Вычет на ребенка‑студента: как часто работодатель должен требовать от родителей документы
При участии Юлия Бусыгина
Стандартный налоговый вычет по НДФЛ на ребенка-студента родители получают у своего работодателя. Должны ли родители ежегодно подавать соответствующее заявление и справку из образовательного учреждения? На этот вопрос Минфин ответил в письме от 21.07.20 № 03-04-05/63596.
В пункте 3 статьи 218 НК РФ сказано, что стандартные налоговые вычеты предоставляются физлицу на основании его письменного заявления и документов, подтверждающих право на вычет. Требования о ежегодном представлении заявления для получения стандартного налогового вычета на ребенка НК РФ не содержит.
На этом основании в Минфине делают вывод: заявление на вычет достаточно подать налоговому агенту только один раз. Если у налогоплательщика в следующем налоговом периоде сохраняется право на получение вычета на ребенка, то повторно представлять заявление не требуется.
ВАЖНО
Если в заявлении указано, что работник просит предоставить вычет только в определенном налоговом периоде, то для получения вычета в следующем налоговом периоде необходимо будет подать новое заявление.
Что касается подтверждающего документа — справки из образовательного учреждения — то тут, к сожалению, разъяснения Минфина расплывчаты. Как сказано в комментируемом письме, «при решении вопроса о периодичности представления справки следует исходить из того, что налоговый вычет предоставляется за период обучения ребенка (детей) в организации, осуществляющей образовательную деятельность». Из этого можно сделать вывод о том, что и справку об обучении можно представить только один раз, если в ней указан весь период обучения ребенка.
Справочник по стандартным вычетам на ребенка
Подборка актуальных проблем при предоставлении вычета.
В каком порядке предоставляется налоговый вычет на детей?
Налоговый вычет производится на каждого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет.
Стандартные налоговые вычеты, установленные пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ, предоставляются налогоплательщику за каждый месяц налогового периода путем уменьшения в каждом месяце налогового периода налоговой базы на соответствующий установленный размер вычета.
Уменьшение налоговой базы производится с месяца рождения ребенка (детей) или с месяца, в котором произошло усыновление, установлена опека (попечительство), или с месяца вступления в силу договора о передаче ребенка (детей) на воспитание в семью и до конца того года, в котором ребенок (дети) достиг (достигли) возраста, указанного в абз.12 данного подпункта, или истек срок действия либо досрочно расторгнут договор о передаче ребенка (детей) на воспитание в семью, или смерти ребенка (детей).
Представляется ли налоговый вычет родителю в случае нахождения его ребенка в интернате?
Нахождение детей в интернате на период их обучения не означает, что они не находятся в том числе на обеспечении родителей. Соответственно, родители имеют право на получение стандартного налогового вычета на детей по налогу на доходы физических лиц, если они несут соответствующие расходы на обеспечение детей. (см. Письмо Минфина РФ от 09.11.2018 № 03-04-05/80485).
Какими документами можно подтвердить, что родитель (супруг родителя) осуществляет расходы по обеспечению ребенка?
Статьей 99 СК РФ установлено, что соглашение об уплате алиментов (размере, условиях и порядке выплаты алиментов) заключается между лицом, обязанным уплачивать алименты, и их получателем, а при недееспособности лица, обязанного уплачивать алименты, и (или) получателя алиментов — между законными представителями этих лиц.
В силу ст. 100 СК РФ соглашение об уплате алиментов заключается в письменной форме и подлежит нотариальному удостоверению.
В Письме Минфина РФ от 07.11.2018 № 03-04-05/80099 сказано, что документами для подтверждения права на получение стандартного налогового вычета на детей, в частности, могут быть копии свидетельств о рождении детей, копия паспорта (с отметкой о регистрации брака между родителями) или копия свидетельства о регистрации брака, исполнительный лист (постановление суда) о взыскании алиментов или нотариально удостоверенное соглашение об уплате алиментов, документы, подтверждающие уплату алиментов.
В случае если родитель не перечисляет алименты на содержание детей на основании судебного решения (по исполнительному листу) либо на основании нотариально заверенного соглашения, при этом несет самостоятельно расходы на содержание ребенка, документами, подтверждающими понесенные им расходы, будут являться:
- копии кассовых чеков, квитанции, договоры, оформленные на это лицо в пользу ребенка, и пр.;
- документы, подтверждающие расходы на ребенка, в том числе письменное заявление бывшей супруги (матери ребенка) о том, что отец ребенка участвует в его обеспечении.
Таким образом, поскольку право на получение стандартного налогового вычета возникает у налогоплательщика при условии, что налогоплательщик является родителем и ребенок находится на его обеспечении,полагаем, что без нотариально заверенного соглашения на оплату алиментов стандартный налоговый вычет такому лицу не представляется.
Исходя из вышеизложенного если отец ребенка находится в разводе и фактически не проживает с ребенком, то документами для подтверждения его права на получение стандартного налогового вычета, в частности, могут быть:
- копия свидетельства о рождении ребенка;
- справка с места учебы ребенка;
- документы, подтверждающие факт перечисления денежных средств на обеспечение ребенка. Такими документами могут быть платежные документы (квитанции к приходным кассовым ордерам, чеки ККТ, платежные поручения, банковские выписки и др.), подтверждающие понесенные на ребенка расходы;
- письменное заявление бывшей супруги (матери ребенка) о том, что отец участвует в обеспечении детей.
Как предоставляется налоговый вычет на детей родителям, которые состоят в незарегистрированном браке?
Например, в отношении незарегистрированного брака в Письме Минфина РФ от 29.01.2014 № 03-04-05/3300 сказано, что если отцовство в отношении родителей, не состоящих в браке между собой, было установлено в порядке, предусмотренном ст. 48 и 49 СК РФ, для целей применения удвоенного стандартного налогового вычета значения не имеет.
Напомним, что согласноабз. 7 пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ удвоенный налоговый вычет по НДФЛ предоставляется единственному родителю (приемному родителю), опекуну, попечителю. Предоставление указанного налогового вычета единственному родителю прекращается с месяца, следующего за месяцем вступления его в брак.
Из Письма Минфина РФ от 24.07.2009 № 03-04-06-01/192 следует, что рождение ребенка у родителей, не состоящих в зарегистрированном браке, не означает отсутствие у ребенка второго родителя, то есть что у ребенка имеется единственный родитель. Следовательно, подобные случаи не подпадают под действие абз. 7 пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ.
Таким образом, родители, которые не состоят в зарегистрированном браке, имеют право на стандартный налоговый вычет, если ребенок находится на их обеспечении, проживая вместе с ними, то есть они несут расходы по содержанию такого ребенка.
В Письме Минфина РФ от 07.11.2018 № 03-04-05/80099 сказано, что факт совместного проживания супруга с ребенком супруги от первого брака может быть подтвержден:
- либо справкой с места жительства соответствующей жилищно-эксплуатационной организации (Единым информационно-расчетным центром);
- либо справкой товарищества собственников жилья, жилищного или жилищно-строительного кооператива;
- либо справкой городской поселковой и сельской администрации, а также может быть установлен в судебном порядке.
Сотрудница учреждения предоставила справку с места учебы ребенка в апреле, а в период с января по март стандартный вычет не предоставлялся. Может ли работодатель предоставить вычет с января?
В соответствии с п. 3 ст. 218 НК РФ стандартные налоговые вычеты предоставляются налогоплательщику одним из налоговых агентов, являющихся источником выплаты дохода, по выбору налогоплательщика на основании его письменного заявления и документов, подтверждающих право на такие налоговые вычеты.
Одним из подтверждающих документов для предоставления стандартного налогового вычета на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте от 18 до 24 лет является справка из организации, осуществляющей образовательную деятельность, в которой указаны период и форма обучения ребенка (Письмо Минфина РФ от 08.05.2018 № 03-04-05/30997). Этот документ нужно запрашивать от работника каждый год, как правило, не позднее 1 сентября (обычной даты начала нового учебного года).
После получения такой справки налоговый агент вправе предоставить вычет, но только за те месяцы, которые включаются в период обучения в образовательном учреждении.
Таким образом, работнику, который в марте принес заявление на «детский» вычет, нужно предоставить его, пересчитав налоговую базу и НДФЛ с 01.01.2019, если он является работником с начала года и имел право на вычет с начала года.
Должен ли работник каждый год обновлять документы для получения стандартного вычета
Минфин пояснил, должен ли работник для получения стандартного налогового вычета ежегодно подавать работодателю заявление и представлять справку из образовательной организации, где обучается его ребенок.
В письме от 21.07.2020 № 03-04-05/63596 ведомство напоминает, что стандартный налоговый вычет производится на каждого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет.
Для предоставления стандартного налогового вычета на ребенка требуется письменное заявление от родителя ребенка и документы, подтверждающие его право на налоговый вычет.
При этом НК РФ не содержит требований о ежегодном представлении заявления для получения стандартного налогового вычета на ребенка.
Это значит, что если налогоплательщика право на получение стандартного вычета на ребенка не прекратилось, то независимо от окончания налогового периода повторного представления заявления не требуется.
Вместе с тем если в заявлении указано, что работник просит предоставить налоговый вычет на ребенка только в определенном году, то для получения такого вычета в следующем году ему необходимо представить новое заявление.
Одним из подтверждающих документов для предоставления стандартного вычета на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте от 18 до 24 лет является справка из организации, осуществляющей образовательную деятельность, в которой указаны период и форма обучения ребенка.
Соответственно, при решении вопроса о периодичности представления справки следует исходить из того, что налоговый вычет предоставляется за период обучения ребенка (детей) в организации, осуществляющей образовательную деятельность.
Это значит, что если в справке указан весь период обучения ребенка, то ежегодное представление такого документа также не требуется.
Уведомление работодателя о поступлении в вуз
В этом году я поступил на бюджетное заочное направление магистратуры (2,6 года). При этом я работаю по трудовому договору стандартную пятидневку на полную ставку. Должен ли я уведомлять своего работодателя о том, что я поступил? Реализовывать свое право на оплачиваемый учебный отпуск я не намерен.
Закон предусматривает обширные гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с получением высшего образования по программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры, и работникам, поступающим на обучение по указанным образовательным программам.
Согласно ст. 173 Трудового кодекса РФ работникам, направленным на обучение работодателем или поступившим самостоятельно на обучение по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры по заочной и очно-заочной формам обучения и успешно осваивающим эти программы, работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка для:
— прохождения промежуточной аттестации на первом и втором курсах соответственно – по 40 календарных дней, на каждом из последующих курсов соответственно – по 50 календарных дней (при освоении образовательных программ высшего образования в сокращенные сроки на втором курсе – 50 календарных дней);
— прохождения государственной итоговой аттестации – до четырех месяцев в соответствии с учебным планом осваиваемой работником образовательной программы высшего образования.
Работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы:
— работникам, допущенным к вступительным испытаниям, – 15 календарных дней;
— работникам – слушателям подготовительных отделений образовательных организаций высшего образования для прохождения итоговой аттестации – 15 календарных дней;
— работникам, обучающимся по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры по очной форме обучения, совмещающим получение образования с работой, для прохождения промежуточной аттестации – 15 календарных дней в учебном году, для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов – четыре месяца, для сдачи итоговых государственных экзаменов – один месяц.
Кроме этого, работникам, успешно осваивающим имеющие государственную аккредитацию программы бакалавриата, программы специалитета или программы магистратуры по заочной форме обучения, один раз в учебном году работодатель оплачивает проезд к месту нахождения соответствующей организации, осуществляющей образовательную деятельность, и обратно.
Работникам, осваивающим имеющие государственную аккредитацию программы бакалавриата, программы специалитета или программы магистратуры по заочной и очно-заочной формам обучения на период до 10 учебных месяцев, перед началом прохождения государственной итоговой аттестации устанавливается по их желанию рабочая неделя, сокращенная на 7 часов. За время освобождения от работы указанным работникам выплачивается 50% среднего заработка по основному месту работы, но не ниже минимального размера оплаты труда. По соглашению сторон трудового договора сокращение рабочего времени производится путем предоставления работнику одного свободного от работы дня в неделю либо сокращения продолжительности рабочего дня в течение недели.
Все эти гарантии и компенсации предоставляются по заявлению (требованию) работника, совмещающего работу с получением высшего образования. Поэтому о факте обучения работника работодатель может и не знать – это личное дело работника. Однако при этом никаких освобождений от работы также не последует.
И еще. Заочное обучение предполагает трудовую деятельность студента, и в связи с этим вуз может направить работодателю по адресу, указанному в «справке с работы», справку-вызов, в которой указывается период экзаменов и право на гарантии. Документ может раскрыть тайну работника.