Как создать организационную структуру предприятия в excel

Advanced Excel — организационная структура

Вы можете проиллюстрировать отношения отчетности в вашей команде или организации, используя организационную диаграмму. В Excel вы можете использовать рисунок SmartArt, который использует макет организационной диаграммы.

Что такое организационная структура?

Организационная диаграмма графически представляет структуру управления организации, например, руководителей отделов и соответствующих сотрудников по отчетности в организации. Кроме того, могут быть помощники для топ-менеджеров, и они также изображены в организационной структуре.

Организационная схема в Excel будет такой, как показано ниже.

Организационная структура

Подготовка данных

Ниже приведены шаги для подготовки данных для организационной структуры:

Шаг 1 — Соберите информацию о различных ролях в организации, как указано ниже.

Сопоставить информацию

Шаг 2 — Определите отношения отчетности в иерархии.

Определить отношения отчетности

Вы будете использовать эту информацию для создания организационной структуры.

Создание организационной диаграммы

Ниже приведены шаги для создания организационной диаграммы.

Шаг 1 — Нажмите вкладку INSERT на ленте.

Шаг 2 — Щелкните значок «Графика SmartArt» в группе «Иллюстрации».

Шаг 3Выберите диалоговое окно выбора SmartArt Graphic .

Выберите SmartArt Graphic

Шаг 4 — Выберите Иерархия на левой панели.

Шаг 5 — Нажмите на организационную диаграмму.

Шаг 6 — Появится предварительный просмотр организационной диаграммы. Нажмите ОК.

Предварительный просмотр организационной диаграммы

Шаблон организационной диаграммы появится в вашем рабочем листе.

Шаблон организационной диаграммы

Как вы можете заметить, вы можете ввести текст в левой панели, и он сразу появится на графике справа. Поле с маркером с линией, прикрепленной на левой панели, указывает, что это поле помощника на диаграмме. Поля с маркерами на левой панели указывают, что они являются частью висящего макета на диаграмме.

Шаг 7 — Введите информацию в текстовой панели.

Шаг 8 — Понизить, если есть отношения отчетности.

понижать в должности

Шаг 9 — Нажмите за пределами графика. Ваша организационная структура готова.

Форматирование организационной диаграммы

Вы можете отформатировать Организационную диаграмму, чтобы придать ей дизайнерский вид. Следуйте инструкциям ниже

  • Нажмите на график.
  • Нажмите вкладку ДИЗАЙН на Ленте.
  • Выберите «Полированный» в группе «Стили SmartArt».
  • Измените цвета коробок.
  • Изменить цвет шрифта.
  • Отрегулируйте размер ящиков.
  • Отрегулируйте ширину линий.

Создание организационной диаграммы

Если вы хотите проиллюстрировать отношения отчетности в вашей компании или организации, можно создать графический элемент SmartArt с макетом организаций, например "Организацивая диаграмма", или с помощью Microsoft Visio создать организациическую диаграмму. Если у вас есть Visio, вы можете узнать больше о том, когда Visio — лучший способ создания вашей organization chart. Инструкции см. в инструкциях по созданию организаций в Visio.

Общие сведения о создании организационной диаграммы

Используйте графические элементы SmartArt для создания организационных диаграмм в Excel, Outlook, PowerPoint или Word, чтобы показать отношения подчинения в организации, например руководителей отделов и рядовых сотрудников.

Пример организационной диаграммы SmartArt

Если вы не достаточно много знаете о работе с графическими элементами SmartArt, возможно, вам будет интересно ознакомиться со статьями ниже перед началом работы с организационными диаграммами:

Создание организационной диаграммы

На вкладке Вставка в группе Иллюстрации нажмите кнопку SmartArt.

Пример группы Иллюстрации на вкладке Вставка в PowerPoint 2016

В коллекции Выбор рисунка SmartArt откройте раздел Иерархия, а затем выберите макет организационной диаграммы (например, Организационная диаграмма) и нажмите кнопку ОК.

Диалоговое окно SmartArt с выбранной иерархией

Для ввода текста выполните одно из указанных ниже действий.

Щелкните поле в графическом элементе SmartArt и введите свой текст.

Ввод текста в поле графического элемента SmartArt

Примечание: Для достижения наилучших результатов используйте это действие после добавления всех необходимых полей.

Щелкните элемент [Текст] в области текста и введите свой текст.

Ввод текста в области текста

Скопируйте текст из другой программы или расположения, щелкните элемент [Текст] в области текста, а затем вставьте текст.

Если область текста не отображается, щелкните приведенный ниже элемент управления на границе графического элемента SmartArt.

Другие задачи

Важно: Эта функция недоступна в Outlook или в Office 2007.

В документе, презентации или листе на вкладке Вставка в группе Иллюстрации нажмите кнопку SmartArt.

Пример группы Иллюстрации на вкладке Вставка в PowerPoint 2016

В коллекции Выбор рисунка SmartArt откройте раздел Иерархия, а затем выберите элемент Организационная диаграмма или Цикл и нажмите кнопку ОК.

Выбор организационной диаграммы

Чтобы добавить рисунок, щелкните в требуемом поле значок рисунка, найдите папку с необходимым рисунком, щелкните файл рисунка и нажмите кнопку Вставить.

Чтобы ввести текст, следуйте инструкциям в шаге 3 в разделе Создание организационной диаграммы.

Щелкните существующее поле, ближайшее к месту вставки нового поля.

В разделе Работа с рисунками SmartArt на вкладке Конструктор в группе Создать рисунок щелкните стрелку Добавить фигуру, а затем выполните одно из действий ниже.

Кнопка

Примечание: Если вкладки Работа с графическими элементами SmartArt или Конструктор не отображаются, убедитесь, что выбран графический элемент SmartArt. Для перехода на вкладку Конструктор необходимо дважды щелкнуть графический элемент SmartArt.

Чтобы вставить поле на том же уровне, что и выбранное поле, но после него, выберите команду Добавить фигуру после.

Чтобы вставить поле на том же уровне, что и выбранное поле, но перед ним, выберите команду Добавить фигуру перед.

Чтобы вставить поле на один уровень выше выбранного поля, выберите команду Добавить фигуру над.

Новое поле займет уровень выбранного поля, а выбранное поле и все поля непосредственно под ним переместятся на один уровень вниз.

Чтобы вставить поле на один уровень ниже выбранного поля, выберите команду Добавить фигуру под.

Для добавления поля помощника выберите команду Добавить помощника.

Поле помощника будет помещено в графический элемент SmartArt над остальными полями того же уровня, но в области текста оно будет отображаться после других фигур этого уровня.

Добавление помощника доступно только для макетов организаций. Эта возможность недоступна для макетов иерархии, например иерархии.

Чтобы удалить поле, щелкните его границу и нажмите клавишу DELETE.

(ПРИМЕЧАНИЕ.) Если поле необходимо добавить в иллюстрацию отношений, попробуйте добавить его перед или после выбранной фигуры, чтобы определить место, подходящее для новой фигуры.

Добавление фигуры из области текста

На уровне фигуры поместите курсор в конец текста, куда необходимо добавить новую фигуру.

Нажмите клавишу ВВОД и введите в новую фигуру требуемый текст.

Для добавления поля помощника нажмите клавишу ВВОД, предварительно выделив поле помощника в области текста.

Несмотря на то что в макетах организационных диаграмм, таких как Организационная диаграмма, нельзя автоматически соединить линией два поля верхнего уровня, можно сымитировать это действие, добавив поле на верхний уровень графического элемента SmartArt и нарисовав линии, соединяющие фигуры. (На вкладке Вставка в группе Иллюстрации выберите пункт Фигура, выберите линию, а затем нарисуйте линию между двумя прямоугольниками). Дополнительные сведения о рисовании линий см. в статье Рисование и удаление линий.

Чтобы переместить поле, щелкните его и перетащите в новое место. Для перемещения или "сдвига" поля с очень малым шагом используйте клавиши со стрелками, удерживая нажатой клавишу CTRL.

Чтобы показать отношения подотчетности между двумя полями с помощью пунктирной линии, измените стиль линии между двумя полями.

Щелкните графический элемент SmartArt, линию которого нужно изменить.

Щелкните правой кнопкой мыши линию и выберите в контекстном меню команду Формат фигуры.

В разделе Линия или Тип линии выберите нужный Тип штриха.

Макет влияет на все поля, расположенные ниже выделенного поля. Хотя для создания организаций можно использовать другие макеты иерархии, висячие макеты доступны только в макетах организаций.

В организационной диаграмме щелкните поле, к которому необходимо применить макет.

В контекстных инструментах Работа с графическими элементами SmartArt на вкладке Конструктор в группе Создать рисунок щелкните Макет, а затем выполните одно из следующих действий:

Параметр

Примечание: Если вкладки Работа с графическими элементами SmartArt или Конструктор не отображаются, убедитесь, что выбран графический элемент SmartArt. Для перехода на вкладку Конструктор необходимо дважды щелкнуть графический элемент SmartArt.

Для выравнивания всех полей ниже выделенного поля по центру щелкните Стандартный.

Для выравнивания выделенного поля по центру относительно нижележащих полей и расположения этих полей горизонтально по два поля в ряд щелкните Все.

Для расположения выделенного поля справа относительно нижележащих полей и левостороннего выравнивания этих полей по вертикали выберите Левосторонний.

Для расположения выделенного поля слева относительно нижележащих полей и правостороннего выравнивания этих полей по вертикали выберите Правосторонний.

К полям в графических элементах SmartArt можно применять цветовые вариации из Цвета темы.

Щелкните графический элемент SmartArt, цвет которого нужно изменить.

В разделе Работа с рисунками SmartArt на вкладке Конструктор в группе Стили SmartArt нажмите кнопку Изменить цвета.

Кнопка

Если вкладка Работа с рисунками SmartArt или Конструктор не отображается, выделите графический элемент SmartArt.

Выберите нужную комбинацию цветов.

Совет: (ПРИМЕЧАНИЕ.) При наведении указателя мыши на эскиз можно просмотреть, как изменяются цвета в графическом элементе SmartArt.

Щелкните границу поля правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Формат фигуры.

В разделе Заливка выберите пункт Сплошная заливка.

В разделе Цвет нажмите кнопку и выберите нужный цвет.

Чтобы указать степень прозрачности фонового цвета, переместите ползунок Прозрачность или введите число в поле рядом с ним. Значение прозрачности можно изменять от 0 (полная непрозрачность, значение по умолчанию) до 100 % (полная прозрачность).

Стиль SmartArt — это сочетание различных эффектов, например стилей линий, рамок или трехмерных эффектов, которые можно применить к полям графического элемента SmartArt для придания им профессионального, неповторимого вида.

Щелкните графический элемент SmartArt, стиль SmartArt которого нужно изменить.

В разделе Работа с рисунками SmartArt на вкладке Конструктор в группе Стили SmartArt выберите стиль.

Чтобы увидеть другие стили SmartArt, нажмите кнопку "Дополнительные ".

Если вкладка Работа с рисунками SmartArt или Конструктор не отображается, выделите графический элемент SmartArt.

Совет: Вы можете применить дополнительные эффекты, например тень, подсветка или отражение. Для этого в разделе Работа с рисунками SmartArt на вкладке Формат в группе Стили фигур щелкните стрелку пункта Эффекты фигур и выберите нужный эффект.

Ссылка на основную публикацию