Кто отправляет данные в федеральную налоговую службу

Отправка чеков через ОФД

По закону 54-ФЗ информация обо всех пробитых на кассе чеках (фискальные данные) передаётся в налоговые органы. В этой статье мы рассмотрим, как фискальные данные попадают в Федеральную налоговую службу и как избежать штрафов за непередачу информации о продажах.

Как информация с чеков попадает в ФНС

Владелец кассы передаёт информацию о продажах не напрямую в Федеральную налоговую службу, а через оператора фискальных данных (ОФД). Чтобы начать работу с ОФД, выберете подходящего оператора и заключите договор.

Онлайн-кассы (ККТ) автоматически передают данные в ОФД. Для этого кассе нужен фискальный накопитель (ФН). Это устройство, которое хранит информацию о чеках и не даёт скорректировать её после записи. ФН может быть как внешний — встроенный в кассу, так и внутренний — подключаемый через разъём. Обычно касса сразу передаёт информацию в ОФД, но ККТ может работать и без подключения к интернету, хоть и не более тридцати дней. Когда связь возвращается, касса автоматически отправляет накопленную информацию оператору. Если соединение с интернетом не восстановить, на тридцать первый день касса блокируется. Работать с такой ККТ запрещено законом.

Как данные с чеков попадают в ФНС

1. Когда покупатель оформляет платёж через кассу, на фискальный накопитель поступает вся информация с чека.
2. ФН шифрует данные, хранит их и защищает от любых поправок.
3. Зашифрованная информация из фискального накопителя возвращается в кассовый аппарат.
4. Касса печатает чек и передаёт информацию на сервер ОФД.
5. После поступления в ОФД данные расшифровываются и направляются в архив. В течение 5 лет база данных ОФД хранит архивные данные по чеку.
6. Из ОФД в кассу поступает отчёт о получении данных по чеку. Одновременно с этим аналогичный отчёт поступает на сервер налоговой службы.

Штрафы за непередачу данных в ОФД

За непередачу данных о чеках в ОФД, кассиру и предпринимателю грозят штрафы. Индивидуальный предприниматель может получить штраф от полутора до трёх тысяч рублей. Компании — от пяти до десяти тысяч. Если, кроме просрочки передачи данных, надзорные органы обнаружат, что информация в чеках некорректная, компанию оштрафуют на сумму до трёхсот тысяч рублей.

Отправка электронных чеков по СМС и email

Согласно п.2 ст.1.2 54-ФЗ, покупатель вправе потребовать от продавца электронный чек вместо бумажного. Для этого перед пробитием заказа клиент должен предоставить свой номер телефона или электронную почту.

Чек на телефон

Чтобы послать чек клиенту на телефон, у продавца должна быть подключена функция отправки СМС. Такую услугу активируют в «Астрал.ОФД». Допустимое количество СМС, которые продавец может отправить своим покупателям, зависит от приобретённого пакета сообщений.

При создании чека кассир вводит номер телефона клиента. После пробития заказа на ККТ абонент получает сообщение с электронным чеком на своё мобильное устройство.

Данные в мобильном чеке не полные, в связи с ограничением размера СМС. В сообщении отражают информацию, подтверждающую оплату:

• регистрационный номер кассы;
• стоимость покупки;
• дата и время транзакции;
• фискальный признак документа;
• ссылка на электронный адрес сайта, где можно посмотреть или скачать кассовый чек с полной информацией.

Чеки, полученные при помощи СМС, приравниваются к бумажным, которые печатает онлайн-касса. С помощью электронного чека правомерно подтвердить покупку, обменять или вернуть товар.

Чек на электронную почту

Функция отправки чеков на электронную почту доступна автоматически для всех клиентов «Астрал.ОФД». Дополнительной оплаты такая услуга не требует. ОФД отправляет чеки на указанный Email, если покупатель заранее предоставил свой электронный адрес.

«Астрал.ОФД» позволяет отправить чек по СМС или электронной почте даже после пробития заказа. Делают это через личный кабинет сервиса. Понадобится выполнить три шага:

1. Зайти в подраздел Email/СМС;
2. Кликнуть по требуемому чеку и в открывшемся окне нажать кнопку «Отправить»;
3. Ввести данные и нажать кнопку «Отправить».

Причины проблем с передачей данных ОФД

Касса не подключена к интернету

Причины: неуплата по тарифу провайдера, обрыв проводного соединения, слабый сигнал роутера, электромагнитные помехи, отключение электричества или сбой настроек подключения к сети. Что делать: кассир может продолжать обслуживать покупателей и выдавать им бумажные чеки, так как вся информация по ним сохранится в фискальном накопителе и отправится ОФД, когда проблемы со связью будут решены. Кассир может сам попробовать решить проблемы с соединением — перезагрузить роутер, проверить, есть ли задолженность перед провайдером и так далее, либо позвать системного администратора.

Неполадки на сервере ОФД

Причины: неисправности и ошибки со стороны оператора фискальных данных. Что делать: свяжитесь с оператором и узнайте, когда восстановят соединение с серверами.

Фискальный накопитель не принимает данные от кассы

Причины: проблема может быть как в кассовом аппарате, так и в накопителе. Если ФН внешний — вероятно, нарушено соединение между кассой и накопителем. Другая причина — истёк срок годности ФН. Что делать: независимо от причины неисправности, продолжать торговлю с неработающим ФН нельзя. Как правило, современные модели онлайн-касс блокируют печать чека при неисправности накопителя. Но даже если чек удастся напечатать, он будет недействителен. Обратитесь к производителю ФН или оператору фискальных данных.

Торговля без чеков (либо с недействительными чеками) чревата штрафом: для должностного лица (кассира) — от 10 тысяч рублей до 50% от выручки, а для юридического лица (компании) — от 30 тысяч рублей до 100% от выручки. Исправление или замена оборудования, а также его перерегистрация могут занять значительное время, поэтому рекомендуем держать при себе запасную кассу.

Неисправность кассы

Причины: проблемы с ПО кассы, либо поломка какого-либо компонента ККТ. Что делать: как и в случае с неисправным ФН, работать с такой кассой нельзя. Обратитесь к системному администратору, ОФД или производителю кассы. По возможности подключите резервную кассу.

Как онлайн-касса передает данные ОФД и в налоговую

Оператор фискальных данных, ОФД, передает в налоговую документы, которые формирует онлайн-касса. К таким документам относятся отчеты:

• о регистрации ККТ — его формирует ККМ после подключения к оператору;
• об открытии и закрытии смены — смена не должна превышать 24 часа, если отчет о закрытии смены не пришел в банк вовремя — это нарушение закона о ККТ;
• о закрытии ФН формируют, когда надо менять фискальный накопитель. Срок службы ФН — 13, 15 или 36 месяцев;
• о перерегистрации ККТ — нужен после замены накопителя, или если изменились данные, которые были указаны при регистрации ККТ;
• о текущем состоянии расчетов показывает переданные и непереданные данные. Если данные с ККТ не попадают оператору дольше 30 дней, накопитель блокируется, и продажи встают. Отчет можно сформировать на кассе и не закрывать смены;
• кассовый чек — подтверждает оплату товара или услуги;
• чек коррекции — создают, когда касса выдала ошибку или провела покупку без чека.

Онлайн-касса передает данные оператору. Налоговая по запросу получает данные о продажах, когда хочет проверить компанию. Так ФНС следит за выручкой предприятия и проверяет, верно ли предприниматель платит налоги.

Как происходит процесс передачи фискальных данных

Современная ККТ с момента продажи товара или оказания услуги покупателю передаёт данные оператору фискальных данных, а он, в свою очередь, отправляет их в ФНС. Эти данные называются фискальными и включают в себя:

• кассовые чеки и чеки коррекции, а также БСО;
• отчёт о регистрации и изменении её параметров;
• отчёты об открытии и закрытии смены;
• отчёт о закрытии фискального накопителя;
• отчёт о текущем состоянии расчётов.

Далее ККТ получает от ОФД данные о приёме (менее 3 секунд), и фискальные данные считаются переданными.

Почему все данные передаются в ОФД

Согласно Федеральному закону №54 все фискальные данные должны передаваться в ФНС через ОФД. За достоверность данных отвечает собственник ККТ. Как только данные получены ОФД, оператор отвечает за их сохранность и дальнейшую передачу.

Онлайн-касса передает данные в ОФД через фискальный накопитель

Когда данные о продажах ушли оператору, касса формирует подтверждение фискальных документов. Это значит, что регистрационный номер ККТ, ИНН предпринимателя, заводской номер накопителя и другие реквизиты чека совпадают с теми, которые были указаны при регистрации онлайн-кассы в ФНС. Если все в порядке, ОФД одобряет транзакцию и направляет подтверждение обратно. Покупатель получает бумажный или электронный чек.

По QR-коду на чеке можно проверить передан ли чек в ФНС. Если предприниматель не передает данные о продажах, налоговая выписывает штраф. Проверить реквизиты чека можно на сайте налоговой или через приложение для IOS и Android.

Сроки отправки сведений в ФНС согласно закону 54-ФЗ

Регламентация работы онлайн-кассы без передачи данных в ОФД осуществляется статьей 4.1 закона 54-ФЗ. Согласно ей, ПО фискального накопителя (ФН) должно блокировать формирование фискального признака, если в локальной базе имеются сформированные, но не непреданные в ОФД более 30 дней документы.

Поэтому, при отсутствии подключения онлайн-кассы к интернету в течение месяца, теоретически можно продолжать пробивать чеки, но они не будут действительны с юридической точки зрения. Что касается реальной ситуации, то производители ККТ предусматривают программное блокирование работы техники при указанных обстоятельствах.

Пользователи иногда путают сроки отправки сведений в налоговые органы с таковыми в Украине и Казахстане, где они составляют 3 суток. В России государство предоставило бизнесу более лояльные условия, поэтому на передачу данных дается 30 дней.

Где ОФД хранит фискальные данные

Оператор фискальных данных обрабатывает и шифрует чеки на своих серверах, создает электронные копии, которые хранятся пять лет. Серверы находятся в специальных дата-центрах или ЦХОДах — центрах хранения и обработки данных.

Как подключиться к ОФД

Чтобы работать по закону, нужна онлайн-касса из реестра налоговой и договор с ОФД. В Модульбанке с услугой «Касса под ключ» мы сами готовим онлайн-кассу к работе: оформляем электронную цифровую подпись, заключаем договор с оператором фискальных данных, регистрируем кассу в налоговой, настраиваем ККТ. Онлайн-кассу, фискальный накопитель и пакеты услуг можно взять в рассрочку на 6 месяцев без первого взноса, штрафов и комиссий.

Мы постоянно улучшаем кассу, чтобы сделать ее быстрее и удобнее. Поэтому цена и количество моделей могут меняться. Актуальная информация — на нашем сайте.

Полный комплект онлайн-кассы

Под полным комплектом чаще всего понимают онлайн-кассу с установленным фискальным накопителем. Некоторые производители кассовых аппаратов продают не только технику, но и услуги по подготовке ККТ к работе. В МодульКассе с услугой «Касса под ключ» мы делаем всё за вас:

• создаем квалифицированную электронную подпись. КЭП нужна для регистрации кассы в налоговой и подключения к ОФД;
• заключаем договор с оператором фискальных данных. Подключаем клиентов к Яндекс.ОФД на 13/15 или 36 месяцев;
• ставим онлайн-кассу на учет в ФНС. Вам не придется дважды ходить в отделением налоговой;
• помогаем настроить ККТ. Создаем торговые точки в личном кабинете МодульКассы, загружаем каталог товаров.

МодульКасса занимает мало места, работает на аккумуляторе до 48 часов, подключается к интернету через SIM-карту или Wi-Fi. Помимо стандартного набора — самой кассы, документов на нее, кабеля и руководства пользователя, в комплекте МодульКассы идет зарядное устройство, SIM-карта и ее обслуживание. Еще в МодульКассу встроены принтер чеков и сканер-штрихкодов.

Мобильная МодульКасса стоит 11 900 рублей. Аренда МодульКассы с эквайрингом стоит 2 500 рублей. Стационарная МодульКасса стоит 25 900 рублей

Мы постоянно улучшаем кассу, чтобы сделать ее быстрее и удобнее. Поэтому цена и количество моделей могут меняться. Актуальная информация — на нашем сайте.

МодульКасса включена в Госреестр контрольно-кассовой техники и называется там MSPOS-K Мобильная МодульКасса , ПТК MSPOS-Е-Ф — МодульКасса с эквайрингом. Онлайн-кассу, фискальный накопитель и пакеты услуг можно взять в рассрочку на полгода. Напишите в чат нашему консультанту на сайте. Он поможет выбрать модель и оформить доставку. Доставляем кассу за один-два дня по Москве и до семи рабочих дней в регионы.

Что такое ОФД простыми словами

В России действует закон 54-ФЗ о применении онлайн-касс. Он обязывает организации и предпринимателей при расчетах использовать контрольно-кассовую технику c фискальным накопителем и передавать данные с кассы в налоговую службу онлайн*. Для этого между пользователем кассы и ФНС нужен посредник — ОФД.

Оператор фискальных данных (ОФД) — это организация с разрешением от ФНС на обработку фискальных данных. Она обязана передавать информацию с онлайн-кассы в ФНС и обеспечивать ее конфиденциальность, защиту и хранение в течение 5 лет.

*Не все обязаны отправлять данные в ФНС. Согласно 54-ФЗ, если касса находится в отдаленной от сетей связи местности или на территории военных объектов, органов ФСБ, госохраны, внешней разведки, ККТ может работать автономно. Данные сохраняются в фискальном накопителе и передаются в налоговую службу только при его замене.

Как работает оператор фискальных данных

Касса формирует не только чеки, но и разные отчеты: о регистрации или перерегистрации ККТ, об открытии и закрытии смены. Эти документы называют фискальными.

ОФД через интернет получает фискальные данные c кассы, обрабатывает, сохраняет и отправляет в ФНС.

Оператор формирует подтверждение — фискальный признак — для каждого фискального документа и отправляет на кассу.

Документы, полученные оператором, отражаются в личном кабинете ОФД.

При этом обязанность сдавать налоговую отчетность у предпринимателя или организации остается.

Сервисы ОФД

Операторы фискальных данных предоставляют пользователям личный кабинет с набором возможностей:

• Отправка электронных чеков покупателям.
• Регистрация перерегистрация и снятие с учета кассы в ФНС.
• Мониторинг работы кассиров и касс.
• Выгрузка отчетов по разным параметрам для аналитики и отчетности.

Как начать работу с ОФД

Выберите подходящую компанию из реестра аккредитованных ФНС операторов, заключите договор и оплатите счет. Посмотрите, как начать работу с Контур.ОФД.

Пользуйтесь возможностями Контур.ОФД 3 месяца бесплатно

Пользуйтесь всеми возможностями Контур.ОФД бесплатно 3 месяца и выполняйте требования 54-ФЗ!

Кто отправляет данные в федеральную налоговую службу

Со вступлением в силу поправок к Федеральному закону №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» все предлагающие товары и услуги компании, использующие в своей деятельности онлайн-кассы, обязаны передавать данные о совершенных с помощью ККТ операциях в Федеральную налоговую службу. В данной статье мы расскажем, каким образом происходит взаимодействие с ФНС при отправке сведений об оплате.

Как налоговая получает фискальные данные с ККТ?

Информация о платежах из онлайн-кассы передается в ФНС с помощью оператора фискальных данных. Он получает с аппарата данные о расчетах, регистрирует документ, подтверждающий финансовую операцию и доставляет его в налоговую службу. Все зарегистрированные устройства нового образца передают информацию в режиме онлайн автоматически после каждой совершенной клиентами покупки. Кроме того, данные о платежах сохраняются на фискальном накопителе, который есть у каждого онлайн-оборудования. ФН подключается к кассе или может быть уже встроенным в нее. Благодаря ему передать информацию в налоговую можно даже в тех случаях, когда отсутствует связь с сетью или ОФД (не более 30 дней).

Для того, чтобы доставить в ФНС данные о финансовых операциях, необходимо иметь:

Действующий договор с оператором фискальных данных.

Бесперебойное подключение к Интернету.

Онлайн-кассу нового образца с фискальным накопителем.

Порядок передачи данных в налоговую службу

Существуют определенные требования, касающиеся сроков предоставления сведений о расчетах в ФНС. После совершенной покупки нужно передать данные о ней в течение 30 дней. Если нет проблем со связью, чек отправляется налоговой службе всего за несколько секунд сразу же после совершения операции. При этом участие кассира не требуется – процесс выполняется автоматически.

В случаях, когда компания по какой-либо необъективной причине пропускает срок предоставления сведений в Федеральную налоговую службу, ПО онлайн-устройство автоматически блокирует функцию формирования фискального признака. После этого информация о финансовых операциях не сохраняется, ее нельзя будет передать в ФНС. На компанию за подобное нарушение налагаются штрафы.

Следует помнить, что, если торговая точка, в которой отсутствует соединение с сервером ОФД и Интернетом сроком более 30 дней, будет пробивать чеки без их передачи в ФНС, они будут недействительны.

Решением данной проблемы должен заниматься собственник онлайн-кассы. Так, ИП или начальник организации обязан контролировать доставку чеков в Федеральную налоговую службу одним из 3 способов:

Отслеживать уведомления кассового аппарата о наличии неотправленных оператору фискальных данных чеков.

Проверять личный кабинет на сайте ОФД. Если фискальные данные по операциям отсутствуют, то информация о платежах не была передана ФНС.

Просматривать отчеты о состоянии расчетов. В них указывается количество документов об оплате, которые не были доставлены оператором в налоговую службу.

Если произошло что-то из вышеперечисленных ситуаций, необходимо связаться с ОФД для решения возникших неполадок, либо попытаться устранить проблему самостоятельно. Проверьте наличие подключения контрольно-кассового аппарата к мобильным и интернет-сетям.

Чтобы всегда контролировать отправку чеков и своевременно решать возникшие проблемы, приобретайте кассовые аппараты с системой оповещения. Подключите онлайн—кассу не только к кабельному интернету, но и к мобильной сети, а также предусмотрите дополнительное рабочее устройство. Кроме того, вам может понадобиться источник бесперебойного питания, если вдруг произойдет отключения электричества.

Санкции за нарушение порядка передачи данных в ФНС

При несвоевременном отправлении сведений об оплате в Федеральную налоговую службу компания получает предупреждение или штраф в размере:

1 500 — 3 000 рублей для предпринимателей,

5 000 – 10 000 рублей для юридических лиц,

20 000 – 30 000 рублей фирмам, переславшим ФНС некорректные сведения.

Советуем не нарушать порядок передачи данных в Федеральную налоговую службу и вовремя отправлять сведения о финансовых операциях. Таким образом вы не только защитите себя от необоснованных штрафов, но и сохраните отличную возможность вести бухгалтерский учет по доходам и прибыли компании.