Как в excel сделать телефонный справочник

Справочник в EXCEL

history 19 апреля 2013 г.

Выпадающий список
Имена
Приложения
Проверка данных
Таблицы в формате EXCEL 2007
Условное форматирование

Справочник состоит из двух таблиц: справочной таблицы, в строках которой содержатся подробные записи о некоторых объектах (сотрудниках, товарах, банковских реквизитах и пр.) и таблицы, в которую заносятся данные связанные с этими объектами. Указав в ячейке лишь ключевое слово, например, фамилию сотрудника или код товара, можно вывести в смежных ячейках дополнительную информацию из справочной таблицы. Другими словами, структура Справочник снижает количество ручного ввода и уменьшает количество опечаток.

Создадим Справочник на примере заполнения накладной.

В накладной будем выбирать наименование товара, а цена, единица измерения и НДС, будут подставляться в нужные ячейки автоматически из справочной таблицы Товары , содержащей перечень товаров с указанием, соответственно, цены, единицы измерения, НДС.

Таблица Товары

Эту таблицу создадим на листе Товары с помощью меню Вставка/ Таблицы/ Таблица , т.е. в формате EXCEL 2007 (см. файл примера ). По умолчанию новой таблице EXCEL присвоит стандартное имя Таблица1 . Измените его на имя Товары , например, через Диспетчер имен ( Формулы/ Определенные имена/ Диспетчер имен )

К таблице Товары , как к справочной таблице, предъявляется одно жесткое требование: наличие поля с неповторяющимися значениями. Это поле называется ключевым . В нашем случае, ключевым будет поле, содержащее наименования Товара. Именно по этому полю будут выбираться остальные значения из справочной таблицы для подстановки в накладную.

Для гарантированного обеспечения уникальности наименований товаров используем Проверку данных ( Данные/ Работа с данными/ Проверка данных ):

выделим диапазон А2:А9 на листе Товары ;
вызовем Проверку данных ;
в поле Тип данных выберем Другой и введем формулу, проверяющую вводимое значение на уникальность:

При создании новых записей о товарах (например, в ячейке А10 ), EXCEL автоматически скопирует правило Проверки данных из ячейки А9 – в этом проявляется одно преимуществ таблиц, созданных в формате Excel 2007 , по сравнению с обычными диапазонами ячеек. Проверка данных срабатывает, если после ввода значения в ячейку нажата клавиша ENTER . Если значение скопировано из Буфера обмена или скопировано через Маркер заполнения , то Проверка данных не срабатывает, а лишь помечает ячейку маленьким зеленым треугольником в левом верхнем углу ячейке.

Через меню Данные/ Работа с данными/ Проверка данных/ Обвести неверные данные можно получить информацию о наличии данных, которые были введены с нарушением требований Проверки данных .

Для контроля уникальности также можно использовать Условное форматирование (см. статью Выделение повторяющихся значений ).

Теперь, создадим Именованный диапазон Список_Товаров, содержащий все наименования товаров :

выделите диапазон А2:А9 ;
вызовите меню Формулы/ Определенные имена/ Присвоить имя
в поле Имя введите Список_Товаров ;
убедитесь, что в поле Диапазон введена формула =Товары[Наименование]
нажмите ОК.

Таблица Накладная

К таблице Накладная , также, предъявляется одно жесткое требование: все значения в столбце (поле) Товар должны содержаться в ключевом поле таблицы Товары . Другими словами, в накладную можно вводить только те товары, которые имеются в справочной таблице Товаров , иначе, смысл создания Справочника пропадает. Для формирования Выпадающего (раскрывающегося) списка для ввода названий товаров используем Проверку данных :

выделите диапазон C4:C14 ;
вызовите Проверку данных ;
в поле Тип данных выберите Список;
в качестве формулы введите ссылку на ранее созданный Именованный диапазон Список_товаров , т.е. =Список_Товаров .

Теперь товары в накладной можно будет вводить только из таблицы Товары .

Теперь заполним формулами столбцы накладной Ед.изм., Цена и НДС . Для этого используем функцию ВПР() :

или аналогичную ей формулу

Преимущество этой формулы перед функцией ВПР() состоит в том, что ключевой столбец Наименование в таблице Товары не обязан быть самым левым в таблице, как в случае использования ВПР() .

В столбцах Цена и НДС введите соответственно формулы: =ЕСЛИОШИБКА(ВПР(C4;Товары;3;ЛОЖЬ);"") =ЕСЛИОШИБКА(ВПР(C4;Товары;4;ЛОЖЬ);"")

Теперь в накладной при выборе наименования товара автоматически будут подставляться его единица измерения, цена и НДС.

Как привести телефонные номера к единому формату?

Как это сделать?

В качестве примера, возьмем номер телефона в виде "9264177054", нам нужно добавить код страны и преобразовать этот номер к виду +7 (926) 417-70-54. Как это сделать? Очень просто!

Для того чтобы создать свой формат данных, переведите курсор в ячейку, к которой вы хотите применить пользовательский формат, и вызовите диалоговое окно Формат ячеек.

Для вызова этого окна используйте сочетание клавиш "Ctrl+1" или нажмите правую клавишу мышки и в контекстном меню выберите пункт "Формат ячеек. ":

В открывшемся окне, во вкладке "Число" выберите пункт "все форматы". В появившееся справа поле Тип: введите маску нужного Вам формата. В нашем примере это будет: +7" "(#)" "000-00-00. Обратите внимание, что в окошке "Образец" данные поменяли свой вид. Если вас устраивает такой вид данных нажмите "Оk". Данные в указанной ячейке примут соответствующий вид +7 (926) 417-70-54.

Теперь ваш формат сохранен в Excel и его можно использовать для форматирования. Выделите ячейки, к которым надо применить пользовательский формат, и вызовите диалоговое окно Формат ячеек. В списке форматов найдите свой (он будет последним), выделите его и нажмите "Оk".

Как это работает?

На самом деле все очень просто. Excel использует несколько спецсимволов в масках форматов:

0 (ноль) — один обязательный разряд, т.е. это место в маске формата будет заполнено цифрой из числа, которое пользователь введет в ячейку. Если для этого разряда нет числа, то будет выведен ноль. Например, если к числу 23 применить маску 000, то получится 023, а если к дробному числу 23,032016 применить маску 00,000 — получится 23,032.

# (решетка) — один необязательный разряд, т.е. если для него нет числа, то ничего не выводится.

[] — в квадратных скобках, перед маской формата, указывает цвет шрифта. Разрешено использовать следующие цвета: черный, белый, красный, синий, зеленый, жёлтый, голубой.

"" — любой пользовательский текст (млн, уп., м и тому подобные) или любые символы (например, пробелы) — надо обязательно заключать в кавычки.