Как создать справочник в excel на основе данных

Справочник в EXCEL

history 19 апреля 2013 г.
    Группы статей

  • Выпадающий список
  • Имена
  • Приложения
  • Проверка данных
  • Таблицы в формате EXCEL 2007
  • Условное форматирование

Справочник состоит из двух таблиц: справочной таблицы, в строках которой содержатся подробные записи о некоторых объектах (сотрудниках, товарах, банковских реквизитах и пр.) и таблицы, в которую заносятся данные связанные с этими объектами. Указав в ячейке лишь ключевое слово, например, фамилию сотрудника или код товара, можно вывести в смежных ячейках дополнительную информацию из справочной таблицы. Другими словами, структура Справочник снижает количество ручного ввода и уменьшает количество опечаток.

Создадим Справочник на примере заполнения накладной.

В накладной будем выбирать наименование товара, а цена, единица измерения и НДС, будут подставляться в нужные ячейки автоматически из справочной таблицы Товары , содержащей перечень товаров с указанием, соответственно, цены, единицы измерения, НДС.

Таблица Товары

Эту таблицу создадим на листе Товары с помощью меню Вставка/ Таблицы/ Таблица , т.е. в формате EXCEL 2007 (см. файл примера ). По умолчанию новой таблице EXCEL присвоит стандартное имя Таблица1 . Измените его на имя Товары , например, через Диспетчер имен ( Формулы/ Определенные имена/ Диспетчер имен )

К таблице Товары , как к справочной таблице, предъявляется одно жесткое требование: наличие поля с неповторяющимися значениями. Это поле называется ключевым . В нашем случае, ключевым будет поле, содержащее наименования Товара. Именно по этому полю будут выбираться остальные значения из справочной таблицы для подстановки в накладную.

Для гарантированного обеспечения уникальности наименований товаров используем Проверку данных ( Данные/ Работа с данными/ Проверка данных ):

  • выделим диапазон А2:А9 на листе Товары ;
  • вызовем Проверку данных ;
  • в поле Тип данных выберем Другой и введем формулу, проверяющую вводимое значение на уникальность:

При создании новых записей о товарах (например, в ячейке А10 ), EXCEL автоматически скопирует правило Проверки данных из ячейки А9 – в этом проявляется одно преимуществ таблиц, созданных в формате Excel 2007 , по сравнению с обычными диапазонами ячеек. Проверка данных срабатывает, если после ввода значения в ячейку нажата клавиша ENTER . Если значение скопировано из Буфера обмена или скопировано через Маркер заполнения , то Проверка данных не срабатывает, а лишь помечает ячейку маленьким зеленым треугольником в левом верхнем углу ячейке.

Через меню Данные/ Работа с данными/ Проверка данных/ Обвести неверные данные можно получить информацию о наличии данных, которые были введены с нарушением требований Проверки данных .

Для контроля уникальности также можно использовать Условное форматирование (см. статью Выделение повторяющихся значений ).

Теперь, создадим Именованный диапазон Список_Товаров, содержащий все наименования товаров :

  • выделите диапазон А2:А9 ;
  • вызовите меню Формулы/ Определенные имена/ Присвоить имя
  • в поле Имя введите Список_Товаров ;
  • убедитесь, что в поле Диапазон введена формула =Товары[Наименование]
  • нажмите ОК.

Таблица Накладная

К таблице Накладная , также, предъявляется одно жесткое требование: все значения в столбце (поле) Товар должны содержаться в ключевом поле таблицы Товары . Другими словами, в накладную можно вводить только те товары, которые имеются в справочной таблице Товаров , иначе, смысл создания Справочника пропадает. Для формирования Выпадающего (раскрывающегося) списка для ввода названий товаров используем Проверку данных :

  • выделите диапазон C4:C14 ;
  • вызовите Проверку данных ;
  • в поле Тип данных выберите Список;
  • в качестве формулы введите ссылку на ранее созданный Именованный диапазон Список_товаров , т.е. =Список_Товаров .

Теперь товары в накладной можно будет вводить только из таблицы Товары .

Теперь заполним формулами столбцы накладной Ед.изм., Цена и НДС . Для этого используем функцию ВПР() :

или аналогичную ей формулу

Преимущество этой формулы перед функцией ВПР() состоит в том, что ключевой столбец Наименование в таблице Товары не обязан быть самым левым в таблице, как в случае использования ВПР() .

В столбцах Цена и НДС введите соответственно формулы: =ЕСЛИОШИБКА(ВПР(C4;Товары;3;ЛОЖЬ);"") =ЕСЛИОШИБКА(ВПР(C4;Товары;4;ЛОЖЬ);"")

Теперь в накладной при выборе наименования товара автоматически будут подставляться его единица измерения, цена и НДС.

Как создать базу данных в Excel?

Baza dannih 1 Как создать базу данных в Excel?

Добрый день!

Темой этой статьи, как вы поняли, станет создание собственной базы данных. Для тех, кто по опытнее, слова база данных сразу вызовет ассоциацию с MS Access, 1C, Oracle, SQL, СУБД FoxPro и другие, с которыми могла свести судьба и работа. Сразу соглашусь с вами, что это очень хорошие, мощные и достойные базы данных, которые позволяют обрабатывать преогромнейшие массивы данных, но такие удовольствия и стоят соответственно совсем не копейки. В случае если ваш бизнес маленький вам всё равно нужно упорядочить, отсортировать и автоматизировать свои данные что позволит улучшить анализ и принимаемые решения, что зачастую являются главными условиями выживаемости в экономических реалиях. Также небольшие базы данных можно создавать и для своих нужд или структурирования информации, например, база данных книг (которые у вас есть или прочитали или хотите прочитать), ведения личного финансового учёта и прочее.

Как видите условия применения базы данных ограничено только вашей фантазией, ну а навыкам создания своей собственной базы данных я вас научу.

Если вас интересует вопрос, почему именно в MS Excel я решил создавать базу данных, то думаю, что это не секрет что это самая распространённая и доступная программа из тех, что имеется у вас на компьютере, да и с этой задачей сможет справиться, на 5 с плюсом. Так как инструментов у нее предостаточно, это и формулы, и возможность создания интерфейса с использованием VBA, и формирование дашбордов, и инструменты для связывания диаграмм и ячеек, инструменты которые могут производить поиск и создание обновляемых динамических отчётов.

Небольшое отступления, чтобы определить, что же такое база данных, ее терминология:

  • База данных – это обыкновенная двумерная таблица в Excel, которая была создана при соблюдении определенных правил;
  • Поле (или столбик) – содержит в себе информацию об определенном признаке или значении для записей, во всей базе данных (определяется в шапке базы данных);
  • Запись (или строка) – состоит из нескольких или множества признаков, или значений, которые могут охарактеризовать только один объект вашей базы данных;
  • Расширяемая база данных – это созданная таблица, куда постоянно производится добавление новых данных или записей (строк) вашей информации. Неизменными остаются всегда количество полей и название.

Всё вышенаписанное является очень важным, так как незнание механизмов работы приведет к ошибке, поэтому это нужно знать и помнить!

А теперь рассмотрим ряд очень важных правил, которыми следует руководиться при создании таблицы для базы данных в Excel, это позволит вам в будущем облегчить работу при попытках извлечения информации из вашей базы! Они не трудны, так что запоминайте!

Правила создания базы данных в Excel

  1. Обязательно! Без исключений! Первая строка в вашей базе данных должна содержать название заголовков полей (столбцов);
  2. Каждая запись (строка) базы данных обязана содержать ячейку с заполненными данными (никаких пустых строк);
  3. Любое объединение диапазонов ячеек запрещено на всей таблице базы данных;
  4. Каждое поле (столбик) должно, обязательно, содержать в себе только один определенный тип данных, это либо текстовые значения, либо числовые или значения времени;
  5. Пространство возле вашей базы данных обязательно должно быть пустым;
  6. Всему диапазону вашей базы данных необходимо присвоить имя;
  7. Укажите, что диапазон вашей базы данных является списком;
  8. Рекомендовано создание и ведение базы данных на отдельном листе.

Следующим шагом для создания качественной базы данных, это правильно сформулированное техническое задание, то есть чёткое понимание, что должна уметь делать таблица для выполнения вашего задания, а именно:

  • сохранять в таблицах разнообразнейшую информацию по разным видам данных: по товарам, сделкам, контрагентам с обязательной перевязкой данных в этих столбцах;
  • содержать в себе удобные формы, с помощью которых вводятся данные (использовать возможности выпадающих списков и тому подобное);
  • разработать возможность автоматического заполнения нужными данными свои печатные формы (при необходимости создавать или формировать платёжки, акты, счета);
  • формировать нужные отчёты для отслеживания бизнес процессов или подбор статистических данных, которые нужны вам и которые имеются в вашей базе данных.

Вы можете использовать не все критерии, так как функции баз данных, могут розниться в зависимости от поставленных задач, но, тем не менее, со всеми этими задачами Excel может справиться достаточно легко, но при условии, что вы приложите немного усилий. Теперь будем пробовать создать свою базу данных.

Я думаю, что на просторах достаточно много примеров создания клиентских баз данных, продажных и складских вы без труда себе найдете массу примеров, которые в той или иной степени вас удовлетворят. Да вообще такие базы желательно писать индивидуально под конкретную задачу или предприятие. Поэтому я хочу создать базу данных книг, тех, которые были прочитаны или будут прочитаны. Лично мне это актуально, хочу знать, сколько я прочитал, а также выбрать книгу, которую хочу прочитать, следить за сериями книг, которые не оконченные, а дочитать очень хочу и вот на таком примере и рассмотрим создание нашей базы данных.

Для начала работы я создаю макет моей базы данных, так как это основа при выполнении таких задач. Моим целям достаточно 4 страницы Excel, в которых я и буду размещать, и обрабатывать данные:

  • Страница №1 будет содержать весь набор данных для формы ввода данных, а точнее для формирования данных выпадающего списка, что создаст удобство в использовании, унифицирует данные и застрахует меня от большинства ошибок;
  • Страница №2 будет служить мне формой ввода данных в мою базу данных, это позволит мне быстро и почти в автоматическом режиме с помощью макроса добавлять новые записи мне в базу данных;
  • Страница №3 будет хранить собственно базу данных, никаких активных работ я здесь не буду делать, чтобы не повредить ее целостности;
  • Страница №4 это будет структурированный результат на основе сводной таблицы, которая будет удобно и в нужной форме отбирать записи с базы данных и предоставлять их мне.

После создания макета будем создавать базу наших данных для удобства работы с нашей формой ввода. Все данные мы будем использовать в форме, поэтому максимально продумайте, какие пункты будут вам нужны и создайте по ним варианты нужных ответов. Для моих целей достаточно такой базы:

Baza dannih 3 Как создать базу данных в Excel? Следующим шагом станет создание формы ввода для нашей базы данных. В ней я перечислил все те данные, которые мне нужно внести в мою базу. Порядковый номер записи уже стоит, так как он определяется формулой: =СЧЁТЗ(Библиотека!B3:B9949)+1 которая считает записи и выводит номер следующей. В ячейки выделенные синим цветом я буду вводить данные вручную, а в белых ячейках я создам выпадающий список, это позволит мне водить одинаковые значения и избавится от несовпадения данных и ошибок. Baza dannih 2 Как создать базу данных в Excel? Введенные данные будут формировать строку A16:L16, которую с помощью макроса, прикреплённого к кнопке, буду переносить в свою библиотеку. Создаю кнопку запуска макроса, на вкладке «Разработчик» в блоке «Элементы управления» нажимаем пиктограмму «Вставить» и в выпадающем меню выбираем элемент «Кнопка», рисуем ее на нашем поле, где будет удобно ее использовать и подписываем ее. Baza dannih 2 1 Как создать базу данных в Excel? Теперь вызываем редактор VBA для написания выполняемого макроса по внесению записи в базу данных: Создаем для нашей кнопки отдельный обыкновенный модуль, выбрав пункт «Insert», потом «Module»: Baza dannih 2 3 Как создать базу данных в Excel? Вставляем в модуль наш макрос «Add_Books»:

Ссылка на основную публикацию