Товарная бухгалтерия в продуктовом магазине: ликбез для начинающего предпринимателя
В розничной торговле без грамотного бухучета не обойтись. И не имеет значения, какой режим налогообложения используется предпринимателем. Зачем организовывать учет, если магазин работает на ЕНВД, а размер налога определяется с учетом размера торговой площади? Действительно, расходы (на закупку товаров и т.п.) и доходы (от реализации) в данном случае для отчетности, уплаты налога неактуальны. Но это не отменяет необходимости учитывать и контролировать перемещение товарно-материальных ценностей.
Эффективный товарооборот – одна из важных составляющих успешной торговли. Но как оценить эффективность, если в бухгалтерской программе не отражено количество товаров в торговом зале, на складе? Отсутствие грамотно организованного учета исключает возможность планирования закупок, анализа объемов продаж, оценки оборачиваемости, контроля сроков хранения, точного расчета дохода, прибыли.
Бухгалтерия – не пустая формальность, необходимая для формирования отчетов. Она работает на бизнес, предотвращая прямые убытки и позволяя корректно считать прибыль.
Что учитывать и как?
Розничный магазин – это объект со складским помещением и торговым залом. Учет находящегося там и там товара рекомендуется вести отдельно. Учитывать продукцию можно разными способами. Их выбор будет зависеть от ассортимента, номенклатуры.
Первый способ – по наименованию товара. На каждую номенклатуру бухгалтером заводится отдельная карточка (как правило, электронная). Чем больше ассортимент в магазине, тем трудозатратнее метод.
Второй вариант – по партиям товара. Партией считается вся продукция, поступившая на склад магазина по ТОРГ-12 или товарно-транспортной накладной. Этот способ оптимален для оптимизации расчетов с поставщиками. Но партионный учет неудобен, если зазываются товары разных групп, стоимости, условий хранения, реализации.
Третий вариант – по сортам. Товары классифицируются по признакам (хлебобулочная, молочная продукция, фрукты-овощи и т.п.). Простота учета нивелируется проблемами с разницей в единицах измерения, ценах на конкретную продукцию в рамках одного сорта.
Комбинированный учет позволяет отражать поступление по партиям, внутри которых впоследствии учитываются отдельные группы товаров (сорта). Метод трудозатратный, но при условии грамотной автоматизации удобный и эффективный, поскольку обеспечивает более полный контроль.
Естественно, каждый способ учета предусматривает использование конкретной первичной документации. Ее обработка – одна из функций бухгалтера продуктового магазина.
Что нужно для учета?
Вести учет в продуктовом магазине можно бумажным и компьютерным методом. Какой удобнее и эффективнее, говорить излишне. Затраты на установку специального программного обеспечения полностью окупаются. Использовать ПК и базу данных удобнее, надежнее, чем амбарную книгу или тетрадь, карандаш и калькулятор.
Стоит отметить, что без техники совсем продуктовому магазину не обойтись. ФЗ №54 обязывает розницу работать с применением онлайн-кассы. Последнюю мало приобрести и установить. Ее необходимо правильно настроить, фискализировать. Без этого невозможна отправка данных в налоговую. А отсутствие отчетности влечет штрафные санкции.
Для оптимизации учетных процессов рационально интегрировать онлайн-кассу в действующий комплекс 1С или любой другой. Это минимизирует риск ошибок при подсчете продаж, анализе оборота и расчете прибыли.
А теперь несколько слов о главном – бухгалтерской первичке. Для розничного продуктового магазина актуальны накладные на товар, ведомости расхода, прихода,остатков, учетные ведомости или номенклатурные карточки, партионные карты, товарные книги. Конкретный состав первичной документации зависит от применяемого способа учета.
Этапы учета
Вне зависимости от выбранного способа, учет включает три этапа:
Последний все время меняется, если магазином осуществляется торговая деятельность. Фиксируется остаток обычно на начало, конец смены.
Поступление следует рассматривать с позиции ИП и магазина. Если торговая точка одна, все просто: поступление равно приходу. Если у предпринимателя один склад и несколько торговых точек, то поступление партии товара от поставщика на склад считается приходом со сводной бухгалтерии, а доставка части этого товара в конкретный магазин – приходом для соответствующей торговой точки.
Выбытие также имеет ряд нюансов. Касаются они прежде всего причин исключения товара из оборота. В число таких причин входят:
порча или кража (так образуется недостача);
просрочка, проблемы с качеством (выбытие как списание или возврат поставщику).
На каждом этапе могут допускаться ошибки. Начнем с остатка. Неправильная формула его расчета при суммовом методе выглядит так: «Приход – Выручка = Остаток». Правильная: «Цена приходная + Торговая наценка – Выручка = Остаток». Это пример самой простой бумажной бухгалтерии в продуктовом магазине. Вести ее может начинающий бухгалтер или сам предприниматель. Плюс очевиден – простота. Минусы тоже: отсутствие возможности определить реальный оборот по товарным позициям, доход по ним, выявить фактические остатки по номенклатуре до инвентаризации. Та же история с недостачами.
Серьезный подход к реализации бизнес-проекта предусматривает организацию автоматизированного учета. Использование специальной техники и ПО минимизирует риски, существенно уменьшает количество ошибок и оптимизирует контроль.
Алгоритм учета
А теперь немного практики. У нас есть небольшой продуктовый магазин. Для объективного товарного и бухучета используем следующий алгоритм:
Приходуем поступившие товары, вносим данные в базу или специальный журнал.
Отправляем продукцию на склад, делаем торговую наценку. Отражаем наценку в учете.
Передаем товар со склада в магазин, оформляем первичку на перемещение (ТОРГ-12).
Отражаем в базе данные о реализации (автоматически через интегрированную онлайн-кассу или вручную в журнале).
Закрываем смену (считаем выручку, проверяем оформление реализации).
Проверяем, корректируем остатки.
Алгоритм может меняться в зависимости от применяемой системы налогообложения, способа организации бухучета, применяемого решения для автоматизации учета. Но принцип понятен.
Так или иначе, но в учете отражаются все операции с товаром: поступление, начисление наценки, выбытие, перемещение, списание, реализация. И чем меньше ассортимент, тем проще бухгалтерия.
Вести учет самостоятельно, нанимать бухгалтера в штат, сотрудничать с внештатником (ИП или самозанятым лицом) или передавать функции профильной фирме, каждый решает сам. При выборе формата важно учитывать специфику бизнеса (масштабы, номенклатуру товаров, нюансы закупки, перемещения товаров и т.п.), расчета и уплаты налогов, актуальный состав отчетности, количество операций за отчетный период. Анализируйте ситуацию, взвешивайте за и против, делайте правильные выводы!
Теги данной публикации: бухучетторговля
Онлайн программа для
автоматизации магазина
Автоматизируйте складской учет и учет продаж в магазине, подключите онлайн-кассу с передачей данных в ОФД по 54-ФЗ за 1 день!
Полная автоматизация магазина за 1 день
Онлайн программа для учета в розничном магазине
- Складской учет: закупки, инвентаризации и списания Полная автоматизация работы кассира Готовая онлайн-касса для 54-ФЗ Мобильные приложения на Android и iOS База товаров на 13 млн. штрихкодов Поддержка дисконтных карт и база покупателей Свой движок интернет-магазина —> 10 видов отчетов: прибыль, продажи и себестоимость Печать ценников и конструктор ценников
Учет товаров в магазине в Excel — плохой способ управления торговлей
- CloudShop — программа для магазина
- Учет товаров в магазине в Excel — плохой способ управления торговлей
Как обычно ведут учет магазина в excel
Деньги любят счет, а товары любят учет. Каждый разумный предприниматель основывает работу своего магазина на этих столпах бизнеса. Для корректного удовлетворения спроса покупателей необходимо постоянно иметь данные о запасах своих товаров в магазине и для решения этой проблемы, поначалу, каждый проходит через этап учета в таблицах excel.
Инструмент замечательный при старте нового дела и у него есть ряд безусловных плюсов:
- доступность при любом стартовом капитале, ведь саму программу Excel и таблицу учета товаров в Excel можно бесплатно скачать в интернете;
- самостоятельная разработка таблицы учета, возможность разобраться, практическое понимание взаимосвязей между различными аспектами Вашего дела;
- какая-никакая автоматизация процессов;
- нет необходимости в каких-то сакраментальных знаний, скорей всего даже школьник осилит создание и ведение учета в электронных таблицах.
Наглядная инструкция простого способа учета товаров на складе.
Видео: ▶️ Учет товара в Excel — урок о том, как вести учет товара в Excel
Ограничения товарного учета в excel
Но если бы электронные таблицы были панацеей от всех головных болей учета предпринимателя, то статьи бы этой не было, так что добавим бочку дегтя в нашу ложку меда.
Файл таблицы, в который Вы скрупулёзно будете вводить новые данные учета всего магазина, в определенный момент станет на столько громадным, что будет заставлять нутро компьютера сильно напрягаться при открытии, сохранении, да и в целом в ходе работы. И это в лучшем случае. В худшем — по нелепой случайности кто-то сотрет файл или половину файла, а затем, не менее случайно, сохранит этот файл в покалеченном виде и все — плакал Ваш учет… Но если представить, что человеческий фактор исключен и Вы самостоятельно всегда работаете с данной информацией, все равно, в самый неудачный момент выключат электричество или система питания компьютера выйдет из строя и данные опять будут безвозвратно утеряны.
Нередко встречается и проблема с винчестером компьютера. Информация, сохраненная на локальном компьютере, всегда подвержена риску исчезнуть безвозвратно вследствие неисправности жесткого диска. Существуют, конечно, мастера, которые могут восстановить данные, но это возможно в меньшинстве случаев, а также это затратно и не быстро. Не держите все яйца в одной корзине! Всегда нужна резервная копия.
И, напоследок, стоит упомянуть о такой «хронической» проблеме цифрового века, как вирусы (с которыми худо-бедно у кого-то получается работать) и вирусы-шифровальщики (которые превратят все Ваши данные в кашу из знаков и опять же прощай учет). Ни один антивирус не гарантирует полной защиты Ваших данных на сто процентов, ведь даже врачи не могут вылечить все болезни.
Вероятность утраты данных учета в таблице excel достаточна большая, а урон, полученный в результате, колоссален, поэтому предпринимателю необходимо прагматично относится ко всем угрозам своему бизнесу, в том числе угрозам по утере данных учета.
Почему учет в excel может убить Ваш магазин.
1. Сложно сформировать отчеты
А какой смысл в конце концов в учете товаров? Ответ на поверхности — учет позволяет нам понять состояние дел на данный момент. Срез в виде отчета позволяет наглядно увидеть, как обстоят дела, определить какие показатели в норме, а какие указывают на проблему, требующую немедленного вмешательства. К сожалению, автоматический отчет функционал excel сформировать не может. Потребуется потратить бесценное время и нервы для составления отчета вручную. Отчет — это инструмент диагностирования состояния «здоровья» Вашего бизнеса и доступность этого инструмента должна быть максимальной.
2. Нет оперативной информации в реальном времени.
Таблица актуальна в тот момент, когда Вы добавили в нее свежие данные. В реальности, данные для учета собираются не из одного места, а из нескольких, таких, как склад и торговый зал. На склад что-то поступает или что-то отгружается со склада, в торговом зале ведется учет продаж. Информация обо всех операциях в таблицу актуализируется не в реальном времени, а, в лучшем случае, с определенной периодичностью — час, три часа, сутки. От оперативности учета зависит то, на сколько синхронно взаимодействуют все составляющие Вашего магазина.
3. Нет информации об остатках.
Весь товар на складе — это остатки в независимости от того, на сколько он популярен у покупателей. Зачем нужно знать об остатках? Хотя бы для того, чтобы случайно не продать то, чего нет в наличии! А при более масштабном рассмотрении информация об остатках даст возможность понять, какой товар нужно распродать по акции или со скидками для освобождения места для более ходового товара, а какой заказать для восполнения запасов.
4. Невозможно настроить обмен с кассой.
Все операции по продаже товаров проводятся через кассовый аппарат. Эти данные в итоге должны оказаться в таблице учета! Но, технически, возможности сопряжения данных кассового аппарата и таблицы excel нет, что приводит к низкой актуальности информации и необходимости ручного переноса в таблицу данных о продажах. Это не удобно и негативно сказывается на результативности работы. С ростом оборотов наступит момент, когда вручную уже невозможно будет производить перенос.
5. Невозможно работать с другими системами.
В современном бизнесе используется большое количество вспомогательных систем — от ip-телефонии до crm-систем. И необходимость сопряжения между такими системами — это не каприз, а жизненно важное условие. Таблица в excel не может быть сопряжена с какой-либо системой, поэтому для развивающего бизнеса нужны иные более профессиональные способы учета.
6. Все операции необходимо делать вручную.
Несмотря на все те возможности, которые дают нам электронные таблицы, испытание «боем» показывает нежизнеспособность такого вида учета в долгосрочной перспективе. Такой учет будет требовать постоянного внесения данных вручную, самостоятельного создания отчета, проверки целостности данных. В конце концов, такой учет превратится в вид головной боли. Как звучит одна из заповедей современного менеджмента: «Автоматизирую все, что можно автоматизировать!». Учет в excel никогда не отпустит Вас и будет съедать Ваше драгоценное время!
Каждая из этих причин может привести ваш бизнес в нестабильное состояние, но беда в том, что они работают в совокупности и приводят к постепенному упадку. А когда становится слишком поздно — бизнес просто умирает. Подведем итог. Пользоваться таблицами excel для учета можно, но нельзя забывать, что это временная мера и отношения с этим учетом должны закончится в течение месяца после старта бизнеса. Потому, что, при дальнейшем использовании, масштаб проблем все увеличивается и увеличивается, а бизнес нужно развиваться и с толком использовать все свои ресурсы.
Чем заменить учет товаров в Excel?
К данному моменту встает справедливый вопрос: «А чем же тогда заменить учет и решить ворох проблем, связанных с использованием таблиц excel?». Все просто. Мир не стоит на месте и боль предпринимателей, связанную с учетом, можно решить с помощью облачных сервисов.
Сами облачные технологии имеют в себе массу плюсов. Таких, как надежность Ваших данных и доступность вне зависимости от терминала, либо местоположения. Никто не украдет, не сотрет, не испортит вашу информацию. Вы будете иметь доступ к данным учета в независимости от Вашего местоположения. Если испортился компьютер, через который велся учет, достаточно будет заменить его и продолжить работу с Вашими данными, которые хранятся на специализированных хранилищах данных.
Таким облачным сервисом по ведению учета является CloudShop.
Почему это решение является тем, что нужно магазину? Потому что это решение для полной автоматизации розничного магазина:
- Данная система позволяет создавать автоматические отчеты в несколько кликов на основе данных вашего магазина. Глубокая аналитика теперь доступна Вам в любом месте, где есть подключение к интернету.
- Актуальная информация о товаре и продажах поступает в реальном времени. Учет отображает реальное состояние дел, никаких ошибок, никакого снижения актуальности, только фактический учет!
- Информация об остатках становится так же абсолютно актуальной благодаря складскому учету для розничного магазина. Такое решение существенно упрощает и ускоряет работу склада. А также сводит к минимуму риски ошибок в работе склада.
- Обмен с кассой перестает быть проблемой. Кассовая программа, в соответствии с 54-ФЗ, в реальном времени передает информацию о совершенных сделках. Не нужен отдельный кассовый аппарат. Программа сопрягается со сканерами штрих кода и чековыми принтерами.
- Данный сервис легко принимает данные из таблиц excel. Надо просто скопировать и вставить в нужные поля. Дальше данные учета будут автоматически пополняться с терминалов склада и кассы. Сервис предоставляет полностью все необходимое для полной автоматизации розничного магазина, а все его элементы сопряжены между собой.
- Сквозь все предыдущие плюсы тонкой нитью проходит самый главный – никакого ручного ввода. В ходе работы склада и кассового зала, информация о проделанных операциях автоматически поступает в учет.
Учет перестал быть головной болью, теперь это реальный и мощный инструмент контроля состояния бизнеса и решение рутинных проблем. Программа для ведения учета в магазине CloudShop — это решение, которое может позволить себе любой магазин. Такое решение позволит разобраться с проблемами учета и увеличить прибыль за счет снижения временных затрат, ошибок учета и издержек из-за неактуальности информации.