Как перевести работника с дистанционной работы на работу в офисе

Что такое удаленная или дистанционная работа по ТК РФ?

Что мы знаем об удаленной работе? Удаленная работа бывает нескольких видов:

• надомная;
• дистанционная;
• фриланс.

Фриланс — это работа по договору гражданско-правового характера. С этим видом удаленной работы все ясно. Предприниматель находит работника (фрилансера), дает ему конкретное задание, устанавливает сроки и указывает все это в договоре ГПХ. В случае если работник делает работу в срок, работодатель выплачивает ему разовое вознаграждение, определенное в договоре. Никаких социальных гарантий подобный вид найма не предполагает.

А вот с надомной и дистанционной работой дела обстоят иначе. С сотрудником оформляются трудовые отношения путем заключения трудового договора(ТД), где и прописывается характер работы.

Особенности дистанционной работы надомника

При надомной работе рабочим местом работника является его дом. Сырье, инструменты для выполнения тех или иных работ предоставляет работодатель либо работник может приобрести их самостоятельно. Это оговаривается в ТД. При таких условиях в договоре прописывают компенсацию за произведенные надомником расходы:

• на покупку материалов, сырья, инструментов;
• использование техники (если она принадлежит работнику, а не предоставляется организацией), интернета, телефона;
• расходы на электричество и любые другие расходы, возмещение которых будет указано в ТД.

Надомник может привлекать к работе членов своей семьи (гл. 49 ст. 310 ТК РФ).

Что такое работа на дому, мы выяснили. Разберемся, как правильно выстроить трудовые отношения с такими работниками?

Гл. 49 Трудового кодекса РФ регулирует трудовые отношения между работодателем и надомником. Из ст. 311 ТК РФ видно, что основные условия, при которых можно поручить работу надомнику, — это его состояние здоровья и соблюдение требований по охране труда (ст. 212 ТК РФ). В большинстве своем на дому работают производители ремесленных товаров, швеи, сборщики.

Все отношения между предприятием и надомным рабочим регулируются ТК РФ и ТД. Рассмотрим основные пункты договора.

После заключения ТД на предприятии издается приказ о найме работника. В графе «Характер работы» нужно написать: «Работа на дому». Работник должен ознакомиться с приказом и поставить в соответствующем месте свою подпись.

Трудовая книжка заполняется без каких-либо указаний о надомном труде.

ВАЖНО! Несмотря на то что надомник сам распоряжается своим рабочим временем, работодателю необходимо заполнять табель учета рабочего времени. Нормы о сверхурочных выплатах к нему не применяются.

Положение об условиях труда надомников

До недавнего времени существовало положение об условиях труда надомников, утвержденное постановлением Госкомтруда СССР и секретариата ВЦСПС от 29.09.1981 № 275/17-99, но оно утратило силу и не действует на основании приказа Минтруда России от 29.12.2016 № 848.

Чтобы избежать недопонимания с работником, будет правильным составить должностную инструкцию или положение о надомной работе. Там можно подробно описать требования к безопасности, ответственность за их невыполнение и другие правила работы. Также можно предусмотреть предоставление компенсаций и дополнительных гарантий. В ТД работник должен поставить отметку, что с правилами ознакомлен.

Дистанционная работа по Трудовому кодексу

Дистанционной работой по ТК РФ можно считать выполнение определенных функций, оговоренных в ТД, которое происходит вне стационарного рабочего места, предоставляемого работодателем. Для работы и связи с работодателем работнику необходимо использовать информационно-телекоммуникационные сети (ИТС) общего пользования (ст. 312.1 ТК РФ).

Дистанционным работником является лицо, заключившее ТД о дистанционной работе.

В связи с распространением коронавирусной инфекции и временным переходом многих сотрудников на удаленку, чиновники предложили внести ряд поправок в ТК РФ.

Как изменилось законодательство для удаленных сотрудников, в Путеводителе по кадровым вопросам рассказали эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Одним из отличий дистанционного работника от остальных является общение с работодателем путем обмена электронными документами и использование усиленных электронных подписей (закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Каждая из сторон после получения электронного документа обязана направить подтверждение в электронном виде.

Возникает вопрос: как при дистанционной работе заключить ТД с удаленным сотрудником?

Договор заключается, как и ведется документооборот в целом, с использованием ИТС общего пользования, в т. ч. электронной почты. После чего работодатель в течение 3 дней направляет дистанционному работнику бумажный экземпляр договора по почте.

Так как при дистанционной работе работник имеет все те же права, что и выполняющий свои обязанности в офисе предприятия, он должен представить работодателю в электронном виде документы, перечисленные в ст. 65 ТК РФ. В случае необходимости работодатель вправе потребовать от работника прислать ему нотариально заверенные копии документов.

Если у работника ранее не было СНИЛС, он должен получить его самостоятельно и выслать копию работодателю.

При обоюдном согласии трудовая книжка не заполняется. Документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж, является ТД. При отсутствии такого соглашения сотрудник почтой (заказным письмом) направляет трудовую книжку работодателю (ст. 312.2 ТК РФ).

На что нужно обратить внимание при составлении дистанционного договора?

Остановимся подробнее на некоторых пунктах.

Отражение места работы дистанционного работника в трудовом договоре

Так как дистанционная работа не может быть связана с адресом работодателя, в качестве места работы в договоре указывают домашний адрес работника. Но это не означает, что он должен работать только дома.

Работник может, например, появляться в офисе работодателя для сдачи готовых результатов работы или получения задания. Возможен вариант присутствия работника в офисе ограниченное (указанное в договоре) время. Но если фактически основной объем работы выполняется вне офиса, она все равно считается дистанционной.

Дистанционная занятость: режим труда и отдыха

Согласно ст. 312.4 ТК РФ дистанционный работник самостоятельно устанавливает режим своей занятости и отдыха, если в трудовом договоре не оговорено иное. Значит, порядок дистанционной работы должен быть определен в момент подписания договора. Данные условия труда характерны для специалистов творческих профессий.

В случае если в договоре оговорен свободный график работы, т. е. вне зависимости от времени суток и выходных, работодатель избавляется от обязанности вести учет рабочего времени.

Но если рабочее время в договоре установлено (например, со вторника по субботу с 9:00 до 15:00 или любое другое время), работодателю необходимо вести учет рабочего времени и производить доплату за переработки, если они будут иметь место. Такие условия характерны для работы диспетчеров.

Безопасность труда

Большую часть требований по организации охраны и безопасности труда относительно дистанционной работы работодатель выполнять не обязан.

Удаленного работника при приеме на работу необходимо ознакомить с требованиями по охране труда при работе с техникой, предоставленной или рекомендованной предприятием (ст. 312.3 ТК РФ).

Также на предприятии лежит обязанность по проведению спецоценки рабочих мест, но согласно п. 3 ст. 3 закона «О специальной оценке условий труда» от 28.12.2013 № 426-ФЗ специальная оценка рабочих мест не проводится в отношении условий труда надомников и дистанционных рабочих.

Как часто нужно проводить инструктаж по охране труда, читайте в статьях:

• «Какая периодичность повторного инструктажа по охране труда?»;
• «Когда проводится повторный инструктаж (нюансы)?».

В случае если работник во время исполнения трудовых обязанностей травмируется или заболеет, предприятие обязано организовать расследование, в ходе которого будет выяснено, является это несчастным случаем на производстве или нет (ст. 227 ТК РФ, ст. 3 закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Расследование имеет право проводить только комиссия (ст. 228 ТК РФ).

Компенсация

Во время выполнения дистанционной работы работник сам организует свой трудовой процесс. В случае если работник использует свое или арендованное им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, в ТД нужно указать порядок и сроки выплаты компенсации за его использование. Также необходимо предусмотреть и указать порядок возмещения других возможных расходов, связанных с выполнением дистанционной работы (ст. 312.3 ТК РФ).

Делаем вывод, что работник и работодатель могут согласовать и закрепить в ТД порядок компенсации расходов работника. Но в соответствии с письмом Минфина России от 11.04.2013 № 03-04-06/11996 необходимо документальное подтверждение износа имущества и других расходов, компенсации которых требует работник. Также нужно отметить, что в случае, если имущество использовалось не только для служебных нужд, требуется разделение степени износа в соответствии с целями его использования.

Оплата труда дистанционных работников

Чтобы работодатель мог безбоязненно учитывать оплату дистанционной работы в своих расходах, нужно закрепить в ТД способы учета отработанного времени. То, что работник самостоятельно может определять свое время работы, не отменяет обязанности работодателя учитывать фактически отработанное время (ст. 252 НК РФ, ст. 312.4 ТК РФ). Если такой возможности нет, можно представить и другие доказательства. Например, реестр сданных работ.

Сама оплата труда, как правило, происходит по безналичному расчету по реквизитам, указанным в договоре. В случае если работник захочет поменять банковские реквизиты для перечисления, необходимо составить дополнительное соглашение и указать новые данные карты.

Кроме перевода на счет (карту) сотрудника применяются варианты оплаты почтовым переводом, а также из кассы предприятия наличными, если работник периодически появляется у работодателя по условиям договора.

Важные особенности имеет не только прием на дистанционную работу, но увольнение с нее. И о них подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Расторжение договора

Особенности прекращения ТД указаны в ст. 312.5 ТК РФ.

Основания для его расторжения должны быть указаны в договоре. Основания могут быть те же, что и для офисных работников. Например, расторжение по соглашению сторон или по инициативе работника (ст. 77, 78, 80, 81, 83, 84 ТК РФ).

Также можно привести специфические основания, которые будут характерны для конкретной дистанционной работы. Это может быть связано с количеством брака или нарушением сроков сдачи отчетов по выполняемой работе. Указав все это в договоре, работодатель сможет обезопасить себя от недобросовестных работников.

После издания приказа об увольнении он направляется работнику в день увольнения по электронным каналам связи, а его бумажная копия — по почте заказным письмом. Работник имеет право запросить копии всех документов, связанных с его трудовой деятельностью (ст. 62 ТК РФ).

Итоги

Несмотря на опасения, все больше современных работодателей начинают прибегать к услугам именно удаленных рабочих. Во многом это вызвано желанием предприятия сэкономить на затратах по организации рабочего места сотрудника, компенсации проезда до работы и обратно и т. п. Также не нужно забывать, что удаленным сотрудникам, как правило, платят меньше, чем их офисным коллегам, а это экономия на расходах на зарплату и страховых взносах. Главное, принимая сотрудника на дистанционную работу, правильно составить с ним трудовой договор.

Чтобы вызывать дистанционного работника в офис, что нужно указать в допсоглашении к трудовому договору?

Если работник постоянно работает дистанционно, и его хотят периодически вызывать в офис, его придется переводить на стационарную работу, а потом на временную дистанционную?

Эксперт по трудовым отношениям Юлия Жижерина рассказывает на своей странице в Facebook.

«Еще одно актуальное направление для кадровиков — дистанционная работа в связи с внесением изменений в ТК. Вопросов по этим изменениям много, клиенты уже спрашивают. Что нам остается делать, так это писать в Онлайнинспекцию и ждать разъяснений и судебной практики, я так полагаю.

Вот и наш первый запрос в Онлайнинспекцию и ответ на него.

«Работник работает дистанционно постоянно, переведен дополнительным соглашением в 2020 году без указания срока перевода на дистанционную работу. Сейчас в связи с изменениями хотим прописать в дополнительном соглашении, что работник будет вызываться работодателем для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте (порядок вызова также прописываем в допсоглашении).

Правильно понимаем, что такие вызовы возможны только для тех, кто переведен на дистанционную работу временно, до 6 месяцев согласно ч. 3 ст. 312.4 ТК РФ (в ред. от 08.12.2020)? То есть в нашем случае при постоянной дистанционной работе такие вызовы для выполнения трудовой функции на стационарном рабочем месте невозможны?».

Ответ: «Да, правильно. Вызвать работника, осуществляющего трудовую деятельность дистанционно, для выполнения работы на стационарном рабочем месте можно только в том случае, когда дистанционная работа осуществляется временно, а не на постоянной основе».

Правовое обоснование: Согласно ч. 3 ст. 312.4 ТК РФ коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору могут быть определены условия и порядок вызова работодателем дистанционного работника, выполняющего дистанционную работу временно, для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте или выхода на работу такого работника по своей инициативе (за исключением случаев, предусмотренных статьей 312.9 ТК РФ) для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте.

Ответ Онлайнинспекции можно прочитать здесь.

Получается, что, если у вас работники были на постоянной дистанционной работе, надо их опять перевести на работу в офисе, и потом опять перевести на дистанционную работу, но уже временную (то есть указать срок до 6 месяцев) и только тогда можно установить возможность приходить работать в офис (например, два дня в офисе, три дня дома, как у меня многие клиенты уже работают). Как-то не очень удобно выглядит».

Дистанционная работа в 2022 году

Закон о дистанционной работе действует с начала 2021 года: в ТК РФ появились новые виды удаленки, основания для увольнения дистанционщиков, изменен порядок организации труда и обмена документами. Вспомним эти новшества и расскажем, что к ним добавилось в 2022 году.

• Как регулируется труд удаленных работников
• Что такое дистанционная работа и какой она бывает
• Как заключить договор о дистанционной работе
• Перевод на удаленную работу по соглашению сторон
• Экстренный перевод на удаленную работу
• Организация труда и режим работы дистанционных сотрудников
• Дополнительные причины для увольнения
• Дистанционная работа: что изменилось в 2022 году

Как регулируется труд удаленных работников

С 1 января 2021 года вступил в силу Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ о дистанционной работе. Он закрепил в ТК РФ принципиально новые положения, а также те правила дистанционной работы, которые раньше применялись, но ничем не регулировались.

Непрерывная в течение шести месяцев

Периодическое чередование дистанта и офиса

Экстренная удаленка без согласия работника

Для заключения трудового договора и подписания еще ряда документов работодателю нужна УКЭП, работнику — усиленная квалифицированная или неквалифицированная подпись.

В остальном стороны могут взаимодействовать любым способом

• невыход на связь в течение двух рабочих дней;
• работник сменил место труда и больше не может работать на старых условиях

Что такое дистанционная работа и какой она бывает

Само понятие дистанционной работы не изменилось. Дистанционка предполагает, что сотрудник работает через интернет, по телефону или через другие средства связи. При этом его место нахождения не стационарно и не совпадает с местом нахождения работодателя, его подразделений и подконтрольных территорий.

Ведите кадровый учет и готовьте кадровую отчетность в сервисе «Контур.Персонал»

В 2022 году работник получает статус дистанционного, если:

• заключает трудовой договор — для новых сотрудников;
• подписывает допсоглашение к трудовому договору — для работников, переходящих на дистанционку по согласию с работодателем;
• временно переводится на дистант в экстренной ситуации — когда работодатель принял соответствующий локальный нормативный акт и переводит работника на удаленку по своей инициативе (ст. 312.9 ТК РФ).

Дистанционная работа делится на три вида:

• Постоянная — на весь период действия трудового договора.
• Временная — непрерывная удаленка в течение срока до шести месяцев.
• Периодическая — чередование дистанционной работы с работой в офисе.

Снижать зарплату дистанционному сотруднику нельзя ни при одном из видов удаленной работы (ст. 312.5 ТК РФ).

Как заключить договор о дистанционной работе

Содержание трудового договора с дистанционщиком должно соответствовать ст. 57 ТК РФ и гл. 49.1 ТК РФ, в него включается:

• условие о выполнении трудовой функции — дистанционно на постоянной основе или временно (непрерывно или периодически);
• место работы — указывается в общем порядке название организации и место ее регистрации;
• режим работы и отдыха — если он прописан в трудовом договоре, работник обязан его придерживаться, а если нет — удаленщик его определяет сам;
• порядок представления отчета о проделанной работе — в какие сроки, с какой периодичностью, в какой форме;
• оборудование и ПЭВМ — работодатель может обеспечить работника всем необходимым для работы или компенсировать затраты, если удаленщик использует свои средства;
• основания для увольнения — прописываются основания расторжения трудового договора, не указанные в ТК РФ.

Трудовой договор, дополнительные соглашения к нему, договор о матответственности и ученический договор работодатель и работник могут заключить, обменявшись электронными документами. Для этого у работодателя должна быть усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), а у работника — усиленная квалифицированная или неквалифицированная подпись (ст. 22.3 ТК РФ).

В остальных случаях стороны могут взаимодействовать любым удобным способом, который позволяет зафиксировать факт получения документа. Этот способ надо закрепить в локальных нормативных актах или в трудовом договоре.

Паспорт, трудовую книжку, военный билет, аттестат и прочие документы для трудоустройства дистанционный работник тоже может представить в электронном виде. Но вы всегда имеете право потребовать, чтобы он направил вам нотариально заверенные копии на бумаге.

Бумажную версию трудового договора или дополнительного соглашения к нему вы обязаны направить работнику, если он обратится с письменным заявлением. На это у вас будет три рабочих дня со дня получения заявления.

Перевод на удаленную работу по соглашению сторон

Работодатель может перевести офисного сотрудника на дистанционку по договоренности с ним. Для этого стороны подписывают допсоглашение об изменении трудовых условий, на его основе издается приказ (ст. 72, ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).

Допсоглашение к трудовому договору можно заключить:

• на период действия трудового договора — в этом случае возможна постоянная дистанционка или периодическая;
• на срок не более шести месяцев — в этот период работник трудится только дистанционно.

В допсоглашении указывают те же условия, что и в трудовом договоре. Соглашение можно заключить электронно (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ). При этом по письменному заявлению сотрудника работодатель обязан отправить ему бумажный экземпляр допсоглашения. Срок — не позднее трех рабочих дней.

Экстренный перевод на удаленную работу

Работодатель может временно перевести работника на удаленку даже без его согласия (ст. 312.9 ТК РФ). Это возможно в двух случаях:

1. Возникла угроза жизни или нормальным жизненным условиям — производственная авария, пожар, землетрясение, эпидемия и пр.
2. Органы государственной власти или местного самоуправления приняли решение о переводе работников на дистанционку.

Если работника невозможно перевести на дистанционку или вы не можете дать ему все нужное для работы, придется оплачивать простой по причинам, не зависящим от работника и работодателя. Оплата составит не меньше ⅔ тарифной ставки, оклада.

При переводе на экстренную дистанционку работодатель принимает локальный нормативный акт, в котором закрепляет:

• причину перевода;
• список переводимых работников;
• срок перевода — он должен закончиться не позднее, чем исчезнет обстоятельство, ставшее причиной перевода;
• порядок обеспечения работников всем, что нужно для выполнения трудовой функции;
• порядок организации труда: режим рабочего времени, порядок и способы взаимодействия, порядок и сроки представления отчетов;
• иные положения, связанные с организацией труда.

В трудовой договор никаких изменений вносить не нужно. Когда срок перевода истечет, работодатель должен вернуть работника на прежнее место, а тот должен продолжать делать свою работу.

Организация труда и режим работы дистанционных сотрудников

Отправляя сотрудника на удаленку временно или навсегда, работодатель должен предоставить ему все необходимое для работы: оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и пр. Можно разрешить работнику использовать собственные или арендованные средства, но тогда нужно компенсировать ему все затраты.

Раньше дистанционные работники сами решали, когда работать и отдыхать, если в трудовом договоре не предусматривалось иное. Теперь же правила работы удаленщиков можно закрепить как в трудовом договоре, так и в коллективном договоре, локальном нормативном акте или дополнительном соглашении к договору. Они касаются:

• режима рабочего времени;
• условий и порядка вызова работника на стационарное рабочее место или его выход по собственной инициативе;
• порядка передачи сотрудником результатов работы и отчет о ней по запросу организаци;
• порядка предоставления отпуска постоянному дистанционщику (если дистанционка временная, работник отдыхает по общим правилам).

Часы, в которые дистанционный работник взаимодействует с работодателем, входят в рабочее время. Предполагается, что если по графику работник трудится с 9:00 до 18:00, работодатель не сможет звонить ему, скажем, в 23:00 и требовать срочного выполнения задачи.

Дистанционного сотрудника можно отправить в командировку. Ей будет считаться любое служебное поручение, для выполнения которого работник отправляется в место, отличающееся от места выполнения трудовой функции.

Дополнительные причины для увольнения

Дистанционного работника можно уволить по стандартным основаниям, из ТК РФ. Но в ст. 312.8 ТК РФ предусмотрели дополнительные причины увольнения, которые относятся только к удаленщикам:

• Работник без уважительной причины не выходит на связь с работодателем больше двух рабочих дней подряд со дня, в который работодатель направил запрос. Работодатель может предусмотреть более длительный срок для увольнения.
• Работник изменил местность выполнения трудовой функции и больше не может работать на прежних условиях.

Раньше работодатели сами прописывали в трудовом договоре основания для увольнения (ст. 312.5 ТК РФ). Из-за этого дистанционщиков могли уволить почти по любой причине. Теперь формулировку, давшую такую возможность, из ТК РФ удалили.

Если вы сообщили работнику о прекращении трудового договора в форме электронного приказа или распоряжения, то должны передать ему надлежаще оформленную бумажную копию. На отправку заказного письма есть три рабочих дня со дня издания документа.

Дистанционная работа: что изменилось в 2022 году

С 1 января 2022 года произошло много изменений в трудовом законодательстве. Расскажем о тех, что коснутся дистанционщиков.

Переход на кадровый ЭДО

С 2022 года работодатели могут вести кадровый документооборот в электронном виде. В ТК РФ добавили три статьи: 22.1, 22.2, 22.3, в которых прописано, как принимать на работу сотрудников по ЭДО, обмениваться электронными документами, применять электронные подписи.

Переход на кадровый ЭДО — не обязанность, а право для обеих сторон трудового договора. Работодатель не обязан его внедрять, а работник может отказаться, даже если работодатель его применяет. Но есть исключение: если трудоустраивается сотрудник, у которого на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа, то он автоматически переводится на кадровый ЭДО. Конечно, при условии, что работодатель его использует.

Как перейти на кадровый ЭДО: пошаговая инструкция

Новый отчет для службы занятости

С 2022 года работодатели должны сообщать в службу занятости данные о работниках, предусмотренные п. 2-3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1, в том числе «Сведения о введении режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели, а также о приостановке производства». Форма для подачи этих сведений утверждена приказом Минтруда от 26.01.2022 № 24.

Чуть позже приказом от 14.02.2022 № 57 Минтруд переименовал эту форму в «Сведения о введении режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели, о приостановке производства, а также об организации дистанционной (удаленной) работы». Информацию о переводе на удаленку нужно вносить в п. 16 отчета.

Как подавать отчеты через портал «Работа России»

Учет микротравм

С 1 марта 2022 года у работодателей появилась новая обязанность: расследовать и вести учет обстоятельств, которые привели к микротравмам сотрудников во время работы — ссадинам, кровоподтекам, ушибам, поверхностным ранам. Это касается и дистанционщиков (ст. 312.7, абз. 17 ч. 2 ст. 214 ТК РФ).

За невыполнение этой обязанности будут штрафовать:

• за первое нарушение вынесут предупреждение (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ);
• при повторном нарушении компанию привлекут к ответственности по ч. 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ, она предусматривает штраф, дисквалификацию должностного лица или приостановку деятельности организации.

Учет микротравм: новые требования для работодателей с 1 марта 2022 года

Напомним, что работодатель в отношении дистанционных работников обязан выполнять только следующие требования по охране труда:

• расследовать и вести учет несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
• выполнять предписания Роструда и надзорных органов;
• страховать от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
• знакомить удаленщиков с требованиями охраны труда при работе с оборудованием, рекомендованным или предоставленным работодателем.

Другие обязанности по охране труда дистанционщиков нужно соблюдать, только если это предусмотрено коллективным договором, ЛНА, трудовым договором (ст. 312.7 ТК РФ).

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Как оформить сотрудника на удалённую работу в 2022 году

Удалённая или дистанционная работа — это когда работник делает свою работу вне стационарного рабочего места. А с директором и коллегами контактирует через интернет и по телефону. Работник необязательно находится дома за компьютером, работу можно делать откуда угодно, даже из другого города. Главное, что работодатель не следит за местом нахождения работника — 312.1 ТК РФ.

Удалённая работа бывает следующих видов:

Постоянная — когда работник всё время работает дистанционно, рабочих дней в офисе у него нет и стационарного рабочего места тоже. К примеру, в штате интернет-магазина есть бухгалтер. У неё нет стола и ноутбука в офисе, платежки она всегда обрабатывает дома.

Временная — когда офисного работника на срок до полугода отправляют работать домой. В это время у него нет обязанности ходить в офис. Например, дизайн-агентство распускает по домам штат иллюстраторов на время ремонта офиса. Не позже чем через полгода работодатель обязан снова позвать их в офис.

Периодическая — когда удалёнка и работа в офисе чередуется. Например, с понедельника по среду бухгалтер работает дома, а в четверг и пятницу ходит в офис.

Временная в опасной ситуации — когда всех или часть работников распускают по домам из-за эпидемии, пожара или природной катастрофы. Ещё — если перевести персонал на дистант обязали власти — как в пандемию ковида. В этом случае ограничения по сроку в шесть месяцев нет — ст. 312.9 ТК РФ.

На удалёнку нельзя принять человека, живущего за границей: ни иностранца, ни соотечественника. Потому что наши законы не работают на чужой территории. Но сотрудничать по гражданско-правовому договору с таким человеком можно — Письма Минтруда № 14-2/ООГ-245 и № 17-3/В-292 .

Удалёнку оформляют по документам — про них следующий раздел. Но бывает, что сотрудника отправили из офиса домой, а документы не оформили. Формально такой работник работает в офисе в установленные часы, а на деле получает задачи по электронке, делает работу на домашнем ноутбуке и отсылает руководству отчёты. Верховный Суд считает, что не оформленного должным образом удалёнщика нельзя уволить за прогул в офисе — Определение № 5-КГ19-106 .

Как оформить удалённую работу

— трудовым договором — когда принимают нового сотрудника и сразу оговаривают удалённый формат;

— дополнительным соглашением к трудовому договору — когда об удалёнке договорились уже в процессе работы;

— приказом о переводе — на случай роспуска по домам в опасной ситуации типа коронавируса.

Как оформить нового сотрудника

При приёме на удаленку с работником заключают трудовой договор и в нём оговаривают:

— Место выполнения работы — название организации и город. Домашний адрес работника как место выполнения работы писать не надо — Письмо ГИТ Москвы ;

— Режим рабочего времени — по какому графику сотрудник за работой и на связи. Например, с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00. Если режим не прописать, то работник работает когда хочет. И с него только отработка нормы часов и выполнение обязанностей. Созвоны с работодателем всегда включаются в рабочее время;

— Способ взаимодействия с сотрудником — как вы будете общаться. Например, по электронной почте. Плюс сроки: например, что стороны обязаны отвечать на электронные письма в течение двух рабочих дней после получения. А работник обязан проверять электронную почту не реже двух раз в день;

— Порядок вызова в офис — например, что работодатель обязан сообщить о встрече в офисе не позднее чем за два дня до совещания:

— Порядок передачи отчётов о работе — пропишите, как и в какие сроки работник должен это делать.

— Размер и порядок выплаты компенсации за использование своего оборудования . Работодатель обязан обеспечить работника всем необходимым: компьютером, принтером, бумагой, программами и антивирусом. Но работник может работать на всём своём — тогда ему полагается компенсация. Например, за использование ноутбука работодатель раз в месяц переводит работнику вместе с зарплатой 2000 ₽ — ст. 312.6 ТК РФ.

Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка, он может прислать её по почте заказным письмом с уведомлением или принести лично, если живёт недалеко. Тогда работодатель вносит запись о работе. Если у работника книжки нет или запись ему не нужна, сведения о трудовой деятельности ведут электронно. Совсем не делать запись в трудовую нельзя.

Как обмениваться документами

При найме сотрудника передают и получают обязательные документы. Дистанционная работа — не исключение. Выберите, как вам выгоднее обмениваться документами: по почте или через интернет.

По почте

В бумажном виде отправляйте заказные письма с уведомлением о вручении.

1. Получите от сотрудника копии паспорта, СНИЛС, дипломов и военного билета. Если нужно — ещё справку об отсутствии судимости. СНИЛС работник должен получить самостоятельно.

2. Отправьте должностную инструкцию, приказы о приёме на работу и правила охраны труда. Пусть сотрудник письменно подтвердит, что ознакомился с ними.

3. Отправьте трудовой договор в двух экземплярах. Сотрудник подпишет их и отправит один экземпляр обратно.

Через интернет

Вы должны иметь усиленную квалифицированную электронную подпись. А работник такую же или усиленную неквалифицированную электронную подпись. Обменивайтесь документами через сервис для электронного документооборота, например, Диадок . Получение и отправка одного документа стоит меньше 10 рублей. Электронная подпись для физических лиц — от 1000 ₽. ИП и директора организаций саму подпись получают бесплатно, но должны записать её на платный токен, который тоже стоит 1000 ₽.

Оформите с сотрудником стандартный набор документов. Через интернет это произойдёт мгновенно. Единственное исключение — трудовой договор. Когда заключите его в электронном виде, в течение трёх дней отправьте сотруднику бумажную версию. Этого требует статья 312.2 ТК РФ .

Как перевести уже работающего сотрудника на удалёнку в обычное время

Подпишите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору. В нём укажите то же самое, что и для нового трудового договора удалёнщика.

Как перевести работника на дистант в опасной ситуации

Работника или вообще весь штат можно перевести домой из-за опасности. И это не только эпидемия коронавируса, но и пожар или авария в офисе, несчастный случай на производстве, наводнение и землетрясение. А ещё — приказ местных властей о переводе определённого процента штата на дистант.

В опасной ситуации на дистант отправляют на весь срок обстоятельств, ограничения в шесть месяцев нет.

Согласие работника не нужно, допсоглашение к трудовому договору тоже.

Работодатель выносит приказ о переводе на удаленку. Каждого работника знакомят с приказом — под живую или электронную подпись. Но если работники уже не могут прийти в офис, а электронных подписей у них нет, можно ознакомить с приказом любым другим способом: в общем чате или электронной рассылкой. Важно только, чтобы каждый работник отписался, что приказ прочитал — ст. 312.9 ТК РФ.

В приказе о переводе на дистант надо написать:

— что за опасная ситуация;

— список работников, переводимых на дистант;

— срок перевода — до момента окончания обстоятельств;

— порядок обеспечения оборудованием или возмещения расходов за своё;

— режим работы, порядок приёма задач, проверки электронной почты, созвонов, выезда в офис и сдачи отчётов.

Работать из дома бухгалтеру или дизайнеру не проблема. А вот водитель или аниматор детской комнаты делать свою работу на дистанте не смогут. Таким работникам на время действия опасной ситуации оформляют простой с оплатой в размере не менее двух третей оклада — ст. 312.9 и 157 ТК РФ.

Удалёнщики из других городов и командировки

Если работник живёт в другом городе, то поездка в офис работодателя считается командировкой. За неё надо оплатить проезд и суточные — Письмо Роструда № ПГ/37458-6-1 .

Если удалённый работник едет по работе в другой город — это тоже командировка с оплатой — ст. 312.6 ТК РФ.

Зарплата, налоги, северная надбавка, заявления на отпуск и больничные

На удалёнке у работника есть все обычные трудовые гарантии, как будто он ходит в офис: зарплата не ниже МРОТ два раза в месяц, отпуск 28 дней, больничные. Работодатель, как обычно, платит за сотрудника страховые взносы и налоги. Платить зарплату на удалёнке ниже нельзя — ст. 312.5 ТК РФ.

Если работник делает работу в городе, где по закону положены районный коэффициент и северная надбавка, то работодатель обязан доплатить их. Даже если организация находится в ином городе, где таких климатических надбавок нет. Например, дизайн-агентство зарегистрировано и находится в Москве. А его работник верстает макеты из Архангельска. Значит, дизайн-агенство обязано доплачивать дизайнеру коэффициент и надбавку, несмотря на то, что само оно к северу никакого отношения не имеет.

Заявление на отпуск, ознакомление с графиком отпусков и приказ об отпуске на конкретного работника можно оформить электронно с электронной подписью либо на бумаге по почте.

Чтобы получить больничный, в том числе по беременности, дистанционный работник направляет работодателю оригинал больничного листа по почте заказным письмом с уведомлением либо сообщает серию и номер электронного больничного — ст. 312.3 ТК РФ.