Секретарь администратор это кто и чем занимается

Должностная инструкция

1.1. Секретарь-администратор относится к категории специалистов.

1.2. На должность секретаря-администратора принимается лицо, имеющее:

1) среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование по специальным программам;

1.3. Секретарь-администратор должен знать:

1) функции, задачи, структуру организации, ее связи;

2) правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;

3) этику делового общения;

4) правила речевого этикета;

5) требования охраны труда;

6) правила защиты конфиденциальной служебной информации;

7) правила организации приема посетителей;

8) правила делового общения;

9) структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;

10) правила организации приемов в офисе;

11) правила сервировки чайного (кофейного) стола;

12) правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;

13) ……… (другие документы, материалы и т.д.)

1.4. Секретарь-администратор должен уметь:

1) использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи;

2) использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;

3) вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы;

4) устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров;

5) сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия;

6) соблюдать служебный этикет;

7) общаться с посетителями;

8) использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;

9) создавать положительный имидж организации;

10) принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций;

11) применять информационно-коммуникационные технологии;

12) обеспечивать конфиденциальность информации;

13) составлять и вести учетные документы;

14) применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации;

15) применять современные средства сбора, обработки и передачи информации;

16) оценивать результаты в рамках поставленных задач;

17) осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками;

18) ……… (другие навыки и умения)

1.5. Секретарь-администратор в своей деятельности руководствуется:

1) ……… (наименование учредительного документа)

2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)

3) настоящей должностной инструкцией;

4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)

1.6. Секретарь-администратор подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)

1.7. ……… (другие общие положения)

2. Трудовые функции

2.1. Организационное обеспечение деятельности организации:

1) прием и распределение телефонных звонков организации;

2) организация работы с посетителями организации;

3) выполнение координирующих и обеспечивающих функций.

2.2. ……… (другие функции)

3. Должностные обязанности

3.1. Секретарь-администратор исполняет следующие обязанности:

3.1.1. В рамках трудовой функции прием и распределение телефонных звонков организации:

1) выполнять перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации;

2) выполнять регистрацию поступающих телефонных звонков;

3) осуществлять получение необходимой информации и передачу санкционированной информации по телефону;

3.1.2. В рамках трудовой функции организация работы с посетителями организации:

1) осуществлять встречу посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками;

2) выполнять ведение журнала записи посетителей;

3) выполнять учет посетителей и оформление пропусков;

4) осуществлять содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;

5) осуществлять прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации;

6) осуществлять организацию и бронирование переговорных комнат;

7) выполнять сервировку чайного (кофейного) стола в офисе;

8) выполнять приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки);

3.1.3. В рамках трудовой функции выполнение координирующих и обеспечивающих функций:

1) выполнять ведение журнала разъездов работников организации;

2) осуществлять координацию работы курьеров и водителей организации;

3) выполнять ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей;

4) составлять справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации;

3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

3.1.5. ……… (другие обязанности)

3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)

4. Права

Секретарь-администратор имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. ……… (другие права)

5. Ответственность

5.1. Секретарь-администратор привлекается к ответственности:

— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

— за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;

— за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

Должностная инструкция секретаря-администратора

1. На должность секретаря-администратора назначается лицо, имеющее среднее общее образование и профессиональное обучение по программе профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих, программе переподготовки рабочих, служащих, программе повышения квалификации рабочих, служащих.

2. Без требования к опыту практической работы.

3. Назначение на должность секретаря-администратора, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.

4. Секретарь-администратор должен знать:

4.1. Функции, задачи, структуру организации, ее связи

4.2. Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации

4.3. Этику делового общения

4.4. Правила речевого этикета

4.5. Требования охраны труда

4.6. Правила защиты конфиденциальной служебной информации

4.7. Правила организации приема посетителей

4.8. Правила сервировки чайного (кофейного) стола

4.9. Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним

5. Секретарь-администратор подчиняется непосредственно ________________________.

6. На время отсутствия секретаря-администратора (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.

II. Должностные обязанности

В обязанности секретаря-администратора входит:

1. Прием и распределение телефонных звонков организации:

— Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации

— Регистрация поступающих телефонных звонков

— Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону

2. Организация работы с посетителями организации:

— Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками

— Ведение журнала записи посетителей

— Учет посетителей и оформление пропусков

— Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей

— Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации

— Организация и бронирование переговорных комнат

— Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе

— Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки)

3. Выполнение координирующих и обеспечивающих функций:

— Ведение журнала разъездов работников организации

— Координация работы курьеров и водителей организации

— Ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей

— Составление справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации

III. Права

Секретарь-администратор имеет право:

1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.

2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию)

3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Принимать самостоятельные решения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностными обязанностями

IV. Ответственность

Секретарь-администратор несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2020г. №333н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Профессия секретарь

Секретарь является посредником между руководством, персоналом и клиентами. Он обеспечивает эффективное функционирование офиса, ведет делопроизводство. От профессионализма секретаря зависит успешная работа фирмы.

Профессия секретарь появилась давно: упоминается она в истории Древнего Рима. Изначально занимали эту должность мужчины, которым доверяли тайны государственного управления. В России секретари появились при Петре I. Требования к ним были высокими: наличие образования, знание законов.

В XIX веке появились первые личные секретари руководителей на крупнейших предприятиях. Для специалистов выпускали журналы и проводили обучающие курсы. В начале 20-х годов XX века профессия секретаря была особенно востребована.

Описание

Специализации

Разбирая детально обязанности секретаря, можно выделить следующие специализации.

Секретарь-референт – связующее звено между начальником, сотрудниками, клиентами, партнерами. Контролирует работников офиса, следит за исправностью оргтехники, распределяет рабочий день руководителя, составляет тексты для выступлений, переговоров, готовит отчеты.

Личный секретарь – помощник руководителя с высшим образованием, знающий все о деятельности компании. Решает организационные и административные вопросы, занимается делопроизводством.

Секретарь судебного заседания – должность только в судах. Составляет протокол слушания, формирует и направляет дела в архив, проверяет явку на заседания, выдает оригиналы и копии решений суда. Соискатели этой вакансии должны иметь высшее юридическое образование, быть уверенным пользователем компьютера, знать законодательство РФ и иметь опыт работы в юридических фирмах.

Пресс-секретарь – представитель организации, отвечающий за связь со СМИ и общественностью. Предоставляет информацию о событиях, происходящих в компании. Контролирует, редактирует материалы для публикаций, организовывает встречи журналистов с директорами. Пресс-секретарь компании должен прекрасно разбираться в той сфере деятельности, которой занимается организация, понимать структуру рынка и методы работы.

Секретарь-переводчик – сотрудник, принимающий участие в переговорах с иностранными партнерами, принимает корреспонденцию и переводит ее, организовывает работу офиса. Предъявляемые требования к специалисту: владение разговорным и письменным иностранным языком на высоком уровне, коммуникабельность, презентабельный вид, высокая скорость печати.

Должностная инструкция секретаря-администратора с учетом требований профстандарта

Должностная инструкция разработана в соответствии с профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденным приказом Минтруда России от 6 мая 2015 года № 276н.
Ниже шаблон должностной инструкции готовой к применению, необходимо добавить данные своей организации.

Должностная инструкция № ____

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность секретаря-администратора.

1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимает ________ по представлению непосредственного руководителя.

1.3. Требования к образованию и обучению работника:

Среднее общее образование;
Профессиональное обучение — программы профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих, программы переподготовки рабочих, служащих, программы повышения квалификации рабочих, служащих.

1.4. Требования к опыту практической работы:

_________.

1.5. Особые условия допуска к работе:

_________.

1.6. Другие характеристики для занятия должности:

_________.

1.7. Работник в своей деятельности руководствуется:

действующими нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка и локальными нормативными актами организации;
трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.

1.8. Работник должен знать:

Правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
информацию, необходимую для выполнения своих должностных обязанностей. См. подробнее в разделе 2.

1.9. Работник подчиняется непосредственному руководителю.

1.10. На время отсутствия работника (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ, А ТАКЖЕ НЕОБХОДИМЫЕ ЗНАНИЯ И УМЕНИЯ ДЛЯ ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ

В обязанности работника входит:

2.1. Прием и распределение телефонных звонков организации:

Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации;
Регистрация поступающих телефонных звонков;
Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.

Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи;
Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;
Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы;
Устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров;
Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия;
Соблюдать служебный этикет.

Функции, задачи, структура организации, ее связи;
Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;
Этика делового общения;
Правила речевого этикета;
Требования охраны труда;
Правила защиты конфиденциальной служебной информации.

_________.

2.2. Организация работы с посетителями организации:

Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками;
Ведение журнала записи посетителей;
Учет посетителей и оформление пропусков;
Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;
Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации;
Организация и бронирование переговорных комнат;
Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе;
Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки).

Общаться с посетителями;
Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;
Вести учетные формы, использовать их для работы;
Создавать положительный имидж организации;
Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций;
Применять информационно-коммуникационные технологии ;
Обеспечивать конфиденциальность информации.

Правила организации приема посетителей;
Правила делового общения;
Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
Правила организации приемов в офисе;
Правила сервировки чайного (кофейного) стола;
Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;
Этика делового общения;
Правила речевого этикета;
Требования охраны труда;
Правила защиты конфиденциальной служебной информации.

_________.

2.3. Выполнение координирующих и обеспечивающих функций:

Ведение журнала разъездов работников организации;
Координация работы курьеров и водителей организации;
Ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей;
Составление справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации.

Составлять и вести учетные документы;
Применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации;
Применять современные средства сбора, обработки и передачи информации;
Оценивать результаты в рамках поставленных задач;
Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками.

Правила речевого этикета;
Этика делового общения;
Требования охраны труда;
Правила защиты конфиденциальной служебной информации;
Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами.

_________.

3.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.5. Запрашивать лично или через непосредственного руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

Работник несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации, и заключенным трудовым договором.

4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации, и заключенным трудовым договором.

4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации, и заключенным трудовым договором.

5. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в ________.

5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся под расписку все работники организации, на которых распространяется действие этой инструкции.

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом директора от _______________ № __ и профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденным приказом Минтруда России от 6 мая 2015 года № 276н.