Как расшарить файл excel в гугл диск

Как создать гугл документ с общим доступом: обзор популярного сервиса от Google

Как создать гугл документ с общим доступом

Всем привет! Сегодня мы поговорим о том, как создать гугл документ с общим доступом и почему это важно знать современным вебмастерам, фрилансерам и удаленным сотрудникам.

Создавая информационный сайт (о котором расскажу чуть подробнее в следующих статьях), я прошел несколько халявных курсов, на одном из которых затрагивалась тема оптимизации работы с копирайтерами. Потратив некоторое время на изучение данного вопроса, а так же разобравшись с тем, как создать гугл документ (Google Docs) с общим доступом, я принялся за поиски своего первого фрилансера. Как итог, вполне плодотворное сотрудничество и куча отличных статей для моего сайта с минимумом затрат времени на доработки.

  1. Гугл документы онлайн: плюсы сервиса от Google
  2. Регистрация и начало работы
  3. Создаем гугл документ с общим доступом
  4. Открываем Google Docs
  5. Создаем новый документ
  6. Открываем доступ к файлу
  7. Как закрыть доступ к файлу
  8. Полезные функции
  9. Заключение

Гугл документы онлайн: плюсы сервиса от Google

Онлайн документы — очень полезный сервис от Google, являющийся неким аналогом Microsoft Word. Если знаете, как в нем работать, то он способен значительно облегчить жизнь вебмастеру, фрилансеру и просто удаленному сотруднику.

А вот основные плюсы, которые я выявил за время работы:

Существует еще один достаточно популярный и востребованный сервис от Google — таблицы (аналог Excel). Подробнее о нем можете прочитать вот в этой статье — гугл документы: таблицы.

Регистрация и начало работы

Для того чтобы начать создавать Google документы или таблицы с общим доступом необходима gmail почта. Если таковая имеется, можете смело переходить к следующему пункту. Если нет, вот вам небольшая инструкция по регистрации:

  • Зайдите на страничку поиска от Google и нажмите «Почта». В появившимся окне выберите создать аккаунт:

Как создать гугл документ с общим доступом

  • И пройдите небольшую регистрацию (в два шага), заполнив необходимые поля:

Как создать гугл документ с общим доступом

Когда закончите вас должны будут перекинуть в почтовый ящик. На этом с регистрацией все, можно с чистой совестью приступать к работе.

Создаем гугл документ с общим доступом

А теперь настала пора узнать, как создать Google документ с общим доступом.

Открываем Google Docs

Не важно, находитесь вы сейчас в почтовом ящике gmail или на страничке с поиском от Google, просто нажмите в правом верхнем углу кнопку в виде 9 небольших квадратиков и в появившимся окне щелкните «Еще»:

Как создать гугл документ с общим доступом

У вас раскроется полное меню со всеми вкладками, где смело нажимайте на «Документы»:

Как создать гугл документ с общим доступом

Тадааам, вы в документах. Можете посмотреть краткий обзор, подготовленный сотрудниками. Поможет разобраться с интерфейсом. Кстати, представленные здесь шаблоны порой бывают очень полезными и экономят время, поэтому, советую их тщательно изучить.

Создаем новый документ

Смело нажимайте «Пустой файл» (красная стрелочка на скриншоте ниже):

Как создать гугл документ с общим доступом

Если вам вдруг мало представленных шаблонов, можете нажать на кнопку «Галерея шаблонов» (показана на скриншоте выше) и открыть весь список.

Прямо сейчас вы находитесь в новом документе. Как видите, внешне это практически точная копия Microsoft Word, да и набор функций почти такой же.

Как выглядит только что созданный гугл-документ (Google Docs)

Первым делом введите название в специальное поле слева сверху, над меню. Без этого не сможете открыть общий доступ. Впрочем, нажав на кнопку «Настройки доступа» вас все равно попросят это сделать.

Открываем доступ к файлу

Итак, допустим вы наняли фрилансера и хотите, чтобы он работал в заранее созданном файле. Для этого понадобится специальная ссылка (или пригласите его, введя адрес почты в специальное поле. О том, как это сделать распишу чуть ниже), найти которую можно в настройках доступа. И еще раз повторюсь, не забудьте ввести название!

Как создать гугл документ с общим доступом

Нажав «Настройки доступа» выскочит специальное меню состоящее из двух блоков:

  1. Верхний блок нужен, чтобы приглашать людей посредством ввода их почты;
  2. Нижний блок создает ссылку-приглашение.

Как выглядит меню для передачи доступа к гугл докс

В первую очередь разберемся с верхним блоком. Тут все просто и вам нужно только ввести email нужного человека. После этого появится специальное поле, в котором вы сможете написать сообщение, а также выставить его права: читатель, комментатор, редактор.

Даем доступ к гугл файлу через email

Когда все будет готово, нажмите «Отправить». Через некоторое время ему придет приглашение и ваше сообщение.

Еще один важный момент, о котором я должен упомянуть — это настройки. Чтобы их открыть нажмите на шестеренку справа сверху. Сделав это перед вами откроется меню с двумя пунктами, которые можно включить или выключить поставив галочки:

Настройки доступа

Так-с, тут закончили. Теперь перейдем к блоку номер два, который нужен, чтобы создать ссылку-приглашение. Для этого нажмите на слова «Скопировать ссылку» и перед вами откроется нужная форма, в которой будет искомая ссылка, а также настройка прав:

Ссылка-приглашение в гугл документ и настройка доступа

Поставив «Доступные пользователям, у которых есть ссылка» выставите права: читатель, комментатор, редактор.

Настраиваем права для приглашенных по ссылке участников

Закончив, не забудьте скопировать ссылку и отправить ее фрилансеру. Ну, или выложить в свою группу ВК, телеграмм и т.д.

Как закрыть доступ к файлу

Тут все просто. Снова открываете ваш документ, нажимаете «Настройки доступа», а дальше одно из двух:

  1. Если отправляли приглашение;

В этом случае нажмите на специальное поле справа от нужного человека и выберите «Удалить». Кстати, тут же можно передать права администратора (т.е. владельца) на этот файл.

Как изменить права доступа или удалить приглашение

  1. Создали ссылку-приглашение.

В этом случае просто измените настройки на «Доступ ограничен».

Закрываем доступ к файлу

Полезные функции

Ну и напоследок хочу показать вам несколько полезных функций, которые, уверен, очень вам помогут.

  • Как создать доклад;

В галерее шаблонов присутствует огромное количество уже готовых файлов. Вам нужно только выбрать подходящий и внести свои данные. Галерея находится вот здесь:

Нажмите галерея шаблонов чтобы открыть полный список файлов

Просто листаете вниз, пока не найдете подготовленные для докладов документы (их здесь несколько разновидностей, поэтому выбирайте на свой вкус и цвет):

Как создать доклад

  • Как создать резюме;

Резюме создается по тому же принципу, что и доклады. Открываете галерею:

Нажмите галерея шаблонов чтобы открыть полный список файлов

И листаете вниз, пока не найдете готовые шаблоны:

Как создать резюме

  • Как создать копию гугл документа;

Для этого откройте необходимый документ и нажмите «Файл» в меню сверху слева:

Для этого откройте необходимый документ и нажмите Файл в меню сверху слева

Выберите «Создать копию»:

Выберите Создать копию документа

  • Как создать таблицу;

Для этого откройте файл и нажмите «Вставка» в меню сверху:

Нажмите вставка в меню сверху

Нажмите Таблица чтобы создать табличку в гугл докс

И перетягивая курсор укажите количество столбцов и строк:

Перетягивая курсор укажите количество столбцов и строк

  • Как скачать файл.

Снова нажмите «Файл» в меню сверху:

Для этого откройте необходимый документ и нажмите Файл в меню сверху слева

Наведите на «Скачать» и выберите формат:

Наведите на Скачать и выберите формат

Заключение

Теперь и вы знаете, как создать гугл документ с общим доступом. Надеюсь, эта информация будет вам полезна и значительно облегчит жизнь и общение с фрилансерами. Последним, в свою очередь, желаю произвести хорошее впечатление на работодателя. Если же во время работы возникнут трудности – пишите в комментариях, попробуем разобраться совместными усилиями.

На этом, собственно, все. Удачи и до встречи в следующих статьях!

Как сделать общий доступ к файлу excel на гугл диске?

Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.

«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.

Особенности работы с общим файлом

В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.

  • Создавать таблицы Excel.
  • Создавать, менять или просматривать сценарии.
  • Удалять листы.
  • Объединять либо разделять ячейки.
  • Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).

Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.

Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:

Недопустимо Реально
Вставлять либо удалять группу ячеек Добавлять строку или столбец
Добавлять либо изменять условные форматы Работать с существующими форматами
Включать или изменять инструмент «Проверка данных» Работать с существующими настройками проверки
Создавать или редактировать диаграммы, сводные отчеты Работать с имеющимися диаграммами и сводными таблицами
Вставлять или редактировать рисунки и графические объекты Просматривать имеющиеся рисунки и графические объекты
Вставлять или менять гиперссылки Переходить по имеющимся гиперссылкам
Назначать, редактировать либо удалять пароли Существующие пароли функционируют
Ставить либо снимать защиту листов и книг Существующая защита работает
Группировать, структурировать данные; вставлять подуровни Работать с имеющимися группами, структурами и подуровнями
Записывать, изменять или просматривать макросы Запускать имеющиеся макросы, которые не связаны с недоступными задачами
Изменять или удалять формулы массива Пользоваться существующими формулами
Добавлять в форму данных новую информацию Искать информацию в форме данных

Как сделать совместный доступ к файлу Excel?

Сначала определяемся, какую книгу мы «откроем» для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.

  1. Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».
  2. Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».
  3. Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.
  4. Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
  5. Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
  6. Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».

Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.

Теперь проверим и обновим ссылки:

  1. Вкладка «Данные». «Подключения».
  2. Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
  3. Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.

Открытие книги с совместным доступом

  1. Открываем меню Microsoft Office.
  2. Нажимаем «Открыть».
  3. Выбираем общую книгу.
  4. Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
  5. «Общие» — «Личная настройка» — «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).

Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.

Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:

  1. Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
  2. Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
  3. Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
  4. Большая нагрузка на сетевой ресурс.

Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:

  1. Почистить либо удалить журнал изменений.
  2. Почистить содержимое файла.
  3. Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
  4. Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.

Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.

Как удалить пользователя

  1. На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».
  2. В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.
  3. Выбираем имя – нажимаем «Удалить».

Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.

Как отключить режим совместного доступа в Excel

Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:

  1. Вкладка «Рецензирование» — «Исправления» — «Выделить исправления».
  2. Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» — стоит. Жмем ОК.
  3. Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо .

Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

В списке должен остаться один пользователь – Вы.

2 метода:В веб-браузереВ приложении Google Диск

Google Диск упрощает совместное использование документов и файлов. Файл можно сделать общедоступным, чтобы любой пользователь мог получить доступ к нему через ссылку. Эту ссылку можно сообщить любому человеку или общедоступный файл может найти любой пользователь. Открыть общий доступ к файлу довольно просто.

Метод 1 В веб-браузере

  1. как сделать общий доступ к файлу excel на гугл диске

Войдите в Google Диск. Убедитесь, что вы авторизовались в учетной записи, в которой хранится нужный файл. Перейдите на страницу drive.google.com в браузере и войдите в свою учетную запись Google.

как сделать общий доступ к файлу excel на гугл диске

Щелкните правой кнопкой мыши по нужному файлу.

как сделать общий доступ к файлу excel на гугл диске

Выберите «Совместный доступ».

Откроется окно «Совместный доступ».

как сделать общий доступ к файлу excel на гугл диске

  • Также можно открыть файл и нажать кнопку «Совместный доступ».
  • Щелкните по «Расширенные». Эта опция находится в правом нижнем углу окна.

    как сделать общий доступ к файлу excel на гугл диске

    Выберите «Включить для всех в интернете».

    Для этого нажмите «Изменить» > «Включить для всех в интернете». Теперь файл станет полностью общедоступным, то есть любой человек сможет найти его, введя поисковый запрос или ссылку.

    как сделать общий доступ к файлу excel на гугл диске

    • Также можно выбрать «Включить для всех, у кого есть ссылка». Файл станет общедоступным, но получить к нему доступ можно только по ссылке.
  • Установите права доступа.
  • С помощью меню в окне «Совместный доступ» разрешите пользователям редактировать файл. По умолчанию они могут только просматривать файл. Чтобы разрешить редактирование, в указанном меню выберите «Редактировать могут все».

    как сделать общий доступ к файлу excel на гугл диске

    • Чтобы разрешить добавление комментариев, в меню выберите «Комментировать могут все».
  • Щелкните по «Сохранить». Внесенные изменения будут сохранены.

    как сделать общий доступ к файлу excel на гугл диске

    Поделитесь файлом с другими пользователями. Добавьте адреса электронной почты в поле в нижней части окна «Совместный доступ». Выбранным пользователям будет отправлено электронное письмо с предложением просмотреть файл.

    как сделать общий доступ к файлу excel на гугл диске

    Предоставьте ссылку другим пользователям. Сделайте это, когда файл станет общедоступным. Нажмите «Копировать ссылку» в окне «Совместный доступ», а затем поделитесь ею с нужными людьми. Ссылку можно отправить по электронной почте, опубликовать на странице или форуме в социальных сетях или вставить в чат.

    Метод 2 В приложении Google Диск

    1. как сделать общий доступ к файлу excel на гугл диске

    Запустите приложение Google Диск. Его можно скачать бесплатно в Play Маркете или Apple App Store.

    Нажмите кнопку «ⓘ» (Информация) рядом с нужным файлом. Откроется информация об этом файле.

    Коснитесь опции «Обмен ссылками отключен». Она расположена в разделе «У кого есть доступ». Так файл станет общедоступным, то есть любой пользователь, у которого есть ссылка, сможет получить доступ к этому файлу.

    Установите права доступа.

    Нажмите «Обмен ссылками включен». Откроется меню доступа. По умолчанию люди со ссылкой могут только просматривать файл. Чтобы разрешить редактировать файл, в меню выберите «Редактировать могут все».

    • Чтобы разрешить добавление комментариев, в меню выберите «Комментировать могут все».

    Отправьте ссылку. Нажмите «Отправить ссылку» в верхней части страницы. Также ссылку можно скопировать в буфер обмена устройства и поделиться ею через приложение для отправки сообщений, по электронной почте или в социальных сетях.

    Предупреждения

    • Скорее всего, как только файл станет общедоступным, информация, которая хранится в нем, никогда уже не будет конфиденциальной. Поисковые системы, архивные боты или другие пользователи могут хранить эту информацию и публиковать ее в разных местах.

    Информация о статье

    Эту страницу просматривали 5909 раза.

    Была ли эта статья полезной?

    Давно хотел написать о полезной и зачастую малоизвестной функции — общий доступ Excel. Эта возможность позволяет сразу нескольким пользователям одновременно работать в файле. При этом хранится история операций со всеми ячейками от пользователей, при параллельном внесение данных изменения показываются при сохранении. В общем, уверен вам пригодится такая функция, единственное что необходимо — общая сетевая папка.

    Уверен, многие сталкивались с надписью «Файл заблокирован другим пользователем», если в рабочем документе (размещенном в сетевой папке) уже работает другой пользователь. Если вам необходимо вносить данные в один и тот же файл единовременно, лучше настроить общий доступ к файлу. Мой опыт показывает, что люди могут работать в одном файле параллельно месяцами. Количество вносимых данных бывает довольно большое, поэтому разграничьте кто, куда и что заносит. Если все делать правильно, общий файл работает стабильно.

    Как создать общий доступ Excel?

    Общий доступ существовал еще в легендарном Excel 2003. В современных версиях, работать совместно стало надежнее, а включить общий доступ все так же просто. Сперва разместите файл в сетевой папке, доступ к которой есть у нужных пользователей. Затем пройдите на панели инструментов во вкладку Рецензирование — раздел Изменения.

    Откроется окно Управление доступом к файлу. Ставьте галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям…». В этом же окне вы сможете увидеть, кто сейчас работает в файле (сейчас User). Жмете ОК. Все, общий доступ дан и теперь в файле может работать сразу несколько человек. Удобно.

    История общего доступа или «я в эту ячейку ничего не вносил»

    Кто работал с базой данных, хоть один раз, ловил себя на мысли «вроде эти изменения я уже вносил, а их тут нет». После таких сомнений начинается работа с ИТ службой, почему пропала информация из базы. Чтобы избежать кровопролитных споров, в крупных учетных программах есть т.н. «История изменений» или «Журнал регистрации», где видны действия, совершенные пользователями. Общий доступ Excel не исключение — вы можете как показать историю внесенных изменений как внутри файла, так и вывести их в отдельную таблицу.

    Чтобы получить изменения, нажмите на кнопку Исправления — Выделить исправления

    В появившимся окне настройте что и как выводить

    Если оставите все галочки как показано на картинке выше, то изменения созданные со времени последнего сохранения выделяться прямо в таблице примерно вот так:

    Если отметите такие галочки:

    То программа выведет изменения на отдельный лист. Довольно удобно, если нужно переслать эту информацию.

    Так же выбирете нужного пользователя или диапазон в котором необходимо искать изменения

    Мой совет. Не выделяйте сразу обе галочки Выделять исправления на экране и вносить изменения на отдельный лист. Все равно, изменения будут показаны на отдельном листе. А если данных много, может вызвать зависание программы.

    Есть возможность настроить, и даже отключить эту функцию — смотрите ниже.

    Чтобы удалить историю изменений, отключите и включите заново совместный доступ.

    Что нужно знать еще о совместном доступе к файлу? Управление доступом к файлу

    В окне Управление доступом к файлу, есть вкладка Подробнее, где найдется много интересного.

    Разберем содержание окна поподробнее:

    Первый пункт — это Регистрация изменений — регулирует хранение изменений, что мы разбирали в предыдущем разделе. Можно отключить хранение изменений в журнале или настроить количество дней сохранения.

    Далее Обновлять изменения. Как вы заметили, если сохраните файл, то будет показано, какие изменения внесли соредакторы файла. Есть возможность увеличить частоту. Даже сделать обновления почти он-лайн, каждые 5 минут (минимальный показатель).

    Часто задаваемый вопрос — «Какие изменения занесутся, мои или соседа по файлу?». В настройках существует пункт Для противоречивых изменений — у вас спрашивают, чьи изменения оставить. Если выберите «Запрашивать…», то перед сохранением будет вопрос «Чьи изменения оставить», для второго пункта останутся те изменения, которые сделаны ранее.

    Ну и последний, но не менее важный пункт — Включить в личное представление. Личное представление — настройки, которые пользователь создает под себя в общем файле. Если вы владелец процесса и не хотите, чтобы кто-то изменял параметры печати (вы их настроили заранее) или добавлял дополнительные фильтры — снимите эти галочки.

    Что нельзя делать, если файл находится в общем доступе?

    Да, существуют еще ограничения при работе с общим доступом. В первую очередь неудобно отсутствие условного форматирования и то что нельзя вставлять диаграмму или сводную таблицу.

    Общий доступ Excel предназначен в первую очередь для занесения данных, поэтому мы должны относиться к недостаткам возможности с пониманием.

    Так же нельзя делать:

    • Управление и изменение макросов
    • Добавлять рисунки и другие объекты
    • Группировать или скрывать столбца или строки
    • Делать объединение ячеек (не придется потом снимать объединение:) )
    • Пользоваться инструментом «Проверка данных», например создавать выпадающий список.
    • Делать защиту листа
    • Невозможна работа с формулами массива

    В одном разделе с общим доступом, расположено еще много кнопочек, подробнее о них рассказывается в статье: Как защитить Excel от редактирования?

    Ссылка на основную публикацию