Как выглядит трудовая книжка

Электронная трудовая книжка: как она выглядит?

Электронные трудовые книжки начнут вводить с 2020 г. При этом те, у кого есть бумажная трудовая книжка, могут в течение 2020 года подать своему работодателю заявление о том, что они хотят сохранить бумажную трудовую книжку. Тогда работодатель должен будет одновременно вести электронную трудовую книжку и вносить записи в бумажную книжку.

Если работник не подаст такое заявление работодателю, то в конце 2020 года работодатель выдаст бумажную книжку на руки работнику. А с 2021 года будет вести только электронную трудовую книжку.

А вот те, кто впервые устраивается на работу с 2021 года, вообще не увидят бумажных трудовых книжек. На них сразу будут заводиться электронные книжки.

Также см.

• Новый отчет в ПФР с 2020 года
• МРОТ в 2020 году

Электронный формат трудовой книжки

Электронный формат трудовой книжки предусматривает, что при приеме на работу человек должен будет предъявлять бумажную трудовую книжку, только если она есть у него в наличии. Тот, кто ранее подал заявление о выборе электронных сведений о трудовой деятельности, обязан при приеме на работу представить выписку из своей электронной трудовой. Сведения в электронном формаате можно будет получить:

• у работодателя по последнему месту работы на бумаге;
• в МФЦ;
• в отделении ПФР;
• через портал госуслуг.

Как выглядит электронная трудовая книжка

Далее расскажем про образец электронной трудовой книжки.

Работодатели сейчас выдают копии трудовых книжек по запросам сотрудников. Например, чтобы работник мог получить кредит. При увольнении работник получает оригинал бумажного документа. Также выдать оригинал книжки надо, если сотрудник оформляет пенсию.

Если ведется электронная трудовая книжка, то порядок будет другим. Каждый сотрудник сможет в любой момент в течение трех дней получить у своего работодателя сведения о работе — выписку из электронной трудовой. Если работник увольняется, то выписку надо будет предоставить ему непосредственно в день увольнения. Планируют, что такую выписку со сведениями будут выдавать по форме СЗИ-ТД.

Правила заполнения трудовой книжки

Порядок заполнения трудовой книжки — это последовательность действий при внесении записей в основной документ о стаже работника. Законодательство жестко регламентирует, как заполняется бланк, кто указывает информацию и в какой очередности.

Законодательное регулирование вопроса

Заполнение трудовых книжек в 2022 году регулируется следующими нормативными документами:

• статья 66 ТК РФ;
• с 01.09.2021 — приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

При этом следует иметь в виду, что указанная нормативка — это не рекомендации к исполнению, а четко прописанные нормы, которыми утвержден образец заполнения новой трудовой книжки, и неисполнение которых преследуется по статье 5.27 КоАП РФ.

Заполняем титульный лист

Титульный лист книжки при оформлении дубликата. С 01.01.2021 бумажную ТК при первом трудоустройстве больше не заводят. Всем, кто устраивается на работу в первый раз, оформляют ЭТК: сведения об их рабочей деятельности передаются в ПФР в электронном виде (п. 8 ст. 2 439-ФЗ от 16.12.2019).

Трудкнижка нового образца из приказа № 320н начнет применяться только с 01.01.2023. В 2022-2022 годах применяется бланк из ПП РФ № 225.

Вот фото страницы трудовой книжки (титульного листа) актуального в 2022 году бумажного бланка ТК:

Такими были основные правила заполнения трудовой книжки при приеме на работу до 2022 года:

• вся информация о владельце трудовой вносилась чернилами черного, синего или фиолетового цвета;
• при заполнении необходимо было указать Ф.И.О., дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ), образование и специальность, профессию;
• информация вносилась на основании предоставленных работником документов. Никакие записи «со слов» работника не писались и не вносились. Текст вписывался аккуратно, разборчивым почерком. Не допускались помарки и ошибки. Даты вносились арабскими цифрами.

Какие документы работник предоставляет при заключении договора с работодателем:

• об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
• о воинском учете (если лицо военнообязанное);
• СНИЛС (если отсутствует, работодатель оформляет этот документ сам);
• паспорт.

Трудкнижка в списке не указана, но надо помнить, что это обязательный документ.

Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение книжек. В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников возлагается ответственность по оформлению и хранению ТК в рамках организации. Кто это — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения. Важно, чтобы такой человек назначался приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним. Целесообразнее назначить двух работников на это направление. Если один работник заболел или ушел в отпуск, второй его на это время подстрахует.

Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск проставляется в специально отведенном месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.

После того как кадровик внесет необходимые сведения, владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу ТК выписывается новый бланк (за счет организации).

Так выглядит образец заполнения титульного листа трудовой книжки 2022 года:

Что делать, когда работник меняет персональные данные? Не выкидывать же книжку. Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице аккуратно зачеркиваются (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой вписываются новые сведения. Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.

Заполняем раздел «Сведения о работе»

После того как титульный лист заполнен, переходим к разделу «Сведения о работе». Инструкция, как правильно заполнять трудовую книжку при приеме на работу сотрудника:

1. Вписываем наименование компании.
2. Фиксируем число, месяц, год внесения записей.
3. Отражаем факт приема на работу. Здесь же указываем передвижения по должностям, переводы (на постоянной основе) и увольнение с описанием причин расторжения трудового договора.
4. По желанию работника по основному месту работы вносим совместительство.
5. Прописываем дату и номер документа-основания.

Записи вносятся на основании приказа, который издает руководитель организации. Реквизиты документа указываются в отведенной для этого графе. Запись следует внести в течение 5 рабочих дней со дня издания распоряжения (при приеме, переводах, повышениях и т. д.), при увольнении записи вносятся в последний рабочий день (как правило). Каждой записи соответствует порядковый номер. Не нумеруются только заголовки в разделе «Сведения о работе».

Это образец записи о приеме на работу в организацию:

Порядок заполнения ТК

Правила внесения информации в раздел «Сведения о работе»:

1. В графу «Сведения о работе» вписываются данные о предприятии-работодателе (без сокращений).
2. В первой графе «№» записи присваивается порядковый номер.
3. Во второй графе «Дата» (ДД.ММ.ГГГГ) указывается дата (в соответствии с приказом или фактическим допуском к работе).
4. В третью графу вносятся данные о приеме на работу с указанием должности (как в договоре).
5. В четвертом разделе указываются реквизиты приказа или иного нормативного акта о приеме на работу.

Когда приходит время, люди уходят из организации по разным причинам. Сведения о прекращении рабочих отношений заносятся сюда же следующей записью.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести трудовые книжки с 01.09.2021. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как внести запись об увольнении

Запись в трудовую вносится в соответствии с приказом нанимателя (именно в том виде, который есть в приказе, без сокращений). Указывается основание увольнения ( Статья 77), например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Если расторжение рабочих отношений имеет иные причины, как пример — утрата доверия, то применяется ссылка на статью, запись такая: «Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим товарные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». Вне зависимости от причины ухода работника знакомят с этой записью и выдают бланк документа на руки.

Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой, ставится печать предприятия (при условии, что она есть). В знак ознакомления с записью работник ставит в бланке свою подпись, указывает фамилию и инициалы. Расшифровка подписи — важный момент, так как фамилия должна совпадать с указанными на титульнике данными. После этого работник расписывается в книге (некоторые называют ее журналом) учета движения ТК и вкладышей к ним.

Вот фото трудовой книжки с записью об увольнении:

Правильное заполнение ТК исключительно важно, особенно в свете последних реформ пенсионного законодательства. ПФР не примет в работу документы, оформленные неправильно, или просто не зачтет период работы человека, оформленный с ошибками. Когда-нибудь мы все выйдем на пенсию, и не хочется это время тратить на исправление чужих ошибок.

Заполнение ТК не ограничивается заполнением титульного листа и раздела о работе, трудовая содержит еще один раздел — сведения о награждениях и поощрениях.

Вносим запись о поощрении и награждении

Вносятся в ТК и записи о профессиональных заслугах сотрудника, наградах и поощрениях за хороший труд (сведения о взысканиях не заносятся). Все новые данные вписываются на основании приказа работодателя. Алгоритм записей тот же, что и в случае приема на работу.

Вкладыш в трудовую книжку

Из важного, что надо помнить про вкладыш:

• он вшивается (прямо нитками, каким образом — неважно, важно прикрепить);
• при заполнении вкладыша персональные данные в нем должны совпадать с данными, которые указаны на титульнике трудовой;
• номер вкладыша вписывается в книгу учета движения трудовых;
• все остальное заполнение идентично трудовой.

Для Республики Крым порядок внесения записей аналогичен, за образец возьмите приведенные выше примеры.

Трудовая книжка работника: бланки и образцы заполнения

Обратите внимание! С 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки. Все работающие граждане могут выбрать формат самостоятельно. Каждый из них уже должен был подать заявление о том, в каком варианте вести их трудовую. Если заявление по какой-то причине не было подано, то в 2022 году его ТК ведется в бумажном виде. Однако у работника осталось право выбора. Если он напишет заявление о переходе на электронный формат трудовой книжки, вести бумажную работодатель перестанет.

Вкладыш в трудовую книжку (скачать бланк);

Как заполнить трудовую книжку в 2022 году

Правила ведения ТК оставались постоянными много лет. Почти все они актуальны и сейчас, хотя недавно приказом Минфина № 320н от 19.05.2021 в них были внесены некоторые послабления. Как заполнить трудовую книжку в 2022 году рассказано в этой статье. С официальной инструкцией вы можете ознакомиться в Приложении № 2 к приказу № 320н. на этой странице.

Образцы заполнения записей в трудовой книжке

Образец записи в трудовой книжке при приеме на работу

Для сотрудника, принятого на работу впервые в 2022 году (ранее не работал по трудовому договору, ТК не оформлялась), трудовая книжка открывается в электронной форме. Это правило едино для всех, то есть у работника в данном случае выбора нет.

Трудовая книжка нового образца – голограмма и новые особенности

Можно встретить много вариантов основного документа трудящегося, но книжка нового образца заметно выделяется среди них современными способами защиты от фальсификации. О разновидностях бланков и их заполнении и поговорим.

Трудовая книжка с голограммой

Утвержденный в 2003 году формуляр значительно изменился в сравнении со своими предшественниками. Стала меньше – размер (88×125 мм) совпадает с форматом гражданского паспорта. Обложка серого цвета, с золотым гербом Российской Федерации.

Для печати внутренних страниц используется специальная бумага с водяными знаками «ТК» в три тона и химической защитой: видимые невооруженным глазом волокна имеют чередующееся свечение в УФ-излучении.

Применяют специальные краски. Для номера – магнитная, для остального текста – изменяющаяся в ультрафиолете.

Внутренние страницы оттиснены офсетным методом в пять красок и две графические не раппортные сетки. Одна из них создается по технологии ирисовой (радужной) печати – тип полиграфии, использующийся для банкнот и ценных бумаг: при такой технологии наблюдается цветовой переход на линиях гильоширной сетки.

В книжке образца 2003 года 46 страниц. Они пронумерованы, на каждой стоит уникальный серийный знак. Листы сшиты специальными нитками. На титуле три полосы с микротекстом. На нечетных страницах имеется элемент, видимый в инфракрасном излучении зеленым цветом.

Кроме этих общеизвестных признаков защиты бланка книжки от подделки, есть еще и секретные, по которым представители Гознака подтверждают подлинность в случае необходимости.

Новые трудовые книжки – о введении дополнительных мер защиты

В 2008 году было издано постановление о том, что требуется еще и голограмма.

Этот элемент не является обязательным: он предусмотрен в качестве дополнительной меры. Защищает интересы работодателя, поэтому вопрос о том, куда его клеить, владельца трудовой волновать не должен.

Устройство голографического элемента таково, что при попытке его снятия происходит разрушение страницы и информации на ней. Часто его наклеивают на печать и подпись работодателя – на титульном листе.

Основные изменения коснулись способов защиты, в то же время заполнение трудовой книжки практически не отличается от предыдущих вариантов, что поможет избежать путаницы.

Новый образец к 2017 году

В персональный документ каждого официально трудоустроенного гражданина занесены данные об образовании и специальности, предыдущих местах работы и причинах увольнения, награждениях и взысканиях. Его заводят в первой организации и заполняют в течение всей жизни, отображая информацию о рабочем пути, стаже.

Министерство здравоохранения и соцразвития в 2011 году выдвинуло предложение отказа от бумажного формата и постепенного (к 2017 году) перехода на электронную систему документооборота, уже ставшую привычной для многих стран. Инициатива госчиновников вызвала массу недовольства и удивления среди работников и чиновников Пенсионного и Страхового фондов.

У граждан есть основания опасаться последствий инициативы законодателей. И как внедряются нововведения все знают, и не слишком позитивный опыт других стран при переходе с бумаги на «цифру» имеется, да и работоспособного населения в нашей стране значительно больше, чем, к примеру, в Италии, которая отказалась от бумажных документов по учету стажа в 2001 году. Однако пока формуляр еще никто не отменил.

1918 1923 1939 1973 2003 2017?