Как сделать консолидацию в excel

Консолидация данных в программе Microsoft Excel

Консолидация в Microsoft Excel

При работе с однотипными данными, размещенными в разных таблицах, листах или даже книгах, для удобства восприятия лучше собрать информацию воедино. В Microsoft Excel с этой задачей можно справиться с помощью специального инструмента, который называется «Консолидация». Он предоставляет возможность собрать разрозненные данные в одну таблицу. Давайте узнаем, как это делается.

Условия для выполнения процедуры консолидации

Естественно, что не все таблицы можно консолидировать в одну, а только те, которые соответствуют определенным условиям:

    • столбцы во всех таблицах должны иметь одинаковое название (допускается лишь перестановка столбцов местами);
    • не должно быть столбцов или строк с пустыми значениями;
    • шаблоны у таблиц должны быть одинаковыми.

Создание консолидированной таблицы

Рассмотрим, как создать консолидированную таблицу на примере трех таблиц, имеющих одинаковый шаблон и структуру данных. Каждая из них расположена на отдельном листе, хотя по такому же алгоритму можно создать консолидированную таблицу из данных расположенных в разных книгах (файлах).

  1. Открываем отдельный лист для консолидированной таблицы.

Добавление нового листа в Microsoft Excel

  • На открывшемся листе отмечаем ячейку, которая будет являться верхней левой ячейкой новой таблицы.
  • Находясь во вкладке «Данные» кликаем по кнопке «Консолидация», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Работа с данными».
  • Переход к консолидации данных в Microsoft Excel

    Открывается окно настройки консолидации данных.

    Настройки консолидации в Microsoft Excel

    В поле «Функция» требуется установить, какое действие с ячейками будет выполняться при совпадении строк и столбцов. Это могут быть следующие действия:

    • сумма;
    • количество;
    • среднее;
    • максимум;
    • минимум;
    • произведение;
    • количество чисел;
    • смещенное отклонение;
    • несмещенное отклонение;
    • смещенная дисперсия;
    • несмещенная дисперсия.

    В большинстве случаев используется функция «Сумма».

    Выбор функции для консолидации в Microsoft Excel

    В поле «Ссылка» указываем диапазон ячеек одной из первичных таблиц, которые подлежат консолидации. Если этот диапазон находится в этом же файле, но на другом листе, то жмем кнопку, которая расположена справа от поля ввода данных.

    Переход к выбору диапазона для консолидации в Microsoft Excel

    Переходим на тот лист, где расположена таблица, выделяем нужный диапазон. После ввода данных жмем опять на кнопку расположенную справа от поля, куда был внесен адрес ячеек.

    Выбор диапазона для консолидации в Microsoft Excel

    Добавление диапазона в Microsoft Excel

    Как видим, после этого диапазон добавляется в список.

    Диапазон добавлен в Microsoft Excel

    Аналогичным образом, добавляем все другие диапазоны, которые будут участвовать в процессе консолидации данных.

    Все диапазоны добавлены для консолидации в Microsoft Excel

    Если же нужный диапазон размещен в другой книге (файле), то сразу жмем на кнопку «Обзор…», выбираем файл на жестком диске или съемном носителе, а уже потом указанным выше способом выделяем диапазон ячеек в этом файле. Естественно, файл должен быть открыт.

    Выбор файла для консолидации в Microsoft Excel

    Точно так же можно произвести некоторые другие настройки консолидированной таблицы.

    Для того, чтобы автоматически добавить название столбцов в шапку, ставим галочку около параметра «Подписи верхней строки». Для того, чтобы производилось суммирование данных устанавливаем галочку около параметра «Значения левого столбца». Если вы хотите, чтобы при обновлении данных в первичных таблицах обновлялась также и вся информация в консолидированной таблице, то обязательно следует установить галочку около параметра «Создавать связи с исходными данными». Но, в этом случае нужно учесть, что, если вы захотите в исходную таблицу добавить новые строки, то придется снять галочку с данного пункта и пересчитать значения вручную.

    Когда все настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».

    Установка настроек для консолидации в Microsoft Excel

    Консолидированный отчет готов. Как видим, данные его сгруппированы. Чтобы посмотреть информацию внутри каждой группы, кликаем на плюсик слева от таблицы.

    Просмотр содержимого группы консолидированной таблицы в Microsoft Excel

    Теперь содержимое группы доступно для просмотра. Аналогичным способом можно раскрыть и любую другую группу.

    Содержимое группы группы консолидированной таблицы в Microsoft Excel

    Как видим, консолидация данных в Эксель является очень удобным инструментом, благодаря которому можно собрать воедино информацию расположенную не только в разных таблицах и на разных листах, но даже размещенную в других файлах (книгах). Делается это относительно просто и быстро.

    Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

    Помимо этой статьи, на сайте еще 11905 инструкций.
    Добавьте сайт Lumpics.ru в закладки (CTRL+D) и мы точно еще пригодимся вам.

    Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

    Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

    Консолидация данных в Экселе

    В процессе одновременной обработки нескольких таблиц иногда может потребоваться объединение содержащихся в них однотипных данных, что позволит существенно упростить дальнейшую работу с ними. К счастью, делать это вручную не надо, т.к. в программе Excel специально для таких случаев предусмотрена функция “Консолидация”. Давайте посмотрим, что это за инструмент и как с ним работать.

    • Требования к таблицам
    • Выполняем консолидацию
    • Заключение

    Требования к таблицам

    Обращаем Ваше внимание на то, что воспользоваться “Консолидацией” получается не всегда. Чтобы это было возможно, исходные таблицы (могут быть расположены на одном листе или на разных листах/книгах) должны соответствовать следующим требованиям:

    • в них не должно быть пустых строк/столбцов;
    • к ним должны быть применены одни и те же шаблоны;
    • названия их столбцов должны быть одинаковыми (но порядок может отличаться).

    Выполняем консолидацию

    В результате применения функции “Консолидация” формируется новая, так называемая, консолидированная таблица. Давайте пошагово разберем на практическом примере, как ее собрать из 3 таблиц, соответствующих требованиям, перечисленным выше. Итак, выполняем следующие действия:

    1. Жмем по значку создания нового листа, после чего программа автоматически добавит его справа от текущего и переключит нас на него. Подробная информация по данной операции представлена в нашей отдельной публикации – “Как добавить лист в Excel”.Добавление нового листа в ЭкселеПримечание: Можно переместить добавленный лист в удобное для нас место (например в конец списка) с помощью зажатой левой кнопки мыши, “зацепив” его за вкладку с названием. Также лист можно переименовать при желании (режим редактирования запускается двойным щелчком по имени, завершается нажатием Enter).
    2. В добавленном листе встаем в ячейку, с которой планируем вставить консолидированную таблицу (в нашем случае оставляем выбранную по умолчанию). Затем переходим во вкладку “Данные”, находим группу инструментов “Работа с данным”, где щелкаем по значку “Консолидация”.Запуск функции Консолидация в Экселе
    3. На экране отобразится небольшое окошко с настройками инструмента.Настройка параметров консолидации в Excel
    4. Здесь представлены следующие параметры:
      • Функция – кликнув по текущему варианту мы откроем список возможных действий, среди которых выбираем то, которое требуется выполнить для консолидируемых данных:
        • Сумма (выбрана по умолчанию; используется чаще всего, поэтому оставляем ее в качестве примера);
        • Количество;
        • Среднее;
        • Максимум;
        • Минимум;
        • Произведение;
        • Количество чисел;
        • Стандартное отклонение;
        • Несмещенное отклонение;
        • Дисперсия;
        • Несмещенная дисперсия.Выбор функции при консолидации данных в Экселе
        • Переходим к полю “Ссылка”, щелкнув внутри него. Здесь мы поочередно выбираем диапазон ячеек исходных таблиц, которые должны быть обработаны. Для этого:
          • Переключаемся на лист с первой таблицей.
        • Видим, что в поле автоматически появилось название выбранного листа (но если смены листа не было, название добавлено не будет). Теперь с помощью зажатой левой кнопки мыши выделяем таблицу вместе с шапкой (например, от самой левой верхней ячейки до правой нижней). Убеждаемся, что координаты выбранных элементов корректно указаны в поле, после чего жмем кнопку “Добавить”. Кстати, указать/изменить координаты можно и вручную, введя их с помощью клавиатуры, но это не так удобно, как при работе с мышью, к тому же, в этом случае есть вероятность ошибиться.Указание диапазона ячеек в настройках консолидации данных в ЭкселеПримечание: чтобы выбрать диапазон из другого файла, предварительно открываем его в программе. Затем, запустив функцию консолидации в первой книге и находясь в поле “Ссылка”, переключаемся во вторую книгу, выбираем в ней нужный лист и выделяем требуемую область ячеек. При этом в начале ссылки обязательно должно добавиться имя файла. В нашем случае это не нужно, мы просто продемонстрировали, как это можно сделать.Указание диапазона ячеек из другой книги в настройках консолидации данных в Excel
        • В результате в “Списке диапазонов” появилась первая запись, соответствующая выполненному нами выделению.Список диапазонов в настройках консолидации в Экселе
        • Возвращаемся в поле “Ссылка”, удаляем содержащуюся в нем информацию, после чего добавляем в “Список диапазонов” координаты двух оставшихся таблиц.Список диапазонов в настройках консолидации в Excel
        • Теперь остаются только заключительные штрихи – напротив нужных опций ставим галочки:
          • “Подписи верхней строки” – в результате консолидации в полученную таблицу автоматически будет добавлена шапка с учетом исходных данных.
          • “Значения левого столбца” – требуется, чтобы была заполнена левая колонка соответствующими значениями.
          • “Создавать связи с исходными данными” – очень важный параметр, включив который любые изменения первоначальных данных сразу же отобразятся в консолидированной таблице, которая, к тому же, будет сформирована с группировкой, что может быть очень удобно. Но стоит учитывать, что если в дальнейшем потребуется изменение структуры одной из исходных таблиц, процедуру придется выполнить повторно. Это же касается и случаев, когда галочка не установлена.
          • По готовности нажимаем OK.Дополнительные параметры консолидации в Экселе
          • Эксель сделает консолидацию данных и сформирует новую таблицу согласно заданным настройкам и выбранным опциям.Консолидированная таблица в ЭкселеВ нашем случае – мы выбрали создание связи, поэтому получили группировку данных, которая позволяет отобразить/скрыть детализацию.Развернутая консолидированная таблица в Excel
          • Заключение

            Консолидация данных в программе Excel – это крайне удобный и полезный инструмент, с помощью которого работа, в первую очередь, с большими таблицами в значительной степени будет оптимизирована и автоматизирована, что позволит не только сэкономить время, но и сведет к минимуму возможные ошибки, которые могут возникнуть в результате ручной обработки данных.

            Ссылка на основную публикацию