечивают слаженную и бесперебойную работу коллектива и отдельных ее членов
69. Что является объектом и субъектом менеджмента?
— Объекты – управленческие решения, субъекты – менеджеры, подчиненные
+ Объекты – производственная деятельность и взаимодействие с контрагентами, ресурсы всех видов, рынок, информация, субъект – менеджер
— Объекты – деньги, трудовые ресурсы, рынок, субъект – рыночная экономика
70. Управление – это в менеджменте:
— Основной метод работы руководителя
— Процесс упорядочения информации и грамотное распоряжение ею
+ Процесс прогнозирования и планирования, организации, координации, мотивации и контроля, который позволяет сформулировать цели организации и наметить пути их достижения
71. Организация – это в менеджменте:
+ Группа людей, которые прикладывают совместные усилия для реализации конкретной цели, действуя при этом на основе определенных правил
— Основная управляющая система
— Основная управляемая подсистема
72. Родоначальник науки управления:
73. Основу мотивации трудового коллектива в японских компаниях составляет:
+ Равновесие между капиталом и трудом
— Постоянное повышение квалификационного уровня
— Бонусы за необычные подходы к решению трудовых задач
74. Кто реализует функцию контроля?
+ Все члены коллектива
— Высшее руководство фирмы
75. От чего зависит количество подчиненных у руководителя?
76. По какому принципу нельзя классифицировать управленческие решения?
Функция контроля в менеджменте
В продуктивной деятельности организации ключевую роль играет функция контроля в менеджменте. С ее помощью топ-менеджеры могут быстрее и эффективнее достигать целей. Система управления, развитая не до конца, приводит к падению качества продукции, снижению спроса, что негативно влияет на доходность бизнеса.
Что понимают под контролем в менеджменте
Планирование, организация, мотивация и регулирование ― это основные функции менеджмента, из которых контроль считается завершающим этапом управления. На этой стадии сопоставляют плановые и реальные показатели.
Контроль ― это комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на оценку деятельности предприятия. Необходимо проверять достижения поставленной цели как отдельных структурных подразделений, сотрудников, так и компании в целом.
Неопределенность и нестабильность внешней среды оказывают отрицательное воздействие на результаты работы фирмы. Сущность контроля как функции менеджмента состоит в том, чтобы выявлять риски и устранять их на первых этапах возникновения.
Сотрудники негативно относятся к пристальному надзору. Такой подход снижает качество труда, так как теряется мотивация, снижается уровень ответственности, пропадает инициативность. Грамотное регулирование без жесткого микроменеджмента, наоборот, позволяет работникам быстрее достигать поставленных целей.
Функции контроля выполняют менеджеры каждого структурного подразделения. Они отчитываются о проделанной работе перед вышестоящим начальством. Делегирование полномочий не допускается.
Основные цели
Надзор над деятельностью предприятия важен на каждом этапе производства продукции. Заблаговременное и качественное управление помогает предотвратить наступление кризиса, подавить причины его возникновения.
Функция контроля обеспечивает достижение таких целей:
● адаптация фирмы к изменениям окружающей среды;
● своевременное обнаружение отклонений;
● принятие мер по устранению недостатков;
● обеспечение плодотворного функционирования фирмы;
● рациональное использование ресурсов, в том числе финансовых и трудовых.
Как функция менеджмента, контроль предполагает выявление неопределенностей, которые негативно сказываются на общей деятельности компании. Если работник недопонимает поставленные перед ним задачи, то их достижение оказывается под угрозой. В таком случае главная задача топ-менеджера ― это разъяснение возложенных на сотрудника обязанностей, наставничество и помощь в выполнении работ.
Задачи и функции
Управленец обязан обеспечить бесперебойную обратную связь, чтобы сотрудники могли беспрепятственно контактировать между собой и с высшим руководством. Ведь функция контроля в рамках цикла менеджмента выполняет задачи, связанные с повышением продуктивности труда и качества результатов деятельности фирмы, чего достичь без должного уровня коммуникаций невозможно.
При помощи надзора выполняют следующие задачи:
● обеспечение работы компании согласно ранее разработанной стратегии;
● поддержка финансово-экономической, хозяйственной, производственной деятельностей предприятия;
● налаживание качественного документооборота;
● утверждение системы по безошибочной регистрации операций;
● соблюдение сотрудниками фирмы и ее руководством должностных инструкций.
Контроль выполняет оперативную, коммуникативную, информативную и защитную функции.
Оперативное регулирование помогает своевременно выявить недостатки и воздействовать на них. От того, насколько эффективно работники предприятия взаимодействуют между собой, зависит продуктивность достижения целей. Качественное управление не может существовать в отрыве от контроля. Сам надзор осуществляют таким образом, чтобы он не создавал общественного дискомфорта. Этим объясняется коммуникативная функция.
В процессе руководства менеджер получает информацию, на основании которой в дальнейшем принимает управленческие решения. Все регистры, отчеты, активы предприятия подлежат защите. Так менеджмент как наука описывает информативную и защитную функции надзора.
К функциям контроля менеджмента относится также превентивная, направленная на устранение обнаруженных слабостей в системе управления, на усиление надзорных операций, уязвимость которых становится причиной невыполнения работ.
Принципы регулирования в менеджменте
Контроль в менеджменте является функцией, которая завершает систему управления. Она должна быть всеобъемлющей, непрерывной, иметь регулярный характер и ориентироваться на конечный результат деятельности компании.
Контроль базируется на следующих принципах:
● гибкость ― надзор не мешает выполнению задач;
● адаптивность ― умение приспосабливаться к изменениям окружающей среды;
● доходчивость ― все мероприятия, проводимые в рамках управления, понимает каждый сотрудник компании;
● своевременность ― регулярное проведение контрольных операций во избежание допущения ошибок;
● экономичность ― затраты на осуществление контроля небольшие;
● действенность ― надзор помогает достигать поставленные цели.
Регулирование усиливают в случае возникновения побудительных мотивов: изменчивость окружающей среды, риск кризиса, снижение конкурентоспособности. Независимо от уровня надзора он отталкивается от основных принципов и направлен непосредственно на поддержание успеха фирмы.
Инструменты для эффективного функционирования контроля
Контроль как общая функция менеджмента выполняется при помощи набора инструментов. Наблюдение помогает отслеживать ситуацию. Если работник поступает неверно, менеджер должен указать на ошибку и помочь ее исправить, чтобы минимизировать риск появления подобных ситуаций в будущем.
1. Проверка ― это средство, применяемое уже после того, как сотрудник выполнил задачу. С ее помощью понимают достигнут или нет конечный результат.
2. Учет ― инструмент надзора, осуществляемый посредством составления и изучения отчетности. На основании подготовленной информации руководитель принимает управленческие решения.
3. Анализ ― развернутое средство надзора, схожее с учетом, но отличается тем, что осуществляется после завершения цикла. Результаты деятельности оценивают после проведения исследований: производственных, финансовых, инвестиционных, социально-экономических, экономико-статистических. Для этого часто используют методы SWOT, PEST, SPACE или матричную модель.
Основные виды
Контроль как основная функция менеджмента может быть предварительным, текущим, заключительным. Менеджер применяет конкретный тип регулирования в зависимости от этапа управления.
Перед запуском производства или отдельного цикла проводят предварительную ревизию. Сам процесс работы подлежит текущему надзору, а заключительный вид используют после достижения результатов деятельности.
1. Предварительный.
Комплекс мероприятий, направленных на подготовку к активной работе. Его проводят для того, чтобы понять, насколько компания готова к запуску цикла. В рамках предварительного надзора реализуют правила, линии поведения, процедуры. Под управление попадают сотрудники, финансы и материальные ресурсы.
Ревизию человеческого фактора осуществляют при помощи проверки квалификационного уровня кадров. Это помогает понять, смогут ли работники качественно выполнить поставленные перед ними задачи.
В области финансов предварительный надзор реализуют путем анализа бюджетов, прогнозов. При выявлении ошибок финансовый план отправляют на доработку.
Из материальных ресурсов низкого качества хороший продукт не получится, именно поэтому менеджер обязан проверить сырье и определить, можно ли использовать его в производственном процессе.
2. Текущий.
Текущий контроль как основная функция менеджмента не предполагает оценку результатов деятельности предприятия. Его проводят непосредственно в процессе работы. По сути, начальник следит за тем, как работники выполняют обязанности, а в случае необходимости корректирует их действия.
Текущий надзор реализуют при помощи обратной связи, поэтому важно организовать должный уровень коммуникаций. Он имеет два подвида: стратегическое и оперативное управления. Первый тип регулирования осуществляют посредством оценки промежуточных результатов деятельности, их сверки с планом, а второй направлен непосредственно на наблюдение за процессом работы.
3. Заключительный.
Заключительный контроль как функция менеджмента, кратко говоря, представляет собой анализ достигнутых показателей. Его нельзя рассматривать в качестве инструмента недопущения ошибок. При таком подходе менеджер знакомится с результатами деятельности только после выполнения работы. Внести коррективы в случае обнаружения ошибок уже невозможно.
Заключительный контроль больше необходим для составления планов на будущее. Он помогает понять, какая погрешность привела к искажению результатов, что позволяет учесть ее при разработке нового прогноза.
Этапы контроля в менеджменте
Менеджеру важно знать все пункты, которые функция контроля включает в себя. В менеджменте выделяют 4 основные этапа: определение параметров, создание модели, сбор информации, внесение коррективов.
Контроль начинают с составления плана. В нем отражают показатели, к которым компания обязана стремиться на всех этапах своей деятельности.
Второй этап заключается в создании организационной структуры. Предприятие разрабатывает конкретные правила, на которые менеджер опирается при осуществлении надзора. В них прописывают, откуда берут средства на выполнение задач, когда сравнивать результат работы с планом, где проводить контрольные действия.
Заключительная ступень регулирования ― это сбор информации о проделанной работе и сравнение результатов с нормативами. Если анализ показывает, что конечный показатель не соответствует запланированному, менеджер вносит коррективы в деятельность отдельного структурного подразделения или предприятия в целом.
Как организовать эффективный контроль
Контрольная функция менеджмента помогает добиться желаемого результата только в том случае, если надзор внедрен грамотно и проводится эффективно. Для обеспечения продуктивности важно разработать стандарты, которые отвечают принципам объективности и достижимости.
Нельзя допускать, чтобы управленец прибегал к регулированию только в случае острой необходимости. Контроль ― это непрерывный процесс, который повторяется с каждым новым циклом. Рекомендуется избегать тотального и скрытого надзора. Такой подход вызывает негативные общественные настроения, что приводит к небрежному выполнению работы.